Le guide de l expatrié

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1 Le guide de l expatrié

2 SOMMAIRE Préface...7 Introduction...9 Avant le départ...11 En préalable : une décision de l établissement...11 Vos interlocuteurs à l IRD La préparation administrative du départ Les documents à transmettre à votre gestionnaire RH L établissement des passeports Le passeport de service Les visas Les titres de transport Le paiement d une avance sur rémunération La prise en compte des risques professionnels Votre suivi médical Votre couverture sociale L assistance au rapatriement La scolarisation des enfants L enseignement par correspondance Les documents administratifs nécessaires à l étranger Durant le séjour...21 La vie en expatriation Le respect des règles de vie du pays d accueil Les relations humaines

3 Les conduites addictives : tabac, alcool, drogues Votre sécurité à l étranger La recherche d un logement Les déplacements sur de longues distances La responsabilité pénale à l étranger Votre parcours de carrière et le développement des compétences Votre évaluation Votre carrière Votre droit à pension Votre rémunération La rémunération principale L indemnité d établissement La rémunération en situation de congés maladie, de maternité Lors des congés ordinaires de maladie Lors de congés de maternité, paternité ou adoption L imposition de vos revenus Les congés annuels Les droits à congés annuels Les congés intercalaires Sans droit à voyage Avec droit à voyage Les congés de mutation Vos obligations à l étranger L obligation de réserve Le cumul d emploi Les missions effectuées dans le cadre de l expatriation La médecine de prévention

4 Sommaire La prévention des risques professionnels L organisation de la prévention Les activités de terrain en zone isolée L accident de service ou de trajet Le retour...39 Votre retour professionnel et personnel Le suivi médical La protection sociale et autres démarches Votre retour administratif Le voyage retour Votre rémunération Annexes...43 Mémo d une expatriation Les représentants de l IRD à l étranger Les droits à congés selon les pays Les sections locales de l AOS à l étranger Les textes de référence Glossaire des sigles

5 PRÉFACE La science est un atout indispensable pour parvenir à résorber les écarts entre les pays du Nord et du Sud. Elle participe au développement de ces pays en produisant des connaissances - la biodiversité, lutte contre la pauvreté et les maladies émergentes, migrations internationales L IRD a mis en place un réseau de partenaires avec les pays du Sud et développe une recherche mais aussi d autres institutions de recherche, des établissements universitaires et d enseigne- - Guide de l expatrié. - parcours particulièrement enrichissant avec nos partenaires, au service de la recherche pour le MICHEL LAURENT Directeur général de l IRD 7

6 Introduction INTRODUCTION Vous allez partir en expatriation à l étranger pour deux années au minimum. Vous se- en vue de produire de la connaissance en partenariat avec les pays du Sud, expertise et la valorisation, soutien et la formation. «L institut a pour mission, en France et hors de France, en particulier par des actions de recherche en coopération de longue durée, en accord avec les États avec lesquels sont établis des protocoles et conventions : tibles de contribuer au progrès économique, social et culturel des pays en développement, en particulier, par l étude des milieux physiques, biologiques et humains de ces pays par des recherches tendant à donner à ces pays la maîtrise de leur développement, et culturels concernés, des recherches, d étrangers, son domaine de compétence, d évolution en vue de l élaboration de la politique nationale en ce domaine, Art. 2 du décret En développant une politique de partenariat forte locales, mais aussi d autres institutions de recherche, des établissements universitaires et d enseignement supérieur. 9

7 échanges, notamment par le biais des copublications. L IRD intervient ainsi au niveau du sou- En valorisant l expertise au service du développement - connaissances, l IRD s appuie sur des instruments comme le dépôt de brevets, la mise en place de contrats de valorisation et de consultance, ou l aide à des créations d entreprises. - - et de compréhension du monde. Il développe notre ouverture pour la nouveauté tout en étant L IRD a souhaité, dans le cadre d un projet piloté par la Direction des personnels, s engager dans Vous trouverez dans ce guide : texte en gras], paragraphes pointés], ]. - - termes de carrière, ou de comportements à tenir. Vous trouverez également sur l intranet de l IRD, Le Guide de l expatrié s adresse en priorité mations contenues dans ce guide, sur des pages

8 Avant le départ AVANT LE DÉPART C- - étape de carrière. En préalable : une décision de l établissement Être expatrié, c est exercer son activité à l étranger, pour une durée supérieure à deux ans, nique, ou d un projet de développement mené pour le compte de l IRD. La décision d expatrier un agent relève du Directeur général de l IRD ments de recherche). Il convient donc,. - tion ou sur simple demande de l agent, l IRD organise un entretien préalable au départ portant visite médicale obligatoire d aptitude limiter le choc culturel.. La com- 11

9 s ouvrir à la culture du pays d accueil, à travers des lectures - ), sites d actualité locale... réaliser une ou plusieurs missions Vos interlocuteurs à l IRD directeur d unité - représentant de l Institut, il assure localement la représentation institutionnelle auprès des établissements - la promotion de l action de l Institut et de ses partenariats., la DP ment, vos congés, les visites médicales et vous conseillera concernant votre carrière...) et le BMV du siège La préparation administrative du départ Les documents à transmettre à votre gestionnaire RH RH les documents suivants : Un Le cas échéant, un 12

10 Avant le départ attestation sur l honneur nonperception de revenus. page 28) Un relevé d identité bancaire, en cas de changement de domiciliation bancaire L établissement des passeports Il vous appartient de ture - Le passeport de service port de service pour obtenir un visa de résidant. départ et de retour, le pays de destination, l objet de la mission, la durée de validité du passeport Une photocopie de la carte d identité ou du passeport de chacun des membres de la Une attestation sur l honneur de non-emploi établie par votre conjoint, ainsi libellée : seport de service vous sera retourné, accompagné d une «note verbale» du ministère des La durée de validité d un passeport de service est variable selon les pays. 13

11 Les visas Vous - pour vous et vos ayants droit tés, signés et accompagnés de photos d identités, par voie postale sécurisée. d une part à votre situation administrative en France au regard du droit au séjour, d autre part à la procédure de délivrance de visa. - départ. L IRD peut intervenir en soutien de vos démarches auprès du consulat ou du service mission à l étranger. Vous pouvez consulter les conventions bilatérales conclues par la France sur le site du Les titres de transport 14 du siège : L identité des ayants droit

12 Avant le départ Le lieu de départ et le lieu d arrivée Les codes, les dates et les heures des vols empruntés feuille de voyage. Dès votre arrivée dans le pays d accueil, la. Le retour de Le remboursement des frais de déménagement Au moment de votre départ renvoyer par courrier, rempli et accompagné d un relevé d identité bancaire. -. Le paiement d une avance sur rémunération - avance sur rémunération demande sur papier libre auprès de votre gestionnaire RH en précisant le nombre d échéances mensuelles de rembour- Les transferts d information et de données Avant votre départ, vous devez contacter votre SIL données nécessaires à votre activité. Il vous appartient également de annuaire@ - 15

13 - meilleures conditions possibles. La prise de contact obligatoire avec la représentation de l IRD contacts avec des agents ayant l expérience du pays dans votre zone de destination. site internet du ministère des Affaires étrangères et européennes propose des pages «Conseils aux voyageurs» coordonnées, il est vivement recommandé d avoir sur soi les numéros de la représentation de l'ird, de la structure d affectation et de l ambassade. Votre suivi médical 16 Avant votre départ,. Le cer- mission», la mise à jour des vaccinations en tenant compte du délai d immunisation. Si vous ne respectez pas ce délai, votre départ pourra être retardé. La visite médicale d aptitude permet de :

14 Avant le départ - des contre-indications à votre départ cours de la visite, un livret d information sur les risques liés aux missions en pays étrangers vous sera remis V É activités en haute altitude et pour la plongée) et déterminer la surveillance médicale adaptée Consulter votre dentiste Consulter votre médecin traitant Emporter votre carnet de vaccination Emporter votre carte de groupe sanguin Emporter vos ordonnances Emporter vos comptes-rendus médicaux, avec leur traduction, si vous avez une pathologie suivie et traitée emporter une quantité si vous suivez un traitement régulier Vous munir des équipements de prévention de base imprégnées ). Votre couverture sociale important de rencontrer une conseillère sociale - tien nécessite un certain nombre de démarches auprès du centre de Sécurité sociale et de la mutuelle dont vous, et vos ayants droit, dépendez. Dans tous les cas, il vous incombe avant votre 17

15 départ de votre mutuelle de votre changement de situation. L assistance au rapatriement - - assurance rapatriement pour vous et vos proches. Seuls les médecins de ces assureurs sont habilités, en lien avec un médecin local et un médecin de l IRD, à décider du rapatriement d une personne soit vers son pays d origine, soit vers le pays le plus proche en mesure de proposer droits désignés dans le contrat d adhésion à ses mutuelles. D une manière générale, dès votre arrivée dans le pays d accueil, vous réagir rapidement en cas de problème et amorcer les démarches nécessaires. La scolarisation des enfants 18 Vous trouverez sur le site internet une base de

16 , concernant les établissements scolaires mais aussi sur les bourses pouvant être accordées aux L enseignement par correspondance Avant le départ les inscriptions dès le mois de juin. Dans beaucoup de pays, la scolarisation dans un établissement local, dans la langue du pays - Les documents administratifs nécessaires à l étranger Dès la décision d expatriation prise, nous vous conseillons d établir un dossier comprenant l ensemble des documents administratifs français dont vous pourrez avoir besoin sur Actes de naissance Jugement de divorce 19

17 faire traduire ces documents dans la langue du pays d accueil ou en anglais. Dans certains pays, Il est conseillé de se renseigner auprès du consulat sur les conditions d acceptation des documents français par les administrations du pays d accueil. Vous trouverez sur la, le site internet institutionnel 20

18 DURANT LE SÉJOUR C - La vie en expatriation Dès votre arrivée dans le pays d accueil, vous devez arrivant. vote. Le respect des règles de vie du pays d accueil à ce titre un certain nombre d obligations, dont celle de respecter les règles de vie locales. Vous devez : Appliquer les lois et règlements locaux Distinguer ce qui est une obligation absolue de la simple recommandation Savoir apprécier les circonstances dans lesquelles il sera nécessaire de vous conformer à une stricte obligation de réserve, et notamment leur droit à l image du pays d accueil. 21

19 La vie de famille en expatriation Si votre conjoint est salarié du secteur privé, il peut légitimement démissionner pour vous. La date de démission doit considérer, au terme du congé maternité, comme ayant légitiment démissionné pour vous suivre. congé sans solde. La question du personnel de maison - - déclarer les personnels employés, leur rémunération et leur sécurité sociale travail... base de données, NALTEX, relative aux législations en matière de droit du travail et Les relations humaines 22 - Ne pas tenter une assimilation qui pourrait être vécue comme non respectueuse

20 La question du racisme et de la tolérance É l égalité et la liberté, mais aussi, pour certains pays, une ancienne puissance coloniale. Le statut principe d égalité, de non discrimination respecter ces principes vis-à-vis d autrui une obligation de neutralité et un devoir de réserve. - ner lieu à. La solidarité, l empathie, l entraide sont des valeurs humaines universelles dont bon nombre nitaire. Si ces actions ne sont pas étrangères à l esprit de la recherche pour le développement, respecter cette séparation entre activité professionnelle et engagement privé Les couples formés lors de l expatriation Les conduites addictives : tabac, alcool, drogues - En outre, les lois françaises du travail s appliquent dans les structures de l IRD 23

21 Votre sécurité à l étranger Les conditions de sécurité à l étranger sont très variables d un pays à l autre. Les représentants Vous pouvez également consulter régulièrement les «Conseils aux voyageurs» du site internet du ministère des Affaires étrangères et européennes. Il est par ailleurs vivement recommandé de toujours avoir sur soi les numéros utiles en cas de problème : représentation de l IRD, structure d affectation, services de secours, ambassade. vous de toujours disposer de ses coordonnées et heures d ouverture. sont disponibles sur le site internet du ministère :. Vous trouverez également un sur le site internet du ministère de la Justice : La recherche d un logement - solliciter le représentant de l IRD sur place, des associations locales ou des agents déjà expatriés. 24 trié dans une situation de vulnérabilité si elle n est pas utilisée à bon escient. Les petits services -

22 Retirer de l argent part une vigilance extrême étant accompagné. Les déplacements sur de longues distances Dans certain pays, de simples incidents, tel un obstacle ou un attroupement sur une route, peu- s ad- capable de déjouer ces pièges et ainsi sécuriser vos le représentant de l IRD et par l ambassade dans le pays d accueil. Les rapports avec les forces de police tout rapport avec les La responsabilité pénale à l étranger «La loi pénale française est applicable à tout crime commis par un Français hors du territoire de la République. Elle est applicable aux délits et crimes commis par des Votre parcours de carrière et le développement des compétences Les droits à formation - 25

23 - pendant la durée de la formation. Votre évaluation - - Votre carrière votre interlocuteur privilégié reste votre gestionnaire RH - de l avancement d échelon pour les services accomplis dans les pays étrangers situés hors d Eu- - Votre droit à pension 26

24 du Bureau des pensions, au sein du pôle «Politique sociale et qualité de vie au Votre rémunération blissement. Lorsqu il est en expatriation, l agent ne perçoit plus ses anciennes primes La rémunération principale La rémunération principale est composée du traitement indiciaire et de l indemnité de résidence pour service à l étranger. traitement indiciaire indemnité de résidence pour service à l étranger. L usage à l IRD est de limiter les affectations à l étranger à deux ans, renouvelables une fois Les avantages familiaux Le supplément familial à l étranger 27

25 - 10 % de l indemnité de résidence pour service à l étranger la percevoir, vous devrez donc. L indemnité d établissement blissement prévue par l article 11 du décret du 28 mars Elle est égale à 60 % du montant de l indemnité de résidence pour service à l étranger en vigueur au 1 er - En résumé La rémunération en situation de congés maladie, de maternité 28 Lors des congés ordinaires de maladie

26 durant un mois, 50 % le mois suivant, charge Au bout de trois mois passés en congé maladie ordinaire, il vous est recommandé de contacter un médecin de prévention et une conseillère sociale de l IRD pour l organisation de vos soins et votre éventuel rapatriement. Lors de congés de maternité, paternité ou adoption s il n était pas en congé. L imposition de vos revenus N oubliez pas d de votre résidence en de votre nouvelle adresse à l étranger, sans attendre le dépôt de votre déclaration, pour permettre l envoi de votre déclaration à votre nouvelle adresse. L année suivant votre départ à l étranger, vous pouvez déclarer vos revenus en ligne sur le site des non-résidents. - votre déclaration. Pour en savoir plus vous pouvez consulter les pages du site du ministère du Budget dédiées à l imposition des expatriés : Les congés annuels Les droits à congés annuels - 31, 33 ou 36 jours. À cela s ajoutent, 14,5 jours de 29

27 RTT et, le cas échéant, deux jours de fractionnement pour des congés pris en dehors de la période d été). annuels au 31 décembre, d en reporter tout ou partie sur l année suivante. Le nombre de jours ) - - représentation. des congés et les congés de mutation. Les congés intercalaires 30 Les congés intercalaires sont pris en cours de séjour et ne sont pas suivis d un changement ) Congés intercalaires sans droit à voyage d un congé avec droit à voyage. Congés intercalaires avec droit à voyage le coût d un voyage aller-retour vers la France peut être. Une note du Secrétariat général

28 Seul le tarif le plus - vellement de passeports, de visas ou vaccinations obligatoires sont également pris en charge. - de congés intercalaires avec droits à voyage Les périodes de voyage peuvent néanmoins être différentes les trajets ou les conditions de transports peuvent être différents. L IRD rem- vous devez remplir, avant votre départ, une déclaration dégageant l administration de toute responsabilité pour les dommages occasionnés par le déplacement. : Les titres de transport Les Les À noter : pour mutation. chapitre suivant). Les congés de mutation Les cas de 31

29 pour les congés intercalaires avec droit à voyage. : Les titres de transport Les Les Vos obligations à l étranger L obligation de réserve votre comportement général doit présenter une certaine réserve. - Regroupées dans un Guide des bonnes pratiques de la recherche pour le développement, ces rencontres sur le terrain avec les personnels de l IRD et leurs partenaires, ce guide tient compte En outre, le CCDE peut vous aider à vous orienter dans l application des règles déontologiques Le est à votre 32 Un accord interinstitutionnel, nécessaire pour protéger vos droits, est établi préalablement à votre -

30 durant votre séjour. priété conjointe de l établissement d accueil et de l IRD. Pour en savoir plus sur la Propriété intellectuelle et les possibilités d exploitation des Le cumul d emploi - - demande doit recueillir l avis de votre directeur. der votre demande de cumul d emploi par le partenaire sur place. Les missions effectuées dans le cadre de l expatriation adresser à la représentation,. Vous devez également : sant la demande de mission : Numéro de sécurité sociale Nom et prénom Adresse administrative 33

31 assurance rapatriement couvrant les agents partant en mission pour six mois maximum habilités à décider du rapatriement et des modalités de celui-ci. Un document résumant les conditions d assistance et mentionnant les numéros à appeler en cas d urgence Vous devrez transmettre une copie de ce document au représentant dispositions nécessaires au plus vite en cas de besoin. La médecine de prévention 34 auprès d un médecin ayant conventionné avec l IRD. Si les visites annuelles ne sont pas encore organisées par un mé- vous devez donc contacter les médecins de prévention de l IRD pour consultation. à votre disposition pour répondre, par courriel ou par téléphone, à vos questions et Vous devez être prudent face à toute prescription ou tout diagnostic médical. Les mé- respecter les consignes suivantes :

32 - pour les prévenir. se. se conformer à la législation française, sauf si la réglementation locale est plus contraignante. Les me- prévenir les accidents. - L organisation de la prévention La responsabilité en matière d hygiène et de sécurité incombe au directeur d unité, ordonnateur - prévues. et sécurité mis en place au niveau des représentations et des unités. d enclencher la prise en charge et l éventuel suivi médical. Le droit de retrait reste applicable en - d unité et au représentant l hébergeur. 35

33 permettant d organiser la prévention des risques : un un ainsi que le Les activités de terrain en zone isolée la mission. Dans des zones particulièrement isolées, les moyens de communication et d alerte des secours sont des éléments indispensables à prévoir lors de la préparation de la mission. représentation : contacts réguliers, connaissance de l itinéraire emprunté, mise à disposition de moyens d alerte ou de «protection travailleurs isolés». Le transport d échantillons, de produits, de matériel En aucun cas vous ne devez transporter. lières d échantillons tions à prendre pour le transport d échantillons ou de marchandises particulières. - à dictions locales L accident de service ou de trajet 36

34 - remplir le plus rapidement possible : une déclaration d accident de travail ou de service - 37

35 Le retour LE RETOUR A sionnelles. Dans tout les cas, les conseillères sociales seront vos interlocutrices privilégiées. - Votre retour professionnel et personnel situation, vous pouvez, en cas de questionnement, contacter les conseillers ressources Pour être mis en contact avec un conseiller ressources humaines, adressez un courriel Le suivi médical, ou une visite médicale préalable à un nouveau séjour à l étranger, auprès d un médecin de prévention de l IRD. De retour d un pays impaludé, vous devez durant une. contactez immédiatement un médecin de prévention de l IRD rition des symptômes après votre retour. La protection sociale et autres démarches. page 28). 39

36 de location de logement, contrat de travail en cas d emploi de personnels à domicile...) mais aussi - Les transferts d information et de données Vous devez contacter votre SIL des données nécessaires à votre activité. Vous devez également ), Votre retour administratif - Le voyage retour Au minimum trois semaines avant votre départ, vous devez impérativement de la représentation dont vous dépendez L identité des ayants droit votre toit Le lieu de départ et le lieu d arrivée naire RH, visée par le représentant du pays d accueil Le remboursement des frais de changement de résidence 40. page 15). -.

37 Le retour Votre rémunération cessation des versements

38 Annexes ANNEXES 43

39 MÉMO D UNE EXPATRIATION AVANT LE DÉPART Étapes institutionnelles de la Direction des personnels Étapes personnelles Contactez à l IRD : Votre médecin de prévention pour la visite médicale obligatoire Votre gestionnaire RH Votre SIL ) : Votre centre des impôts Votre centre d assurance maladie. page 19) 44

40 Annexes EN EXPATRIATION Points de vigilance installation professionnelle et rencontrer les partenaires communication avec votre laboratoire d affectation compte les risques sur place. En cas de doute contacter le médecin de prévention et l ingénieur hygiène ) visite médicale annuelle d évaluation AU RETOUR Veillez à... amont de votre départ, en lien avec marches nécessaires à votre retour et à votre déménagement ) consulter une conseillère sociale besoins de formation 45

41 LES DROITS À CONGÉS SELON LES PAYS 50 Annuels Nombre de jours de congés RTT Pour fractionnement Total 31 14,5 2 47,5 Algérie 33 14,5 2 49,5 Arabie saoudite 33 14,5 2 49, ,5 2 49, ,5 2 49, ,5 2 52, ,5 2 49, ,5 2 49, ,5 2 49,5 Égypte 33 14,5 2 49,5 Éthiopie 33 14,5 2 49, ,5 2 49, ,5 2 52,5 Kenya 33 14,5 2 49,5 Liban 33 14,5 2 49, ,5 2 49, ,5 2 49, ,5 2 47,5 Niger 33 14,5 2 49, ,5 2 52,5 Sénégal 31 14,5 2 47, ,5 2 47,5 Argentine 33 14,5 2 49, ,5 2 52, ,5 2 49, ,5 2 49, ,5 2 52, ,5 2 47,5 É 33 14,5 2 49, ,5 2 49, ,5 2 49, ,5 2 49,5 Venezuela 33 14,5 2 49, ,5 2 49, ,5 2 49, ,5 2 49,5 Inde 33 14,5 2 49,5 Indonésie 33 14,5 2 49,5 Laos 33 14,5 2 49, ,5 2 49,5 Vanuatu 33 14,5 2 49,5 Vietnam 33 14,5 2 49,5

42 Annexes Nombre de jours de congés annuels reportables d une année sur l autre Nombre maximum de jours de congés annuels cumulables sur une année Temps de séjour nécessaire pour intercalaires avec droit

43 LA FICHE D ÉVALUATION DES RISQUES 52 Procédures

44 Annexes LES SECTIONS LOCALES DE L AOS À L ÉTRANGER Localisation Responsable* Courriel Trésorier* Bénin Cameroun - Yaoundé N. Koagne - Abidjan Kenya - Nairobi S. Duvail J. Albergel Madagascar - Antananarivo Mali Niger - Niamey Tunisie Bolivie S. Hardy * Responsables et trésoriers au 30 septembre

45 LES TEXTES DE RÉFÉRENCE Guide des bonnes pratiques de la recherche pour le développement, Disponible sur. temps de séjour ouvrant droit à prise en administratif en service à l étranger. - régime des congés annuels des personnels de l tat et des établissements publics de l tat à caractère administratif en service à l étranger. le régime de congés annuels des personnels de l tat et des établissements publics de l tat à caractère administratif en service à l étranger. Note du Secrétariat général de l IRD du 4 mai 1995 concernant la billets «open» et plein tarif. statuts particuliers des corps de fonctionnaires de l IRD. organisation et fonctionnement de l Institut droits et obligations des fonctionnaires. modalités de calcul des émoluments des personnels de l tat et des établissements publics de l tat à caractère administratif en service à l étranger. Code des pensions civiles et militaires de retraite. 54

46 Annexes GLOSSAIRE DES SIGLES... )... ) )... )... )... )... )... )... )... ) É )... )... )......Ressources humaines...réduction du temps de travail... ) ) 55

47 La Direction des personnels de l IRD, initiatrice de ce Guide de l expatrié, remercie tous les suggestions et leurs conseils avisés. IRD, octobre 2009 Coordination : Impression : Imprimerie Jouve.

48 Direction des personnels ôle oliti ue sociale et ualité de vie au travail 44, bd de Dun er ue, S 90009, arseille cede 02 Intranet :