Mode d emploi. Winware-Entreprise. 1.Edition 2001

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2 * = Seulement dans la version «OR» ** = Seulement dans la version «PLATINE» *** = Options séparées Mode d emploi de WINWARE-Entreprise version 7.0 et plus élevée Modifications techniques réservées. Conception : PC-Profi Cédric Ducrest PC-Profi Olivia Jaquemet Auteur : PC-Profi Cédric Ducrest Tous droits réservés. Aucune partie de ce manuel ne peut-être reproduite complètement ou partiellement, transmise à quelques fins ou par quelque moyen que ce soit, électronique, mécanique, sans la permission expresse et écrite de Winware AG. Les informations contenues dans ce document et le programme peuvent être modifiées sans préavis. Printed in Switzerland. Les software Winware sont des produits de Winware AG. Winware est une marque déposée de la société Winware AG. Borland Delphi est une marque déposée de la société Borland. MS-Windows et MS- DOS sont des marques déposées de Microsoft Corp. Toutes les autres marques de fabrique sont propriété des auteurs respectifs. Pour pouvoir utiliser les logiciels décrits dans ce mode d emploi, une licence d utilisation originale de Microsoft Windows est nécessaire. Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 2

3 Tables des matières 1 Introduction Bienvenue Description générale Exigences minimales Contrat de mise à jour (Value-pack) Protection des données Sécurité des données Installation et démarrage Généralités Installation de la version 1 utilisateur Installer le Software Winware en réseau Installation commune Résolution de problèmes Navigation dans le programme et les masques La fenêtre principale L utilisation des masques de saisies Masque de saisie pour la gestion des données Filtre d impression Champs de textes Champs de sélection Fonctionnalités dans les tables Les menus Fichier Données de base Documents Exploitations Macros Options Fenêtre Aide «?» Société (Mandant) Modifier société Données de base Article Article Vente Achat Stock Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 3

4 5.1.5 Historique Statistiques Prix de vente de l article Calcul du prix Calcul des prix Prix spécifiques Nomenclatures Nomenclature «Commerce» Nomenclature «Production» Nomenclature «Type de modèle» Nomenclature «Article Variante» ( Tailles et couleurs) Création des nomenclatures Autres menus du fichier articles Clients, prospects, fournisseurs Adresse Options Paiement Historique Statistiques Champs libres Adresse de contact / livraison Collaborateur Adresse Commission Calculation Groupe de prix Schéma de calcul Groupe de rabais Table des rabais Formules Constantes Dépôt Lieux de stockage No individuel / série Banques Banque de référence Modèle de texte Centre de coûts Unité de quantité Clé de taxe Conditions de paiement Conditions de livraison Code de pays Devise** Répertoire NPA Langues Mots de passe Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 4

5 5.9 Groupe Groupe de clients, fournisseurs, article Groupe de compte Groupe de commission Document Manipulation des documents Description des champs des documents Paramètres et fonctions supplémentaires Liens entre les documents Gestion du stock Inventaire Postes ouverts Payer une facture par les postes ouverts Variante possible pour le paiement Payer une facture Payer plusieurs factures Débiteurs et créanciers Fonctions du masque des postes ouverts Module de paiement Proposition de paiement Rappel Lien avec Winware-Compta (export des écritures) Conditions préalables Exportation directe (installation commune) Exportation indirecte (Installation séparée) Caisse** Type de paiement Profil de la caisse PC Caisse Encaisser Entrée / -sortie cash Clôture d'une session de caisse Exploitations Publipostage Tâches*** Editeur de formulaire Fonctions diverses Modifier un modèle d impression Espaces prédéfins «Données» Espace prédéfini «Texte» Police Style de police Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 5

6 Ligne, alignée Ligne absolue Rectangle Formule Bloc Graphique Conditions Fonctions spéciales Macro (Assistant Macro*) Requête SQL Fonctions en réseau L éditeur de champs Champs définis par l utilisateur*** Effacer et créer des champs *** Editeur de masque *** Fichiers Structure des répertoires Type de fichiers Interface OLE Interface OLE* Objet Fakt Objet Table Objet Document Objet-Positions Explication sur le type de donnée Variant: Liste des clés de table les plus importantes Le chapitre des avancés Créer le champ supplémentaire*** _Anpasse Adapter le masque des clients*** d'affaires de l'année préc. avec SQL* Requête SQL pour le chiffre d'affaires actuels Adaptation du modèle d'impression Conditions d utilisation Objet du contrat Reproduction Garantie Index Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 6

7 1 Introduction 1.1 Bienvenue Généralités La société Les concepteurs de ce module spécialement conçu pour la gestion d entreprise désirent, par cette introduction, vous souhaiter la bienvenue, ainsi que vous remercier d avoir choisi notre gamme de logiciels. Les softwares Winware ont été conçus de manière professionnelle et dans l orientation des besoins des sociétés qui désirent optimiser leurs capacités ; le langage de programmation utilisé est «Borland Delphi». Grâce à cela et à l architecture modulaire proposée, différentes performances telles que des liens étroits entre les différentes parties du programme, un code de programmation compact, une augmentation de la vitesse lors de l utilisation, ainsi qu une adaptation aisée aux besoins de l utilisateur sont possibles. WINWARE AG Achslenstrasse 15 CH 9016 St-Gall Vous pouvez facilement accéder à la hompage de Winware ( grâce à l icône. Par ce lien vous pourrez à tout moment vous renseigner sur les nouveautés des logiciels, sur les partenaires de distribution du produit, sur la politique des prix ainsi que sur la structure interne. hotline Un service de support est à votre disposition afin de répondre à toutes vos questions : WINWARE HOTLINE (CHF 3,13/la minute) lundi à vendredi / Description générale Généralités WINWARE-Entreprise a été spécialement adapté au déroulement du travail et aux exigences des entreprises et se prête, par conséquent, parfaitement aux besoins des petites ou moyennes entreprises (PME), tout comme à ceux des fiduciaires qui s occupent de la gestion de plusieurs entreprises (sociétés ou mandants). Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 7

8 Le travail journalier deviendra particulièrement efficace si le logiciel est couplé à WINWARE-Compta, ainsi tous les modules travailleront depuis la même base de données et la gestion de votre entreprise en sera simplifiée. Les prestations (liste non exhaustive) de WINWARE-Entreprise sont les suivantes : Gestion des données de base Articles avec nomenclatures, numéros individuels, calcul des prix avec 10 groupes de prix, prix client et fournisseurs, etc Clients, fournisseurs, intéressés (prospect*), collaborateurs Centre de coûts, groupe de clients, de fournisseurs, d articles Devises étrangères(*), textes en plusieurs langues Conditions de paiements, de livraisons, coordonnées bancaires Paiement électronique* (DTA, LSV, etc ) Documents Documents côté fournisseurs et côté clients avec de multiples possibilités d adaptations des prix Ordres de fabrication Facture périodique comme par exemple, des abonnements ou des contrats d entretien, etc. Proposition de commande Gestion des postes ouverts avec module de paiements et étapes de rappels Disponibilité des commandes *** Tâches, échéances et surveillance du stock*** Editions et exploitations Multiples formulaires prédéfinis, adaptables et modifiables à volonté Impressions sous forme de liste, de feuilles de données ou de formulaires d étiquettes Graphiques Situation actuelle*** Quantité d options Gestion des mots de passe Tâches et rendez-vous Assistant SQL (*) Réseau (**) Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 8

9 Lors du développement de Winware-Entreprise, les objectifs recherchés qui ont été réalisés sont les suivants : Processus d utilisation confortable Grande flexibilité Maniement sûr Prise en considération des prescriptions légales Gestion d un nombre infini d entreprises Equipement complet Code de programmation compacte afin d utiliser le minimum de capacité de mémoire Sécurité pour le futur et possibilités d élargissement Confort du processus d utilisation Le programme est structuré de telle manière à ce qu il soit possible d atteindre chaque partie du logiciel depuis n importe quelle autre partie et cela sans détours. Une fois que des données ont été saisies, elle peuvent être réutilisées facilement grâce à de simples sélections. Les paramètres seront maintenus même si vous quittez le programme. Beaucoup de fonctions sont accessibles par diverses manipulations. Vous pourrez réaliser votre propre méthode de travail en exécutant les fonctions du logiciel par un «clic» de la souris, avec l aide du menu contextuel, ou avec les touches de fonctions «Drag & Drop». Vous avez également à chaque instant accès au menu d aide par la sélection de l icône. Flexibilité Vous aurez pleine liberté quant à la manière de vous exprimer. Les données de base, qui peuvent être modifiables au fil du temps, telles que «clé de taxe» ou «devises», sont gérées indépendamment et peuvent être adaptées à tout moment par l utilisateur lui-même. Avec les «champs libres» vous avez à disposition des champs de données supplémentaires que vous pouvez employer en fonction de vos besoins. Grâce à l assistant SQL* vous pouvez réaliser vos propres analyses et autres exploitations. Les échanges de données avec d autres programmes seront également possible grâce aux nombreuses possibilités d import et d export. Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 9

10 Base de données en commun Orienté vers l avenir Winware-Entreprise peut travailler avec la même base de données que d autres programmes de la gamme Winware. Cela concerne tant les données, que les postes ouverts et les numéros postaux, les mots de passe, ou les modèles d impression. Les fonctions de réseaux s effectuent également avec plusieurs programmes. Déjà lors de la conception du programme, les possibilités de changements, d évolutions et d élargissements futurs du programme (changements dans les dispositions légales ou dans les besoins des utilisateurs) ont été prises en considération afin de pouvoir les réaliser et les appliquer à la gamme Winware sans adaptations considérables des coûts pour l utilisateur. En tant que concepteur de programmes spécialisés nous pouvons ainsi garantir la sécurité future du programme. 1.3 Exigences minimales Les systèmes d exploitations nécessaires pour l installation de WINWARE-COMPTA sont : Windows 95, 98, NT, 2000 ou une version plus récente de MS-Windows. Winware s efforce toujours d adapter ses logiciels aux nouveaux systèmes d exploitations. Pour ce qui concerne le Hardware, le minimum nécessaire est Pentium CPU avec une mémoire vive d au moins 32MB RAM (64 conseillé) et au moins 50MB de libre sur le disque dur. Nous vous conseillons également un écran avec une haute résolution. 1.4 Contrat de mise à jour (Value-pack) En tant que concepteur de logiciels nous vous garantissons un entretien et un développement constant et adapté de notre gamme de produits. C est pour cette raison que nous vous conseillons le contrat de mise à jour. Vous trouverez un exemplaire dudit contrat dans la couverture de ce mode d emploi. Il vous suffit de le renvoyer dûment signé à votre partenaire de vente (revendeur) et nous l enregistrerons. Grâce à cet accord, vous obtiendrez chaque actualisation et amélioration du programme par l intermédiaire de votre partenaire de vente (revendeur) et travaillerez ainsi toujours avec la version du programme la plus récente. Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 10

11 1.5 Protection des données Vous avez la possibilité de protéger en partie ou complètement l accès à nos logiciels (cas d utilisations abusives ou non autorisées) grâce à une gestion de mots de passe. Il vous suffira juste à déterminer ce qui doit être protégé. 1.6 Sécurité des données Le programme ne peut garantir lui-même une sécurité de pertes des données (destruction par défaut de l ordinateur, effacement par mégarde au niveau du système d exploitation, etc ) enregistrées que dans un volume comparativement restreint. La sécurité des données enregistrées est de la responsabilité de l utilisateur. C est donc à vous de garantir des mesures de sécurité et de sauvegarde afin, en cas de perte, de pouvoir travailler avec les données les plus actuelles possibles. S il n existe pas de possibilités automatiques de sauvegarde (type «Streamer») vous pourrez de toute façon les effectuer par le logiciel lui-même. Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 11

12 2 Installation et démarrage 2.1 Généralités Généralités Pour installer les programmes vous devez avoir à disposition: - Un CD Winware actuel - Le contrat de licence avec le numéro de licence Numéro de licence Le numéro de licence sera introduit après l installation lors du premier démarrage du programme. Depuis le menu "?\Version info\enregistrer" le numéro de licence pourra être modifié ultérieurement. Cela signifie que vous pouvez effectuer un Sidegrade (p.ex. passage de la version Or à Platine) directement depuis le programme. Pour que le numéro de licence fonctionne correctement, les données de la société doivent être introduites correctement (Nom, NPA, Lieu). Lors du démarrage du programme, vos données apparaîtront dans le coin supérieur droit du programme. Les programmes Winware seront installés automatiquement sur votre disque dur grâce à un programme d installation. Procédez comme suit: Soyez certain d avoir assez de mémoire sur votre disque dur. Effectuez une sauvegarde des données avant chaque Update. Si vous travaillez déjà avec une version 6, assurez-vous d avoir installé le dernier release de la version 6 avant d effectuer l update sur la 7. Si ce n est pas le cas, vous devez d abord installer la mise à jour sur la dernière version 6. Vous trouvez cette Version sur le CD d installation en votre possession. Introduisez le CD-Winware dans le lecteur. Le menu d installation de Winware démarrera automatiquement (suivant l installation). Dans le cas où le Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 12

13 menu ne démarre pas automatiquement, allez dans le menu Démarrer / Exécuter de Windows et introduisez la ligne de commande "X:\Cdmenu32" (dans cet exemple, X:\ est la lettre attribuée au lecteur de CD-ROM). Choisissez le menu "Installation Winware-Software". Dans la partie droite, sélectionnez le programme que vous voulez installer et cliquez sur le bouton l installation commence. Ensuite Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 13

14 Contrat de licence Lire le contrat de licence, accepter les conditions de licence est une nécessité pour pouvoir continuer l installation et pour l utilisation du programme. Une fois que vous avez accepté les conditions de la licence, le bouton «Continuer» devient actif. 2.2 Installation de la version 1 utilisateur Dans ce masque, choisissez l option Un utilisateur (installation locale). Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 14

15 BDE est le moteur de base de donnée de Borland. Ce moteur peut être utilisé par divers programmes dont les logiciels Winware. Si vous avez divers BDE installées, cela peut conduire à certains problèmes. Le programme d installation reconnaît automatiquement si une BDE est déjà installée. Vous avez alors le choix entre utiliser la BDE existante ou l installer à nouveau. Dans ce masque, vous devez indiquer le chemin d accès du répertoire d installation. Si vous effectuez un update, le chemin d accès de l installation existante sera reconnu. Autrement, nous vous conseillons d introduire votre chemin d accès en cliquant sur le bouton. Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 15

16 Ce menu vous permet de définir l emplacement des raccourcis que vous voulez installer. Vous pouvez également décider ou non d installer une société modèle. Nous vous conseillons de l installer. Ce menu vous permet d introduire le nom sous lequel le programme Winware apparaîtra dans le menu «Démarrer» de Windows. Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 16

17 Le programme d installation a maintenant toutes les informations nécessaires. Cliquez sur le bouton Installer pour démarrer l installation. Si les paramètres ne sont pas corrects, vous pouvez revenir en arrière avec la commande «Retour» Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 17

18 2.3 Installer le Software Winware en réseau La première condition est d avoir un réseau fonctionnant impeccablement. Démarrer le programme d installation comme décrit plus haut et franchissez les étapes suivantes: Choisissez l option «Installation sur le serveur». Choisissez le répertoire principal dans lequel installer le programme. Ce répertoire (lecteur) doit être partagé pour le réseau. Choisissez si les sociétés modèles doivent également être installées. Dans la fenêtre suivante, vous voyez un résumé des paramètres que vous avez définis pour l installation.une fois que vous avez reçu le message confirmant la réussite de l installation, vous pouvez installer les postes de travail. Procédez comme décrit ci-dessous: depuis le poste de travail, démarrez le programme d installation (Setup.exe) qui se trouve dans le répertoire de l installation serveur : Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 18

19 La fenêtre d installation apparaît à nouveau avec comme seule option possible activée la variante Poste de travail. La fenêtre suivante vous offre divers types d installations possibles. Les avantages et inconvénients de chacun des types sont décrits juste à côté. (Winware conseille le type «Maximal»). Le programme d installation vérifie la présence d une BDE en local. Si c est le cas, vous pouvez utiliser l option «Utiliser la BDE à disposition». Dans le cas contraire, la BDE sera à nouveau installée. Vous avez maintenant au choix les répertoires d installation : - Répertoire du programme principal = Répertoire serveur de l installation. - Répertoire du poste de travail (seul si type d installation maximale) = Répertoire Winware local (le niveau du répertoire doit être égal à celui de l installation serveur). - Répertoire de la BDE = Répertoire local de la BDE. Ce menu vous permet de définir l emplacement des raccourcis que vous voulez installer. Vous pouvez également décider ou non d installer une société modèle. Nous vous conseillons de l installer. Finalement une fenêtre affichant le résumé des paramètres choisis apparaît. Si tout est en ordre vous pouvez cliquer sur «Installer». Vous pouvez toujours revenir en arrière avec la commande Retour. L installation est maintenant terminée. Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 19

20 2.4 Installation commune Avantages et inconvénients d une installation commune ou séparée: Installation commune Avantages Plus de confort lors de l export. Les écritures seront exportées et traitées automatiquement dans la compta. Sauvegarde des données...seul un des programmes doit être sauvegardé. Des tables sont communes comme p.ex. les clés de taxe, devises (version or..) les clients et fournisseurs (si vous travaillez avec OPOS) et peuvent être modifiées des deux côtés. La compta prendra le contrôle exclusif des postes ouverts. Il ne pourra plus y avoir de différence dans les postes ouverts entre Winware-Entreprise et Winware- Compta. Installation séparée Les données saisies dans Winware-Entreprise peuvent être comptabilisées de façon décentralisée. Un export compta d un jour particulier peut être intégralement repris. La compta peut être gérée de manière autonome. Installez maintenant Winware-Entreprise conformément au guide d installation. L important est de choisir le même répertoire que celui que vous utiliserez pour l installation de la compta., par exemple C:\Winware. Installez maintenant Winware-Compta conformément au guide d installation. L important est de choisir le même répertoire que celui que vous avez utilisé pour l installation de Winware-Entreprise. Vous avez maintenant installé les deux programmes dans le répertoire C:\WINWARE. Démarrez le programme Winware-Entreprise en premier. Lors du choix de la société, choisissez la société modèle 998. Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 20

21 Apparaît alors une nouvelle question essentielle : Voulez-vous gérer les PO en commun avec la comptabilité? Explications Si l on possède le module OPOS dans la compta, nous conseillons une utilisation en commun. La compta prendra alors le contrôle exclusif de la gestion complète des PO. Les PO ne seront alors générés que lorsque l export (direct) des données de Winware- Entreprise dans Winware-Compta sera effectué. Ainsi, il ne pourra pas y avoir de différence entre la compta et la gestion au niveau des postes ouverts. Les postes ouverts peuvent maintenant être directement payés et compensés par le menu Comptabiliser / Postes ouverts / Editer de Winware-Compta. Si le module Opos n est pas libéré dans Winware-Compta, vous devez absolument répondre Non (à la question de sécurité qui suivra il faudra répondre Oui) car sinon la gestion des PO ne fonctionnera pas. Fermer Winware-Entreprise Ouvrez Winware-Compta Dans le masque du choix de la société, cliquez sur la commande «Société à disposition». Activez l option «Afficher les sociétés de tous les programmes» et choisissez la société que vous aviez démarrée dans Winware- Entreprise. Choisissez Continuer et introduisez les informations et paramètres requis pour la création de la société dans la compta. Dès maintenant, vous pouvez travailler en parallèle dans les deux programmes. Des tables sont communes comme p.ex. les clé de taxe, devises (version or..) les clients et fournisseurs (si vous travaillez avec OPOS) et peuvent être modifiées des deux côtés. Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 21

22 2.5 Résolution de problèmes Paramètres généraux de la BDE: Suivant l installation, la BDE s installera soit localement (unique pour chaque poste de travail) ou directement sur le serveur (pour tous les utilisateurs). De façon standard, le programme de configuration BDE (BDEADMIN.EXE) se trouve dans un répertoire IDAPI. DEFAULT DRIVER doit toujours être sur "PARADOX". LANGDRIVER doit toujours être sur "Paradox intl 850". LOCAL SHARE est dépendant du type d installation. Message : Solution : LOCAL SHARE dans le programme de configuration BDE est réglé sur «False» (lors d une installation commune sur «True»). Sur le poste de travail, le paramètre LOCAL SHARE doit être sur «False» alors que sur le serveur, il doit être sur «True» si on travaille sur le serveur Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 22

23 Message : Solution : Le lecteur du serveur n est pas lié ou n est pas disponible. Ouvrez dans le répertoire Winware de l installation locale le fichier «Fakt/Fibu/Lohn.ini». Effacer le chemin d accès défini là. Redémarrez le programme. Le masque de confirmation apparaît à nouveau, cliquez sur «Oui» et choisissez le répertoire de données de l installation serveur. Message : Ce message apparaît si vous voulez ouvrir les deux programmes en même temps dans une installation commune ou dans une installation réseau si vous démarrez un programme et que l exe. «Démarrer» est celui du serveur. Solution : Modifiez le LOCAL SHARE sur «True». Pour modifier le LOCAL SHARE vous devez démarrer le programme BDEADMIN.EXE. Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 23

24 3 Navigation dans le programme et les masques Généralités Dans ce chapitre nous survolerons, de manière simple et concise, les différentes possibilités de WINWARE-Entreprise, entre autres les bases d utilisation. Nous vous conseillons, durant les premiers pas d utilisation du logiciel, de vous intéresser aux explications qui vont suivre. 3.1 La fenêtre principale Barre de titre La bordure supérieure de la fenêtre principale est une barre de titre qui affiche le nom de l entreprise dans laquelle vous travaillez. Barre de fonctions Cette barre permet d accéder de façon rapide aux fonctions principales du programme. Récapitulatif des différents icônes Créer nouveau mandant Sélectionner un mandant Données de base «Articles» Données de base «Clients» Données de base «Fournisseurs» Factures clients Factures fournisseurs Postes ouverts Publipostage (adresse dans presse-papier) Connexion avec site Winware AG Aide Winware Sortie du programme Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 24

25 Raccourci clavier standard Données précédentes Données suivantes Passer en mode liste Nouvelle donnée Copier données Effacer données Créer un filtre Paramètres et fonctions supplémentaires Imprimer la liste des données Fermer le masque Ctrl+flèche gauche Ctrl+ flèche droite F5 Ctrl+N Ctrl+K Ctrl+Shift+Del F7 F12 Ctrl+P Ctrl+F4 Barre d état Située dans la bordure inférieure, cette barre vous indiquera dans quelle société ou mandant vous travaillez (p.ex. «900»), la période de l exercice (p.ex. «2000»), l utilisateur (p.ex. «OJ»), et le nombre d utilisateur (p.ex. «1»). Si version «réseau» le nombre d utilisateurs totaux qui opèrent sur le programme s affichera également. D autres informations pourront également s afficher mais à l ouverture des masques de saisies principalement (comme par exemple : le nombre de données enregistrées, par qui, quand, etc ). 3.2 L utilisation des masques de saisies Généralités Avertissement! La plupart des masques de saisie que vous ouvrirez en actionnant une commande du programme se présenteront au milieu de la fenêtre principale. Vous pouvez bien évidemment les agrandir, les rétrécir ou les fermer à l aide des icônes présents en haut de la fenêtre à droite. Vous pouvez également les disposer selon votre propre sélection par le menu «Fenêtre». Par le menu «Option / Paramètres» vous pouvez définir des paramètres par défaut lors de l ouverture des masques de saisie. Théoriquement les programmes de la gamme Winware vous autorisent à ouvrir en même temps autant de masques que vous le désirez («MDI» Multiple Document Interface) mais étant donné que chaque masque de saisie utilise de la mémoire, les capacités peuvent se révéler insuffisantes. Pour cette raison il est préférable de ne pas ouvrir trop de masques de saisie importants (p.ex. contenant plusieurs options) en même temps. Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 25

26 Le masque de saisie est l élément central de la communication avec l utilisateur. Si vous activez par exemple la commande, le programme vous ouvrira le masque suivant : Le masque, précité et pris comme exemple, propose, à gauche de la fenêtre, un affichage sous la forme de Treeview (arborescence) qui vous permet d accéder à d autres paramétrages dudit masque Masque de saisie pour la gestion des données Barre de fonctions Cette barre regroupe les fonctions d utilisation principales du masque sélectionné. Vous retrouverez cette présentation dans la plupart des masques de saisie (détail des icônes page suivante). Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 26

27 Récapitulatif des différents icônes : Aller à la première information de la liste Défilement information par information Aller à la dernière information de la liste Récapitulatif sous mode tableau (liste). Vous pouvez par cette commande accéder à la liste récapitulative des données saisies ; vous pouvez également trier chaque colonne du tableau en cliquant simplement sur le titre de la colonne. Créer une donnée. Vous ouvrez une boîte de dialogune permettant l introductio du numéro (clé) de la donnée que vous voulez saisir. Vous pouvez également directement taper la nouvelle valeur dans le champ, le programme créera également une nouvelle donnée. Copier une donnée existante Sauvegarder les données saisies Annuler ou interrompre le traitement Supprimer la donnée actuelle Cette icône permet d accéder aux fonctions supplémentaires de cette option Cette fonction vous permet de mettre en mémoire certaines données à répéter régulièrement. Fonction de filtre (détaillé à la fin du chapitre) Paramètres de la table (détaillé à la fin du chapitre) Impressions : uniques ou plusieurs données ; différents modèles d impression ainsi qu un filtre vous seront proposés lors de l activation de cette commande. Sortie du masque Par ces champs se trouvant en bas à droite de la fenêtre, vous pouvez chercher des données à partir d un mot clé. Paramètres Par cette commande vous pouvez saisir un champ avec des valeurs qui reviendront par défaut lors de chaque nouvelle saisie, ainsi que gérer les index de la table (tri). Sur l onglet «Valeur par défaut» sont affichés tous les champs de la table, ainsi que les valeurs standards introduite lors de la création d une nouvelle donnée. Vous pouvez introduire vos valeurs par défauts dans la colonne «Utilisateur par défaut». Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 27

28 Sur l onglet «Index» sont affichés tous les fichiers d index (fonctions de tri) correspondant à la table. Un index système est absolument nécessaire et ne peut être effacé. Les indexs définis par l utilisateur se créent automatiquement lors du tri d une table (clic sur le titre de la colonne); ils exigent de la place supplémentaire sur le disque dur et certaines opérations nécessiteront plus de temps en raison de la nécessité d actualiser ces fichiers index. Mis à part le fait que le programme n autorise qu un nombre limité d index par table, il est conseillé, pour des raisons de performances du programme, d effacer les indexs inutiles avec la commande correspondante. Sur l onglet «Clé» vous définirez les données pour la saisie des numérotations des données des masques de saisie. Filtre Grâce à cet utilitaire vous pouvez limiter le nombre de données à afficher en posant des contraintes particulières aux champs de données. Généralités Activer la commande Fonctions : activer le filtre fermer le masque enregistré) Etablir les éléments du filtre Effacer les éléments du filtre nommer le filtre (filtre Exemple 1 élément de filtre : Pays = CH Activer la commande Choisir un critère dans la colonne de gauche par 1 clic Actionner Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 28

29 Filtre (suite) Ouverture de la fenêtre d opération Confirmer par Ok Exemple 2 éléments de filtre (ou plus) 2 possibilités avec fonction «OU» ou fonction «ET» Fonction «OU» : selection (p.ex.) de clients portant le nom «Meier» ou «Meyer» ouverture de la boîte de dialogue sélectionner à gauche «Nom» et actionner Ouverture de la boîte de dialogue Filtre (suite) Confirmer par Ok Vous positionner sur désignation «filtre» à droite Re-sélectionner à gauche «Nom» et actionner Dans le masque «Opération» cette fois indiquer «Meyer» Confirmer par Ok Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 29

30 Fonction «ET» : selection (p.ex.) de clients portant le nom «Meier» et habitant à «Neuchâtel» ouverture de la boîte de dialogue sélectionner à gauche «Nom» et actionner Ouverture de la boîte de dialogue Confirmer par Ok Vous positionner sur désignation «Nom =Meier» à droite Sélectionner à gauche «Localité» et actionner Dans le masque «Opération» cette fois indiquer «Neuchâtel» Confirmer par Ok Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 30

31 3.2.2 Filtre d impression Les fonctionnalités sont identiques à celles décrites dans le chapitre précédent (filtre ). Vous avez en plus la possibilité d effectuer un tri «ascendant» ou «descendant» sur les données. De plus, si vous possédez la version «OR», le filtre créé génère une requête SQL (partie inférieure ) que vous pouvez encore modifier manuellement. Vous accédez au filtre d impression par la commande «Impression liste» Champs de textes Les champs de textes sont également désignés comme champ de saisie étant donné la possibilité de saisir du texte ou, suivant les cas, des chiffres. Conseil pour la saisie dans les champs de texte Si vous n avez pas encore d expérience dans l utilisation de logiciels Windows, vous devrez être attentifs lors de la saisie de texte : les champs de saisies ne possèdent pas de mode «écrase / insert». Cela signifie que si vous placez le curseur dans un champ de texte et que vous saisissez du texte, celui-ci sera introduit sans que le précédent texte (même les espaces) ne soit effacé. Le contenu d un champ est sélectionné avec la souris et un doubleclic sur le texte concerné, ou avec le clavier lorsque vous changez de champ avec la touche de tabulation. Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 31

32 Exemple : marquer un champ de texte Dans l exemple ci-dessus, le champ désignation est «marqué», le champ complément non. Un champ de texte «marqué» se distingue par un arrière-fond coloré Champs de sélection Les champs de sélection sont des champs particuliers qui, en plus d offrir la possibilité d insérer du texte, disposent d un mécanisme de sélection activé par la commande se trouvant sur la droite du champ concerné. Il existe plusieurs champs de sélection dont le détail vous est indiqué dans les sous-chapitres suivants. Avertissement! Les commandes représentées par les icônes, et ne sont pas des champs de sélection mais activent, pour autant que votre Hardware soit équipé pour cela, la connexion avec Internet ou encore le téléphone Choix dans la liste Cette commande offre une liste dans laquelle vous pouvez sélectionner une inscription ; vous pouvez ouvrir cette liste par la touche F4 et passer d une inscription à l autre avec les touches et ; précision : certains champs ne vous permettront que certains choix fixes Insertion d une date Ce champ vous propose un calendrier que vous pouvez activer par la commande ou par les touches K ou F4 du clavier ; des indications de dates particulières sont aussi accessibles par le bouton droit de la souris ou les touches de raccourci correspondantes. Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 32

33 Référence à une série de données Ce type de champ fait référence à une autre table à laquelle vous pouvez accéder soit en cliquant sur la commande ou par la touche F4 du clavier ; vous pouvez également insérer directement une donnée dans le champ et si la donnée existe dans la table correspondante, Winware vous la sélectionnera automatiquement ou vous proposera directement la liste en plaçant le curseur au lus près de la donnée saisie. Vous pourrez également créer ou modifier les données de ce champ en utilisant le bouton droit de la souris sur ce champ ; le masque suivant apparaîtra alors : Saisir un fichier ou un chemin d accès Par cette commande vous pourrez accéder aux champs de saisie qui nécessitent le nom d un fichier ou d un chemin d accès Fonctionnalités dans les tables Quand vous affichez les données sous forme de liste (depuis n importe quelle donnée avec la commande F5 ou l icône.) vous avez différentes fonctions à dispositions. Fonctions de recherches instantanées 1) En cliquant sur les titres des colonnes, vous triez toute la table par la colonne choisie. 2) En tapant une donnée au clavier, le programme cherche instantanément la correspondance dans la colonne triée. Ex : Vous recherchez un article par la désignation. Accédez au menu «Données de base / Article» activez la commande F5 pour afficher la liste des articles, cliquez sur le titre de colonne «Désignation». La table est maintenant triées par la colonne désignation. En introduisant au clavier la désignation du compte voulu, vous constaterez que le curseur accède directement à la donnée. Le masque se présente sous cette forme : Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 33

34 Le texte recherché s affiche en haut à gauche dans un rectangle jaune. En confirmant par [ENTER] ou un double-clic, vous sélectionnez la donnée voulue. Recherche générale Dans le coin inférieur droit de l affichage liste, vous trouvez le champ suivant : Si vous introduisez une informations dans la partie droite de ce champ et que vous cliquez sur le point vert ou confirmez par [ENTER], le programme cherche dans tous les champs de la table l information introduite, même s il ne s agit que d une partie de mot. Introduisez «riatio» qui est une partie du mot «Variation» et activez [ENTER]. Vous constaterez que le programme n affiche plus que les données qui contiennent cette information, indépendamment de la colonne triée. Menu contextuel Dans les affichages sous forme de listes, le menu contextuel vous offre trois possibilités. Editeur de colonne Export Excel, export Word L éditeur de colonne vous permet de choisir les colonnes à afficher et leur ordre d apparition. L export Word ou Excel exporte les données telles quelles dans le programme concerné. Des séparateurs de textes ( ;) seront utilisés sous Word alors que sous Excel les colonnes sont simplement Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 34

35 reconstituées. Cet export tient compte des éventuels tris et autres sélections activées avant l export. 3.3 Les menus En dessous de la barre de titre se trouve la barre des menus. Les menus contiennent les commandes pour l utilisation du programme. Nous les détaillons rapidement dans les chapitres suivants : Fichier De ce menu vous trouvez les commandes pour l administration des sociétés (mandants), pour la sauvegarde des données, pour effectuer des réductions des données et pour la définition de l imprimante standard, mais également les paramètres de la société auxquels vous accédez par le menu «Modifier société» Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 35

36 3.3.2 Données de base Accès à la saisie ou à la modification des données de base, à la création d articles, de clients, des conditions de livraisons, de paiements, etc. Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 36

37 3.3.3 Documents Ce menu est le centre vital du programme. Une fois les données de base définies, c est depuis ce menu que vous créerez les factures, et autres offres ou commandes. Vous pourrez également accédez à la gestion des postes ouverts, aux paiements électroniques,, à l inventaire et bien d autres fonctions qui vous sont décrites dans ce modes d emploi. Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 37

38 3.3.4 Exploitations Par le menu «Exploitations», vous accédez aux multiples statistique livrées en standard avec le programme. Connaître le chiffre d affaires d un client par groupe d article, le chiffre d affaires général de la société, côté achat, côté vente, savoir quels sont les bons et mauvais payeurs, etc., etc Macros Ce menu vous permet d accéder à la création de requêtes ; par cette fonction vous pourrez rechercher des données, les modifier ou créer vous-même des documents. Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 38

39 3.3.6 Options Ce menu vous permet de commander les paramètres nécessaires à la réalisation de vos impressions. De plus, vous trouvez les fonctions d import et d export de données, de gestion de notices ou rendez-vous, de réorganisation, etc Fenêtre Vous pouvez modifier la disposition des fenêtres ou appeler au premier plan des fenêtres recouvertes ; vous aurez également le ou les masques utilisés affichés. Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 39

40 3.3.8 Aide «?» Ce menu vous permet d appeler les fonctions d aide, d insérer le numéro de licence, ainsi que d obtenir des informations sur la version. Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 40

41 4 Société (Mandant) Généralités Tous les programmes de la gamme Winware sont multi-société. Vous pouvez ainsi créer autant de sociétés que vous le désirez. Nous vous conseillons de créer une société qui vous servira de modèle lors de l introduction du programme dans votre entreprise. Créer une société Par le menu «Fichier / Nouvelle société» ou l icône vous pouvez créer une nouvelle société. Introduisez simplement un numéro de société et le nom de votre entreprise. Vous pouvez, à l aide du champ «Reprendre donnée du mandant» introduire dans cette nouvelle société les données déjà existantes dans une autre société. Ceci permet facilement d effectuer des tests dans une société «fictive» et conserver l état des données de la société «réelle». Dès que vous confirmez par «OK», le programme crée une nouvelle société. Choix de société Pour passer d une société à une autre, il vous suffit d utiliser le menu «Fichier / Choisir société» ou de cliquer sur l icône et de sélectionner (double-clic) la société voulue. 4.1 Modifier société Modifier société Une fois la société créée, vous devez encore introduire les différentes informations (coordonnées, etc ) pour cette société. Pour cela, utilisez le menu «Fichier / Modifier société». Le masque suivant s affiche alors : Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 41

42 Outre les coordonnées de la société, ce menu vous permet de définir quantité de parmètres de base pour l utilisation du programme. Adresse Arborescence Module de paiement Compte Compta Documents Choix d article Rappel Options de prix Stock Champs libres La partie adresse illustrée ci-dessus vous permet de définir toutes vos coordonnées. En général, ces informations seront reprises dans les divers documents que vous imprimerez (facture et autres ) Depuis la partie gauche du masque, vous accédez à différents masques de paramétrages de la société à l aide d une arborescence. Le masque du module de paiement vous permet de définir les motifs de versements (informations apparaissant sur l ordre de paiement bancaire) ainsi que de paramétrer les informations de la ligne de codage des BVR que vous imprimerez. Le masque Compte Compta vous permet de définir les comptes à utiliser par défaut lors de l export de donnée saisie dans Winware- Entreprise dans Winware-Compta. Le masque «Documents» vous permet de définir les arrondis, les délais de livraison standard, les modèles d impressions standard, la méthode de calcul des frais de port ainsi que toute une série d option. Lorsque vous choisissez un article dans la liste depuis un document, quels sont les prix et informations qui doivent apparaître dans la liste. Depuis le masque rappel vous pouvez décider du nombre de rappel que vous voulez gérer ainsi que les textes que vous voulez utiliser pour chaque étape et pour chaque langue. Vous pouvez décidez ici de l ordre de priorité des prix lorsque plusieurs possibilités se présentent au programme. Le masque stock décide avant tout de l apparition ou non de la fenêtre de stockage/destockage en fonction de la situation. Les champs libres sont à utiliser comme vous le désirez. Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 42

43 5 Données de base Généralités Explication 5.1 Article Winware possède une gestion des articles très développée offrant des possibilités très vastes. Vous pouvez définir un article de manière très simple, avec uniquement un numéro, une désignation et un prix ou créer des articles plus complexes avec une gestion du stock particulière, avec des nomenclatures multi-niveaux ***, avec une gestion des fournisseurs et des commandes intégrées, de multiples prix différents en fonction du client, de la quantité, de la devise, etc. Etant donné la quantité de possibilités existantes, nous nous sommes décidés pour une explication de la gestion des articles structurée comme suit : Le fichier article est composé de six parties (menus) principales : «Article», «Vente», «Achat», «Stock», «Historique», «Statistiques». Certaines de ces parties ont des sous-menus comme par exemple la partie «Vente» qui contient divers sous-menus permettant la définition des prix. Nous commencerons par répertorier tous les champs des menus principaux, ensuite, nous passerons aux sous-menus. Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 43

44 5.1.1 Article Minimum Les champs minimums nécessaires dans la partie «Article» sont: Numéro d article, Désignation, Unité de quantité. Masque de saisie article Numéro d article Désignation et complément Long texte. Dimension, Commande, Info Groupe d article Le champ du numéro d article contient 18 positions alphanumériques. C est le champ clé du fichier article. Il ne peux pas contenir la même valeuir à plus d une reprise. Les champs «Désignation» et «Complément» contiennent chacun 40 positions alpha-numériques. Ces champs sont des champs de textes et peuvent accueillir chacun des pages complètes de texte d explication ou autres que vous aimeriez attribuer à l article. Les textes enregistrés sous le menu «Long Texte» apparaîtront par défaut dans les documents adressés aux clients (livraison, facture ). Les textes contenus sous le menu «Commande» apparaîtront par défaut dans les documents adressés aux fournisseurs. Les deux autres n ont pas de fonction standard liée et sont plutôt destinés à une info interne. Le champ «Groupe d article» permet d attribuer l article à un groupe prédéfini. Dès la version Platine*** vous pouvez créer des groupes et sous-groupe d article avec une arborescence hiérarchique. Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 44

45 Matchcode Numéro EAN Poids Nomencl./Variante Supprimé dès le Unité de quantité Article shop Producteur No d article producteur Minimum Le champ «Matchcode» n a pas de fonction en particulier si ce n est celle de vous offrir une possibilité de définition supplémentaire de l article. Il contient également 40 positions alpha-numériques. Ce champ peut contenir le numéro EAN (code-barre). Les documents (caisse, facture,.) reconnaissent ce numéro au même titre que le numéro d article. Ceci vous permet de gérer le code-barre ainsi que votre numérotation d article. Le champ du poids vous permet d introduire le poids de l article. Ce poids sera additionné dans les documents et pourra être mis en relation avec un calcul automatique (voir chapitre ) des frais de port. Le champ «Nomenclature/variante» vous permet d attribuer une type de nomenclature (article composé) spécifique à cet article. Pour l explication détaillée des nomenclatures et de leurs possibilités, voir chapitre 5.3. Ce champ vous permet d introduire une date de suppression (expiration) de l article. Dès que vous tenterez de prendre cet article dans un documents, un message vous avertissant de sa date d expiration apparaîtra. Ce champ vous permet de définir l unité de quantité (pièces, kilo, boîtes, heures ) de votre article. Un fois l article utilisé, on ne pourra plus modifier cette unité de quantité. Si vous travaillez avec le programme Winware-eShop, vous pouvez définir à l aide de cette option si les articles doivent être actif dans le eshop ou non. Le champ producteur fait référence au fichier des fournisseurs et vous permet d introduire ici le producteur de l article. Ce champ n est qu une information. Dans la partie «Achat» vous pourrez encore définir un nombre de fournisseur illimité ainsi que les conditions d achat chez ceux-ci. No d article chez le producteur Vente La partie «Vente» concerne tous les aspects liés à la vente de cet article. Les champs minimums nécessaires dans la partie «Vente» sont : Unité de prix, Taxe, Compte de produit. Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 45

46 Masque de saisie «Vente» Rabais possible, escomptes possibles, commission possible Formule de quantité Table des rabais Unité de prix Taxe export, taxe Désirez-vous «libérer» l article pour des rabais ou des escomptes. Si c est le cas laissez la coche dans les options correspondantes. Si vous ne voulez en aucun cas accorder un rabais sur cet article, enlever la coche dans «Rabais possible», et cet article ne sera jamais pris en compte dans les calculs de rabais. Ce champ vous permet de créer un tableau de calcul pour la quantité (p. ex. de m2). Dès que cet article sera introduit dans un document, un tableau s affichera comme aide au calcul. (voir chapitre 5.7.5) Cette fonction vous permet de définir des rabais de quantité en % pour cet article. Ce rabais sera valable pour chaque vente de cet article (voir chapitre 5.7.4) Ce champ est en lien avec le champ «Unité de quantité» et le prix. La valeur par défaut est de 1, ce qui signifie que le prix catalogue défini est valable pour 1 «Unité de quantité». Ex : votre prix catalogue est valable pour 10 pièces. Il faudra alors introduire la valeur «10» dans «Unité de prix» et la valeur «Pièces» dans unité de quantité. Si vous ne vendez qu une seule pièce, le programme divisera le prix catalogue défini par 10.ceci est valable pour tous les prix. Ces deux champs doivent contenir la clé de taxe valable pour cet article. En cliquant sur vous accédez aux clés de taxe prédéfinies dans le programme. Toutes les possibilités sont prévues, inutile de créer de nouvelle clé. Si cet article est soumis à un taux TVA de 7.6%, introduisez la clé 2 dans le champ «Taxe». Si vous effectuez de l export, introduisez la clé 12 dans le champ «Export taxe». Si vous ne faîtes pas d export, laissez le champ vide. Mode d emploi Winware Entreprise V7.X 46

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