Guide utilisateur et d'installation. Guide utilisateur et d'installation sous Windows de K.Sign Office **

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1 Guide utilisateur et d'installation Guide utilisateur et d'installation sous Windows de K.Sign Office ** Rémi Pifaut K Sign_Office_Guide utilisateur et installation_2015 Ref: CertID.Office.NI Version: 1.0 Date: Janvier 2015

2 GUIDE UTILISATEUR ET D'INSTALLATION SOUS WINDOWS DE K.SIGN OFFICE ** Version du document : 1.0 Nombre total de pages : Statut du document : Projet Version finale 26 Rédacteur du document : Rémi Pifaut OpenTrust Liste de diffusion : Externe Interne OpenTrust Clients Historique du document : Date Version Rédacteur Commentaires Vérifié par 23/01/ RPI Version pour diffusion client OpenTrust. Tous droits réservés

3 SOMMAIRE 2 INRODUCTION Présentation de la clé K.Sign Office ** Usage et types de signature Signification des codes de validité et de vérification présents dans les outils Adobe AVANT DE DEMARRER L INSTALLATION Pré-requis matériels et logiciels Logiciel requis pour utiliser K.Sign Office ** avec Adobe Reader Logiciel requis pour utiliser K.Sign Office ** avec Adobe Acrobat Matériel et logiciel necessaire pour installer la clé USB Gemalto Matériel Logiciel Système d exploitation Navigateurs Autres environnements compatibles Utilisateurs sous Windows Vista INSTALLER K.SIGN SUR MON PC AVEC MICROSOFT WINDOWS Etape 1 : réception des éléments Etape 2 : installation des drivers Gemalto Etape 3 : modifier le code PIN Etape 4 : vérifier l installation REVOQUER VOTRE CERTIFICAT 18 6 SUPPORT A L INSTALLATION 18 7 ANNEXE Paramétrage d une signature électronique dans Adobe Reader XI Modifier l apparence de votre signature dans les documents dans Adobe Reader XI Modifier les contrôles des documents avant signature dans Adobe Reader XI Modifier les paramètres de saisie au moment de la signature dans Adobe Reader XI Usage de K.Sign avec de multiple certificats OpenTrust. Tous droits réservés

4 7.6 Bibliographie OpenTrust. Tous droits réservés

5 TABLE DES ILLUSTRATIONS Figure 1 : mise à jour de la liste des certificats approuvés par Adobe Figure 2 : création d'une représentation de signature Figure 3 : configuration d une apparence de signature Figure 4: personnalisation de sa signature avec les produits Adobe Figure 5 : gestion de multiples certificats de signature OpenTrust. Tous droits réservés

6 2 INRODUCTION 2.1 Présentation de la clé K.Sign Office ** Vous venez de recevoir une clé K.Sign Office ** (aussi appelé K.Sign dans ce document) vous permettant de mettre en œuvre la technologie de signature de documents Adobe appelée AATL (Adobe Approved Trust List) ainsi que la signature de vos s ou l authentification par certificat. Proposée sous forme d un support USB personnalisé avec un certificat électronique, K.Sign Office ** permet de réaliser des signatures à valeur légale par une personne physique conformément au Référentiel Général de Sécurité (RGS) de niveau 2* et aux recommandations du CFONB (PAC). K.Sign Office ** vous offre : 1. Un outil de signature électronique, sous la forme d une clé USB cryptographique, qui peut être utilisée pour créer des signatures Adobe dites de certification (avec Adobe Acrobat) ou d approbation (avec Adobe Reader). 2. La compatibilité avec les Adobe Reader v9+, disponible pour tous les environnements (Microsoft Windows, Linux, Apple OS) et dans toutes les langues pour la vérification de signature. 3. La possibilité d identifier les signatures électroniques en utilisant un certificat reconnu mondialement par tout une gamme de produits Adobe. 4. Un format d archivage long terme, car il repose sur un outil de signature qui utilise à la fois un service d horodatage (conforme RFC 3161) et un service OCSP de vérification des certificats (On-line Certificate Status Protocol), services fournis par OpenTrust (via la création totalement transparente pour les utilisateurs d un document PDF signé et auto portant contenant les preuves d intégrité et de vérification dans le temps). 2.2 Usage et types de signature Le format PDF est désormais un format ISO qui offre l avantage d être accessible par tous les ordinateurs présents sur le marché. Le format PDF doit aussi son succès au fait qu il donne la possibilité aux documents d être conservés et utilisables sur le long terme, réduisant de fait le besoin de stocker des documents papier. De façon à pouvoir s adapter aux nouveaux besoins issus de l usage d Internet et des procédures professionnelles dématérialisées, Adobe a intégré les signatures électroniques au sein même du format PDF. Ainsi ce type de document électronique propose : La même valeur légale qu un document papier. La même facilité d usage qu un document papier signé (la signature et sa vérification ne peuvent pas être dissociées). K.Sign Office **peut être utilisé avec des logiciels de signature du marché qui réaliseront votre signature électronique. OpenTrust a ainsi validé l apposition de signature électronique sur : Vos documents PDF en utilisant les produits proposés par Adobe (Adobe Acrobat & Adobe Reader), Vos documents Windows Office avec les produits proposés par Microsoft, Tous les types de documents (XML Image/son Open Office etc.) avec les produits proposés par OpenTrust ou Lex Persona, Vos flux d échanges financiers avec les protocoles EBICS-TS, Vos échanges de type courriels ( s). OpenTrust. Tous droits réservés

7 Enfin, d autres types d usages peuvent être associés à K.Sign Office **, notamment pour l authentification forte à des plateformes de téléprocédures présentes sur le marché. 2.3 Signification des codes de validité et de vérification présents dans les outils Adobe Les codes ou pictogrammes présents dans les outils Adobe sont du type suivant : Signature d approbation valide Signature de certification valide La validité du document est inconnue. L identité de l auteur n a pas pu être vérifiée. Signature invalide Avec K.Sign Office **, vous pouvez signer vos documents PDF de deux manières différentes : La signature de certification, symbolisée par le «ruban bleu» : Utilisable en mode visible (avec une zone de signature au sein du document) ou en mode invisible, ce type de signature fait apparaitre une barre d information concernant la signature du document lors de son ouverture (le fameux ruban bleu). Utilisée par l auteur du document pour garantir l intégrité du document, cette signature est la première à être appliquée à un document nécessitant d autres signatures d approbation. La signature de certification est intégrable via l outil Adobe Acrobat (V7+). La signature d approbation, symbolisée par un stylo : Utilisable en mode visible (avec une zone de signature au sein du document) ou en mode invisible, ce type de signature ne fait pas apparaitre de barre d information. Utilisable pour signer des formulaires avec champs de signature spécifiques, pour signer des documents natifs PDF (avec un positionnement manuel du champ de signature) ou pour signer des documents nécessitant de multiples signatures, ce type de signature garantit l intégrité des champs modifiés par le signataire au sein du document. La signature d approbation est intégrable via l outil Adobe Acrobat (V7+) ou via Adobe Reader (pour un document possédant la caractéristique des usages étendus Reader extensions). OpenTrust. Tous droits réservés

8 3 AVANT DE DEMARRER L INSTALLATION 3.1 Pré-requis matériels et logiciels Logiciel requis pour utiliser K.Sign Office ** avec Adobe Reader Vous pouvez signer des documents PDF (documents et formulaires PDF possédant la caractéristique des usages étendus Reader extensions) en utilisant le logiciel Adobe Reader. Vous trouverez la liste des prérequis techniques pour son installation sur le site web suivant : Logiciel requis pour utiliser K.Sign Office ** avec Adobe Acrobat Vous pouvez signer des documents PDF (documents et formulaires PDF) avec les produits de la gamme Adobe Acrobat (Acrobat Standard Edition, Acrobat Pro Edition). Vous trouverez trouverez la liste des prérequis techniques pour son installation sur le site web suivant : Pour Acrobat Standard: Pour Acrobat Pro: Matériel et logiciel necessaire pour installer la clé USB Gemalto Pour pouvoir utiliser la clé USB cryptographique Gemalto, vous devez installer un pilote au sein de votre système d exploitation (Microsoft Windows, Linux ou Apple OS). La liste des pré-requis techniques pour cette installation est disponible sur le site web suivant : La clé USB est composée d une carte SIM cryptographique, de type TPC IM CC, installée dans un lecteur USB identifié comme «USB Shell Token» par Gemalto. Cette clé vous a été remise avec une documentation vous permettant de télécharger le middleware nécessaire pour utiliser la clé USB avec les signatures électroniques. Pour installer le logiciel Classic Client de Gemalto, vous devez pouvoir disposer des droits administrateurs sur votre poste Matériel Chaque PC doit avoir au moins les caractéristiques suivantes : Un processeur d au moins un Gigahertz (GHz) pour une version de Windows 32 ou 64 bits Un Gigaoctet (Go) de RAM pour une version Windows 32 bits Deux Gigaoctets (Go) de RAM pour une version Windows 64 bits Logiciel Le Pc doit avoir le logiciel suivant installé : Framework.NET version 2.0 ou supérieure OpenTrust. Tous droits réservés

9 3.1.6 Système d exploitation Le middleware Classic Client de Gemalto est disponible en deux versions : une pour les systèmes d exploitation 32 bits et une autre pour les systèmes d exploitation 64 bits. Le tableau suivant vous permet de définir quelle version est adaptée en fonction de votre système d exploitation : Système d exploitation Bits Microsoft Windows XP Home (SP2 and SP3) 32 Microsoft Windows XP Professional (SP2) 32 and 64 Microsoft Windows XP Professional (SP3) 32 Microsoft Windows Vista (SP1 and SP2) 32 and 64 Microsoft Windows 7 32 and 64 Microsoft Windows 7 (SP1) 32 and 64 Microsoft Windows 8 32 and 64 Microsoft Windows and 64 Microsoft Windows Server 2003 R2 SP2 32 and 64 Microsoft Windows Server 2008 up to SP2 32 and 64 Microsoft Windows Server 2008 R2 64 Microsoft Windows Server Microsoft Windows Server 2012 R2 64 Mac OS 10.8 Mac OS 10.9 Linux Ubuntu LTS 32 and Navigateurs Browsers Microsoft Internet Explorer 7, 8, 9, 10, 11 Mozilla Firefox 26 Google Chrome Autres environnements compatibles Microsoft Terminal Services Windows 2003 R2 SP2 et Windows Server 2008 et Windows Server 2008 R2 (avec client léger et lourd) Citrix Presentation Server 4.5 avec Windows Server 2003 (avec client léger et lourd) Citrix Metaframe Xenapp 5.0 avec Microsoft Server 2008 (avec client léger et lourd) OpenTrust. Tous droits réservés

10 Citrix Metaframe Xenapp 6.0 avec Microsoft Server 2008 R2 (avec client léger et lourd) 3.2 Utilisateurs sous Windows Vista Si vous rencontrez un problème lors de l installation du logiciel Classic Client de Gemalto dans votre environnement Windows, vous pouvez probablement le résoudre en modifiant les UAC (Contrôle des comptes utilisateurs) du panneau de configuration. OpenTrust. Tous droits réservés

11 Une fois que le middleware a été installé, veillez à remettre les UAC avec leurs paramètres initiaux. OpenTrust. Tous droits réservés

12 4 INSTALLER K.SIGN SUR MON PC AVEC MICROSOFT WINDOWS Remarque préliminaire : les copies d écran présentes dans ce document sont issues de plusieurs versions d Adobe Acrobat ou Reader. Selon la version que vous utilisez, certaines différences peuvent apparaitre notamment dans les options présentées ou leur dénomination. 4.1 Etape 1 : réception des éléments A l issue de la fabrication de votre clé K.Sign, vous avez reçu les éléments suivants : Votre clé USB K.Sign ; Un courrier sécurisé contenant votre code PIN d accès à votre clé USB ; Un courriel vous informant d une liste d url et d un code de révocation. Si vous n avez pas reçu tous ces éléments contactez votre revendeur. 4.2 Etape 2 : installation des drivers Gemalto Vous devez télécharger le kit d installation des drivers Gemalto pour votre clé USB accessible sur le site web d OpenTrust : Sélectionnez le kit d installation correspondant à la configuration de votre système d exploitation (éditeur du système d exploitation, 32 ou 64 bits) puis enregistrez-le sur votre ordinateur. Procédez à l expansion du fichier.zip en utilisant le mot de passe de protection du fichier ZIP suivant : et en extraire le document d installation. Vous pouvez utiliser l installation automatique sauf si votre poste est déjà équipé d un autre lecteur de carte à puce. La procédure d installation est détaillée dans le chapitre 1 «Installation» du document que vous pouvez télécharger à l URL (document en anglais) : Lorsque l installation est terminée et après redémarrage de votre ordinateur, l insertion de votre clé USB K.Sign se traduit par la reconnaissance automatique des drivers, l allumage continu de la clé USB (voyant vert) et l apparition d une icône (en bas à droite) donnant accès à l outil de gestion de la clé K.Sign. Lors de la première installation la clé USB va demander l installation d un nouvelle Autorité de confiance racine via une pop-up similaire à celle ci-dessous. Il faut cliquer sur «Oui». OpenTrust. Tous droits réservés

13 4.3 Etape 3 : modifier le code PIN La clé K.Sign contient tous les certificats permettant son utilisation pour la signature de documents. Elle a été initialisée avec un Code PIN dont la valeur vous est précisée dans un courrier sécurisé et dont vous êtes le(a) seul(e) à avoir connaissance. Nous vous recommandons de changer ce code PIN pour que vous puissiez en choisir un facile à retenir. Pour cela, ouvrez l outil Classic Client de Gemalto après avoir inséré votre clé USB, cliquez sur «Administration carte». Cliquez sur «Gestion des PIN» et sélectionnez le lecteur dans lequel est insérée votre clé (le lecteur est indiqué par une icone avec une carte rouge). Cliquez sur «Suivant». OpenTrust. Tous droits réservés

14 Vous pouvez dès lors modifier le PIN «user» en tapant votre code actuel puis en saisissant deux fois le nouveau code PIN. Cliquez sur «Changer le PIN». La clé K.Sign vous a été affectée personnellement, il est de votre responsabilité de la protéger au moyen du code PIN en veillant à sa confidentialité. Remarque sur l utilisation de la clé K.Sign comme container de sécurité : La clé K.Sign peut être utilisée pour stocker d autres certificats afin de leur conférer une portabilité sécurisée. Pour plus d informations, voir les fonctions d importation de certificats telles que décrites au chapitre 4 (User TASKS, Managing Certificates) du document : Classic_Client_User Guide.pdf OpenTrust. Tous droits réservés

15 4.4 Etape 4 : vérifier l installation Pour vérifier la bonne installation de la clé K.Sign dans votre environnement, il est conseillé de procéder à la signature électronique d un document PDF. Vous allez pouvoir immédiatement signer électroniquement CE document au moyen d un des logiciels suivants : Adobe Acrobat Standard ou Pro version 9 ou supérieure Adobe Reader version 9 ou supérieure En cliquant dans la zone de signature ci dessous. 1) La fenêtre suivante apparait : 2) Vérifier que l identification numérique correspond au certificat K.Sign.qui vous a été remis Si ce n est pas le cas choisissez l ID numérique dans la fenêtre ID Numérique comme ci-dessous : OpenTrust. Tous droits réservés

16 Les certificats K.Sign se caractérisent par l information : EMETTEUR de Certificat : KEYNECTIS ICS ADVANCED Class 3 CA Puis cliquez sur le Bouton Signer et répondez aux questions dans les pop-up (1 ère fois) 3) Enregistrez le fichier dans le répertoire de votre choix 4) Entrez le code PIN de votre clé K.Sign Le bandeau d information de votre Adobe Reader doit alors afficher le message suivant : Si le message ci-dessous avec un triangle jaune apparait l installation est correcte mais votre logiciel Adobe n est pas à jour. Pour que la validation de votre signature soit automatiquement réalisée par Adobe Reader vous devez utiliser un logiciel Adobe Reader 9 ou + uniquement et avoir accepté la mise à jour des certificats de confiance distribué par la société ADOBE lors de l installation. OpenTrust. Tous droits réservés

17 Vous pouvez mettre à jour cette liste simplement en allant dans l onglet Edition /Preferences/gestionnaire des approbations : Figure 1 : mise à jour de la liste des certificats approuvés par Adobe Dans la zone mise à jour automatiques cliquez sur mettre à jour. Vous pouvez fermer puis rouvrir le document avec Adobe Reader 9 ou +. Remarques : Avec des versions antérieures à celles indiquées ci-dessus, la signature électronique peut engendrer des erreurs. Nous vous invitons alors à télécharger une version plus à jour. Si votre poste n est pas équipé d un de ces produits vous pouvez télécharger gratuitement Adobe Reader dernière version à l adresse suivante : Vous pouvez aussi conserver votre version actuelle d Acrobat et télécharger la dernière version d Adobe Reader : ils cohabitent très bien. OpenTrust. Tous droits réservés

18 5 RÉVOQUER VOTRE CERTIFICAT Si pour une raison quelconque (perte, vol etc.), vous n êtes plus en possession de votre clé K.Sign, vous pouvez faire une demande de révocation de votre certificat auprès de votre revendeur. La révocation du certificat vous protège contre l utilisation par un tiers qui aurait connaissance de votre code PIN de votre identité. La révocation d un certificat interdit son usage à partir de la date de publication la liste de révocation (Révocation effective au plus tard 24 heures après la demande). La révocation d un certificat n a aucun impact sur les documents signés préalablement dont la signature reste valide si le logiciel de signature a mis en œuvre le procédé d auto portance et d horodatage (La liste des produits assurant cette fonctionnalité est disponible auprès d OpenTrust). Deux procédures de révocation sont mises à votre disposition : Procédure 1: appelez ou envoyez un à votre revendeur qui procédera à la révocation durant les jours et heures ouvrés indiqués dans les conditions générales de vente. Procédure 2: Connectez-vous à l adresse ci dessous et procédez vous même à la révocation en indiquant le code de révocation qui vous a été remis dans le mail de mise à disposition initiale de votre clé K.Sign. o Pour les certificats émis avant le 30 novembre 2014 : (attention à bien ressaisir l adresse URL qui se termine par «:») o Pour les certificats émis à partir du 1 er décembre 2014 : 6 SUPPORT A L INSTALLATION Ci-dessous quelques remarques concernant l usage de K.Sign mais vous trouverez d autres informations techniques sur le site Web d OpenTrust : En cas de problème d installation n hésitez pas à consultez votre fournisseur de la clé K.Sign. OpenTrust. Tous droits réservés

19 7 ANNEXE 7.1 Paramétrage d une signature électronique dans Adobe Reader XI La signature du document est réalisée sur votre poste de travail via les produits Adobe Acrobat ou Reader (avec Reader si le PDF possède les droits Avancés de modification appelés Reader extension). Les produits Adobe permettent par paramétrage de modifier l aspect de votre signature dans les documents Les paramètres sont accessibles via le menu Edition /Préférences/signatures ; OpenTrust. Tous droits réservés

20 7.2 Modifier l apparence de votre signature dans les documents dans Adobe Reader XI Vous pouvez modifier l aspect de votre signature électronique telle qu elle sera présentée dans le document (cas d une signature visible). Cette opération est réalisée au moyen du bouton «Autres» de la zone «Création et aspect» puis bouton «Créer». OpenTrust. Tous droits réservés

21 Figure 2 : création d'une représentation de signature Vous pouvez créer autant de représentation de votre signature que vous le désirez en leur donnant un nom différent puis les modifier/supprimer en utilisant ce panel. Ce panneau se modifie dynamiquement chaque fois que vous modifiez une case à cocher Quand la signature correspond à vos souhaits remplissez le champ titre et cliquez sur OK, votre apparence de signature sera conservée par le logiciel et sera modifiable à tout moment. Attention si vous désirez insérer un «logo» dans votre signature, vous devez le fournir en format PDF. OpenTrust. Tous droits réservés

22 Figure 3 : configuration d une apparence de signature OpenTrust. Tous droits réservés

23 7.3 Modifier les contrôles des documents avant signature dans Adobe Reader XI OpenTrust. Tous droits réservés

24 Figure 4: personnalisation de sa signature avec les produits Adobe Avant apposition de votre signature, les produits peuvent réaliser un contrôle du type /A (Archivable) /Q Archivable avec données modifiables. Cette option est activable par la case à cocher entourée dans le panel ci-dessus («Afficher les documents en mode aperçu») OpenTrust. Tous droits réservés

25 7.4 Modifier les paramètres de saisie au moment de la signature dans Adobe Reader XI Si vous avez décidé de faire apparaitre dans votre signature les informations optionnelles de motif, lieu et coordonnées, vous devez au moyen du bouton préférence «Signatures», zone «Création et aspect» cocher les deux cases comme ci-dessous : Votre logiciel Adobe conserve le dernier format de signature que vous avez utilisé vous évitant ainsi de remplir tous les champs à chaque signature. Si vous signez plusieurs documents sans refermer le logiciel Adobe utilisé vous n aurez pas à ressaisir le code PIN à chaque signature. 7.5 Usage de K.Sign avec de multiple certificats Lorsque votre ordinateur possède plusieurs certificats il est possible qu Adobe vous propose un certificat qui ne soit pas celui de K.Sign. Pour s assurer que vous allez signer avec le bon certificat vous devez voir l information suivante quand vous sélectionnez le certificat dans la liste déroulante: OpenTrust. Tous droits réservés

26 Figure 5 : gestion de multiples certificats de signature Cette image est réalisée sous Acrobat 9 Pro ; elle peut être légèrement différente dans les autres versions des logiciels Adobe. 7.6 Bibliographie Si vous désirez plus d informations sur les logiciels Adobe et la signature électronique que nous utilisons consultez le site Si vous désirez plus d information sur les clés USB de Gemalto et leur utilisation technique consultez OpenTrust. Tous droits réservés