RÉPUBLIQUE ET CANTON DE GENÈVE. Archives d'etat

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1 RÉPUBLIQUE ET CNTON DE GENÈVE rchives d'etat Liste des s à implémenter dans une application GED 9 juin 2011 Introduction Ce tableau résulte d'une mise en commun des besoins en s du Centre des technologies de l'information- CTI (secteur environnement aire & collaboratif-edc), des besoins liés à la bonne gestion des s électroniques dans l'administration et des besoins des rchives d'etat (EG) pr garantir l'archivage des s électroniques qui doivent être conservés à moyen terme dans l'administration et indéfiniment aux rchives d'etat. Il a été réalisé en commun par des représentants du CTI, des archivistes de département et des rchives d'etat. Ts les s n'ont pas la même portée. Ils ne relèvent donc pas ts des mêmes exigences légales et, par conséquent, des mêmes obligations en matière de conservation. Un travail d'analyse préalable pr chaque série de s est indispensable. En effet, il n'est pas nécessaire de mettre en place un jeu complet de s pr des s qui seront à détruire à très crt terme. Les s obligatoires exigées dans ce sont conformes aux normes de Records Management, d'archivage à long terme des s électroniques ainsi qu'aux Exigences de base en matière d'archivage électronique (version 1.0 du , Centre de coordination pr l'archivage à long terme de s électroniques, Berne). Le format de date exigé est conforme à la norme ISO Version Date Objet de la version Document validé par le Collège spécialisé des systèmes d'information (CSSI). Rédaction: rchives d'etat, archivistes de département, grpe EDC-CTI. 1

2 MD26 Nom du producteur Nom du service à l'origine de la production de l'ensemble des s (produits reçus). Ecrire le nom en entier, sans abréviation. (i/non) O Oui 1 1 lphanumérique Spécifique à chaque application. Le nom du producteur est défini lors de la création de la base de données en collaboration avec l'archiviste de département; il est ensuite rempli automatiquement (pr autant qu'il soit unique, sinon un menu dérlant est créé). MD0 Numéro de dossier Référence administrative du dossier. Cela peut prendre la forme d'un n d'autorisation de construire (exemple : DD96840 S.4), d'un n d'vs, de contribuable F Oui 0 n lphanumérique 70 caractères L'intitulé peut changer selon le métier (exemple: N. VS; N. de contribuable ) MD1 à MD19 Information d'identification supplémentaire du dossier Caractéristiques supplémentaires permettant d'identifier le dossier. (exemple: suite du dossier 2011/121). F Oui 0 1 lphanumérique Informations métier MD40 Numéro de dossier el N de dossier spécifique à l'el. O pr les bases el Oui 1 1 lphanumérique MD22 Intitulé du dossier Titre du dossier crte description de son contenu (exemple : Dossier d'autorisation de construire). O Oui 1 1 lphanumérique MD20 Nom du plan de classement utilisé Racine du plan de classement. (exemple: Plan de classement du CTI). F Oui 0 1 lphanumérique MD21 Rubrique plan de classement Intitulé de la rubrique du plan de classement (ajter éventuellement le numéro de position de la rubrique) F Oui 0 1 lphanumérique 2

3 (i/non) MD23 Etat cycle de vie Etat du cycle de vie du (menu dérlant). MD24 Type de Typologie (menu dérlant selon dictionnaire maintenu par le métier). O Non 1 1 Liste dérlante (Document actif / Document intermédiaire / rchive définitive) F Oui 0 1 Liste dérlante typologie de Le passage d'un stade à l'autre se fait automatiquement selon les durées entrées en DU- DUL. MD25 Numéro de règle calendrier conservation Numéro de la règle qui figure dans le calendrier de conservation F Non 0 1 lphanumérique MD27 Intitulé du Titre principal "Concerne" du MD28 uteur du La les personnes responsables du contenu du. On considère comme auteur celui qui signe, celui qui assume la responsabilité du contenu du. MD31 Editeur du Nom du des service(s), grpe(s), commission(s), etc. à l'origine de la publication du (pas de noms de personnes!). O Oui 1 1 lphanumérique F Oui 0 n lphanumérique F Non 0 n lphanumérique MD32 Contributeur du Nom d'une personne, du service, du grpe, etc. qui contribue a contribué à l'élaboration d'un rédigé par des tiers. F Non 0 n lphanumérique MD29 Sujet du Mots-clés (noms communs, noms de lieu, noms propres), phrases de résumé. F Non 0 n lphanumérique 3

4 (i/non) MD30 Description du Description résumé du contenu du ss forme rédigée. F Non lphanumérique MD33 Date de création du Date à laquelle le est créé. F Oui 0 1 -MM-JJ Dans Docubase, chaque modification donne lieu à une nvelle version. La date de modification n'a donc pas lieu d'être. MD37 Date valeur Date du sujet traité dans le. (Exemple: un préparé le 17 juin pr la séance du 22 juin aura pr "date de création" le 17 juin et pr "date mot-clé " la date du 22 juin.) MD34 DU Durée d'utilité administrative du MD35 DUL Durée d'utilité légale du MD36 Sort final Sort final du (menu dérlant). MD38 Date de stockage Date de première mise en base du F Oui 0 1 -MM-JJ Date "mot-clé" = notion "date d'archivage" O Non 1 1 Liste dérlante: (rchive d'etat / Destruction) O Non 1 1 -MM-JJ MD39 Numéro unique Numéro donné par l'application à chaque dans la base. utomatique MD41 Type de citoyen (el) Typologie el: en crs de définition voir voir voir voir MD42 Identifiant propriétaire définir par l'el voir voir voir voir 4

5 (el) (i/non) MD43 MD44 Identifiant de la prestation (el) Vos références citoyen (el) Numéro de prestation el voir voir voir voir définir par l'el voir voir voir voir MD45 Date de dépôt Date à laquelle le citoyen dépose les s constitutifs d'un dossier el. O pr bases el Non 0 1 -MM-JJ MD46 Statut Statut métier défini par l'el F non 0 1 lphanumérique () Par défaut: sans statut 5