PAS À PAS MODULE GESTION D HORAIRE «COMPLÉTER SA FEUILLE DE TEMPS PAR L INTRANET»

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1 PAS À PAS MODULE GESTION D HORAIRE «COMPLÉTER SA FEUILLE DE TEMPS PAR L INTRANET» Introduction : Le pas-à-pas «Compléter sa feuille de temps par l intranet» s inscrit dans le cadre d un processus plus global qui vise à gérer des horaires de travail. Un certain nombre de services à l université ont choisi d utiliser le module de gestion de temps pour la planification des horaires de travail et le paiement du travail effectué. Une des fonctionnalités de ce module est de permettre aux employés qui sont rattachés au plan de travail de donner leurs disponibilités par le biais de l intranet de l université où se retrouvent vos informations personnelles de paie. Le responsable de ce plan de travail produit par la suite les horaires et au terme du cycle de traitement va générer les feuilles de temps qui seront éventuellement rémunérées. Au cours de ce cycle de traitement, les employés touchés devront compléter leurs feuilles de temps déposées sur l intranet toutes les deux semaines afin d être rémunérées. Ces relevés de temps deviennent disponibles une fois généré par le responsable de l horaire de travail qui se charge de faire suivre un courriel aux employés ciblés pour les aviser. L employé va accéder à ses informations personnelles grâce à son CIP (Code d identification personnel et un mot de passe) Lorsqu elles sont complétées, les feuilles de temps sont soumises par la suite à l approbation du supérieur immédiat, et deviennent payables en fonction du calendrier de paie. Les feuilles de temps qui sont produites dans le module de gestion de temps servent à payer les heures réellement effectuées par les employés et en ce sens, elles diffèrent de celles utilisées dans le cadre de l horaire variable. Clientèle ciblée : Le module de gestion d horaire est déployé pour être utilisé par les départements de façon décentralisée. Il vise actuellement à doter les utilisateurs d un outil pour la gestion des horaires et la production de feuilles de temps sur le web. Les usagers ciblés actuellement sont les emplois étudiants et certains corps d emploi qui requiert une gestion particulière. MODULE GESTION D HORAIRE - Compléter sa feuille de temps par l intranet - 1 -

2 1. Le processus de compléter sa feuille de temps par l intranet est la dernière étape pour l employé dans le cycle du module de gestion d horaire. L employé confirme les heures réellement travaillées afin que les calculs soient effectués pour le paiement de sa rémunération. Cette étape s effectue dans la même zone sécurisée du site de l université où on retrouve les talons de paie. Le code d identification personnel ( CIP) permet d accéder aux panoramas d écrans. 2. De la page d accueil de l université cliquer dans la zone de droite sur «Personnel de l UdeS» 3. Sur la page qui se présente à vous sélectionner «Ressources Humaines» / «Buletins de paie» MODULE GESTION D HORAIRE - Compléter sa feuille de temps par l intranet - 2 -

3 4. Dans la page d authentification entrer votre CIP et votre mot de passe. 5. Le système vous dirige dans l intranet pour vous permettre de compléter vos feuilles de temps qui ont été générées par un des processus de gestion d horaire. Vous aurez donc à cliquer sur «Mes feuilles de temps» Note : Les rubriques suivantes sont aussi disponibles : Mes disponibilités, Mon horaire de travail, Mes feuilles de temps, Emplois disponibles, Mes candidatures, Mes bulletins de paie, Mes relevés fiscaux MODULE GESTION D HORAIRE - Compléter sa feuille de temps par l intranet - 3 -

4 Cliquer sur Mes feuilles de temps. 6. En sélectionnant la rubrique «Mes feuilles de temps» le système vous affiche l ensemble des périodes pour lesquelles une feuille de temps a été produite pour du temps que vous avez travaillé. Il s agit à cette étape de sélectionner la période qui doit être complétée, le statut dans l état devrait être à «initial». Si vous travaillez pour plusieurs services différents, il se peut que vous ailliez à compléter plus qu une feuille de temps. 7. Réviser les heures qui figurent au relevé, si vous observez des écarts avec le temps réellement effectué, veuillez en aviser par téléphone ou courriel la personne responsable des horaires pour le secteur concerné. Cette personne se chargera d ajuster les heures qui figurent sur vos feuilles de temps. MODULE GESTION D HORAIRE - Compléter sa feuille de temps par l intranet - 4 -

5 8. La prochaine étape consiste à compléter la feuille de temps. En appuyant sur le bouton «Compléter», l écran suivant devrait se présenter à vous. Vous pouvez mettre un commentaire dans le champ du même nom. Il fera partie de votre feuille de temps. Il ne vous reste par la suite qu à cliquer sur le bouton OK et attendre que le système vous présente votre feuille de temps à l état complété. La feuille est maintenant à l état Complété. MODULE GESTION D HORAIRE - Compléter sa feuille de temps par l intranet - 5 -

6 Si aucun message d erreur n apparaît, la feuille à l état «Complété» est transmise directement dans SOFE pour être approuvée par le supérieur immédiat. Une version imprimable de la feuille de gestion de temps est disponible. Exemple de la version imprimable : MODULE GESTION D HORAIRE - Compléter sa feuille de temps par l intranet - 6 -

7 Lorsque la feuille de temps est à l état Officiel : Il est fortement conseillé de conserver une copie de chaque feuille de temps dans vos dossiers personnels. Dans la version imprimable, il suffit d enregistrer sous : Renommer le fichier et enregistrer. MODULE GESTION D HORAIRE - Compléter sa feuille de temps par l intranet - 7 -

8 INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES 1- Un avis par courriel sera envoyé lors de la production des feuilles de temps pour vous signaler que vous devez compléter cette dernière. 2- Si 2 affectations se chevauchent pour un individu qui travaillerait pour deux services différents par exemple, 2 feuilles de temps pour cette période seront accessibles. Il s agit de consulter le «Rattachement» auquel elle se rapporte et il faudra compléter chacune d elle. 3- Les feuilles de temps ne peuvent être créées d'avance, mais peuvent être créées en retard. Ex : Vacances. Les feuilles de temps complétées en dehors du délai prescrit seront nécessairement payées à la prochaine production de paie. MODULE GESTION D HORAIRE - Compléter sa feuille de temps par l intranet - 8 -