Balisage au centre de services partagés. Rencontre technique n 4

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1 Balisage au centre de services partagés Rencontre technique n 4 31 Mai 2005

2 BDD But : Présenter l'approche et les résultats des exercices de balisage du CSP Déroulement : Présentation du CSP Le balisage au CSP Généralités Les sources de balisage Méthodologie Limites et contraintes Valeur des exercices Plan de balisage initial Présentation des résultats de balisage des domaines Conclusion Durée : 1 ½ journée 2

3 Le Centre de services partagés à l'intérieur de la structure Hydro-Québec VPE Affaires corporatives et secrétaire générale VPE- Finances et chef des services financiers PDG HQ VPE Ressources humaines et services partagés Bur. Contrôleur Dir. Principale RH VP Centre des service partagés Centre de compétence et progiciels de gestion Division HQ Production Division HQ TransÉnergie Division HQ Distribution Division HQ Équipement 3

4 Organisation du Centre de services partagés Le catalogue du CSP comprend 74 produits et services différents Dir. Solutions informatiques Dir. Exploitation des TI Dir. Bureautique VP Centre de services partagés Dir. Immobilier Dir. Acquisition Dir. Télécommunications de services Centre de compétences et progiciels de gestion Dir. Services de transport Dir. Matériel Dir. Serv. compt. et Gestion documentaire Selon la grille tarifaire 2004, la facture du CSP totalisait 707M$ pour l'ensemble de ses clients. HQD représentait environ 42% de la facture totale soit 302,9 M$ 4

5 BDD But : Présenter l'approche et les résultats des exercices de balisage du CSP Déroulement : Présentation du CSP Le balisage au CSP Généralités Les sources de balisage Méthodologie Limites et contraintes Valeur des exercices Plan de balisage initial Présentation des résultats de balisage des domaines Conclusion Durée : 1 ½ journée 5

6 Généralités R É G I E C LI E N TS Démontrer la valeur ajoutée du CSP Améliorer la performance du CSP Établir et démontrer la position concurrentielle des différents domaines du CSP sur le marché. Déceler et implanter les meilleures pratiques sur le marché. Comparer la performance globale des domaines Comparer la performance spécifique au niveau de : Produits & services Activités majeures Processus & sous processus Résultats mesurables et comparables Marché 6

7 Les sources de balisage Firme de balisage générique PA Consulting Cette firme anime un processus de balisage avec des entreprises électriques Firmes spécialisées R3D Gartner KPMG RCGT GCL Zins Beauchesne Ces firmes réalisent l'exercice de balisage en sélectionnant des entreprises, recueillant l'information définie aux fins de l'exercice et en fournissant leur analyse des résultats obtenus. Entreprises reconnues pour leur performance Banques de données CAPS BOMA Sélection d'entreprises Le domaine compare lui-même ses résultats avec ceux contenus dans des banques de données reconnues ou d'entreprises sélectionnées pour leur performance 7

8 Constats de la participation du CSP à la démarche de PA consulting en 2003 Historique trop court : exercice pour les "Shared Services " depuis seulement 2 ans Entreprises participantes peu ou pas représentatives de la réalité HQ et en majorité de nature thermique Connaissance et expertise du consultant en matière d'activités d'un centre de services partagés à développer Indicateurs proposés trop globaux et peu significatifs pour nos domaines d'expertise 8

9 Méthodologie retenue Balisage par domaine Diversité des activités du CSP pour l'ensemble des clients Spécificité des activités de chacun des domaines Structure organisationnelle du CSP Critères de choix des firmes lors de l'utilisation de firmes spécialisées Expertise en balisage Spécialiste des activités du domaine Connaissance d'hydro-québec et du marché de comparaison 9

10 Limites et contraintes d'un balisage Entreprises participantes Sélection d'entreprises comparables Disponibilité des entreprises Respect de la confidentialité Comparaison des résultats Normalisation Fiabilité des données recueillies Changement des objets de balisage 10

11 Valeur des exercices de balisage Identifier les meilleures pratiques et évaluer leur transposition Renforcer les plans d'action et la mise en place de projets d'amélioration Établir et maintenir un réseau de contact avec une diversité d'entreprises 11

12 Plan de balisage initial Critères de sélection pour la réalisation des exercices Importance de la valeur des produits et services pour le Distributeur Zones prioritaires d'amélioration dans les domaines Les domaines ayant réalisé du balisage depuis 2003 totalisent 75% des coûts des produits et services facturés au Distributeur En mai 2005 : 7 domaines sur 9 ont réalisé un exercice de balisage 12

13 Valeur des produits/services facturés au Distributeur* Domaines M$ % Immobilier 58,7 19,4 Solutions informatiques 45,1 14,9 Services de transport 42,3 14,0 Matériel 35,1 11,6 Télécommunications de services 32,6 10,8 Exploitation des TI 27,8 9,2 Bureautique 27,0 8,9 Centre de compétences -Progiciels de gestion 13,2 4,4 Services comptables et Gestion documentaire Acquisition 6,0 2,0 Formation et expertise technique 1,2 0,4 * Selon la grille tarifaire ,2 6,7 2,4 2,2 Total 302,9 100,0

14 BDD But : Présenter l'approche et les résultats des exercices de balisage du CSP Déroulement : Présentation du CSP Le balisage au CSP Généralités Les sources de balisage Méthodologie Limites et contraintes Valeur des exercices Plan de balisage initial Présentation des résultats de balisage des domaines Conclusion Durée : 1 ½ journée 14

15 Présentation des résultats des domaines Gestion documentaire : Dépôt des résultats Acquisition Matériel 15