Manuel utilisateur de l'outil de RoadMAp INterne (ROMAIN)

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1 1. Présentation de l'outil 1.1. Généralités Manuel utilisateur de l'outil de RoadMAp INterne (ROMAIN) Principes Ce fichier est un outil permettant de présenter de manière simple et graphique le déroulement des projets par rapport à une méthodologie de gestion basée sur les notions de phases et de jalons. L'outil dispose de fonctionnalités permettant de : présenter graphiquement une RoadMap projet (visualisation des projets dans un calendrier mois par mois) ; produire un état reprenant la représentation (formatage de l'impression). Cet outil est constitué d'un fichier Excel (et de ses macros) qui constitue le moteur de construction de la représentation et d'un fichier Excel contenant les données de projets et recevant les présentations. L'objectif de cet outil est de permettre la mise en place simple et pérenne d'outils de pilotage des échéances de projets multiples. Il permet de prendre en compte la synchronisation de projets liés entre eux fonctionnellement, techniquement ou simplement par les ressources qu'ils utilisent. La philosophie de l'outil (simple et efficace) est de faciliter la communication sur l'avancement des projets en interne au travers de la hiérarchie d'une entité. L'outil peut être associé à d'autres outils permettant de fournir des données de reporting. Toute modification de paramétrage concernant les données collectées et leur localisation a un impact potentiel sur les autres outils. Il convient donc d'être prudent lors des modifications et de tester systématiquement les modifications. Page 1

2 Dans le cas où les exigences vont vers des outils plus sophistiqués, cet outil permettra de mettre en place et de valider la procédure que l'on lui attachera. Les données étant faciles à récupérer, cela fait de lui un bon prototype fonctionnel Avantages et contraintes Les avantages d'un tel outils sont à rapporter à sa simplicité. Tout d'abord, il est construit sur un logiciel commun du marché (Excel) et donc est largement accessible. Ensuite, il est porteur de ses mécanismes de fonctionnement, ce qui le rend autonome. A l'inverse, les données qu'il transporte sont indépendantes de la mécanique, ce qui permet de les transporter d'une instance de l'outil à une autre. La contrainte majeure de l'utilisation de ce type d'outil réside dans l'organisation de la collecte des informations. C'est pourquoi, cet outil est approprié pour un usage mensuel et suppose, pour être efficace, qu'une personne soit désignée pour gérer la collecte des informations en temps et en heure et pour produire la représentation pour le compte du management de l'entité concernée Les onglets du classeur moteur Le fichier moteur de la construction des RoadMaps est constitué de deux onglets : le premier permet de lancer la production d'une représentation, et le second permet de paramétrer l'accès aux données ainsi que de paramétrer la présentation Les onglets du fichier de données Le fichier de données comporte, a minima, un onglet contenant les données projets. Cet onglet est construit de manière particulière et conforme au paramétrage du moteur. A chaque construction d'une RoadMap, un onglet de présentation sera ajouté au fichier. Les onglets de présentation sont des réceptacles de l'information, les données qu'ils contiennent ne sont pas utilisées par le moteur. 2. Fonctionnalités 2.1. Production d'une RoadMap Le lancement de la construction d'une roadmap conduit à l'affichage de l'interface suivante : Page 2

3 Identification de la source de données La première étape consiste à identifier la source des données des projets. Le paramétrage permet d'identifier le fichier à ouvrir par défaut. Il est cependant possible d'ouvrir un autre fichier de données. Si un autre fichier de données que celui qui est identifié par défaut est utilisé, la référence de ce nouveau fichier sera enregistrée en temps que fichier par défaut. A l'ouverture du fichier de données, la liste des onglets du fichier est présentée dans deux listes, l'une pour permettre d'identifier l'onglet où se trouvent les données des projets et l'autre pour identifier l'onglet dans lequel devra être produite la présentation. Pour cette dernière, l'utilisateur a le choix de choisir un onglet existant ou de produire un nouvel onglet. Si un onglet existant est choisi, cet onglet est supprimé et un nouvel onglet du même nom est créé pour créer la présentation Mise en forme de la présentation La présentation de la roadmap est réalisée sur une période donnée dont on défini le début par une date (premier jour du mois concerné) et une durée en mois. La durée de la roadmap doit être comprise entre 12 et 36 mois. Ces données sont initialisées par défaut à partir des paramètres et la modification des valeurs modifie les valeurs par défaut. Le paramétrage permet d'ordonnancer la présentation des projets en les triant par ordre alphabétique (tri par projets) et par ordre de projets, en les triant par ordre déterminé selon la Page 3

4 numérotation paramétrée (tri par numéro d'ordre), ou en triant les projets en les regroupant par rapport à une autre donnée (tri par sections et projets) 2.2. Production d'un état Le dernier paramètre de l'interface de génération de la présentation permet de choisir un titre à l'état qui sera par défaut : «RoadMap des Projets» Lorsque la présentation est générée, elle est également imprimable et la mise en forme de l'impression est déjà mise en oeuvre. Cette mise en page peut être visualisée par l'aperçu avant impression. 3. Paramétrage L'onglet de paramétrage permet de définir un certain nombre de paramètres qui concernent soit l'accès aux données, soit l'apparence de la présentation produite. Page 4

5 3.1. Paramétrage de l'accès aux données Les paramètres d'accès aux données permettent d'accéder au fichier contenant les données des projets et d'en déchiffrer la structure afin de récupérer les données permettant de construire la représentation graphique des projets. Le premier paramètre identifie la localisation et le nom du fichier de données qui est ouvert par défaut. L'ensemble des paramètres sous l'étiquette «Données» décrit la structure des données : «Première ligne de données» détermine la première ligne de l'onglet de données sur laquelle figurent les données de projets. A noter que les libellés de titres de colonnes sont recherchés par l'application par rapport à cette ligne. Donc, s'il est souhaité que la présentation ne prenne pas en compte les premières lignes de données du tableau, il convient de répéter la ligne de titre avant la première ligne de données choisie. ; «Colonne ordre global» permet de choisir une colonne de données numériques sur laquelle sera effectuée le tri des projets lorsque le tri par numéro d'ordre sera choisi ; «Colonne de section» permet de déterminer la colonne de regroupement des projets lorsque le tri par section et projet est choisi ; «Colonne nom de projets» permet d'identifier la colonne comportant les noms de projet. Les tris par projet ou par section et projet utilisent cette colonne pour ordonner les présentations ; «Colonne ordre des projets» permet de définir un numéro d'ordre des projets lorsque l'on trouve plusieurs fois le même nom de projet qui peut apparaître dans plusieurs versions ; «Colonne 1er jalon» permet de déterminer dans quelle colonne de données se trouve la date du premier jalon du cycle de vie des projets ; «Colonne dernier jalon» permet de déterminer dans quelle colonne de données se trouve la date du dernier jalon du cycle de vie des projets Page 5

6 L'ensemble des paramètres regroupés sous l'appellation «Données de contrôle» donne un moyen rapide à l'application de contrôler que le fichier / l'onglet identifié comme source de données est compatible avec le paramétrage de l'application. Deux paramètres permettent de localiser les libellés de jalons et de phases qui doivent correspondrent aux paramètres de la section «Phases & Jalons». Si il n'y a pas correspondance, un message d'erreur est émis et l'action sollicitée est interrompue Mise en forme de la RoadMap Le paramètre «Début de RoadMap» permet de définir le mois à partir duquel la présentation est construite par défaut. Ce paramètre est enregistré sous la forme d'une date qui est le premier jour de la présentation. Lorsque des données de projet sont antérieures à cette date, on représente à partir de celle-ci la phase en cours. Le paramètre de «Durée en mois» permet de défini la dimension en mois de la roadmap par défaut. Cette durée est limitée entre 12 et 36 mois. Dans le cas d'une saisie hors de cette plage, la valeur est ramenée à la limite la plus proche. Rassemblé sous la section «Présentation» figurent un certain nombre de paramètres : «Colonne de 1er mois» désigne la colonne à partir de laquelle débute la représentation graphique de la roadmap ; «Ligne de premier projet» désigne la ligne à partir de laquelle débute la représentation graphique de la roadmap ; «Colonne de donnée 1» ( 2 et 3) désignent les colonnes de l'onglet de données que l'on doit afficher en colonne A, B et C de la présentation. La section «Phases & Jalons» décrit les différentes phases du cycle de vie des projets. Chaque phase est délimitée par des jalons décisionnels. Ainsi, le tableau de paramètres identifie le nom de chaque phase ainsi que les jalons de début et de fin de phase. Une colonne permet de choisir la couleur et la couleur de bordure des formes représentant la phase dans la présentation. 4. Exemples d'utilisation L'outil peut être utilisé de différentes manières en fonction du choix des données discriminantes permettant de faire les tris et les regroupements. Ainsi, on pourra utiliser l'outil pour présenter une roadmap des projets à échéance en regroupant les projets par entité. Page 6

7 On pourra utiliser l'outil pour effectuer un suivi des prévisions en utilisant plusieurs lignes pour un même projet mises à jour une seule fois par échéance et ainsi visualiser les écarts de dates au prévisions initiales. Il est également possible de se servir de l'outil pour étudier d'autres cycles de vie. Page 7