Formulaire de Facturation et Statistique des Journées F.F.S.J. Version 2009/02

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1 Formulaire de Facturation et Statistique des Journées F.F.S.J. Version 2009/02 Modifications et nouveautés 2011

2 TABLE DES MATIERES 1. Points forts Intégration de la statistique de planification OFJ OFJ : Modification de la saisie des places à disposition OFJ : Modification de la saisie dans le dossier OFJ : Modification dans la saisie des factures mensuelles Modifier le type de place OFJ ou la base légale de placement OFJ : Modification dans la saisie des correctifs OFJ : Modification dans la page «Cumul» Suppression de l obligation de saisir une place disponible dans le dossier Modification dans la saisie des dossiers Identifiants SPJ Ordre des zones de saisies Suppression de la mise en forme conditionnelle et bordure des zones Changement du format des données d exportation Divers Le bouton (Uniquement Outlook) Vérification lors de l établissement de la saisie mensuelle Traitements de mois «vide» Zones supplémentaires dans la page «Données Institution» Diverses corrections Rappels importants concernant l installation Procédure d installation Déplacement des fichiers

3 1. Points forts Intégration de la statistique de planification OFJ En 2011, il ne sera plus nécessaire de remplir séparément le formulaire concernant la statistique de planification OFJ. Le formulaire de facturation a été modifié dans ce sens pour permettre de saisir automatiquement les données OFJ lors de la saisie mensuelle. Suppression de l obligation de saisir une place disponible dans le dossier L information concernant la place utilisée n est plus obligatoire. Cette fonctionnalité et toujours disponible pour vos besoins internes si nécessaire. Modification dans la saisie des dossiers Pour les dossiers de type Interne /SPJ les informations Numéro de dossier SPJ et numéro de personne doivent être complétées lors de la saisie du dossier. Modification dans l ordre des champs et suppression de la mise en forme conditionnelle, ajout des zones OFJ Changement du format des données d exportation Les données mensuelles sont à présent transmises au format XML, cette modification permet d obtenir des fichiers d exportation beaucoup plus petits en taille. Divers Des petites modifications dans le fonctionnement de la réexpédition d un mois déjà traité ainsi que dans la présentation des cumuls. Diverses corrections. Rappels importants concernant l installation Rappel concernant la procédure d installation et comment déplacer des fichiers si besoin. 3

4 2. Intégration de la statistique de planification OFJ Cette intégration ne touche évidement que les institutions qui doivent remplir la statistique de planification OFJ. L information est indiquée dans le menu déroulant permettant de sélectionner l institution OFJ : Modification de la saisie des places à disposition La saisie des places à disposition dans l institution doit être effectuée au moyen du bouton «OFJ» dans la page «Données Institution», les zones habituelles ne sont plus disponibles et indiquées en rouge. Ce bouton fait afficher la feuille «OFJ», qui présente un tableau des places à disposition tel qu il était présenté dans la statistique OFJ. 4

5 Le type de place est indiqué en première colonne. Un commentaire est affiché donnant l explication relative au type de place. Il faut indiquer par type de place le genre de place (Masculin, Féminin, Mixtes) disponible. Si des places sont indiquées comme étant mixtes, le formulaire ne vous laisse pas indiquer des places de genre masculin ou féminin. Le cas échéant, le message ci-dessous apparaitra. Attention, si vous effacez des places, le programme contrôle si ces places ne sont pas déjà attribuées à un dossier. Vous pouvez annuler cette opération lors de l affichage du message ci-dessous. Si vous validez en choisissant OK et que le programme détecte des dossiers ayant ce type de place, un message d avertissement est affiché et le type de place est supprimé dans le dossier. 5

6 Dans cette page vous devez aussi compléter les éventuels jours de fermeture OFJ de votre institution, afin de calculer les jours réels d ouverture de votre institutions. Cette information sera aussi reprise dans la page «Cumul» pour la statistique OFJ : Modification de la saisie dans le dossier Lors de la saisie des informations du dossier, deux colonnes (J et K) supplémentaires sont affichées pour permettre la saisie des informations OFJ. Dans la colonne J, on indiquera le type de place OFJ utilisée par ce dossier. Un menu déroulant est proposé selon le type de place à disposition dans l instituion et le sexe du dossier. Dans l exemple ci-dessous, les type 1 et 2 sont disponible pour un dossier de type «Masculin» Si aucune place n est disponible selon le genre du dossier, le menu déroulant affiche #N/A Dans l exemple ci-dessous, le programme ne trouve pas de place à disposition pour un dossier de type «Féminin» car uniquement des places de genre «Masculin» sont définies. 6

7 Si vous supprimer un type de place dans la feuille «OFJ» et que ce type de place a été affecté, il faut corriger le dossier pour attribuer un nouveau type. La colonne(k) permet d indiquer la base légale de placement au moyen d un menu déroulant 2.3. OFJ : Modification dans la saisie des factures mensuelles Comme les autres informations du dossier, les informations OFJ sont reprises dans le formulaire de facture mensuelle. Elles figurent après la colonne «Montant net» Modifier le type de place OFJ ou la base légale de placement Vous pouvez modifier le type de place ainsi que la base légale de placement sans avoir à indiquer les différentes dates d entrées et de sortie pour un dossier. Pour cela, vous pouvez effectuer un double clique sur la colonne (Z) «Détail OFJ». Pour faire apparaitre l écran de détail OFJ 7

8 Vous pouvez détailler jusqu à 5 affectations différentes pour le mois. Dans la première partie en rouge figure l affectation tel qu elle est prévue. Dans la partie inférieure se trouvent 5 lignes à disposition pour changer / détailler cette affectation. Dans l exemple ci-dessous les 31 jours prévu de base sur une place de type 1 avec une base légale de placement de type «CP» sont réaffectés en 20 jours sur une place de type 2 avec une base légale de type «CC» et 11 jours sur une place de type 1 avec une base légale de type «CP» Le total des jours détaillés doit être égal aux jours civils pour le mois pour ce dossier. Un message d avertissement est affiché le cas contraire, empêchant la saisie. 8

9 Pour les de dossiers de type «PCE», lors de la saisie des jours effectifs, le programme propose automatiquement l affectation des jours civils calculés dans l écran de saisie du détail OFJ. Vous pouvez à ce moment accepter ou modifier le détail OFJ. Dans l exemple ci-dessous, lors de la génération du formulaire de saisie, le dossier de type «PCE» n a pas de jours civils lorsque la saisie des journées effectives est réalisées L écran de détail OFJ est affiché pour reprendre les jours civils OFJ : Modification dans la saisie des correctifs Vous pouvez, par le même procédé que la facture, changer l affectation OFJ dans un correctif. 9

10 2.6. OFJ : Modification dans la page «Cumul» La page «Cumul» a été modifiée, un nouveau tableau est disponible : Utilisation OFJ par type de place. Les journées réalisées sont affichées par type (1-20), par base légale de placement et par genre. La zone «Attendu» est calculée sur la base du nombre de places pour le type concerné multiplié par les jours réels d ouverture. 10

11 3. Suppression de l obligation de saisir une place disponible dans le dossier Initialement, le but était de pouvoir calculer un taux de rotation sur les places à disposition. Dans les faits, l attribution des places à disposition a posé de nombreux problèmes notamment pour les dossiers de type «externes». Les résultats après analyse ont démontrés que cette attribution de place ne pouvait pas être faite de manière fiable pour alimenter cette statistique. Il a été décidé d abandonner ce calcul. De ce fait, il n est plus obligatoire d indiquer un numéro de place disponible dans la saisie du dossier. Par conséquence, la préparation de la saisie mensuelle n indique plus d erreur si aucune place n est indiquée dans le dossier. L exemple ci-dessous ne provoque plus d erreur dans la préparation de la saisie mensuelle Toutes les fonctionnalités liées à la gestion des places disponibles (disponibilité du mois, disponibilité de la place) sont maintenues. Vous pouvez, si vous le souhaitez, continuer à utiliser cette gestion des places pour vos besoins internes. En revanche, les places à disposition doivent toujours être saisies dans la page «Données Institution» ou «OFJ» pour les institutions concernées. 4. Modification dans la saisie des dossiers 4.1. Identifiants SPJ La saisie des dossiers contient deux nouveaux champs obligatoires pour les dossiers de type «Interne / SPJ». Le numéro SPJ de dossier et le numéro SPJ de personne dans les colonnes «F» et «G». Ces numéros sont maintenant disponibles sur la décision de placement et doivent être indiqués lors de la saisie. Un message d avertissement est affiché si les zones ne sont complétées pour les dossiers concernés. 11

12 Si les identifiants SPJ ne sont pas connus, cela peut vouloir dire que le placement n est pas encore enregistré auprès du SPJ. Dans ce cas, vous ne pouvez pas établir de facture pour le dossier concerné Ordre des zones de saisies Pas de changement dans les colonnes de A à E Colonnes de F à I : les colonnes F et G doivent être saisies pour les dossiers de «Interne» «SPJ» La zone déroulante pour le sexe ne propose plus que «F» et «M» («f» et «m» ne sont plus des valeurs possibles) Les colonnes J à O, pour les institutions OFJ, pour les autres, les colonnes J et K sont masquées Les colonnes P à R Le résultat de la vérification des dossiers lors de la préparation de la saisie mensuelle est en colonne P «Check» 4.3. Suppression de la mise en forme conditionnelle et bordure des zones Il n y a plus de mise en forme conditionnelle dans les zones lors de la saisie. Il n y a plus de bordure, c est le quadrillage de la page qui fait mainteant office de bordure des champs. Pour rappel, la mise en forme conditionnelle appliquée lors de la saisie indiquait des zones en rouge italique lorsque des informations étaient manquantes et la bordure était dessinée. Des problèmes de compatibilité entre les versions d Excel ainsi que dans l ordre et les priorités des champs nous ont poussés à abonner cette fonctionnalité. La vérification des dossiers est maintenant uniquement réalisée lors de la préparation de la saisie mensuelle. 12

13 5. Changement du format des données d exportation Pour faciliter la transmission des informations et pour s affranchir des problèmes de compatibilité entre les versions d Excel, il a été décidé de changer le format des fichiers d exportations. Précédemment, lors de l expédition de la facture, tout le classeur Excel était expédié au SPJ. De fait, si plusieurs mois ou correction avaient été traités, un seul envoi permettait de traiter l ensemble des données. Dans cette nouvelle version, c est un fichier XML qui est expédié avec uniquement les données du traitement concerné (Mois de facture ou correction). Les fichiers XML sont stockés dans un sousrépertoire de l emplacement de base du fichier de facturation. 6. Divers 6.1. Le bouton (Uniquement Outlook) Le bouton permet d expédier au SPJ un avec en pièce jointe le fichier de facturation. Un menu déroulant propose les différents fichiers en replacement des mois de traitement Vérification lors de l établissement de la saisie mensuelle Si, lors la procédure de préparation du document de saisie mensuelle, des dossiers comportent des erreurs, la procédure est maintenant bloquée. Il est nécessaire de corriger les erreurs pour poursuivre la procédure 13

14 6.3. Traitements de mois «vide» Il est maintenant possible de traiter un mois qui ne contient pas d informations. Ce qui peut être le cas si aucun enfant n est présent. Dans ce cas, un message de confirmation supplémentaire est affiché : Attention! Le programme ne vérifie pas si le mois est réellement «vide» ou si vous avez «oublié» de faire la saisie Zones supplémentaires dans la page «Données Institution» La zone supplémentaire «complément / adresse» dans la feuille données institution permet de remplacer le nom de l institution tel qu il figure sur la facture au dessus de l information «Montant confirmé par la direction» Les zones NPA et Localité sont optionnels 6.5. Diverses corrections Blocage complet de la feuille de correction après traitement. Nom des feuilles des corrections, remplacement de la date heure par un numéro séquentiel. Mise en conformité Excel Changement des touches pour appel disponibilité des places : <ctrl> <maj> <L> dans la saisie des dossiers. 14

15 7. Rappels importants concernant l installation 7.1. Procédure d installation Nous vous rappelons que la procédure d installation ne doit être effectuée que pour installer le fichier de facturation. Par la suite vous devez utiliser le menu démarrer ou un raccourci pour accéder au fichier de facturation. Vous devez installer autant de fois le programme que vous avez de structure à traiter. (4 structures = 4 installations). Vous pouvez lors de cette procédure choisir l emplacement du fichier ainsi que le nom du groupe de lancement en cliquant sur «Parcourir» 7.2. Déplacement des fichiers Si vous devez déplacer les fichiers de facturation, vous devez prendre l ensemble du dossier dans lequel se trouve le fichier de facturation, faute de quoi le programme ne fonctionnera plus. Pour déplacer les fichiers, copier tous le répertoire 15