Le guide de l expatrié(e)

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1 Le guide de l expatrié(e) Édition 2012

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3 Sommaire Préface...5 L expatriation à l IRD...7 L expatriation, un enjeu majeur pour l IRD...9 Les cadres conventionnels de l expatriation...9 Les acteurs du processus...10 Se préparer à l expatriation...11 La mission de longue durée Quelques questions à (me) poser avant mon départ en expatriation.13 Les décisions d affectation à l étranger...14 La notification d affectation...15 Avant le départ...16 La prise en compte des conditions de vie et de sécurité 17 La visite médicale...18 L établissement des passeports et des visas...19 Les passeports Les visas Les démarches spécifi ques pour les agents non français Les titres de transport...20 La recherche d un logement...20 Les frais de déménagement...20 Le paiement d une avance sur rémunération...21 La couverture santé...22 L assistance au rapatriement...22 La prévention des risques professionnels...23 Les transferts d information et de données...23 Durant le séjour...24 À faire, dès l arrivée...25 Rencontrer le représentant de l IRD Aller au consulat La sécurité à l étranger...26 La vie familiale...27 La scolarisation des enfants Les établissements d enseignement français à l étranger L enseignement par correspondance L emploi du conjoint La vie sociale...29 Les relations humaines Le poids de l histoire, la réserve, la tolérance L engagement humanitaire Les couples formés lors de l expatriation Les conduites addictives Les rapports avec les forces de police La vie pratique...31 La question du personnel de maison La question de l argent Les déplacements sur de longues distances L activité professionnelle...32 L hygiène et la sécurité La médecine de prévention Les missions Les activités en zone isolée Le transport d échantillons, de produits, de matériel scientifi que.. 36 Une recherche éthique à l étranger...37 La propriété intellectuelle et la confi dentialité L éthique, la déontologie et la recherche en partenariat Le cumul d emploi Le développement des compétences et la carrière...38 Les droits à formation L évaluation L évolution de carrière Le droits à pension La rémunération...41 La rémunération principale Les avantages familiaux La majoration familiale pour enfant à charge Le supplément familial à l étranger L indemnité d établissement En cas de maladie En cas de maternité, paternité ou adoption L imposition de vos revenus Les congés...44 Les congés intercalaires Les congés de mutation Le CET Le retour...48 Avant de rentrer...49 L état des locaux Les transferts d information et de données La protection sociale et autres démarches personnelles Le suivi médical...50 Les titres de transport...50 Le remboursement des frais de déménagement...51 Votre rémunération...51 Annexes...52 Institut de recherche pour le développement Le guide de l expatrié(e)

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5 Préface Pour les pays du Sud, la science est un atout majeur en matière de développement. Elle produit tout d abord des connaissances nouvelles sur les grandes thématiques telles que le changement climatique, les ressources en eau, la préservation de la biodiversité, la lutte contre la pauvreté et les maladies émergentes, les migrations internationales. Mais la recherche pour le développement c est aussi la formation des jeunes générations et l accroissement des compétences scientifi ques et technologiques. La diffusion des connaissances scientifi ques vers les sociétés favorise la prise en compte par les populations des avancées de la science pour faire face aux enjeux mondiaux actuels en même temps qu elle stimule le progrès économique. L affectation de personnel et de chercheurs au Sud est le plus emblématique de tous les instruments du partenariat mis en œuvre par l IRD. La présence au Sud via nos représentations, le contact direct et quotidien avec les acteurs du Sud, fondent la spécifi cité de l IRD dans le paysage national et international de la recherche. Assurer la pérennité de ce dispositif, en dépit des différentes contraintes qui s imposent à nous, qu elles soient budgétaires ou sécuritaires, reste une priorité forte, réaffi rmée dans notre contrat d objectifs C est donc dans une démarche partenariale et éthique que l affectation des équipes de recherche au Sud et la constitution de plateformes doit se concevoir : co-construire des programmes de recherche, s investir dans la restitution des résultats, poursuivre le renforcement des capacités des partenaires, partager les fruits du travail, en particulier par la copublication et la valorisation économique, telles sont nos ambitions. C est pourquoi l expatriation est le moteur central de notre Institut. Au-delà de la motivation scientifi que qui la guide, il est du devoir de l Institut d accompagner ses personnels et ceux d autres organismes, dans le cadre de sa fonction d Agence AIRD, lors de leur affectation à l étranger. C est la vocation de ce nouveau «Guide de l expatrié(e)», dont l édition de 2009 a été profondément renouvelée. Disponible sous forme papier, ou via l Intranet de l IRD, il a pour vocation de renseigner les agents à chaque étape : avant le départ, pendant l expatriation ou au retour de l étranger. Il les conseille sur le déroulement de leur carrière ; il recense et propose des solutions sur la prévention des risques et sur la sécurité à l étranger, ainsi que sur la protection sociale indispensable. Enfi n, il sensibilise aux comportements éthiques et à la prise en compte des modes de vie à l étranger. Je souhaite aux personnels de l établissement et à ceux accueillis, amenés à travailler en expatriation, de réaliser un parcours particulièrement enrichissant avec nos partenaires, au service de la recherche pour le développement. Je suis certain que cette période sera pour chacun source d un épanouissement personnel et professionnel, tout en contribuant au rayonnement international de l IRD. Michel Laurent Président de l IRD

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7 L expatriation à l IRD

8 L expatriation à l IRD Chercheurs, ingénieurs ou techniciens, de l IRD ou en accueil à l Institut, seniors ou juniors, vous allez partir en expatriation, affecté pour deux ans renouvelables dans un pays du Sud, pour y mener vos recherches, assurer une mission de soutien ou de support à la recherche. C est entre autres par le biais de la présence au Sud de ses agents que l IRD répond à ses objectifs d établissement public de recherche fi nalisée : «L Institut a pour mission, en France et hors de France, en particulier par des actions de recherche en coopération de longue durée, en accord avec les États avec lesquels sont établis des protocoles et conventions : [ ] de promouvoir et de réaliser tous travaux de recherche scientifi que et technologique susceptibles de contribuer au progrès économique, social et culturel des pays en développement, en particulier : par l étude des milieux physiques, biologiques et humains ; par des recherches visant à favoriser une meilleure maîtrise des capacités de développement par les pays eux-mêmes.» (Article 2 du décret n du 5 juin 1984 portant organisation et fonctionnement de l IRD). S appuyant sur les structures de recherche unités mixtes de recherche, unités mixte de service, unités mixtes internationales, observatoires dont il est cotutelle, l Institut encourage : la co-construction des programmes de recherche fondés sur la demande des Suds, les pratiques de partenariat et de renforcement des capacités des Suds, le dialogue sciences-sociétés, la copublication des résultats des recherches, en visant l excellence, une valorisation commune des résultats. Par son rôle d opérateur de recherche, mais aussi de promoteur de la recherche via ses fonctions d agence pour le développement (AIRD), l IRD accueille dans le cadre de partenariats des chercheurs d autres organismes souhaitant à la fois mener leurs recherches au Sud, y créer des synergies et renforcer les capacités des pays du Sud. Vous êtes partie prenante de ce dispositif original, et l ensemble des structures de l Institut, en France (siège, centres, unités) et à l étranger (représentations), vous accompagnent dans votre expatriation. Cet accompagnement est scientifique dans la définition et la conduite des projets de recherche en partenariat. Il est également administratif (voyages, rémunération ) et social (santé, sécurité, évolution professionnelle ). Ce guide présente l ensemble de ces dimensions. 8 Institut de recherche pour le développement

9 L expatriation à l IRD L expatriation, un enjeu majeur pour l IRD L expatriation est le principal instrument de projection au Sud des ressources humaines de l Institut, qu il s agisse des personnels titulaires, en CDD ou en accueil. Au cœur des missions de l IRD, elle permet, depuis des implantations chez les partenaires, de co-porter et co-animer sur le long terme des projets de recherche, ainsi que des actions d enseignement, de formation et de valorisation conforme aux priorités des pays d accueil. En tant qu agent affecté à l étranger, vous avez donc une responsabilité toute particulière dans la mise en œuvre de la politique de l établissement, notamment telle qu elle est déclinée dans son contrat d objectifs. Vous allez contribuer à sa mise en œuvre de multiples manières : renforcement du potentiel scientifi que, des capacités de recherche au Sud, diffusion des outils d acquisition de connaissance ; construction du dialogue entre communautés scientifi ques ayant des approches et des cultures différentes ; inscription sur le long terme de la présence au Sud de scientifi ques du Nord, créant ainsi des liens entre communautés et des réseaux pérennes et forts ; promotion d approches intégrées, mobilisation de la communauté scientifi que française et européenne, ainsi que de bailleurs de fonds, sur des enjeux de recherche prioritaires pour le Sud ; regards croisés sur des terrains d étude partagés, mutualisation de moyens, de méthodes et de capacités d analyse ; formation à la recherche par la recherche, création et consolidation de dispositifs d enseignements orientés vers un développement pérenne ; accroissement des échanges Nord-Sud, mais aussi Sud-Sud et Sud-Nord Les cadres conventionnels de l expatriation L affectation d un agent dans un pays étranger s inscrit dans différents cadres conventionnels. Le cadre institutionnel Des conventions ou un accord de partenariat défi nissent l objet et les modalités de coopération entre l IRD et ses partenaires à l étranger. L activité en expatriation se situe donc dans le cadre de ces accords. Le guide de l expatrié(e) 9

10 L expatriation à l IRD La programmation scientifi que Les conventions de recherche décrivent les programmes de recherche pour lesquels les agents sont envoyés en expatriation. Elles indiquent ce que chaque partenaire met à disposition dans le cadre de ces programmes, notamment les personnels affectés à leur réalisation, et elles en prévoient la durée. Elles sont validées par les différents acteurs du processus : partenaires, représentants, directeur général délégué à la Science, directeurs d unité. L accueil ou l hébergement Les conventions d accueil ou d hébergement indiquent les modalités concrètes organisant la présence d agents au Sud, chez ou avec les partenaires. Elles précisent la fi nalité des affectations, leurs modalités de gestion (organisation des budgets, origine des fi nancements ), ainsi que les modalités de mise en œuvre (gestion des projets, copublications, valorisation, encadrement d étudiants locaux ou activités d enseignement à réaliser ). Dans les pays étrangers, ces conventions déterminent les engagements de l IRD et de ses partenaires. Dans bon nombre de pays, c est en fonction de ces accords que les autorités locales accréditent les chercheurs en expatriation et les autorisent à bénéfi cier ou non d un visa dans le pays. Elles sont donc nécessaires pour qu un agent puisse être affecté chez un partenaire à l étranger. Les acteurs du processus Les représentants Les représentants de l IRD sont les garants de la mise en place des accords de partenariat et des conditions d accueil chez les partenaires de l IRD. Ils sont responsables administrativement des agents affectés dans leur zone de compétence. Ils sont notamment les ordonnateurs des dépenses gérées via le service comptable de leur représentation, et les signataires des demandes de mission ou de congés des agents expatriés Leur responsabilité, de même que celle de l agent affecté dans leur zone de compétence, peut être engagée si ce dernier contrevient aux dispositions légales ou réglementaires, notamment en matière de sécurité. Il est donc primordial de prendre contact avec le représentant ayant compétence sur le pays dans lequel vous pouvez être affecté, ce dès que vous envisagez une expatriation. 10 Institut de recherche pour le développement

11 L expatriation à l IRD Les directeurs de département scientifique et les directeurs d unité Les directeurs scientifi ques et les directeurs d unité valident les conventions de recherche dans lesquelles s inscrivent les activités des agents affectés à l étranger. Ils valident également les demandes d affectation en fonction des objectifs scientifi ques de la Direction générale déléguée à la Science (DGDS). Les directeurs de département scientifi que pilotent, en lien avec les directeurs d unité, les activités scientifi ques réalisées à l étranger. En expatriation, votre responsable scientifi que reste votre directeur d unité et votre retour d affectation se fera dans votre unité, sauf événements propres à la vie des unités (un nouveau contrat quinquennal, par exemple). Les partenaires Les partenaires de l IRD sont des acteurs majeurs de l expatriation en tant que partie prenante dans les différents cadres conventionnels : accords de partenariat, conventions de recherche et conventions d accueil ou d hébergement. Se préparer à l expatriation L expérience montre que les séjours en expatriation accroissent sensiblement le niveau d autonomie et de responsabilité des agents. Outre l éloignement, voire l isolement géographique, ils supposent en effet très souvent une plus grande implication dans des activités scientifi ques de gestion de projets, de coordination de partenariat, voire de représentation. Ils positionnent les agents au cœur des fi nalités des missions de l IRD, le développement des pays les moins avancés par la production de connaissances. Ce faisant, ce sont souvent pour les agents des périodes particulièrement propices à une réfl exion, une ré-interrogation, sur la qualité et l éthique de leurs pratiques et de leur production. Fondamentale pour permettre à l Institut de mener à bien ses missions, l expatriation est un moment important dans la carrière et le projet professionnel des agents. Mais aussi enrichissant soit-il, il est nécessairement limité dans le temps et doit donc être pleinement intégré dans les activités scientifi ques développées en France. Projetant les agents dans un espace social, linguistique et culturel différent de celui dans lequel ils ont été formés, l expatriation constitue, notamment pour les Le guide de l expatrié(e) 11

12 L expatriation à l IRD jeunes recrutés, une expérience personnelle particulièrement marquante. Elle peut, en outre, avoir des conséquences sur la vie familiale. Les projets d expatriation ne doivent négliger aucun de ces paramètres afi n de préserver les capacités de chacun, et la qualité incontestable de la recherche, mais aussi des initiatives de formation et de valorisation, conduites à l IRD. La mission de longue durée Afi n de préparer une expatriation, il est vivement conseillé, voire indispensable d effectuer une mission de longue durée dans le pays où vous souhaitez être affecté. Elle permet de défi nir le cadre général de votre expatriation future : préparer le partenariat dans lequel s inscrira votre affectation, découvrir les infrastructures et les conditions de travail locales, anticiper les risques et ainsi pouvoir travailler à leur prévention, rencontrer le représentant et des expatriés sur place La durée des missions de longue durée est en moyenne de deux mois. Les demandes sont effectuées par les directeurs d unité, dans le cadre de la demande budgétaire ou dans le cadre d un contrat de recherche. Pour les missions fi nancées par l Institut, elles sont arbitrées une fois par an selon la même procédure que les expatriations. D un point de vue pratique : Les missions de longue durée doivent être effectuées dans l année budgétaire où elles ont été arbitrées. Elles entrent dans le cadre général des missions de l IRD. Ainsi, si votre voyage est pris en charge, celui des membres de vos familles ne l est pas, contrairement à l expatriation. Votre départ est géré par le Service mission et voyage du siège (SMV). Durant la mission, une indemnité journalière (ou per diem) s ajoute à votre rémunération. Son montant est basé sur des taux fi xés et réévalués régulièrement par le ministère des Finances. Le per diem couvre toutes les dépenses à l étranger liées à l hébergement, à la prise des repas, et aux dépenses nécessitées par la mission. Vous pouvez bénéfi cier d une avance sur l indemnité journalière. Tout décalage important entre la date de départ qui vous a été notifi ée et la date de départ réelle doit être signalé à votre département scientifi que. 12 Institut de recherche pour le développement

13 L expatriation à l IRD Quelques questions à (me) poser avant mon départ en expatriation De multiples interlocuteurs sont à votre disposition pour répondre aux questions que vous pourriez vous poser. Pour ce qui concerne le cadre conventionnel de l expatriation : dans quels accords de partenariat ou convention de recherche s inscrit mon départ? Intègre-il un volet budgétaire? Peut-il être géré par la régie de l IRD dans le pays d accueil?... Vos interlocuteurs : - Unité - Département scientifi que - Représentation - AIRD - Direction des fi nances - Régie locale Concernant les conditions de travail en expatriation : quels sont les instruments scientifi ques, les infrastructures, les équipements informatiques à disposition? Quelles sont les conditions de sécurité de l environnement de travail?... Vos interlocuteurs : - Partenaire (si vous devez être hébergé par un partenaire) - Représentation - Assistant de prévention - Service informatique local (SIL) Le voyage et le déménagement - Service mission et voyage du siège (SMV) - Représentation - Personnels locaux - La santé La santé : mon état de santé me permet-il de partir en expatriation? Comment gérer ma santé en expatriation?... Votre interlocuteur - Médecin de prévention (une visite médicale d aptitude est obligatoire avant tout départ en expatriation) Le guide de l expatrié(e) 13

14 L expatriation à l IRD Concernant votre carrière professionnelle : quels peuvent être les impacts de l expatriation sur mon évolution de carrière? Comment se déroulera mon retour en France? Vos interlocuteurs : - Gestionnaire ressources humaines - Directeur d unité Vie privée : quels impacts peuvent avoir l expatriation sur ma vie privée? Sur les membres de ma famille? Votre interlocuteur - Conseillère sociale (un entretien avec une conseillère sociale est obligatoire avant tout départ en expatriation) Les décisions d affectation à l étranger Les demandes d expatriation et de prolongation d expatriation sont effectuées par les directeurs d unité, chaque année avant le 15 juin dans le cadre des demandes budgétaires, sur la base d une note de cadrage en amont du président de l IRD. Les critères de sélection sont de trois ordres : Des critères stratégiques et géostratégiques défi nis par le président de l IRD dans sa note de cadrage. Des critères scientifiques défi nis par la Direction générale déléguée à la Science (DGDS) sur la base des priorités scientifi ques de l Institut. Des critères financiers défi nis par la Direction générale déléguée aux Ressources (DGDR), dans le cadre de l enveloppe affectée annuellement à l expatriation. L arbitrage des expatriations est ensuite réalisé par le président de l Institut sur la base d une liste de candidats sélectionnés par la DGDS en lien avec les directeurs d unité, les représentants et la DGDR. Depuis plus de dix ans, l IRD consacre plus de 28 millions d euros à l expatriation d agents, budget qui recouvre la masse salariale (salaires, indemnités de résidence pour service à l étranger, majorations familiales), auquel s ajoutent les fi nancements des trajets, missions et déménagements. 14 Institut de recherche pour le développement

15 L expatriation à l IRD Il intègre également des paramètres de sécurité, et notamment le classement des zones géographiques à risques par le ministère des Affaires étrangères (www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs). Ainsi, aucun agent ne peut être affecté en «zone rouge». Les expatriations en «zone orange» peuvent être acceptées sous condition après avis des représentants concernés, dans la mesure où la protection des agents peut être assurée. Les arbitrages sont biannuels : en mars, pour des départs en septembre, et en juillet, pour des départs en février de l année suivante. Pour chaque demande, la DGDS explicite l arbitrage au directeur d unité ainsi qu au candidat qui fait la demande. La notification d affectation Si l arbitrage est positif, le candidat et son directeur d unité reçoivent de la Direction des ressources humaines une notification d affectation qui précise : La date de début d affectation, l agent devant prendre ses fonctions en expatriation 30 jours maximum après cette date. La date de fi n d affectation, congés de mutation inclus. Le nom du gestionnaire RH qui traitera le dossier. Les documents à renvoyer au gestionnaire RH. Les interlocuteurs qui, à l IRD, interviendront avant le départ. Dès que vous avez reçu votre notification d affection, vous pouvez entamer la préparation de votre départ et celui de vos ayants droit. Vos ayants droit sont les personnes qui vous accompagnent dans votre expatriation et dont les frais de déplacement sont pris en charge par l IRD : votre conjoint marié ou pacsé, vos enfants à charge, vivant habituellement sous votre toit, vos ascendants vivant habituellement sous votre toit et non assujettis à l impôt sur le revenu. Le guide de l expatrié(e) 15

16 L expatriation à l IRD Avant le départ

17 Avant le départ Avant votre départ, vous devez effectuer un certain nombre de démarches qui permettront la prise en charge de votre déplacement et de votre installation, et prépareront le bon déroulement de votre séjour. La prise en compte des conditions de vie et de sécurité Afin d effectuer votre séjour dans les meilleures conditions possibles, il est important de vous informer avant votre départ sur les conditions de vie et de sécurité dans le pays de destination. Pour ce faire : vous devez contacter la représentation de l IRD ayant compétence sur le pays dans lequel vous êtes affecté ; vous devez également prendre connaissance de la «Fiche sécurité missions» concernant votre pays de destination, mise à disposition sur l Intranet de l IRD (https://intranet.ird.fr/fi ches-infos-securite-pays) ; vous pouvez contacter des agents ayant été en poste dans votre zone de destination. Par ailleurs, le site internet du ministère des Affaires étrangères propose des pages «Conseils aux voyageurs» (www.diplomatie.gouv.fr > Les français à l étranger > Conseils aux voyageurs) contenant des informations spécifi ques à chaque pays. L onglet «Sécurité» présente la situation de chaque pays, au regard de la criminalité notamment. Il indique les consignes de sécurité à observer, ainsi que les zones à éviter ou les pratiques à connaître. L onglet «Transport» permet d être informé sur les modes de transport à privilégier ou à proscrire, les itinéraires à éviter, les horaires auxquels fréquenter les différents axes routiers... L onglet «Santé» fait un point sur la situation sanitaire du pays et donne les numéros d urgence : hôpitaux, médecins agréés par le consulat, centres antipoison, pompiers... Vous trouverez également des informations pratiques concernant l expatriation et la préparation au départ auprès de la Maison des Français à l étranger (www.mfe.org). Le guide de l expatrié(e) 17

18 Avant le départ La visite médicale Dès réception de la notifi cation d affectation, vous devez obligatoirement passer une visite médicale auprès d un médecin de prévention de l IRD. Quatre médecins de prévention exercent à l IRD, à Marseille, Bondy, Montpellier et Nouméa. L Institut a en outre signé des conventions avec des services de médecine interentreprises en métropole, dans les ROM COM et à l étranger. L ensemble de ce réseau est coordonné par le médecin de coordination du siège de l IRD. La visite médicale permet de : Faire le point sur votre état de santé, évaluer les risques professionnels dans votre nouvelle affectation, et vérifi er la compatibilité entre ces deux paramètres. Évoquer la qualité des infrastructures sanitaires du pays d accueil, qui peut aussi être un élément déterminant pour autoriser votre départ. Vous informer sur les maladies dans le pays d affectation (paludisme, dengue, parasitoses ) et les moyens de prévention à mettre en œuvre. Mettre à jour les vaccinations nécessaires. Vérifi er l absence de contre-indication aux vols longs courriers. Vous aider à préparer votre trousse à pharmacie. Aborder avec vous les particularités psychosociales de la vie en expatriation Cette visite doit être effectuée au plus tard trois mois avant le départ, afi n de permettre d éventuels examens complémentaires, la prise d avis spécialisés, la mise à jour des vaccinations en tenant compte du temps d immunisation. Si vous ne respectez pas ce délai, votre départ peut être retardé. À l issue de cette visite vous sont remis : un livret d information sur les risques liés aux missions en pays étrangers, un certificat médical qui valide votre aptitude à l expatriation et sans lequel vos titres de transport ne pourront vous être délivrés. 18 Institut de recherche pour le développement

19 Avant le départ L établissement des passeports et des visas Les passeports Dès réception de votre notifi cation d affectation, il vous appartient de remplir les formalités administratives auprès de votre mairie ou votre préfecture pour faire établir votre passeport et ceux de vos ayants droit. Les timbres fi scaux nécessaires peuvent être pris en charge par l IRD. Pour en obtenir le remboursement, vous fournirez au Service missions et voyages (SMV) une copie des pages des passeports comportant les photographies d identité et le justifi catif original de paiement. Les visas Un visa n est pas requis pour tous les pays. Lorsqu il est obligatoire, vous devez en faire la demande pour vous-même et vos ayants droit. Pour connaître les formalités à accomplir, vous pouvez consulter le site web du consulat de votre pays de destination, et contacter le SMV. Si votre présence n est pas exigée par les autorités consulaires, le SMV peut effectuer les formalités de demande de visa. Attention, dans ce cas, vous serez amené à transmettre votre passeport accompagné des documents demandés par les services consulaires. Si vous effectuez vous-mêmes les formalités, pour obtenir le remboursement de vos frais de visas, vous fournirez au SMV une copie des pages des passeports comportant les photographies d identité et les visas, ainsi que le justifi catif original de paiement. Les démarches spécifiques pour les agents non français Si vous n avez pas la nationalité française, et que vous êtes affecté dans un autre pays que le vôtre, il faut veiller à être à jour de vos droits au séjour sur le territoire français afi n que votre demande de visa ne soit pas retardée. L IRD ne peut pas se charger de ces formalités, qui peuvent s avérer longues et complexes. Mais il peut vous soutenir dans vos démarches en intervenant auprès du consulat ou du service préfectoral concerné, en rappelant les textes applicables et les contraintes liées à la nature de la mission à l étranger. La Direction des affaires juridiques peut notamment vous assister dans vos démarches administratives. Le guide de l expatrié(e) 19

20 Avant le départ Les titres de transport Vous avez 30 jours pour rejoindre votre nouveau poste, à compter de la date d affectation qui vous a été notifi ée. Vos ayants droit ont, quant à eux, six mois pour vous rejoindre à compter de votre date de prise de fonction. C est le SMV qui instruit votre dossier de voyage et ceux de vos ayants droit. Au minimum trois semaines avant votre départ, vous transmettrez impérativement au SMV : l identité des ayants droit qui vous accompagneront en expatriation, vos lieux de départ et le lieu d arrivée, les dates de voyage souhaitées, le certifi cat d aptitude à l expatriation, qui doit dater de moins de trois mois avant la date prévue de départ. Dès votre arrivée dans le pays d accueil, la feuille de voyage, visée par le représentant du pays d accueil, et vos justificatifs de transport (coupons d embarquement ) doivent être impérativement retournés au SMV. La recherche d un logement En termes de sécurité du logement, il convient d éviter deux écueils : un logement au luxe ostentatoire ou, à l opposé, un habitat précaire dans un lieu isolé à l écart des grandes villes. Pour connaître les quartiers les plus propices pour vivre et résider, il est recommandé de solliciter le représentant de l IRD, et des agents déjà expatriés. Par ailleurs, les modalités de location d un logement sont très variables d un pays à l autre. Il peut vous être demandé une avance sur loyers de plusieurs mois, allant parfois jusqu à un an et demi. Renseignez-vous au préalable sur les dispositions applicables afi n de pouvoir prendre les dispositions nécessaires une fois sur place. Les frais de déménagement Les frais de déménagement sont pris en charge par l IRD sous la forme d une indemnité forfaitaire de changement de résidence (IFCR), versée avec le salaire et soumise à cotisations sociales. 20 Institut de recherche pour le développement

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