Projet d organisation d une convention de jeux de rôles au sein de l Ecole des Mines d Albi-Carmaux

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1 Projet d organisation d une convention de jeux de rôles au sein de l Ecole des Mines d Albi-Carmaux Par le Club Girolles de l EMAC Année 2005/2006

2 Le Projet 1. Le Club Girolles Le club Girolles est le club de jeux en tout genre de l Ecole des Mines d Albi Carmaux. A ce titre, il réunit tout les élèves de l école qui aiment ou souhaitent découvrir le jeu sous toutes ses formes : jeux de stratégies, jeux de plateaux, jeux de cartes, jeux de rôles, jeux classiques etc et dépend du BdE de l école. Les membres peuvent ainsi emprunter comme bon leur semble les divers éléments de notre ludothèque. De plus, afin de mieux faire partager notre passion avec tous les élèves nous organisons durant le cours de l année plusieurs manifestations (12 en tout) qui se repartissent en trois genres (donc 4 soirées de chaque genre dans l année) : -les PlaGaNight : Soirées effectuées à la MdE, elles permettent à tous les élèves ainsi que les enseignants-chercheurs de tester nos différents jeux, le tout dans une ambiance conviviale. -les InitiaNights : Se déroulant dans la salle club de la MdE, ces soirées réunissent une douzaine d élèves qui souhaitent s initier au jeu de rôles (type de jeu qui se joue en groupe dans lequel chacun interprète un personnage dans un univers défini par le meneur de jeu, celui qui guide les joueurs, afin de réaliser une quête). -les nuits du Tarot : Durant ces soirées à la MdE, les élèves et les enseignants-chercheurs peuvent participer à des tournois organisés et gérés par le Tarot Club du Pays Albigeois, dont les membres sont présents. 2. Qu est-ce qu une convention de jeux de rôles? Une convention de jeux de rôles est une manifestation se déroulant le plus souvent sur un weekend. Elle réunit des joueurs qui viennent souvent de toute la région voire de plus loin. Ayant lieu dans un espace relativement grand (une salle des fêtes, une école ou une faculté) et ouvert toute la durée de l évènement, même la nuit, les participants s y regroupent pour différentes parties de jeux de rôles. Durant cette manifestation, différentes parties sont mises en place et les participants peuvent ainsi s essayer à différents types de jeux avec des personnes qu ils n ont pas forcément l habitude de côtoyer. 3. Comment on voit le projet? Organisateurs : le Club Girolles (au sein du BdE) Lieu : La MdE

3 Durée de la convention : 2 jours (un week-end) Date : samedi 14 et dimanche 15 janvier Elle a été choisie en fonction des départs en stage des différentes écoles des Mines et facultés, ainsi que des dates de partiels des facultés afin de rassembler le plus de monde possible. Nombre de personnes participantes : Nous comptons sur la présence des élèves/enseignants-chercheurs de l école, et il faudra également compter sur la présence d étudiants, membres de : - l association de jeux de rôles d Avignon, 1 - les différents clubs de jeux des facultés d Albi et de Toulouse, - les clubs de jeux des Ecoles de Mines d Alès et de Nantes, soit une première estimation de 80 étudiants. La provenance des personnes et leur nombre justifient la durée de 2 jours de l évènement. Responsabilité : Comme pour les soirées officielles à la MdE, des responsables bar et sécurité seront transmis à la direction (pour un créneau horaire de 3 heures). Il en va de même pour les responsables qui s occuperont du nettoyage de la MdE dans la nuit de dimanche à lundi. De plus, afin de responsabiliser les personnes venant jouer dans la MdE, tout visiteur devra signer une fiche qui l informera des règles élémentaires de sécurité et de respect. Organisation : Les différentes tables (une table représentant une partie de jeux de rôles) seront tenues soit par un membre du club girolles soit par un membre venu d une association extérieure. Nous pensons avoir une dizaine de tables tenues en même temps (le nombre exact dépendra du nombre de meneur de jeu présents), chaque table ayant une durée qui peut aller de 3 à 6h. Publicité de cet événement : Nous avons contacté par mail les organisations d élèves de la région et d Avignon ainsi que ceux des autres Ecoles des Mines. De plus, nous ferons la publicité de cette manifestation sur les sites spécialisés (forums de joueurs, sponsors du club ) et le site internet du Club Girolles. 2 Questions économiques : L entrée à la convention sera gratuite mais nous demanderons une participation d un euro symbolique par table de jeux de rôles (Cela permettra à des novices en matière de jeu de venir jeter un coup d œil gratuitement, rencontrer les personnes présentes et découvrir l univers du jeu de rôles.). De plus, nous vendrons des t-shirts à l effigie de la convention, en plus de vendre de quoi se restaurer (boissons, gâteaux, hot dogs, quiches ). 1 La Guilde : 2

4 Les bénéfices seront reversés sur le compte du club Girolles au BDE, ce qui permettra de financer nos autres projets. 4. Ce dont nous avons besoin Afin de mener a bien et au mieux ce projet, voici ce que nous vous demandons : Disponibilité de la MdE : La MdE doit pouvoir rester accessible au Club Girolles de 8h le samedi 14 au dimanche soir sans interruption (cela à cause de la durée parfois longue des tables, qu il serait dommage d interrompre pour fermer, et de la distance qu aura accompli certains des participants : il faut qu ils puissent rentabiliser le voyage en jouant un maximum). Il faut savoir qu une convention est faite pour que les gens puissent jouer le plus possible à des jeux différents et ce dans une ambiance chaleureuse et conviviale. La sono de la MdE ne sera jamais utilisée, nous ne serons donc pas une nuisance sonore. La convention sera ouverte au public du samedi 10h au dimanche 18h. La soirée du dimanche servira au rangement et nettoyage de la MdE Ouverture du portail de Jarlard : Ce serait également beaucoup plus pratique si le portail extérieur de l EMAC pouvait rester ouvert durant ce week-end, cela éviterait de laisser un élève posté à l entrée avec sa carte pour ouvrir aux gens. Parking des joueurs extérieurs : Même si le nombre de voitures sera limité (le covoiturage étant de mise), les joueurs venus de l extérieur doivent pouvoir se garer sur le parking du gymnase ou près d EUREST. 5. Objectifs de ce projet Court terme - Continuer la dynamique déjà lancée : faire connaître les élèves et l EMAC, et s ouvrir sur l extérieur. - Diffuser une image positive : être connu est une chose, encore faut-il que ce soit de manière positive. Avec une telle manifestation, les élèves apparaîtront comme responsables et innovateurs. - Favoriser les rencontres et les échanges entre les personnes de l école et d autres étudiants.

5 Long terme - Faire de cette convention un événement incontournable, placé sous le signe de l entente et du partage. S il rencontre un franc succès nous pourrions ainsi le ré-envisager dans l avenir et pourquoi ne pas en faire un évènement partagé entre les différentes écoles des mines (chacune l organisant a tour de rôle). - Créer des relations plus fortes entre le personnel et les élèves ainsi qu entre les élèves de l école et les étudiants des autres associations. Comme il a déjà été dit précédemment, cette convention serait une excellente occasion pour l école de se faire connaitre d un nombre important d étudiant venus de diverses régions. De plus les étudiants pourront sortir du cercle Emacien et s ouvrir à d autres personnes. Mais surtout, grâce à la présence des clubs d autres écoles des Mines, nous pourrions faire de cet évènement un rendez vous annuel au même titre que le Cartel. Et puis il y a le simple fait de passer un excellent weekend sous le signe du jeu et de la convivialité. Juliette BERCOVICI IFI 2008 Présidente du club Girolles de l EMAC

6 Christian Gousselot : Réponse de la Direction : «La direction pense que le projet est intéressant. Pour ce qui concerne la salle club, il faut s assurer que les matelas installés respectent les règles de sécurité incendie en vigueur à la maison des élèves. Pour des raisons de sécurité, il n est pas possible de laisser le portail ouvert tout le week-end. Cependant il suffira d établir les créneaux d arrivée (samedi matin) et de départ (dimanche après midi) des participants, durant lesquels le portail sera laissé ouvert. Il faudra que les organisateurs aient une liste exhaustive des participants.» Bruno Verlon : «Je pense qu il serait intéressant que cette manifestation, si l expérience est positive cette année, devienne une initiative inter-école chaque année.»