OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager

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1 Contact Centers Services OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager Benutzerhandbuch User s guide Manual de usuario Manuel utilisateur Manuale d uso Gebruikersdocumentatie

2 OSPC Introduction A propos de la notice Quelle est l édition existante? Où trouver de plus amples informations? Créer exemplaire imprimé Matériel Ordinateur personnel (Personal Computer) Application OSPC Installation téléphonique Base de données Road Warrior Mode Telecommuter Mode Mode d emploi condensé Installation Configuration Démarrage d OSPC Assignation sur l installation de télécommunication Modifier les paramètres d assignation Messages d état des composants OSPC Licence Base de données Annuaire Gestionnaire SVA Calendrier Absence Gestionnaire de communication Déverrouiller / assigner l utilisateur Demander des informations sur la version Langue Utilisateur Configuration du système Profil de travail Téléphoner avec un poste d opérateur verrouillé Réponse à un appel P.O Condition préalable pour initier un appel d urgence Initier un appel d urgence Validation à la distribution d appels Acheminer de manière interne > externe Acheminer de manière interne > externe Désassignation / Verrouillage Quitter Fenêtre principale Barre de titre Barre de menus Barre de symboles Barre d état Menus et options Commandes du menu OSPC Commandes du menu Affichage Commandes du menu Edition Commandes du menu Aide Symboles et fonctions de la barre de symboles Symboles et signification OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

3 Pavé numérique avec touches de fonction ou de destination Ouvrir le bloc de touches Représentation d un pavé de touches Touches de raccourci Liste de toutes les touches de fonctions Structure de la boîte de dialogue Standard Carte de visite d interrogation Carte de visite de répartition Modes de fonctionnement des cartes de visite Mode pause d une carte de visite Service d une carte de visite Bouton multifonction Modification de la taille Ligne de message (messages postés) Distribution d appels Statuts de poste Utilisation de l application Utiliser la souris Utilisation avec le clavier de l ordinateur personnel Que signifie commande focale? Utilisation avec les touches de raccourci Affectation du bouton multifonction et du clavier de l ordinateur personnel Travail avec le pavé numérique du clavier de l ordinateur personnel Sélection d options à l aide du clavier de l ordinateur personnel Téléphoner "normalement" Mener une conversation Utilisation de l écouteur Qu est-ce qu un casque? Utilisation d un casque Que signifie "conversation mains-libres"? Que signifie écoute amplifiée? Microphone Pause Condition préliminaire Pause Reconnecter Utiliser la fonction d aide Info-bulles Obtenir des info-bulles pour des boutons Obtenir des info-bulles pour des options Ouvrir le sommaire Appeler une aide contextuelle Rechercher un mot précis Terminer OSPC Acheminer des appels Transmission d un appel Vers un poste supplémentaire Modifier le poste supplémentaire en cours de connexion Conférence à trois Chaînage d appels Activer le chaînage d appels Effacer un chaînage d appels Remarques Applications Version 1.0 Avril

4 Indication de poste occupé Configuration Chercher des utilisateurs Numéroter une entrée Connecter un usager Propriétés de la visualisation d occupation Ouvrir la visualisation d occupation Fonctions du calendrier Etats des indications de poste occupé Changer d onglet Utiliser les propriétés de l usager Liste ITB Appeler une entrée ATI Configurer la fenêtre de dialogue Entrer un nom Etat correspondant appelant Modifier une entrée Ouvrir la liste ATI Propriétés de la liste ATI Supprimer une entrée Transférer des critères de recherche dans l annuaire Utiliser les caractères de remplacement Fonctions du calendrier Numéroter à l aide de la numérotation directe Condition préalable Etats de service des touches d appel direct Numéroter à l aide de la numérotation directe Indication de poste occupé dans tout le réseau Condition Visualisation d occupation sur tout le réseau Propriétés Ouvrir la configuration Configuration Propriétés Fenêtre de dialogue Ouvrir la visualisation d occupation Répétition du dernier numéro composé Affichage Symboles de la répétition automatique étendue Ouvrir la répétition automatique étendue Mémoriser une entrée Numéroter une entrée Effacer une entrée Effacer toutes les entrées Liste d appels Ouvrir la liste d appels Effacer une entrée Fermer la liste d appels Effacer toutes les entrées Numéroter une entrée Utiliser l annuaire Fonctions de l annuaire téléphonique Que sont les Données utilisateur? Données utilisateur informations Utiliser plusieurs sources de données Recherche dans l annuaire OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

5 Numéroter à partir des données utilisateur Créer un nouveau message dans Outlook Ouvrir une adresse dans le navigateur Modifier une entrée de l annuaire téléphonique Modifier les colonnes du masque de recherche Affichage de l absence Effacer données Affichage VIP Conditions préalables Ouvrir l affichage VIP Etats de l affichage VIP Numéroter une entrée de l affichage VIP Connecter un usager Affichage préliminaire Ouvrir l affichage préliminaire Afficher fuseau horaire Condition préalable Ouvrir un fuseau horaire Travailler avec des conteneurs Créer une fenêtre Travailler avec des fenêtres Déplacer une fenêtre Déplacer un onglet Modifier le titre de la fenêtre Changer de fenêtre Configuration Régler acoustique Moniteur Options Assistant de configuration Volume Modifier le mot de passe Entrer un numéro d urgence Condition préalable Entrer le numéro Modifier les polices Propriétés de la police de caractères Modifier la taille de la police Configuration de l annuaire téléphonique Vue d ensemble données utilisateur Onglets et champs de l annuaire téléphonique Créer, modifier ou supprimer un champ Exporter un annuaire Importer un annuaire téléphonique Effacer des blocs de données Importer des appels directs Exporter des appels directs Gestion des absences Conditions préliminaires Affichage absence Démarrer la gestion des absences Paramètres Modifier le mot de passe Configurer les absences - Outlook Version 1.0 Avril

6 OSPC WebAccess Admin Tool Statistiques Données statistiques Conditions préalables à la création Temps d enregistrement Intervalle d enregistrement Conditions préalables à l analyse Evènements enregistrés Analyser des statistiques Paramètres Lancer des statistiques Paramètres des statistiques Représentations sous forme d histogramme sous forme de barres Exporter des statistiques Exporter les données statistiques Modes pour exportation Légendes du fichier d exportation Etablir un fichier d exportation Effacer les données statistiques Effacer les données statistiques Modes pour effacer les données statistiques Editer un utilisateur Démarrer la configuration d utilisateur Conditions préalables Ouvrir la gestion des utilisateurs Créer un utilisateur Fermer la gestion des utilisateurs Indications sur un utilisateur Nom Numéro d identification (ID) Mot de passe Langue Type Classes de service des différents types d utilisateur Statistiques Signalisation effet de [ENTREE] dans le résultat de recherche de l annuaire résultat de recherche de la fenêtre Commutation Visualisation d occupation Insérer, modifier, copier ou effacer Insérer un utilisateur Modifier un utilisateur Copier un utilisateur Effacer un utilisateur Affecter des profils de travail Afficher des profils de travail Affecter ou retirer Profils de travail Structure du menu Profil de travail Conditions préalables : profil de travail Ouvrir Barre d outils OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

7 Barre d état Structure du menu Editer profil de travail Options du menu Profil de travail Commandes du menu Edition Options du menu Aide Travailler avec un profil de travail Créer un profil de travail Sélectionner un profil de travail Ouvrir le profil de travail Sélectionner un profil de travail Insérer un profil de travail Copier un profil de travail Renommer un profil de travail Effacer un profil de travail Affecter un utilisateur Quitter l édition d un profil de travail Destinations, fonctions Afficher les fonctions ou les destinations Visualiser les champs de touches Affecter les fonctions ou les destinations Définir les données utilisateur comme destination Editer des appels directs Effacer une affectation Importer et exporter des appels directs Editer les touches de raccourci Afficher les touches de raccourci Déterminer les touches de raccourci Configurer le pavé de touches Ouvrir le bloc de touches Définir la disposition Configurer l indication de poste occupé Ouvrir la configuration de la visualisation d occupation Numéros d appels Matrice Options Configurer l indication de poste occupé Visualisation d occupation sur tout le réseau Ouvrir Propriétés Configurer Configurer Affichage VIP Ouvrir Données de la matrice Configurer les boutons Editer un fuseau horaire Ouvrir Données Insérer et modifier Effacer Propriétés de l utilisateur Ouvrir les propriétés de l usager Fonction de calendrier Editer les options de poste d opérateur Ouvrir les options utilisateur Version 1.0 Avril

8 Traffic sortant Affecter un utilisateur Afficher un utilisateur Affecter ou supprimer des utilisateurs Quitter l édition d un profil de travail Enregistrer un profil de travail Quitter l édition de profil Service et diagnostic Base de données Sauvegarder la base de données Restaurer la base de données Exportation et importation de profils Conditions préalables Formats Exporter des profils de travail Exporter des utilisateurs Importer des profils de travail Importer des utilisateurs OSPCInfo Annexe OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

9 OSPC OSPC Que vous utilisiez votre poste opérateur pour un large public ou pour acheminer des appels dans un environnement plus restreint, le poste opérateur OSPC met à votre disposition les outils et les fonctions dont vous avez besoin pour transmettre des appels au bon interlocuteur. Le poste opérateur OSPC se caractérise par une interface utilisateur particulièrement conviviale. Vous pouvez la personnaliser comme vous le souhaitez. Vous pouvez ainsi modifier la position et la taille des boîtes de dialogue et définir de manière indépendante celles dont vous avez personnellement besoin. Le mode opératoire que vous désirez utiliser - clavier de l ordinateur personnel ou souris - n a pas beaucoup d importance. Vous pouvez passer à tout moment de la souris au clavier et vice versa pour de nombreuses fonctions. Version 1.0 Avril

10 Introduction Cette notice décrit l OSPC. OSPC est un poste opérateur basé sur PC. Il fonctionne sur l installation de télécommunication Avaya Communication Manager. A propos de la notice Cette notice vous fait découvrir étape par étape l utilisation de l application OSPC. Après avoir lu quelques pages, vous constaterez que toutes les rubriques sont structurées de la même manière. Vous trouvez tout d abord une introduction sur le sujet considéré. Les conditions et les connaissances requises sont ensuite décrites avant de passer aux procédures détaillées. Des illustrations ou des exemples permettent d approfondir le sujet. La notice est disponible sous forme d aide ou de fichier.pdf imprimable. Quelle est l édition existante? La table suivante fournit des informations sur l édition de la présente notice. Edition : avril 2008 Référence : Auteur Formes d édition Application OSPC avec la version 2.50.xxx GCS/CCD-HW5 - Behnke Aide contextuelle (fichier chm) et fichier d impression (fichier pdf) Où trouver de plus amples informations? Cette notice indique les connaissances et les conditions préliminaires requises et présente des procédures qui vous permettront d utiliser l application OSPC. Pour toutes informations sur l installation et sur la mise en service, veuillez consulter le manuel de service : Manuel de service et d installation OSPC sur Avaya Communication Manager Créer exemplaire imprimé Avec l OSPC, nous vous fournissons en plus de l aide un fichier pdf de contenu identique. Celui-ci est doté d une mise en page optimisée pour l impression. 10 OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

11 Introduction Matériel Votre poste opérateur se compose des éléments suivants : Ordinateur personnel (Personal Computer) Application OSPC Road Warrior Mode: Haut-parleur et casque audio/headset PC, raccordés à un ordinateur OSPC ou Telecommuter Mode : Un téléphone quelconque dans votre système de télécommunication Installation téléphonique Avaya Communication Manager Base de données Les tâches des composants seront expliquées ci-après. Ordinateur personnel (Personal Computer) Système d exploitation : Windows XP, Windows 2003 Server ou Windows 2003 Server R2. Application OSPC L application OSPC reproduit l interface de votre poste opérateur. Vous pouvez ainsi utiliser un ordinateur personnel normal en tant que poste opérateur. Lorsque vous disposez des droits nécessaires, l application OSP vous permet en outre : de modifier les paramètres, de définir et d éditer des utilisateurs, de définir et d éditer des profils de travail, de configurer et d éditer un annuaire téléphonique intégré, d analyser des données statistiques. Les notions d utilisateur et de profil de travail seront explicitées ultérieurement en détail dans cette notice d utilisation. Toutes les données de l OSPC sont sauvegardées dans une base de données. Installation téléphonique L OSPC est compatible avec le programme Avaya Communication Manager à partir de la version 3.1. Base de données Pour les multiples données et paramétrages, l application OSPC utilise une base de données. La base de données enregistre les données des utilisateurs, les profils de travail et les données de l annuaire intégré. Cette base de données peut se trouver sur un autre ordinateur du réseau si votre ordinateur personnel est mis en réseau. Ainsi, il est possible de garantir une gestion commune des données pour tous les utilisateurs OSPC. Lorsque l application OSPC est installée sur plusieurs PCs, vous pouvez en tant qu utilisateur déverrouiller le poste d opérateur que vous voulez. Votre interface utilisateur habituelle s affiche. Lorsque vous déverrouillez l application OSPC (assignation), le système charge vos données respectives. Pour la base de données, vous ne nécessitez aucune délivrance de licence séparée. Version 1.0 Avril

12 Road Warrior Mode Dans la configuration "Road Warrior", il existe une seulement une communication IP entre le PC et le système ACM. Sur le PC doivent être installés un logiciel de commande et un logiciel Audio. Dans notre cas, le logiciel de commande est l application OSPC, qui prend en charge l ensemble de la signalisation et du contrôle des appels. La communication vocale VoIP est gérée par l intermédiaire d Avaya iclarity IP Audio (une application Audio compatible avec le protocole H.323-V2). Avaya iclarity IP Audio est exécuté en arrière-plan. Le programme démarre automatiquement, dès que vous appelez la rubrique Avaya OSPC. Pour la communication, un Headset relié au PC est nécessaire. Une combinaison à partir des hauts-parleurs de l ordinateur et d un micro est aussi possible. Un téléphone USB offre la meilleure solution, puisque la conversion numérique/analogique des données acoustiques est effectuée par le téléphone même. L ordinateur est ainsi soulagé. Telecommuter Mode Dans la configuration "Telecommuter" (Dual Connection), le PC sur lequel fonctionne l OSPC et un téléphone sont reliés séparément avec l ACM. Le PC est relié à l ACM par l intermédiaire d un réseau IP (LAN). La signalisation et le contrôle de tous les appels s effectuent par l intermédiaire de cette liaison. La communication vocale s effectue par l intermédiaire d un téléphone quelconque raccordé quelque part sur votre installation de télécommunication (RNIS, analogique, VoIP). Les communications réelles peuvent également être effectuées avec la qualité et le confort habituel. 12 OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

13 Mode d emploi condensé Mode d emploi condensé Connaissances de base Si vous n avez encore jamais travaillé avec l application OSPC, cette rubrique vous fournira les connaissances de base nécessaires à l utilisation de l application OSPC. Vous trouverez ici une description de l OSPC et des informations sur la structure de l application. Un mode d emploi condensé pour les utilisateurs pressés se trouve en début de rubrique. Pour les utilisateurs pressés Ce mode d emploi condensé s adresse à des personnes qui travaillent pour la première fois avec l application OSPC et qui ne souhaitent pas en utiliser toutes les fonctions. Avec ce mode d emploi condensé, vous pouvez utiliser l OSPC comme poste opérateur pour effectuer le travail de base. Vous apprenez à démarrer l application OSPC, à débuter votre travail d opérateur, à acheminer des appels et à terminer votre travail d opérateur. Le mode d emploi condensé ne décrit qu une possibilité pour chaque tâche alors que l application en offre parfois plusieurs. Les différentes possibilités d opération dont vous disposez sont décrites dans les rubriques correspondantes. Les opérations décrites dans le mode d emploi condensé supposent que vous travaillez avec le clavier. Installation Pour l installation de l OSPC, veuillez communiquer avec votre administrateur système. Configuration Afin que vous puissiez utiliser la notice abrégée de la manière décrite, votre responsable compétent doit avoir exécuté les mesures suivantes : L utilisateur et son mot de passe ont été configurés. Un profil de travail a été configuré. L annuaire téléfonique intégré a été configuré avec les usagers correspondants. La position de fenêtre avec le dialogue Standard et l annuaire téléfonique intégré ont été enregistrés. Une combinaison de touches (p. ex. CTRL+ALT+O) doit être configurée afin de permettre un démarrage simple d OSPC. L affichage occupé est configuré en conséquence. Remarque : Afin de pouvoir utiliser différentes fonctions confort de l OSPC, comme par ex. le chaînage d appels, ces fonctions doivent avoir été configurées sur le pavé numérique ou sur les touches de raccourci. Il est recommandé d affecter à chaque utilisateur un profil de travail [ page 92] dans lequel ces touches seront préconfigurées. Version 1.0 Avril

14 Démarrage d OSPC Pour démarrer l application OSPC, vous avez plusieurs possibilités. Avec une combinaison de touche (si configurée) : Apppuyez sur la combinaison de touches configurée, p. ex. CTRL et ALT et O. En cliquant avec la souris sur un symbole dans la barres des tâches Windows : Sélectionnez Démarrer > Programmes > Avaya > OSPC. En cliquant avec la souris sur un symbole de votre bureau (si configuré) : Cliquez deux fois sur le symbole OSPC de votre bureau. La boîte de dialogue Assignation s affiche. Tout d abord, vous devez assigner l OSPCsur votre installation de télécommunications [ page 14], afin de commencer votre activité de standard. Assignation sur l installation de télécommunication Afin d utiliser votre poste d opérateur, vous devez tout d abord le présenter à votre installation de télécommunication. Ceci s exécute avec la boîte de dialogue Ouverture de session, qui s affiche automatiquement lors de la première assignation quand vous démarrez OSPC. 1. A l ouverture de session, le système vous demande le numéro d appel du poste secondaire de l OSPC et le mot de passe associé. Vous obtiendrez ces deux informations auprès du service de prise en charge de votre système. 2. Si vous ne désirez pas voir la boîte de dialogue Ouverture de session à chaque démarrage, vous pouvez cocher la case de contrôle "Si possible, ouvrir la session automatiquement au démarrage de l application". 3. En cas de doute, veuillez absolument convenir des paramétrages restants avec le service de prise en charge de votre système. 4. Après l ouverture de la session s affiche la fenêtre d assignation. Tous les composants importants de l OSPC subissent alors automatiquement un contrôle de fonctionnement. Si les composants ne fonctionnent pas encore tous correctement, les boutons des composants associés s affichent en rouge. Une boîte de dialogue de configuration [ page 15] s affiche automatiquement avec des indications relatives aux erreurs survenues. Vous reconnaîtrez aux deux boutons "Assignation" et "Appel d urgence" en fond coloré que vous avez réussi à assigner l OSPC sur votre installation de télécommunication. Remarques : La langue de la boîte de dialogue est identique à celle configurée dernièrement dans l OSPC. Si cette langue (le hongrois, par ex.) n est pas disponible dans la boîte de dialogue Ouverture de session, les affichages s effectuent en anglais. L aide contextuelle vous donnera des indications sur les paramétrages. Si vous annulez l ouverture de session, la boîte de dialogue Ouverture de session s affiche de nouveau lorsque vous désirez vous assigner sur l OSPC. Modifier les paramètres d assignation Si vous désirez modifier une fois les paramétrages d assignation, vous pouvez le faire par l intermédiaire des paramétrages de configuration du programme Communication Manager. 14 OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

15 Mode d emploi condensé 1. Si OSPC est démarré, veuillez vous y désassigner. 2. Démarrez la fenêtre d assignation à l aide du bouton "Assignation". La boîte de dialogue "Assigner un utilisateur" s affiche. 3. Sélectionnez un nom avec droits de réviseurs et le mot de passe associé. 4. Après avoir validé s affiche le bouton "ConfigSystème". 5. Ouvrez la configuration et sélectionnez la carte à onglets "Communication Manager". 6. Terminez la communication au système Communication Manager avec "Désassigner". 7. Sélectionnez le bouton "Paramètres d assignation" ou démarrez l "Assistant d ouverture de session". 8. Effectuez vos modifications. 9. Cliquez sur le bouton "Assignation". La communication au système Communication Manager est établie avec les nouveaux paramètres. Messages d état des composants OSPC A chaque démarrage de l OSPC, les composants les plus importants sont soumis à un contrôle pour vérifier qu ils fonctionnent correctement. Si un composant n est pas installé ni configuré correctement, un bouton correspondant des composants s affiche en bas dans la fenêtre de démarrage de l OSPC. En cliquant sur le bouton, vous appelez une boîte de dialogue de configuration associée. Lorsque les paramètres sont corrigés, les boutons des composants disparaissent. Le contrôle des autres composants est interrompu si une erreur a déjà été trouvée chez les licences ou à la connexion de la base de données. Ces erreurs doivent être corrigées avant tout autre contrôle. Remarque : Toutes les boîtes de dialogue de configuration sont répertoriées dans l outil Configuration du système [ page 19]. Vous accéderez à celui-ci en tant que réviseur à partir de la fenêtre d inscription par l intermédiaire du bouton portant le même nom. Bouton Affichage d erreurs des composants OSPC Signification Paramètres relatifs à la licence. Paramètres relatifs à la connexion de base de données. Paramètres relatifs à l annuaire téléphonique. Paramètres relatifs au gestionnaire SVA. Paramètres relatifs à la fonction de calendrier. Version 1.0 Avril

16 Bouton Affichage d erreurs des composants OSPC Signification Paramètres relatifs à l affichage d absence. Paramètres relatifs au gestionnaire de communication. Licence Désignation du champ de saisie/bouton Serveur de licences URL Demander une licence Signification Adresse complète à laquelle le serveur de licences peut être joint dans le réseau. Configuration par défaut : Pour l adresse préconfigurée, on suppose que le serveur de licence a été installé avec les paramètres standard sur cet ordinateur. Teste si l URL permet d établir une connexion au serveur et si on dispose d une licence valide. Base de données Désignation du champ de saisie/bouton Nom du serveur Paramètres de connexion Ouverture de session Nom d utilisateur Mot de passe Zone de statut Etablissement de la liaison Signification Nom du serveur de la base de données Configuration par défaut : localhost Redonne la configuration système pour la source de données ODBC "OSPC" Configuration par défaut : TCPIP (port de serveur = 21638) Nom sous lequel vous êtes inscrit sur le serveur de la base de données. Le mot de passe associé. Messages relatifs au statut actuel. Teste si les paramètres permettent d établir une communication vers le serveur de la base de données. Annuaire Désignation du champ de saisie/bouton Nom du serveur Signification Nom du serveur d annuaire téléphonique 16 OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

17 Mode d emploi condensé Désignation du champ de saisie/bouton Port Etablissement de la liaison Signification Port auquel répond le serveur d annuaire téléphonique Teste si les paramètres permettent d établir une communication vers le serveur. Gestionnaire SVA Désignation du champ de saisie/bouton Nom du serveur Port Etablissement de la liaison Signification Nom du gestionnaire SVA Port auquel répond le gestionnaire SVA Teste si les paramètres permettent d établir une communication vers le gestionnaire SVA. Calendrier Désignation du champ de saisie/bouton Nom Prénom Etat du calendrier Ouvrir le calendrier Signification Nom de l usager dont le calendrier doit être ouvert. Prénom de l usager dont le calendrier doit être ouvert. Teste si Outlook envoie une information de calendrier de l usager inscrit. Ouvre le calendrier de l usager inscrit. Absence Désignation du champ de saisie/bouton Générer message de test Signification Contrôle la connexion vers le serveur d annuaire téléphonique. Un message de test est demandé. Gestionnaire de communication Désignation du champ de saisie/bouton Désassignation Paramètres de connexion Signification Interrompt la connexion de l OSPC vers l installation de télécommunication. Ouvre une boîte de dialogue dotée de différentes cartes à onglets, dans lesquelles sont configurés les paramètres de connexion entre l installation de télécommunication et l OSPC. P. ex. le système décide de travailler ou non en Road Warrior ou en Telecommuter Mode. Version 1.0 Avril

18 Désignation du champ de saisie/bouton Assistant d ouverture de session Ouverture de session Signification Configuration commandée par assistant de la connexion de l OSPC vers l installation de télécommunication. Etablit la connexion de l OSPC vers l installation de télécommunication. Déverrouiller / assigner l utilisateur Vous pouvez vous assigner en tant qu utilisateur de l OSPC dans la fenêtre d assignation. Pour y parvenir, l OSPC doit être assigné sur votre installation de télécommunication. Les autres conditions à remplir pour l assignation sont : Les composants Serveur de licence et Base de données sont raccordés correctement (aucun bouton rouge ne s affiche). Pour vous, un profil de travail doit être validé. Le poste d opérateur doit être désassigné. Veuillez procéder de la manière suivante : 1. Appuyez sur la touche Espace ou sur le bouton. La boîte de dialogue Assigner un utilisateur s affiche. 2. Entrez votre nom d utilisateur. Si vous êtes le dernier utilisateur assigné, votre nom s affiche automatiquement. Appuyez sur la touche ENTREE. 3. Entrez votre mot de passe à six caractères. Appuyez sur la touche ENTREE. 4. Un profil de travail [ page 19] est offert. Utilisez la préconfiguration. Appuyez sur la touche ENTREE. Le nom d utilisateur et le mot de passe font l objet d une vérification. La boîte de dialogue principale s affiche avec les surfaces configurées de manière correspondantes. Remarques : Après la première assignation en tant qu utilisateur standard à l aide du mot de passe, nous vous conseillons pour des raisons de sécurité de configurer un nouvel utilisateur [ page 19] avec des droits adéquats. Si vous avez entré le nom et le mot de passe d un réviseur, le bouton "Configuration du système" vous permet de configurer tous les composants OSPC [ page 19]. Demander des informations sur la version Vous pouvez demander les informations suivantes à partir de la fenêtre initiale : Numéro de version de l OSPC Droits de reproduction L illustration suivante représente le bouton Infos. Pour demander des informations, procédez comme suit : 18 OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

19 Mode d emploi condensé 1. Cliquez sur le bouton Infos. La boîte de dialogue A propos de OSPC apparaît. Elle présente le numéro de version et les droits de reproduction. 2. Cliquez sur OK pour refermer la boîte de dialogue. Langue La langue de la fenêtre initiale correspond à la langue du système d exploitation. Une langue est attribuée à chaque utilisateur. Les affichages de l application OSPC apparaissent dans la langue associée à l utilisateur seulement après son assignation. Utilisateur Un utilisateur désigne toute personne utilisant l application OSPC. Un profil de travail au moins est affecté à chaque utilisateur. Pour identifier un utilisateur, il faut utiliser un nom unique. L utilisateur doit s assigner dans le système avec ce nom et mot de passe associé. Chaque utilisateur peut définir et mémoriser les paramètres suivants : Langue de l interface d OSPC spécifique à l utilisateur. Position des fenêtres personnalisée. Divers droits, déterminés par le type d utilisateur : Réviseur Superviseur Commutation Auxiliaire Options utilisateurs qui commandent la manipulation. Configuration du système Toutes les boîtes de dialogue de configuration sont répertoriées dans l outil "Configuration du système". Cette boîte de dialogue est accessible uniquement aux réviseurs. Elle peut être appelée à partir de la fenêtre d assignation en actionnant le bouton du même nom. Chaque composant est affiché avec une carte à onglets. Les configurations erronées affichent des marquages rouges à côté du titre des cartes à onglets. Les différentes cartes à onglets correspondent aux boîtes de dialogue de configuration à l ouverture de session [ page 15] sur l installation de télécommunication. Profil de travail Le profil de travail sert d aide pour la mise à jour des données indépendantes de l utilisateur. Un profil de travail peut être affecté à plusieurs utilisateurs. De ce fait, une modification des données se répercute sur tous les usagers affectés. Si vous vous êtes assigné comme utilisateur et que vous avez sélectionné un profil de travail, vos données d utilisateur et le profil de travail seront chargés dans l application OSPC. Un utilisateur peut disposer de plusieurs profils de travail à sélectionner. A l assignation, l utilisateur est alors obligé de sélectionner le profil de travail souhaité. Version 1.0 Avril

20 Téléphoner avec un poste d opérateur verrouillé Avec l OSPC verrouillé, vous pouvez réceptionner un appel P.O. et mener une conversation. Un appel P.O. est un appel avec le numéro de poste secondaire de votre poste d opérateur. Le poste d opérateur verrouillé sur ordinateur personnel vous permet également de lancer un appel d urgence vers un numéro d appel prédéfini. Sinon, en Road Warrior Mode, lorsque l OSPC est verrouillé, il n est pas possible de téléphoner avec le téléphone USB ou le Headset raccordés. Lorsque vous exploitez l OSPC en Telecommuter Mode, le verrouillage (= désassignation) à l ordinateur n exerce aucune influence sur le fonctionnement du téléphone. Vous pouvez alors utiliser le téléphone de manière entièrement normale. Réponse à un appel P.O. L illustration suivante représente le bouton Appel PO. Le bouton indique l état correspondant. Il se trouve dans la fenêtre initiale. Bouton au repos Sonnerie Le combiné est décroché, vous êtes en communication Pour répondre à un appel P.O., procédez comme suit : 1. Le poste opérateur est appelé. Le bouton Appel PO devient jaune. 2. Décrochez le combiné. Vous êtes en communication avec l appelant. Le symbole du bouton Appel PO change. 3. Vous pouvez soit raccrocher le combiné, soit cliquer sur le bouton Appel PO ou Fin pour mettre fin à la communication. Condition préalable pour initier un appel d urgence Pour pouvoir initier un appel d urgence, un numéro d appel d urgence doit être configuré. Ce numéro est configuré par votre responsable système. Initier un appel d urgence L illustration suivante représente le bouton Appel d urgence. Il se trouve dans la fenêtre initiale. Vous souhaitez initier un appel d urgence. Procédez de la manière indiquée ci-après : 20 OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

21 Mode d emploi condensé 1. Cliquez sur le bouton Appel d urgence. 2. Le système vous demande si vous voulez initier l appel d urgence via le numéro correspondant. Cliquez sur Oui pour initier l appel d urgence. 3. Le numéro d appel d urgence est composé automatiquement. 4. Si vous êtes en communication, le symbole et la désignation du bouton Appel P.O. changent. 5. Vous pouvez soit raccrocher le combiné, soit cliquer sur le bouton Fin pour mettre fin à la communication. Validation à la distribution d appels Après l assignation, votre poste d opérateur se trouve en statut de poste "Pause". Le statut de poste s affiche pour vous avec un symbole correspondant [ page 35] à gauche dans la barre d outils. Après avoir cliqué sur l icône, votre poste d opérateur est enregistré automatiquement dans la distribution des appels en fonction de la configuration effectuée dans l installation de télécommunication. Acheminer de manière interne > externe Un correspondant appelant souhaiterait parler à un usager externe. La boîte de dialogue Commutation affiche à gauche la boîte Carte de visite-réponse et à droite la boîte Carte de visite de répartition. 1. Vous êtes appelé. La boîte de dialogue Carte de visite-réponse indique l appel. 2. Appuyez sur la touche ENTREE. Vous répondez à l appel. 3. Vous parlez avec l appelant. Il souhaite parler à un usager externe et vous communique le numéro d appel souhaité. 4. Entrez le numéro d appel. Il apparaît dans la boîte de dialogue Carte de visite de répartition. 5. Appuyez sur la touche ENTREE afin de mettre en communication les deux usagers. Acheminer de manière interne > externe Un correspondant vous appelle et souhaite parler à des usagers de votre installation téléphonique. 1. Vous êtes appelé. Un correspondant appelant souhaiterait parler à un usager de votre installation téléphonique. La boîte de dialogue Carte de visite-réponse indique l appel. 2. Appuyez sur la touche ENTREE. Vous répondez à l appel. L application passe automatiquement à la boîte de dialogue Carte de visite de répartition. 3. Vous parlez avec l appelant. Celui-ci souhaiterait parler à un usager de votre installation téléphonique et vous communique le nom de cet usager. 4. Entrez le nom souhaité. Quand les entrées sont uniques, le nom complet apparaît dans la boîte de dialogue Carte de visite. Simultanément, la boîte de dialogue de l annuaire intégré apparaît. Le nom correspondant apparaît en surbrillance. Vous voyez si le poste souhaité est libre ( ou occupé ( ou ). Version 1.0 Avril

22 5. L usage appelé décroche. Annoncez la communication. 6. Appuyez sur la touche ENTREE. Les deux usagers sont maintenant en communication. Désassignation / Verrouillage Lorsque vous souhaitez terminer votre travail de distribution et qu un autre usager souhaite s assigner, vous pouvez vous Désassigner. Procédez de la manière suivante : 1. Sélectionnez Désassigner dans le menu OSPC. 2. Vous pouvez cliquer sur Oui dans la fenêtre demandant si la disposition des fenêtres doit être enregistrée. Vous retrouverez alors l interface habituelle lors de votre prochaine assignation. 3. L OSPC bascule vers la fenêtre initiale et attend une nouvelle assignation. Quitter Pour quitter l application OSPC, procédez comme suit : 1. Appuyez simultanément sur les touches ALT et F4. 2. Une demande de confirmation apparaît. Le message suivant apparaît : Voulez-vous vraiment quitter OSPC? 3. Appuyez sur la touche de direction. Oui est alors mis en valeur. 4. Appuyez sur la touche ENTREE. Vous quittez l application OSPC. 5. Si vous êtes la dernière personne à quitter l application, le système affiche un message indiquant que tout nouvel appel sera transféré vers le poste de nuit. Fenêtre principale Après vous avoir assigné sur le poste d opérateur, s affiche la fenêtre principale OSPC. Des fenêtres principales s affichent en fonction de vos paramètres personnels et de votre profil de travail. Barre de titre La barre de titre comprend le symbole et le nom de l application. Les boutons dans la partie droite de la barre de titre vous permettent de réduire l application à une icône, sélectionner l affichage plein écran ou fermer l application. Si plusieurs boîtes de dialogue sont ouvertes en même temps, la barre de titre de la boîte de dialogue active apparaît dans une autre couleur que celle des autres barres de titre. Barre de menus La barre de menus présente les menus disponibles. Barre de symboles Outre les divers états dans lesquels peut se trouver le poste opérateur, différentes conditions marginales surviennent 22 OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

23 Mode d emploi condensé et sont alors affichées. Des symboles graphiques indiquent ces états dans la barre de symboles. Barre d état La barre d état affiche les informations suivantes de gauche à droite : Remarque relative à la commande actuelle Nom d utilisateur profil de travail date Heure Remarque : Le format de l affichage de l heure est régi par la langue nationale configurée sur le PC dans le panneau de configuration (Démarrer > Paramètres > Panneau de configuration > Paramètres nationaux). Menus et options Les tableaux suivants indiquent les différentes options que vous pouvez trouver sous les différents menus. La fonction des différentes options est explicitée brièvement. Vous trouverez des explications détaillées dans les rubriques correspondantes. Commandes du menu OSPC Le tableau suivant présente les commandes et fonctions du menu OSPC. Commande Désassignation Quitter Fonction Si vous désirez terminer votre activité comme opérateur et qu un autre utilisateur veut utiliser OSPC, il vous suffit de vous désassigner. Permet de quitter l application OSPC Version 1.0 Avril

24 Commandes du menu Affichage Commande Fonction Liste d appels Affiche ou masque la liste d appels. (seulement avec gestionnaire SVA actif) Répétition élargie du Affiche ou masque la répétition élargie du dernier numéro composé. dernier numéro composé (seulement avec gestionnaire SVA actif) Affichage VIP Affiche ou masque l affichage VIP Indication de poste Affiche ou masque l indication de poste occupé. occupé Fuseau horaire Affiche ou masque un fuseau horaire sélectionné. Statistiques Affiche la configuration statistique. Annuaire Affiche ou masque l annuaire téléphonique. Liste ITB Affiche ou masque l annuaire téléphonique intégré. Propriétés d utilisateur Affiche ou masque les propriétés d utilisateur. Touches de raccourci Affiche ou masque les touches de raccourci. Pavé de touches Affiche ou masque le pavé de touches. Commandes du menu affichage avec indication de poste occupé dans tout le réseau Le tableau suivant affiche les commandes et fonctions supplémentaires du menu Affichage lorsque vous pouvez utiliser l indication de poste occupé dans tout le réseau (seulement avec gestionnaire SVA actif). Commande Indication de poste occupé Niveau de commande 2 OS Dans tout le réseau Fonction Affiche l indication de poste occupé ou la masque. Affiche ou masque l indication de poste occupé dans tout le réseau. Commandes du menu Edition La table suivante présente les commandes et fonctions du menu Edition. Commande Niveau de commande 2 Fonction OSPC Police Il est possible de modifier la police des boutons. Numéro d urgence Vous pouvez entrer et modifier le numéro d urgence. Modifier mot de passe - Vous pouvez changer de mot de passe. Un type d utilisateur Auxiliaire ne peut pas modifier son mot de passe. 24 OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

25 Mode d emploi condensé Commande Niveau de commande 2 Fonction Annuaire Configurer Vous pouvez configurer l annuaire téléphonique selon vos désirs. Exporter Exporte les données de l annuaire téléphonique. Importieren Importe les données d un annuaire téléphonique. Champs Vous pouvez configurer les champs d un annuaire téléphonique. Effacer données Vous pouvez effacer les données de l annuaire téléphonique. Destinations - exportation Destinations - importation Vous pouvez exporter les destinations de l annuaire téléphonique. Vous pouvez importer les destinations de l annuaire téléphonique. Profils de travail Traiter Affiche les profils de travail. Vous pouvez éditer les profils de travail. Exporter Exporte les profils de travail comme fichier. Importieren Importe les profils de travail à partir d un fichier. Utilisateur Traiter Affiche l utilisateur. Vous pouvez éditer les utilisateurs. Exporter Exporte les utilisateurs comme fichier. Importieren Importe les utilisateurs à partir d un fichier. Statistiques Effacer Efface les données statistiques définies. Exporter Exporte les données statistiques définies. Audio Options Paramètres relatifs aux appareils audio utilisés Moniteur Informations relatives à la conversation actuelle : Volumes et caractéristiques de qualité Assistant de configuration Volume Configuration guidée par assistant de tous les paramètres Audio Configuration du volume de la tonalité, du haut-parleur et de la sensibilité de micro du Headset (téléphone USB) Version 1.0 Avril

26 Commandes du menu Aide La table ci-dessous présente les commandes et fonctions du menu Aide. Commande Rubriques d aide Info Fonction Affiche le sommaire de l aide en ligne. Affiche les informations relatives à l application OSPC. Symboles et fonctions de la barre de symboles La barre de symboles se trouve en bas de la boîte de dialogue principale. Les symboles indiquent diverses conditions marginales du poste opérateur. Tous les symboles sont présentés sous forme de boutons. Vous pouvez exécuter la fonction en cliquant sur le bouton correspondant. Les symboles affichés varient en fonction de l état de la fonction (ils sont par ex. barrés). Symboles et signification La figure suivante affiche la barre d outils comme partie de la boîte de dialogue principale. Pour des significations plus détaillées des différents symboles, veuillez consulter les chapitres respectifs. Symbole Désignation de la fonction Signification Fonction Aucune entrée inscrite dans la liste d appels. Aucune fonction La liste d appel contient des entrées lues. Ouvre la liste d appels Nouvelle entrée inscrite dans la liste d appels. Ouvre la liste d appels Contacts Passe aux contacts de Outlook. On ne peut utiliser cette fonction que pendant une communication ou un appel. Calendrier Affiche le calendrier Outlook ou Lotus. On ne peut utiliser cette fonction que pendant une communication ou un appel. Appuyez sur la touche pour afficher le calendrier de la personne appelant ou du correspondant. Statistiques S affiche lorsque l option Statistiques a été activée au profil d utilisateur. 26 OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

27 Mode d emploi condensé Symbole Désignation de la fonction Statut de poste Statut de poste Statut de poste Statut de poste Signification Le poste d opérateur est désassigné (poste de nuit actif) et non joignable. Le poste d opérateur est désassigné (poste de nuit actif) mais joignable. Le poste d opérateur est assigné mais non joignable. Le poste d opérateur est assigné. Fonction Passe en statut de poste "Pause". Passe en statut de poste "Pause". Passe en statut de poste "Pause". Passe en statut de poste "Pause". Statut de poste Le poste d opérateur est en pause du fait de la fonction de pause (PK). File d attente Affiche le nombre des appels se trouvant dans la file d attente (ici : 2). Plus celle-ci comprend d appels, plus la liste rouge est longue. A 20 appels, la longueur maximale est atteinte. Dans la deuxième ligne s affiche la durée de l appel en attente le plus long temps. Fin du statut de poste "Pause". Pour information uniquement. Les boutons suivants existent uniquement en Road Warrior Mode : Ecoute amplifiée L écoute amplifiée est activée. Désactivation de l écoute amplifiée. Ecoute amplifiée Mains-libres Mains-libres L écoute amplifiée est désactivée. La fonction Mains-libres est activée. La fonction Mains-libres est désactivée. Options Audio Activation de l écoute amplifiée. Désactivation de la fonction Mains-libres. Activation de la fonction Mains-libres. Paramètres relatifs aux appareils audio utilisés Version 1.0 Avril

28 Symbole Désignation de la fonction Signification Fonction Moniteur Audio Informations relatives à la conversation actuelle : Volumes et caractéristiques de qualité Volume Audio Configuration du volume de la tonalité, du haut-parleur et de la sensibilité de micro du Headset (téléphone USB) Assistant Audio Configuration guidée par assistant de tous les paramètres Audio Pavé numérique avec touches de fonction ou de destination Les réviseurs ou superviseurs peuvent doter de touches de fonction un pavé de touches. Chaque touche est affectée à une fonction. Afin d utiliser une fonction, cliquez sur le bouton correspondant à la situation. L affectation du pavé de touches est déterminée dans votre profil de travail. Ouvrir le bloc de touches Pour afficher le bloc de touches, procédez comme suit : 1. Sélectionnez Bloc de touches dans le menu Affichage. La boîte de dialogue Bloc de touches apparaît. 2. Si vous maintenez le pointeur de la souris sur un bouton pendant un certain temps, vous obtenez une information sur la fonction correspondante. Représentation d un pavé de touches La figure suivante montre un exemple de section d un pavé de touches. Vous pouvez affecter toutes les fonctions configurées dans le gestionnaire de communication aux touches du pavé numérique. Couleur gris rouge vert Signification désactivé Fonction non possible fonction active 28 OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

29 Mode d emploi condensé Couleur jaune (seulement pour la touche de fonction renvoi de nuit) Signification Statut de poste renvoi de nuit et aucun autre poste d opérateur activé Touches de raccourci Les réviseurs ou superviseurs peuvent affecter les touches de raccourci de touches de fonction ou de destination. Chaque fonction et chaque destination sont affectées à un bouton. La fonction est appelée en appuyant sur la touche respective du clavier de l ordinateur ou en cliquant avec la souris sur le bouton. Les barres colorées des touches ont la même Signification [ page 28] que pour le pavé de touches. Affectation fixe des touches de menu Les touches de fonction F1 et F10 sont affectées en permanence aux fonctions suivantes : Touches de menu F1 F10 Fonctions Lancement de l aide en ligne contextuelle Passage à la barre de menus Pour utiliser une fonction, cliquez sur le bouton ou appuyez sur la touche de fonction correspondante sur le clavier de votre ordinateur personnel. L affectation des touches de menu est définie dans votre profil de travail. Ouverture et utilisation de touches de raccourci Ouvrez les touches de raccourci, afin de voir l affectation des touches de raccourci. Afin d utiliser les touches de raccourci, vous n êtes pas obligé d ouvrir l affichage. Les touches de raccourci fonctionnent toujours. 1. Sélectionnez Touches de raccourci dans le menu Affichage. Les touches de raccourci s affichent avec les affectations. 2. Si vous restez avec le curseur de la souris sur un bouton, vous recevez une information relative à la fonction correspondante. 3. Appuyez sur la touche de fonction souhaitée sur le clavier de votre ordinateur afin d exécuter cette fonction. Liste de toutes les touches de fonctions Dans le gestionnaire de communication sont répertoriées 24 fonctions maxi, que vous pouvez attribuer au pavé de touches et aux touches de raccourci dans OSPC. Vous pouvez appeler chacune de ces fonction par l intermédiaire des touches correspondantes. Les touches du tableau suivant sont prédéfinies pour l OSPC v2.50. La liste affiche les désignations des touches, les abbréviations dans le gestionnaire de communication et les fonctions correspondantes. Pour un travail confortable avec l OSPC, il est recommandé d affecter au moins les fonctions marquées en Version 1.0 Avril

30 gras au pavé de touches ou aux touches de raccourci. Adressez-vous à votre administrateur système, si vous désirez que d autres fonctions soient affectées aux touches de fonction. Nom de la touche File d attente Désignation Fonctions file d attente opérateur Actualise l affichage de statut de la file d attente. La file d attente contient tous les appels du groupe d opérateurs encore non affectés à un poste d opérateur. vert : Des appels se trouvent dans la file d attente. désactivé : pas d appels dans la file d attente. Fonction : Pour information uniquement. L actualisation s effectue normalement toutes les trois secondes. Avert. dér. **crss-alert Indique si l appel en attente est un appel urgent. vert : l appel en attente est un appel urgent désactivé : pas d appel urgent rouge : Fonction non possible Fonction : Réactive l affichage, si un appel urgent est en attente Renvoi de nuit serv. nuit Affiche le statut de renvoi de nuit de l ensemble du groupe d opérateurs (L affichage s effectue en plus avec un symbole en barre d outils). Vous pouvez seulement modifier le statut du renvoi de nuit avec cette touche si vous disposez des droits d utilisateur respectifs (configuration comme "principal" dans votre installation de télécommunication). vert : Pour ce poste d opérateur, le renvoi de nuit est actif désactivé : Le poste d opérateur n est pas en renvoi de nuit rouge : Fonction non possible Fonction : Active ou désactive le renvoi de nuit pour le groupe d opérateurs Ignorer *override La condition nécessaire est qu un appel parte de votre poste d opérateur et n aie pas encore été réceptionné. Si vous lancez un nouvel appel avec cette touche, l appel existant jusqu à présent sera effacé et remplacé par le nouvel appel. vert : La fonction ignorer est activée désactivé : La fonction ignorer n est pas activée rouge : Fonction non possible Fonction : Active la fonction Ignorer pour l appel actuel. Appel prio. **priorité Lance un appel prioritaire ou convertit l appel actuel en un appel prioritaire. vert : Appel prioritaire désactivé : Aucun appel prioritaire rouge : Fonction non possible Fonction : Convertit l appel actuel en un appel prioritaire. Un appel entrant est introduit dans l affichage préliminaire. 30 OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

31 Mode d emploi condensé Nom de la touche PosOccupé Désignation Fonctions *pos-occupé Met votre poste d opérateur en "Pause". (L affichage s effectue de manière supplémentaire avec un symbole dans la barre d outils.) vert : Le statut du poste d opérateur est "Pause". Vous ne participez plus à la répartition des appels. D autres postes d opérateurs sont encore joignables. désactivé : Le statut du poste d opérateur n est pas "Pause". jaune : Le statut du poste d opérateur est "Pause". Vous ne participez plus à la répartition des appels. Aucun autre poste d opérateur n est joignable. rouge : Fonction non possible Fonction : Met votre poste d opérateur en "Pause". Appels de série *app-série Convertit le statut de l appel actuellement en attente en appel de série. Un appel de série est en attente comme rappel au même poste d opérateur après que l appelant ait terminé la communication. Les rappels après fin des communications se terminent seulement lorsque la fonction a été désactivée. vert : L appel de série est enclenché pour l appelant. désactivé : Aucun appel de série activé rouge : Fonction non possible Fonction : Met le statut de l appel en appel de série. Réenregistr. *split Active une conférence entre le correspondant actuel et entre un correspondant en attente. vert : Aucune conférence activée. désactivé : Conférence activée rouge : Fonction non possible Fonction : Vous connecte avec les deux participants à une conférence. Structure de la boîte de dialogue Standard Dans la boîte de dialogue Standard sont regroupés toutes les informations importantes sur le plan technique du standard et les éléments de commande. Pour le service régulier comme standard, il vous suffit de connaître les fonctions de cette boîte de dialogue. Vous pouvez interroger les appels, transférer les appels et terminer les communications. La boîte de dialogue Standard se divise en quatre parties : Carte de visite d interrogation, Carte de visite distribuée, Zone multifonctions, et une ligne de message (Messages postés). Carte de visite d interrogation La carte de visite d interrogation affiche les informations d un appel réceptionné ou en attente. Remarque : Afin qu un appelant interne reçoive toujours le même nom lorsqu il appelle sur votre poste (même en cas de renvoi, de chaînage ou de basculement sur poste), les bases de données de votre gestionnaire de communication et de l OSPC doivent être alignées. Adressez-vous à votre spécialiste du système si vous y constatez des déviations. Version 1.0 Avril

32 Carte de visite de répartition La carte de visite de répartition affiche les informations d un appel acheminé. Modes de fonctionnement des cartes de visite On distingue deux modes de fonctionnement pour chacune des deux cartes de visite : mode pause et mode travail. Les cartes de visite affichent des informations différentes suivant les modes de fonctionnement. Mode pause d une carte de visite En mode pause, une carte de visite présente deux champs de saisie et un champ de sélection. Dans le champ de saisie supérieur, vous pouvez entrer un numéro de téléphone ou un nom. Dans le champ de sélection, vous pouvez sélectionner un champ. Dans le champ de saisie inférieur, vous pouvez entrer un terme à rechercher. Ce terme n est recherché que dans le champ sélectionné. Si la recherche ne donne aucun résultat, le message "Aucune entrée trouvée" apparaît en rouge. Service d une carte de visite En service, la carte de visite affiche les informations suivantes. Symbole En service, la carte de visite affiche par un symbole le Types d appels Chaque type d appel est affiché en conséquence dans les cartes de visite. Le type d appel est affiché par un texte et par un symbole. La liste suivante affiche les affichages de texte possibles, les symboles, les types d appels et les explications. Symboles Types d appels et affichages Accès direct appel Accès direct au numéro d appel Explications Le poste d opérateur a été appelé par l intermédiaire de la distribution d appels, p. ex. avec le 0 pour le standard. Pour les configurations Multicompany, le système affiche également la société que l appelant voulait joindre. Le poste d opérateur est sélectionné en externe avec le numéro d appel physique. Nouvel appel Un nouvel appel lors d un chaînage d appel Appel interne Un utilisateur interne appelle le numéro du poste d opérateur. 32 OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

33 Mode d emploi condensé Symboles Types d appels et affichages Appel sur poste Appels rejetés, transférés ou renvoyés Explications Un utilisateur interne appelle le poste d opérateur en utilisant son numéro de poste physique. Un texte affiche le motif du rejet, du renvoi ou du transfert à côté du symbole : RWL : Renvoi d appel par le poste secondaire. RWL (occupé) : Renvoi d appel par le poste secondaire si ligne occupée. RWL (tous occupés) : Renvoi d appel par le poste secondaire si "tous occupés". DND :Ne pas déranger (do not disturb) RWL (temporisé) : Renvoi d appel temporisé par le poste secondaire. RecallGoToAttendant (Rappel du standard) :Rappel du poste secondaire occupé vers le poste d opérateur. Appel transféré : Appel transféré vers le poste d opérateur. Basculement vers le poste : Basculement du poste secondaire vers le poste d opérateur. Basculement temporisé : Basculement temporisé du poste secondaire vers le poste d opérateur. Basculement sur le poste de nuit : Basculement du poste secondaire vers le poste de nuit. RWL (SAC) :Appel transféré (transférer tous les appels) Appel d urgence Le poste d opérateur est appelé par un indicatif d urgence (p. ex. appel d urgence dans un ascenceur). Remarque : Pour des types d appels spéciaux, comme par exemple les chaînages d appel, le rappel, le transfert d appel et le basculement, les informations destinées au poste secondaire peuvent être restreintes en partie dans la carte de visite d interrogation. ou de la communication. Graphique Bitmap S il existe pour l utilisateur une entrée dans l annuaire téléphonique intégré et qu un graphique Bitmap y est enregistré, celui-ci s affiche. Informations de l appel Les autres informations relatives à la communication sont affichées en texte clair de cinq lignes maxi. Barre de temps Une barre de temps indique combien de temps s est écoulé depuis le premier signalement de l appel. La barre de temps change de couleur au bout d une minute et passe du vert au jaune. Au bout de deux minutes, la barre de temps s affiche en rouge. ELa barre de temps est complétée par un affichage numérique. Celui-ci affiche en format minutes et secondes (mm:ss) la durée exacte de l appel. Version 1.0 Avril

34 Bouton multifonction Le bouton multifonction comporte les touches de fonction suivantes : Répondre Pour répondre à l appel en cours (tous types d appels). Transférer Permet de passer de la page de réponse à la page d acheminement et vice-versa. Fin Met fin à une communication ou au transfert d une communication à un usager. Couper Pour couper la communication en cours ou interrompre les actions initiées. Modification de la taille Vous pouvez modifier la taille de la boîte de dialogue Commutation. La boîte de dialogue a une taille minimum. Il est impossible de la réduire davantage. Ligne de message (messages postés) Dans la zone supérieure de la boîte de dialogue Standard se trouve la ligne de messages. Le message d un usager connecté du gestionnaire de communication s y affiche pour vous, si celui-ci a configuré un tel message (messages postés). Ce message peut être, par ex. un message d absence. Distribution d appels Plusieurs postes d opérateurs peuvent être connectés sur votre installation téléphonique. Tous ces postes d opérateur sont configurés sur votre installation téléphonique et joignables en composant un seul numéro d appel. S il y a plusieurs postes d opérateur, il faudra alors distribuer les appels. Cette opération est réglée par la distribution d appels de l installation téléphonique. L installation téléphonique distribue les appels sur tous les postes d opérateurs participant à la distribution d appels. Ceux-ci peuvent également être des postes avec un renvoi de nuit actif. De même, il est aussi possible de retirer de la distribution d appels des postes d opérateur connectés à l installation téléphonique. Sur l installation téléphonique, les postes d opérateurs peuvent être configurés de manière à ce qu un poste d opérateur reçoive des appels externes et un autre des appels internes. 34 OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

35 Mode d emploi condensé Statuts de poste Votre poste d opérateur peut adopter les statuts suivants. Le symbole Statut de poste affiche le symbole correspondant. Renvoi de nuit actif Votre poste d opérateur participe encore à la distribution d appels. Les appels sur poste sont aussi réceptionnés. Cliquez sur le bouton pour mettre votre poste d opérateur à la fonction "Pause". Renvoi de nuit actif Votre poste d opérateur ne participe pas à la distribution d appels. Seuls les appels P.O. sont alors acceptés. Cliquez sur le bouton pour mettre votre poste d opérateur à la fonction "Pause". Connecté Votre poste d opérateur participe à la distribution d appels. Cliquez sur le bouton pour mettre votre poste d opérateur à la fonction "Pause". Connecté Votre poste d opérateur ne participe pas à la distribution d appels. Cliquez sur le bouton pour mettre votre poste d opérateur à la fonction "Pause". Pause Votre poste d opérateur est provisoirement déconnecté du système de répartition des appels. Cliquez sur le bouton afin de terminer la pause et le cas échéant, en fonction de la configuration de votre installation de télécommunication, d être réadopté dans la distribution d appels. Utilisation de l application Toutes les opérations et fonctions peuvent être exécutées à l aide de la souris. Le clavier de l ordinateur personnel vous permet d effectuer toutes les opérations utilisateur et la plupart des autres fonctions. Utiliser la souris Certaines fonctions simples ne peuvent être exécutées qu avec la souris. Par ex., l acheminement d un appel vers un usager de la visualisation d occupation. Version 1.0 Avril

36 Utilisation avec le clavier de l ordinateur personnel Pour travailler rapidement en tant que standard, il est recommandé d utiliser le clavier du PC. Vous pouvez ainsi exécuter toutes les fonctions nécessaires. Une commande focale vous aide et vous permet de travailler dans le confort. Que signifie commande focale? L application vous aide grâce à une commande focale intelligente. En fonction de l état technique du standard, la commande focale sélectionne la fonction suivante probablement nécessitée. Activez la fonction en appuyant sur la touche ENTREE. Pour la commande focale, les restrictions suivantes sont à respecter : La commande vocale ne passe pas à la boîte de dialogue active. La commande focale est uniquement active pour la boîte de dialogue Standard. Vous ne pouvez pas modifier l ordre des fonctions dans la commande focale. Utilisation avec les touches de raccourci Sur les touches de raccourci, il es possible de programmer les fonctions ou destinations souvent nécessitées. Vous pouvez activer ces fonctions à l aide du clavier de l ordinateur ou de la souris. Si vous affectez tous les fonctions nécessitées aux touches de raccourci, vous pourrez exécuter complètement la plupart des activités avec le clavier de l ordinateur. Vous pourrez ainsi travailler de manière effective, sans avoir à passer de la souris au clavier de l ordinateur. Affectation du bouton multifonction et du clavier de l ordinateur personnel Les différentes fonctions du bouton multifonction sont disposées en cercle. Elles correspondent aux touches de direction du clavier de votre ordinateur personnel. L affectation est illustrée sur le schéma ci-dessous : A cette fin, la fenêtre Commutation doit être la fenêtre active (cliquer éventuellement une fois avec la souris dans la barre de titre). 36 OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

37 Mode d emploi condensé Travail avec le pavé numérique du clavier de l ordinateur personnel Vous pouvez également utiliser les touches de direction du pavé numérique. Pour cela, vous devez désactiver le verrouillage numérique. Si vous entrez des numéros d appel par l intermédiaire du pavé numérique, il faut alors penser à réactiver le verrouillage numérique. C est pourquoi il n est pas recommandé d utiliser cette méthode. Sélection d options à l aide du clavier de l ordinateur personnel Vous pouvez également sélectionner des options de menus à l aide du clavier de l ordinateur personnel. Pour cela, vous devez vous servir des lettres soulignées. 1. Appuyez sur ALT et sur la lettre correspondant au menu souhaité, par ex. F pour Affichage. Les options du menu s affichent. 2. Appuyez sur la lettre correspondant à l option souhaitée. L action est exécutée. Téléphoner "normalement" Si vous utilisez le Telecommuter Mode, vous pouvez téléphoner avec votre appareil d opérateur comme avec chaque téléphone habituel. En Road Warrior Mode, le casque branché, la combinaison haut-parleur PC/microphone ou le téléphone USB fonctionnent uniquement ensemble avec le système OSPC. Mener une conversation Pour mener une conversation, vous pouvez utiliser le combiné, un casque ou un dispositif mains-libres. De plus, vous pouvez permettre à une personne tierce d écouter la conversation. Pour les actions particulières, vous pouvez désactiver le microphone. Utilisation de l écouteur Généralement, un téléphone avec combiné est utilisé uniquement en Telecommuter Mode. Recevoir un appel Un appel est en attente. 1. Cliquez sur la touche Interroger. 2. Décrochez. Parlez de la manière habituelle. Remarque :Dès que le téléphone sonne, vous pouvez aussi seulement décrocher le combiné puis appuyer sur la touche Réceptionner. En Telecommutor Mode, le téléphone ne sonne que six fois. Ensuite, vous ne pouvez plus écouter la communication avec le combiné. Mettre fin à la communication 1. Raccrochez le combiné. La connexion est coupée. Remarque : Vous pouvez aussi cliquer sur la touche Fin pour terminer une communication. Version 1.0 Avril

38 Qu est-ce qu un casque? Un casque est la combinaison d un écouteur et d un microphone comme aide utile pour tous ceux devant beaucoup téléphoner et nécessitant d avoir les mains libres pour prendre des notes. Généralement, le casque est utilisé en Road Warrior Mode. Il peut être raccordé à la carte son de l ordinateur, comme téléphone USB, à une interface USB libre du PC. Utilisation d un casque Généralement, un casque est utilisé uniquement en Road Warrior Mode. Recevoir un appel Un appel est en attente. 1. Cliquez sur la touche Interroger. Parlez de la manière habituelle dans le casque. Remarque : En Road Warrior Mode, un appel est uniquement signalisé visuellement et non par l intermédiaire du haut-parleur du PC.. Mettre fin à la communication 1. Cliquez sur la touche Fin. La connexion est coupée. Que signifie "conversation mains-libres"? Vous pouvez mener une conversation sans utiliser le combiné. Ainsi, les autres personnes de la pièce peuvent participer à la communication. En Road Warrior Mode, la conversation en mains-libres est effectuée par l intermédiaire d un haut-parleur PC et d un microphone de PC. Activer la fonction Mains-libres Pour activer la fonction Mains-libres, procédez comme suit : 1. Informez votre interlocuteur que votre conversation va être entendue par d autres personnes. 2. Cliquez sur le symbole Mains-libres. Vous activez ou désactivez ainsi la fonction Mains-libres. 3. Le symbole Mains-libres indique l état actuel. Que signifie écoute amplifiée? Les personnes présentes dans la pièce peuvent entendre une conversation téléphonique. Activer l écoute amplifiée Pour que d autres personnes puissent écouter la conversation, procédez comme suit : 1. Informez votre interlocuteur que votre conversation va être entendue par d autres personnes. 2. Cliquez sur le symbole Ecoute amplifiée. Ce faisant, vous activez ou désactivez l écoute amplifiée. 3. Le symbole Ecoute amplifiée indique l état actuel. 38 OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

39 Mode d emploi condensé Microphone Vous pouvez désactiver le microphone. De cette façon, l interlocuteur au téléphone ne peut pas entendre la conversation que vous avez avec les autres personnes présentes dans la pièce. Mode muet Pour mettre le microphone en mode muet, veuillez procéder de la manière suivante. 1. Cliquez sur le symbole Microphone afin de mettre le microphone en mode muet. 2. Veuillez noter que la fonction muette du microphone ne fonctionne qu en état de communication. Pause Lorsque vous désirez faire une pause, vous pouvez déconnecter provisoirement votre poste d opérateur de la distribution d appels. Vous continuerez de recevoir les appels sur poste. Il vous faut encore donner suite aux appels de l affichage préliminaire. Ceux-ci ne sont pas restitués à l installation téléphonique en cas de pause. Condition préliminaire Vous pouvez toujours utiliser les boutons de la barre d outils pour cette fonction. Elle n implique aucunes conditions préliminaires. Si vous désirez utiliser une touche de fonction, la fonction PosOccupé doit être configurée. PosOccupé peut être configurée soit sur le pavé de touches, soit sur les touches de raccourci. Pause La notice suivante part du principe que la touche de fonction PosOccupé est configurée sur le pavé de touches. 1. Sélectionnez Pavé de touches dans le menu Affichage. Le pavé de touches s affiche. 2. Cliquez sur l icône PosOccupé. Le marquage vert de la touche indique que le statut de poste est maintenant en "Pause". De même, le symbole Pause apparaît dans la barre d outils. Remarque : Vous pouvez également activer la "Pause" par l intermédiaire du bouton de statuts de la barre d outils. Reconnecter Pour terminer la pause, veuillez procéder de la manière suivante. 1. Cliquez sur l icône PosOccupé. L assignation nécessite environ trois secondes. Le marquage vert disparaît de la touche. Le symbole de statut dans la barre de symbole passe en conséquence du paramétrage pour votre poste d opé- Version 1.0 Avril

40 rateur dans l installation de télécommunication à, par exemple. Il affiche que le poste d opérateur est en renvoi de jour et participe à la distribution d appels. Remarque : Vous pouvez également désactiver la Pause par l intermédiaire du bouton de statuts de la barre d outils. Utiliser la fonction d aide L application OSPC dispose d une documentation en ligne exhaustive comprenant une aide contextuelle. La documentation en ligne est représentée sous Windows. Pour avoir une aide rapide, vous pouvez utiliser les info-bulles. Les informations de la documentation en ligne sont identiques à celles du manuel d utilisation. Info-bulles Une info-bulle est associée à chaque bouton ou option. Les info-bulles fournissent de brèves informations sur la fonction du bouton ou de l option. Obtenir des info-bulles pour des boutons Pour obtenir l info-bulle associée à un bouton, procédez comme suit : 1. Maintenez le pointeur de la souris pendant environ une seconde sur le bouton de votre choix. 2. Une petite case contenant des informations sur la fonction du bouton apparaît alors. Obtenir des info-bulles pour des options Pour obtenir l info-bulle associée à une option, procédez comme suit : 1. Cliquez sur le menu souhaité. 2. Placez le pointeur de la souris sur l option de votre choix. 3. La barre d état affiche alors des informations sur la fonction de l option. Ouvrir le sommaire Pour ouvrir le sommaire de l aide, procédez comme suit : 1. Sélectionnez Rubriques d aide dans le menu Aide. L aide en ligne apparaît. 2. Cliquez sur un endroit du texte pour obtenir d autres informations à ce sujet. Appeler une aide contextuelle Vous pouvez consulter la documentation sur chaque option et boîte de dialogue. 1. Une boîte de dialogue est ouverte. Appuyez sur la touche F1. 2. L aide en ligne sur cette boîte de dialogue apparaît. 40 OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

41 Mode d emploi condensé Rechercher un mot précis Si vous cherchez un mot précis, vous pouvez procéder comme suit : 1. Sélectionnez Rechercher dans le menu Aide. L aide en ligne apparaît. 2. Cliquez sur l onglet Rechercher. 3. Saisissez un terme dans la zone de texte. Toutes les concordances trouvées apparaissent. 4. Cliquez sur un endroit du texte pour obtenir d autres informations à ce sujet. Terminer OSPC Vous pouvez quitter l application OSPC à tout moment. Si votre poste d opérateur est inscrit dans la distribution d appels, il est retiré automatiquement de celle-ci. En terminant, vous pouvez décider d enregistrer ou non les positions de fenêtres actuelles. A l assignation suivante (Déverrouiller), vous obtiendrez alors la structure d écran à laquelle vous êtes habitué. Chaque utilisateur peut enregistrer ses positions de fenêtre. Veuillez procéder de la manière suivante. 1. Sélectionnez Terminer au menu OSPC ou cliquez deux fois sur la barre de menu système de la boîte de dialogue principale. 2. Le système vous invite à confirmer la suppression. Le message suivant apparaît : Voulez-vous vraiment terminer OSPC? 3. Marquez le champ de contrôle Positions de fenêtres, lorsque vous désirez modifier la structure de l écran et retrouver la même structure à la prochaine connection. 4. Cliquez sur Oui pour terminer l application OSPC. Version 1.0 Avril

42 Acheminer des appels Cette rubrique et ses sous-rubriques décrivent les fonctions dont vous avez besoin pour acheminer des appels. Votre responsable système définit les fonctions qui seront disponibles sur votre poste opérateur à l aide de votre profil de travail. Notez que vous pouvez exécuter les fonctions décrites dans les différentes instructions aussi bien à l aide de la souris qu à l aide du clavier de l ordinateur personnel. Transmission d un appel A tout moment, vous pouvez mettre en relation un appelant avec un usager de votre installation téléphonique (poste secondaire). Vous pouvez transférer de la même manière des appels externes et des appels internes. Une fois la connexion créée, votre ligne est à nouveau libre. Conseil : Un appel réceptionné peut aussi être déplacé sur une touche du BA, du NBA. L appelant est ainsi directement transféré. Vers un poste supplémentaire Dans la description suivante, vous utilisez le clavier de votre ordinateur personnel. La commande focus vous permet d acheminer l appel en procédant à peu d entrées. Vous pouvez également acheminer un appel à l aide de la souris. 1. Vous êtes appelé. La boîte de dialogue Carte de visite-réponse indique l appel. 2. Appuyez sur la touche ENTREE. Vous répondez à l appel. 3. Vous téléphonez. L appelant voudrait parler à un usager de votre installation téléphonique. 4. Entrez le numéro d appel souhaité. Il apparaît dans la boîte de dialogue Carte de visite de répartition. Vous voyez si le poste supplémentaire souhaité est occupé ou non. 5. Lorsque l usager appelé décroche, annoncez-lui la communication. 6. Appuyez sur la touche ENTREE afin de mettre en communication les deux usagers. Modifier le poste supplémentaire en cours de connexion Si, au cours de la connexion d un correspondant avec un usager, vous remarquez que le poste supplémentaire souhaité est occupé, que l usager n est pas joignable ou que vous n avez pas composé le bon numéro, procédez comme indiqué ci -après : 1. Vous téléphonez. L appelant voudrait parler à un usager de votre installation téléphonique. 2. Entrez le numéro d appel souhaité. Il apparaît dans la boîte de dialogue Carte de visite de répartition. Vous voyez si le poste supplémentaire souhaité est occupé ou non. 3. Cliquez sur Couper dans la boîte de dialogue Commutation. L action est annulée. Vous avez la possibilté de reprendre le correspondant grâce à la touche répartition. Cela vous permet de lui expliquer la suite de la procédure. Vous pouvez également poursuivre directement la procédure. 4. Sélectionnez le poste supplémentaire souhaité dans la carte de visite de répartition, entrez un numéro ou terminez la conversation en cliquant sur Fin. 5. Cliquez sur le bouton Fin. L appelant attend jusqu à ce que le poste supplémentaire se libère. Il sera alors connecté automatiquement. 42 OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

43 Acheminer des appels Vous travaillez ici avec la souris. Vous entrez cependant le numéro d appel avec le clavier de votre ordinateur personnel. Vous pouvez également travailler avec le clavier uniquement. Conférence à trois Une conférence à trois vous permet d établir simultanément une communication entre votre poste d opérateur et deux lignes quelconques. Tous les usagers peuvent alors discuter les uns avec les autres. On économise ainsi les complications d appels multiples. Condition préliminaire La touche de fonctions Réenreg doit être configurée sur une touche de raccourci ou sur le pavé de touches. Procédure 1. Vous parlez avec un participant. A l aide du bouton "Transfert", passez en rétro-appel. 2. Sélectionnez le deuxième utilisateur avec lequel vous désirez établir la conférence. 3. Une fois la communication établie, actionnez la fonction Réenreg. Ainsi, la conférence est établie. Vous êtes en communication avec les deux autres usagers. Après la communication avec les deux usagers, vous pouvez terminer la conférence et poursuivre la conversation avec le premier usager ou connecter les deux usagers entre eux. Terminer et relier les usagers Vous avez établi une conférence. 1. Actionnez le bouton Fin. 2. Les deux usagers sont alors en communication. Terminer et poursuivre la conversation avec le premier usager Vous avez établi une conférence. 1. Actionnez le bouton Libérer. 2. Vous êtes de nouveau en communication seul avec votre premier correspondant. Chaînage d appels Lorsqu un usager externe vous indique qu il désire parler à plusieurs utilisateurs, vous pouvez le connecter successivement avec ceux-ci. Une fois chaque communication terminée, l utilisateur sera reconnecté automatiquement avec vous. Condition préliminaire La touche de fonctions Chaînage d appels doit être configurée sur une touche de raccourci ou sur le pavé de touches (touche Appels de série). Vous pouvez transmettre un chaînage d appels uniquement pour les appels de la distribution d appels. Activer le chaînage d appels Pour lancer un chaînage d appels, veuillez procéder de la manière suivante : Version 1.0 Avril

44 1. Vous téléphonez. L appelant désire parler à plusieurs utilisateurs de votre installation téléphonique. 2. Actionnez la touche Appel de série. Vous configurez ainsi la connexion pour un chaînage d appels. Vous pouvez maintenant connecter l utilisateur externe de la manière habituelle avec le premier utilisateur en utilisant la fonction Transférer. Après la conversation, il est renvoyé sur votre poste. Effacer un chaînage d appels Pour effacer un chaînage d appels, veuillez procéder de la manière suivante : 1. L utilisateur vous indique qu il ne désire aucune autre communication après la prochaine conversation. 2. Actionnez de nouveau la touche Appel de série. Après sa dernière conversation, l utilisateur ne sera pas renvoyé sur votre poste. 3. Si l utilisateur raccroche, le chaînage d appel est effacé automatiquement. Remarques Lorsque plusieurs usagers internes souhaitent parler au même usager externe, vous pouvez également opter pour un chaînage d appels. Cette solution peut être utile si vous voulez conserver une ligne réseau. 44 OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

45 Applications Applications Les applications dont vous aurez toujours besoin pour votre travail d opérateur sont décrites dans cette rubrique. Vous apprenez ici à utiliser les différentes fonctionnalités d OSPC, que sont l utilisation de l interface utilisateur, la liste d appels, l annuaire téléphonique, la visualisation d occupation, etc. et remarquez à quel point l OSPC peut vous aider dans votre travail. Indication de poste occupé Votre poste d opérateur dispose d une indication confortable de poste occupé. Vous reconnaissez d un coup d oeil les postes secondaires occupés. Ainsi, vous pouvez indiquer immédiatement à un appelant si le correspondant souhaité est libre ou occupé. Dans l indication de poste occupé, vous voyez au choix les lignes avec le nom des utilisateurs ou avec leurs numéros. Le système utilise l entrée issue du champ "Nom d affichage" de l annuaire téléphonique ou de la base de données indiquée. Remarque : Dans ce champ, si des parties du nom sont inscrites séparées par une virgule, l entrée sera affichée sur la touche jusqu à la virgule. La coloration de la surface des touches vous permet de voir si une ligne est libre ou. De plus, vous pouvez voir l affichage d informations de calendrier et celui de l absence sur les touches. Libre occupé Une indication de poste occupé peut administrer jusqu à 2000 lignes. A l exemple suivant, vous pouvez voir un extrait issu d une indication de poste occupé dont l affichage est connecté aux numéros des lignes : Configuration Indication de poste occupé de l OSPC L indication de poste occupé de l application OSPC est configurable. Sur une page, 1000 utilisateurs maxi peuvent être affichés. Version 1.0 Avril

46 Ouvrir la configuration Condition préalable : Vous êtes assigné comme réviseur ou superviseur. ou 1. Passez à Editer les profils de travail avec Editer > Profils de travail > éditer Sélectionnez Visualisation d occupation dans le menu Editer. La boîte de dialogue Configuration de la visualisation d occupation apparaît. 3. Vous pouvez configurer la visualisation d occupation. 1. Cliquez sur le bouton. La boîte de dialogue Configuration de la visualisation d occupation apparaît. 2. Vous pouvez configurer la visualisation d occupation. Options Vous trouverez des remarques au chapitre Profils de travail ->Profils de travail -> Visualisation d occupation [ page 100]. Chercher des utilisateurs Votre poste d opérateur peut être configuré de manière à ce que l indication de poste occupé apparaisse automatiquement, lorsque le numéro d appel interne composé peut être attribué à un secteur de l indication de poste occupé. Ce type de recherche d un utilisateur libre est aussi appelé connexion volante. Exemple d affichage automatique Une visualisation d occupation a été configurée pour la plage de 100 à 149. Vous sélectionnez un usager interne et entrez le numéro d appel encore incomplet 11. La visualisation d occupation apparaît. Vous pouvez maintenant voir immédiatement si l usager souhaité, par ex. 115, est libre ou non. Numéroter une entrée Vous pouvez appeler à tout moment un usager de la visualisation d occupation. Seule la souris vous permet d utiliser cette fonction. 1. Cliquez sur l entrée souhaitée. 2. Le numéro d appel est composé automatiquement. Connecter un usager Pour connecter un utilisateur externe à un utilisateur de la visualisation d occupation, procédez de la façon suivante (avec la souris). 1. Un usager externe souhaiterait parler à un usager de votre installation téléphonique. La visualisation d occupation est ouverte. Vous voyez que l usager est libre. 2. Pointez avec la souris sur la boîte de dialogue Carte de visite-réponse. Cliquez sur le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. Le symbole du pointeur de la souris se transforme en symbole de combiné téléphonique. 3. Déplacez le symbole sur le bouton correspondant de la visualisation d occupation. Relâchez le bouton gauche de la souris. 46 OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

47 Applications 4. Les deux usagers sont connectés. Propriétés de la visualisation d occupation La visualisation d occupation peut comporter jusqu à 10 onglets. Un onglet représente des numéros d appel d usagers dans l ordre. Les positions des numéros d appel sont fixes. Le premier est inscrit en haut à gauche, le dernier en bas à droite. Une flèche indique l onglet apparaissant en surbrillance. Les entrées mémorisées dans l annuaire téléphonique interne affichent les noms. Pour l affichage des postes occupés, un réviseur ou un superviseur peut programmer les numéros d appel, l affichage automatique, la durée de l affichage et sa fermeture avec fin. Une option permet à votre opérateur de choisir d afficher le nom de l usager à la place du numéro d appel. Pour cela, le nom de l usager doit être mémorisé dans l annuaire téléphonique interne. Si, dans ce champ, des composantes de nom devaient être inscrites séparées par une virgule, l inscription apparaîtra jusqu à la virgule sur la touche. Ouvrir la visualisation d occupation Pour utiliser la visualisation d occupation, vous devez ouvrir l affichage. Procédez de la manière indiquée ci-après : 1. Sélectionnez Visualisation d occupation dans le menu Affichage. 2. La visualisation d occupation apparaît. Si la visualisation d occupation est autorisée pour tout le réseau, procédez de la manière suivante : 1. Sélectionnez dans le menu Affichage > Visualisation d occupation > OS. Fonctions du calendrier Si votre OSPC est configuré avec accès à la fonction calendrier [ page 51] de Microsoft Outlook ou de Lotus Notes, vous pourrez reconnaître à partir de l indication de poste occupé le statut d absence/de présence, si ces données sont mises à jour sur le serveur configuré. Etats des indications de poste occupé Vous pouvez consulter les états suivants d un utilisateur : Couleurs du bouton Etats Exemple d un affichage d absence Explications Gris Libre L utilisateur est libre Jaune Occupé L utilisateur téléphone avec un correspondant Barre rouge en haut à droite Absent L usager est absent Version 1.0 Avril

48 De plus, en cas de configuration correspondante, il est aussi possible de lire le statut d absence/présence à partir des applications Microsoft Outlook ou Lotus Notes. Pour de plus amples informations, veuillez consulter le chapitre Fonctions du calendrier [ page 47] Changer d onglet Si l usager souhaité ne se trouve pas dans l onglet actif, procédez comme suit : 1. Un usager externe souhaiterait parler à un usager de votre installation téléphonique. La visualisation d occupation est ouverte. L usager souhaité ne se trouve pas dans l onglet actif. 2. Pointez avec la souris sur la boîte de dialogue Carte de visite-réponse. Cliquez sur le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. Le symbole du pointeur de la souris change. 3. Déplacez le symbole sur le champ des numéros d appel correspondant de l onglet. L onglet s active au bout d une seconde environ. Une flèche apparaît alors dans le champ des numéros d appel. 4. Déplacez le symbole sur le bouton correspondant de la visualisation d occupation. Relâchez le bouton gauche de la souris. 5. Les deux usagers sont connectés. Utiliser les propriétés de l usager Le champ Propriétés de l usager présente les informations concernant un usager telles qu elles sont représentées dans les données utilisateur de l annuaire. Se reporter également à Que sont les Données utilisateur? [ page 58] A partir de l affichage des propriétés de l usager, vous pouvez passer à l entrée correpondante de l annuaire via le bouton "Modifier". Vous pouvez alors modifiée cette entrée. En outre, les deux boutons "Contacts" et "Calendrier" apparaissent dans le champ Propriétés de l usager. Le calendrier vous permet de voir si un éventuel interlocuteur est présent ou absent. Cette fonctionnalité fonctionne aussi bien avec Microsoft Outlook qu avec Lotus Notes. Ce bouton vous permet d accéder à la liste des contacts Microsoft Outlook d un utilisateur. Liste ITB Afin de vous aider dans votre travail, l application OSPC comprend un annuaire téléphonique intégré. L abréviation utilisée pour l annuaire téléphonique intégré est ITB. L annuaire téléphonique intégré apparaît sous la forme d une liste ITB. La liste ITB montre le résultat de la recherche dans la carte de visite. La mise à jour de l annuaire est prise en charge par votre responsable compétent. Appeler une entrée ATI La souris vous permet d appeler aisément un usager de l annuaire intégré. L annuaire téléphonique intégré est ouvert. 48 OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

49 Applications 1. Cliquez à l aide du bouton droit de la souris sur l entrée souhaitée. Un menu contextuel apparaît. 2. Cliquez sur Numéroter. Le numéro de l usager est composé automatiquement. ou 1. Double-cliquez sur l entrée souhaitée. Le numéro de l usager est composé automatiquement. Configurer la fenêtre de dialogue Vous pouvez adapter la représentation de la liste ATI à vos besoins. Vous pouvez ainsi insérer, modifier ou effacer des colonnes. Vous pouvez également configurer la largeur d une colonne. Vous pouvez configurer jusqu à 20 colonnes dans la liste ATI. 1. L annuaire téléphonique intégré est ouvert. Cliquez sur le titre d une colonne à l aide du bouton droit de la souris. Un menu contextuel apparaît. 2. Cliquez sur la fonction de votre choix. Vous pouvez insérer colonne, effacer colonne ou modifier colonne en. Pour insérer colonne et modifier colonne en,vous devez sélectionner une entrée dans l annuaire. Entrer un nom Dans une carte de visite, vous pouvez également entrer le nom de l usager à la place du numéro d appel. L usager doit être enregistré dans l annuaire intégré. 1. Vous souhaitez commuter un correspondant appelant. Celui-ci vous indique le nom de l usager souhaité. 2. Entrez le nom souhaité dans le champ correspondant de la carte de visite. Quand les entrées sont uniques, le nom complet apparaît dans la boîte de dialogue Carte de visite. Simultanément, la boîte de dialogue de l annuaire intégré apparaît. Le nom correspondant apparaît en surbrillance. Vous voyez si le poste supplémentaire souhaité est occupé ou non. A l aide de la touche de retour arrière, vous pouvez corriger les entrées erronées. 3. Si la liste des résultats n est pas assez claire, vous pouvez transférer dans l annuaire les critères de recherche de la carte de visite. Il est alors possible d y affiner la recherche. Etat correspondant appelant Les symboles en couleur caractérisent les différents états de service (états usagers) d usagers internes. Les symboles sont seulement affichés si les numéros d appel sont également présents dans la visualisation d occupation. Les symboles suivants sont utilisés dans l annuaire téléphonique pour l état de chaque usager : Symbole Signification L usager interne est libre. L usager interne téléphone en interne. L usager interne téléphone avec un correspondant externe. Modifier une entrée Vous pouvez modifier une entrée ATI de la base de données standard. Les données ATI sont créées dans l annuaire. 1. L annuaire téléphonique intégré est ouvert. Cliquez à l aide du bouton droit de la souris sur l entrée à modifier. Un menu contextuel apparaît. 2. Sélectionnez Modifier. L annuaire apparaît avec les données correspondantes. Vous pouvez modifier ces don- Version 1.0 Avril

50 nées. 3. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder vos entrées. Ouvrir la liste ATI Pour utiliser l annuaire intégré, vous devez ouvrir l affichage. Procédez de la manière indiquée ci-après : Le téléphone intégré apparaît automatiquement lorsque vous entrez un nom ou lorsque vous sélectionnez un champ dans la boîte de dialogue Carte de visite. 1. Sélectionnez Liste ATI dans le menu Affichage. 2. La boîte de dialogue Annuaire intégré apparaît. Propriétés de la liste ATI La liste ATI est dotée des caractéristiques suivantes : 1. Les champs de l annuaire sont présentés sous forme tabulaire. 2. Les champs standard sont : Occupé, Nom affiché et N d appel principal. 3. L annuaire intégré peut afficher les états de service pour les usagers internes. 4. Vous pouvez insérer, modifier ou supprimer des colonnes supplémentaires (20 au maximum). 5. Vous pouvez sélectionner, modifier ou supprimer des entrées. Zone d état Le nombre de blocs de données trouvés est affiché dans la zone d état du dialogue. Pour accélérer l affichage, seules 50 entrées sont tout d abord affichées. Vous pouvez obtenir l affichage des prochains blocs de données ou tous les blocs de données. Charger et afficher les prochains 50 blocs de données Charger et afficher tous les blocs de données Supprimer une entrée Vous pouvez supprimer une entrée ATI. L entrée disparaît alors de l annuaire téléphonique intégré. 1. L annuaire téléphonique intégré est ouvert. Cliquez à l aide du bouton droit de la souris sur l entrée à supprimer. Un menu contextuel apparaît. 2. Sélectionnez Effacer. Vous recevez alors une demande de confirmation. 3. Pour supprimer l entrée, cliquez sur Oui. L entrée est supprimée de l annuaire. Transférer des critères de recherche dans l annuaire Tout critère de recherche spécifié dans l annuaire intégré peut être transféré dans l annuaire téléphonique à l aide du raccourci clavier CTRL+Alt+T. Vous pouvez alors y affiner votre recherche par des critères supplémentaires. 50 OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

51 Applications Utiliser les caractères de remplacement Vous pouvez utiliser les caractères de remplacement qui suivent dans la carte de visite. Vous devez entrer au moins un caractère alphanumérique ou un caractère alphanumérique et un caractère de remplacement. Vous utiliserez ainsi la fonction de recherche plus efficacement et trouverez plus vite la carte de visite recherchée. Le champ de recherche contient un champ de saisie pour masque de recherche ainsi qu un tableau dans lequel les résultats sont listés. Les colonnes sont reliées par ET. Vous pouvez utiliser les caractères de remplacement suivants : Expression Description Résultat %en Recherche tous les mots contenant en. Pettengill, Lencki,Cohen _ment Du[pr][ao]n [M-Z]alérant M[^c] Recherche tous les mots commençant par un caractère quelconque et contenant ment. Recherche tous les mots commençant par Dupan, Dupon, Duran ou Duron, c est-àdire toutes les combinaisons possibles contenant les lettres des premiers et deuxièmes crochets. Recherche tous les mots commençant par une lettre de M à Z et contenant ensuite alérant Recherche tous les mots commençant par M et dont la deuxième lettre n est pas un C Parlement, habillement Toutes les combinaisons de pr avec ao : pa, po, ra, ro Palérant Mabuse, Moure, Miller Fonctions du calendrier Si votre OSPC est configuré en conséquence, il peut indiquer à votre écran l absence/la présence des usagers par l intermédiaire de la fonction de calendrier des systèmes Microsoft Outlook ou Lotus Notes Dans les affichages : Indication de poste occupé Indication de poste occupé dans tout le réseau Affichage VIP sont affichés les statuts d absence/de présence par l intermédiaire de barres colorées au-dessus des touches. Au premier exemple, vous voyez un affichage avec un utilisateur libre : L exemple suivant montre un utilisateur dont le programme Outlook signalise la fonction "Comptabilisé". De plus, il a activé sa Notification d absence [ page 47] (barre rouge en haut à droite) et il est en train de téléphoner (zone de touche jaune) : Version 1.0 Avril

52 Vous trouverez dans le tableau suivant l affectation des couleurs des traits en haut à gauche par rapport aux états et aux systèmes : Fonction d affichage Microsoft Outlook Lotus Notes Présence libre Vert Vert sous réserve Cyan Configuration impossible sous Lotus Comptabilisé Bleu foncé Bleu foncé absent rouge Configuration impossible sous Lotus, est affiché comme comptabilisé (bleu foncé) De plus, la barre d outils vous permet d accéder au calendrier d un appelant ou d un correspondant. Si l utilisateur vous a autorisé à consulter son calendrier, vous ne verrez pas seulement les statuts d absence/de présence correspondants, mais aussi la date et le lieu des rendez-vous correspondants. De même, vous avez la possibilité d appeler le calendrier à partir des "propriétés d utilisateur". Cette page vous signalisera également le statut d absence/de présence d un appelant/d un correspondant en clair, à côté du symbole de calendrier. Numéroter à l aide de la numérotation directe Les numéros d appel fréquemment utilisés peuvent être affectés à des touches d appel direct. Les états de service sont signalés pour les usagers internes. Condition préalable Les entrées pour la numérotation directe sont créées dans l annuaire intégré. Votre responsable système est chargé de la maintenance de l annuaire intégré. Un numéro d appel autorisé pour une numérotation directe doit être programmé sur une touche de menu ou sur le bloc de touches. Etats de service des touches d appel direct Les couleurs des boutons caractérisent les différents états de service d usagers internes. Couleurs Gris Jaune Rouge Signification L usager interne est libre. L usager interne téléphone en interne. L usager interne téléphone en externe. 52 OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

53 Applications Numéroter à l aide de la numérotation directe Pour numéroter à l aide de la numérotation directe, procédez comme suit : 1. Appuyez sur la touche d appel direct souhaitée. 2. Le numéro d appel est composé automatiquement. Indication de poste occupé dans tout le réseau Plusieurs installations téléphoniques peuvent être réunies dans un réseau (d installations téléphoniques). Afin de reconnaître les numéros de téléphone occupés dans le réseau, vous nécessitez l indication de poste occupé dans tout le réseau. Vous devez configurer l indication de poste occupé dans tout le réseau de manière correspondante à vos exigences. Condition Visualisation d occupation sur tout le réseau Pour pouvoir utiliser la visualisation d occupation sur tout le réseau, les conditions suivantes doivent être remplies : Vous devez disposer de l application (service) connection (avec la licence correspondante). La visualisation d occupation sur tout le réseau doit être autorisée (et configurée). L application (service) SVA-Manager doit fonctionner. Propriétés L indication de poste occupé dans tout le réseau affiche 20 cartes à onglets maxi. Dans chaque carte à onglets peuvent être configurés jusqu à 500 numéros d appels. En somme, il est interdit de dépasser 5000 numéros d appel. Peu importe s il s agit de numéros d appel de votre installation téléphonique ou de numéros d appels d une autre installation téléphonique du réseau (d installations téléphoniques). Au lieu du numéro d appel, l indication de poste occupé dans tout le réseau peut afficher le nom de l utilisateur (en option). Le système utilise l entrée issue du champ "Nom d affichage" de l annuaire téléphonique ou de la base de données indiquée. Dans ce champ, si des parties du nom sont inscrites séparées par une virgule, l entrée sera affichée sur la touche jusqu à la virgule. La coloration de la surface des touches vous permet de voir si une ligne est libre, occupée en interne ou en externe. Si un message d absence est disponible par l intermédiaire de WebAccess ou du calendrier, un trait rouge est affiché au-dessus de la touche. Si vous avez modifié une entrée dans l annuaire, vous devez vous désassigner afin d actualiser les données relatives à l indication de poste occupé dans tout le réseau. Ouvrir la configuration Pour ouvrir la visualisation d occupation sur tout le réseau, procédez comme suit : 1. Sélectionnez Réseau sous Visualisation d occupation dans le menu Editer. La boîte de dialogue Configuration visualisation d occupation sur tout le réseau apparaît. 2. Vous pouvez éditer les propriétés. Remarque : La configuration par défaut de la visualisation d occupation sur tout le réseau est préparée sur le serveur avec les Version 1.0 Avril

54 outils de configuration. Configuration La boîte de dialogue Configuration visualisation d occupation sur tout le réseau est ouverte. 1. Définissez la taille de la matrice. 2. Cliquez sur Nouvelle. Une nouvelle page apparaît. 3. Vous pouvez modifier le nom de la page. 4. Si vous entrez d autres pages, vous pouvez déterminer leur ordre à l aide des boutons Vers le haut et Vers le bas. Vous pouvez en outre supprimer une page mise en surbrillance à l aide du bouton Supprimer. 5. Cliquez sur un champ de la matrice. Entrez le numéro d appel dans le champ vide. 6. Répétez le point 5 jusqu à ce que tous les numéros d appel soient entrés. 7. Cliquez sur OK pour sauvegarder vos entrées. Propriétés Fenêtre de dialogue Matrice Vous définissez une matrice pour la visualisation d occupation sur tout le réseau. Cette matrice se divise en lignes et en colonnes comme un tableau. Le nombre maximum de la matrice est obtenu en multipliant les lignes par les colonnes. Ce nombre ne doit pas excéder 500. Lignes Indique le nombre des lignes représentées (horizontalement). Vous pouvez entrer au maximum 99 lignes. Colonnes Indique le nombre des colonnes représentées (verticalement). Vous pouvez entrer au maximum 99 colonnes. Pages Vous pouvez configurer 20 pages maximum. Une page apparaît sous forme d onglet dans l application. Vous pouvez déterminer l ordre des pages. Vous pouvez obtenir d autres options sur la visualisation d occupation sur tout le réseau par le bouton Options: Afficher les noms Pour afficher les noms, vous devez définir l option correspondante par Afficher options/noms. Afficher renvoi d appel Pour obtenir l affichage du renvoi de l appel d un usager, vous devez activer l option correspondante par Afficher options/renvoi d appel. Ouvrir la visualisation d occupation Pour utiliser la visualisation d occupation sur tout le réseau, vous devez ouvrir l affichage. Procédez de la manière indiquée ci-après : 1. Sélectionnez dans le menu Affichage > Visualisation d occupation > Tout le réseau. Répétition du dernier numéro composé Avec votre poste d opérateur, il vous est facile de recomposer automatiquement un numéro d appel déjà entré une fois. Vous disposez des possibilités suivantes : recomposer le dernier numéro d appel interne ou externe, ou composer un 54 OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

55 Applications certain numéro déjà enregistré (répétition élargie du dernier numéro composé). De plus, le numéro d appel de la dernière communication est enregistré. Avec la répétition élargie du dernier numéro composé, vous pouvez enregistrer six numéros maxi. Vous pouvez enregistrer les numéros d appel des affectations entrantes et sortantes. Vous pouvez utiliser la répétition élargie du dernier numéro composé pendant ou après une communication. En cas de besoin, vous pouvez effacer une ou toutes les entrées. Remarque : Vous disposez seulement de la répétition élargie du dernier numéro composé si un gestionnaire SVA est installé. Affichage La répétition automatique étendue fournit les informations suivantes sous forme tabulaire : Dernier numéro d appel interne numéroté Dernier numéro d appel externe numéroté Dernier numéro d appel actif Emplacements mémoire 1 à 6 Symboles de la répétition automatique étendue Les symboles de la répétition automatique étendue ont les significations suivantes : Symboles Signification Numéro d appel du dernier usager interne composé Numéro d appel du dernier usager externe composé Numéro d appel du dernier appel effectué Numéro de l emplacement de mémoire Ouvrir la répétition automatique étendue Pour utiliser la répétition automatique étendue, vous devez ouvrir l affichage. 1. Sélectionnez Répétition automatique étendue dans le menu Affichage. 2. La boîte de dialogue Répétition automatique étendue apparaît. Mémoriser une entrée La répétition automatique étendue est ouverte. Vous téléphonez à un usager ou vous avez eu une conversation. Le dernier numéro d appel composé apparaît en surbrillance. 1. Cliquez sur le bouton droit de la souris. Un menu contextuel apparaît. 2. Cliquez sur l option souhaitée, par ex. Mémoriser en Le numéro d appel apparaissant en surbrillance est mémorisé sous le numéro de mémoire sélectionné. Version 1.0 Avril

56 Numéroter une entrée Possibilité 1 La répétition automatique étendue est ouverte. 1. Cliquez à l aide du bouton droit de la souris sur l entrée souhaitée. Un menu contextuel apparaît. 2. Sélectionnez l option Numéroter. Le numéro d appel enregistré est composé automatiquement. Possibilité 2 La répétition automatique étendue est ouverte. 1. Double-cliquez sur l entrée souhaitée. Le numéro d appel enregistré est composé automatiquement. Effacer une entrée La répétition automatique étendue est ouverte. 1. Sélectionnez l entrée à effacer. 2. Cliquez à l aide du bouton droit de la souris et sélectionnez l option Effacer une entrée. 3. Le numéro d appel en mémoire est effacé. Effacer toutes les entrées La répétition automatique étendue est ouverte. 1. Cliquez à l aide du bouton droit de la souris et sélectionnez l option Effacer toutes les entrées. 2. Tous les numéros en mémoire (emplacements de mémoire 1 à 6) sont effacés. Liste d appels Si vous n avez pas réussi à joindre des appelants, vous pouvez vous faire afficher une liste avec leur nom, leur numéro d appel et leur durée d appel. La liste d appel contient vingt entrées maxi. La liste d appels montre seulement les appels sur poste. Dans la liste d appels, vous pouvez sélectionner des entrées, les effacer ou effacer toutes les entrées. Que montre la liste d appels? La liste d appels affiche sous forme de table un champ pour chaque entrée. Celui-ci contient le numéro d appel et le nom de l appelant, si celui est inscrit dans l annuaire et la date/l heure de l appel. Remarque : Vous disposez seulement de la liste d appels si un gestionnaire SVA est installé. Ouvrir la liste d appels Afin de pouvoir utiliser la liste d appels, vous devez ouvrir l affichage. Procédez de la manière suivante : 1. Le symbole Liste d appels indique que la liste d appels comporte une ou plusieurs nouvelles entrées. 2. Sélectionnez Liste d appels dans le menu Affichage ou effectuez un double-clic sur le symbole Liste d appels. La boîte de dialogue Liste d appels apparaît. Effacer une entrée La liste d appels s affiche. 56 OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

57 Applications 1. Cliquez à l aide du bouton droit de la souris sur l entrée souhaitée. Un champ de menu comportant les options Numéroter, Effacer une entrée et Effacer toutes les entrées apparaît. 2. Cliquez sur l option Effacer une entrée. L entrée apparaissant en surbrillance est effacée. Fermer la liste d appels La fenêtre se ferme automatiquement dès que la fonction Numéroter a été activée ou lorsque plus de dix secondes s écoulent entre vos entrées. Effacer toutes les entrées La liste d appels s affiche. 1. Vous pouvez effacer toutes les entrées de la liste d appels. Cliquez sur une entrée à l aide du bouton droit de la souris. 2. Cliquez sur l option Effacer toutes les entrées. Toutes les entrées de la liste d appels sont effacées. Numéroter une entrée La liste d appels s affiche. Vous pouvez double-cliquer sur une entrée pour la sélectionner. Utilisez le bouton droit de la souris pour les instructions suivantes. 1. Cliquez à l aide du bouton droit de la souris sur l entrée souhaitée. Un champ de menu comportant les options Numéroter, Effacer une entrée et Effacer toutes les entrées apparaît. 2. Cliquez sur l option Numéroter. Le numéro d appel affiché est composé automatiquement. 3. Après la conversation, l entrée est automatiquement effacée de la liste d appels. Utiliser l annuaire Dans l annuaire, vous avez la possibilité de rechercher dans toutes les bases de données rattachées. Vous pouvez appliquer des critères de recherche beaucoup précis que dans l ATI. Lorsque la liste des résultats d une recherche effectuée dans l annuaire intégrée n est pas claire, vous pouvez transférer les critères de recherche déjà utilisés dans l annuaire à l aide du raccourci clavier CTRL-ALT-T dans l annuaire. Vous pouvez alors y affiner la recherche. L annuaire est divisé en deux zones : La zone supérieure Rechercher [ page 60]vous sert à inscrire vos critères de recherche comme les premières lettres du nom p. ex. Les résultats apparaissent juste en dessous. La zone inférieure Données utilisateur [ page 58] vous permet de voir les données utilisateur d une inscription sélectionnée dans la liste des résultats. Les données utilisateur contiennent toutes les informations au sujet de l inscription sélectionnée. Version 1.0 Avril

58 Fonctions de l annuaire téléphonique Dans l annuaire téléphonique, vous pouvez utiliser les fonctions suivantes. Chercher (pour toutes les bases de données) Créer une entrée (pour la base de donnée standard) Modifier une entrée (pour la base de donnée standard) Effacer une entrée (pour la base de donnée standard) Modifier la fenêtre de recherche (pour toutes les bases de données) Sélectionner un utilisateur (pour toutes les bases de données) Ouvrir un nouveau message dans Outlook (pour toutes les bases de données) Ouvrir une adresse Web ou locale dans le navigateur (pour toutes les bases de données) Que sont les Données utilisateur? Les Données utilisateur fournissent des informations sur un usager. Les informations sont réparties dans quatre onglets. Les données utilisateur présentent les onglets suivants : Connexions 58 OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

59 Applications Personne Ville Notes Vous pouvez déterminer les informations devant apparaître dans les données utilisateur. Données utilisateur informations Les données utilisateur peuvent comporter dans les registres les informations indiquées ci-après. Ces informations sont classées par ordre alphabétique. Vous pouvez déterminer les informations devant figurer dans les données utilisateur. Seuls les champs Nom et Professionnel 1 doivent être configurés. Les champs "Remplaçants" ont un statut particulier puisqu ils sont composés de deux champs : "Nom" (à gauche) et "Numéro d appel" (à droite). Ces deux champs n apparaissent jamais seuls, mais sont toujours associés dans le champ Remplaçants. Il est conseillé de toujours utiliser la même syntaxe dans le champ "Nom" du champ "Remplaçants" : Nom,[espace]Prénom. La colonne Longueur de champ indique le nombre de caractères maximal autorisé dans un champ. Pour les champs purement informatifs (comportant un *) ou les champs occupés par une valeur présélectionnée tels que le champ Sexe, la colonne Longueur de champ comporte "n.a." (non applicable). A à F Longue ur de champ G à P Longue ur de champ R à Z Service 50 Description bât. 30 Salle 10 Absent * n.a. Bâtiment 30 Zone 30 Début de l absence * n.a. N de bâtiment 10 Bureau 50 Fin de l absence * n.a. Professionnel 1 30 Secrétariat 30 Cause de l absence * 255 Professionnel 2 30 Surnom 50 Adresse 30 Professionnel 3 30 Langue 50 Adresse 1 50 Sexe n.a. Etage 10 Adresse 2 50 Catégorie 30 Nom recherché 50 Installation n 30 Pays 30 Téléphone 30 Nom affiché 100 Mobile 1 30 Titre 50 Fonction 30 Mobile 2 30 Remplaçant 1 30 Remarque 1 30 Mobile 3 30 Remplaçant 2 30 Remarque 2 30 Nom 50 Remplaçant 3 30 Remarque sur l adresse 30 Note (le retour à la ligne équivaut à un caractère) 255 Remplaçant 4 30 Occupé * n.a. Ville 30 Remplaçant 5 30 Photo n.a. Description du lieu 30 Prénom 50 Filiale 30 Pager 30 Web 1 50 Longue ur de champ Version 1.0 Avril

60 Département 40 Code postal 10 Web 2 50 DECT 30 N d appel principal * Privé Privé Produit 1 30 Fax 30 Produit 2 30 Société 50 Produit 3 30 Projet 1 30 Projet 2 30 Projet Web 3 50 Utiliser plusieurs sources de données Dans l annuaire, vous pouvez utiliser une ou plusieurs base(s) de données comme source de données. Les bases de données sont configurées par votre administrateur système. Vous pouvez choisir d utiliser toutes les bases de données, la base de données OSPC ou d autres bases de données (nom de base de données). Sélectionnez la base de données que vous souhaitez utiliser par un champ combiné. Tout Pour utiliser toutes les sources de données. OSPC Pour n utiliser que la source de données OSPC. Nom de la base de données Pour choisir d utiliser une source de données définie. Votre assistant système détermine la désignation. Notez que vous ne pouvez pas éditer les données d autres sources de données. Recherche dans l annuaire Vous pouvez rechercher des données utilisateur particulières dans l annuaire. Vous pouvez déterminer vous-même les critères de recherche. Vous pouvez notamment modifier les colonnes du masque de recherche. Caractère de rempla cement Description Exemple Résultat % Caractère de remplacement pour des caractères quelconques _ [Caractère] Caractère de remplacement pour un caractère quelconque Caractère de remplacement pour un caractère défini %is _ment Du[pr][ao]n Recherche tous les mots qui commencent par un caractère quelconque et qui se poursuivent par "is", p. ex. Fischer ou Fleischer. Recherche tous les mots commençant par un caractère quelconque et contenant ensuite "ment". Recherche les mots commençant par Dupan, Duran ou Dupon, Duron 60 OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

61 Applications [Caractèrecaractère] Caractère de remplacement pour des chaînes de caractères défin. [M-Z]alérant Recherche tous les mots commençant par une lettre de M à Z et se poursuivant ensuite par alérant. [^c] Caractère de remplacement pour des exceptions M[^c] Recherche tous les mots commençant par M et dont la deuxième lettre n est pas un c Pour rechercher une entrée, procédez comme suit : 1. Entrez le mot recherché dans le champ prévu à cet effet. Plus vous entrez de caractères, plus l affichage sera limité. Vous pouvez utiliser des caractères de remplacement. Vous pouvez bien sûr rechercher le mot dans plusieurs champs de données. Pour sélectionner les champs concernés, utilisez la touche TAB ou la souris. 2. Les usagers correspondant au critère de recherche apparaissent dans une liste de résultats. Vous pouvez modifier ou effacer une entrée. 3. Le nombre de blocs de données trouvés est affiché dans la liste des événements. Pour accélérer l affichage, seules 50 entrées sont tout d abord affichées. Vous pouvez obtenir l affichage des prochains blocs de données ou tous les blocs de données. Charger et afficher les prochains 50 blocs de données Charger et afficher tous les blocs de données Recharger les blocs de données 4. Si aucun usager enregistré ne correspond à vos critères de recherche, ceci est signalé par l apparition du message "Aucune entrée trouvée" en rouge. Numéroter à partir des données utilisateur Vous pouvez appeler un usager à partir des données utilisateur. Pour composer un numéro d appel, procédez comme suit : 1. Double-cliquez sur le numéro d appel souhaité, par exemple Mobile 2, dans les données utilisateur. Si vous activez le bloc de données, le système numérote toujours par défaut le numéro "Professionnel 1". 2. Le numéro est composé automatiquement et apparaît dans la carte de visite. Créer un nouveau message dans Outlook Vous pouvez créer un nouveau message dans les données utilisateur. Pour créer un nouveau message, procédez comme suit : 1. Dans les données utilisateur, double-cliquez sur l entrée de votre choix, par exemple Outlook s ouvre. Un nouveau message apparaît avec l usager correspondant comme destinataire. Ouvrir une adresse dans le navigateur Vous pouvez ouvrir une adresse dans les données utilisateur. Cette adresse doit être entrée dans l un des champs Web 1, Web 2 ou Web 3. Vous pouvez entrer aussi bien des adresses Internet que des adresses de votre disque local dans les champs Web 1-3. Pour ouvrir une adresse, procédez comme suit : 1. Dans les données utilisateur, double-cliquez sur l entrée de votre choix, par exemple Web Le navigateur s ouvre. La page de l usager apparaît dans le navigateur. Version 1.0 Avril

62 Modifier une entrée de l annuaire téléphonique Vous pouvez exécuter les fonctions suivantes pour modifier des données : Créer Pour créer une entrée, procédez comme indiqué ci-après. 1. Cliquez sur Nouvelle. Les données utilisateur présentent des champs vides. 2. Entrez les données correspondantes. 3. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder vos entrées. Quand vous entrez un usager externe, vous devez saisir le numéro d appel avec l indicatif (exemple : ). L indicatif doit également être entré si l usager se trouve dans le même réseau local. C est grâce à l indicatif que l application OSPC reconnaît qu il s agit d un usager externe. Modifier Pour modifier une entrée, procédez comme suit : 1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l entrée figurant dans le masque de recherche ou dans les données utilisateur. Un menu contextuel apparaît. 2. Sélectionnez Modifier. 3. Modifiez les données que vous souhaitez. 4. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder vos entrées. Effacer Pour effacer une entrée, procédez comme suit : 1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l entrée figurant dans le masque de recherche ou dans les données utilisateur. Un menu contextuel apparaît. 2. Sélectionnez Effacer. Une demande de confirmation apparaît. 3. Pour supprimer l entrée, cliquez sur Oui. L entrée est supprimée de l annuaire. Modifier les colonnes du masque de recherche Vous pouvez adapter la disposition des colonnes du masque de recherche à vos besoins. Pour modifier la disposition des colonnes, procédez comme suit : 1. Cliquez sur le titre d une colonne à l aide du bouton droit de la souris. Un menu contextuel apparaît. 2. Sélectionnez Insérer colonne, Effacer colonne ou Editer colonne en. Vous devez sélectionner la colonne de votre choix pour les options Insérer colonne et Editer colonne en. Affichage de l absence L annuaire indique la note d absence Outlook d un usager. L affichage indique la date, l heure et un texte. La zone de texte peut comporter jusqu à 255 caractères. Cette zone de texte comporte la première ligne de l affichage des absences de Outlook (c.-à-d. 255 caractères max. jusqu au premier retour à la ligne [Entrée] dans la zone de texte Outlook). Dans les données utilisateur et dans la boîte de dialogue Propriétés de l usager, le texte est affiché sur quatre lignes. Il est toutefois exactement de la même longueur (255 caractères max.) car l affichage est ici moins large. 62 OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

63 Applications Effacer données Vous pouvez effacer tous les enregistrements de données dans l annuaire OSPC : 1. Dans le menu, sélectionnez Editer > Annuaire > Effacer enregistrements de données Une question de sécurité s affiche, vous demandant si vous voulez vraiment effacer tous les enregistrements issus du fichier de données OSPC. 3. Validez en cliquant sur le bouton "oui". Affichage VIP L affichage VIP est un autre type d indication de poste occupé. L indication de poste occupé affiche toujours un groupe de numéros d appel successifs. Toutefois, vous nécessitez un affichage spécial pour certaines personnes (vos supérieurs par exemple). A cet effet, vous pouvez utiliser l affichage VIP. Dans l affichage VIP, vous voyez au choix, de même qu à l indication de poste occupé, les lignes avec le nom des utilisateurs ou avec leurs numéros. Le système utilise l entrée issue du champ "Nom d affichage" de l annuaire téléphonique ou de la base de données indiquée. Dans ce champ, si des parties du nom sont inscrites séparées par une virgule, l entrée sera affichée sur la touche jusqu à la virgule. Conditions préalables L affichage VIP doit être configuré par votre responsable système. Il est possible de choisir le nombre de boutons. L affectation du numéro d appel ou du nom sur un bouton peut être programmée librement. Les numéros d appel de l affichage VIP doivent se trouver dans la visualisation d occupation. Ouvrir l affichage VIP Pour utiliser l affichage VIP, vous devez ouvrir l affichage. 1. Sélectionnez Affichage VIP dans le menu Affichage. 2. La boîte de dialogue Affichage VIP apparaît. Version 1.0 Avril

64 Etats de l affichage VIP Vous pouvez consulter les états suivants d un utilisateur : Couleurs du bouton Etats Explications Gris Libre L utilisateur est libre Jaune Occupé L utilisateur téléphone avec un correspondant Outil d absence (WebAccess) (Ces états sont seulement affichés pour l utilisateur/agent connecté, mais pas pour le numéro de matériel) Barre rouge en haut à droite Barre verte en haut à gauche Barre cyan en haut à gauche Barre jaune en haut à gauche Barre rouge en haut à gauche Barre verte en haut à gauche Barre jaune en haut à gauche Absent Absence avec le calendrier Outlook (L absence est affichée uniquement pour l utilisateur connecté) Libre sous réserve Comptabilisé absent Libre Comptabilisé Absence avec le calendrier Lotus Notes Numéroter une entrée de l affichage VIP Vous pouvez appeler à tout moment un usager de l affichage VIP. Seule la souris vous permet d utiliser cette fonction. 1. Cliquez sur l entrée souhaitée. 2. Le numéro d appel est composé automatiquement. Connecter un usager Vous pouvez connecter un usager à un usager de l affichage VIP en un clic : 1. Un usager souhaiterait parler à un usager de votre installation téléphonique. L affichage VIP est ouvert. Vous voyez que l usager est libre. 2. Pointez avec la souris sur la boîte de dialogue Carte de visite-réponse. Cliquez sur le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. Le symbole du pointeur de la souris se transforme en symbole de combiné téléphonique. 3. Déplacez le symbole sur le bouton correspondant de l affichage VIP. Relâchez le bouton gauche de la souris. 4. Les deux usagers sont connectés. 64 OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

65 Applications Affichage préliminaire L affichage préliminaire vous donnera des informations sur un autre appel en attente au poste d opérateur. Vous pouvez afficher le nombre de tous les appelants en attente avec la touche de fonction "File d attente". Ouvrir l affichage préliminaire Afin d utiliser l affichage préliminaire, vous êtes obligé d ouvrir l affichage. Veuillez procéder de la manière suivante. 1. Sélectionnez Affichage préliminaire dans le menu Affichage. 2. La boîte de dialogue Affichage préliminaire apparaît. Afficher fuseau horaire Vous pouvez afficher autant de fuseaux horaires que vous souhaitez. Le poste opérateur peut afficher au maximum deux fuseaux horaires. L affichage du fuseau horaire sur l OSPC est numérique. Condition préalable Les fuseaux horaires doivent être configurés en conséquence dans le profil de travail. Un décalage par rapport à l heure actuelle est défini pour les fuseaux horaires. Ouvrir un fuseau horaire Pour afficher un fuseau horaire, procédez comme suit : 1. Sélectionnez le fuseau horaire souhaité sous l option Fuseau horaire du menu Affichage. 2. Le fuseau horaire apparaît. Travailler avec des conteneurs Qu est-ce qu un conteneur? Dans un conteneur, une fonctionnalité est représentée comme cavalier. Dans OSPC, un conteneur est une fenêtre au sein de la plage de travail d OSPC. Les fonctionnalités suivantes fonctionnent comme cavalier dans un conteneur. Liste d appels Répétition élargie du dernier numéro composé Affichage VIP Indication de poste occupé Liste ITB Version 1.0 Avril

66 Créer une fenêtre Vous voulez créer une nouvelle fenêtre. Procédez comme suit : 1. Cliquez sur le titre de l onglet. Maintenez le bouton de la souris enfoncé. 2. Déplacez l onglet vers une zone libre de l application OSPC. Une nouvelle fenêtre apparaît avec un nom correspondant. Travailler avec des fenêtres Vous pouvez créer une nouvelle fenêtre, déplacer une fenêtre et modifier le titre de la fenêtre. Vous ne pouvez pas créer de fenêtre vide. Vous pouvez, grâce à glisser-déplacer, déplacer une fonction d une fenêtre à une autre. Déplacer une fenêtre Vous pouvez déplacer une fenêtre à n importe quel endroit de la zone de travail d OSPC : 1. Cliquez sur la barre de titre d une fenêtre et maintenez la touche de la souris enfoncée. 2. Tirez la fenêtre vers l endroit souhaité de la zone de travail d OSPC et relâchez le bouton de la souris une fois cet endroit atteint. Déplacer un onglet Vous voulez déplacer un onglet dans une autre fenêtre. Procédez comme suit : 1. Cliquez sur le titre de l onglet. Maintenez le bouton de la souris enfoncé. 2. Déplacez l onglet jusque dans une autre fenêtre. Un nouvel onglet apparaît avec un nom correspondant. Modifier le titre de la fenêtre Vous voulez modifier le titre d une fenêtre. Procédez comme suit : 1. Cliquez sur le champ de menu système de la fenêtre. Un menu contextuel apparaît. 2. Sélectionnez Titre de fenêtre. 3. Entrez le titre de la fenêtre. 4. Cliquez sur OK pour sauvegarder vos entrées. Changer de fenêtre Vous voulez passer à la fenêtre suivante. Procédez comme suit : 1. Cliquez sur le champ de menu système de la fenêtre. Un menu contextuel apparaît. 2. Sélectionnez Suivant. La fenêtre suivante apparaît. Vous pouvez également : utiliser le raccourci clavier CTRL+TAB. 66 OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

67 Configuration Configuration Cette rubrique décrit les possibilités de configuration suivantes : Régler acoustique Moniteur Si vous utilisez la fonction Telecommuter Mode [ page 12], toutes les configurations acoustiques de votre téléphone sont réglées sur cette fonction même. Le cas échéant, consultez également la notice d utilisation associée. Si vous utilisez la fonction Road Warrior Mode [ page 12], vous accédez à toutes les configurations Audio par l intermédiaire de quatre boutons Audio différents. Ceux-ci vous permettent : de modifier les paramètres relatifs aux appareils audio utilisés, de recevoir des informations relatives à la conversation actuelle (volumes et caractéristiques de qualité). de configurer le volume de la tonalité, du haut-parleur et de la sensibilité de micro du Headset (téléphone USB), de procéder à une configuration guidée par assistant de tous les paramètres Audio Aucune configuration ne peut être effectuée dans cette fenêtre. Celle-ci vous fournit des informations relatives à la qualité de la conversation en cours. Pour en savoir plus sur la signification précise des affichages, veuillez utiliser l aide en ligne. Options Dans cette fenêtre seront effectuées des configurations techniques. Pour en savoir plus sur la signification précise des affichages, veuillez utiliser l aide en ligne. Assistant de configuration L assistant Audio-Tuning vous permet de : sélectionner l appareil d enregistrement à utiliser pour Avaya iclarity IP Audio sélectionner l appareil de lecture à utiliser pour Avaya iclarity IP Audio indiquer si vous utilisez un casque/téléphone ou le haut-parleur d ordinateur et un microphone contrôler le fonctionnement correct du haut-parleur ou de l écouteur régler le volume du haut-parleur ou de l écouteur contrôler le fonctionnement correct du microphone régler la sensibilité d entrée du microphone constater la puissance des bruits de fond à votre poste de travail Veuillez noter les observations suivantes : Pendant une conversation téléphonique, les configurations Audio ne peuvent pas être modifiées. Avant le paramétrage des configurations Audio, il vous faut fermer toutes les applications PC enregistrant ou Version 1.0 Avril

68 lisant des tonalités. Veuillez procéder ainsi pour paramétrer les configurations Audio : 1. Fermez toutes les applications enregistrant ou lisant des tonalités. 2. Cliquez sur le bouton Assistant Audio-Tuning. Le champ de dialogue de l assistant Audio-Tuning s affiche. Dans ce champ de dialogue, vous pouvez sélectionner les appareils devant être utilisés pour l enregistrement et la lecture de tonalités pendant des conversations. 3. Dans le champ "Sélectionner appareil d enregistrement", sélectionnez l appareil à utiliser pour enregistrer la tonalité lors des conversations téléphoniques sur PC. 4. Dans le champ "Sélectionner appareil de lecture", sélectionnez l appareil à utiliser pour lire la tonalité lors des conversations téléphoniques sur PC. 5. Cliquez sur l icône Continuer. Le deuxième champ de dialogue de l assistant Audio-Tuning s affiche. Dans ce champ de dialogue, vous pouvez indiquer si lors de vos conversations téléphoniques, vous utilisez un casque/téléphone ou le haut-parleur d ordinateur et un microphone. Vous avez le choix entre les options suivantes : Casque ou combiné (duplex entier). Sélectionnez cette option si vous utilisez un casque/téléphone pour les conversations téléphoniques. Si l assistant Audio-Tuning a trouvé une carte son en semi-duplex dans votre système, cette option est désactivée. Microphone PC et haut-parleur PC (semi-duplex). Sélectionnez cette option si vous utilisez un haut-parleur PC et un microphone pour les conversations téléphoniques. Suppression automatique de l écho (duplex entier). Sélectionnez cette option si vous utilisez le haut-parleur PC et un microphone pour les conversations téléphoniques (cette option utilise la suppression automatique de l écho). Carte son (semi-duplex). Sélectionnez cette option si une carte son en semi-duplex est installée sur votre ordinateur. Si l assistant Audio-Tuning a trouvé une carte son en duplex entier dans votre système, cette option est désactivée. 6. Sélectionnez l option correspondante et cliquez ensuite sur le bouton Continuer. Le troisième champ de dialogue de l assistant Audio-Tuning s affiche. Dans ce champ de dialogue, vous pouvez contrôler si votre haut-parleur PC ou le casque fonctionnent correctement. De plus, vous avez la possibilité de configurer le volume de l écouteur ou du casque. 7. Cliquez sur l icône Tester. Si votre haut-parleur ou le casque fonctionnent correctement, vous entendez une tonalité de test. Poursuivez avec l étape 8. Si vous n entendez pas cette tonalité de test, veuillez contrôler la connexion entre votre ordinateur personnel et les hauts-parleurs (ou le casque) et assurez-vous que les hauts-parleurs sont activés. Pour toute autre information, veuillez consulter le sujet "Conseiller Audio" de l aide Windows. 8. Avec le régulateur à coulisse, réglez le volume souhaité pour les hauts-parleurs ou pour le casque. Plus le régulateur à coulisse se trouve à droite, plus le volume est élevé. 9. Cliquez ensuite sur le bouton Arrêter pour interrompre la lecture. 10. Cliquez sur l icône Continuer. Le quatrième champ de dialogue de l assistant Audio-Tuning s affiche. Dans ce champ de dialogue, veuillez contrôler le fonctionnement correct du microphone et adapter le niveau d entrée (la sensibilité phonique) du microphone. Si votre microphone fonctionne correctement, les affichages de statut de la zone de fenêtre pour la sensibilité du microphone réagissent dès que vous parlez. Poursuivez avec l étape 11. Si les affichages de statut de la zone de fenêtre pour la sensibilité du microphone ne réagissent pas dès que vous parlez, veuillez contrôler la liaison entre votre ordinateur personnel et le microphone. Pour de plus amples informations, veuillez consulter l aide Windows. 11. Exécutez l une des étapes suivantes : Si Avaya iclarity IP Audio doit adapter le niveau d entrée pour le microphone, cliquez sur l option Régler automatiquement le niveau d enregistrement du microphone et réglez le niveau souhaité à l aide du régulateur à coulisse. Plus le régulateur à coulisse se trouve à droite, plus le microphone est sensible. Si vous voulez adapter manuellement le niveau d entrée pour le microphone, cliquez sur l option Régler 68 OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

69 Configuration automatiquement le niveau d enregistrement suivant du microphone et réglez le niveau souhaité à l aide du régulateur à coulisse. Plus le régulateur à coulisse se trouve à droite, plus la sensibilité est élevée. 12. Cliquez ensuite sur l icône Continuer. Le cinquième champ de dialogue de l assistant Audio-Tuning s affiche. Dans le champ de dialogue, indiquez le niveau des bruits de fonds survenant en règle générale à votre poste de travail actuel. Vous empêcherez ainsi qu Avaya iclarity IP Audio transmette des bruits de fond pendant une conversation téléphonique lorsque vous ne parlez pas. 13. A votre poste de travail, aucun bruit de fond excessif ne doit se produire. 14. Cliquez sur l icône Tester et ne parlez pas. Le système désactive alors l icône Tester, il vous prie de ne pas parler et l assistant de Tuning constate le niveau des bruits de fond à votre poste de travail actuel. Le test dure environ dix secondes. Dès que le test est terminé, l icône Tester est de nouveau libérée. Si pendant le test, des bruits excessifs se sont produits, répétez les étapes 12 et Cliquez ensuite sur l icône Continuer. Un champ de dialogue s affiche avec un message indiquant que les configurations Audio sont terminées. 16. Cliquez sur l icône Terminer. Volume Désactiver le micro de votre combiné 1. Assurez-vous que le microphone est en marche. 2. Dans la barre d outils, cliquez sur l icône Volume Audio. Le champ de dialogue Configurations volume et tonalité s affiche. 3. Dans la zone de fenêtre Enregistrer, cliquez sur la case de contrôle "Muet". Les hauts-parleurs sont alors désactivés. 4. Afin d arrêter le mode muet, cliquez de nouveau sur la case de contrôle "Muet". Configurer le volume du microphone 1. Assurez-vous que le microphone est en marche. 2. Dans la barre d outils, cliquez sur l icône Volume Audio. Le champ de dialogue Configurations volume et tonalité s affiche. 3. Avec le régulateur à coulisse, adaptez le volume dans la zone de fenêtre Enregistrer. Désactiver les hauts-parleurs 1. Assurez-vous que les hauts-parleurs sont en marche. 2. Dans la barre d outils, cliquez sur l icône Volume Audio. Le champ de dialogue Configurations volume et tonalité s affiche. 3. Dans la zone de fenêtre Lecture, cliquez sur la case de contrôle "Muet". Les hauts-parleurs sont alors désactivés. 4. Afin d arrêter le mode muet, cliquez de nouveau sur la case de contrôle "Muet". Configurer le volume des hauts-parleurs 1. Assurez-vous que les hauts-parleurs sont en marche. 2. Dans la barre d outils, cliquez sur l icône Volume Audio. Le champ de dialogue Configurations volume et tonalité s affiche. 3. Avec le régulateur à coulisse, adaptez le volume dans la zone de fenêtre Lecture. Désactiver la tonalité 1. Dans la barre d outils, cliquez sur l icône Volume Audio. Le champ de dialogue Configurations volume et tonalité s affiche. 2. Dans la zone de fenêtre Tonalité d appel, cliquez sur la case de contrôle "Muet". Les hauts-parleurs sont alors désactivés. 3. Afin d arrêter le mode muet, cliquez de nouveau sur la case de contrôle "Muet". Version 1.0 Avril

70 Configurer le volume de la sonnerie Remarque : La tonalité est désactivée automatiquement dès que vous désactivez les hauts-parleurs. 1. Dans la barre d outils, cliquez sur l icône Volume Audio. Le champ de dialogue Configurations volume et tonalité s affiche. 2. Avec le régulateur à coulisse, adaptez le volume dans la zone de fenêtre Tonalité. Lire une tonalité par l intermédiaire de hauts-parleurs internes d ordinateur personnel 1. Dans la barre d outils, cliquez sur l icône Volume Audio. Le champ de dialogue Configurations volume et tonalité s affiche. 2. Dans la zone de fenêtre Tonalité, marquez la case de contrôle "Lire une tonalité par l intermédiaire de hautsparleurs internes d ordinateur personnel" 3. Cliquez sur Fermer. Entendre sa propre voix dans le casque 1. Dans la barre d outils, cliquez sur l icône Volume Audio. Le champ de dialogue Configurations volume et tonalité s affiche. 2. Dans la zone de fenêtre Lecture, cochez la case de contrôle "Lire la voix dans le casque". 3. Cliquez sur Fermer. Modifier le mot de passe En tant que réviseur, superviseur ou opérateur, vous pouvez modifier votre mot de passe à tout moment. Le mot de passe doit obligatoirement être composé de six chiffres. Pour modifier ou entrer à nouveau le mot de passe, procédez comme suit : 1. Sélectionnez Modifier mot de passe dans le menu Editer. 2. La boîte de dialogue Modifier mot de passe apparaît. 3. Entrez votre ancien mot de passe. 4. Cliquez sur OK. 5. Entrez votre nouveau mot de passe. Il doit comporter six chiffres. 6. Confirmez votre nouveau mot de passe. 7. Cliquez sur OK. A la prochaine Assignation, vous devez utiliser votre nouveau mot de passe. Entrer un numéro d urgence En tant que réviseur ou superviseur, vous pouvez entrer ou modifier en permanence le numéro d urgence. Pour les numéros d urgence, vous pouvez utiliser 24 chiffres maxi. Le numéro d urgence peut désigner une destination externe (réseau public) ou interne (installation téléphonique). Le numéro d urgence peut être composé en état désassigné. Pour l application OSPC, veuillez noter qu un seul numéro d urgence est valide. Le numéro d urgence dépend de l utilisateur. Condition préalable Pour entrer ou modifier le numéro d appel d urgence, vous devez être assigné comme réviseur ou superviseur. 70 OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

71 Configuration Entrer le numéro Pour entrer ou modifier le numéro d appel d urgence, procédez comme suit : 1. Sélectionnez Numéro d appel d urgence dans le menu OSPC sous Editer. 2. La boîte de dialigue Entrer numéro d appel d urgence apparaît. 3. Entrez le numéro d appel d urgence de votre choix. 4. Cliquez sur OK. Modifier les polices Pour certaines touches, vous pouvez configurer la police, le style et le format d écriture que vous souhaitez. Ceci permet aux utilisateurs ayant des problèmes de vue de mieux lire ces icônes. Les configurations se répercutent sur les icônes suivantes des boîtes de dialogue suivantes : Touches de raccourci Pavé de touches Affichage VIP Indication de poste occupé Propriétés de la police de caractères Vous disposez des polices installées sur votre ordinateur personnel ainsi que de leurs propriétés. Modifier la taille de la police Pour modifier les polices, procédez comme suit : Sélectionnez Polices sous l option OSPC du menu Editer. La boîte de dialogue Définir la police des touches apparaît. Sélectionnez les données de votre choix. Cliquez sur OK. Les réglages sont immédiatement effectifs. Configuration de l annuaire téléphonique Vous pouvez configurer l annuaire comme vous le désirez. Vous déterminez l endroit et l onglet sur lequel un champ doit être affiché dans l annuaire. Vue d ensemble données utilisateur L annuaire présente quatre onglets dans les données utilisateur. Ces onglets peuvent être adaptés à vos besoins. Vous pouvez ainsi créer, modifier ou supprimer des champs. Vous voyez ici les différents onglets : Connexion Dans l onglet Connexions, vous pouvez paramétrer les champs suivants : Version 1.0 Avril

72 2 champs l un à côté de l autre dans la carte de visite 6 champs l un en dessous de l autre à gauche sous la carte de visite 5 champs l un en dessous de l autre en bas à droite Personne Dans l onglet Personne, vous pouvez paramétrer les champs suivants : 8 champs l un en dessous de l autre dans la partie gauche 8 champs l un en dessous de l autre dans la partie droite Ville Dans l onglet Ville, vous pouvez paramétrer les champs suivants : 4 champs l un en dessous de l autre en haut à droite 6 champs l un en dessous de l autre en bas à gauche 6 champs l un en dessous de l autre en bas à droite Notes Dans l onglet Notes, vous pouvez paramétrer les champs suivants : 2 champs l un en dessous de l autre Non configurable Vous ne pouvez pas modifier les onglets. En outre, il est impossible de modifier le nombre maximal de champs dans un onglet ainsi que leur disposition. Onglets et champs de l annuaire téléphonique Vous pouvez éditer les onglets et les champs de l annuaire. Ouvrir l annuaire téléphonique Avant d éditer les onglets et les champs, vous devez ouvrir l annuaire. Procédez comme suit : 1. Sélectionnez Configurer sous l option Annuaire téléphonique du menu Editer. La boîte de dialogue Annuaire téléphonique apparaît. 72 OSPC v2.50 raccordé a Avaya Communication Manager - Manuel utilisateur

73 Configuration Editer les champs Les champs de l annuaire apparaissent sous forme de fenêtres de sélection. Vous pouvez sélectionner un champ. Procédez comme suit : 1. Cliquez sur l onglet de votre choix. 2. Sélectionnez les champs souhaités. La légende du champ apparaît dans le champ. Mémoriser Une fois que vous avez édité l annuaire, vous devez enregistrer vos modifications. Procédez comme suit : 1. Cliquez sur Enregistrer. Vos modifications sont enregistrées. Une boîte de dialogue indique si votre configuration a été enregistrée ou non. 2. Cliquez sur OK. Quitter la configuration de l annuaire Si vous voulez quitter la configuration de l annuaire, vous pouvez enregistrer vos modifications. Procédez comme Version 1.0 Avril