Guide de classification et de classement. des documents administratifs

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1 COMMISSION SCOLAIRE DE LA BEAUCE-ETCHEMIN Guide de classification et de classement des documents administratifs

2 A ADMINISTRATION GÉNÉRALE A100 HISTOIRE ET CONSTITUTION A110 Documents historiques et constitutifs A120 Gouvernance des commissions scolaires A150 Fusion et intégration des commissions scolaires A160 Restructuration du réseau des commissions scolaires A170 Organisation et mise en place de la commission scolaire linguistique A180 Projet pilote - Fusion des trois ordres d enseignement : Secondaire / Collégial / Universitaire A200 ORGANISATION POLITIQUE A210 Structure politique A220 Politiques, règlements, règles de régie et directives A230 Répertoire des politiques de la commission scolaire A240 Registre des règlements de la commission scolaire A300 ORGANISATION ADMINISTRATIVE A310 Structure administrative A320 Plan stratégique de la commission scolaire A330 Organisation scolaire A340 Confessionnalité A350 Organisation des établissements A360 Recherche et développement A370 Organisation du travail A400 COMITÉS ET RENCONTRES A410 Comités politiques A420 Comités administratifs A430 Services aux clientèles A450 Communication et relations publiques A500 GESTION CORPORATIVE A510 Assurances générales A520 Vérification interne A530 Gestion du droit d'auteur A540 Fondations et fonds A590 Protection des non-fumeurs Mise à jour le 24 février 2010 Page 2

3 A ADMINISTRATION GÉNÉRALE A700 LÉGISLATIONS ET AFFAIRES JURIDIQUES A710 Législation et réglementation canadienne A720 Législation et réglementation québécoise A730 Interprétation des lois et règlements A740 Gestion du contentieux A750 Directives ministérielles et instructions du MELS A760 Avis publics A770 Consultations A780 Prises de position Mise à jour le 24 février 2010 Page 3

4 C GESTION DES ACTIVITES DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE C100 ORGANISATION DES SERVICES C110 Organisation des services administratifs C120 Organisation des services pédagogiques C130 Organisation des services complémentaires C140 Organisation des services de formation C200 DOSSIER DES ÉLÈVES C210 Dossier scolaire des élèves C300 GESTION DES CLIENTÈLES C310 Inscription et admission des élèves C320 Fréquentation scolaire C330 Accueil des élèves C350 Effectif scolaire C400 PROGRAMME D ENSEIGNEMENT PROFESSIONNEL ET TECHNIQUE - DEP C401 Administration, commerce et informatique secteur 01 C402 Agriculture et pêches secteur 02 C403 Alimentation et tourisme secteur 03 C404 Arts secteur 04 C405 Bois et matériaux connexes secteur 05 C407 Bâtiment et travaux publics secteur 07 C408 Environnement et aménagement du territoire secteur 08 C409 Electrotechnique secteur 09 C410 Entretien d équipement motorisé secteur 10 C411 Fabrication mécanique secteur 11 C412 Foresterie et papier secteur 12 C413 Communication et documentation secteur 13 C414 Mécanique d entretien secteur 14 C415 Mines et travaux de chantier secteur 15 C416 Métallurgie secteur 16 C417 Transport secteur 17 C418 Cuir, textile et habillement secteur 18 C419 Santé secteur 19 C421 Soins esthétiques secteur 21 Mise à jour le 24 février 2010 Page 4

5 C GESTION DES ACTIVITES DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE C500 MESURE ET ÉVALUATION C510 Évaluation pédagogique C520 Instruments de mesure et d évaluation C530 Certification C540 La relance au secondaire en formation professionnelle C560 Résultats des épreuves et statistiques C800 SERVICES AUX ENTREPRISES C801 Formation : Secteur «Administration, commerce et informatique» C802 Formation : Secteur «Agriculture et pêches» C803 Formation : Secteur «Alimentation et tourisme» C804 Formation : Secteur «Arts» C805 Formation : Secteur «Bois et matériaux connexes» C807 Formation : Secteur «Bâtiment et travaux publics» C809 Formation : Secteur «Electrotechnique» C810 Formation : Secteur «Entretien d équipement motorisé» C811 Formation : Secteur «Fabrication mécanique» C812 Formation : Secteur «Foresterie et papier» C813 Formation : Secteur «Communication et documentation» C814 Formation : Secteur «Mécanique d entretien» C816 Formation : Secteur «Métallurgie» C817 Formation : Secteur «Transport» C818 Formation : Secteur «Cuir, textile et habillement» C819 Formation : Secteur «Santé» C821 Formation : Secteur «Soins esthétiques» C890 Autres services aux entreprises et organismes Mise à jour le 24 février 2010 Page 5

6 D GESTION DES ACTIVITES DE L EDUCATION DES ADULTES D100 ORGANISATION DES SERVICES D110 Organisation des services administratifs D120 Organisation des services de formation D130 Organisation des services d appui à la formation D140 Organisation des services d éducation populaire D150 Organisation des ressources éducatives D200 DOSSIER DES ÉLÈVES D210 Dossier scolaire des élèves D300 GESTION DES CLIENTÈLES D320 Admission et inscription des élèves D330 Fréquentation scolaire D340 Effectif scolaire D400 PROGRAMMES D ENSEIGNEMENT OU D ÉTUDES D410 Programme de formation générale D420 Programme de formation spécifique D430 Formation générale de base D500 MESURE ET ÉVALUATION D510 Évaluation des apprentissages D520 Instruments de mesure et d évaluation D530 Sanction des études D560 Résultats des épreuves et statistiques Mise à jour le 24 février 2010 Page 6

7 E GESTION DES CLIENTELES SECTEUR JEUNES E100 GESTION DES CLIENTÈLES E110 Inscription et admission des élèves E120 Dérogations scolaires E130 Fréquentation scolaire E140 Démographie scolaire E150 Effectif scolaire E200 DOSSIER DES ÉLÈVES E210 Dossier scolaire des élèves E220 Dossier de psychologie des élèves E230 Dossier d'orthophonie des élèves E240 Dossier d'orientation des élèves E250 Dossier d'aide particulière E300 ORGANISATION PÉDAGOGIQUE E310 Régime pédagogique de la commission scolaire E320 Réforme du curriculum E330 Activités de soutien à l'enseignement E340 Moyens d'enseignement E350 Gestion des bibliothèques E360 Services pédagogiques d'appoint E400 PROGRAMMES D ENSEIGNEMENT OU D ÉTUDES E410 Gestion des programmes E420 Programmes du MELS / Éducation préscolaire E430 Programmes du MELS / Primaire E440 Programmes du MELS / Secondaire E450 Programmes élaborés localement E500 MESURE ET ÉVALUATION E510 Évaluation des apprentissages E520 Instruments de mesure et d évaluation E530 Bulletins E540 Certification E550 Passage et classement des élèves E560 Résultats des épreuves et statistiques Mise à jour le 24 février 2010 Page 7

8 E GESTION DES CLIENTELES SECTEUR JEUNES E600 ADAPTATION SCOLAIRE E610 Cadres de référence des services aux élèves E620 Cheminement particulier E630 Problématiques en adaptation scolaire E640 Ressources aux jeunes E700 SERVICES ET ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES E710 Psychologie E720 Orientation scolaire et professionnelle E730 Santé et services sociaux E750 Animation de vie spirituelle et engagement communautaire E760 Orthophonie E770 Services à la population scolaire E780 Activités sportives, sociales et culturelles des élèves Mise à jour le 24 février 2010 Page 8

9 F GESTION DES ACTIVITES FINANCIÈRES F200 COMPTABILISATION F210 Dépenses F230 Emprunts F240 Grand-livre général F250 Institutions financières F260 Revenus F270 Taxes fédérale et provinciale F300 BUDGÉTISATION F310 Financement F320 Contrôle budgétaire F330 Bilan F340 Plan d'enregistrement comptable / PEC F350 Prévisions budgétaires initiales F360 Prévisions budgétaires révisées F400 ÉTATS FINANCIERS F410 États financiers officiels F420 Analyse de la rémunération F430 Surplus maximum autorisé aux établissements F440 États financiers - Vérification externe F500 RÉMUNÉRATION F510 Gestion du dossier de paie F520 Déductions F530 CARRA F540 Feuillets fiscaux F560 Modifications de la rémunération F570 Rapports de paie F800 ANALYSES PARTICULIÈRES F810 Relatives à des activités d'administration générale F820 Relatives à des activités éducatives F830 Relatives à des activités financières F840 Relatives à des activités des ressources humaines F850 Relatives à des activités des ressources informationnelles F860 Relatives à des activités des ressources matérielles F880 Relatives à des activités d'éducation des adultes et de formation professionnelle Mise à jour le 24 février 2010 Page 9

10 F GESTION DES ACTIVITES FINANCIÈRES F900 TAXE SCOLAIRE F910 Planification F920 TFP - Évaluation F930 Perception F940 Poursuites F950 Rapports et historiques F970 TFP Facturation F980 TFP Perception Mise à jour le 24 février 2010 Page 10

11 H GESTION DES RESSOURCES HUMAINES H100 DOTATION H110 Expression et/ou analyse des besoins H120 Recrutement H130 Offres de services ou offres d emploi à l externe H140 Accueil des nouveaux employés H150 Programme d accès à l égalité en emploi - PAEE (Loi 143) H200 MOUVEMENT DU PERSONNEL ET SÉCURITÉ D EMPLOI H210 Mouvement de personnel H220 Affectation et sécurité d'emploi H230 Engagement du personnel H240 Prêt de service H250 Mesures de résorption du personnel H260 Précarité H300 CONDITIONS DE TRAVAIL ET AVANTAGES SOCIAUX H310 Évaluation des conditions d'emploi H320 Description de tâche du personnel H330 Gestion du temps de travail H340 Absences et suppléances H350 Congés et vacances du personnel H360 Assurances collectives H370 Évaluation du personnel ou appréciation du rendement H400 DOSSIER DES EMPLOYÉS H410 Dossier personnel de l'employé H420 Dossier financier de l'employé H600 SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL H620 Commission de la santé et sécurité au travail / CSST H630 Prévention en milieu de travail H640 Réparation H650 Gestion de l'assiduité et de l'absentéisme H670 Qualité de vie au travail Mise à jour le 24 février 2010 Page 11

12 H GESTION DES RESSOURCES HUMAINES H700 FORMATION ET PERFECTIONNEMENT H710 Expression et/ou analyse des besoins H720 Programme des activités de perfectionnement H730 Formation et perfectionnement H740 Compilation des formations du personnel / COMFORP et/ou SRH Loi 90 H750 Stages en milieu de travail H760 Offres de perfectionnement H800 RELATIONS DE TRAVAIL H810 Accréditations H820 Convention collective de travail H830 Négociations H840 Communications avec les associations d'employés H850 Plaintes, griefs, appels et sentences arbitrales Mise à jour le 24 février 2010 Page 12

13 L GESTION DES RESSOURCES INFORMATIONNELLES L100 GESTION DES FORMULAIRES L110 Relatifs aux activités d'administration générale L120 Relatifs aux activités éducatives L130 Relatifs aux activités financières L140 Relatifs aux activités des ressources humaines L150 Relatifs aux activités des ressources matérielles L160 Relatifs aux activités de communication et de relations publiques L170 Relatifs au transport scolaire L180 Relatifs aux activités de la formation professionnelle, de l éducation des adultes et des services aux entreprises L190 Relatifs aux technologies de l information L200 GESTION DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS ET HISTORIQUES L210 Accessibilité aux documents administratifs et protection des renseignements personnels L220 Inventaire des documents L230 Calendrier de conservation et délais L240 Gestion des documents actifs L250 Gestion des documents semi-actifs L260 Gestion des documents inactifs et historiques L270 Gestion électronique des documents / GED L300 GESTION DE LA DOCUMENTATION DE RÉFÉRENCE L310 Relatives à des activités d'administration générale L320 Relatives à des activités éducatives L330 Relatives à des activités financières L340 Relatives à des activités des ressources humaines L350 Relatives à des activités des ressources matérielles L360 Relatives à des activités des ressources informationnelles L370 Relatives à des activités du transport scolaire L380 Relatives à des activités de la formation professionnelle, de l éducation des adultes et des services aux entreprises L400 GESTION DES PUBLICATIONS L410 Publications de la commission scolaire L420 Publications externes L430 Abonnements Mise à jour le 24 février 2010 Page 13

14 L GESTION DES RESSOURCES INFORMATIONNELLES L500 GESTION DES PRODUCTIONS GRAPHIQUES ET AUDIOVISUELLES L510 Identification visuelle de l'organisme et/ou toponymie L520 Photographies L530 Films L540 Affiches L550 Vidéos L560 Diapositives L600 GESTION DU COURRIER, DES MESSAGERIES ET DES TÉLÉCOMMUNICATIONS L610 Gestion du courrier et des messageries L620 Gestion des télécommunications L630 Correspondance Mise à jour le 24 février 2010 Page 14

15 M GESTION DES RESSOURCES MATÉRIELLES M100 RESSOURCES MOBILIÈRES M110 Utilisation et entretien des biens meubles M120 Utilisation et entretien des biens meubles M180 Inventaires M190 Disposition M200 RESSOURCES IMMOBILIÈRES M210 Conservation des immeubles M220 Ententes, conventions, protocoles et contrats M230 Entretien préventif ou curatif des immeubles M240 Services alimentaires M270 Sécurité et protection des immeubles M280 Accessibilité aux édifices M400 INVESTISSEMENTS M410 Procédures / directives M420 Requêtes ou demandes d'investissements M430 Acceptation / Liste officielle des investissements M440 Aménagement / Réaménagement M450 Construction et agrandissement M500 RESSOURCES ÉNERGÉTIQUES M510 Gestion de l'énergie M520 Programmes d'énergie M530 Programmes d'énergie Mise à jour le 24 février 2010 Page 15

16 P GESTION DES APPROVISIONNEMENTS P100 RÉQUISITIONS D ACHAT P200 CAHIERS DES CHARGES P300 SOUMISSIONS ET/OU RAPPORT D ANALYSE P400 BONS DE COMMANDE P500 BORDEREAUX DE LIVRAISON P600 CONTRAT D ACHAT P700 PROCESSUS GLOBAL D ACHAT Mise à jour le 24 février 2010 Page 16

17 R COMMUNICATIONS ET RELATIONS PUBLIQUES R100 RELATIONS PUBLIQUES ET CRÉATIONS GRAPHIQUES R200 PUBLICATION ET PROMOTION R210 Promotion de la commission scolaire R220 Organisation d'activités de relations humaines R230 Concours organisés par la commission scolaire R240 Participation à des concours extérieurs R250 Congrès, colloques et galas de la commission scolaire R260 Congrès et colloques non organisés par la commission scolaire R270 Conférences, allocutions et discours R300 CÉRÉMONIES OFFICIELLES ET INAUGURATIONS R310 Cérémonies officielles R320 Cérémonies d'anniversaires R330 Inauguration R340 Prix donnés par la commission scolaire R350 Prix reçus par la commission scolaire R400 RELATIONS AVEC LES MÉDIAS R410 Presse écrite R420 Presse parlée R500 RELATIONS INTERNES ET EXTERNES R510 Civilités R520 Plaintes R540 Demande d'appui et/ou contribution financière R600 COOPÉRATION AVEC LES ORGANISMES R610 Gouvernementaux R620 Organismes publics et parapublics R630 Soutien au développement local et régional Mise à jour le 24 février 2010 Page 17

18 S TRANSPORT SCOLAIRE S100 DOSSIER DES TRANSPORTEURS S110 Correspondance S120 Documents légaux S150 Documents des conducteurs S160 Documents des véhicules S200 RELATIONS DE TRAVAIL S210 Contrats S220 Grève des chauffeurs d'autobus S230 Déclaration de grève / lock-out S300 HORAIRES ET CIRCUITS S310 Cartographie S320 Organisation S330 Devis de transport S340 Rapport d'interruption du transport scolaire S350 Contrôle et vérification S360 Correspondance avec les parents d'élèves S400 TRANSPORT PARTICULIER S420 Organisation du transport interne S430 Organisation du transport extérieur S440 Organisation du service de transport collectif en milieu rural Mise à jour le 24 février 2010 Page 18

19 S TRANSPORT SCOLAIRE S500 SÉCURITÉ DANS LE TRANSPORT SCOLAIRE S510 Formation des conducteurs d'autobus S520 Aire de stationnement des autobus S530 Contrôle routier S550 Activités spéciales S570 Gestion des véhicules S580 Gestion des faits et des évènements S600 ÉVALUATION ET RAPPORTS S620 Déclaration au ministère Mise à jour le 24 février 2010 Page 19

20 T GESTION DES TECHNOLOGIES DE L INFORMATION T100 ORIENTATIONS ET DÉVELOPPEMENT DES SYSTÈMES T110 Orientations technologiques T120 Développement des systèmes informatiques T130 Développement des systèmes bureautiques T140 Commerce électronique et technologie T190 Cadre de référence - Normes - Standard T200 LOGICIELS ET PROGICIELS T210 Informatique de gestion administrative T220 Informatique de gestion éducative T240 Informatique d'enseignement T250 Gestion des logiciels et des licences T270 Programmes maison T300 GESTION DES RÉSEAUX ET DES TÉLÉCOMMUNICATIONS T310 Organisation des réseaux T330 Surveillance des réseaux T350 Télécommunications T400 ORGANISATION PÉDAGOGIQUE T410 Plan de développement provincial / TIC T420 Plan de développement de la commission scolaire / TIC T430 Plan de développement des applications pédagogiques de l'ordinateur / APO T440 Développement de la formation virtuelle T600 SÉCURITÉ DES SYSTÈMES INFORMATIQUES T610 Plan de relève des systèmes informatisés T620 Autorisations par codes d'accès et mots de passe T630 Prises de copies de sécurité Mise à jour le 24 février 2010 Page 20

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