Syllabus BOB 50 «Pas à pas» Général : Prise en main

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1 Syllabus BOB 50 «Pas à pas» Général : Prise en main

2 Table des matières I Bienvenue... 3 II Introduction... 4 II.a L interface utilisateur... 4 II.b Conventions typographiques... 4 III Notions fondamentales Windows... 5 III.a Les fenêtres... 5 III.b Manipulation des fenêtres... 5 IV Les composants des fenêtres et les objets particuliers... 8 IV.a La barre de titre... 8 IV.b La barre de modules... 8 IV.c La barre de menus... 8 IV.d La barre de commandes... 9 IV.e La barre d état IV.f Les objets V BOB V.a Le tour du propriétaire V.b Conventions BOB V.c Création d un nouveau dossier V.d Comment vérifier, compléter ou modifier les paramètres de votre dossier? V.e Les encodages VI Installation VI.a De quoi avez-vous besoin? VI.b Installation sur le disque dur VI.c Installation sur un réseau local VI.d Sérialisation du logiciel et code d installation VI.e Accès au jeu de données de démonstration VII Contrat de licence d utilisation pour les logiciels de gestion Sage Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 2 / 82

3 I Bienvenue BOB 50 a vu le jour pour répondre aux besoins spécifiques des PME et fiduciaires en matière de gestion financière et commerciale. BOB 50 est une solution réellement innovante, développée pour offrir à ses utilisateurs une porte ouverte sur la simplicité, la visibilité et la souplesse. Grâce à la simplicité de son interface, BOB 50 peut facilement être pris en main. De ce fait, chaque utilisateur peut très rapidement profiter de toute la profondeur de ses fonctionnalités et ce, avec un grand confort d utilisation. De plus, les écrans de BOB 50 ont été dessinés de manière à donner une visibilité parfaite sur toutes les fonctions disponibles. La découverte des nouveautés se fait ainsi très naturellement. Enfin, BOB 50, c est la souplesse d un outil qui s adapte aux besoins spécifiques de chaque PME. Sa mise en place est rapide. Les coûts d installation et de paramétrage sont particulièrement limités. Avec BOB 50, Sage propose une solution : Moderne qu il s agisse de son look, de sa façon d exploiter au maximum les nouvelles technologies ou encore de sa philosophie. Globale pour couvrir toutes les dimensions en matière de gestion et notamment les besoins les plus avancés de Gestion Commerciale. Modulable et ouverte pour être taillée sur mesure, au plus proche des besoins spécifiques de chaque utilisateur, aussi restreints ou étendus qu ils soient. Intégrée avec une homogénéité d utilisation à travers ses différentes parties et une exploitation et disponibilité optimales des données. Personnalisable pour s adapter au mieux aux habitudes de l utilisateur et lui offrir un environnement à tout moment ciblé sur son intervention dans le processus de gestion. Performante pour optimiser les encodages c est-à-dire les réduire au strict nécessaire en multipliant au maximum tous les processus de traitement automatique des données. Le but est de réduire les risques d erreur tout en gagnant du temps. Profonde, véritable source de données exploitable tel un réel outil de gestion, un tableau de bord de chaque type d activité. Ergonomique, intuitive, interactive, bref d un grand confort d utilisation pour garantir une grande rapidité d utilisation et permettre de profiter pleinement de tout l aspect fonctionnel. Facile à prendre en main notamment grâce à une multitude d assistants. Rigoureuse pour réellement simplifier la vie de l utilisateur. Avec autant d atouts, BOB 50 se positionne comme un «levier» vers la croissance. A chaque utilisateur d en faire sa propre solution, en permanence adaptée à ses habitudes de travail, son activité et, donc surtout, à son évolution! BOB 50 aide le décideur à capter la valeur et génère de la croissance et du profit. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 3 / 82

4 II Introduction Ce manuel de prise en main a pour but de vous présenter l application en mettant en évidence toutes ses facilités d utilisation. II.a L interface utilisateur BOB 50 de Sage a été développé dans le respect de la norme Windows, ainsi les automatismes acquis lors de l utilisation d autres logiciels Windows restent d application. Par exemple, la fermeture d une fenêtre peut, comme dans toute application Windows, être obtenue par la combinaison des touches <Ctrl>+<F4>. II.b Conventions typographiques Clavier <Touche> suppose que vous enfonciez la touche du clavier mentionnée entre <>. <Alt>+<F4> implique que vous enfonciez la touche <Alt> puis, sans la relâcher, que vous enfonciez la touche <F4>. <Alt>, <F>, <O> implique que vous enfonciez la touche <Alt> puis, après l avoir relâchée, que vous enfonciez successivement les touches <F> puis <O>. L utilisation des raccourcis clavier est un moyen efficace d augmenter la rapidité de votre travail dans BOB 50. Aussi, nous les mentionnerons autant que possible dans ce manuel. Notez cependant que les raccourcis référencés ici correspondent aux raccourcis clavier standard de BOB 50. Toute une série de raccourcis, comme par exemple l ouverture des listes ou écrans de recherche, peuvent cependant être personnalisés. Souris <Clic> : Appuyez brièvement sur le bouton gauche de la souris. <Double clic> : Appuyez 2x rapidement (double-cliquez) avec le bouton gauche de la souris. <Clic droit> : Appuyez sur le bouton droit de la souris. <Clic *> : Appuyez sur le bouton gauche de la souris et laissez-le enfoncé. Menus Fichier Ouvrir dossier signifie «Dans le menu Fichier de la barre de menus, sélectionnez la commande Ouvrir dossier». Le signe indique le passage à un sous-menu ou à une commande. Divers Texte à encoder : utilisation de caractères italiques. Termes repris du logiciel : utilisation de caractères gras. Mots clés, sigles, marques utilisation de caractères MAJUSCULES. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 4 / 82

5 III Notions fondamentales Windows III.a Les fenêtres De nombreuses fenêtres ont des composants communs : la case du menu système, la barre de titre, la barre de modules, la barre de menus, la barre de commandes, la barre d état, etc. Case du menu système de la fenêtre Barre de titre Barre de modules Barre de menus Barre de commande La fenêtre principale de BOB 50 Barre d état Toutes les fenêtres ne comprennent pas tous les composants. Manipulation des fenêtres Pour toute manipulation sur une fenêtre, celle-ci doit d abord être activée (<Clic> sur la fenêtre). La barre de titre de la fenêtre active a une couleur ou une intensité lumineuse différente des autres fenêtres. Lorsque vous changez la taille ou la position d une fenêtre, le programme le mémorise automatiquement dans vos préférences d utilisateur. Déplacer une fenêtre 1. Positionnez le pointeur de la souris sur la barre de titre. 2. <Clic *> et glissez la fenêtre dans la direction souhaitée. 3. Relâchez le bouton de la souris. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 5 / 82

6 Modifier la taille d une fenêtre A quelques exceptions près, la taille des fenêtres BOB 50 peut être modifiée. 1. Positionnez le pointeur de la souris sur l une des bordures de la fenêtre. 2. Le curseur prend la forme d une double flèche. 3. <Clic *> et «tirez» sur la bordure jusqu à l obtention de la taille souhaitée. 4. Relâchez le bouton de la souris. Minimiser la taille d une fenêtre <Clic> sur l icône de réduction (dans le coin supérieur droit de la fenêtre). Maximiser la taille d une fenêtre <Clic> sur l icône d agrandissement maximum (dans le coin supérieur droit de la fenêtre). Retour à la taille initiale <Clic> sur l icône de récupération de la taille normale (dans le coin supérieur droit de la fenêtre). Fermer une fenêtre <Clic> sur l icône de fermeture (dans le coin supérieur droit de la fenêtre). ou <Double-clic> sur la case du menu système de la fenêtre (dans le coin supérieur gauche de la fenêtre). ou <Ctrl>+<F4> pour une fenêtre normale. ou <Alt>+<F4> pour une fenêtre modale, lorsque le champ d action de l utilisateur est limité à cette fenêtre (l utilisateur ne peut ouvrir ou activer une autre fenêtre sans fermer la fenêtre modale). Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 6 / 82

7 Case du menu système de la fenêtre On parle ici d une constante Windows, et non pas d une particularité de BOB 50. Il ne faut donc pas confondre Case du menu système de la fenêtre et le Module système de BOB 50 que nous aborderons plus loin dans ce manuel. 1. <Clic> sur la case du menu système de la fenêtre située dans le coin supérieur gauche de la fenêtre. 2. <Clic> sur l une des actions autorisées sur cette fenêtre (restaurer, agrandir, fermer ). Sélectionner ou rendre actif un objet dans une fenêtre <Clic> sur l objet. ou <Tab> ou <Shift>+<Tab> pour les objets en général et <Flèche gauche> ou <Flèche droite> pour les onglets et les structures en arbre. Touches de déplacement Les flèches dans les 4 directions : <Flèche gauche>, <Flèche droite>, <Flèche haut>, <Flèche bas> ou <Home>, <End>, <PgUp>, <PgDn> ou L effet de ces touches peut varier suivant le contexte. Lors des saisies : <Tab> et <Shift>+<Tab> pour se déplacer d une zone à l autre en avançant ou en reculant. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 7 / 82

8 IV Les composants des fenêtres et les objets particuliers Barre de titre Barre de modules Barre de menus Barre de commandes IV.a La barre de titre La barre de titre indique le nom de l application, du document, etc. Si plusieurs fenêtres sont ouvertes, la barre de la fenêtre active a une couleur ou une intensité lumineuse différente des autres fenêtres. IV.b La barre de modules La barre des modules affiche les modules génériques disponibles pour le dossier actif. Le module générique actif apparaît sur fond blanc. A ce niveau, la partie Configuration générale propose les commandes et options communes aux différents modules génériques. IV.c La barre de menus La barre de menus affiche les titres des menus disponibles pour le module générique actif. Chaque menu présente un ensemble de fonctionnalités. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 8 / 82

9 Sélection d un menu, d un sous-menu, d une commande ou d une option <Clic> sur le libellé. ou <Raccourci clavier> indiqué à côté du libellé. ou <Alt> + lettre soulignée dans le nom. Sous-menu Un triangle noir placé à droite d une option signale la présence d un sous-menu. Répétez l opération précédente pour sélectionner une option. Raccourci clavier (Combinaison de) touche(s) placée à droite d une commande. Tapez-la au clavier pour l exécuter. Option grisée Une option peut être grisée, c est-à-dire visible mais inaccessible, suivant le contexte. IV.d La barre de commandes La barre de commandes affiche les icônes donnant accès aux principaux écrans du module actif. Vous pouvez réorganiser vos barres de menus et de commandes de manière à mettre en évidence les points que vous utilisez le plus fréquemment et à les alléger des points superflus à votre utilisation personnelle. Cliquez sur Personnaliser dans le menu contextuel de votre barre de menus ou de commandes pour ouvrir la fenêtre de Personnalisation des menus. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 9 / 82

10 Une fois cette fenêtre ouverte, procédez par simple "glisser & déposer" directement dans votre barre de menus pour modifier l ordre d affichage des menus et des points de menus ou même pour supprimer les menus et points de menus que vous n utilisez jamais. A l aide de la même fenêtre, grâce à l onglet Barre d outils, vous pouvez choisir d afficher ou non la barre d outils comme vous pouvez également en ajouter de nouvelles sur lesquelles vous installerez les commandes qui vous intéressent. Pour modifier vos barres d outils, rendez-vous sur l onglet Commandes de la même fenêtre. Dans la Catégorie voulue, sélectionnez la Commande à installer et procédez à nouveau par simple "glisser & déposer" pour l ajouter sur votre barre d outils. Pour retirer des commandes de votre barre d outils, procéder par "glisser & déposer" en sens inverse. IV.e La barre d état La barre d état affiche en permanence le n de licence, la référence, le nom et la devise de base du dossier ouvert. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 10 / 82

11 IV.f Les objets Barre de navigation Onglets Boutons poussoirs Liste déroulante Case à cocher L Zone d interprétation des codes/info complémentaire Le fichier des clients onglet Description Barre de navigation La barre de navigation est présente essentiellement sur les fenêtres des fichiers de base (tiers, comptes généraux, sections analytiques, articles, et immobilisés), d encodage et de consultation. Elle indique, en son centre, la référence de l enregistrement affiché. Sur cette barre, les boutons et font défiler les enregistrements en descendant ou remontant dans le fichier. Les boutons et permettent d atteindre, en un <Clic>, le début ou la fin du fichier. De plus, elle rassemble les commandes les plus fréquentes sur ces fenêtres : la recherche et l ajout (parfois aussi la suppression) d enregistrement. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 11 / 82

12 La liste associée au bouton Rechercher (ou F11 à partir du fichier de base) permet notamment de lancer une recherche avancée à l aide de la fenêtre suivante : Recherche client Sur cette fenêtre, introduisez la chaîne de caractères à trouver dans le champ Rechercher, sélectionnez où la correspondance dois se trouver (n importe où ou en début de mot) et cliquez sur Rechercher. La grille des résultats affichera la liste des enregistrements dont au moins un des champs repris dans la grille répond à vos critères. Ces champs seront d ailleurs mis en évidence en vert. Notez que les écrans de recherche sont personnalisables au niveau de la Configuration générale (Paramétrage Personnalisation des écrans de recherche). Onglets Zone composée de plusieurs pages superposées. Chaque page est accessible via son onglet. <Clic> sur l onglet. ou Sélectionnez un des onglets puis utilisez les flèches (ou <Alt>+<Flèche gauche> et <Alt>+<Flèche droite>) pour passer à l onglet précédent ou suivant, ou la flèche pour ouvrir la liste des onglets disponibles et sélectionner l onglet voulu dans cette liste. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 12 / 82

13 Bouton poussoir <Clic> sur le bouton : permet d activer ou de désactiver un mode de travail (réconciliation, devise alternative ), ou une propriété (compte confidentiel, compte non imputable ) ou un filtre (clients, fournisseurs ). Le bouton du mode de travail ou de la propriété activé apparaît en bleu. Liste déroulante Permet de sélectionner une valeur dans une liste prédéfinie. <Clic> sur à droite de la zone pour ouvrir la liste et <Clic> sur la valeur désirée. ou <Alt>+<Flèche bas> dans la zone activée pour ouvrir la liste. Déplacez-vous avec <Flèche bas> et <Flèche haut> et <Enter> sur la valeur désirée. Case à cocher Permet de réaliser des choix non-exclusifs. <Clic> sur la case pour la cocher ou la décocher. ou <Espacement> sur le case activée. Zone d interprétation de code Affiche automatiquement le libellé associé au code mentionné dans le champ actif. Zone de texte Le fichier des clients onglet Mémo Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 13 / 82

14 Zone de texte Zone d encodage réservée à la saisie de texte (zone de libellé par exemple). <Clic> dans la zone. ou Dans un mémo : <F2> pour agrandir la zone le temps de la saisie, et pour permettre le formatage du texte (police de caractère, gras, souligné, alignement, etc.) puis <Ctrl>+<S> pour sauver le texte et rendre à cette zone sa taille normale. Bouton radio Le fichier des clients onglet Compta Bouton radio Permet de réaliser un choix exclusif parmi plusieurs possibilités. <Clic> pour sélectionner. ou <Flèche bas>, <Flèche haut> et <Flèche droite>, <Flèche gauche> (l ancien bouton actif est automatiquement désactivé). Grille ou tableau Barre de défilement ou ascenseur Le fichier des clients onglet D/C Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 14 / 82

15 Les grilles ou tableaux Lorsque vous changez la disposition (déplacement et modification de la largeur des colonnes) ou le contenu (colonnes affichées) d une grille, le programme la mémorise automatiquement dans vos préférences d utilisateur. Pour modifier la largeur d une colonne : 1. Positionnez le pointeur de la souris sur l une des lignes verticales de la grille. 2. Dès que le curseur affiche une double flèche, <Clic *> et «tirez» sur la ligne jusqu à obtenir la taille de colonne souhaitée. 3. Relâchez le bouton de la souris. En double-cliquant sur le titre d une colonne, sa largeur s adaptera automatiquement à la taille de son élément le plus long. Pour modifier l ordre des colonnes : 1. Positionnez le pointeur sur la zone d identification de la colonne. 2. <Clic*> et «tirez» la zone jusqu à l emplacement souhaité. Pour ajouter/supprimer des colonnes dans une grille de consultation : 1. <Clic droit> directement sur l écran actif ou ou <Shift> + <F10> pour appeler le menu contextuel de la fenêtre. 2. <Clic> sur le choix Personnalisation de la grille pour ouvrir la fenêtre permettant la sélection des colonnes à afficher. 3. Sur cette fenêtre, la colonne Champs sélectionnés affiche la liste des colonnes reprises dans la grille de consultation, la colonne Champs disponibles affiche la liste des colonnes qu il est possible d y ajouter. Pour faire passer les colonnes des Champs sélectionnés vers les Champs disponibles ou vice-et-versa, sélectionnez la colonne à déplacer et <Clic> sur ou ou «tirez» jusqu à l autre colonne. Pour modifier l ordre d affichage des colonnes, sélectionnez la colonne à déplacer et <Clic> sur ou ou «tirez» jusqu à la hauteur voulue. Pour ajouter/supprimer des colonnes dans un écran de recherche : 1. Rendez-vous au point de menu Configuration générale Paramétrage Personnalisation des écrans de recherche. 2. Sélectionnez l écran à personnaliser et procédez de manière similaire. De plus, le contenu de la plupart des grilles de consultation peut être exporté au format Excel, pdf, html, texte et texte délimité ou être copié dans le presse-papier. Pour exporter le contenu d une grille de consultation : <Clic> sur le bouton coin supérieur gauche des grilles de consultation. disponible dans le <F12> permet d exporter le contenu de la grille de consultation active dans un fichier pdf. <Shift> + <F12> place, en plus, ce fichier dans un . Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 15 / 82

16 Barre de défilement ou ascenseur Fait défiler les informations affichées dans une fenêtre ou une boîte de dialogue. <Clic> sur et de l ascenseur pour faire défiler les informations. Menu contextuel Barre d actions Le fichier des clients Menu contextuel Les écrans de BOB 50 sont équipés d un menu contextuel. Il permet d accéder rapidement aux fonctionnalités les plus utiles pour l écran actif. Pour appeler le menu contextuel : <Clic droit> directement sur l écran actif ou la touche <Shift> + <F10>. Pour activer une commande : cliquez sur le libellé correspondant dans le menu ou utilisez le raccourci clavier renseigné en regard de son libellé. Barre d actions Permet d accéder directement aux principales actions du menu contextuel. Celles-ci se lancent en cliquant simplement sur les boutons correspondant. Ils sont facilement reconnaissables puisque, dans tout le programme, un même bouton correspond toujours à la même action. ou Encodage des ventes Dialogue de recherche Zone date Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 16 / 82

17 Zone date Zone d encodage spécialement adaptée pour la saisie de dates. Encodez les dates en tapant 6 chiffres JJMMAA (le programme se charge de formater votre saisie). Ou Faites avancer/reculer les jours, mois et année en positionnant le curseur dans la zone correspondante et utiliser les <Flèche haut> et <Flèche bas>. Ou Ouvrez le calendrier : <Clic> sur à droite de la zone ou <Alt>+<Flèche bas> dans la zone activée. Pour voyager dans le calendrier : <Clic> sur l année, le mois, le jour, les boutons et ou utilisez <Flèche haut>, <Flèche bas>, <Flèche gauche>, <Flèche droite>. Pour obtenir la date du jour : <Clic> sur Aujourd hui. En cliquant sur le mois, vous afficherez la liste de mois, en cliquant sur l année, vous afficherez la liste des années. Dialogue de recherche Permet de faire un choix dans une table ou dans un fichier de données. 1. Ouvrez la fenêtre de recherche : <Clic> sur ou <Alt>+<Flèche bas> dans la zone activée pour ouvrir la liste. Recherche compte général Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 17 / 82

18 2. Tapez le texte à rechercher. 3. <Enter> ou <Double clic> sur la valeur à sélectionner. Pour changer la clé de recherche : <Clic> sur un des titres soulignés Ou <Enter> ou <Alt>+<Flèche gauche> ou <Alt>+<Flèche droite> pour passer d une clé à l autre. Pour afficher les enregistrements en sommeil : cochez la case En sommeil. Zone montant Zone d encodage spécialement adaptée pour la saisie de montants. Encodez les chiffres. Ou Ouvrez la calculatrice : <Clic> sur à droite de la zone ou <Alt>+<Flèche bas> dans la zone activée. Pour formuler les opérations : <Clic> sur les chiffres et opérateurs ou utilisez le clavier numérique. Ou Encodez le pourcentage du montant total de la facture + <%> pour calculer automatiquement le résultat. Incrémenteur Rappels de paiement Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 18 / 82

19 Incrémenteur Zone de saisie numérique qui permet d augmenter ou de diminuer la valeur à l aide de la souris ou des flèches verticales. Arborescence Gestion des codes TVA Arborescence Permet de choisir un élément (nœud) dans une arborescence. Pour voyager dans l arborescence : <Clic> sur le nœud ou <Flèche haut> ou <Flèche bas>. Pour ouvrir un nœud : <Clic> sur le + ou <Flèche droite>. Pour fermer un nœud : <Clic> sur le - ou <Flèche gauche>. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 19 / 82

20 V BOB 50 Nous voici dans le vif du sujet. Nous vous présentons ci-après les différentes fonctionnalités de BOB 50. Afin d utiliser BOB 50 le plus efficacement possible, il est très important que vous teniez compte des utilitaires et des «raccourcis clavier» mis à votre disposition. Au fur et à mesure de votre perfectionnement, nous vous suggérons de relire régulièrement ce chapitre afin de toujours choisir la méthode la plus efficace pour réaliser les différentes tâches d encodage et de consultation. V.a Le tour du propriétaire Les exécutables Deux à trois exécutables sont accessibles sur votre bureau une fois l installation terminée. Ce nombre dépend des options et modules référencés par votre licence. Chacun de ces exécutables ouvre une fenêtre de travail comportant une barre de modules et menus qui lui est propre. Chaque menu, quant à lui, donne accès à une liste de fonctionnalités. BOB System est l application qui permet de configurer les principaux paramètres du ou des dossiers dans lesquels vous travaillez. Il permet ainsi de créer des dossiers, des utilisateurs et de gérer les droits d accès de ces derniers aux dossiers. Il contient également les fonctions de maintenance permettant entre autres le scan, la réorganisation, la réindexation et la réparation des fichiers d un dossier ainsi que la mise à jour des tables communes à tous les dossiers. Une fonction incluse permet de compacter et décompacter les dossiers à envoyer ou reçus. Les manipulations dans ce mode de travail portent sur l ensemble des dossiers ou sur un dossier en particulier. BOB 50 est l application qui permet d exécuter les opérations courantes relevant de la comptabilité générale, de la comptabilité analytique, des opérations bancaires, de la gestion budgétaire, de la gestion commerciale, du point de vente et de la gestion des immobilisés. C est donc via ce programme que vous encoderez vos données de base, vos écritures, procéderez à la réception des extraits de compte électroniques (fichiers CODA), La plupart des manipulations dans ce mode travail ne portent que sur le dossier actif. Le nom du dossier actif est affiché sur la barre d état en bas de la fenêtre de l application. Le sous-menu Multidossiers du menu Déclarations fait cependant exception à ce principe. Il permet de visualiser les déclarations de plusieurs dossiers et propose même un assistant Intervat pour l envoi de fichiers multidossiers à l Administration. Notez que la version Expert de BOB 50, destinée aux fiduciaires, présente un module spécifique à la gestion des dossiers. Par essence, ce module a également une portée multidossiers. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 20 / 82

21 Comment lancer l application? Rendez-vous sur votre bureau et double-cliquez sur l icône de l application à lancer. Ou Rendez-vous sur le disque contenant votre répertoire BOB 50 (par défaut : C:\BOB50). Ouvrez-le et lancez l exécutable désiré. Si vous lancez l application BOB System, il vous est demandé de spécifier votre nom d utilisateur, ainsi qu un éventuel mot de passe. Fournissez les indications demandées et appuyez sur <OK>. Vous accédez ainsi au module Système. Entrée dans BOB System Si vous lancez l application BOB 50, il vous est demandé de spécifier, outre votre nom d utilisateur et l éventuel mot de passe, un code dossier. Fournissez les indications demandées et appuyez sur <OK.>. Cette action permet de travailler dans le dossier renseigné. Entrée dans BOB 50 Comment changer de dossier? Dans l application BOB 50, rendez-vous dans le menu Fichier et choisissez la commande Ouvrir dossier. Ouvrir un autre dossier via l option Fichier Ouvrir dossier engendre la fermeture automatique du dossier précédent. Dès lors il n y a jamais qu un seul dossier ouvert par session. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 21 / 82

22 Survol de l application BOB System Le menu Fichier permet de : créer un nouveau dossier. créer de nouveaux utilisateurs, définir leur profil et leurs privilèges d accès dans chacun des dossiers. gérer des tables standard communes à l ensemble des dossiers (Devises, Pays, Identifications TVA, Banques luxembourgeoises). imprimer la liste des dossiers. quitter l application. Le menu Edition reprend des utilitaires standard des applications WINDOWS (copier, coller, ) ainsi que des utilitaires spécifiques à BOB 50 qui seront détaillés plus loin. Le menu Maintenance permet de : réorganiser, réindexer et compacter les fichiers d un dossier (+ réparation si nécessaire). backuper les données d un ou de plusieurs dossier(s) et de rendre à nouveau accessibles des dossiers préalablement backupés. Traiter et corriger certaines données. mettre à jour via Internet les fichiers du répertoire Common et Metadata. Le menu Communications permet de : envoyer un dossier ou une partie de dossier vers la fiduciaire ou le client par , fichier ou support amovible (CD-Rom, disquette..). réceptionner des dossiers une fois corrigés. Le menu Utilitaires permet de : ouvrir une calculatrice et un calendrier. compacter ou décompacter de fichiers à envoyer ou reçus. Le menu Fenêtres permet de : réorganiser les fenêtres ouvertes en «cascade». fermer toutes les fenêtres. afficher la liste des fenêtres ouvertes. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 22 / 82

23 Dans le menu Aide, le point Manuel de prise en main BOB50 donne accès au présent manuel. le point Brochure BOB50 donne accès à la présentation commerciale de BOB donne accès au site de Sage où vous pourrez trouver des informations sur la société, ses produits, ses événements, et poser vos questions. donne accès au site de BOB50 où vous pourrez trouver toutes les informations relatives à ce produit. le point Liens autres sites donne accès, via à une liste de sites en rapport avec la pratique comptable. le point A propos de fournit des informations sur la version de BOB 50 utilisée. Survol de l application BOB 50 Barre de modules Barre de menus Barre de commandes La barre de modules La barre de modules affiche les modules génériques disponibles pour le dossier ouvert. A ce niveau, la partie Configuration générale propose les commandes et options communes aux différents modules de l application. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 23 / 82

24 La barre de menus La barre de menus affiche les titres des menus disponibles pour le module générique actif, chaque menu présentant un ensemble de fonctionnalités propres à ce module. Les mêmes menus Edition, Fenêtres et? (Aide) sont cependant présents dans tous les modules. Le menu Edition reprend des utilitaires standards de l environnement WINDOWS (copier, coller, ) ainsi que des utilitaires particuliers de l application BOB 50 qui seront détaillés plus loin. Le menu Fenêtres permet de : réorganiser les fenêtres ouvertes en Cascade, Mosaïque verticale ou horizontale. fermer toutes les fenêtres. afficher la liste des fenêtres ouvertes.? permet de : visualiser le présent Manuel de prise en main BOB50. Visualiser la Brochure BOB50. visualiser les communications en cours. accéder à l espace clients. accéder au site où vous pourrez trouver toutes les informations relatives à ce produit. accéder au site où vous pourrez trouver des informations sur la société, ses produits, ses événements, et poser vos questions. accéder au formulaire Contactez-nous disponible sur le site visualiser les informations à propos de la version de BOB 50 utilisée. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 24 / 82

25 Voyons maintenant, module par module, les possibilités offertes par les différents menus. 1. Comptabilité & Finance Menu principal Point de menu Description Fichier Ouvrir dossier Ouvre l écran d accueil de BOB 50 avec comme utilisateur et dossier par défaut, l utilisateur et le dossier courant. Ceci permet à l utilisateur courant de facilement ouvrir un autre dossier sans devoir à nouveau s identifier. Déconnexion Dossiers récents Clients, Fournisseurs, Relations sociétés, Personnes, Plan comptable. Ouvre l écran d accueil de BOB 50 sans utilisateur ni dossier par défaut. Ceci permet à l utilisateur courant de fermer sa session BOB 50 pour laisser la place à un autre utilisateur de BOB 50 sur la même station de travail. Permet de sélectionner, parmi la liste des derniers dossiers ouverts, un autre dossier à ouvrir sans devoir repasser par l écran d accueil de BOB 50. Ouvre les écrans de gestion des fiches de base des tiers, des personnes et des comptes généraux. Les fiches de base peuvent être affichées sous forme de fiche ou de liste. Chaque fiche centralise toute l information relative à un tiers ou un compte général. En particulier, elle contient les valeurs à utiliser par défaut et donne accès à l historique du compte. Dictionnaires Ouvre le dictionnaire d écritures. Ce dictionnaire, alimenté à partir des écrans d encodage, permet d enregistrer des écritures à répéter fréquemment de manière ne pas devoir les réencoder à chaque encodage. Cours des devises Ouvre l écran permettant de mettre à jour les cours des devises à utiliser dans les journaux d encodage. Chaque devise est identifiée par son code ISO. Postes budgétaires Ouvre l écran de gestion des postes budgétaires associés aux différents budgets, ceux-ci étant définis dans les utilitaires du module. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 25 / 82

26 Menu principal Point de menu Description Fichier Sections analytiques Ouvre l écran de gestion des sections analytiques associées aux différents plans analytiques, ceux-ci étant définis dans les utilitaires du module. Clés de répartitions analytiques Catégories Clients, Fournisseurs, Relations sociétés, Personnes, Plan comptables Catégories Rappels Filtres Tables générales Tables liaison bancaire Ouvre l écran de gestion des clés de répartition. Lors des encodages, il suffit d identifier la clé de répartition à utiliser pour ventiler automatiquement les montants sur les bonnes sections analytiques. Ouvre les écrans de gestion des catégories de tiers, personnes et comptes généraux. Ces catégories peuvent être attribuées aux tiers, aux personnes et aux comptes généraux de manière à cibler les consultations et impressions en fonction des catégories voulues. Ouvre l écran de gestion des catégories de rappels à attribuer aux clients. De ces catégories de rappels, dépendent le texte de rappel à envoyer et les éventuels intérêts de retard à appliquer. Ouvre l écran de gestion des filtres. Ces filtres permettent de cibler les consultations et impressions de la plupart des fiches de base, des historiques et des tables. Ouvre les écrans de gestion des tables où chaque enregistrement est principalement décrit par un code d identification et un libellé. Ouvre les écrans de gestion des tables spécifiquement utilisées par le module bancaire. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 26 / 82

27 Menu principal Encodage Point de menu Gestion des encodages Ecritures en attente Encodages individuels Récupération des extraits de comptes Description Ouvre l écran de gestion des encodages. Cet écran centralise les différentes fonctions de saisie, de validation et de consultation liées à l encodage des documents comptables. Il affiche, par type de journal et par journal, la période et le numéro du prochain document à encoder ainsi que le nombre des éventuels documents en attente. Il permet aussi d encoder de nouveaux documents, de modifier/valider des documents en attente de centralisation ou encore de consulter l historique des journaux. Ouvre l écran de gestion des écritures en attente de centralisation. Cet écran affiche, par journal et par période, le nombre de documents validés et le nombre de documents en attente. A partir de cet écran, les opérations de validation et de suppression se lancent donc, en une fois, pour l ensemble des écritures en attente des journaux et périodes sélectionnés. Ouvre les écrans de saisie des Ventes, Notes de crédit sur ventes, Achats, Notes de crédit sur achats, Financiers, Opérations diverses comptables et analytiques. Ouvre l écran permettant de récupérer les extraits de comptes codifiés (fichiers CODA) fournis par la banque. Dès la sélection du fichier à récupérer, cet écran permet d en lire le contenu et de l injecter dans le journal financier correspondant. BOB 50 exploite les informations enregistrées lors des encodages comptables ainsi que les données reprises sur les fiches de base des tiers et dans les tables de la liaison bancaire de manière à lettrer automatiquement les mouvements financiers avec les pièces comptables et à imputer automatiquement les postes de frais. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 27 / 82

28 Menu principal Consultation Point de menu Comptes clients, fournisseurs, généraux Balance des comptes généraux Journaux comptables Journaux analytiques Description Ouvre les historiques des comptes clients, fournisseurs et généraux en mode consultation. Pour chaque type de comptes, les documents affichés peuvent être triés par date ou par lettrage et être limités aux documents ouverts ou enregistrés sur une certaine fourchette de périodes. Les documents en attente de validation sont repris dans les historiques des tiers pour autant que l option de prévalidation des écritures tiers soit activée. Une fois sur ces écrans, il est possible d apurer automatiquement des écritures ou de passer du mode consultation au mode réconciliation pour lettrer manuellement des écritures. Enfin, pour visualiser le détail d une écriture il suffit de double-cliquer sur la ligne correspondante. Ouvre l écran de la balance des comptes généraux. Celle-ci ne s affiche que sur demande en fonction du type sélectionné. Ainsi, la balance affichée peut être une balance périodique, une balance calculée entre deux périodes ou la balance actuelle et être limitée à certains comptes généraux. Enfin, des doubles-clic en chaîne permettent de visualiser l historique du compte et de remonter jusqu au détail de l écriture. Ouvre l historique des journaux comptables où chaque journal peut être consulté par période ou par exercice fiscal. De même, des doubles-clic en chaîne permettent de visualiser l historique du compte et de remonter jusqu au détail de l écriture. Ouvre l historique des journaux comptables ciblé sur les imputations analytiques qui peuvent d ailleurs y être modifiées. Chaque journal peut être consulté par période ou par exercice fiscal. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 28 / 82

29 Menu principal Consultation Traitement Point de menu Historiques analytiques Recherche de document Paiement fournisseurs Description Ouvre, pour chaque plan analytique, l historique de ses sections. Les documents affichés peuvent être limités aux documents enregistrés sur une certaine fourchette de périodes. De plus, pour le plan analytique réconciliable, une fois sur ces écrans, il est possible de passer du mode consultation au mode réconciliation pour lettrer manuellement des écritures. Ouvre l écran de recherche de document permettant de retrouver un document sur base d une série de critères de recherche. Ouvre l écran de gestion des fichiers de paiement. Grâce à cette option, les paiements à effectuer sont proposés automatiquement par BOB 50 sur base des documents comptables. BOB 50 exploite les informations enregistrées lors des encodages comptables ainsi que les données reprises sur les fiches de base des tiers et dans les tables de la liaison bancaire de manière à éviter tout réencodage de données. Domiciliations Ouvre l écran de gestion des fichiers d appels de domiciliation. Grâce à cette option, les domiciliations à appeler sont proposées automatiquement par BOB 50 sur base des documents comptables. BOB 50 exploite les informations enregistrées lors des encodages comptables ainsi que les données reprises sur les fiches de base des tiers et dans les tables de la liaison bancaire de manière à éviter tout réencodage de données. Rappels clients Ouvre l écran permettant de générer automatiquement les rappels de paiement. BOB 50 exploite les données reprises sur les fiches de base des clients en retard de paiement de manière à leur adresser une lettre de rappel tenant compte de leur langue et de leur catégorie et niveau de rappel. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 29 / 82

30 Menu principal Traitement Point de menu Réévaluation devises Apurement automatique Description Ouvre l écran permettant de générer automatiquement une opération diverse de réévaluation des postes libellés en devise étrangère. Celle-ci permet de tenir compte de la différence entre l équivalent en devise de base des postes ouverts au moment de leur enregistrement et au moment de la réévaluation. Le calcul s effectue par compte et par devise et se base sur la table des Cours des devises. Ouvre l assistant d Apurement automatique des écritures. Celui-ci permet de rapprocher les écritures dont la somme des montants est égale à zéro tout en tenant compte d une série de critères de sélection à déterminer (seuls les montants en devise de base peuvent être apurés par ce biais). Impression Lots d impressions Ouvre l écran de gestion des lots d impressions. Un lot d impression consiste en une série d impressions définies à priori et destinées à être ensuite lancées ensemble, et ce, à plusieurs reprises. Les périodes et/ou dates sélectionnées dans les impressions s adaptent automatiquement à la date de lancement des lots d impression. Impressions différées Ouvre l écran permettant le lancement des impressions différées. Il s agit d impressions que l utilisateur a définies au cours de sa session de travail et dont il a enregistré la demande d impression dans une liste à lancer ultérieurement (au cours de la même session de travail). Certaines impressions nécessitant un temps important de calcul avant de pouvoir les imprimer, le fait d en différer le lancement permet à l utilisateur de choisir lui-même le moment qui lui convient pour interrompre son travail. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 30 / 82

31 Menu principal Impression Déclarations Point de menu Journaux comptables, Grands livres, Balances, En attente, Analytique, Etats financiers, Analyses financières, Tableau de bord, Statistiques écritures, Fichiers de base Gestion des documents officiels Traitement des accusés de réception Formulaires individuels Balance par code TVA Description Ouvre les écrans d impression des données comptables et analytiques ainsi que des informations enregistrées dans les fiches de base et les tables de BOB 50. La grande majorité des impressions sont personnalisables. De plus, outre la sortie sur une imprimante, BOB 50 permet également de réceptionner les impressions dans un fichier Excel ou pdf et éventuellement de placer directement ces fichiers en pièce jointe d un . Plutôt que de lancer chaque impression au moment où il la définit, l utilisateur peut choisir de les lancer toutes ensemble plus tard. De cette manière, il choisit lui-même le moment qui lui convient pour interrompre son travail et laisser à BOB 50 le temps nécessaire au calcul des impressions. Ouvre l écran de gestion des documents officiels (Déclarations de TVA, Listing annuel des clients assujettis, Relevé intracommunautaire, Fiches de commissions, Déclaration Intrastat). Cet écran donne une visibilité complète sur tous les documents émis et, notamment, sur leur état d avancement et permet d en établir de nouveaux. Lance le traitement des accusés de réception. Ouvre les écrans de génération des documents officiels (Déclarations de TVA, Listing annuel des clients assujettis, Relevé intracommunautaire, Fiches de commissions, Déclaration Intrastat). Ces mêmes écrans peuvent être ouverts à partir de l écran de gestion des documents officiels. Ouvre l écran d impression de la balance des comptes généraux. Cette impression est calculée entre deux périodes et indique, pour chaque compte, les codes TVA utilisés et les montants de base et de taxe correspondants. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 31 / 82

32 Menu principal Point de menu Description Déclarations Concordance TVA Chiffre d affaires Ouvre l écran d impression de la concordance TVA Chiffre d affaires. Multidossiers Permet, à partir du dossier courant, d accéder aux autres dossiers gérés par BOB 50, pour gérer leurs documents officiels. Ouvre, notamment, l écran de gestion multidossiers des documents officiels et lance l assistant Intervat permettant de générer des fichiers Intervat contenant les déclarations TVA, les relevés intracommunautaires ou les listings annuels des clients assujettis de plusieurs dossiers. Utilitaires Notes générales sur le dossier Configuration Comptes automatiques, Liste des journaux, Taux de TVA Ouvre l écran des notes permettant d inscrire un mémo relatif au dossier. Pour autant qu il contienne un mémo, cet écran s affiche automatiquement à chaque entrée dans BOB 50. Ouvre les écrans permettant d installer les paramètres à utiliser par les fonctionnalités des modules de comptabilité et finance. L écran des comptes automatiques permet d identifier les comptes à imputer automatiquement. Il s agit, par exemple, des comptes centralisateurs tiers ou des comptes d imputation de la TVA à payer ou à récupérer ou encore des comptes d imputation des montants d escompte ou d intérêts de retard. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 32 / 82

33 Menu principal Utilitaires Point de menu Configuration Définition des plans analytiques, Liste des journaux analytiques, Paramétrisation du plan comptable, Liste des budgets, Lois d évolution Description La liste des journaux ouvre l écran de gestion des fiches de base des journaux dans lesquels sont enregistrés les documents comptables. Chaque fiche centralise toute l information relative à un journal. En particulier, elle indique si le journal gère, ou non, la TVA, les devises et l escompte hors TVA ainsi que, pour chacun des 3 derniers exercices, le numéro et la période du prochain document. En plus de ces informations, les journaux financiers reprennent les données et valeurs par défaut utiles au module bancaire. Les taux de TVA ouvrent l écran de gestion des codes TVA permettant de définir tous les mécanismes relatifs à la TVA. Les définitions des plans analytiques ouvrent l écran de gestion des plans analytiques auxquels se rapportent les sections analytiques définies au niveau du menu fichier du module. La paramétrisation du plan comptable ouvre l écran du plan comptable analytique. Celuici permet d identifier les comptes généraux nécessitant une imputation analytique et, éventuellement, le ou les plans à imputer ainsi qu une section par défaut. La liste des budgets ouvre la table des plans budgets où chaque budget est décrit par un code d identification et un libellé. Ces plans budgets se déclinent en plusieurs postes budgétaires définis au niveau du menu fichier du module. Les lois d évolution ouvrent la table des lois d évolution. Celles-ci peuvent être utilisées pour calculer automatiquement les montants à allouer mensuellement aux différents postes budgétaires. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 33 / 82

34 Menu principal Utilitaires Point de menu Configuration Paramètres des rappels, Textes des rappels, Paramétrage des états financiers, BOB-script Maintenance des données Gestion des archives, Archivage d un exercice Description Les paramètres des rappels ouvrent l écran des options des rappels de paiement. Celles-ci permettent de définir les principes généraux de gestion des rappels de paiement, à savoir, le nombre maximum de niveau de rappel à gérer, les critères déclenchant, par défaut, l envoi d une lettre de rappel et la possibilité de tenir compte d intérêts de retard. Les textes des rappels ouvrent l écran permettant de gérer les modèles de lettres à utiliser pour chaque combinaison potentielle de langue, catégorie et niveau de rappel. Le paramétrage des états financiers permet de gérer les mécanismes de l établissement des bilans. Le BOB-script permet de gérer des routines personnalisées dont le lancement est généralement conditionné par la survenance d un événement dans l application comme, par exemple, la sauvegarde ou la validation d un document comptable. La gestion des archives permet d organiser et de gérer les exercices archivés. L archivage d un exercice lance l assistant permettant d archiver un ou plusieurs exercices comptables afin de libérer de la place mémoire. L archivage a pour effet de sauvegarder toutes les écritures des exercices concernés dans un fichier d archive et de supprimer définitivement, des historiques du dossier comptable, les écritures tiers totalement lettrées, les écritures des comptes généraux réconciliables totalement lettrées et les écritures des comptes généraux non réconciliables. Les écritures susceptibles d être lettrées ne sont donc pas supprimées du dossier comptable tant qu elles ne sont pas totalement lettrées. On les retrouve lors Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 34 / 82

35 Menu principal Utilitaires Point de menu Maintenance des données Gestion des archives, Archivage d un exercice Description de la consultation des postes ouverts de leur historique. Sur l écran de consultation des historiques, en cas de consultation d une période archivée, BOB 50 affiche les données si le fichier d archive est accessible. La mention «Fichier Archive» indique que les données affichées ont été archivées. Elles ne sont donc plus accessibles qu à titre informatif en consultation. La gestion des archives permet d organiser et de gérer les exercices archivés. L archivage d un exercice lance l assistant permettant d archiver un ou plusieurs exercices comptables afin de libérer de la place mémoire. L archivage a pour effet de sauvegarder toutes les écritures des exercices concernés dans un fichier d archive et de supprimer définitivement, des historiques du dossier comptable, les écritures tiers totalement lettrées, les écritures des comptes généraux réconciliables totalement lettrées et les écritures des comptes généraux non réconciliables. Les écritures susceptibles d être lettrées ne sont donc pas supprimées du dossier comptable tant qu elles ne sont pas totalement lettrées. On les retrouve lors de la consultation des postes ouverts de leur historique. Sur l écran de consultation des historiques, en cas de consultation d une période archivée, BOB 50 affiche les données si le fichier d archive est accessible. La mention «Fichier Archive» indique que les données affichées ont été archivées. Elles ne sont donc plus accessibles qu à titre informatif en consultation. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 35 / 82

36 Menu principal Utilitaires Point de menu Maintenance des données Suppression des données, Tests dossier, Resynchronisation des écritures tiers Echange de données Gestion des périodes Tests préalables à l ouverture d un exercice Ouverture d un exercice Calculatrice Description La suppression des données lance l assistant permettant d effacer un ou plusieurs exercices comptables. Les tests dossier permettent à tout moment de s assurer de l intégrité comptable des données. La resynchronisation des écritures tiers reconstruit les écritures en attente des historiques tiers sur base des journaux temporaires (si l option de prévalidation des écritures tiers est activée). L exportation de la balance comptable permet de la transférer vers les principaux logiciels d analyse bilantaire (ANALBI, ACCON, SOFISK ). La création d un package FiSta permet de transférer la balance et les données comptables vers FiSta, le logiciel de Dépôt des comptes annuels et d analyse des états financiers de Sage. Ouvre l écran de gestion des périodes permettant de créer les exercices et de clôturer les périodes. Ouvre l écran des tests préalables à l ouverture d un exercice. Ceux-ci permettent de lancer les tests permettant de s assurer de la bonne cohérence des données comptables avant d ouvrir un nouvel exercice comptable. Ouvre l écran d ouverture d un exercice permettant de générer automatiquement l opération diverse d ouverture d un exercice. L opération diverse d ouverture générée par BOB 50 reporte, sur le nouvel exercice, les soldes des comptes de bilan de l exercice précédent et impute le bénéfice ou la perte à reporter sur le compte de bilan correspondant. Affiche une petite calculatrice dans un coin de l écran. Celle-ci s utilise aisément via le pavé numérique du clavier. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 36 / 82

37 2. Immobilisés Menu principal Point de menu Description Fichier Ouvrir dossier Ouvre l écran d accueil de BOB 50 avec comme utilisateur et dossier par défaut, l utilisateur et le dossier courant. Ceci permet à l utilisateur courant de facilement ouvrir un autre dossier sans devoir à nouveau s identifier. Déconnexion Dossiers récents Immobilisés Modèle d immobilisés Clients, Fournisseurs, Plan comptable. Ouvre l écran d accueil de BOB 50 sans utilisateur ni dossier par défaut. Ceci permet à l utilisateur courant de fermer sa session BOB 50 pour laisser la place à un autre utilisateur de BOB 50 sur la même station de travail. Permet de sélectionner, parmi la liste des derniers dossiers ouverts, un autre dossier à ouvrir sans devoir repasser par l écran d accueil de BOB 50. Ouvre l écran de gestion des fiches de base des immobilisés. Les fiches de base peuvent être affichées sous forme de fiche ou de liste. Chaque fiche centralise toute l information relative à un immobilisé. En particulier, elle contient les paramètres de calcul des amortissements du bien et les comptes à imputer par défaut. Elle donne aussi accès à l historique de bien et à la situation de l exercice en cours. Ouvre l écran de gestion des modèles d immobilisés. Ceux-ci permettent d enregistrer des combinaisons de paramètres de calcul d amortissements et de comptes à imputer par défaut à appliquer régulièrement. De cette manière, les fiches d immobilisés pourront être rapidement créées sur base de caractéristiques préenregistrées. Ouvre les écrans de gestion des fiches de base des tiers et des comptes généraux. Les fiches de base peuvent être affichées sous forme de fiche ou de liste. Chaque fiche centralise toute l information relative à un tiers ou un compte général. En particulier, elle contient les valeurs à utiliser par défaut et donne accès à l historique du compte. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 37 / 82

38 Menu principal Fichier Encodage Point de menu Catégories Immobilisés, Catégories fiscales. Opérations périodiques Nouveaux immobilisés Activation nouveaux achats Description Ouvre les tables des catégories d immobilisés et des catégories fiscales d immobilisés. Les catégories d immobilisés peuvent être attribuées aux immobilisés de manière à cibler les consultations et impressions en fonction des catégories voulues. Les catégories fiscales servent à identifier les immobilisés dont l acquisition représente un investissement fiscalement déductible. C est sur base des catégories fiscales associées aux différents immobilisés que BOB 50 calcule le tableau des immobilisés donnant droit à une déduction d impôt. Ouvre l écran des opérations périodiques qui centralise toutes les fonctionnalités relatives à ces opérations. Il permet de calculer automatiquement les dotations annuelles et périodiques sur base des caractéristiques des immobilisés et de leur historiques. Il permet également l accès à l écran de saisie des opérations périodiques afin de modifier et/ou comptabiliser les dotations calculées. Ouvre l écran des nouveaux immobilisés permettant d encoder les caractéristiques des immobilisés sous forme de liste plutôt que sous forme de fiche. Ouvre l écran d activation des nouveaux immobilisés permettant de lancer l activation des fiches de base des nouveaux biens. Cette étape est nécessaire si l option d activation automatique n est pas activée. Ce n est, en effet, qu une fois activés que les nouveaux biens peuvent être pris en compte lors du calcul des dotations annuelles et périodiques. Assistant Lance l assistant de génération des amortissements. Celui-ci guide l utilisateur à travers les différents écrans nécessaires à une gestion complète des immobilisés. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 38 / 82

39 Menu principal Encodage Impression Point de menu Historique général Fichiers de base, Impression annuelle, Tableau des mouvements, Etat des immobilisés Lots d impressions Description Ouvre l historique général. Celui-ci affiche l ensemble des opérations enregistrées sur une fourchette de périodes pour la totalité des immobilisés. Une série de critères de sélection permettent cependant de cibler l affichage. Ouvre les écrans d impression des fichiers de base relatifs aux immobilisés, des documents standard des immobilisés, des tableaux des mouvements et des états des immobilisés. Les documents standard des immobilisés, à savoir, le tableau d amortissement et les informations concernant les acquisitions, les extournes et les déductions fiscales pour investissement, peuvent être imprimés, un à un, via les points de menu individuels ou, ensemble, via l impression annuelle. Le tableau des mouvements affiche les mouvements d immobilisés enregistrés sur une fourchette de périodes. L état des immobilisé affiche la situation des immobilisés arrêtée à une période donnée. La grande majorité des impressions sont personnalisables. De plus, outre la sortie sur une imprimante, BOB 50 permet également de réceptionner les impressions dans un fichier Excel ou pdf et éventuellement de placer directement ces fichiers en pièce jointe d un e- mail. Plutôt que de lancer chaque impression au moment où il la définit, l utilisateur peut choisir de les lancer toutes ensemble plus tard. De cette manière, il choisit lui-même le moment qui lui convient pour interrompre son travail et laisser à BOB 50 le temps nécessaire au calcul des impressions. Ouvre l écran de gestion des lots d impressions. Un lot d impression consiste en une série d impressions prédéfinies et destinées à être ensuite lancées ensemble à plusieurs reprises. Les périodes et/ou dates sélectionnées dans les impressions s adaptent automatiquement à la date de lancement des lots d impression. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 39 / 82

40 Menu principal Impression Utilitaires Point de menu Impressions différées Projection Projets d acquisitions, Projets d extournes, Assistant. Paramétrage du plan comptable Calcul des dotations annuelles Description Ouvre l écran permettant le lancement des impressions différées. Il s agit d impressions que l utilisateur a définies au court de sa session de travail et dont il a enregistré la demande d impression dans une liste à lancer ultérieurement (au cours de la même session de travail). Certaines impressions nécessitent un temps important de calcul. Le fait d en différer le lancement permet à l utilisateur de choisir luimême le moment qui lui convient pour interrompre son travail. Les projets d acquisitions permettent d enregistrer les caractéristiques d amortissement de bien que l on projette d acheter. Les projets d extournes permettent d enregistrer les caractéristiques de ventes d immobilisés que l on projette de réaliser. L assistant des projections d amortissement permettent de calculer des tableaux d amortissements pour les 5, 10 ou 15 années à venir en tenant compte de projets d acquisitions et d extournes définis. Ouvre l écran de paramétrage du plan comptable permettant d installer des comptes d imputation automatique pour le module des immobilisés, et ce par type d acquisition et, si nécessaire, par compte général. Ouvre l écran de calcul des dotations annuelles. Ce même écran peut également être ouvert à partir de l écran des opérations périodiques décrit précédemment. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 40 / 82

41 Menu principal Utilitaires Point de menu Modification des dotations annuelles Reprise tableau existant Récupération de données externes BOB-script Notes générales sur le dossier Calculatrice Description Ouvre l écran de gestion des dotations annuelles. Les mêmes fonctionnalités sont proposées par l écran de saisie des opérations périodiques qui peut être ouvert à partir de l écran des opérations périodiques décrit précédemment. Ouvre l écran de reprise d un tableau existant permettant d encoder, ou de récupérer à partir d un tableau Excel, un tableau d amortissement qui servira de point de départ à la gestion des immobilisés dans BOB 50. Ouvre l écran de récupération d un autre logiciel permettant d importer un tableau d amortissement provenant d un autre logiciel, à savoir, Cubic for Dos, CED Accon ou Venice. Ouvre l écran BOB-script permettant de gérer des routines personnalisées dont le lancement est généralement conditionné par la survenance d un événement dans l application comme, par exemple, la sauvegarde ou la validation d un document comptable. Ouvre l écran des notes permettant d inscrire un mémo relatif au dossier. Pour autant qu il contienne un mémo, cet écran s affiche automatiquement à chaque entrée dans BOB 50. Affiche une petite calculatrice dans un coin de l écran. Celle-ci s utilise aisément via le pavé numérique du clavier. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 41 / 82

42 3. Gestion commerciale Menu principal Point de menu Description Fichier Ouvrir dossier Ouvre l écran d accueil de BOB 50 avec comme utilisateur et dossier par défaut, l utilisateur et le dossier courant. Ceci permet à l utilisateur courant de facilement ouvrir un autre dossier sans devoir à nouveau s identifier. Déconnexion Dossiers récents Clients, Fournisseurs, Relations sociétés, Personnes, Représentants. Ouvre l écran d accueil de BOB 50 sans utilisateur ni dossier par défaut. Ceci permet à l utilisateur courant de fermer sa session BOB 50 pour laisser la place à un autre utilisateur de BOB 50 sur la même station de travail. Permet de sélectionner, parmi la liste des derniers dossiers ouverts, un autre dossier à ouvrir sans devoir repasser par l écran d accueil de BOB 50. Ouvre les écrans de gestion des fiches de base des tiers, des personnes et des représentants. Les fiches de base peuvent être affichées sous forme de fiche ou de liste. Chaque fiche centralise toute l information relative à un tiers ou un compte général. En particulier, elle contient les valeurs à utiliser par défaut et donne accès à l historique du compte. Dictionnaires Ouvre le dictionnaire d écritures. Ce dictionnaire, alimenté à partir des écrans d encodage, permet d enregistrer des écritures à répéter fréquemment de manière ne pas devoir les réencoder à chaque encodage. Localisations de stocks Catégories Articles, Catégories Contrats Ouvre l écran de gestion des localisations de stocks (si le dossier gère plusieurs stocks) où chaque stock est décrit par un code d identification et un libellé. Ouvre les écrans de gestion des catégories d articles et de contrats. Ces catégories peuvent être attribuées aux articles et aux contrats de manière à cibler les consultations, impressions et traitements en fonction des catégories voulues. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 42 / 82

43 Menu principal Point de menu Description Fichier Catégories Rayon Ouvre l écran de gestion des catégories de rayons. Ces catégories sont organisées selon une hiérarchie à trois niveaux. Elles peuvent être attribuées aux articles et permettent d établir des statistiques sur les documents commerciaux (via le menu Statistiques). De plus, il est possible de personnaliser les libellés des trois niveaux de ces catégories via l écran des options de la configuration générale. Encodage Catégories Clients, Fournisseurs, Relations sociétés, Personnes Filtres Tables Documents clients Documents fournisseurs Ouvre les écrans de gestion des catégories de tiers et de personnes. Ces catégories peuvent être attribuées aux tiers et aux personnes de manière à cibler les consultations et impressions en fonction des catégories voulues. Ouvre l écran de gestion des filtres. Ces filtres permettent de cibler les consultations et impressions de la plupart des fiches de base, des historiques et des tables. Ouvre les écrans de gestion des tables où chaque enregistrement est principalement décrit par un code d identification et un libellé. Ouvre la liste des documents clients. Cet écran donne une visibilité complète sur tous les documents clients émis et, notamment, sur leur position dans le cycle des documents clients. En outre, il centralise toutes les fonctionnalités nécessaires à leur gestion : création, modification, regroupement, impression, validation,.. Ouvre la liste des documents fournisseurs. Cet écran donne une visibilité complète sur tous les documents fournisseurs enregistrés et, notamment, sur leur position dans le cycle des documents fournisseurs. En outre, il centralise toutes les fonctionnalités nécessaires à leur gestion : création, modification, regroupement, impression, validation,.. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 43 / 82

44 Menu principal Point de menu Description Encodage Encodage clients Ouvre les écrans de saisie des documents d offres, commandes, notes d envoi, factures et notes de crédit. Afin de rationaliser les encodages, chaque document peut être généré en récupérant les informations reprises sur le document le précédant dans le cycle des documents clients. De plus, outre les écritures enregistrées dans le dictionnaire d écritures, chaque écriture enregistrée peut servir de base à l encodage d une nouvelle écriture. Consultation Encodage fournisseurs Encodage stock Recherche des documents Ouvre les écrans de saisie des documents de commandes et de bons de livraison. Afin de rationaliser les encodages, chaque document peut être généré en récupérant les informations reprises sur le document le précédant dans le cycle des documents fournisseurs. De plus, outre les écritures enregistrées dans le dictionnaire d écritures, chaque écriture enregistrée peut servir de base à l encodage d une nouvelle écriture. Ouvre les écrans de saisie des mouvements et transferts de stocks et des inventaires. Les mouvements de stock permettent d augmenter ou de diminuer le stock global sans passer par un document commercial. Les transferts de stock laissent quant à eux le stock global inchangé. Chaque augmentation ou diminution d un stock et compensée par une diminution ou augmentation d un autre stock. Ouvre l écran de recherche de document permettant de retrouver un document sur base d une série de critères de recherche. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 44 / 82

45 Menu principal Consultation Point de menu Historique articles, clients fournisseurs Historique numéros de série Back orders articles, clients, fournisseurs Commandes ouvertes clients, fournisseurs Recommandes automatiques ouvertes par client, fournisseur Recommandes automatiques par commande client, commande fournisseur Description Ouvre les historiques des mouvements des articles, des documents clients et des documents fournisseurs. Pour chaque historique, il est possible de définir la fourchette de dates à prendre en compte et les documents affichés peuvent être limités à certains types de documents. Ouvre l historique des numéros de série où les numéros affichés peuvent être limités en fonction de leur statut (vendu ou disponible) et triés par n, stock ou date d entrée ou de sortie. Ouvre les écrans des back orders articles, clients et fournisseurs. Les back orders des articles reprennent, article par article, les commandes clients et fournisseurs en cours. Les back orders clients et fournisseurs reprennent, tiers par tiers, les commandes d articles en cours. Ouvre les écrans de consultation des commandes clients ou fournisseurs ouvertes. Ceux-ci affichent la liste des commandes non totalement livrées en indiquant notamment les quantités commandées, livrées et à livrer. Ouvre les écrans des recommandes automatiques ouvertes par client ou fournisseur. Ceux-ci affichent, tiers par tiers, la liste des commandes clients non totalement livrées et supposées faire l objet d une commande fournisseur. Ils indiquent notamment les quantités commandées, livrées et à livrer ainsi que les informations relatives à la commande fournisseur. Ouvre les écrans des commandes automatiques par commande client ou commande fournisseur. Ceux-ci affichent, commande par commande, la liste des commandes fournisseurs qu elle a générées ou des commandes clients qui l ont générée. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 45 / 82

46 Menu principal Traitement Point de menu Validation des factures Factures type Encodage, Mise à jour Contrats Contrats clients, Facturation des contrats, Modèles de contrats Description Ouvre l écran de validation regroupée permettant de comptabiliser un ensemble de documents sur base de critères à définir. Les factures et notes de crédit validées en gestion commerciale se retrouvent dans les historiques de la comptabilité générale. L écran de saisie des factures type permet de définir des modèles de factures sur base desquels on pourra générer des lots de factures ou des factures d abonnements ou de contrats. L écran de mise à jour des factures type permet d actualiser les prix appliqués dans les factures type selon une formule de calcul, ou conformément aux données des fiches articles et clients, et une sélection à définir. Les contrats clients permettent d émettre des factures en fonction d une période de validité et d une fréquence d émission des factures définies dans le contrat. Des contrats conclus avec des clients différents peuvent être associés à la même facture type si les conditions générales et de livraison ainsi que le détail de la facture sont identiques pour tous les clients. Le tiers repris au niveau des factures provient du contrat et non de la facture type. L écran de facturation des contrats permet de générer les factures d un ensemble de contrats répondant à des critères à définir. L écran des modèles de contrats permet de définir des caractéristiques de contrats à appliquer régulièrement. De cette manière, les contrats pourront être rapidement créés sur base de caractéristiques préenregistrées. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 46 / 82

47 Menu principal Traitement Point de menu Facturation automatique Facturation automatique des NEV, Génération d un document type Gestion des jeux de factures Génération de lots Génération de commandes fournisseurs D après les stocks Génération de commandes fournisseurs D après les commandes clients Proposition des livraisons clients Description La facturation automatique des notes d envoi permet de facturer un ensemble de notes d envoi sur base de critères à définir La génération d un document type permet de générer une facture, ou une note d envoi, pour une sélection de clients sur base d une seule et même facture type. Le tiers repris au niveau des documents générés provient de la sélection de clients définie ici et non de la facture type. La génération des lots de factures permet de facturer les clients pour lesquels des factures type ont été enregistrées dans des lots. La génération de commandes fournisseurs d après les stocks permet de générer automatiquement les commandes fournisseurs pour tous les articles dont les quantités en stock sont inférieures à leur quantité minimum requise. Ceci peut se faire en tenant compte d une série de critères à définir, comme, par exemple, les commandes clients et fournisseurs en cours. La génération de commandes fournisseurs d après les commandes clients permet de générer automatiquement les commandes fournisseurs devant servir les commandes clients ouvertes répondant à une série de critères à définir. La proposition de livraison des commandes clients permet de générer automatiquement les factures ou les notes d envoi correspondant aux commandes clients pour lesquelles des articles sont disponibles (même partiellement) en stock. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 47 / 82

48 Menu principal Impression Point de menu Fichiers de base, Tarifs, Contrats, Etiquettes, Impression regroupée, Liste de contrôle, Remises sur le prix de vente, Etat de stock,, Historiques, Statistiques, Back ordres, Suivi des commandes Lots d impressions Impressions différées Description Ouvre les écrans d impression des données commerciales ainsi que des informations enregistrées dans les fiches de base. La grande majorité des impressions sont personnalisables. De plus, outre la sortie sur une imprimante, BOB 50 permet également de réceptionner les impressions dans un fichier Excel ou pdf et éventuellement de placer directement ces fichiers en pièce jointe d un . Plutôt que de lancer chaque impression au moment où il la définit, l utilisateur peut choisir de les lancer toutes ensemble plus tard. De cette manière, il choisit lui-même le moment qui lui convient pour interrompre son travail et laisser à BOB 50 le temps nécessaire au calcul des impressions. Ouvre l écran de gestion des lots d impressions. Un lot d impression consiste en une série d impressions définies à priori et destinées à être ensuite lancées ensemble, et ce, à plusieurs reprises. Les périodes et/ou dates sélectionnées dans les impressions s adaptent automatiquement à la date de lancement des lots d impression. Ouvre l écran permettant le lancement des impressions différées. Il s agit d impressions que l utilisateur a définies au cours de sa session de travail et dont il a enregistré la demande d impression dans une liste à lancer ultérieurement (au cours de la même session de travail). Certaines impressions nécessitant un temps important de calcul avant de pouvoir les imprimer, le fait d en différer le lancement permet à l utilisateur de choisir lui-même le moment qui lui convient pour interrompre son travail. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 48 / 82

49 Menu principal Articles et Tarifs Point de menu Articles Catalogue Articles composés Articles liés Description Ouvre l écran de gestion des fiches de base des articles. Les fiches de base peuvent être affichées sous forme de fiche ou de liste. Chaque fiche centralise toute l information relative à un article. En particulier, elle contient les valeurs à utiliser par défaut et Ouvre l écran de gestion des catalogues articles. Ces catalogues présentent une structure hiérarchisée de rubriques et de sous-rubriques qui permettent d organiser les articles. Il est possible de générer un catalogue de manière automatique via le menu Utilitaires du module. Ce catalogue reprend tous les articles du fichier articles et les présente tous dans la même rubrique. Ouvre l écran de gestion des nomenclatures permettant de définir la composition des articles composés. Le même écran peut être appelé, article par article, via leur fiche de base. Les articles composés peuvent être valorisés en additionnant les prix des composants ou en leur attribuant un prix spécifique. Par ailleurs, les stocks peuvent être mis à jour sur base des mouvements de l article composé ou sur base des mouvements des articles composants. Ouvre l écran de gestion des articles liés permettant de définir les articles sans lesquels les articles liés ne peuvent être vendus ou achetés. Le même écran peut être appelé, article par article, via leur fiche de base. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 49 / 82

50 Menu principal Point de menu Description Articles Tarifs et Gammes Ouvre la table des gammes permettant de gérer les gammes et leurs composants. Les articles d une gamme peuvent être créés automatiquement sur base des caractéristiques de l article générique et des gammes qui lui sont associées. Un article générique peut être décliné sur une, deux ou trois gammes (au maximum). Le nombre de gammes qu il est possible de créer est quant à lui infini. Modèle article Ouvre l écran de gestion des modèles d articles. Ceux-ci permettent d enregistrer des caractéristiques communes à bon nombre d articles. De cette manière, les fiches d articles pourront être rapidement créées sur base de caractéristiques préenregistrées. Tarifs Ouvre l écran de mise à jour des tarifs permettant de définir les prix de vente des articles, et ce, pour chaque (version de) tarif créé dans la table des tarifs. La définition de prix de vente des articles peut également s effectuer, article par article, via leur fiche de base. Gestion des tarifs Table des tarifs, Version de tarifs, Mise à jour automatique, Tarifs spécifiques clients La table des tarifs permet de créer les listes de prix standard, chaque liste étant décrite par un code d identification et un libellé. L écran des versions de tarifs permet de décliner un tarif en plusieurs versions à appliquer, par exemple, en fonction de leur période de validité. L écran de mise à jour automatique permet de faire calculer par BOB 50 les prix de vente à indiquer dans les différents tarifs sur base des prix d achat des articles ou de leur prix de vente dans un autre tarif. L écran des tarifs spécifiques clients permet de définir des listes de prix pour chaque client. La définition de prix de vente des articles, à appliquer spécifiquement à chaque client, peut également s effectuer, article par article, via leur fiche de base. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 50 / 82

51 Menu principal Point de menu Description Articles Tarifs et Gestion des tarifs Calcul des tarifs des articles composés L écran de calcul des tarifs des articles composés permet de faire calculer par BOB 50 les prix de vente à indiquer dans les différents tarifs en ce qui concerne les articles composés. Les calculs s effectuent selon une formule à définir sur base des prix de vente, des prix d achat ou des prix moyens pondérés des composants. Importation des articles et des prix Lance l assistant d importation des articles et des prix permettant de créer ou mettre à jour des articles et/ou des listes de prix de vente en récupérant des données enregistrées dans un fichier dbf ou Excel. Statistiques Statistiques Clients, Articles L écran des statistiques clients permet de calculer, par client, notamment le chiffre d affaires et la marge réalisés sur les ventes comprises dans la sélection de dates définie. Le Top X des clients est réparti par région et province et est présenté sous forme de tableau, carte géographique et graphique. L écran des statistiques articles permet de calculer, par article, notamment le chiffre d affaires et la marge réalisés sur les ventes comprises dans la sélection de dates définie. Le Top X des articles est réparti par région et province et est présenté sous forme de tableau, carte géographique et graphique. Statistiques Fournisseurs, Rayon L écran des statistiques fournisseurs permet de calculer, par fournisseur, notamment le montant des achats compris dans la sélection de dates définie. Le Top X des fournisseurs est réparti par région et province et est présenté sous forme de tableau, carte géographique et graphique. Indique, par rayon, la quantité et le montant vendu. Le résultat est présenté sous-forme de tableau, de graphique circulaire et d histogramme. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 51 / 82

52 Menu principal Utilitaires Point de menu Configuration Liste des journaux, Dessins de documents Configuration Paramétrage de l encodage Contrôle des numéros de série Importation des adresses de livraison Installation des catégories comptables Description La liste des journaux ouvre l écran de gestion des fiches de base des journaux dans lesquels sont enregistrés les documents commerciaux. Chaque fiche centralise toute l information relative à un journal. En particulier, elle indique pour chacun des 3 derniers exercices, le numéro et la période du prochain document. Plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultanément dans un même journal pour autant que celui-ci ait été défini comme partageable. Les dessins de documents ouvrent l écran permettant de gérer les modèles de documents à utiliser lors des encodages dans les différents journaux commerciaux. Le paramètrage de l encodage ouvre l écran permettant de personnaliser les données que l on souhaite pouvoir saisir dans les écrans d encodage. En particulier, la logique à suivre par la touche <Enter> dans la grille d encodage peut être personnalisée en choisissant les colonnes dans lesquelles cette touche doit s arrêter toujours, jamais ou seulement si elle est vide. Ouvre l écran de contrôle des numéros de série permettant d assurer la cohérence entre le nombre d articles en stock et le nombre de numéros de série existant. Lance la mise à jour des adresses de livraison des fiches de base des tiers sur base des adresses de livraison enregistrées dans les documents commerciaux. Lance l installation des catégories comptables sur base des informations enregistrées dans les documents commerciaux. Les catégories comptables sont des combinaisons de comptes d imputation et codes TVA définies en fonction du type de document (achat ou vente) et de l origine (nationale, intracommunautaire ou internationale) du tiers. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 52 / 82

53 Menu principal Utilitaires Point de menu Mise à jour des prix moyens pondérés Mise à jour de la table des codes postaux Création dynamique d un catalogue Description Ouvre l écran de calcul des prix moyens pondérés permettant de mettre à jour les prix moyens pondérés d une sélection d articles sur base des informations enregistrées dans les documents commerciaux. Ouvre l écran de mise à jour des codes postaux afin de compléter la région et la province par compte postal. Lance la création dynamique d un catalogue générant un catalogue de manière automatique. Ce catalogue, disponible dans le menu Articles et tarifs reprend tous les articles du fichier articles et les présente tous dans la même rubrique. Exportation XML des articles BOB-script Notes générales sur le dossier Calculatrice Ouvre l écran d Exportation XML des articles permettant d exporter une sélection d articles au format XML. Le BOB-script permet de gérer des routines personnalisées dont le lancement est généralement conditionné par la survenance d un événement dans l application comme, par exemple, la sauvegarde ou la validation d un document comptable. Ouvre l écran des notes permettant d inscrire un mémo relatif au dossier. Pour autant qu il contienne un mémo, cet écran s affiche automatiquement à chaque entrée dans BOB 50. Affiche une petite calculatrice dans un coin de l écran. Celle-ci s utilise aisément via le pavé numérique du clavier. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 53 / 82

54 Menu principal Utilitaires Point de menu Archivage des données Suppression des données Description L archivage de données lance l assistant permettant d archiver les documents d une ou plusieurs périodes afin de libérer de la place mémoire. L archivage a pour effet de sauvegarder les documents des exercices concernés dans un fichier d archive et de supprimer définitivement du dossier les factures et notes de crédit validées, les commandes totalement livrées, les offres et notes d envoi qui ont été regroupées, les bons de livraison fournisseurs, les mouvements de stock et les inventaires. Les autres documents ne sont donc pas supprimés du dossier et pourront donc toujours être modifiés après l archivage de leur période. BOB 50 affiche les documents archivés si le fichier d archive est accessible. La mention «Fichier Archive» indique que les données affichées ont été archivées. Elles ne sont donc plus accessibles qu à titre informatif. La suppression des données lance l assistant permettant d effacer les documents d une ou de plusieurs périodes. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 54 / 82

55 4. Point de vente Menu principal Point de menu Description Fichier Ouvrir dossier Ouvre l écran d accueil de BOB 50 avec comme utilisateur et dossier par défaut, l utilisateur et le dossier courant. Ceci permet à l utilisateur courant de facilement ouvrir un autre dossier sans devoir à nouveau s identifier. Déconnexion Dossiers récents Articles Clients, Relations sociétés, Personnes Tables Ouvre l écran d accueil de BOB 50 sans utilisateur ni dossier par défaut. Ceci permet à l utilisateur courant de fermer sa session BOB 50 pour laisser la place à un autre utilisateur de BOB 50 sur la même station de travail. Permet de sélectionner, parmi la liste des derniers dossiers ouverts, un autre dossier à ouvrir sans devoir repasser par l écran d accueil de BOB 50. Ouvre l écran de gestion des fiches de base des articles. Les fiches de base peuvent être affichées sous forme de fiche ou de liste. Chaque fiche centralise toute l information relative à un article. En particulier, elle contient les valeurs à utiliser par défaut et donne accès à l historique de l article. Ouvre les écrans de gestion des fiches de base des clients, des relations sociétés et des personnes. Les fiches de base peuvent être affichées sous forme de fiche ou de liste. Chaque fiche centralise toute l information relative à un client, une relation société ou une personne de contact. En particulier, elle contient les valeurs à utiliser par défaut et donne accès à son historique. Ouvre les écrans de gestion des tables où chaque enregistrement est principalement décrit par un code d identification et un libellé. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 55 / 82

56 Menu principal Encodage Impression Traitement Point de menu Code et libellé des caisses Tableau de bord, X de caisse, Solde de caisse, Statistiques Entrée de caisse, Sortie de caisse, Gestion des tickets, Comptabilisation des paiements et tickets, Ouverture de caisse, Clôture de caisse Gestion des tickets, Comptabilisation des paiements et tickets, Ouverture de caisse, Clôture de caisse Description Ouvre les écrans d encodage des différentes caisses. Ces écrans sont entièrement personnalisables et centralisent toutes les fonctionnalités relatives à la gestion des caisses. L accès à ces fonctionnalités peut, en outre, être conditionné par les droits accordés aux différents caissiers. Ouvre les écrans d impression des rapports utiles à la tenue des caisses. Le tableau de bord donne le total des montants par type de document et par client. Le X de caisse donne le total des montants par caisse et par moyen de paiement. Les statistiques donnent le total des ventes par jour, par caissier ou par client et permet de comparer le chiffre d affaires de deux semaines différentes. L entrée de caisse permet d enregistrer les entrées d argent et d identifier le type de recette correspondant. Les types de recette sont décrits par un code et un libellé dans la table correspondante du menu fichier. La sortie de caisse permet d enregistrer les sorties d argent et d identifier le type de dépense correspondant. Les types de dépense sont décrits par un code et un libellé dans la table correspondante du menu fichier. La gestion des tickets centralise toute l information et les fonctionnalités relatives aux tickets émis. L accès à ces fonctionnalités peut, en outre, être conditionné par les droits accordés aux différents caissiers. Cet écran propose aussi un mode avancé permettant d effacer ou de modifier des tickets. La comptabilisation des paiements et tickets permet d envoyer les paiements dans les journaux financiers temporaires et de générer des factures en gestion commerciale pour les tickets n ayant pas encore fait l objet de facture ou de note d envoi. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 56 / 82

57 Menu principal Utilitaires Point de menu Paramètres du point de vente, Liste des caissiers BOB-script Description Les paramètres du point de vente lance l assistant permettant de gérer les caisses du point de vente, à savoir, de les créer et de les configurer. La liste des caissiers permet de gérer les différents caissiers, à savoir de les créer et de leur attribuer leur droit d accès aux différentes fonctionnalités du point de vente. Le BOB-script permet de gérer des routines personnalisées dont le lancement est généralement conditionné par la survenance d un événement dans l application comme, par exemple, la sauvegarde ou la validation d un document comptable. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 57 / 82

58 5. Configuration générale Menu principal Point de menu Description Fichier Ouvrir dossier Ouvre l écran d accueil de BOB 50 avec comme utilisateur et dossier par défaut, l utilisateur et le dossier courant. Ceci permet à l utilisateur courant de facilement ouvrir un autre dossier sans devoir à nouveau s identifier. Déconnexion Ouvre l écran d accueil de BOB 50 sans utilisateur ni dossier par défaut. Ceci permet à l utilisateur courant de fermer sa session BOB 50 pour laisser la place à un autre utilisateur de BOB 50 sur la même station de travail. Dossiers récents Permet de sélectionner, parmi la liste des derniers dossiers ouverts, un autre dossier à ouvrir sans devoir repasser par l écran d accueil de BOB 50. Tables Ouvre les écrans de gestion des tables où chaque enregistrement est principalement décrit par un code d identification et un libellé. Impression Impression de la configuration Ouvre l écran de la configuration du dossier permettant d imprimer tous les paramètres du dossier. Echange données de Importation de tiers et de personnes Lance l assistant d importation des tiers et des personnes permettant de les créer ou de les mettre à jour en récupérant des données enregistrées dans un fichier dbf ou Excel. Paramétrage Tables supplémentaires, Champs supplémentaires, Personnalisation des champs de recherche Les tables supplémentaires permettent à l utilisateur de définir ses propres tables qui serviront à valider les données saisies dans les zones personnalisées qu il a créées (voir ci-après). Les champs supplémentaires permettent à l utilisateur de créer ses propres zones de saisie d information tant dans la partie libre des fiches tiers, des comptes généraux, des immobilisés, des plans analytiques et des articles que dans les écrans d encodage ou encore les numéros de série ou les contrats clients. Cette fonction permet d entrer des informations adaptées aux besoins Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 58 / 82

59 Menu principal Paramétrage Point de menu Paramétrage des boutons personnalisés, Menu utilisateurs, BOB-script, Gestion des préférences, Profil personnel, Paramètres généraux, Options Description particuliers de chaque dossier. La personnalisation des écrans de recherche permet à l utilisateur de choisir les informations apparaissant dans les grilles de recherche (nom, adresse ) et de modifier l apparence de l écran (longueur et ordre des colonnes ). Le pramétrage des boutons personnalisés permet à l utilisateur d ajouter, à certains écrans de BOB 50, des boutons associés une action standard de BOB 50 ou à du script personnalisé (BOB-script). Le menu utilisateur permet d ajouter des sous-menus à la barre des menus via une DLL. Le BOB-script permet de gérer des routines personnalisées dont le lancement est généralement conditionné par la survenance d un événement dans l application comme, par exemple, la sauvegarde ou la validation d un document comptable. La gestion des préférences permet de sauvegarder ou de restaurer les préférences d'un ou de plusieurs utilisateurs. Le profil personnel permet à l utilisateur courant de modifier ses options de travail. Les paramètres généraux permettent de revoir les paramètres du dossier au travers des écrans ayant servi à la création du dossier. Les options regroupent l ensemble des possibilités de paramétrage des différents modules de l application BOB 50. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 59 / 82

60 La barre de commandes La barre de commandes principale du bureau est située sous la barre de menus et est également synchronisée avec le module générique actif. Elle comporte des icônes permettant d accéder rapidement aux principaux écrans de BOB 50. Des info-bulles vous renseignent sur la signification de chaque icône (vous pouvez les visualiser en baladant le pointeur de votre souris sur la barre de commandes). De plus, une série d écrans sont accessibles via un raccourci clavier. Son action est, selon le contexte, globale ou réservée à la fenêtre active. Le tableau suivant présente les icônes communes aux différents modules. Icône Nom / Info-bulle Commande Raccourci clavier Clients Ouvre le fichier des clients. <F3> Fournisseurs Ouvre le fichier des fournisseurs. <F4> Relations sociétés Ouvre le fichier des relations sociétés. <F5> Personnes Ouvre le fichier des personnes <F6> Couper Copier Coller Prévisualiser Efface le texte sélectionné et le place dans le presse-papiers. Copie le texte sélectionné et le place dans le presse-papiers. Colle le texte du presse-papiers dans la fenêtre activée. Permet de prévisualiser le document correspondant à la fenêtre active. <Ctrl>+<X> <Ctrl>+<C> <Ctrl>+<V> - Impression Imprime le document correspondant à la fenêtre en cours. <Ctrl>+<P> Chercher Ouvre l écran de recherche en rapport avec l écran actif. <Ctrl>+<F> Lots d impression Ouvre l écran de gestion des lots d impressions. - Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 60 / 82

61 Icône Nom / Info-bulle Commande Raccourci clavier Impressions différées BOB-script Ouvre l écran de gestion des impressions différées. Ouvre l écran de gestion des scripts. - - Calculatrice Ouvre la calculatrice. <Shift>+<F2 > Connexion au site Ouvre le site web du tiers actif. - Envoi d un Génère un avec l adresse du tiers actif. - Notes sur le dossier Ouvre la note du dossier. - BOB OLE Ouvre le dossier dans Excel (BOB OLE). - Le tableau suivant présente les icônes spécifiques aux modules Comptabilité & Finance. Icône Nom / Info-bulle Commande Raccourci clavier Plan comptable Ouvre le plan comptable <F7> Cours des devises Sections analytiques Gestion des encodages Ventes NC/Ventes Ouvre l écran de gestion du cours des devises Ouvre le plan comptable analytique Ouvre l écran de gestion des encodages. Ouvre l écran d encodage des ventes. Ouvre l écran d encodage des notes de crédit sur ventes. <F9> Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 61 / 82

62 Achats NC/Achats Ouvre l écran d encodage des achats. Ouvre l écran d encodage des notes de crédit sur achats. - - Liaison IRIS Ouvre l assistant d importation IRIS ou l écran de synchronisation des fournisseurs. - Financiers Opérations diverses Ecritures en attente Journaux comptables Gestion des documents officiels Ouvre l écran d encodage des financiers. Ouvre l écran d encodage des opérations diverses. Ouvre l écran de gestion des écritures en attente. Ouvre l écran de consultation des journaux. Ouvre l historique des documents officiels Intervat Ouvre l assistant Intervat. - Le tableau suivant présente les icônes spécifiques au module Immobilisés. Icône Nom / Info-bulle Commande Immobilisés Ouvre le fichier des immobilisés. Opérations périodiques Historique général Ouvre l écran de calcul de la dotation. Ouvre l historique général. Assistant Ouvre l assistant d amortissement. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 62 / 82

63 Le tableau suivant présente les icônes spécifiques au module de la Gestion commerciale. Icône Nom / Info-bulle Commande Articles Ouvre le fichier des articles. Catalogue Ouvre le catalogue d articles. Tarifs Ouvre l écran de mise à jour des tarifs. Offres Ouvre l écran d encodage des offres. Commandes Ouvre l écran d encodage des commandes. Bon de livraison Ouvre l écran d encodage des bons de livraison. Notes d envoi Ouvre l écran d encodage des notes d envoi. Factures Ouvre l écran d encodage des factures. Notes de crédit Ouvre l écran d encodage des notes de crédit. Documents clients Ouvre la liste des documents clients. Documents fournisseurs Validation des factures Ouvre la liste des documents fournisseurs. Ouvre l écran de validation regroupée. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 63 / 82

64 Le tableau suivant présente les icônes spécifiques au module Point de vente. Icône Nom / Info-bulle Commande Comptabilisation des paiements et tickets Ouverture/Clôture de caisse Gestion des tickets Paramètres de la caisse Liste des caissiers Ouvre l écran des recettes comptoirs (après sélection du caissier). Ouvre l écran d ouverture/de clôture de caisse (après sélection du caissier). Ouvre l écran de gestion des tickets (après sélection du caissier). Ouvre l assistant de configuration des points de vente. Ouvre la liste des caissiers. Il est à noter que les barres de menus et de commandes peuvent être personnalisées (ajout de commandes, retrait de commandes, création de ses propres raccourcis, insertion de nouvelles icônes ) pour répondre à la fois aux habitudes de travail des utilisateurs et à leur profil de droits d accès. Une barre d outils évolutive est également présente au bas de chaque fenêtre. Certaines de ces icônes sont présentes, ou ne le sont pas, suivant la fenêtre où vous vous trouvez. Elles sont, pour la plupart, accompagnées elles-aussi d une info-bulle et accessibles par un raccourci clavier. Il est à noter que certains des raccourcis-clavier peuvent être modifiés et personnalisés via le menu Utilitaires. Le tableau suivant présente les principales icônes de bas de fenêtre. Icône Nom / Info-bulle Commande Raccourci clavier Enregistrer Mémorise la saisie ou la <Alt>+<M> modification Annuler Annule la saisie ou la modification <Esc> Visualiser en grille Ouvre le fichier sous forme de liste. <Alt>+<L> Chercher Ouvre une fenêtre de recherche. <Alt>+<C> Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 64 / 82

65 Ajouter Ajouter un enregistrement. <Alt>+<A> Effacer Effacer l enregistrement courant. <Alt>+<E> Imprimer Lance une impression. <Alt>+<I> Prévisualiser Ouvre une fenêtre de prévisualisation <Alt>+<P> Valider Valide les documents sélectionnés <Alt>+<V > Visualiser détail Ouvre une fenêtre de détail de l information affichée. <Alt>+<Z> Historique Ouvre une fenêtre d historique <Alt>+<H> Lancer le calcul Lance une procédure <Alt>+<G> Modifier infos Donne accès au mode édition <Alt>+<U> Tout sélectionner Sélectionne tous les enregistrements d une grille. Tout désélectionner Désélectionne tous les enregistrements d une grille. <Alt>+<T> <Alt>+<D> Importation Récupère des informations en provenance d un modèle ou d un dictionnaire. <Alt>+<Y> Exportation Sauvegarde des informations comme modèle ou dans un dictionnaire. <Alt>+<X> Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 65 / 82

66 V.b Conventions BOB 50 Menu Edition Présent tant dans l application BOB System que dans l application BOB 50, le menu Edition fait partie du menu contextuel accessible à tout moment via un <Clic droit>, la touche + <F10>. Il reprend des fonctions déjà rencontrées dans Windows : Couper : efface le texte sélectionné et le place dans le presse-papiers (<Ctrl>+<X>). Copier : place une copie du texte sélectionné dans le presse-papiers (<Ctrl>+<C>). ou <Shift> Coller : insère le contenu du presse-papiers à l endroit où se trouve le curseur (<Ctrl>+<V>). Tout envoi d une donnée vers le presse-papiers efface automatiquement la précédemment stockée. Il reprend aussi quelques fonctions supplémentaires propres à BOB 50 : donnée Dernière valeur : dans les encodages, recopie dans la zone active, la dernière valeur prise par cette zone (<Ctrl>+<B>). Transfert : exporte la fiche courante ou tout le fichier vers un ou plusieurs autres dossiers. Impression : imprime le contenu de la fenêtre active (<Ctrl>+<P>). Prévisualisation : affiche l état d un document avant impression. Chercher : recherche séquentiellement sur base du contenu de n importe quelle zone de la fiche. Préférences : permet de configurer l environnement utilisateur : langue, imprimante, libellé alternatif Vue par défaut : replace une grille dans sa configuration d origine (annulation de la préférence de l utilisateur). Informations générales : donne des informations sur la fiche, le fichier, et l environnement utilisateur. Conventions spéciales d encodage Pour un encodage rapide des journaux, travaillez sans la souris. L écran de saisie des écritures d achats et ventes se compose de 5 sections : 1. les informations d en-tête de facture (n de pièce, date, échéance, devise, montant, ) ; 2. le corps de la facture sous forme de grille (imputation comptable, ) ; 3. le détail du/des montant(s) TVA ; 4. le solde à imputer ; 5. les imputations analytiques. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 66 / 82

67 Les raccourcis suivant permettent de passer d un champ à l autre de l écran. Raccourci clavier <Tab> <Shift>+<Tab> <Enter> <Alt>+<M> <PgDn> <PgUp> Commande Positionne le curseur sur la zone de saisie suivante. Positionne le curseur sur la zone de saisie précédente. Positionne le curseur sur la zone de saisie suivante selon la logique d encodage dite «la plus courante». Enregistre les données. Va à la section suivante. Va à la section précédente. La logique d encodage peut être personnalisée via le choix Configuration de l itinéraire de la touche entrée du menu contextuel des écrans d encodage. Les deux dernières conventions ne sont d application que si l utilisateur ne personnalise pas ses raccourcis clavier. Lors de la saisie des journaux financiers et des opérations diverses, les numéros de compte sont précédés de leur type : C ou 1 pour Clients ; F ou 2 pour Fournisseurs ; G ou 3 pour Généraux. Une recherche de document multi-critères (montant, numéro, journal ) est possible en tapant? à la place du type de compte. Lors de l encodage des journaux financiers, il est possible de retrouver directement un document existant sur base de son numéro : tapez <*>+<n du document> dans le champ Compte. Dans les financiers, selon le contexte, la case Coût/TVA permet d imputer des différences de paiement (frais bancaires et escomptes ) ou une imputation TVA. Celle-ci est possible si la case Saisie TVA financier du compte général d imputation est cochée au niveau du plan comptable. V.c Création d un nouveau dossier Munissez-vous du code d installation fourni avec votre CD ROM. Vous allez devoir compléter une succession d écrans. La plupart des paramètres saisis dans ces écrans pourront être modifiés et complétés après la création du dossier. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 67 / 82

68 1. Démarrez l application BOB System en double cliquant sur l icône correspondante située sur votre bureau. Une fois entré dans l application, mentionnez votre code utilisateur, un éventuel mot de passe et cliquez sur <OK>. 2. Sélectionnez la commande Fichier Nouveau Dossier. 3. Après l acceptation des termes de la licence d utilisation, introduisez le n de série, la date de validité, le nom et le code d installation. Respectez scrupuleusement les données indiquées sur la fiche signalétique de votre licence. 4. Attribuez un code alphanumérique au nouveau dossier et complétez ses coordonnées. 5. Spécifiez le répertoire qui sera utilisé pour le stockage des informations relatives à ce dossier, ainsi que la langue de base du dossier. 6. Cochez les modules à installer et spécifiez le type du dossier. 7. Récupération des paramètres d un autre dossier : permet de récupérer les fichiers de base (plan comptable, clients, fournisseurs, ) d un autre dossier BOB Récupération d un autre logiciel : permet de récupérer les données d un autre logiciel comme par exemple : CUBIC, Winbooks, ExpertM, etc. Dans ce cas, un écran supplémentaire vous permet de spécifier les coordonnées du dossier au niveau de cet autre logiciel. 9. Définissez soigneusement la législation et la devise de base du dossier. 10. En cas de récupération de données d un autre logiciel, le programme vous demande de mentionner les tables et fichiers à récupérer (fichier des clients, plan comptable, paramétrage des actions d encodage ). 11. Choisissez la longueur des comptes généraux ainsi que le type de plan comptable à installer. Le plan comptable peut éventuellement être récupéré d un autre dossier 12. Déterminez la date de début du premier exercice comptable ainsi que la longueur d une période d encodage (mensuelle ou trimestrielle). Les paramètres généraux du dossier telles les informations concernant le déclarant TVA ou la déclaration Intrastat seront définis plus tard, dans le dossier même, accessible via l application BOB 50. Lorsque la création du dossier est terminée, définissez et vérifiez soigneusement les paramètres du dossier en lançant l application BOB 50 et en ouvrant le dossier que vous venez de créer. (cfr. «Comment lancer l application» dans le chapitre V). Avant de commencer à encoder, il convient de vérifier attentivement les comptes d imputation automatiques et les comptes liés aux codes TVA, ainsi que la liste des journaux. Cependant, afin d accélérer les encodages, nous vous conseillons vivement de compléter les valeurs par défaut associées aux comptes généraux ainsi qu aux comptes tiers. En effet, le temps investi pour la préparation des valeurs par défaut (compte, imputation analytique, code TVA, devise, délais de paiement, escompte ) sera, plus que largement, récupéré lors des encodages. S il s agit d un dossier créé à partir d un autre dossier BOB 50 ou à partir de rien, il convient de procéder à l ouverture individuelle de chacun des postes ouverts pour les comptes qui devront être lettrés. Pour les comptes qui ne donneront pas lieu à un lettrage, une ouverture en solde est suffisante. Pour pouvoir encoder cette opération diverse d ouverture en plusieurs fois, il suffit d équilibrer chaque pièce à l aide d un compte spécifique d ouverture. Lorsque tous les comptes auront été ouverts, ce compte d ouverture sera évidemment soldé automatiquement. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 68 / 82

69 V.d Comment vérifier, compléter ou modifier les paramètres de votre dossier? Le menu Paramétrage de la Configuration générale Tables supplémentaires : permet à l utilisateur de définir ses propres tables qui serviront à valider les données saisies dans les zones personnalisées qu il a créées (voir ci-après). Champs supplémentaires : permet à l utilisateur de créer ses propres zones de saisie d information tant dans la partie libre des fiches tiers, des comptes généraux, des immobilisés, des plans analytiques et des articles que dans les écrans d encodage ou encore les numéros de série ou les contrats clients. Cette fonction permet d entrer des informations adaptées aux besoins particuliers de chaque dossier. Personnalisation des écrans de recherche : permet à l utilisateur de choisir les informations apparaissant dans les grilles de recherche (nom, adresse ) et de modifier l apparence de l écran (longueur et ordre des colonnes ). Paramétrage des boutons personnalisés : permet à l utilisateur d ajouter, à certains écrans de BOB 50, des boutons associés une action standard de BOB 50 ou à du script personnalisé (BOB-script). Menu utilisateur : permet d ajouter des sous-menus à la barre des menus via une DLL. Utile pour ceux qui désirent traiter leurs données dans un autre logiciel. BOB-script : permet de créer et gérer des procédures personnelles. Gestion des préférences : permet de sauvegarder ou de restaurer les préférences d'un ou de plusieurs utilisateurs. Profil personnel : permet à l utilisateur courant de modifier ses options de travail. Paramètres généraux : permet de revoir les paramètres du dossier au travers des écrans ayant servi à la création du dossier. Options : regroupe l ensemble des options de paramétrage des différents modules présents dans l application BOB 50 (Comptabilité Générale, Transferts bancaires, Analytique, Documents légaux, Gestion commerciale et Immobilisés). Le menu Utilitaires des modules Comptabilité & Finance Note générale sur le dossier : permet d ajouter ou consulter un commentaire libre en rapport général avec le dossier. Configuration Comptes automatiques : permet de définir les comptes sur lesquels le programme imputera automatiquement : centralisateurs tiers, escompte, frais bancaires, TVA due, dotation aux amortissements, bénéfice à reporter Configuration Liste des journaux : permet la gestion des journaux (création, modification, apparence). Configuration Taux de TVA : permet d accéder au mécanisme des taux de TVA. Seul un comptable averti pourra modifier ces mécanismes ou ajouter un nouveau taux. Configuration Définition des plans analytiques : permet la gestion des plans analytiques. Configuration Liste des journaux analytiques : permet la gestion des journaux analytiques (création, modification, apparence). Configuration Paramétrisation du plan comptable : permet de d associer des sections analytiques aux comptes généraux. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 69 / 82

70 Configuration Liste des budgets : permet de définir les plans budgets auxquels se rapportent les postes budgétaires définis au niveau du menu fichier du module. Configuration Lois d évolution : permettent de calculer automatiquement les montants à allouer mensuellement aux différents postes budgétaires. Configuration Paramétrage des rappels : permet de spécifier les options relatives aux rappels de paiement (nombre de niveaux, délai minimum entre deux rappels, etc). Il permet également la gestion des intérêts de retard. Configuration Textes des rappels : permet de composer un layout de rappel et de composer son texte. Configuration Paramétrage des états financiers : permet de définir les mécanismes de l établissement des bilans. Seul un comptable averti pourra modifier ou compléter ces mécanismes. Configuration BOB-script : permet de créer et gérer des procédures personnelles. Maintenance des données Gestion des archives : permet d organiser et de gérer les exercices archivés. Maintenance des données Archivage d un exercice : permet d archiver un ou plusieurs exercices comptables afin de libérer de la place mémoire. Les écritures archivées restent visualisables. Maintenance des données Suppression des données Maintenance des données Tests dossier : permet à tout moment de s assurer de l intégrité comptable des données. Maintenance des données Resynchronisation des écritures tiers : permet, si l option de prévalidation des écritures tiers est activée, de reconstruire les historiques tiers sur base des journaux temporaires. Echange de données Exportation de la Balance comptable : permet le transfert de la balance et des données comptables vers les principaux logiciels d analyse bilantaire (ANALBI, ACCON, SOFISK ). Echange de données Création d un package FiSta : permet le transfert de la balance et des données comptables vers FiSta, le logiciel de Dépôt des comptes annuels et d analyse des états financiers de Sage. Gestion des périodes : assistant permettant de créer un exercice et de clôturer les périodes. Tests préalables à l ouverture d un exercice : permet de lancer les tests permettant de s assurer de la bonne cohérence des données comptables avant l ouverture d un nouvel exercice comptable. Ouverture d un exercice : permet d effectuer la réouverture d un exercice (transfert des soldes des comptes de bilan). Calculatrice : affiche une petite calculatrice dans un coin de l écran. Vous pouvez aisément l utiliser via le pavé numérique de votre clavier. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 70 / 82

71 V.e Les encodages L utilisation de la souris permet une utilisation intuitive du programme. Cependant, pour les sessions d encodage, il est vivement conseillé d utiliser le clavier le plus possible. Accordez une importance particulière au paramétrage de vos fichiers de base, notamment en ce qui concerne les informations TVA du plan comptable et le compte d imputation par défaut de vos fiches clients et fournisseurs. Ces données seront proposées lors des encodages et permettront un gain de temps très appréciable. BOB 50 dispose de commandes très performantes qui lui permettent d offrir un des encodages les plus rapides du marché. Toutes les commandes d encodage ont été, dans la mesure du possible, regroupées autour du pavé numérique de votre clavier. C est ainsi que vous aurez recours aux touches <Enter>, <->, <+>, <PgDn>, <PgUp> et <End>, ainsi qu aux flèches de direction. Classiquement, en Windows, vous utilisez la touche <Tab> pour passer de zone en zone et <Shift>+<Tab> pour reculer d une zone. Dans la majeure partie des cas, vous ne devrez remplir que quelques zones. Ces zones seront parcourues avec la touche <Enter>. A tout moment, et pour autant que les documents soient correctement encodés, vous pourrez enregistrer votre document et passer au suivant en utilisant les touches <Alt>+<M>. L encodage d un achat/vente La fenêtre d encodage se compose de 5 sections : 1. les informations d en-tête de facture (n de pièce, date, échéance, devise, montant, ) ; 2. le corps de la facture sous forme de grille (imputation comptable, ) ; 3. le détail du/des montant(s) TVA ; 4. le solde à imputer ; 5. les imputations analytiques. Pour passer d une section à l autre, utilisez les touches <PgDn> et <PgUp>. La logique d encodage, décrite ci-dessous, peut être personnalisée via le choix Configuration de l itinéraire de la touche entrée du menu contextuel des écrans d encodage. Cette fonctionnalité permet à l utilisateur de définir sa propre logique d encodage en choisissant pour chaque champ s il souhaite que la touche <Enter> s y arrête toujours, jamais ou seulement si elle est vide. Si nécessaire, cette logique peut également être adaptée en fonction du type du journal (achats, ventes, notes de crédit sur achats ou notes de crédit sur ventes). Les informations d en-tête de la facture C est ici que figurent les informations générales du document (N de pièce, référence du tiers, date de la facture, échéance, montant total du document, escompte, ). Avec la touche <Enter>, vous arrivez dans la zone Tiers, il s agit de la référence du fournisseur ou du client. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 71 / 82

72 Vous pouvez commencer à taper cette référence, le programme se positionne automatiquement sur la première fiche qui rencontre vos critères. Pour effectuer une recherche, laissez la zone vide et utilisez une nouvelle fois la touche <Enter> qui ouvrira l écran en question. Dans cet écran, si la zone est vide, <Alt>+<Flèche gauche> ou <Alt>+<Flèche droite> font défiler les différentes clés de recherche (nom, compte bancaire, ). Vous pouvez également lancer la recherche en faisant <Alt>+<Flèche bas> ou en cliquant dans la zone. Une fois la zone Tiers complétée, <Enter> remplit les zones relatives à l échéance, à la devise et à l escompte sur base des valeurs contenues dans la fiche du tiers puis vous positionne sur la date. Vous pouvez la retaper (sans les séparateurs), ou appeler le calendrier. Pour avancer ou reculer d un jour, vous pouvez utiliser les touches <+> et <->. Une nouvelle fois, <Enter> vous positionne sur la zone Montant ou, le cas échéant, sur la zone Montant en devise. Tapez-y le montant total à payer du document. <Enter> sur cette zone a pour effet de rechercher dans la fiche tiers le compte d imputation par défaut et de faire la ventilation TVA relative à cette imputation si le compte général a été correctement complété. Très souvent, l encodage du document sera déjà terminé à ce stade. Vérifiez que tout est correct et enregistrez votre facture en cliquant sur le bouton utilisant le raccourci clavier <Alt>+<M>., ou en Si le bouton d enregistrement n est pas accessible, c est que le total de vos imputations et des informations TVA ne correspond pas au montant total de votre facture. Avant d enregistrer votre travail, vous pouvez encore compléter la zone Communication. Pour encoder une communication structurée, il suffit de saisir un «+» et de le faire suivre par les chiffres les uns à suite des autres. Si la communication correspond à une communication structurée valide, le programme en adaptera automatiquement le format (ex. : /0000/ ). Si vous encodez tous les chiffres les uns à la suite des autres sans les faire précéder du «+», BOB 50 proposera d en adapter le format. Ce que vous introduisez ici sera utilisé lors des paiements effectués/réceptionnés via le module bancaire. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 72 / 82

73 La zone Remarque est une zone interne qui figurera dans votre comptabilité. N oubliez pas que pour modifier ou compléter les zones dans lesquelles vous n êtes pas passé en utilisant la touche <Enter>, vous pouvez utiliser <Tab> et <Shift>+<Tab>. Le corps de la facture Dans cette grille seront introduit(s) le ou les compte(s) d imputation, les différents taux de TVA, et le montant des imputations. Si la fiche du tiers est pourvue d un compte d imputation par défaut, ce compte sera proposé automatiquement dans la grille du corps de facture. De même, si le code TVA a été complété dans la fiche du compte général, cette information aura également été récupérée. Si vous avez introduit un code TVA par défaut dans la fiche du tiers, celui-ci aura priorité sur le code qui figure dans le plan comptable. La recherche d un compte général à partir du champ Compte s effectue via l une des commandes suivantes : <Alt>+<Flèche bas> pour ouvrir l écran de recherche des comptes généraux, <Alt>+<Flèche haut> pour ouvrir la fenêtre des schémas d imputation du tiers ou <Ctrl>+<Flèche haut> pour ouvrir la fenêtre des derniers comptes mouvementés pour le tiers. Pour ajouter une imputation, utilisez <Flèche bas>. Pour supprimer une ligne, utilisez la combinaison <Ctrl>+<Del>. Vous pouvez personnaliser cette grille et redimensionner les colonnes ou en modifier l ordre. Le détail TVA / TVA Dans la partie inférieure gauche de l écran, deux onglets viennent compléter l information TVA du document : Détail TVA et TVA Le tableau du premier onglet liste l ensemble des codes TVA de la pièce. Pour chaque code utilisé dans la grille d encodage, il ventile les montants totaux entre base et taxe d une part et entre les différentes cases de la déclaration TVA impliquées d autre part. Tous les montants renseignés ici sont libellés en devise de base. De cette façon, cette grille apporte une vue d ensemble de l impact de l écriture au niveau TVA. Contrairement à l onglet précédent, l onglet TVA ne présente pas une information agrégée des montants de la pièce. L information qu il renseigne et/ou qu il permet de modifier se situe exclusivement au niveau de la ligne identifiée par la flèche à l extrême gauche de la grille d encodage. Pour une ligne donnée, les trois premiers champs de l onglet affichent le code TVA sélectionné et permettent de le remplacer par un code TVA particulier non disponible dans l écran standard de sélection du code TVA. Celui-ci ne présente, en effet, que les codes en relation avec la nationalité du tiers. La case «hors période» permet de sélectionner un taux de TVA dont la date de validité ne coïncide pas avec la période d encodage. Les champs charges et taxe récup présentent les montants, libellés en devise de base, à enregistrer respectivement dans le compte de charges et dans le compte TVA. Le solde à imputer Le premier tableau de la partie inférieure droite de l écran d encodage présente la somme des montants de base et la somme des montants de TVA à récupérer pour l ensemble de la pièce. Ces informations apparaissent en devise étrangère, si la pièce est libellée en devise étrangère, et/ou en devise de base. Lorsque l on entame les opérations d encodage, la colonne solde Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 73 / 82

74 signale le montant total qu il reste à imputer. Ce solde doit être nul pour que le programme permette de mémoriser la facture. Les imputations analytiques Dans cette partie de la fenêtre seront introduites les imputations analytiques. Les valeurs affichées dans ces zones se rapportent à la ligne d imputation sélectionnée dans le corps de la facture. Il est à noter qu une option de paramétrage permet d encoder les imputations analytiques directement dans le corps de la facture. L encodage d un financier La fenêtre d encodage se compose de 4 sections : 1. les informations d en-tête ; 2. le contenu des extraits ; 3. 3 onglets, le premier pour le détail des soldes, le second pour le récapitulatif des coûts annexes et le troisième pour récupérer les informations renseignées dans les fichiers d extraits de comptes électroniques (si vous disposez du module bancaire) 4. les imputations analytiques. Pour passer d une section à l autre, utilisez les touches <PgDn> et <PgUp>. Les informations d en-tête Après avoir introduit le code du journal et la période d encodage, vous devez spécifier le solde initial du premier extrait que vous allez encoder, ainsi que le solde final du dernier extrait à encoder. Vous ne pourrez enregistrer votre travail que si le solde final correspond au solde initial majoré ou diminué du total des imputations que vous avez effectuées. Le contenu des extraits Dans cette grille seront introduit(s) le ou les compte(s) d imputation et le montant des imputations. Vous ne pourrez enregistrer votre travail que si la somme des montants qui y figure correspond à la différence entre les soldes de début et de fin que vous avez encodés précédemment. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 74 / 82

75 La première colonne correspond au numéro de pièce de votre journal financier. Vous pouvez augmenter ou diminuer ce numéro en utilisant les touches <+> et <->. Il est possible, de la sorte, d encoder plusieurs pièces en une même session. La seconde colonne correspond à la date. Vous pouvez la retaper (sans les séparateurs), ou appeler le calendrier. Pour avancer ou reculer d un jour, vous pouvez utiliser les touches <+> et <->. Nous arrivons ensuite sur la zone où il convient de définir le type de compte sur lequel vous souhaitez faire une imputation : C ou 1 pour Clients, F ou 2 pour Fournisseurs, G ou 3 pour Généraux. Une recherche de document multi-critères (montant, numéro, journal ) est possible en tapant? à la place du type de compte. Dans la colonne compte, commencez à introduire la référence du compte à imputer, le programme se positionne automatiquement sur la première fiche qui rencontre vos critères. Pour effectuer une recherche, laissez la zone vide et utilisez une nouvelle fois la touche <Enter> qui ouvrira l écran en question. Dans cet écran, si la zone est vide, <Alt>+<Flèche gauche> ou <Alt>+<Flèche droite> font défiler les différentes clés de recherche (nom, compte bancaire, ). Vous pouvez également lancer la recherche en faisant <Alt>+<Flèche bas> ou en cliquant dans la zone. Après avoir sélectionné un compte, vous pouvez, dans la zone de réconciliation, établir une concordance entre votre imputation et un mouvement préalablement enregistré (par exemple : mise en relation d un paiement avec une facture). Pour ce faire, vous ouvrez la fenêtre d historique en cliquant dans la zone ou en faisant <Alt>+<Flèche bas>. Dans la fenêtre d historique, vous effectuerez la sélection en tapant sur la barre d espacement et en tapant <Enter> pour terminer. Lors d une réconciliation, le programme remplit automatiquement toutes les autres zones d imputation et se positionne sur le montant. Si ce dernier vous convient, <Flèche bas> vous proposera une nouvelle ligne d imputation. Enfin, la colonne coût/tva ouvre une fenêtre qui servira à introduire des différences de paiement éventuelles qui seront imputées sur les comptes automatiques. Si vous tenez une comptabilité simplifiée qui vous autorise à gérer les opérations de ventes et achats dans les financiers, il est également possible d encoder dans cette colonne des informations TVA. Pour ce faire, il suffit que l imputation porte sur un compte général dont la case «Saisie TVA financier» aura été cochée précédemment au niveau du plan comptable. Lorsque vous aurez terminé vos encodages, vérifiez que tout est correct et enregistrez-les en cliquant sur le bouton, ou en utilisant le raccourci clavier <Alt>+<M>. Si le bouton d enregistrement n est pas accessible, c est que le résultat de vos encodages ne correspond au solde final que vous avez encodé précédemment. Pour ajouter une ligne, utilisez <Flèche bas>. Pour insérer une ligne, utilisez <Insert>. Pour supprimer une ligne, utilisez la combinaison <Ctrl>+<Del>. Vous pouvez personnaliser cette grille et redimensionner les colonnes ou en modifier leur ordre. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 75 / 82

76 Les Totaux / TVA / Info Le 1 er onglet affiche d une part le solde final de l extrait sur lequel le curseur est positionné dans la grille. Pour visualiser ce montant, il faut cliquer sur l icône de calcul le solde final du compte, tous extraits confondus.. D autre part, il affiche Le 2 e onglet reprend toutes les informations encodées dans colonne Coût/TVA de la grille principale d encodage. Le 3 e onglet affiche les informations complémentaires reprises dans les extraits de compte électroniques récupérés via le module bancaire. Les imputations analytiques Dans cette partie de la fenêtre seront introduites les imputations analytiques. Les valeurs affichées dans ces zones se rapportent à la ligne d imputation sélectionnée. Il est à noter qu une option de paramétrage permet d encoder les imputations analytiques directement dans la grille d encodage. L encodage d opérations diverses L encodage des opérations diverses se déroule de manière très similaire à l encodage des financiers. Le bouton en bas d écran vous permet d importer votre écriture à partir d un tableau Excel plutôt que de l encoder manuellement dans BOB 50. Sur la fenêtre d Importation des opérations diverses, cliquez sur le bouton adéquat pour récupérer vos données Excel, soit par l intermédiaire d un fichier, soit du presse-papiers. A l aide de la partie inférieure de la fenêtre, vous pourrez ensuite établir la correspondance entre les champs de votre tableau et les colonnes de votre journal. Enfin, cliquez sur le bouton pour injecter les données Excel dans votre journal d opérations diverses. Il ne vous restera plus qu à sauver votre écriture. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 76 / 82

77 VI Installation VI.a De quoi avez-vous besoin? Systèmes d exploitation requis Systèmes d exploitation station de travail : WINDOWS NT 4 Workstation, WINDOWS 2000, WINDOWS XP, Windows Vista. Systèmes d exploitation serveur : Serveur dédicacé : Microsoft Windows NT 4/2000/2003/2008 Server. Possibilité d utilisation du serveur Sybase Advantage Database Server (1Gb RAM minimum). Minimum pour les stations de travail Processeur : Pentium II 500 MHz RAM : 256 Mb minimum (512 Mb conseillés) Espace Disque : 500 Mb pour les programmes Ecran : résolution minimale 1024 X 768 Lecteur de CD ROM Imprimante A4 (portrait et paysage) Matériel spécifique pour les copies de sécurité Bande magnétique, disque dur externe ou graveur CD ROM CD ROM BOB 50 de Sage Fiche reprenant les codes d installation VI.b Installation sur le disque dur Pourquoi? Cette opération est indispensable avant de pouvoir utiliser les programmes BOB 50. En effet, les programmes ne peuvent être exécutés directement à partir du CD ROM, ils doivent préalablement être installés et configurés sur le disque dur de votre ordinateur par le programme d installation. Temps nécessaire pour l installation : de 2 à 8 minutes. Le temps est fonction de la puissance de votre système et notamment de la vitesse du lecteur de CD ROM. Cette opération, très simple à réaliser, effectue automatiquement les étapes suivantes : 1. Copie sur le disque dur des programmes BOB 50 et des données statiques : codes normalisés ISO (pays, devises), codes postaux, codes marchandises intrastat 2. Création d un sous-menu BOB 50 dans le menu Start, Programs (Démarrer, Programmes) et ce, pour autant que ce soit la 1 e fois que vous installiez le logiciel BOB Saisie de quelques paramètres importants de l application, tels que les répertoires où doivent être stockées les données. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 77 / 82

78 Comment installer une version de travail? Avant toute chose, fermez correctement toutes les autres applications actives. Pour une installation en réseau, passer au chapitre suivant. 1. Placez le CD ROM BOB 50 Version de travail dans le lecteur et refermez-le. La procédure d installation se lance automatiquement. Si ce n est pas le cas, passez par les étapes suivantes : a. Dans le menu Start (démarrer) choisissez l option Run (exécuter). b. Choisissez le lecteur de CD ROM à l aide du bouton Browse (parcourir) ou introduisez la lettre associée. c. Lancez le programme Setup.exe. Pour information, il existe 2 exécutables nommés Setup sur le CD. L un se trouve dans le répertoire BOB50, l autre dans la liste de fichiers directement accessibles à l affichage du contenu du CD. La procédure d installation décrite ici est celle lancée par ce dernier. C est celle que nous vous conseillons de suivre. 2. Suivez les indications fournies à l écran : Un premier écran vous demande de choisir la langue (français ou néerlandais) dans laquelle vous souhaitez faire l installation. Le deuxième écran se compose d un texte de bienvenue. Cliquez sur «Poursuivre l installation». Le troisième écran vous permet de spécifier le répertoire d installation des programmes BOB 50. Le quatrième écran vous permet de sélectionner BOB-OLE et/ou les Données de démonstration qui peuvent être installées en supplément de l installation standard. Il suffit de cocher la case en regard des éléments à installer. Ainsi, BOB-OLE installera le module BOB-OLE en liaison avec Word et Excel, même si votre licence ne vous donne pas accès à ce module. Le choix Données de démonstration installe un jeu de dossiers contenant déjà toute une série d écritures validées et d années clôturées. Validez votre sélection en cliquant sur «Installer le logiciel». Le programme d installation copie alors les informations sur le disque dur et configure automatiquement le gestionnaire de fichier (BDE/ADS). L installation est maintenant terminée, vous pouvez lancer le programme via le menu Start (démarrer) Programs BOB 50 BOB 50 ou tout autre chemin d accès que vous auriez spécifié dans la procédure d installation. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 78 / 82

79 VI.c Installation sur un réseau local Ce chapitre s adresse aux personnes possédant des connaissances techniques en informatique. Nous préconisons l intervention du revendeur pour toute installation du progiciel en réseau. Pour installer BOB 50 en réseau local, il est recommandé d utiliser la procédure standard «NetSetup». Avec cette procédure, le programme est installé sur tous les postes de travail mais ceux-ci utilisent tous les mêmes données installées sur le disque réseau. L avantage de la procédure «NetSetup» est, qu en cas de mise à jour, elle permet de garantir la synchronisation des programmes utilisés par les différents postes de travail. Installation NetSetup 1. Installez BOB 50 Version de travail sur le disque réseau (comme décrit à la rubrique précédente «Comment installer une version de travail»). 2. A partir de chaque station de travail, lancez le programme NetSetup.exe se trouvant dans le répertoire d installation de BOB50 sur le disque réseau. Ceci vous permettra de copier, sur chaque poste de travail, le programme installé sur le disque réseau. Si vous avez procédé de la sorte, en cas de mise à jour de BOB50, il suffira de mettre à jour l installation du disque réseau. La désynchronisation entre la version du disque réseau et celle d une station de travail sera détectée automatiquement lors du lancement de BOB 50 par l utilisateur. BOB50 l en avertira et lui permettra de mettre à jour sa version de travail. VI.d Sérialisation du logiciel et code d installation Description des codes en votre possession Numéro de série en 5 parties (Serial N ) La première partie composée de 6 chiffres identifie la licence. Les deuxième, troisième, quatrième et cinquième parties sont chacune composée de 6 lettres et chiffres : ils symbolisent les options actuelles de la licence. Un code secret premier utilisateur ou First User Key Ce code secret permet de sécuriser le fichier des utilisateurs ainsi que leurs droits d accès. Ce code est demandé lorsque le fichier des utilisateurs est vide et il doit rester secret pour éviter toute utilisation abusive du logiciel. Lors du démarrage du logiciel, si le fichier des utilisateurs est vide, vous devez compléter le numéro de série et donner le code secret lié à la création du premier utilisateur (First User Key). Après la sérialisation : vous devez encoder au moins un utilisateur puis fermer la fenêtre. Ce premier utilisateur sera l utilisateur superviseur qui déterminera les droits d accès des autres utilisateurs. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 79 / 82

80 Nom de la licence Nom du détenteur de la licence. Une date d expiration (facultative) Date qui limite l utilisation du logiciel dans le temps. Un code d installation Ce code devra être fourni lors de la création d un nouveau dossier ou lorsque le numéro de série change. VI.e Accès au jeu de données de démonstration Après avoir saisi le code utilisateur et l éventuel mot de passe, entrez la référence du dossier de démonstration (IF pour le dossier francophone belge de démonstration, IN pour le dossier néerlandophone belge de démonstration et LU pour le dossier luxembourgeois de démonstration). Ce dossier étant encore inconnu, le programme vous propose de l ajouter dans la liste des dossiers. Acceptez. Spécifiez ensuite le répertoire qui contient les données du dossier, par exemple, C :\BOB 50\DATA\IF. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 80 / 82

81 VII Contrat de licence d utilisation pour les logiciels de gestion Sage IMPORTANT : A LIRE ATTENTIVEMENT AVANT D UTILISER CE PRODUIT CE CONTRAT DE LICENCE UTILISATEUR FINAL EST UN CONTRAT ENTRE VOUS (PERSONNE PHYSIQUE OU PERSONNE MORALE ) ET LA SOCIETE SAGE, APPLICABLE AUX LOGICIELS DE GESTION SAGE, QUI INCLUT DES PROGRAMMES D'ORDINATEUR ET QUI PEUT INCLURE DES SUPPORTS ASSOCIÉS, UNE DOCUMENTATION IMPRIMÉE ET UNE DOCUMENTATION «EN LIGNE» (LE «PRODUIT LOGICIEL»). EN INSTALLANT, EN COPIANT OU EN UTILISANT DE QUELQU AUTRE MANIÈRE LE PRODUIT LOGICIEL, VOUS RECONNAISSEZ ÊTRE LIÉ PAR LES TERMES DU PRÉSENT CONTRAT. SI VOUS ÊTES EN DÉSACCORD AVEC LES TERMES DE CE CONTRAT DE LICENCE, VEUILLEZ NE PAS INSTALLER OU UTILISER LE PRODUIT LOGICIEL ; VOUS POUVEZ TOUTEFOIS LE RETOURNER À L'ENDROIT OÙ VOUS VOUS L'ÊTES PROCURÉ AFIN D'EN OBTENIR LE REMBOURSEMENT INTÉGRAL LICENCE DE PRODUIT LOGICIEL Le PRODUIT LOGICIEL est protégé par la réglementation et les traités internationaux en matière de droit d'auteur, et de propriété intellectuelle. Le PRODUIT LOGICIEL n'est pas vendu mais concédé sous licence. CONCESSION DE LICENCE. Ce contrat vous concède les droits ci-après : Vous êtes autorisé à installer et à utiliser un exemplaire du PRODUIT LOGICIEL ou, à sa place, toute version antérieure pour le même système d'exploitation, sur un ordinateur unique. Stockage/Utilisation en réseau. Vous êtes également autorisé à installer ou à stocker un exemplaire du PRODUIT LOGICIEL sur un dispositif de stockage, tel qu'un serveur de réseau, utilisé exclusivement pour installer ou pour faire fonctionner le PRODUIT LOGICIEL sur vos autres ordinateurs au moyen d'un réseau interne. Toutefois, vous devez acquérir et dédier une licence spéciale (Réseau/Poste Supplémentaire) pour chaque ordinateur distinct sur lequel le PRODUIT LOGICIEL fonctionne à partir du dispositif de stockage. LIMITATIONS Limitations relatives à l'ingénierie à rebours, à la décompilation et au désassemblage. Vous n'êtes pas autorisé à reconstituer la logique du PRODUIT LOGICIEL, à le décompiler ou à le désassembler, sauf dans la mesure où ces opérations seraient expressément permises par la réglementation applicable nonobstant la présente limitation. Dissociation de composants. Le PRODUIT LOGICIEL est concédé sous licence en tant que produit unique. Il n'est pas permis de dissocier ses composants pour les utiliser sur plus d'un ordinateur. Location et revente. La licence d utilisation est nominative. Vous n'êtes pas autorisé à prêter, à donner en location ou à revendre le PRODUIT LOGICIEL à un tiers, et ce, dans quelque but que ce soit. En cas de faillite, déconfiture, arrêt des activités de l utilisateur pour quelque raison que ce soit, la présente convention de licence d utilisation prend fin automatiquement, sans préavis ni mise en demeure. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 81 / 82

82 GARANTIES ET RESPONSABILITÉS Pendant une durée de 12 mois à dater de la date d achat du produit logiciel,sage vous garantit la correction des erreurs systématiques et reproductibles dans le fonctionnement du logiciel. Dans ce cas, Sage ou son représentant vous fera parvenir gratuitement une nouvelle version du logiciel, ainsi que les modalités d installation. Sage met tout en œuvre pour tester consciencieusement le produit logiciel ; cependant, le produit logiciel est livré dans l état ou il se trouve et l utilisateur final utilise le produit logiciel sous sa seule responsabilité. Sage ne peut assumer aucune garantie relative à la qualité des informations fournies par le produit logiciel. En aucun cas Sage ou son représentant ne peut être tenu pour responsable des dommages directs ou indirects, des pertes de données, des pertes d exploitations, etc., liées à l utilisation du produit logiciel. En tout état de cause, la garantie sera toujours limitée à la reprise du produit logiciel et au remboursement du montant de la licence d utilisation. Nouvelle Version : En cas de changement imposé par la législation comptable, Sage s engage à modifier la version la plus récente du logiciel et mettre sur le marché une version adaptée le plus rapidement possible. RÉSILIATION Dans l hypothèse ou vous ne vous conformeriez pas à l ensemble des termes de cette licence, celle-ci sera résiliée automatiquement, et de plein droit, à vos torts et sans préjudice de tous autres droits. Dans ce cas, vous devrez détruire tous les exemplaires du PRODUIT LOGICIEL et tous ses composants. Droit applicable et compétences En cas de litige quant à l interprétation ou à l exécution de la présente licence d utilisation, le droit belge sera seul applicable et les tribunaux de l arrondissement judiciaire de Liège seront seuls compétents. Sage - BOB 50 - Février 2009 p. 82 / 82