Composition du progiciel Votre progiciel est composé d un boîtier de rangement comprenant le cédérom sur lequel est enregistré le programme.

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1 Module DS Version 6

2 Composition du progiciel Votre progiciel est composé d un boîtier de rangement comprenant le cédérom sur lequel est enregistré le programme. Propriété & Usage Ce logiciel et sa documentation sont protégés par le Code de la Propriété Intellectuelle, les lois relatives au copyright et les traités internationaux applicables. Toute utilisation non conforme du logiciel, et notamment toute reproduction ou distribution partielle ou totale du logiciel ou toute utilisation audelà des droits acquis sur le logiciel est strictement interdite. Toute personne ne respectant pas ces dispositions se rendra coupable de délit de contrefaçon et sera passible des peines pénales prévues par la loi. La marque Sage est une marque protégée. Toute reproduction totale ou partielle de la marque Sage, sans l autorisation préalable et expresse de la société Sage est donc prohibée. Tous les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce logiciel ou sa documentation et n appartenant pas à Sage peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Conformité & Mise en garde Compte tenu des contraintes inhérentes à la présentation sous forme de manuel électronique, les spécifications visées dans la présente documentation constituent une illustration aussi proche que possible des spécifications. Il appartient au client, parallèlement à la documentation, de mettre en oeuvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l adéquation de ses besoins aux fonctionnalités. Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel, de lire préalablement la documentation. Evolution La documentation correspond à la version référencée. Entre deux versions, des mises à jour du logiciel peuvent être opérées sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation existante pour présenter les modifications et améliorations apportées à ces mises à jour. Sage 2014 Tout droit réservé. Société par Actions Simplifiée au capital de Siège social : 10, rue Fructidor Paris Cedex RCS Paris - Crédit photos : fotolia - S1129_R&D _ Sage studiopao Sage 10, rue Fructidor Paris Cedex 17 France * * Coût d un appel local depuis un poste fixe Mise à jour : oct. 2015, version 6.00

3 Sommaire Préambule 7 Prise en main 8 Création des déclarations... 8 Ajouter une nouvelle déclaration... 8 Personnaliser la liste des déclarations... 8 Options d'affichage Choisir un mode d'affichage Personnaliser la vue simplifiée Modifier l'affichage des tableaux Modification des données Saisir des informations Mettre à jour les données Modifier les périodes d'activité et d'inactivité Ajouter des formules de calcul Modifier la liste des salariés Ajout de données complémentaires Ajouter des honoraires de prestation Importer des données Utilisation des grilles Créer une grille Exporter une grille Contrôle des erreurs Afficher une explication Vérifier le détail d'un calcul Afficher une liste des erreurs et avertissements Outils de contrôle Communication Imprimer la déclaration Envoyer la déclaration Administrer les données Guide de référence 26 Panorama des fenêtres du Module Fonctionnalités transversales DSN Easy DSN Easy Envoyer Sage 3

4 Imprimer Filtre des lignes affichées Paramétrage Aide Supprimer (croix) Assistant d'import Gérer les modèles Export au format Excel Suivi des déclarations Menu Modifier Supprimer Nouvelle déclaration Nouveau rapport Fractionnement Annule et remplace Annule Calculs Dossiers Honoraires Choix des colonnes affichées Actualisation des données Rafraîchir la liste Autres fonctionnalités de la fenêtre Suivi Mode Assistant Émetteur Données Envoi Déclaration Salariés Honoraires (mode Assistant) Salariés (autre groupe) Evénements Établissements Importer Bulletins Contrôler (mode Assistant) Vue complète (mode Assistant) Vue simplifiée Actualiser Régénérer Choisir les rubriques affichées en vue simplifiée Réinitialiser Afficher les numéros Afficher les libellés Sage 4

5 Autres fonctionnalités du mode Assistant Mode Éditeur Contrôler (mode Éditeur) Vue complète (mode Éditeur) Vue erreurs Fonctionnalités en commun avec le mode Assistant Autres fonctionnalités du mode Éditeur Grilles des établissements et salariés Choix des données Enregistrer (modèles de grille) Gérer les grilles Autres fonctionnalités des grilles Rapport CICE standard (version avancée) Accueil Réalisé Simulation Projection de la simulation Actualiser CICE Régénérer CICE Modifier la simulation Entrer des salariés dans la simulation Sortir un salarié de la simulation Sélectionner un salarié à exclure de la simulation Salaries éligibles Sélection de la vue Autres fonctionnalités du rapport CICE Calculs Ajouter un élément (Calculs) Modifier l'élément (Calculs) Tester Calculer Autres fonctionnalités des calculs Liste des bénéficiaires Ajouter un élément (Bénéficiaires) Modifier l'élément (Bénéficiaires) Autres fonctionnalités de la liste des bénéficiaires Liste des honoraires Ajouter un élément (Honoraires) Modifier l'élément (Honoraires) Autres fonctionnalités de la liste des honoraires Spécificités DSN DSN mensuelle DSN Arrêt de travail Sage 5

6 DSN Fin de contrat DSN Reprises d'historique Evénements Index Sage 6

7 Préambule - Création des déclarations Préambule Le Module Déclarations Sociales permet, à partir des données du logiciel de paie, de générer une Déclaration Annuelle des Données Sociales Unifiée (DADSU) et, en version avancée uniquement, une Attestation Employeur Dématérialisée (AED), un rapport sur le Crédit d'impôt pour la Compétitivité et l'emploi (CICE), une DSN et une Déclaration Trimestrielle de Salaires (DTS) MSA. Version Les modules DSN et DTS-MSA sont accessibles uniquement à partir d'une version i7. Le module DSN est accessible à partir de certaines fonctions de la paie, il existe 3 types de DSN : DSN Mensuelle : une DSN mensuelle par établissement avec les salariés, leurs contrats et paies du mois plus un récapitulatif des évènements du mois (arrêt de travail, ruptures de contrat, autres suspensions du contrat de travail). DSN de Signalement "Arrêt de travail" / "Reprise de travail". DSN de Signalement de fin de contrat de travail. Les déclarations sont à la norme N4DS sauf pour la DSN qui est à la norme NEODeS. Si vous possédez la version avancée du Module : Vous bénéficiez également de plusieurs outils qui facilitent la correction des erreurs des déclarations avant envoi aux organismes destinataires. Si vous bénéficiez du contrat DSN Easy, vous bénéficiez d'outils supplémentaires qui facilitent le contrôle de vos déclarations DSN. La partie "Prise en main" présente les différentes fonctionnalités offertes par le Module. La partie "Guide de référence" détaille le fonctionnement de chaque bouton. Le chemin d'accès aux boutons est indiqué au début de chaque description Sage 7

8 Prise en main - Création des déclarations Prise en main Création des déclarations Ajouter une nouvelle déclaration Accès : Suivi des DADSU Accès : Suivi des attestations employeurs (version avancée) Accès : Suivi des rapports CICE (version avancée) Accès : Suivi des DTS MSA Accès : Suivi des DSN La fenêtre de suivi des déclarations affiche la liste des déclarations existantes. Vous pouvez ajouter une déclaration à l'aide de la fonction [Nouvelle déclaration] de la barre d'outils. Pour rappel, les déclarations DADS-U, TDS et IRC doivent être produites avant le 31 janvier de chaque année. Les échéances des autres déclarations peuvent varier en fonction des organismes destinataires. Concernant les déclarations DADSU et DSN, vous pouvez également faire des déclarations distinctes pour différents groupes de salariés d'un établissement grâce à la fonction [Fractionnement]. Pour en savoir plus... Sur les réglages disponibles lors de la création d'une déclaration : Nouvelle déclaration. Sur le fractionnement d'une déclaration : Fractionnement. Personnaliser la liste des déclarations Accès : Suivi des DADSU Accès : Suivi des attestations employeurs (version avancée) Accès : Suivi des DTS MSA (version avancée) Accès : Suivi des DSN (version avancée) La fenêtre de suivi des déclarations donne accès à toutes les déclarations existantes. Pour faciliter votre lecture, vous disposez de trois outils d'affichage spécifiques : des formats de liste prédéfinis, dans la colonne de gauche, pour les déclarations DADSU, attestations employeurs et DTS MSA, les filtres "En cours" et "Envoyées", au-dessus de la liste des déclarations affichées, un choix de colonnes de tri, à ajouter aux colonnes existantes, un filtre de sélection de période avec saisie des dates, uniquement disponible en Suivi des DSN. des onglets pour chaque type de déclaration DSN, d'un "Récapitulatif" des déclarations, dans la colonne de droite Sage 8

9 Prise en main - Création des déclarations Formats de liste En fonction de la déclaration recherchée, certains formats de liste sont à favoriser: "Liste par tâches" classe les déclarations selon les tâches. "Liste par natures" (uniquement en suivi des DADSU) classe les déclarations selon leur périmètre : "Complète", "TDS", "Honoraires seuls", "IRC", etc. "Liste par dates", sert à identifier rapidement les déclarations d'une année par rapport aux autres. "Liste globale" affiche toutes les déclarations existantes. Vous pouvez créer d'autres formats de liste. Pour en savoir plus, consultez le point "Arborescence" de la rubrique Modifier l'affichage des tableaux. Filtres Cochez ou décochez les cases, "En cours" et "Envoyées" pour personnaliser l'affichage en conséquence. En Suivi des DSN : "Saisie des dates" permet de renseigner un choix de date ("du", "au") et de sélectionner les périodes prédéfinies ("2 derniers mois" ou "12 derniers mois"). Ajout de colonnes Il peut être utile d'ajouter des colonnes dans le tableau des déclarations pour effectuer des tris et classements supplémentaires. Les colonnes à ajouter sont accessibles depuis le bouton [Choix de colonnes affichées]. Pour en savoir plus... Sur l'ajout et la suppression de colonnes : Choix des colonnes affichées. Sur les tris et classements dans les tableaux : Modifier l'affichage des tableaux. Onglets En fonction de la déclaration recherchée, vous disposez des onglets : "Mensuelles" classe les déclarations mensuelles. "Arrêts de travail" classe les signalements d'arrêts de travail et de reprises. "Fins de contrat" classe les signalements de fins de contrat. "Historiques" classe les déclarations de reprises d'historiques. Récapitulatif (uniquement en Suivi des DSN) La colonne de droite de la fenêtre présente les informations disponibles pour une déclaration. Il s'agit d'un résumé du contenu de chaque déclaration et les dernières actions réalisées. Dans le cas d'une multi-sélections, les informations ne concernent que la dernière déclaration sélectionnée. La nature des informations affichées dépend de la nature de la déclaration : DSN Mensuelle, Arrêt de travail, Fins de contrat de travail (qu'elle soit de type "Normale" ou "Annule & remplace") Sage 9

10 Prise en main - Création des déclarations Informations affichées pour une DSN Mensuelle Informations sur l'état d'avancement de la déclaration : Date et heure de l'envoi Date et heure de la dernière modification Date et heure du dernier contrôle (contrôle DS ou contrôle DSN-Val selon le dernier lancé) Nombre d'anomalies décelées au dernier contrôle Nombre d'avertissements Informations sur les salariés : Nombre de salariés Informations sur les contrats : Nombre de contrats de travail Nombre de CDI Nombre de CDD Nombre de stagiaires Nombre d'apprentis Informations sur les événements du mois : Nombre d'entrées dans le mois Nombre de fins de contrats de travail Nombre d'arrêts de travail Nombre de suspensions de contrat de travail Informations sur les cotisations payées - bloc URSSAF : Nombre de bordereaux Nombre de versements Informations affichées pour une DSN Arrêts de travail Informations sur l'état d'avancement de la déclaration : Idem que pour une DSN Mensuelle. Information sur le contenu de la déclaration : Nom et prénom du salarié concerné Nature de l'arrêt Dernier jour travaillé Informations affichées pour une DSN Fins de contrat de travail Information sur l'état d'avancement de la déclaration : Idem que pour une DSN Mensuelle Information sur le contenu de la déclaration Nom et prénom du salarié Date et fin du contrat de travail 2015 Sage 10

11 Prise en main - Options d'affichage Options d'affichage Choisir un mode d'affichage Accès : Suivi des DADSU > Modifier Accès : Suivi des attestations employeurs > Modifier (version avancée) Accès : Suivi des DSN Il existe deux modes d'affichage pour une déclaration : Assistant et Éditeur. Ils permettent d'accéder aux mêmes données mais les présentent de manière différente. En fonction de vos besoins ou habitudes de travail, vous pourrez préférer l'un ou l'autre. Version standard Si vous utilisez la version standard du Module, vous ne pouvez utiliser que le mode Assistant. Mode Assistant La DSN est en mode Assistant. Accès Vous pouvez lancer une déclaration en mode Assistant depuis le menu [Modifier], ou en double-cliquant sur la déclaration. Affichage des données L'affichage des données concerne toutes les déclarations hors DSN. Les données de l'émetteur, de la déclaration, des établissements, des salariés sont accessibles par les 4 onglets. Les cinq premiers boutons de la barre d'outils sont des boutons de navigation. Ils permettent d'accéder aux données de l'émetteur, de la déclaration, des établissements, des salariés et des honoraires (ce dernier élément apparaît uniquement en suivi DADSU). Dans chaque cas, les données sont présentées en deux colonnes: celle de gauche contient la liste des éléments, celle de droite affiche les rubriques correspondant à l'élément de la liste qui a été sélectionné. Par défaut, certains groupes de rubriques affichés à droite sont masqués. Pour les afficher, cliquez sur le titre du groupe. Cliquez à nouveau sur le titre pour les masquer. Vues Le mode Assistant dispose de deux vues d'affichage : la vue complète, qui affiche toutes les données, la vue simplifiée, qui ne présente que certaines données utiles. Vous pouvez définir les données à afficher en personnalisant la vue simplifiée. Avantages Le mode Assistant permet de visualiser facilement les données par salarié et par période d'activité ou d'inactivité. Il comporte également plusieurs outils de personnalisation de l'affichage, notamment : une vue simplifiée personnalisable, des filtres, 2015 Sage 11

12 Prise en main - Options d'affichage le choix entre les numéros et les libellés pour l'affichage des rubriques de la déclaration, le masquage automatique des rubriques les moins utilisées. Mode Éditeur Version avancée Vous devez disposer de la version avancée du Module pour bénéficier du mode Éditeur. Accès Pour accéder à une déclaration en mode Éditeur, utilisez le menu [Modifier]. Affichage des données Les données sont classées par code de rubrique DADS-U N4DS et suivent l'arborescence définie dans le cahier des charges rédigé par les instances de la norme N4DS. Cette arborescence est affichée dans la colonne de gauche. Pour la développer, cliquez sur l'icône. La colonne de droite affiche les informations de la rubrique sélectionnée. Cliquez sur un élément pour afficher sa description et, le cas échéant, une explication sur l'erreur, dans la partie inférieure droite. Il en est de même pour le suivi des attestations employeurs. Vues Comme pour le mode Assistant il existe deux vues. La vue complète affiche l'ensemble des données. La vue erreurs n'affiche que les rubriques et sous-rubriques comportant des erreurs. Avantages Le mode Éditeur facilite la compréhension du contenu des rubriques et des erreurs grâce à l'affichage d'explications en contexte. Il permet également de mieux identifier une rubrique car il en affiche à la fois l'intitulé et le code. Grâce à la vue erreurs, vous pourrez facilement passer en revue l'ensemble des anomalies de votre déclaration. Personnaliser la vue simplifiée Accès : Suivi des DADSU > Modifier > Assistant Accès : Suivi des attestations employeurs > Modifier > Assistant (version avancée) Certains champs ne sont pas utiles pour votre activité. Nous vous conseillons donc de construire une vue simplifiée limitée aux champs qui vous concernent. Pour sélectionner les champs, vous devez activer la vue complète et utiliser la fonction [Choisir les rubriques affichées en vue simplifiée]. Pour en savoir plus sur cette fonction, consultez la rubrique Choisir les rubriques affichées en vue simplifiée Sage 12

13 Prise en main - Options d'affichage Modifier l'affichage des tableaux Accès : Suivi des DADSU Accès : Suivi des attestations employeurs (version avancée) Accès : Suivi des rapports CICE (version avancée) Accès : Suivi des DTS MSA Accès : Suivi des DSN La plupart des données du Module sont présentées sous forme de tableau. Plusieurs outils sont à votre disposition pour modifier l'affichage de ces tableaux. Ils vous permettent d'organiser vos listes et de trouver des informations plus rapidement. Tri Vous pouvez classer par ordre alphabétique ou numérique les données d'une colonne. Cliquez sur l'intitulé de la colonne pour trier par ordre croissant. Cliquez à nouveau pour trier par ordre décroissant. Colonnes Il est possible de déplacer ou de supprimer des colonnes par glisser-déposer des intitulés. Pour cela: 1. Cliquez sur un intitulé de colonne et maintenez le bouton de votre souris enfoncé. 2. Déplacez l'intitulé : hors de la barre des titres pour supprimer la colonne (une icône de suppression apparaît), à côté d'un autre intitulé pour déplacer la colonne (des flèches rouges de positionnement apparaissent). 3. Relâchez le bouton de votre souris. L'affichage d'un tableau est réinitialisé à chaque ouverture de la fenêtre qui le contient. Arborescence Il est possible de créer une arborescence pour certains tableaux (fenêtres "Suivi des DADSU", "Événements des salariés", "Grilles", etc.). L'arborescence permet de masquer ou de développer des groupes d'informations. Elle est utile lorsque les listes sont longues. Pour créer une arborescence, déplacez l'intitulé d'une colonne dans la zone "Glissez ici la colonne que vous souhaitez regrouper", située au-dessus du tableau. Vous pouvez déplacer plusieurs colonnes dans cette zone. Elles constitueront autant de niveaux dans l'arborescence Sage 13

14 Prise en main - Modification des données Pour supprimer une colonne de l'arborescence, glissez-la hors de la zone de regroupement. Filtres Pour filtrer les données, utilisez la fonction [Filtre des lignes affichées], située au-dessus des tableaux. Vous pouvez, par exemple, afficher uniquement les salariés dont le nom de famille commence par "d" ou dont le département de résidence est "69". Pour savoir comment utiliser cette fonction, consultez la rubrique Filtre des lignes affichées. Modification des données Saisir des informations Accès : Suivi des DADSU Accès : Suivi des attestations employeurs (version avancée) Accès : Suivi des rapports CICE (version avancée) Accès : Suivi des DTS MSA Accès : Suivi des DSN Le Module permet de compléter les champs vides de la déclaration et de modifier les données saisies ou importées. Pour cela, il suffit de placer votre curseur dans la zone à renseigner et de saisir les informations souhaitées. Certains champs de saisie sont discrets. N'hésitez pas à cliquer sur une zone en cas de doute. Si elle est modifiable, un cadre apparaîtra, comme illustré ci-dessous. Lorsque vous avez terminé de saisir des informations, n'oubliez pas de cliquer sur [Enregistrer]. Les couleurs de police donnent une indication sur le statut des données affichées : le noir est utilisé pour les données importées du logiciel de paie, le bleu pour celles saisies ou modifiées, le rouge signale une erreur (uniquement en suivi des DADSU, AED et DSN). Ces couleurs permettent de distinguer rapidement les modifications apportées et les erreurs restantes Sage 14

15 Prise en main - Modification des données Le fond jaune signale par ailleurs que le champ est obligatoire. Selon votre activité, des champs à fond blanc peuvent également être obligatoires. Pour saisir des informations en masse en Suivi, utilisez les grilles. Mettre à jour les données Accès : Suivi des DADSU Accès : Suivi des attestations employeurs (version avancée) Accès : Suivi des rapports CICE (version avancée) Accès : Suivi des DTS MSA Accès : Suivi des DSN Il existe trois fonctionnalités pour mettre à jour les données: [Actualiser], [Réinitialiser] et [Régénérer]. Chacune correspond à un besoin particulier. Actualiser Cette fonctionnalité n'est pas présente en Suivi des DTS MSA, elle permet d'importer les données du logiciel de paie tout en conservant les modifications faites dans le Module (valeurs affichées en bleu). Vous pouvez donc actualiser sans risque de perdre vos corrections. Si vous importez de nouvelles données de la paie, n'oubliez pas d'actualiser toutes les déclarations en cours. Vous pouvez actualiser plusieurs déclarations en même temps grâce au bouton Actualisation des données, accessible depuis la fenêtre "Suivi des DSN". Réinitialiser En Suivi des DADSU, Suivi des DSN, Suivi des DTS MSA et AED, la fonction Réinitialiser permet à l'inverse de supprimer vos modifications (valeurs affichées en bleu). Les champs complétés redeviennent vides et ceux corrigés affichent à nouveau la valeur récupérée lors de la dernière actualisation. Vous pouvez choisir les modifications à supprimer. Plusieurs périmètres de réinitialisation sont en effet disponibles. Les choix dépendent de votre position dans l'interface. Régénérer La fonction Régénérer permet d'importer les valeurs du logiciel de paie pour tous les champs d'une déclaration. Par conséquent, vos modifications manuelles ne sont pas conservées. Cette fonctionnalité allie donc l'actualisation et la réinitialisation. Pour en savoir plus sur les différentes mises à jour, consultez les rubriques suivantes : Actualiser Réinitialiser Régénérer 2015 Sage 15

16 Prise en main - Modification des données Modifier les périodes d'activité et d'inactivité Accès : Suivi des DADSU Accès : Suivi des attestations employeurs (version avancée) Les périodes d'activité et d'inactivité des salariés sont importées du logiciel de paie. Vous pouvez cependant les modifier directement dans le Module grâce à la fonction [Événements]. Cette fonction est accessible depuis les modes Assistant et Éditeur. Lorsque vous ajoutez, supprimez ou modifiez une période d'activité, le Module recalcule automatiquement des montants de la déclaration. Cette opération a deux conséquences: les valeurs des champs de toutes les périodes d'activité et d'inactivités peuvent être modifiées, les champs de la déclaration qui n'ont pas été modifiés sont mis à jour (équivalent de la fonction Actualiser). Pour en savoir plus sur l'ajout, la suppression et la modification d'une période d'activité, consultez Événements. Ajouter des formules de calcul Accès : Suivi des DADSU Accès : Suivi des attestations employeurs (version avancée) Accès : Suivi des rapports CICE (version avancée) Accès : Suivi des DTS MSA Accès : Suivi des DSN Vous pouvez compléter rapidement tous vos champs numériques en définissant des formules de calcul. La liste des formules existantes est accessible depuis le bouton [Calculs]. Pour savoir comment créer une nouvelle formule, consultez la rubrique Ajouter un élément (Calculs). Modifier la liste des salariés Accès : Suivi des DADSU Accès : Suivi des DSN Vous pouvez modifier la liste des salariés d'une déclaration grâce à la fonction [Salariés] du groupe "Données". Cette fonction est accessible depuis les modes Assistant et Éditeur. Lorsque vous ajoutez ou supprimez un salarié de la liste des salariés d'une déclaration, toutes les données de la déclaration sont mises à jour (équivalent de la fonction Actualiser). Pour savoir comment ajouter ou supprimer des salariés, consultez la rubrique Salariés - groupe Données Sage 16

17 Prise en main - Ajout de données complémentaires Ajout de données complémentaires Ajouter des honoraires de prestation Accès : Suivi des DADSU Le Module vous permet d'ajouter des honoraires de prestation aux données issues de la paie. Vous pourrez ainsi déduire des coûts. L'ajout d'honoraires se fait en deux temps : 1. Création du bénéficiaire de l'honoraire. 2. Ajout de la note d'honoraire. Pour accéder à la création ou à l'import des honoraires et bénéficiaires, cliquez sur le bouton [Honoraires] de la barre d'outils depuis la fenêtre "Suivi des DADSU". Une fois l'honoraire créé, vous devez actualiser ou régénérer la déclaration concernée. Pour en savoir plus... Sur la création des bénéficiaires : Ajouter un élément - Bénéficiaires. Sur la création des notes d'honoraire : Ajouter un élément - Honoraires. Sur l'import de bénéficiaires et d'honoraires : Honoraires. Importer des données Accès : Suivi des DADSU Accès : Suivi des DSN Accès : Suivi des attestations employeurs (version avancée) Version avancée Vous devez posséder la version avancée du Module pour pouvoir importer des données. Certaines informations absentes du logiciel doivent être renseignées dans la déclaration. En suivi DADSU, il s'agit notamment de : l'épargne salariale, les actions gratuites, les options sur titre (ou stock-options), les Bons de Souscription de Parts de Créateur d'entreprise (BSPCE). Vous pouvez saisir ces informations mais les importer vous fera gagner du temps. L'importation permet en effet de compléter ou de modifier rapidement les données des établissements et salariés existants. En suivi DADSU uniquement, l'importation permet également de créer des bénéficiaires et des honoraires, ou de modifier des bénéficiaires et des honoraires existants. Importer des bénéficiaires est particulièrement utile : le fichier d'import pourra en effet servir pour plusieurs déclarations (de la même année mais aussi d'une année à l'autre). Si vous avez déjà saisi vos bénéficiaires pour une autre déclaration DADSU, vous pouvez créer une grille pour exporter les données puis les importer dans la déclaration en cours Sage 17

18 Prise en main - Ajout de données complémentaires Formats des fichiers d'import Les formats de fichier acceptés par l'assistant d'import sont.xls,.xlsx,.csv et.txt. Vous pouvez donc créer un fichier d'import dans un tableur (Excel, Calc, etc.) ou dans le blocnotes de votre ordinateur. Pour les bénéficiaires et les honoraires en suivi DADSU, vous pouvez également utiliser des fichiers.pnm. Si vous créez un fichier.txt, utilisez des virgules ou des points-virgules comme séparateur de colonnes et supprimez les espaces. Nous vous conseillons par ailleurs de saisir des entêtes de colonnes dans le fichier d'import. Idéalement, utilisez les mêmes intitulés que dans le Module. Cela permet en effet une liaison automatique des colonnes du fichier et des rubriques de la déclaration. Ne laissez pas de lignes ou de colonnes vides dans le fichier d'import. Informations requises Les fichiers d'import doivent obligatoirement contenir certaines informations. Les informations requises dépendent du type de données importées: Pour importer des données sur les salariés existants, le fichier doit indiquer le matricule du salarié dans l'entreprise (rubrique S30.G ). Pour modifier des périodes d'activité de salariés, le fichier doit indiquer : le matricule du salarié (rubrique S30.G ), le nom du salarié (rubrique S30.G ), le prénom du salarié (rubrique S30.G ), la date de début de la période d'activité (rubrique S40.G ), la date de fin ou la date de validité de la période d'activité (rubrique S40.G ). Pour modifier des périodes d'inactivité de salariés, le fichier doit indiquer : le matricule du salarié (rubrique S30.G ), le nom du salarié (rubrique S30.G ), le prénom du salarié (rubrique S30.G ), la date de début de la période d'inactivité (rubrique S60.G ), la date de fin de la période d'inactivité (rubrique S60.G ), le motif de l'inactivité (rubrique S60.G ). Pour importer des données sur les établissements existants, le fichier doit indiquer le NIC de l'établissement (rubrique S80.G ). Pour modifier ou créer des bénéficiaires, le fichier doit indiquer : le code du bénéficiaire, le type de bénéficiaire (société ou personne), la raison sociale, la profession (ou qualité) du bénéficiaire. Pour modifier ou créer des honoraires, le fichier doit indiquer : la raison sociale du bénéficiaire, le code de l'établissement, la date de versement de l'honoraire Sage 18

19 Prise en main - Utilisation des grilles Pour en savoir plus... Sur les différentes étapes de l'importation : Assistant d'import. Sur l'accès à l'import de données pour les établissements et salariés existants : Importer. Sur l'accès à l'import de bénéficiaires et d'honoraires : Honoraires. Utilisation des grilles Créer une grille Accès : Suivi des DADSU Accès : Suivi des DSN Accès : Suivi des attestations employeurs Version avancée Vous devez posséder la version avancée du Module pour pouvoir utiliser les grilles. Une grille est une feuille de saisie personnalisée : vous déterminez les champs qui la constituent. Elle vous permet de corriger plus rapidement des erreurs identiques pour plusieurs salariés, notes d'honoraire, bénéficiaires ou établissements, d'une déclaration. Pour accéder aux grilles : 1. Sélectionnez la déclaration à compléter dans la fenêtre de Suivi. 2. Cliquez sur [Modifier]. 3. Sélectionnez [Grilles]. 4. Cliquez sur [Établissements], [Salariés] ou [Honoraires], selon votre besoin et votre version de logiciel. La fenêtre de création de grilles apparaît. Utilisez ensuite la fonctionnalité [Choix des données] pour sélectionner les rubriques de la grille. Vous pouvez sauvegarder un format de grille que vous utilisez souvent en cliquant sur [Enregistrer]. Pour en savoir plus... Sur la sélection des champs de la grille : Choix des données DADSU. Sur l'enregistrement d'une grille : Enregistrer - Modèles de grille. Sur l'export d'une grille : Exporter une grille. Exporter une grille Accès : Suivi des DADSU > Modifier > Grille > Établissements / Salariés / Honoraires Accès : Suivi des DSN Version avancée Vous devez posséder la version avancée du Module pour pouvoir exporter une grille. Vous pouvez exporter une grille au format Excel. Vous bénéficiez ainsi des formules de saisie et automatismes des tableurs pour compléter et corriger les données de la déclaration. Une fois vos modifications effectuées, il suffit d'importer les données avec la 2015 Sage 19

20 Prise en main - Utilisation des grilles fonction d'import correspondant aux données de la grille (salariés, établissements, ou honoraires). L'export des données se fait à l'aide de la fonction [Export au format Excel], accessible en haut à droite de la fenêtre. Les données exportées sont celles affichées à l'écran. Vous devez donc avoir préalablement défini les rubriques de la grille à partir du bouton [Choix des données DADSU]. Pour en savoir plus... Sur les étapes de l'exportation : Export au format Excel. Sur l'import de données : Importer des données 2015 Sage 20

21 Prise en main - Contrôle des erreurs Contrôle des erreurs Afficher une explication Accès : Suivi des DADSU Accès : Suivi des attestations employeurs (version avancée) Accès : Suivi des DSN Dans le mode Assistant La DSN est en mode Assistant. Dans le mode Assistant, les erreurs sont signalées par l'icône icône, une explication apparaît après quelques secondes.. Au survol de cette Pour corriger une erreur, il est parfois nécessaire d'en savoir plus sur un champ. Vous pouvez afficher le numéro des champs grâce à la fonctionnalité [Afficher les numéros]. Ce numéro correspond à celui utilisé dans la déclaration. Vous pouvez également afficher une explication sur un champ grâce à la fonction [Aide], située en haut à droite de la fenêtre Sage 21

22 Prise en main - Contrôle des erreurs Dans le mode Éditeur Le mode Editeur existe uniquement en DADS-U et AED! Il n'est pas présent en DSN. Version avancée Vous devez disposer de la version avancée du Module pour bénéficier du mode Éditeur. Dans le mode Éditeur, une explication sur le champ sélectionné dans 'la Vue erreur(s)' est affichée au bas de l'écran. Pour en savoir plus sur le fonctionnement de l'aide, consultez la rubrique Aide. Vérifier le détail d'un calcul Accès : Suivi des DADSU Accès : Suivi des attestations employeurs Accès : Suivi des DSN Version avancée Vous devez posséder la version avancée du Module pour afficher le détail d'un calcul. Certains champs numériques sont complétés automatiquement grâce à des formules de calcul. Ces formules sont définies grâce au bouton [Calculs] de la fenêtre de suivi. Vous pouvez afficher le détail d'une formule de calcul en cliquant sur l'icône, située à côté des champs calculés. Vous pourrez ainsi facilement identifier l'origine d'une erreur dans un champ calculé. Dans le mode Éditeur et les grilles, vous devez cliquer dans un champ calculé pour afficher la calculatrice. Pour savoir comment créer des formules de calcul, consultez la rubrique Ajouter un élément (Calculs) Sage 22

23 Prise en main - Contrôle des erreurs Afficher une liste des erreurs et avertissements Accès : Suivi des DADSU Accès : Suivi des DSN Accès : Suivi des attestations employeurs (version avancée) Pour corriger une déclaration, vous pouvez générer une liste des erreurs grâce à la fonction [Contrôler] du mode Assistant. Cette liste vous permet d'accéder directement aux champs comportant des erreurs. Vous pouvez donc l'utiliser pour piloter l'ensemble de vos corrections. Vous pouvez exporter la liste des erreurs au format.xls et profiter des formules et outils de saisie propres aux tableurs. Si vos données le permettent, utilisez ensuite les différents assistants d'import pour intégrer les données corrigées. Pour n'afficher que les rubriques comportant des erreurs, vous pouvez également utiliser la fonction [Vue erreurs] du mode Éditeur (si vous avez accès à ce mode). Pour en savoir plus... Sur le fonctionnement de la liste des erreurs ou avertissements : Contrôler - mode Assistant. Sur l'export de la liste des erreurs : Export au format Excel. Outils de contrôle Des outils de contrôle des déclarations sont délivrés par l administration. Ils sont appelés par les boutons suivants qui apparaissent en mode Assistant ou en mode Editeur : Le bouton [Dadsu-ctl] apparaît uniquement en suivi DADSU. Il permet de lancer un contrôle de la déclaration DADSU. Le bouton [Oac-ctl] apparaît uniquement en suivi des attestations employeurs. Il permet de lancer un contrôle de la déclaration AED. Le bouton [DSN-Val] apparaît uniquement en suivi des DSN. Il permet de lancer un contrôle de la déclaration DSN Sage 23

24 Prise en main - Communication Communication Imprimer la déclaration Accès : Suivi des DADSU Accès : Suivi des attestations employeurs (version avancée) Accès : Suivi des rapports CICE (version avancée) Accès : Suivi des DTS MSA Accès : Suivi des DSN Vous pouvez imprimer une déclaration à l'aide de la fonction [Imprimer]. L'assistant d'impression vous permet également d'enregistrer une déclaration au format.xls (uniquement en DADSU, AED, DTS MSA et DSN) et.pdf. Pour en savoir plus sur les étapes d'impression et les réglages disponibles, consultez la rubrique Imprimer Sage 24

25 Prise en main - Communication Envoyer la déclaration Accès : Suivi des DADSU Accès : Suivi des attestations employeurs (version avancée) Accès : Suivi des DSN Vous pouvez envoyer la déclaration en cours à l'aide de la fonction [Envoyer] du mode Assistant ou du mode Éditeur (si vous avez accès à ce mode). L'envoi transmet les déclarations à votre logiciel Direct. Vous pourrez alors choisir différentes options d'envoi aux organismes destinataires de la Déclaration Annuelle des Données Sociales. Version avancée Pour la DADSU et les DSN uniquement, vous pouvez également utiliser la fonction [Envoyer] pour enregistrer le fichier de la déclaration sur le disque. Le logiciel Direct est requis pour envoyer vos déclarations au portail déclaratif avec la fonction [Envoyer]. Une déclaration notée comme "envoyée" ne peut pas être, en l'état, modifiée ou supprimée. Elle doit être marquée comme "non envoyée" (fonction disponible en clic droit sur la déclaration) pour être modifiée ou supprimée. Pour en savoir plus sur la fonction d'envoi, consultez la rubrique Envoyer Administrer les données Accès : Suivi des DADSU > Dossiers Accès : Suivi des attestations employeurs > Dossier (version avancée) Accès : Suivi des rapports CICE (version avancée) Accès : Suivi des DTS MSA Accès : Suivi des DSN Vous pouvez gérer les différents dossiers déclaratifs du Module dans la fenêtre "Administration". Cette fenêtre est accessible depuis le bouton [Dossiers] de la barre d'outils. La fonction Dossiers permet de supprimer une base de données DS et de voir aussi le nombre de personnes connectées sur un dossier. Un dossier déclaratif est un fichier de format.sdf qui contient l ensemble des données nécessaires à la gestion de toutes les déclarations d une entreprise. Le ou les dossiers en cours d utilisation sont indiqués par un chiffre différent de zéro dans la colonne "Connexions" de la liste des dossiers. Ce bouton permet également de reconstruire les liens entre le Module et le logiciel de paie Sage 25

26 Guide de référence - Communication Guide de référence Panorama des fenêtres du Module Accès : Suivi des DADSU Accès : Suivi des attestations employeurs (version avancée) Accès : Suivi des rapports CICE (version avancée) Accès : Suivi des DTS MSA Accès : Suivi des DSN Suivi des DADSU C'est la principale fenêtre de gestion des Déclarations Automatisées des Données Sociales Unifiées (DADSU). Vous y accédez directement depuis le logiciel de paie. Elle comporte : une barre d'accès aux modes d'affichage et aux fonctionnalités, en haut de l'écran, plusieurs formats de liste, à gauche, la liste des déclarations, à droite. Suivi des attestations employeurs (version avancée) C'est la principale fenêtre de gestion des Attestations Employeurs Dématérialisées (AED). Vous y accédez directement depuis le logiciel de paye. Suivi des rapports CICE (version avancée) C'est la principale fenêtre de gestion du Crédit d'impôt pour la Compétitivité et l'emploi (CICE). La liste est triée par années d'exercice. Entré en vigueur le 1er janvier 2013, le CICE est une mesure fiscale, dont le calcul est assis sur les rémunérations versées. Il est possible de : Calculer les informations sur les rémunérations déjà versées. Faire une estimation de la masse salariale éligible et du montant du crédit d'impôt sur l'année en cours. Vous y accédez directement depuis le logiciel de paye. La fenêtre Suivi des rapports du CICE affiche la liste des rapports existants. Suivi des DTS MSA C'est la principale fenêtre de gestion des Déclarations Trimestrielles des Salaires (DTS) MSA. Elle affiche la liste des déclarations existantes triées par années d'exercice. En tant qu'employeur, vous avez l'obligation de déclarer les rémunérations versées à vos salariés pendant le trimestre écoulé. Vous pouvez utiliser ce service d'échange de fichier DS quel que soit l'effectif de votre entreprise. Il vous permet de transmettre le fichier de déclaration de salaires généré par votre logiciel de paie, sous réserve de sa compatibilité avec le protocole DTS MSA Sage 26

27 Guide de référence - Communication A partir de 80 salariés, la déclaration est à transmettre par échange de fichiers DS. Avec l'adhésion au LUCEA auprès de la MSA : Vous bénéficier d'une gestion centralisée de votre dossier pour les déclarations des salaires et les paiements des cotisations et contributions sociales. Vous déclarez en une seule fois l'ensemble des rémunérations versées. Vous effectuez un paiement unique pour tous les salariés de votre entreprise. LUCEA est un service entièrement gratuit. Une seule déclaration trimestrielle des salaires (DTS) : votre MSA de liaison calcule la totalité des cotisations et contributions sociales dues pour l'ensemble de vos salariés et de vos établissements. Vous restez en relation avec la MSA du lieu de travail de vos salariés (MSA de gestion) pour accomplir les formalités d'embauche et faire les différentes déclarations nécessaires au paiement des prestations des salariés (DTA, attestation de salaires en cas d'arrêt de travail...). La mise en oeuvre du dispositif LUCEA ne modifie en rien les relations des salariés avec leur MSA de gestion pour le service des prestations. Peuvent adhérer au LUCEA les entreprises à établissements multiples implantés sur différentes circonscriptions MSA et les groupes d'entreprises. Pour cela, il faut avoir une gestion centralisée de la paie pour l'ensemble des salariés des établissements concernés par la demande et être à jour dans le paiement de vos cotisations et contributions sociales pour l'ensemble de vos établissements. Vous accédez au Suivi des DTS MSA depuis le logiciel de paie via Etats / DTS MSA. Suivi des DSN C'est la principale fenêtre de gestion des DSN. Vous y accédez directement depuis le logiciel de paie via Etats / DSN ou Listes / Fiches de personnel / Etats administratifs /DSN ou Gestion / Arrêts de travail / bouton DSN. Elle comporte : une barre d'accès aux fonctionnalités, en haut de l'écran, un accès à différents types de DSN, par les onglets. la liste des déclarations, à gauche, un récapitulatif, à droite. Dans la partie à gauche : "Toutes" permet d'afficher l'ensemble des DSN (Mensuelles, Arrêts de travail, Fins de contrat et Reprises d'historiques) selon la période et selon qu'elles sont en cours ou envoyées. Mode Assistant C'est l'un des deux modes d'édition des déclarations. Pour y accéder, cliquez sur [Modifier] et sélectionnez [Assistant]. Pour en savoir plus sur les possibilités offertes par ce mode, consultez Choisir un mode d'affichage Sage 27

28 Guide de référence - Communication Mode Éditeur C'est l'autre mode d'édition des déclarations proposé uniquement en Suivi des DADSU et Suivi des attestations employeurs. Pour y accéder, cliquez sur [Modifier] et sélectionnez [Éditeur]. Version Vous devez posséder la version avancée du Module pour bénéficier du mode Éditeur. Pour en savoir plus sur les possibilités offertes par ce mode, consultez Choisir un mode d'affichage. Grilles Les grilles sont proposées en suivi des DADSU, DSN et AED. Ce sont des feuilles de saisie personnalisées. Vous pouvez créer des grilles pour saisir rapidement des données sur les établissements, les salariés ou les honoraires. Pour utiliser les grilles : 1. Cliquez sur [Modifier]. 2. Sélectionnez [Grilles]. 3. Choisissez [Établissements], [Honoraires] ou [Salariés], selon votre besoin. Version Vous devez posséder la version avancée du Module pour pouvoir utiliser les grilles. Pour en savoir plus, consultez Créer une grille. Calculs Le Module permet de créer des formules de calcul afin de compléter rapidement les champs numériques. Cette fonctionnalité est accessible depuis le bouton [Calculs] de la barre d'outils. Pour en savoir plus, consultez Ajouter des formules de calcul. Dossiers Vous pouvez reconstruire des liens entre le Module et le logiciel depuis la fenêtre "Administration". Cette fenêtre est accessible en cliquant sur le bouton [Dossiers] de la barre d'outils. Pour en savoir plus, consultez Administrer les données. Liste des bénéficiaires Les bénéficiaires sont proposés uniquement en suivi des DADSU. Les prestataires peuvent être ajoutés, supprimés ou modifiés depuis la fenêtre "Liste des bénéficiaires". Pour y accéder, cliquez sur [Honoraires] et sélectionnez [Bénéficiaires]. Pour en savoir plus, consultez Ajouter des honoraires de prestation. Liste des honoraires Les honoraires sont proposés uniquement en suivi des DADSU. Ils peuvent être ajoutés, supprimés ou modifiés depuis la fenêtre "Liste des honoraires". Pour y accéder, cliquez sur [Honoraires] et sélectionnez [Honoraires]. Pour en savoir plus, consultez Ajouter des honoraires de prestation Sage 28

29 Guide de référence - Communication Import de bénéficiaires L'import des bénéficiaires est proposé uniquement en suivi des DADSU. Vous pouvez importer des prestataires depuis un fichier.txt ou un document Excel grâce à un assistant d'import. Pour le lancer, cliquez sur [Honoraires], sélectionnez [Imports] puis [Bénéficiaires]. Pour en savoir plus, consultez Importer des données. Import d'honoraires L'import des honoraires est proposé uniquement en suivi des DADSU. L'assistant d'import permet également d'importer des honoraires depuis un fichier.txt ou un document Excel. Pour cela, cliquez sur [Honoraires] et sélectionnez [Imports] puis [Honoraires]. Pour en savoir plus, consultez Importer des données. Nouvelle déclaration La fenêtre "Nouvelle déclaration" permet de définir les caractéristiques de la déclaration à créer. Elle est accessible depuis le bouton [Nouvelle déclaration]. Pour en savoir plus, consultez Ajouter une nouvelle déclaration. Import de données des établissements L'import de données d'établissements existants est proposé uniquement en Suivi des DADSU et Suivi des attestations employeurs. Il est accessible depuis le mode Assistant (ou le mode Éditeur, si vous y avez accès). Cliquez sur [Importer] et sélectionnez [Établissements]. Version avancée Vous devez posséder la version avancée du Module pour importer les données des établissements. Pour en savoir plus, consultez Importer des données. Import de données des salariés L'import de données des salariés existants est proposé uniquement en Suivi des DADSU et Suivi des attestations employeurs. Il est également accessible depuis les modes Assistant et Éditeur. Cliquez sur [Importer] et sélectionnez [Salariés]. Version avancée Vous devez posséder la version avancée du Module pour importer les données des salariés. Pour en savoir plus, consultez Importer des données. Sélection des salariés à déclarer En suivi des DADSU, DSN et AED uniquement, vous pouvez modifier la liste des salariés de la déclaration dans la fenêtre "Sélection des salariés à déclarer". Pour y accéder : 1. Cliquez sur [Modifier]. 2. Sélectionnez [Assistant] (ou [Éditeur], si vous y avez accès). Une fenêtre apparaît. 3. Cliquez sur [Salariés] dans le groupe "Données" de la barre d'outils. Pour en savoir plus, consultez Modifier la liste des salariés Sage 29

30 Guide de référence - Fonctionnalités transversales Événements des salariés En suivi des DADSU et AED uniquement, vous pouvez gérer les périodes d'activités ou d'inactivité des salariés en définissant des événements. Pour cela : 1. Cliquez sur [Modifier]. 2. Sélectionnez [Assistant] (ou [Éditeur], si vous y avez accès). Une fenêtre apparaît. 3. Cliquez sur [Événements] dans le groupe "Données" de la barre d'outils. Pour en savoir plus, consultez Modifier les périodes d'activité et d'inactivité. Liste des erreurs En suivi des DADSU et AED uniquement, la liste des erreurs s'affiche depuis le mode Assistant: 1. Cliquez sur [Modifier]. 2. Sélectionnez [Assistant]. Une fenêtre apparaît. 3. Cliquez sur [Contrôler] dans le groupe "Envoi' de la barre d'outils. Pour en savoir plus, consultez Afficher une liste des erreurs. Fonctionnalités transversales DSN Easy Accès : Suivi des DSN Le bouton [DSN Easy] propose les impressions possibles : Détail des cotisations URSSAF (à partir de la phase 2). Analyse des montants (à partir de la phase 2) : permet de détailler les montants DSN par rubriques DSN. Etat Détail des cotisations URSSAF Filtres Période Sélectionnez la date de début et la date de fin de l'état. Etablissements Cet état est multi-déclarations, sélectionnez les établissements concernés par l'état. Affichage Regroupement Cette zone permet de détailler les cotisations agrégées de la DSN par salarié ou par rubrique de paie. Périodicité Cet état est multi-périodes, il peut être mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel Sage 30

31 Guide de référence - Fonctionnalités transversales Impression En plus de l'édition et de l'export Excel, les données sont exploitables en mode Grille. C'est à dire que l'on peut afficher les données à l'écran, faire des filtres, chercher une information précise sans être obligé de faire l'aperçu ou d'exporter sous Excel. Etat Analyse des montants Filtres Périodes Sélectionnez la date de début et la date de fin de l'état. Etablissements Cet état est multi-déclarations, sélectionnez les établissements concernés. Salariés Sélectionnez une fourchette de salariés concernés par l'état. Choix des données Sélectionnez les données concernées par l'état : Cotisations, Rémunérations, Primes et indemnités, et Autres Affichage Présentation Plusieurs vues sont possibles : Société, Etablissement et Salarié. Périodicité Cet état est multi-périodes, il peut être mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel. Impression En plus de l'édition et de l'export Excel, les données sont exploitables en mode Grille. C'est à dire que l'on peut afficher les données à l'écran, faire des filtres, chercher une information précise sans être obligé de faire l'aperçu ou d'exporter sous Excel. DSN Easy Accès : Suivi des DSN Le bouton [DSN Easy] propose les impressions possibles : Détail des cotisations URSSAF (à partir de la phase 2). Analyse des montants (à partir de la phase 2) : permet de détailler les montants DSN par rubriques DSN. Etat Détail des cotisations URSSAF Filtres Période Sélectionnez la date de début et la date de fin de l'état. Etablissements Cet état est multi-déclarations, sélectionnez les établissements concernés par l'état Sage 31