DIRIGEANTS DE PME. Comment répondre aux nombreux candidats qui vous écrivent? avril. Collection Management

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1 DIRIGEANTS DE PME avril 2007 Comment répondre aux nombreux candidats qui vous écrivent? Collection Management

2 Comme toutes les entreprises, les PME reçoivent de nombreux cv de candidats qui souhaitent devenir leurs collaborateurs. Le MEDEF les invite à s organiser pour répondre au mieux à toutes les candidatures, réponses aux annonces comme candidatures spontanées. Vous trouverez ici quelques outils qui vous aideront à mettre en place une méthode adaptée à la situation de votre entreprise.

3 èsommaire : Pourquoi il faut répondre aux candidats qui envoient un curriculum vitae Comment procéder - Charte du recrutement - Processus de réponse - Modèles de lettres La Commission Entrepreneurs, Entreprises et Société remercie Accenture pour sa contribution déterminante à l élaboration du présent guide. ATTENTION : DèS LORS QUE L ON GARDE LES CV, IL CONVIENT D EN FAIRE LA DéCLARATION A LA CNIL (téléprocédure : ; choisir l onglet «déclarer») MEDEF - Dirigeants de PME, comment répondre aux nombreux candidats qui vous écrivent? - avril 2007

4 Pourquoi il faut répondre aux candidats qui envoient un curriculum vitae Les entreprises sont très sollicitées, dans un marché assez opaque CV actuellement en ligne sur les cinq premiers sites français offres en ligne sur les cinq premiers sites français offres répertoriées par mois en moyenne par l ANPE offres publiées par l Apec en CV reçus par offre d emploi cadre, en moyenne, Plus de 50 % de candidatures électroniques pour les postes d encadrement Dans ces conditions, compte tenu des charges administratives qui pèsent sur les PME et du temps que représente la réponse aux courriers, la tentation est souvent forte de ne répondre qu aux candidats que l on veut recevoir, au moment où l on souhaite les recevoir. Pourtant, n oubliez pas que : u le candidat a pris le temps de vous écrire. Il a tenté de vous contacter et de vous convaincre, manifestant de l intérêt pour votre entreprise au point de chercher à en faire partie. Il peut légitimement attendre d être reconnu comme tel ; u tout candidat est un prescripteur ou un prestataire potentiel : même si vous ne le retenez pas pour intégrer votre équipe, il interviendra peut-être dans votre secteur professionnel, il parlera de votre entreprise. Ne le décevez pas! - Source Apec Idem MEDEF - Dirigeants de PME, comment répondre aux nombreux candidats qui vous écrivent? - avril 2007

5 u quelle que soit la taille de votre entreprise, la réponse aux candidats est non seulement une marque de respect, mais aussi un outil de communication ; u une absence de réponse risque souvent d être interprétée comme une «discrimination» par le candidat. N encouragez pas ce genre d interprétation, c est mauvais pour votre image de marque, et également préjudiciable au candidat. Une réponse, positive ou négative, s impose donc pour chaque candidature Souvenez-vous aussi que l attente d une réponse à une lettre de candidature est pénible, que l incertitude risque d amener le candidat à ne pas prendre les bonnes décisions dans sa recherche d emploi. Votre réponse, même négative, est donc très importante pour lui. MEDEF - Dirigeants de PME, comment répondre aux nombreux candidats qui vous écrivent? - avril 2007

6 comment procéder Il est vivement recommandé de mettre en place une procédure de traitement des candidatures. Aussi simple que possible, elle devra être adaptée à votre entreprise, connue de toute personne concernée par les recrutements, et aussi, autant que faire se peut, des candidats. Cette procédure peut prendre la forme d une charte des recrutements, disponible auprès du responsable des ressources humaines. Dans les plus petites entreprises, elle sera remise par le dirigeant lui-même aux candidats ou collaborateurs qui la demanderaient. Si l entreprise dispose d un site Internet, cette charte pourra utilement y figurer, au même titre que l engagement de respecter la charte des stages, par exemple. Modèle de Charte des recrutements : L entreprise XXX s engage à : accuser réception des candidatures qu elle reçoit ; informer les candidats du délai au-delà duquel l absence de réponse doit être interprétée comme une réponse négative ; apporter une réponse expresse après chacun des entretiens auxquels elle aura convoqué un candidat (soit une réponse négative, soit une invitation à la phase suivante de la sélection ) ; indiquer les délais correspondant à chacune des étapes (accusé de réception envoyé dans les trois jours, convocation éventuelle au premier entretien notifié dans les trois semaines ) ; respecter ces délais ; informer les candidats au cas où le CV sera conservé, et respecter leurs droits d accès, de modification ou de suppression. MEDEF - Dirigeants de PME, comment répondre aux nombreux candidats qui vous écrivent? - avril 2007

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8 processus de réponse aux candidatures 1 - Au moment de la réception de la lettre ou du mail de candidature è Accusé de réception automatique à adresser immédiatement - lettre ou courriel n 1, si vous souhaitez vous donner le temps d examiner le dossier - lettre ou courriel n 2, si vous ne prévoyez aucun recrutement 2 - à l issue d un premier entretien, que ce soit dans le cadre d une candidature spontanée ou d une réponse à une offre, et si le candidat n est pas sélectionné : è lettre n 3, refus après le premier entretien 3 - A l issue du dernier entretien è lettre n 4, en cas de refus 4 - Si vous souhaitez maintenir un lien avec un candidat non retenu, mais qui vous semble intéressant pour l avenir, vous pouvez reprendre contact avec lui dans les 2 à 3 mois qui suivent son acte de candidature : è lettre n 5 Tous ces modèles sont donnés à titre indicatif. Il convient de les adapter à la situation, en se souvenant que l information donnée par l entreprise pourra être très importante pour le candidat non retenu. MEDEF - Dirigeants de PME, comment répondre aux nombreux candidats qui vous écrivent? - avril 2007

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10 Modèles

11 Modèle n 1 Réponse automatique d attente Date Madame, Monsieur, Nous venons d enregistrer votre candidature et vous remercions de la confiance que vous témoignez à notre entreprise. Nous allons étudier votre dossier avec la plus grande attention, toutefois, le nombre de candidatures reçues ne nous permet pas d apporter une réponse systématique à nos candidats dans un délai satisfaisant. Sans contact de notre part, dans un délai de quinze jours, nous vous demandons de considérer que votre candidature n a pu être retenue. [Sauf avis contraire de votre part, nous nous permettrons de conserver votre dossier afin de reprendre contact avec vous si votre profil correspond à l une de nos recherches futures. ] Nous vous prions de croire, chère Madame, cher Monsieur, à l assurance de nos sentiments distingués. Signataire - Seulement si vous souhaitez garder le CV MEDEF - Dirigeants de PME, comment répondre aux nombreux candidats qui vous écrivent? - avril

12 Modèle n 2 Réponse négative (suite à une candidature spontanée) Date Madame, Monsieur, Nous avons bien reçu votre candidature faisant valoir vos compétences dans des domaines touchant l activité de notre société. Malheureusement, aucun poste n est actuellement disponible au sein de notre entreprise qui pourrait correspondre à ces compétences. Nous avons néanmoins été vivement intéressés par votre candidature. Sauf avis contraire de votre part, nous nous permettrons de conserver la copie de votre CV au cas où un poste correspondant à votre formation et à votre profil se libèrerait dans notre entreprise. Nous vous prions de croire, Madame, Monsieur, à l assurance de nos sentiments distingués. Signataire 12 MEDEF - Dirigeants de PME, comment répondre aux nombreux candidats qui vous écrivent? - avril 2007

13 Modèle n 3 Réponse négative après le premier entretien Date Chère Madame, cher Monsieur, A la suite de l entretien que nous avons eu, nous avons le regret de ne pas donner suite à votre candidature au poste de. Nous avons néanmoins été vivement intéressés par votre candidature. Sauf avis contraire de votre part, nous nous permettrons de conserver votre CV au cas où un poste correspondant à votre profil se libèrerait. Nous souhaitons que votre recherche aboutisse rapidement et tenons à vous remercier encore de la confiance que vous avez témoignée à notre entreprise. Nous vous prions de croire, chère Madame, cher Monsieur, à l assurance de nos sentiments distingués. Signataire MEDEF - Dirigeants de PME, comment répondre aux nombreux candidats qui vous écrivent? - avril

14 Modèle n 4 Réponse négative après le dernier entretien Date Chère Madame, cher Monsieur, Vous nous avez adressé une candidature, le au poste de. Après examen des nombreux dossiers reçus, nous vous avons convié à entretiens qui nous ont permis de valider que votre candidature réunissait plusieurs des critères de compétence et d expérience requis pour ce poste. Malgré la qualité de nos échanges lors de notre rendez-vous du, il apparaît que d autres candidatures présentent une meilleure adéquation avec notre recherche. Je suis au regret de vous informer que nous ne pouvons donner une suite favorable à votre candidature. Sauf avis contraire de votre part, nous nous permettrons de conserver votre dossier afin de reprendre contact avec vous si votre profil correspondait à l une de nos recherches futures. J espère que votre recherche aboutira rapidement et je tiens de nouveau à vous remercier de la confiance que vous avez témoignée à notre entreprise. Nous vous prions de croire, chère Madame, cher Monsieur, à l assurance de nos sentiments distingués. Signature et nom de l animateur du dernier entretien 14 MEDEF - Dirigeants de PME, comment répondre aux nombreux candidats qui vous écrivent? - avril 2007

15 Modèle n 5 Relance d anciens candidats Date Madame, Monsieur, Nous avons enregistré votre candidature le et vous remercions de la confiance que vous aviez témoignée à notre entreprise. Malgré la qualité de votre dossier, nous n avions pu trouver une adéquation entre vos attentes, vos compétences, votre expérience et les postes disponibles à l époque. Peut-être votre situation professionnelle a-t-elle évoluée, ou tout simplement quelques éléments de vos coordonnées? Afin de pouvoir conserver avec vous une relation privilégiée et de vous informer sur nos opportunités, nous vous serions très reconnaissants de réactualiser votre dossier de candidature. Nous vous prions de croire, Madame, Monsieur, à l assurance de nos sentiments distingués. Signataire MEDEF - Dirigeants de PME, comment répondre aux nombreux candidats qui vous écrivent? - avril

16 MEDEF 55, avenue Bosquet Paris cedex 07 tél : fax : Contact : Commission Entrepreneurs, Entreprises et Société Collection Management

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