Manuel utilisateur. Solution de gestion des EPN (Espaces Publics Numériques)

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1 Manuel utilisateur Solution de gestion des EPN (Espaces Publics Numériques) 73 rue de Saint-Mandrier Six-Fours Tél.: Fax : RCS Toulon - SIRET :

2 SOMMAIRE 1. Inscription / Connexion Créer un compte Connexion Tableau de bord Sites Le site par défaut Ajouter un site... 8 A. Localisation et adresse d'expédition B. Créneaux d'ouverture et horaires exceptionnels 4. Salles Ajouter une salle Liste des salles Postes Ajouter un poste Liste des postes Matériels Ajouter un matériel Liste des matériels Tarifs Forfaits Importer Usagers Ajouter un usager A. Onglet "Général" B. Onglet "Forfait et consommations" C. Attribuer un forfait D. Ajouter des tarifs hors forfait E. Supprimer un forfait Liste des usagers Groupes d'usagers Ajouter un groupe d'usagers A. Onglet "Général"

3 SOMMAIRE B. Onglet "Forfait et consommations" 12. Animateurs Scénarios d'ateliers Planning Affectation A. Affecter un usager B. Affecter un groupe d'usagers C. Affecter un atelier Clôturer une affectation A. Usager / groupe d'usagers B. Atelier 15. Statistiques Forum Kami Installation et utilisation de l'agent Kami Paramétrage de l'agent Kami avec un compte de domaine AD... 39

4 1. Inscription / Connexion 1.1. Créer un compte Rendez-vous sur la page Cliquez sur le lien "Je ne suis pas encore inscrit(e)". Complétez le formulaire en remplissant tous les champs puis cliquez sur le bouton S'enregistrer. Vous recevrez alors un vous invitant à confirmer votre compte. Dans cet figure un lien d'activation : cliquez dessus et vous serez redirigé vers le formulaire de connexion. Si vous n'avez pas reçu l' d'activation, pensez à vérifier votre dossier de réception des courriers "indésirables", parfois également nommé "spam"! Autrement, cliquez sur le lien "Je n'ai pas reçu l' d'activation" et renseignez à nouveau le mail que vous avez utilisé lors de votre inscription. Horigami - Utilisateurs 4

5 1.2. Connexion L'interface de Horigami est divisée en deux parties : tout d'abord le menu des modules (colonne latérale gauche) ainsi que l'écran de droite permettant d'accéder aux fonctionnalités de l'application. Une fois que votre compte est activé, vous pouvez vous connecter avec vos identifiants. Pour cela, rendez-vous sur la page Renseignez votre adresse ainsi que le mot de passe que vous avez choisi lors de l'inscription. Vous êtes alors redirigé(e) vers le tableau de bord. Si vous souhaitez réinitialiser votre mot de passe, cliquez sur "J'ai oublié mon mot de passe". Renseignez votre afin de recevoir un de réinitialition de votre mot de passe. Dans votre navigateur, pensez à créer un marque-page de cette URL ou à créer un lien sur votre bureau. Horigami - Utilisateurs 5

6 2. Tableau de bord Le tableau de bord vous donne une vue globale de l usage de votre EPN : La console : choisissez une salle pour faire apparaître la liste des postes. Dans la colonne "Actions", vous pouvez créer une affectation rapide pour le poste choisi. Des boutons vous permettent de réaliser des actions de masse sur les postes équipés de Kami : l'icône envoie un message groupé sur tous les postes en même temps, l'icône met fin aux affectations en cours et l'icône éteint tous les postes. Les informations relatives aux corrections apportées à la version en cours ainsi que les améliorations prévues. Chaque module de gestion est organisé avec une vue de type "liste" et une vue de type "ajout / édition". Lors de l'édition ou de l'ajout d'un élément, pensez à enregistrer votre travail en cliquant sur le bouton Enregistrer en haut à droite. Un message sur fond vert vous avertira de la bonne prise en compte de l'action effectuée. À l'inverse, un message sur fond rouge vous indiquera une erreur ou un champ manquant : l'enregistrement ne sera pas effectué. Les champs de saisie obligatoires sont identifiés par un *. Vous pouvez également plier/déplier le menu latéral en cliquant sur en haut à gauche. Notez que le présent manuel utilisateur ne suit pas l'ordre des modules dans le menu. Il décrit plutôt les différentes étapes de la création d'un EPN. Lorsque vous vous inscrivez sur Horigami, vous avez une période d'essai de 30 jours dont le temps restant vous est indiqué dans la partie Information du tableau de bord. Pensez à utiliser les filtres! Vous pouvez afficher dans le tableau uniquement les usagers correspondant aux critères que vous avez choisis dans la liste des filtres. Horigami - Utilisateurs 6

7 3. Sites Organisez votre réseau d EPN en sites : outre les informations liées aux coordonnées, la gestion des sites a notamment pour fonction d administrer les horaires d ouverture et de fermeture de vos EPN Le site par défaut Lors de votre inscription à l'offre Horigami, vous avez été invité(e) à créer votre premier site (qui est le site par défaut). Depuis cette vue, vous retrouvez certaines informations relatives à ce site. Dans la liste apparaissent les sites que vous avez commandés. Pour éditer un site, cliquez sur dans la colonne "Actions". Vous pouvez consulter leur état d'activation via la colonne "Statut". Seuls les sites actifs peuvent être utilisés pour l'assignation de salles ou encore les affectations du planning. Vous avez la possibilité de l'éditer en cliquant sur ou de le supprimer en cliquant sur dans la colonne «Actions». L'édition du site vous permet de compléter ou de modifier les informations saisies lors de l'inscription sur Horigami. Vous pouvez renseigner plus précisément la «Localisation du site», saisir une adresse différente pour l'envoi de courrier dans l'encart «Adresse d'expédition» ou encore gérer les jours et horaires d'ouverture de votre EPN. Horigami - Utilisateurs 7

8 3.2. Ajouter un site Dans le menu, cliquez sur "EPN > Sites" puis sur Ajouter un site en haut à droite. Seuls les animateurs ayant le rôle "administrateur" peuvent ajouter de nouveaux sites. Remplissez les champs obligatoires indiqués par un astérisque * et cliquez sur Enregistrer. Le site est alors en attente d'activation. Pour l'activer, vous devez procéder à l'envoi d'un bon de commande du montant équivalent à une redevance annuelle (ou bien régler par mandat administratif). Contactez le support commercial pour plus d'informations. A. Localisation et adresse d'expédition La localisation correspond aux informations relatives à votre site. Chaque site dispose de ses propres informations. B. Créneaux d'ouverture et horaires exceptionnels La gestion des horaires permet de définir les jours d ouverture de chacun de vos sites. Il est également possible de prévoir différentes plages d horaires selon les périodes d ouverture et/ou de fermeture exceptionnelles (périodes de vacances notamment). Afin de déterminer les jours d'ouverture d'un site, vous devez ajouter les jours correspondants dans la liste déroulante de la colonne "Jour" à l'aide du bouton Ajouter un jour. Pour chacun des jours ainsi ajoutés, précisez quels sont les horaires d'ouverture dans les colonnes "Début" et "Fin". Pour supprimer un jour, cliquez sur dans la colonne "Action". En dehors des créneaux d'ouverture, vous pouvez également définir des horaires exceptionnels en cliquant sur Ajouter une période. Donnez ensuite un nom à cette période à l'aide du champ "Libellé". Ajoutez les jours de la période souhaitée en cliquant sur dans les colonnes "Début" et "Fin". Une fois que votre période est déterminée, cliquez sur le bouton Générer les jours de cette période. Les jours ajoutés de cette manière correspondent à des heures d'ouverture par défaut. Pour les jours que vous souhaitez fermer, utilisez la case à cocher située dans la colonne "Fermé". Pour supprimer un jour, cliquez sur dans la colonne "Action". Les jours et heures non renseignés dans les créneaux d'ouverture sont considérés comme étant fermés par défaut. Les créneaux et/ou horaires d'une même journée ne doivent pas se chevaucher. Les affectations ne peuvent être créées en dehors des créneaux d'ouverture et horaires exceptionnels. Horigami - Utilisateurs 8

9 4. Salles Dans ce module, vous trouvez la liste des salles que vous avez créées, ainsi que leur assignation par site. Vous avez la possibilité de filtrer les salles par site Ajouter une salle Dans le menu, cliquez sur "EPN > Salles" puis sur le bouton Ajouter une salle en haut à droite. Remplissez les champs obligatoires indiqués par un astérisque * et cliquez sur Enregistrer Liste des salles Dans la liste apparaissent les salles que vous avez créées. Vous pouvez filtrer les salles par sites à l'aide de la liste déroulante multiple en haut de l'écran. Pour éditer une salle, cliquez sur dans la colonne "Actions". Pour supprimer une salle, cliquez sur dans la colonne "Actions". Une salle ne peut pas être supprimée si un poste ou un matériel lui est déjà assigné. Horigami - Utilisateurs 9

10 5. Postes Les postes sont les ordinateurs mis à la disposition des usagers pour des ateliers ou une utilisation autonome. Horigami gère vos tablettes tactiles et vos ordinateurs fixes/portables, en les répartissant dans les salles assignées au site. Un poste est affecté au planning dès lors qu un usager souhaite l utiliser Ajouter un poste Ajouter un poste est très simple : il suffit de lui donner un nom, un type (bureau, portable, tablette ou autre) ainsi qu une description. Dans le menu, cliquez sur "Ressources > Postes" puis sur le bouton Ajouter un poste en haut à droite. Remplissez les champs obligatoires indiqués par un astérisque * et cliquez sur Enregistrer Liste des postes Dans la liste apparaissent les postes que vous avez créés. Vous pouvez filtrer les postes par salles à l'aide de la liste déroulante multiple en haut de l'écran, ainsi que par état (en marche ou en panne). Pour éditer un poste, cliquez sur dans la colonne "Actions". Pour supprimer un poste, cliquez sur dans la colonne "Actions". Les filtres vous permettent de lister les postes par "Salles" et/ou par "Etat de poste" (poste en panne ou en état de fonctionnement "RAS"). Un même poste ne peut être affecté à plusieurs planifications pendant un même créneau d'affectation. Lors d'une affectation quelconque, l'association d'un poste ayant un état "en panne" affichera un sur cette affectation dans le planning. Il est impossible de supprimer un poste assigné dans une salle, ni un poste déjà affecté au planning! Horigami - Utilisateurs 10

11 6. Matériels En plus de la gestion des postes, vous avez la possibilité de gérer d'autres types de matériels. Les matériels sont des équipements variés, ils peuvent également être affectés au planning pour des usagers, des groupes d'usagers et des ateliers Ajouter un matériel Dans le menu, cliquez sur "Ressources > Matériels" puis sur le bouton Ajouter un matériel en haut à droite. Remplissez les champs obligatoires indiqués par un astérisque * et cliquez sur Enregistrer. Un matériel peut être de deux types : soit il est fixe, soit il peut être loué. Si le matériel est destiné à la location, vous pouvez fixer un prix forfaitaire de location. Si un matériel est en panne, vous pouvez également le signaler Liste des matériels Dans la liste apparaissent les matériels que vous avez créés. Vous pouvez filtrer les matériels par sites à l'aide de la liste déroulante multiple en haut de l'écran, ainsi que par type (à louer ou fixe) et état (en marche ou en panne). Pour éditer un matériel, cliquez sur dans la colonne "Actions". Pour supprimer un matériel, cliquez sur dans la colonne "Actions". Un même poste ne peut être affecté à plusieurs planifications pendant un même créneau d'affectation. Lors d'une affectation quelconque, l'association d'un poste ayant un état "en panne" affichera un sur cette affectation dans le planning. Il est impossible de supprimer un matériel assigné dans un site, ni un matériel déjà affecté au planning! Horigami - Utilisateurs 11

12 7. Tarifs Les tarifs vous permettent de définir des décomptes de crédits à vos usagers et groupes d'usagers. Vous pouvez attacher à un forfait autant de tarifs que vous le souhaitez. Un tarif doit préciser plusieurs choses : le type de crédits : crédits temps (en minutes), crédits impressions ou crédits ateliers le prix d'une unité de crédit (en euros) Les tarifs ainsi créés peuvent alors être inclus dans des forfaits ou bien appliqués au cas par cas pour vos usagers et groupes d'usagers. Le décompte des "crédits temps" se fait en minutes, cela signifie que le prix du crédit temps correspond au prix d'une minute de crédit. Par exemple, vous créez un tarif dont l'intitulé est "30 minutes", ayant pour type de crédits "crédits temps (en minutes)". Si vous indiquez un prix de 5,00, ce montant ne sera pas le prix pour 30 minutes, mais le prix pour une minute de crédit. Lorsqu'une transaction est créée avec ce tarif pour le compte d'un usager, le nombre de crédits à définir devra être égal à 30. On ne peut pas modifier un tarif déjà assigné! Horigami - Utilisateurs 12

13 8. Forfaits Définissez vos besoins en créant des forfaits pour vos usagers : créez une durée, une période de validité et un type de crédit afin de gérer automatiquement ou manuellement les quotas de vos usagers. Chaque usager et groupes d'usagers peuvent bénéficier d un forfait unique selon un critère principal que vous définissez (par exemple, si vous décidez de prendre en compte la catégorie socio-professionnelle). Un forfait doit préciser plusieurs choses : un intitulé une durée (en jours, semaines, mois ou années) un prix global De plus, vous avez la possibilité d'attacher à un forfait un seul type de chaque crédit défini dans le module "Tarifs" (crédit temps, crédit impression et/ou crédit atelier). Pour chacun des tarifs, vous pouvez définir le nombre de crédits à lui appliquer, ainsi qu'une périodicité (renouvellement journalier, hebdomadaire, mensuel, annuel ou aucun renouvellement). Il est impossible de modifier un forfait déjà attribué. Il n'est pas possible non plus d'attribuer plusieurs forfaits à un usager (ou à un groupe d'usagers) pendant une même période. Horigami - Utilisateurs 13

14 9. Importer Si vous utilisiez le logiciel Cybanim de Cyber-Base, vous êtes susceptible de disposer d'une liste de vos usagers que vous souhaiteriez importer dans Horigami. Pour cela, dans le menu "Utilisateurs > Importer", dans l'encart "Sélectionnez les fichiers", cliquez sur "Parcourir ". Depuis la fenêtre, recherchez le fichier au format csv que vous aurez préalablement exporté sur votre ordinateur ou sur tout autre support de stockage et cliquez sur "Ouvrir". Vous êtes alors redirigé(e) vers la vue "Importer des données". Dans la liste des fichiers sélectionnés, une barre de progression vous indique l'état d'avancement du chargement du fichier d'export. La colonne "Statut" affiche alors un logo vert. La deuxième partie de la page dresse un état des importations effectuées avec leur statut ("importé", ou "en attente de validation"). Pour importer un fichier, il suffit de cliquer sur dans la colonne "Action". Pour importer l'ensemble des usagers, cliquez sur le bouton Importer tout. Horigami - Utilisateurs 14

15 10. Usagers Vous pouvez accéder à ce module depuis la colonne latérale gauche en cliquant sur "Utilisateurs > Usagers". Cette vue affiche une liste de l'ensemble des usagers que vous avez créés ou importés. Vous pouvez filtrer les usagers par recherche libre, par formation, par CSP, par connaissances, par sites, par forfaits ou encore par statut. Les filtres de recherche sont cumulables. Pour éditer un usager, cliquez sur dans la colonne "Actions". Pour supprimer un usager, cliquez sur dans la colonne "Actions" Ajouter un usager A. Onglet "Général" Dans le menu, cliquez sur "'Utilisateurs > Usagers" puis sur le bouton Ajouter un usager en haut à droite. Remplissez les champs obligatoires indiqués par un astérisque * et cliquez sur Sauvegarder. Renseignez l identité, les coordonnées et les informations de typologie de vos usagers. Ces données génèrent des statistiques vous permettant d établir précisément le trafic dans votre EPN. Horigami - Utilisateurs 15

16 Outre les informations classiques relatives aux coordonnées, identité et adresse de vos usagers, vous pouvez également renseigner : la typologie (catégorie socio-professionnelle, niveau de formation, équipement personnel, cadre d utilisation principal, niveau de connaissance) les éléments du compte personnel (login, mot de passe, choix des forfaits et des tarifs). B. Onglet "Forfait et consommations" Horigami permet d'attribuer à vos usagers un des forfaits créés précédemment. Vous avez la possibilité d'affecter à un usager des tarifs de façon ponctuelle, dits hors forfaits. L'onglet "Forfait et consommations" récapitule les forfaits et tarifs attribués à l'usager. Pour ajouter un forfait et/ou des tarifs, éditez l'usager en cliquant sur dans la colonne "Actions" puis cliquez sur l'onglet "Forfait et consommations". Dans l'encart "Gestion des Transactions", cliquez sur le bouton "Créer une transaction". Dans la modale, sélectionnez le type de transaction que vous souhaitez créer puis cliquez sur valider. C. Attribuer un forfait Sélectionnez "Attribuer un forfait" puis choisissez le forfait voulu en le sélectionnant dans la liste déroulante dans le champ "Choix du forfait". Définissez une date de début de forfait, le champ "date de fin" se remplit automatiquement en fonction du forfait choisi. Validez votre transaction en cliquant sur le bouton Attribuer puis sur Enregistrer. Lorsqu'un forfait a été ajouté et que vous retournez dans la création d'une transaction, vous avez la possibilité de le supprimer ou de le renouveler. Le renouvellement vous permet de le déplacer ou de le recréer à une date ultérieure. On ne peut pas changer un forfait directement : pour cela, il faut supprimer le forfait par une transaction et en créer un à nouveau. Vous ne pouvez pas affecter plusieurs forfaits à un usager pendant une même période. Vous avez la possibilité de créer un forfait renouvelable par période (jour, semaine, mois ou année). D. Ajouter des tarifs hors forfait Vous pouvez ajouter à un usager jusqu'à trois tarifs de type de crédits différents. Vous avez la possibilité de créer des tarifs (crédit temps décompté à la minute, crédit d'impression et crédit d'atelier), et de les affecter à vos usagers et groupes d'usagers, en créant une transaction pour chacun d'eux. Cependant, vous ne pouvez ajouter plusieurs tarifs d'un même type. Par exemple, vous ne pouvez pas ajouter deux tarifs "crédit temps" à un même usager ou à un même groupe d'usagers. Cela signifie que votre usager ou votre groupe d'usagers pourra avoir trois tarifs affectés (1 tarif crédit temps, 1 tarif crédit impression et 1 tarif crédit atelier), en plus d'un forfait. Pour rappel, les crédits temps sont décomptés à la minute, cela signifie que le prix du crédit temps correspond au prix d'une minute de crédit. Un usager ayant une affectation en cours ou à venir dans le planning ne peut pas être supprimé. Horigami - Utilisateurs 16

17 E. Supprimer un forfait Sélectionnez «Supprimer un forfait» puis choisissez le forfait voulu en le sélectionnant dans la liste déroulante dans le champ «Choix du forfait à supprimer». Validez votre transaction en cliquant sur le bouton Attribuer puis sur Enregistrer. Dans le module Usagers, faites une recherche sur le nom dans le champs «recherche libre». Éditez l'usager en cliquant sur dans la colonne "Actions". Se rendre sur l'onglet "Forfait et consommations". Dans l'encart "Gestion des Transactions", cliquez sur le bouton Créer une transaction, puis sur "Supprimer un forfait", validez. Dans la fenêtre "Choix du forfait à supprimer", sélectionnez-le, puis cliquez sur le bouton Supprimer. Dans la vue suivante, pensez à cliquer sur le bouton Enregistrer pour que la prise en compte soit effective Liste des usagers Dans la liste apparaissent les usagers que vous avez créés. Vous pouvez filtrer les usagers par sites à l'aide de la liste déroulante multiple en haut de l'écran, ainsi que par formation, CSP, connaissances, forfait attribué et statut. Pour éditer un usager, cliquez sur dans la colonne "Actions". Pour archiver un usager, cliquez sur dans la colonne "Actions". Pour supprimer un usager, cliquez sur dans la colonne "Actions". Il est impossible de supprimer un usager déjà affecté au planning. Horigami - Utilisateurs 17

18 11. Groupes d'usagers La gestion des groupes d'usagers est en tout point similaire à celle des usagers. Vous pouvez accéder à ce module depuis la colonne latérale gauche en cliquant sur "Utilisateurs > Groupes d'usagers". Cette page liste les groupes d'usagers créés. Vous avez la possibilité de filtrer selon différents critères. Les filtres de recherche sont cumulables. La recherche libre effectue une recherche dans les colonnes Nom et Référent. La recherche par sites affiche les groupes d'usagers du site (dans le cas d'une utilisation multi-sites). La recherche par forfait affiche les groupes par type de forfait. Horigami - Utilisateurs 18

19 11.1. Ajouter un groupe d'usagers A. Onglet "Général" Dans le menu, cliquez sur "'Utilisateurs > Groupes d'usagers" puis sur le bouton Ajouter un usager en haut à droite. Renseignez au moins les champs obligatoires identifiés par un astérisque *. Une fois l'enregistrement effectué, vous êtes redirigé vers la vue liste "Groupe d'usagers". Votre nouveau groupe d'usagers apparaît alors dans la liste. Pour éditer un groupe d'usagers, cliquez sur dans la colonne "Actions". Pour supprimer un groupe d'usagers, cliquez sur dans la colonne "Actions". B. Onglet "Forfait et consommations" Cette fonctionnalité vous permet de personnaliser vos groupes d'usagers en leur attribuant un forfait et/ou des tarifs. Pour accéder à cette fonctionnalité, cliquez sur le crayon dans la colonne "Action" : il faut que le groupe d'usagers soit préalablement créé ainsi que les forfaits et/ou les tarifs que vous souhaitez affecter au groupe. Cette vue récapitule le forfait et les tarifs assignés au groupe d'usagers sélectionné. Lors de la création d'un nouveau groupe, cette liste est vide. La procédure d'assignation / suppression d'un forfait et de tarifs à un groupe d'usagers est la même que celle décrite dans la section usagers. Un forfait affecté à un usager, à un groupe d'usagers ou à un atelier ne peut pas être modifié. Horigami - Utilisateurs 19

20 12. Animateurs Les animateurs sont les gestionnaires de votre EPN, ils sont de deux types : les utilisateurs de l interface d administration et les administrateurs. Les animateurs sont les acteurs majeurs d un EPN. Sont renseignées les informations relatives à leur identité, leurs coordonnées et leur adresse, ainsi que : le compte : s il s agit d un utilisateur ou d un administrateur (selon les droits d accès), ainsi que le(s) site(s) affecté(s) les compétences de l animateur en fonction d une liste prédéfinie. Pour ajouter une compétence, sélectionnez-la dans la liste des compétences, puis cliquer sur la flèche verte (pour ajouter plusieurs compétences, restez appuyé sur la touche «Ctrl», puis sélectionnez-les avec votre souris, cliquez alors sur la flèche verte). L'animateur administrateur créé lors de l'inscription ne peut être supprimé. Lui-seul peut ajouter de nouveaux sites et éditer/ajouter des animateurs. L'animateur non administrateur peut uniquement éditer son propre compte. Lors de la création d'un nouvel animateur, une adresse valide est obligatoire afin de pouvoir activer son compte via un lien d'activation Pensez à enregistrer votre travail avec le bouton enregistrer (en haut à droite) afin qu'il soit pris en compte. Horigami - Utilisateurs 20

21 13. Scénarios d'ateliers Les scénarios d ateliers permettent de simplifier la gestion de vos ateliers en indiquant une seule fois : les objectifs à réaliser par vos usagers les moyens techniques nécessaires les pré-requis utiles à la bonne compréhension de l atelier les conseils et méthodes l accessibilité aux personnes handicapées les différentes étapes qui composent l'atelier Dans le menu, cliquez sur "Scénarios d'atelier" puis sur le bouton Ajouter un scénario d'atelier en haut à droite. Remplissez les champs obligatoires indiqués par un astérisque * et cliquez sur Enregistrer. Dans la liste apparaissent les scénarios d'atelier que vous avez créés. Vous pouvez filtrer les scénarios d'ateliers par intitulé, ainsi que par auteur et état de publication (non publié ou publié). Pour éditer un scénario d'atelier, cliquez sur dans la colonne "Actions". Pour supprimer un scénario d'atelier, cliquez sur dans la colonne "Actions". N'oubliez pas de publier votre scénario sinon il ne sera pas sélectionnable lors d'une affectation d'atelier. Horigami - Utilisateurs 21

22 14. Planning La gestion du planning vous permet de favoriser l autonomie de vos usagers ainsi que l organisation globale de vos EPN. Le planning se présente comme un calendrier déclinable en cinq vues différentes. La vue "Planning", vous permet de visualiser la planification de votre EPN ; la vue par défaut est celle par "semaine simplifiée". Vous pouvez changer de vue en cliquant sur les boutons "jour", "jour simplifié", "semaine", "semaine simplifiée" et "mois". Chaque affectation est représentée par une ligne de couleur. Une légende explique les codes couleurs associés au type et à l'état de chaque affectation. Sur chacune des lignes, des informations sont affichées : l'heure de début de l'affectation le prénom et le nom de l'usager affecté le nom du groupe d'usagers affecté l'intitulé de l'atelier affecté Lorsque vous cliquez sur une affectation, une fenêtre s'ouvre reprenant les informations précédentes ainsi que les horaires et les ressources associées à cette affectation (postes et matériels). Depuis cette fenêtre, vous pouvez éditer ou supprimer l'affectation. Pour ajouter une affectation, cliquez sur la journée durant laquelle vous souhaitez la créer. Horigami - Utilisateurs 22

23 Dans la fenêtre, choisissez le type d affectation à créer : affectation d un usager affectation d un groupe d usager affectation d un atelier Puis validez en cliquant sur le bouton Ok. Pour chacune de ces affectations, doivent être définies : les ressources à utiliser (postes et/ou matériels) la durée de l affectation les précisions éventuelles (thématiques, niveau, public ciblé...) Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque * Affectation A. Affecter un usager Pour affecter un usager au planning, vous devez sélectionner : Le site auquel vous souhaitez rattacher l'affectation. L'usager à affecter (en écrivant le nom ou le prénom de l'usager, l autocomplétion vous permet de visualiser une liste de propositions correspondant à la recherche que vous effectuez). Le type d'accès libre ou accompagné. Une période à planifier à l'aide d'un calendrier vous permettant de sélectionner une journée différente de celle indiquée, ou bien en inscrivant directement la date sous la forme JJMMAAAA. Une heure de début ainsi qu'une durée (l'heure de fin se renseigne automatiquement). Vous pouvez y adjoindre des ressources que vous avez créées précédemment. Les ressources peuvent être un poste et/ou un matériel. Vous avez également la possibilité d'ajouter des commentaires. Pour plus de précisions, vous pouvez renseigner des types d'usages. En cliquant dans chaque champ, une liste prédéfinie de critère est disponible. Une fois terminé, n'oubliez pas d'enregistrer votre affectation pour qu'elle soit prise en compte. Horigami - Utilisateurs 23

24 B. Affecter un groupe d'usagers L'affectation d'un groupe d'usager est identique à l'affectation d'un usager. Le groupe d'usagers doit être préalablement créé. Les champs obligatoires sont indiqués par un *. L'affectation d'un groupe d'usagers nécessite d'indiquer un nombre d'usagers ; ce nombre peut être différent de celui indiqué dans la définition du groupe d'usagers. C. Affecter un atelier Lors de l affectation d un atelier au planning, vous pouvez choisir de lui assigner un scénario d atelier existant afin de profiter d une configuration prédéfinie. Si vous avez défini des étapes lors de la création du scénario d'atelier, la durée estimée est alors indiquée. Cela peut vous aider à déterminer la durée de la planification de votre atelier. Pensez à bien choisir le type de planification que vous souhaitez. Elles sont au nombre de deux : Planification libre (l atelier est planifié sur des dates spécifiques, en une seule fois). Une fois que la planification libre est définie, vous devez cliquer sur "Ajouter le jour". Vous avez la possibilité d'ajouter autant de jour que vous le souhaitez. Planification récurrente (l atelier est créé pour une seule fois ou bien il est reconduit selon vos choix). La sélection des jours tient compte des jours et heures d'ouverture et de fermeture de votre EPN. Renseignez les dates de début et de fin, ainsi que l'heure de début et la durée de votre affectation. Vous avez la possibilité de lier chaque type d'affectations : les ateliers liés conservent les usagers inscrits ainsi que les postes et matériels utilisés. Lorsque les informations générales de votre scénario sont renseignées, vous devez alors lui affecter des ressources ainsi qu inscrire des usagers et/ou des groupes d'usagers. Dans cette liste, vous avez pouvez confirmer la venu de l'usager dans la colonne "Actions", ou supprimer une inscription en cliquant sur. Lors de la création d un atelier au planning, la durée totale de l atelier qui vous est proposée est automatiquement celle de la somme des étapes prévues (mais vous pouvez en changer). Si un scénario d'atelier n apparaît pas dans le menu déroulant des scénarios d'atelier, vérifiez qu'il est bien publié. La suppression d'une "affectation d'atelier récurrente liée" supprime l'ensemble des affectations. Horigami - Utilisateurs 24

25 14.2. Clôturer une affectation A. Usager / groupe d'usagers Le décompte de crédits se fait automatiquement, du moment que l'usager ou le groupe d'usagers a suffisamment de crédits pour honorer l'affectation. Dans le cas où une affectation d'usagers ou de groupe d'usagers n'a pu être clôturée par manque de crédits, vous avez la possibilité de clôturer l'affectation manuellement. Pour cela : Dans le menu "Utilisateurs > Usagers" (ou "Utilisateurs > Groupe d'usagers"), faites une recherche sur le nom dans le champ "recherche libre". Éditez l'usager en cliquant sur dans la colonne "Actions". Allez sur l'onglet "Forfait et consommations". Dans l'encart "Gestion des transactions", cliquez sur le bouton Créer une transaction, puis sur "Attribuer un forfait" ou "Ajouter un tarif", puis validez. Revenez sur le planning, éditez l'affectation non clôturée en cliquant sur le bouton Voir les détails. Dans la page "Clôturer manuellement une affectation", cliquez sur le bouton Clôturer en haut à droite. Si l'usager ou le groupe d'usagers n'a pas suffisamment de crédits, vous avez la possibilité d'offrir des crédits. Lors de la clôture manuelle, un message vous indiquant qu'il manque des crédits pour clôturer l'affectation apparaît. Vous avez donc la possibilité de clôturer cette affectation directement en offrant le nombre de crédits manquants ou bien de l'annuler. Dans ce dernier cas, vous devez créer une transaction pour ajouter le nombre de crédits manquants en éditant l'usager ou le groupe d'usagers, puis renouveler la clôture manuelle de l'affectation. B. Atelier Lorsque vous créez un atelier et que vous y ajoutez des usagers ou des groupes d'usager, vous avez jusqu'à la fin de l'atelier pour valider la présence de ces derniers. Si vous ne le faites pas, l'atelier est clôturé sans décompter de crédits aux participants. Par défaut, les usagers inscrits sont automatiquement confirmés mais si vous le souhaitez, vous pouvez valider la présence des usagers et/ou des groupes d'usagers à l'atelier, depuis le module "Planning" (colonne latérale gauche). Éditez l'atelier en cliquant dessus. Dans la modale, cliquez sur le bouton "Éditer", rendez-vous dans l'encart "Inscriptions". Dans la liste des inscrits, cliquez sur le bouton dans la colonne "Actions" afin de confirmer la présence d'un usagers ou d'un groupe d'usagers. Ce bouton devient vert et le statut passe à "Confirmé". Pensez à enregistrer vos modifications pour qu'elles soient prises en compte en cliquant sur Enregistrer en haut à droite de la page. Un message de confirmation vert apparaît alors. Pour revenir sur le planning, cliquez sur le module "Planning". Pour info, vérifiez que vos usagers et/ou groupes d'usagers ont suffisamment de crédits pour clôturer l'atelier. Si tel n'est pas le cas, vous aurez quand la possibilité de leur rajouter des crédits ultérieurement, et donc de clôturer manuellement l'atelier. Horigami - Utilisateurs 25

26 15. Statistiques Cette page récapitule les statistiques mensuelles de votre site. Chaque ligne correspond à un mois de l'année. Vous avez la possibilité de générer vos statistiques mensuellement. Pour cela, cliquez sur dans la colonne "Actions". Lorsque la génération est effectuée, vous pouvez télécharger un fichier zippé (.zip) contenant l'ensemble des statistiques disponibles, en cliquant sur. 16. Forum Le forum est l'endroit idéal pour toutes vos questions, propositions d'améliorations et discussions autour de la solution Horigami. Échangez avec les autres animateurs et communiquez directement avec nos modérateurs. Sur le forum, une FAQ (Foire Aux Questions) est régulièrement mise à jour afin que vous puissiez accéder à une base de connaissance sur l'utilisation des modules. Horigami - Utilisateurs 26

27 17. Kami Installation et utilisation de l'agent Kami L'installation de Kami s'effectue via un fichier d'installation spécifique pour chaque poste. Un fichier nommé Kami_nomSalle_nomPoste_installer.exe est généré pour chaque station sur laquelle il faut installer l'agent. Ces fichiers d'installation configureront automatiquement les paramètres spécifiques à chaque station, en réduisant au minimum les intervention du personnel de l'epn. À noter que les noms de salle comportant des accents ou des espaces verront ces caractères remplacés par des "_" (underscore), afin de garder une parfaite compatibilité dans le codage des noms des fichiers d'installation. Dans l'écran de gestion des Postes (ajout / édition / suppression), cliquez sur l icône de téléchargement de Kami pour chaque poste sur lequel installer Kami. Attention, il faut attendre environ 10 secondes pour que la boîte de dialogue de téléchargement du navigateur s'ouvre, vous permettant d'indiquer le dossier de destination du fichier. Horigami - Utilisateurs 27

28 Ce temps est nécessaire au système pour construire l'exécutable d'installation spécifique au poste que vous avez sélectionné. Ne cliquez donc pas de façon répétée sur le même bouton Télécharger et attendez toujours d'avoir terminé un téléchargement avant de cliquer sur l'icône correspondant au poste suivant. Conseil : pensez à télécharger les fichiers d'installation directement sur une clé USB, afin de pouvoir ensuite passer d'un poste à l'autre et installer ainsi très rapidement l'ensemble des stations de votre EPN. Avant de pouvoir installer la nouvelle version de l'agent Kami, il est impératif de désinstaller la précédente version de ce dernier à partir du Panneau de Configuration de Windows. À savoir : si l accès des postes à Internet se fait via un Proxy transparent ou un équipement qui bloque les ports en sortie, il faut indiquer à Kami les modalités de connexion au Web via ce proxy. Cela se fait par des variables d'environnement SYSTEME qui doivent être mises en place lors de l'installation de l'agent, afin que ce dernier puisse communiquer correctement avec le serveur Horigami et s'y enregistrer. À noter que les variables systèmes Windows ne sont prises en compte par le système d'exploitation qu'après redémarrage du poste. Pour cette raison, il est préférable de les mettre en place avant l'installation de l'agent Kami afin de minimiser le nombre de redémarrages nécessaires. Les variables disponibles sont : - KAMI_PROXY_HOSTNAME (ou adresse IP, requis) - KAMI_PROXY_PORT (par défaut 3128) - KAMI_PROXY_USER (optionnel) - KAMI_PROXY_PASSWORD (optionnel) Exécutez le fichier d'installation spécifique à chaque poste à partir de son emplacement (dossier Téléchargement ou, comme suggéré, votre clé USB). Horigami - Utilisateurs 28

29 A savoir : un problème de compatibilité logicielle nous a été remonté entre l'agent Kami et le logiciel anti-virus Avast. En effet, le module d'auto-défense de ce dernier considère certaines des actions effectuées par l'installeur comme suspectes et empêche le bon déroulement de la procedure d'installation. Pour contourner ce problème, il faudra désactiver le module d'auto-défense de Avast avant de lancer l'installeur Kami. Une fois l'installation terminée, le module Avast peut être réactivé. Horigami - Utilisateurs 29

30 L'assistant d'installation vous demandera d'abord de choisir un mot de passe pour le compte local (le kami qui servira après au lancement des sessions protégées des adhérents. Ce mot de passe devra tenir compte des éventuelles politiques de sécurité (locales ou du domaine) sur les mots de passe qui peuvent avoir été mises en place sur le poste. Pour cela utilisez le bouton Vérifier pour vous assurer que le compte peut être correctement configuré. Cliquez sur Suivant pour continuer. À noter que le mot de passe n'est pas obligatoire (vous pouvez le laisser vide) si votre politique de sécurité l'autorise. Validez la licence d'utilisation de l'agent, puis lancez l'installation en cliquant sur le bouton Installer. Horigami - Utilisateurs 30

31 Il est probable que l'uac de Windows vous demande de valider l'installation. Cliquez sur Oui et suivez le déroulement d'installation. Une fois cette action terminée, redémarrer Windows. Après le démarrage de Windows, un compte kami sera présent sur le système. Connectez-vous avec ce compte, dont le mot de passe est celui que vous avez défini lors de l'installation de l'assistant. À savoir : si le poste fait partie d'un domaine Active Directory, il est nécessaire de préfixer le nom de l'usager par le nom du poste, car il faut indiquer au système que l'on souhaite utiliser un compte local et pas un compte qui fait partie du domaine. Pour cela indiquez le nom du compte Kami ainsi : NOMPOSTE\kami Cela aura pour effet de lancer l'agent Kami, lequel interagira aussi avec un service Windows spécifique qui fonctionne en arrière-plan. Horigami - Utilisateurs 31

32 A noter que le premier lancement de l'agent Kami vous demandera à nouveau (via l'uac Windows) d'autoriser le programme KamiLogin.exe à effectuer des modifications sur le système. Saisissez le mot de passe de l'administrateur local du poste afin de permettre à ce programme d effectuer les taches nécessaires pour garantir la sécurisation du poste (blocage du Gestionnaire des Taches, nettoyage de la session à la fermeture ). N'oubliez pas que si la machine est dans un domaine Active Directory, il faut préfixer le nom de l'administrateur par le nom du poste pour sélectionner l'administrateur local (exemple : POSTE01\Administrateur), autrement l'agent n'aura pas les droits nécessaires à effectuer les modifications requises. Cette étape ne sera plus nécessaire par la suite (redémarrage du poste et/ou connexions suivantes). Dans la vue Mon tableau de bord, vous visualiserez, dans la partie Console, les postes pour lesquels Kami est installé et actif. Horigami - Utilisateurs 32

33 Dans la vue Usagers, il faudra configurer (en cliquant sur l'icône ) un identifiant et un mot de passe pour chaque adhérent pour la connexion via Kami. Les usagers pourront maintenant se connecter avec leur compte sur les postes Windows, après qu'une réservation ou affectation ait été faite pour le poste souhaité ou directement si le poste est disponible (auto-affectation). Il est également possible de créer un compte Kami pour vos animateurs. Le fonctionnement est exactement similaire à celui qui est réalisé pour vos usagers. L'utilisation d'un compte Kami avec un animateur présente les avantages suivants : Les sessions ne sont pas prises en compte dans les statistiques. Les animateurs peuvent réaliser des opérations de maintenance sur les postes sans contrainte de temps ou, plus largement, de forfaits / tarifs. Pour certains ateliers, vous pouvez faire en sorte que vos usagers se connectent avec un compte animateur spécial. Ainsi, l'accès au poste est alors totalement déverrouillé. Cette fonctionnalité est à utiliser bien entendu sous la surveillance d'un animateur. Notez que chacun de vos usagers se connecte alors avec le même compte Kami animateur. Horigami - Utilisateurs 33

34 L'écran de connexion Kami se divise en deux parties : d'abord l'usager doit s'authentifier (login et mot de passe). Dans le cas d'une auto-affectation, il doit indiquer la durée de la session souhaitée et remplir un petit formulaire en précisant l'utilisation prévue du poste, cela à des fins statistiques pour l'epn. En cas d'erreurs ou d'impossibilité à se connecter (présence d'une réservation pour le poste, forfait inadapté ou temps épuisé), un message en informera l'usager. Horigami - Utilisateurs 34

35 L'affectation rapide d'un poste est toujours disponible directement depuis Mon tableau de bord. Horigami - Utilisateurs 35

36 Il est à noter que les Actions disponibles dans la vue Mon tableau de bord dépendent de l'état du poste. Lorsqu'un usager est connecté au poste via l'agent Kami, il est possible d'envoyer un message à l'usager, de visualiser l'écran de son poste, d'en prendre le contrôle ou de déconnecter l'usager de façon anticipée, si besoin. Dès que l'usager est connecté, le widget Kami affiche un compteur avec le temps restant à l'usager avant déconnexion ; ce compte à rebours s'affiche en rouge si le temps restant passe sous les 5 minutes. Si le widget est fermé, il peut être relancé en cliquant sur l'icône de Kami présente dans la zone de notification de la barre des tâches Windows. C'est à cet endroit également que s'afficheront les messages envoyés par les animateurs à l'attention des usagers connectés. Horigami - Utilisateurs 36

37 Concernant la visualisation de l'écran des usagers et éventuellement la prise de contrôle des postes informatiques, deux points importants sont à retenir : Horigami utilise le logiciel TightVNC Serveur qui est déployé automatiquement sur chaque poste lors de l'installation de l'agent Kami. Lors de la première connexion (en mode visualisation ou prise de contrôle), il faut expressément autoriser le serveur TightVNC du poste à modifier les paramétrage du firewall afin de permettre la communication avec le poste de l'animateur. Prenez bien soin d'autoriser les réseaux corrects, normalement Réseau avec domaine et / ou Réseaux privés. A noter que le serveur VNC est activé uniquement au moment où une requête de visualisation ou prise de contrôle est reçue par l'agent Kami (transmise par la console Horigami). Il n'est donc pas possible de se connecter aux postes par VNC en dehors d'une connexion via l'agent Kami, et ceci dans un souci de sécurité des postes. Sur le poste des animateurs il faut installer la partie Viewer du logiciel TightVNC (disponible à l'adresse Un message au lancement d'une session VNC vous rappelle ce prérequis. Horigami - Utilisateurs 37

38 Une fois le Viewer installé, Windows vous proposera de l'ouvrir automatiquement lorsque vous aurez cliqué sur les icônes Visualisation ou Prise de contrôle correspondant à n'importe quel poste géré via Kami. Parmi les Actions disponibles dans la vue Mon tableau de bord pour chaque station, sont proposées aussi les actions Libérer le poste et Éteindre le poste. Horigami - Utilisateurs 38

39 17.2. Paramétrage de l'agent Kami avec un compte de domaine AD L'installation par défaut de Kami prévoit la création d'un compte utilisateur local, le compte kami, pour lequel on peut définir ensuite un mot de passe. Néanmoins, après l'installation de l'agent Kami, il est possible de définir une variable d'environnement système qui permet de passer outre l'utilisation du compte local kami afin d'utiliser un autre compte, qu'il soit local ou défini dans un domaine de type AD auquel le poste appartiendrait. La variable est KAMI_USERNAME et le nom du compte doit être défini sans indication du domaine (c'est-à-dire le nom du poste pour un compte local et le nom du domaine pour un compte membre d'un domaine AD). Après avoir défini ainsi la variable, il faut redémarrer le poste pour qu'elle soit prise en compte par le système d'exploitation Windows. Après le redémarrage, vous pourrez vous connecter avec le compte que vous venez de définir. Comme pour le compte kami par défaut, il faudra autoriser une première fois via l'uac l'exécution du programme KamiLogin.exe afin que ce dernier puisse désormais se lancer automatiquement lors des prochaines connexions. A partir de ce moment, le fonctionnement de l'agent Kami sera identique à celui du compte kami par défaut. Concernant l'utilisation d'un compte Active Directory qui utiliserait les profils itinérants, il est impératif, dans ce contexte, de définir un compte utilisateur différent pour chaque station (par exemple : publicepn01, publicepn02...). Notez qu'au-delà des considérations propres à l'agent Kami, il n'est pas conseillé de partager un même compte utilisateur avec profil itinérant pour que plusieurs connexions puissent avoir lieu en même temps sur plusieurs stations. En effet, lors de l'enregistrement du profil sur le serveur, les modifications apportées lors des différentes sessions simultanées se superposeraient, engendrant des conflits et des probable pertes de données. Cela est inhérent au fonctionnement des profils itinérants sous Windows (et non pas spécifique à l'agent Kami ou à la solution Horigami). En revanche, si le compte dans le domaine AD garde un profil stocké uniquement en local, rien n'empêche d'utiliser un compte AD unique pour la connexion à Windows sur l'ensemble des postes. Horigami - Utilisateurs 39

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