Table des matières 1. INSTALLATION DE POPSY... 3

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2 Table des matières 1. INSTALLATION DE POPSY CRÉATION D UN DOSSIER ET STRUCTURE DES FICHIERS BACKUP DES FICHIERS RESTAURATION DES FICHIERS RÉPARATION ET COMPACTAGE DES BASES DE DONNÉES VÉRIFICATION COMPTABLE MENU OUTILS CRÉATION D UN NOUVEAU DOSSIER MODULE COMPTABILITÉ LES PÉRIODES COMPTABLES ET LES DIFFÉRENTES CLÔTURES CODES TVA ET DÉCLARATION DE TVA DEVISES AUTRES PARAMÈTRES DU DOSSIER Centralisateurs Journaux Différence de paiement Echéances Modes de paiements Lettres de rappel Liste de Prix Catégories Zones libres Zones de tris OUTILS DU DOSSIER Lettrage automatique Remise à zéro de l exercice Calculatrice Options MENU FICHES Gestion des fiches signalétiques Consultation des fiches SAISIES Factures de ventes Réédition d une facture Factures d achats Financiers Opérations diverses Lettrage manuel LISTES Historiques Balances Journaux Livres centralisateurs Echéanciers et balances âgées Lettres de rappel chiffre d affaires Analyse d exploitation Tableau d amortissements Bilan

3 Listes des comptes DIVERS TOUCHES DE RACCOURCI LES SERVICES EN CONCLUSION

4 1. Installation de Popsy. 1. Sous Windows 95, Windows 98, Windows 2000, Windows NT 4.0, Windows ME ou Windows XP insérez le CD d'installation dans le lecteur de CD-Rom. 2. Si la fonction de démarrage automatique est activée sur votre ordinateur, la procédure d'installation sera directement lancée après l'insertion du CD-Rom. 3. Si la fonction de démarrage automatique n'est pas disponible, double cliquez sur l'icône Setup. (Via l explorateur Windows) Vous pouvez également utiliser la Barre des Tâches Démarrage Exécuter. Lorsque la boîte de dialogue «Exécuter» apparaît, tapez: "D:\Expl\Popsy\SETUP" (ou la lettre appropriée du disque de votre lecteur de CD-Rom). Choisissez ensuite "OK" ou tapez sur "Enter" pour appeler le programme d'installation. Remarque : Il se peut que lors de l installation Popsy redémarre à plusieurs reprises votre ordinateur. Ne vous inquiétez pas, c est tout à fait normal ; Popsy installe certains composants s il ne les retrouve pas sur votre ordinateur avant de passer à l installation du programme lui-même. 3

5 2. Création d un dossier et structure des fichiers Backup des fichiers Il est conseillé de protéger votre travail en enregistrant régulièrement une copie de vos fichiers. Cette copie de sauvegarde vous permettra de récupérer votre travail après une panne de courant ou tout autre problème lié à votre ordinateur. Pour créer une copie de sauvegarde, il faut au préalable quitter Popsy. Si vous travaillez en réseau, assurez-vous que chaque utilisateur a quitté Popsy. Utilisez le programme «Microsoft Backup» ou un autre logiciel pour sauvegarder les bases de données vers le support de votre choix. Les fichiers à sauvegarder se trouvent dans le répertoire principal où vous avez installé Popsy et, ont comme extension «.mdb». Fichier «.mdb» Common.mdb nnnsoc.mdb nnnaxx.mdb nnn = numéro de dossier xx = exercice comptable (00 pour le premier exercice, 01 pour le suivant, etc.) Exemple: Vous traitez la comptabilité de deux sociétés, vous travaillez donc avec deux dossiers. Le premier ne possède qu'un seul exercice comptable, le second en comprend 2. Les fichiers à sauvegarder pour chaque dossier sont: Dossier 1 Dossier 2 Fichier commun 001soc.mdb 002soc.mdb Common.mdb 001a00.mdb 002a00.mdb 002a01.mdb Au total, vous devez sauvegarder 6 fichiers. 4

6 2.2. Restauration des fichiers Cette fonction d importation vous permet d importer des dossiers comptables provenant d autres répertoires de votre disque dur ou d autres sources (Disquettes - Réseaux -...). Cette fonctionnalité peut être très intéressante, notamment pour les fiduciaires, qui sont amenées régulièrement à importer des dossiers provenant de clients et qui ont une référence déjà existante. - Répertoire source Indiquez le répertoire source où sont installés les fichiers relatifs au(x) dossier(s) à importer. Pour rechercher un répertoire situé sur votre disque dur, sur une disquette ou sur un réseau, cliquez sur le bouton de recherche «...». Le contenu de votre disque s affiche, sélectionnez le répertoire désiré et cliquez sur «OK» pour valider. 5

7 - Liste des dossiers à importer Une fois le répertoire sélectionné, la liste des dossiers disponibles s affiche. Sélectionnez les dossiers comptables à importer vers Popsy pour Windows. La colonne «Référence - Nom» vous affiche tous les dossiers présents dans le répertoire source. La colonne «Réf. importée» vous présente la nouvelle référence qui sera appliquée par défaut à ce dossier. La modification de cette nouvelle référence est possible : positionnez-vous sur la référence à changer dans la colonne et tapez votre nouvelle référence et validez par «Enter». - Le bouton «Tous» sélectionne tous les dossiers affichés. - Le bouton «Aucun» désactive les différents choix. - Le bouton «Sélectionner» choisit le dossier sur lequel vous êtes positionné. - Le bouton «Désélectionner» efface de votre sélection le dossier sur lequel vous êtes positionné. - La fonction «Copier» va directement copier les dossiers sélectionnés vers le répertoire où se trouve vos fichiers Popsy. - La fonction «Déplacer» va copier les dossiers sélectionnés vers le répertoire où se trouve vos fichiers Popsy et ensuite supprimer les fichiers du répertoire d origine Réparation et compactage des bases de données Suite à un problème non spécifié (une coupure de courant, une opération illégale, un problème hardware), il se peut que vos bases de données soient endommagées. Dans la plupart des cas, Popsy détecte que ses bases de données sont corrompues. Pour résoudre ce problème, réparez et compactez la base de données. 6

8 Les utilitaires fichiers se composent de deux rubriques, la réparation et le compactage; par défaut ces outils sont activés. Procédure à suivre: 1. Fermer le dossier 2. Sélectionner le/les dossiers à réparer et/ou compacter 3. appuyer sur la touche OK 2.4. Vérification comptable La vérification comptable permet à tout moment de vérifier la concordance de votre comptabilité. Popsy vérifie vos écritures, les compare aux soldes des fiches Clients et Fournisseurs, aux totaux des comptes Collectifs, etc. Si lors de la visualisation de la vérification comptable il y a des erreurs, vous pouvez tenter de corriger celles-ci en relançant la vérification comptable et en activant les options documents et lettrage. 7

9 2.5. Menu Outils. Rapports Il vous est possible grâce à ce menu d éditer en une seule fois un certain nombre de listes pour un même dossier. Pour ce faire, il faut tout d abord procéder à la sélection des listes. Une fois cette sélection effectuée, vous pouvez l enregistrer comme modèle afin de pouvoir la réutiliser dans le futur. Etapes à suivre : 1. Sélectionner le dossier 8

10 2. Appuyer sur «Suivant» pour passer à la fenêtre suivante ou sélectionner un modèle d impression 3. Lorsque la fenêtre suivante apparaît, vous pouvez ajouter autant de listes que vous le souhaitez. Pour ce faire, il vous faut maintenir la touche «CTRL» enfoncée et cliquer sur chacune des listes désirées. 4. Le bouton propriétés vous permet d effectuer une sélection plus précise sur un rapport sélectionné. 5. Pour enregistrer votre sélection comme modèle d impression, cliquez sur le bouton et donnez lui un nom. Vous pouvez également renseigner ce modèle d impression par défaut en cochant la case «Défaut». Modèle Il est possible de définir un modèle de dossier pour un exercice comptable. Celui-ci reprend toutes vos données (le Plan Comptable, les Fiches, les Devises, les Journaux,...) exceptés les mouvements comptables de l exercice. Déterminez le nom du dossier qui sera «Modèle» ainsi que l exercice et cliquez ensuite sur «OK». Références Cet utilitaire se compose de deux rubriques - Transférer Vous pouvez transférer toutes vos fiches Clients, Fournisseurs, Comptes Généraux et Comptes Analytiques d'un dossier source vers un dossier cible. Définissez le type de fiches à copier, éventuellement la fourchette de références, et ensuite, validez l opération. - Mise à jour références Popsy vous permet de modifier la référence de vos Clients, de vos Fournisseurs, de vos Comptes Généraux, de vos Comptes Analytiques, de vos Journaux, de vos Devises et de vos Codes TVA. Sélectionnez la fiche et encodez la nouvelle référence. Popsy vérifiera si cette nouvelle référence existe. Si ce n est pas le cas, il mettra à jour la fiche et tous les mouvements qui lui sont liés. Mise à zéro du dossier Popsy vous permet de remettre à zéro toutes les données d un dossier. Cette opération peut être utile pour effacer les fiches et les mouvements d un dossier. Personnaliser - Barre d outils 9

11 Pour afficher une barre d outils, activez la case à cocher située à côté de son nom. Pour masquer une barre d outils, désactivez la case à cocher. - Boutons en couleur Pour afficher des boutons en couleur dans les barres d'outils, activez la case à cocher Boutons en couleur. Si vous utilisez un écran noir et blanc et si vous voulez afficher les boutons avec davantage de contraste, désactivez cette case à cocher. - Boutons agrandis Pour agrandir des boutons de barre d'outils afin qu'ils soient plus faciles à visualiser, activez la case à cocher Boutons agrandis. - Afficher les info-bulles Pour afficher la description des boutons de barre d'outils sur lesquels vous pointez à l'aide de la souris, activez la case à cocher Afficher les Info-bulles de barre d'outils. Options Vous avez accès à différentes options qui vous permettent de paramétrer au mieux Popsy et ses différents modules. Ce menu est accessible également via le module comptabilité et permet ainsi de paramétrer individuellement chaque dossier comptable que vous traitez. - Image de fond Popsy vous permet de choisir une image de fond et de l'afficher à l'écran. Cliquez sur le bouton «...» et sélectionnez un fichier à extension «.bmp» dans le répertoire de votre choix. - Utiliser le nom réseau pour l utilisateur Vous pouvez utiliser par défaut le même nom d utilisateur que celui renseigné dans Windows. Si la zone est désactivée, aucun nom d utilisateur ne sera proposé par défaut au démarrage de Popsy. - Fenêtre d application maximale Vous pouvez également demander un affichage maximal de l'écran au lancement de Popsy. - Liste en mode Listing Affiche toutes les listes de vos fenêtres de recherche en mode listing, avec lignes colorées. - Avertissement touche ESCAPE Popsy vous demandera de confirmer l annulation d un document en cours. - Impression dans la langue du dossier Edite tous les documents dans la langue du dossier. - Impression de la page de paramètres Imprime votre page de sélection de liste comme entête d impression. - Module par défaut Popsy démarrera directement le module sélectionné sans passer par l écran initial reprenant la liste des dossiers. - Langue par défaut Popsy démarrera directement Popsy dans la langue sélectionnée. - Maximiser Cette option vous permet de maximiser la fenêtre Popsy mais aussi les fenêtres de saisies et de fiches Création d un nouveau dossier. La création du dossier comptable d une société est relativement simple et rapide. Cliquez sur le bouton de création (zone «Dossier», bouton «Nouveau») dans la fenêtre contenant la liste des dossiers. Vous accédez dans un premier temps à une fenêtre de renseignements. 10

12 Indiquez-y les informations nécessaires pour la création de votre nouveau dossier, c est-à-dire : son nom (zone alphanumérique à 35 positions) et son exercice de départ (zone alphanumérique à 9 positions). Popsy vous propose par la suite de choisir un Modèle éventuel de dossier.10 modèles standards sont disponibles, 4 en français, 4 en néerlandais et 2 luxembourgeois, pour vous permettre de créer un dossier avec un Plan Comptable Minimum Normalisé à 4 ou 6 chiffres ainsi que certains paramètres : - des Comptes Centralisateurs renseignés par défaut, c est-à-dire des comptes collectifs clients et fournisseurs, des comptes centralisateurs de change et de réestimation. - des Codes TVA de ventes, d achats et financiers pour les factures et les notes de crédit. - des Journaux comptables de ventes, d achats, financiers et d opérations diverses. - des Périodes Comptables calquées sur l année civile, c est-à-dire 12 périodes accompagnées d une période de report pour encoder les reports «A-nouveaux» ainsi qu une période de Clôture. - une Table de différence de paiement utile lors du lettrage. - des Echéanciers. - des Textes de rappel paramétrables sur 5 niveaux et dans 4 langues. La création à partir de ces modèles vous permet de débuter directement votre travail de saisie, tous les paramètres indispensables étant déjà définis pour vous. Cependant, vous pouvez personnaliser plus précisément votre dossier en modifiant, ajoutant ou supprimant des paramètres. Leur création est illimitée. Popsy permet également la création de modèles de sociétés à partir du Menu «Outils - Création modèles». Lors de la création de dossiers, ces modèles seront alors disponibles dans la liste des modèles. Sélectionnez la langue de base du nouveau dossier : Français, Néerlandais ou Anglais. Popsy est intégralement trilingue pour l interface, pour les impressions et les aides. Indiquez la devise de base du dossier. Toutes les imputations comptables seront exprimées par défaut dans cette devise. Depuis 1999, une devise secondaire ainsi qu une devise européenne sont également requises. Terminez la création du dossier par le choix des décimales. Sélectionnez cette option si les montants exprimés dans la devise de base comportent des décimales. 11

13 Validez l opération de création en cliquant sur «OK», le programme va ensuite créer physiquement la base de données pour le nouveau dossier et enchaînera directement sur la procédure de consultation des «Propriétés» d'un dossier. Tapez-y les informations désirées concernant votre dossier, en sélectionnant l'onglet approprié Signalétique : Vous y encodez toutes les informations relatives à l identité de votre dossier : le nom de la société qui constitue le dossier, votre contact dans cette société, l activité de cette personne, l adresse, le code postal, la localité,... Commercial : Renseignez toutes les données commerciales relatives à la TVA, aux comptes bancaires et au Registre de Commerce de votre société. 12

14 Exemple : Tapez : - Le numéro de TVA de la société. Un clic droit au niveau de cette zone vous affichera les formats d encodages disponibles : Pas de format : Popsy ne vérifie pas la validité du numéro de TVA que vous encodez. Choisissez cette option, par exemple, pour les numéros de TVA étrangers qui n utilisent pas la structure de vérification numérique belge. Format belge : Popsy vérifie l exactitude du numéro de TVA encodé quand vous quittez la zone. Si le numéro est faux, Popsy vous le signale par un message sonore. Autres Format : Popsy vous propose aussi une grande partie des formats européens. - Le numéro de TVA du comptable. Ce numéro de TVA apparaîtra par défaut sur les déclarations de TVA. - Le numéro d agrégation est nécessaire pour certains domaines du secteur de la construction - Un ou plusieurs numéros de compte bancaire. Un clic droit au niveau de cette zone vous affichera les trois formats d encodages disponibles : Pas de format : Popsy ne vérifie pas la validité du numéro de compte bancaire. Format belge ou Format hollandais : Popsy vérifie l exactitude du numéro de compte bancaire encodé quand vous quittez la zone. - Le numéro de Registre de Commerce de la société, le code postal et la localité où celui-ci est enregistré. Popsy vous permet à tout moment de consulter, modifier ou supprimer les informations relatives à un dossier, au départ de la liste des dossiers. Une fois votre dossier créé et l encodage des propriétés terminé, Popsy vous donne alors accès au module de Comptabilité. Pour le démarrer, il vous suffit de cliquer sur le bouton correspondant dans la fenêtre contenant la liste des dossiers. 13

15 3. Module comptabilité Les Périodes comptables et les différentes clôtures. Avant de commencer l encodage de vos fiches et la saisie de vos documents, il est essentiel de paramétrer de manière optimale votre dossier. Votre travail n en sera que facilité. Popsy vous permet soit d utiliser une configuration standard (par la création d un dossier à partir d un modèle), soit de paramétrer votre dossier de manière à l adapter à votre gestion spécifique. Périodes comptables Au moment de la création de votre dossier, Popsy établit automatiquement une table de 14 périodes : une période d ouverture, les 12 périodes de l année civile et la période de clôture. Créez, modifiez ou supprimez (en partant du bas) ces périodes au départ du menu «Paramètres/Périodes Comptables», vous accédez alors à la liste des périodes pour l exercice en cours. Popsy vous affiche le libellé de l exercice comptable ainsi que ses dates de début et de clôture. Vous pouvez modifier ces informations en cours d exercice. Popsy indique également si la clôture provisoire et la clôture définitive du dossier ont été effectuées. Popsy gère automatiquement ces points relatifs aux clôtures. Après avoir choisi «Créer», encodez le libellé de la période. La date de début doit être supérieure ou égale à la date de fin de la période précédente s il en existe une. La date de fin, quant à elle, doit être supérieure ou égale à la date de début. Popsy gère automatiquement les trois zones suivantes : Utilisée : Indique que des écritures ont déjà été imputées sur cette période. Si c est le cas, vous ne pourrez modifier que le libellé de la période. Clôture TVA : Indique que la déclaration TVA définitive a été éditée. Cette clôture TVA bloque vos encodages au niveau des ventes, des achats et des financiers. Seuls les encodages des OD peuvent encore être exécutés pour les périodes clôturées. Clôturée : Indique que la période est clôturée et que plus aucune écriture ne peut être effectuée sur celle-ci. Clôture provisoire de l exercice et passage à l Euro. La conversion à l Euro s effectue au moment de la clôture provisoire d exercice, étape permettant initialement de créer un nouvel exercice comptable. Popsy propose systématiquement la gestion de votre comptabilité en deux devises de base, une primaire et une secondaire (Bef et Euro par exemple). En complément à ces devises de base, Popsy vous donne la possibilité de gérer un nombre illimité de devises de référence (Luf - Frf Nlg Dem Usd - ). Dans votre comptabilité Popsy, la gestion des deux devises de base vous permet de visualiser, d'éditer ou d'imprimer toutes vos informations comptables dans la devise de votre choix, et ce à n importe quel moment! 14

16 La conversion à l Euro consiste simplement à inverser l ordre des devises de base, l Euro devenant devise de base primaire. Popsy vous permet d effectuer cette conversion en souplesse avant la date fatidique du premier janvier 2002, date à laquelle tous les comptes et opérations comptables des sociétés devront être tenus en Euro Nous vous conseillons d effectuer cette opération avant le 1 er janvier Pour vous guider dans cette étape voici ci-après un «mémento» des opérations à effectuer le jour de votre «passage à l Euro». CONSEILS ET RECOMMANDATIONS : Ne négligez pas votre passage à l Euro! Pendant la durée de la période transitoire, il vous appartient de choisir le moment de votre passage à l Euro. Des considérations commerciales jouent un très grand rôle à ce niveau. On prévoit que les grandes entreprises adopteront rapidement l Euro comme devise de base. Si vous êtes fournisseur d une grande entreprise, vous pouvez bénéficier d un avantage par rapport à vos concurrents si vous exprimez également vos prix en Euro le plus rapidement possible. Il en va bien évidemment de même si votre fournisseur est une grande entreprise. Ne tombez pas dans le piège du big bang! L effet de masse de la conversion définitive au 1 er janvier 2002 aura plus que probablement des répercussions sur l activité économique et financière. Anticiper votre conversion, c est éviter un probable ralentissement de votre activité! Quoi qu il en soit, prenez des arrangements clairs en temps utile. Soyez extrêmement vigilants si votre société est gérée sur un exercice comptable qui chevauche deux années civiles (qui ne court pas du 1 janvier au 31 décembre). Votre conversion devra dès lors s effectuer au plus tard dans le courant de l année 2001! La conversion à l Euro est irréversible!!! Tout mauvais paramétrage lors de la conversion n est réparable que par la fonction de mise à zéro du nouvel exercice. Popsy ouvre le nouvel exercice en devise primaire Euro. Les historiques de tous les exercices présents peuvent être consultés aussi bien en devise primaire qu en devise secondaire. Tant que les deux exercices sont actifs, on comptabilisera en devise primaire Bef le premier exercice et en devise primaire Euro le nouvel exercice. Sauvegardez vos données après avoir exécuté les outils : Réparer Compacter Vérification comptable avant de démarrer la clôture et la conversion. Avant la clôture, réconciliez un maximum d écritures via la fonction de lettrage. Le lettrage avant clôture allège l historique de réouverture et évite les «mélanges» de mouvements en francs belges et en Euros. Popsy se charge du calcul des différences de conversion. Il est donc normal de démarrer le nouvel exercice «Euro» avec des comptes 65 ou 75 déjà mouvementés de quelques Eurocents! Conformément aux règlements édictés par la Commission des Normes Comptables, la prise en charge des écarts de conversions générés durant la clôture doit avoir lieu dans l opération diverse de réouverture (des comptes de différences de change sont associés en standard à vos devises, ce paramétrage peut être personnalisé). 15

17 Les différentes étapes de la clôture : 1. L écran initial de clôture provisoire d exercice Onglet «Général» Vous devrez indiquer le journal dans lequel seront inscrites les écritures provisoires de clôture (Paramètres Clôture) et les écritures provisoires de réouverture du nouvel exercice (Paramètres A Nouveau). Attention, Popsy propose par défaut la date du jour en commentaire. Les périodes «CLO» et «REP» sont deux périodes que Popsy propose par défaut. Celles-ci servent essentiellement aux écritures de clôture et de réouverture. Les comptes de répartition (69 /79 à définir) sont les comptes dans lesquels Popsy passera les écritures d affectation du résultat. Le compte de résultat reporté (1400) peut également être un compte d attente que vous répartirez manuellement par OD ultérieurement. Le résultat reporté de l exercice précédent sera mis à jour automatiquement à chaque nouvelle écriture que vous passerez dans l exercice précédent. Si vous possédez le module de gestion des amortissements, Popsy vous propose de passer lui-même les écritures de dotations annuelles. Pour cela, il vous faut cliquer sur le bouton «amortissement» présent dans l écran. Un écran apparaîtra, permettant de paramétrer le journal dans lequel Popsy passera les écritures de dotations. NB : Pour paramétrer les dotations, allez dans le menu «Outils \ Amortissements» Onglet «Analytique» Si vous possédez le module analytique, l écran suivant vous permettra essentiellement de paramétrer le report des imputations analytiques, il faut donc définir le journal, la date et, pour chaque compte le type de report souhaité (aucun, balancé ou associé). Notez que ces reports sont paramétrables directement dans les fiches signalétiques des comptes analytiques. Au cas où le total des soldes pour les comptes analytiques n est pas nul, vous pouvez utiliser un compte de contrepartie Onglet «Périodes» Par défaut, Popsy vous propose une structure d exercice calquée sur l année précédente. Attention donc aux sociétés qui ont commencé leur activité sur plus d un an. Il faudra supprimer une par une toutes les périodes afin de reconstituer les périodes du nouvel exercice. 16

18 2. L écran de paramétrage des devises. Lors de la clôture, Popsy vous propose par défaut une devise primaire et une devise secondaire identiques à l exercice précédent. Dans le cas du passage à l Euro, il vous faudra donc, dans la majorité des cas, modifier la devise primaire en «EUR» et la devise secondaire en «Bef». (Voir exemple ci dessous) Attention : Il se peut que les autres devises (par exemple le DEM) soient encore au cours calculé sur le franc belge! Veillez donc à vérifier chaque devise et son cours par rapport à l Euro. Lisez également attentivement les conseils affichés sur la droite de l écran. Pour information, voici la liste des cours des principales devises européennes par rapport à l Euro : ATS (schillings autrichiens) DEM (deutsche mark) ESP (pesetas espagnoles) FRF (francs français) IEP (livres irlandaises) ITL (lires italiennes) LUF (francs luxembourgeois) NLG (florins néerlandais) PTE (escudos portugais) FIM (mark finlandais) BEF (francs belges) 3. Les écrans de conversion des comptes. Popsy vous proposera ensuite de convertir vos comptes clients, vos comptes fournisseurs et vos comptes généraux en nouvelle devise de base (l Euro probablement). Attention, vous n êtes pas obligé de convertir tous les comptes. Par exemple, si vous avez un compte de banque en dollars, ne le convertissez pas en Euro. Les comptes non-convertis resteront dans votre comptabilité dans la devise de l exercice précédent. Selon les écrans ci-après, vous pouvez soit convertir compte par compte, soit convertir tous les comptes. Le cadre de haut indique les comptes qui resteront en devise de base primaire; le cadre du bas reprend quant à lui les comptes qui seront convertis lors de la clôture provisoire. 17

19 Une fois tous ces tableaux correctement complétés, il vous suffira de confirmer votre demande et votre clôture provisoire sera effectuée. Cette opération de clôture peut être reproduite à plusieurs reprises (les opérations d amortissement, d ajustements de périodes et de paramétrage des devises ne pourront quant à elles être exécutées qu une seule fois). Nous vous conseillons d ailleurs de relancer une clôture provisoire ainsi qu une vérification comptable avant de clôturer définitivement votre exercice. Après la clôture, Popsy se positionnera automatiquement dans le nouvel exercice comptable. Cependant, il vous est possible de changer d exercice. Clôture définitive de l exercice. La Clôture Définitive d Exercice rend impossible toute opération sur l année clôturée (seul l'édition des listes reste accessible). Démarrez-la lorsque vous avez comptabilisé toutes les opérations de clôture y compris les écritures d affectation du résultat. Avant de Clôturer définitivement un exercice comptable (opération irréversible), Popsy lance automatiquement une vérification comptable 3.2. Codes TVA et déclaration de TVA. Un dossier créé à partir du modèle standard est composé à l origine de différents codes TVA de ventes, d achats pour les factures et les notes de crédit et financiers avec TVA. Il n est donc pas nécessaire d en créer de nouveaux, hormis le cas où vous désirez configurer plus en détail votre comptabilité ou utiliser un code TVA propre à votre activité. Le Code TVA permet d associer toutes les opérations relatives à la TVA : - à une case TVA pour la Déclaration TVA - à des comptes d imputation pour les montants. Il est très important d utiliser le code adéquat lors des encodages car, c est celui-ci qui permettra d obtenir une déclaration de TVA correcte. 18

20 La création se fait par le menu «Paramètres/Codes TVA», vous accédez alors à la liste des codes TVA. Ceux-ci sont groupés : 1) Par type de Journal : de Ventes, d Achats ou Financiers. 2) Par type de Document; pour les Ventes et les Achats à savoir facture ou note de crédit. Sélectionnez le bouton «Créer» pour l encodage de la fiche de votre nouveau code TVA. Encodez la référence, le libellé du code et le taux de TVA à appliquer sur le montant HTVA. Le régime TVA (pour les Ventes et les Achats) indique à quel régime de TVA doit être associé le code TVA. Vous pouvez choisir entre les types suivants : Un code particulier peut être attribué aux opérations intra-communautaires. Il doit être mentionné dans le relevé relatif à ces opérations (en colonne 4), selon la catégorie à laquelle elles appartiennent. Le relevé des opérations intra-communautaires recouvre 2 codes : - «T» pour les opérations triangulaires, - «Aucun» pour les livraisons de biens et les prestations de services. Indiquez également si le code TVA doit apparaître dans la liste des codes proposés lors des encodages (utilisable ou non). Imputation base HTVA Encodez un compte général. Ce compte sera proposé par défaut lors de l encodage des documents. Exemple : 6000 Achats de matières premières 7000 Ventes et prestations de services Sélectionnez ensuite la case TVA dans laquelle doit être imputé le montant HTVA. 19

21 Exemple : Ventes, services, etc. : Achats et autres opérations à l entrée : Encodez le commentaire par défaut qui peut apparaître dans la zone de commentaire lors de l encodage des lignes d imputations des documents et, indiquez si le montant de base HTVA doit être additionné au chiffre d affaires du Client ou du Fournisseur en cochant ou non la case «chiffre d affaires». Imputation TVA Sélectionnez un compte de bilan sur lequel sera imputé le montant de TVA au débit. Exemple : Achats : 4110 TVA déductible. Sélectionnez la case TVA dans laquelle doit être imputé le montant de TVA. (case 59 TVA deductible). Sélectionnez un compte de bilan sur lequel sera imputé le montant de TVA au crédit. Exemple : Ventes : 4510 TVA à payer. Sélectionnez la case TVA dans laquelle doit être imputé le montant de TVA. (cases: en fonction des opérations de marchandises, de services,..). Définissez pour les achats le pourcentage de TVA non-déductible pour ce code ainsi qu un éventuel compte (différent de la base d imputation) sur lequel sera imputé le montant de TVA nondéductible. Si aucun compte n est renseigné, Popsy imputera d office le montant de TVA non-déductible sur le compte d imputation de la base. Exemple : - Un code TVA d achat avec pourcentage de TVA non-déductible : 20

22 Dans ce cas-ci, le pourcentage de TVA non-déductible sera imputé automatiquement sur le compte Ce même montant apparaîtra dans la case 82, case d imputation de la base. - Un code TVA d escompte : Popsy vous permet d éditer la Déclaration TVA officielle, telle qu imposée par l Administration de la TVA sur le formulaire unique, pour les déclarations mensuelles ou trimestrielles. Popsy peut être paramétré pour sortir une déclaration définitive. Il clôture directement votre période TVA et n autorise plus aucune opération sur vos facturiers d achats, de ventes et financiers avec TVA. L accès aux opérations diverses, quant à lui, disponible. Popsy vous permet également de visualiser et d imprimer l historique des mouvements par case TVA. 21

23 Contrôles : L édition de la déclaration TVA peut être accompagnée d un contrôle de cohérence renseignant le détail d imputation sur chaque code TVA utilisé. Pour être valable, la déclaration doit être signée et renvoyée à l office de contrôle compétent. Administration Ce programme édite quatre types distincts de listings officiels : le Listing TVA annuel pour vos clients belges assujettis. le Listing intra-communautaire, trimestriel ou annuel, pour vos clients de la Communauté Européenne. la Fiche de commissions et de courtages n reprenant les commissions, honoraires, avantages et frais payés au cours d une année. la Fiche n reprenant les totaux des fiches Popsy vous permet de définir le type de support sur lequel vous sortirez votre listing : Papier ou Magnétique (disquette). Pour ce dernier choix, Popsy vous proposera de suite le nom du fichier sous lequel sera enregistré votre listing. Vous pouvez modifier cet intitulé. Dans le menu Listes Historique, vous avez la possibilité d imprimer une liste reprenant l historique détaillé ou non des mouvements liés à un code TVA Déclaration Electronique. Dans l onglet paramètres, choisir le rapport «Déclaration électronique». Le numéro de séquence sert à définir le nom du fichier généré mais aussi le numéro de la déclaration. Comme dans les factures, la numérotation des déclarations doit être suivie (1,2,3,4, ). La possibilité est donnée à l utilisateur de gérer lui-même la numérotation en décochant l option «incrémentation automatique». Choisissez un utilisateur que vous avez paramétrez dans l onglet EDIVAT des Outils Options de Popsy. Le fichier d envoi est généré aussi bien à la visualisation qu à la validation! Le nom du fichier sera, par défaut, RDRMES01.edi, la partie numérique du nom changeant à chaque déclaration. Une fois généré, le fichier est prêt à être envoyé vie la programme ISABEL. Pour les comptables et fiduciaires, il est possible de générer la déclaration électronique de plusieurs sociétés en une fois via l édition de rapport groupé Devises. Popsy est un logiciel multi-devises très puissant. Le nombre de devises que vous pouvez créer est par conséquence illimité. Les devises sont réparties en devises «IN» pour les devises faisant partie de l Euro ou «non IN» pour les autres. La comptabilité est systématiquement tenue en deux devises de base, c est-à-dire une devise primaire (généralement l Euro) et une devise secondaire (dans la plupart des cas, le Bef). Dans ce cas, toutes les opérations introduites en Euro sont automatiquement traduites en Bef en second plan. Toutes les éditions (Historiques et autres documents comptables ou d analyse) peuvent, grâce à cette technique, être exprimées dans l une ou l autre devise, et cela en temps réel. 22

24 Si vous désirez travailler avec des devises étrangères, choisissez «Créer» pour démarrer la composition d une nouvelle devise après avoir déterminé la gestion des devises en «Outils/Options/Dossier». L encodage de votre fiche débute par la référence. Exemple : USD pour le Dollars américain. Définissez le libellé et activez l option des décimales si votre nouvelle devise le nécessite. Déterminez les comptes de différence de change : Réelle et Estimée. Par défaut, les comptes renseignés en «Paramètres/Centralisateurs» apparaissent. Réelle : Il s agit des comptes qui apparaissent dans les journaux afin d équilibrer les écritures entre la devise primaire et la devise secondaire. Exemple : 7540 Différences de change (+) 6540 Différences de change (-) Estimée : Comptes qui seront utilisés lors de la procédure de réestimation. Exemple : 7550 Ecarts de conversion de devises (+) 6550 Ecarts de conversion de devises (-) Terminez la création par la fixation des cours par rapport à l Euro pour les différentes périodes d imputation de l exercice en cours. N.B. Si vous avez déclaré la devise «IN», vous indiquerez sa parité fixe par rapport à l Euro. ATS DEM ESP FRF IEP ITL LUF NLG PTE FIM BEF Autres paramètres du dossier Centralisateurs Un dossier créé à partir du modèle standard est composé, par défaut, de comptes collectifs clients et fournisseurs, de comptes centralisateurs de change et de réestimation. Il n est donc pas nécessaire d en créer de nouveaux, hormis le cas où vous désirez configurer plus en détail votre comptabilité. Lorsque vous accédez à la liste des comptes de centralisation, choisissez le type de compte pour lequel vous voulez créer un centralisateur : Clients Définissez un ou plusieurs comptes collectifs clients. 23

25 Exemple : Cliquez sur «Créer» et encodez la référence du compte qui deviendra centralisateur. Vous pouvez soit : - sélectionner un compte de la liste des comptes généraux, par exemple «4000». Le nouveau compte centralisateur client apparaîtra dans votre liste. - créer un nouveau compte général : tapez par exemple «4001» comme nouvelle référence et encodez ensuite sa fiche signalétique. Le nouveau compte centralisateur client apparaîtra dans votre liste. Fournisseurs Définissez un ou plusieurs comptes collectifs fournisseurs. Exemple : Cliquez sur «Créer» et encodez la référence du compte qui deviendra centralisateur. Vous pouvez soit : - sélectionner un compte de la liste des comptes généraux, par exemple «4400». Le nouveau compte centralisateur fournisseur apparaîtra dans votre liste. - créer un nouveau compte général : tapez par exemple «4401» comme nouvelle référence et encodez ensuite sa fiche signalétique. Le nouveau compte centralisateur fournisseur apparaîtra dans votre liste. Différence de change Déterminez les comptes de différences de change réelles (gain et perte) qui seront à imputer dans la table de différence de lettrage. Plusieurs références peuvent être renseignées. Exemple : Cliquez sur «Créer» et encodez la référence du compte qui deviendra centralisateur de change. Vous pouvez soit : - sélectionner un compte de la liste des comptes généraux, par exemple «7540» pour un compte de gain. Le nouveau compte centralisateur apparaîtra dans votre liste. - créer un nouveau compte général : tapez par exemple «7541» comme nouvelle référence et encodez ensuite sa fiche signalétique. Le nouveau compte centralisateur apparaîtra dans votre liste Journaux Un dossier créé à partir du modèle standard propose d origine différents journaux. Il n est donc pas nécessaire d en créer de nouveaux, hormis le cas où vous désirez configurer plus en détail votre comptabilité. Popsy vous permet facilement de créer ces nouveaux journaux. Il en existe quatre types : 1) les journaux de Ventes, 2) les journaux d Achats, 3) les journaux Financiers, 4) les journaux d Opérations Diverses. Choisissez «Créer» pour débuter la formation d un nouveau journal. Après avoir encodé la référence et le libellé, vous devez préciser le type de document en rapport avec le journal : Pour les journaux d'achats et de Ventes : - Factures - Notes de Crédit - Factures et Notes de Crédit 24

26 Pour les journaux Financiers 1 : - Caisse - Banque Pour les journaux d'od : - Normal - Analytique - Report (A-nouveaux et opérations de clôture) - Paiement Rendez votre nouveau journal actif en cliquant sur «oui». Sinon, vous le conserverez sans qu il ne soit proposé dans la liste des journaux disponibles lors de vos encodages. Choisissez un numéro de document initial. Il est intéressant de travailler avec des numéros qui commencent par l année en cours. Cette méthode permet d éviter des confusions entre documents d années différentes qui porteraient des chiffres identiques. Popsy peut gérer automatiquement cette numérotation. Exemple : Numéro initial de document : pour l année 2000, pour 2001, Les fenêtres signalétiques des journaux financiers et des journaux d OD possèdent des zones d encodages complémentaires. Popsy vous propose en effet de renseigner une table de différence de paiement. Lorsque vous validez un lettrage et que le solde des opérations lettrées n est pas nul, Popsy présente un écran pour enregistrer cette différence. Vous avez la possibilité de créer ou de modifier ces tables de différence en «Paramètres/Différences de Paiement» ou à partir de l écran d encodage des journaux. Pour les financiers, vous devez renseigner le compte d imputation auquel est associé le journal financier. Remarque : ce compte ne doit pas avoir été mouvementé au préalable et, une fois imputé, il ne pourra plus être modifié. Chaque compte utilisé ne pourra être rattaché qu à un seul journal. 1 Une fois mouvementé, vous ne pourrez plus changer le type d un journal financier. 25

27 Différence de paiement Un dossier créé à partir du modèle standard est composé à l origine d une table de différence de paiement. Il n est donc pas nécessaire d en créer de nouvelles, hormis le cas où vous désirez configurer plus en détail votre comptabilité. Démarrez la création à partir de la liste des tables de différence de paiement. Sélectionnez «Créer» pour l encodage de la fiche de votre nouvelle table. Popsy vous propose 2 zones pour l encodage du libellé (descriptif complet de la table), dans 2 langues différentes. Déterminez ensuite les divers comptes d imputation : Profit sur écart de Paiement : Encodez le compte de produit sur lequel seront imputées les différences de paiement en votre faveur. Exemple : 7570 Ecarts de paiement. Perte sur écart de Paiement : Encodez le compte de charge sur lequel seront imputées les différences de paiement en votre défaveur. Exemple : 6570 Ecarts de paiement. Escompte Reçu : Introduisez le compte de produit sur lequel sera imputé l escompte reçu des fournisseurs. Exemple : 7560 Escomptes obtenus. Escompte Accordé : Introduisez le compte de charge sur lequel sera imputé l escompte accordé aux clients. Exemple : 6530 Escompte accordé aux clients. 26

28 Libres : Les 2 zones libres vous permettent de définir 2 autres comptes sur lesquels seront imputées des différences de paiement. Exemple : 7590 Produits financiers divers Charges financières diverses. L encodage des 4 premiers comptes est indispensable pour la validation de la nouvelle table Echéances Un type d échéance appliqué à un client ou à un fournisseur vous permet de connaître directement lors d une saisie la date d échéance de votre document calculée en fonction de différents paramètres. Sélectionnez «Créer» pour l encodage de la fiche de votre nouvelle table d échéance. Vous déterminerez dans cette fiche : Le libellé qui peut être encodé dans les différentes langues du dossier. Le type de report en fin de mois, le nombre de jours à ajouter après exécution de l éventuel report fin de mois et le jour du mois qui sera le jour de référence pour les échéances de paiement. Exemple : Le document est daté du 26 septembre. Fin de Mois Nbre de Jours jours mois 1) 0 = Pas de report 8 2) 1 = Avant le délai 8 3) 2 = Après le délai 8 du Echéance 20 octobre 8 novembre 20 octobre 8 novembre 20 novembre 8 novembre 1) Il n y a pas de report : conduit donc au 10 octobre. Comme le jour du mois est le 20, l échéance est portée au 20 octobre. Si le jour du mois est le 8 : l échéance est portée au 8 novembre. 2) Avant d ajouter le délai, je reporte à fin de mois : conduit au 15 octobre or, le jour du mois est le 20. Dès lors l échéance est portée au 20 octobre. Si le jour du mois est le 8, l échéance est portée au 8 novembre. 3) J ajoute le délai, après je reporte à fin de mois : conduit au 10 octobre, je reporte donc à fin de mois, ce qui conduit au 30 octobre. Comme le jour du mois est le 20, l échéance est portée au 20 novembre. Si le jour du mois est le 8, l échéance est portée au 8 novembre. Le nombre de jours après la date du document qui donne droit à l escompte ainsi que le pourcentage d escompte accordé Modes de paiements Définissez les types de paiements, qui seront renseignés dans la page comptable de vos clients et de vos fournisseurs. Cette information pourra vous aider à éditer des listes particulières en fonction des types de paiements habituellement employés. Exemple : Cliquez sur «Créer» et encodez ensuite la référence du nouveau type et, ensuite, son libellé. 27

29 Référence : HB Libellé : Pc Home Banking Lettres de rappel Popsy vous permet d éditer des lettres de rappel pour vos clients en retard de paiement, et cela dans leur langue de référence (Français Néerlandais Anglais Allemand). Il existe 5 niveaux de relance, paramétrables distinctement en fonction d un délai en jours. Vous pouvez créer ou modifier la présentation ou le texte de relance pour chacun de ces niveaux en cliquant sur le bouton «Détail». Pour chaque niveau, déterminez le délai en jours, le pourcentage d intérêts forfaitaires (ou un montant minimum) et un pourcentage d intérêts mensuels (ou un montant minimum) Liste de Prix Popsy pour Windows vous permet facilement de générer une liste d articles associés à : un prix unitaire, un compte d imputation général, un compte d imputation analytique, un code TVA, une Devise, Cette liste peut être très utile pour l encodage de vos factures de vente puisqu elle est accessible via la loupe de recherche dans la fenêtre d imputation. 28

30 Catégories Popsy vous permet de classer tous les comptes de toutes vos fiches (Clients, Fournisseurs, Comptes Généraux, Comptes Analytiques, Contacts, Représentants ou Prospects) en fonction de catégories que vous allez créer dans ce menu. Sélectionnez «Créer» pour l encodage de la fiche de votre nouvelle catégorie. Par après, ces catégories vous serviront pour l élaboration de listes de noms, d'adresses ou d'autres données dans Word (document traitement de texte), Excel (feuille de calcul) ou Accès (base de données). Vous pouvez regrouper des comptes et effectuer des sélections sur une rubrique par le biais des listes. Classez par exemple : Vos clients et vos fournisseurs en fonction de la nature de leur activité, de leur importance, des quantités vendues ou achetées, de leur nationalité ou leur pays, etc. Vos comptes généraux et analytiques en fonction du type de produits achetés ou vendus, etc. Vos représentants en fonction de leur répartition géographique,... Vos contacts en fonction de la nature d un rendez-vous,... Vos prospects en fonction de la nature des offres, Zones libres Vous pouvez déterminer un nombre illimité de zones libres pour vos clients et pour vos fournisseurs. Ces zones apparaîtront dans un onglet spécifique au niveau des fiches clients et fournisseurs. De cette manière, Popsy vous permet donc de créer votre propre page personnalisée dans chaque fiche. Sélectionnez «Créer» pour l encodage d une nouvelle zone. Encodez le libellé dans 4 langues différentes et définissez ensuite le type de zones souhaité : Bool : Affiche dans la zone une case à cocher. Short : Nombre entier non-signé (uniquement positif). Long : Nombre entier positif ou négatif. Float : Nombre entier positif ou négatif, avec ou sans décimales. Double : Nombre entier positif ou négatif, avec ou sans décimales, avec une précision supérieure. Date : Format «Date» défini par Windows. Texte : Caractères alphanumériques (lettres et/ou chiffres), avec ou sans espace. Exemple : Pour une société immobilière, les zones de tris suivantes pourraient être imaginées : - Loyer (format «Long») - Adresse antérieure (format «Texte») - Anniversaire du bail (format «Date») - Ancienneté du locataire (format «Long») - Fin de bail dans l année (format «Bool») Zones de tris Popsy vous permet de classer tous les comptes de toutes vos fiches (Clients, Fournisseurs, Comptes Généraux, Comptes Analytiques, Contacts, Représentants ou Prospects) en fonction de zones de tris que vous allez créer dans ce menu. Sélectionnez «Créer» pour l encodage de votre nouvelle zone et de ses valeurs. Par après, ces zones vous serviront pour l élaboration de listes de noms, d'adresses ou d'autres données dans Word (document traitement de texte), Excel (feuille de calcul) ou Access (base de données). Vous pouvez regrouper des comptes et effectuer des sélections sur une rubrique par le biais des listes. Les zones de tris sont entièrement paramétrables. Triez par exemple des codes représentants, des codes provinces, des délais de paiement, le nombre de personnes occupées, le prix de vente, le type d offre,... 29

31 Exemple : - Définissez premièrement le champ : 3 ème position. - Encodez le libellé dans les langues souhaitées : Tarifs -Verkoopprijs Cliquez sur «Créer» pour encoder votre première valeur. Vous accéder alors à une fiche d encodage, renseignez-y la référence de la zone de tris et son libellé Outils du dossier Lettrage automatique. Cette opération automatique permet de traiter conjointement les clients, les fournisseurs et les comptes généraux, dans leur totalité ou par fiche isolée. Lorsque vous avez choisi le fichier ou la fiche à lettrer, déterminez le critère de lettrage automatique : - Le lettrage par des montants identiques : Popsy vous permet de réconcilier automatiquement une facture (ou une autre opération comptable) et son paiement, s ils ont le même montant. - Le lettrage par des soldes égaux à zéro : Popsy vous permet également de lettrer différents documents lorsque le solde des comptes est nul Remise à zéro de l exercice. Cette opération effacera tous les mouvements de l exercice comptable en cours et supprimera la clôture définitive et/ou provisoire de l exercice précédent Calculatrice. Popsy vous permet à tout moment de disposer de la calculatrice Microsoft. Pour l afficher, cliquez dans le menu Outils/Calculatrice ou sur l icône correspondant de la barre d outils. 30

32 Options. Vous avez accès à différentes options qui vous permettent de paramétrer au mieux Popsy pour Windows, ses différents modules ainsi que chaque dossier comptable que vous traitez. Encodage des achats - Honoraires Popsy permet de modifier la nature d une opération (Commission Honoraire Frais Avantage) lors des encodages d achat, si la zone est activée. Encodage des financiers - Nouveau solde obligatoire Popsy vous demandera d encoder un nouveau solde, d après le montant apparaissant sur votre extrait de banque. La validation de votre opération ne sera possible que si la différence corresponde au montant total des imputations financières à encoder. Si l option n est pas activée, le nouveau solde se mettra automatiquement à jour après votre encodage. - Date valeur Popsy vous proposera d encoder la date valeur, qui apparaît sur l extrait financier, dans la ligne détail de votre imputation. - Date échéance Popsy vous proposera d encoder la date d échéance dans la ligne détail de votre imputation. Affichage historique - Tous les mouvements Affiche tous les documents, y compris les mouvements lettrés. - En ordre croissant Popsy peut effectuer un classement croissant (affichage du plus ancien historique au plus récent) sur base de la période et de la date. - Ligne des totaux Affiche tous les documents et les totalise. - Données d origine Récupère l intitulé d origine (Journal, numéro et date) de vos documents dans les A Nouveaux, uniquement pour les données de report. Affichage balance - Regroupement des comptes centralisateurs Affiche, de manière regroupée et par périodes comptables, les imputations sur les comptes collectifs clients et fournisseurs dans l historique de ces comptes. Multi-devises Popsy peut travailler en multi-devises. Il vous autorisera donc à renseigner la devise de votre client, de votre fournisseur ou de votre compte général. Lorsque vous encoderez un document, Popsy vous proposera directement la devise correspondante, avec par défaut le cours de la période d imputation. Si vous modifiez le montant en devise, le cours de change sera transformé automatiquement. Si vous changez le cours, le montant en devise sera automatiquement adapté. Les différentes devises avec lesquelles vous travaillerez, seront considérées comme des devises de référence par rapport à la devise de base, qui est celle du dossier. Lettrage partiel Cette option vous permet de lettrer un document pour un montant partiel. 31

33 Si vous sélectionnez cette case lors du lettrage, Popsy vous présentera, lors du choix des journaux, un écran d encodage supplémentaire où vous indiquerez le montant à lettrer, dans la devise du document, par rapport au total de ce document. Modification Débit/Crédit Si cette case est activée, vous pourrez procéder au changement du sens (débit ou crédit) du compte d imputation. Analytique Pour les comptes de bilan, de charges et de produits, vous pouvez rendre l analytique : Non-utilisée Désactive le module de comptabilité analytique. Aucune zone concernée par l analytique ne sera activée ni dans les fiches des comptes généraux, ni dans les fenêtres de saisie des lignes d imputation. Autorisée La comptabilité analytique sera disponible sans être imposée. Lors de l encodage d une ligne d imputation, vous pourrez passer cette zone. Obligatoire L encodage des zones analytiques sera exigé. Modification compte - Centralisateur par défaut Cette option vous permet de modifier en Paramètres/Centralisateurs les comptes de centralisations Clients et Fournisseurs renseignés comme centralisateurs par défaut. - Centralisateur fiche client Vous permet de modifier le compte collectif Client renseigné comme centralisateur par défaut pour chaque fiche. - Centralisateur fiche fournisseur Vous permet de modifier le compte collectif Fournisseur renseigné comme centralisateur par défaut pour chaque fiche. - Code TVA Cette option vous permet de modifier les comptes d imputation TVA des codes TVA pour lesquels il existe déjà des mouvements. Avant validation en comptabilité Choisissez cette option afin de pouvoir vérifier en visualisant la facture avant la validation du document. Ce choix vous autorise avant la validation finale à encore modifier le document en cours. Si cette option est désactivée, après la visualisation du document aucune modification n'est possible. Nombre de copies Définissez le nombre de factures à éditer. Numéro du format 14 formats de factures sont disponibles avec Popsy pour Windows. Définissez le format approprié : 1 à 14. Pour choisir ce format, cliquez sur «Visualiser format». Vous pourrez consulter les 14 modèles de factures disponibles. La version n 11 de la facture autorise l'impression d'un acompte reçu. Ce montant peut être indiqué lors de la validation de l'impression. 32

34 Encodage du total du document pour les ACHATS / VENTES Activez cette option pour devoir encoder le montant total (TVA comprise) dans l entête de votre document. Un contrôle automatique s opérera entre le montant encodé dans cette zone et le cumul des différentes lignes d imputation. La validation sera impossible tant que les deux montants ne correspondent pas. Encodage du total du document pour les VENTES avec impression Activez cette option pour devoir encoder le montant total (TVA comprise) de votre document de vente avec édition de facture Menu fiches Gestion des fiches signalétiques. Complétez avec soin toutes vos fiches, la qualité de votre encodage combinée avec la rapidité, la précision et les possibilités multiples de Popsy vous donneront un outil de gestion très performant... L ensemble des fonctionnalités de Popsy vous permet en effet d utiliser chaque information de ces fiches pour d autres applications que la comptabilité. Popsy est un produit compatible avec Microsoft Office (Word - Excel - Access -...). L éventail des possibilités est illimité : importation de base de données, mailings, étiquettes, statistiques,... Sélectionnez le menu «Fiches» et choisissez le type de fiches qui vous intéresse. Commencez de préférence par l encodage de votre plan comptable, vous pourrez par après renseigner certains de ces comptes dans les fiches Clients et Fournisseurs. Pour chaque type de fiche, vous accédez dans un premier temps à une fenêtre de recherche. Par le clique droit de votre souris, vous pouvez personnaliser cette fenêtre de recherche en sélectionnant «personnaliser». Choisissez les codes que vous désirez afficher (cette opération peut également se faire en cliquant sur le titre de la colonne). Vous pouvez également choisir ici l ordre de classement de vos fiches en sélectionnant «trier». Quand toutes vos fiches seront encodées et, lorsque vos paramètres seront parfaitement définis, la saisie de vos factures d achat et de vente et celle de vos journaux financiers et d OD pourra débuter. Fiches Comptes Généraux Si vous avez créé votre dossier sur base du modèle PCMN, la création de votre plan comptable ne sera plus requise. Vous pouvez cependant le personnaliser en ajoutant de nouveaux comptes davantage adaptés à votre comptabilité. Sélectionnez le menu «Fiches / Comptes Généraux». Vous accédez à la fenêtre de recherche. La Fenêtre de Recherche. Tapez le numéro de votre nouveau compte, et cliquez ensuite Créer. Popsy enchaîne sur les pages constituant la fiche du Compte Général. Tapez-y les informations souhaitées concernant votre nouveau compte. Un des avantages de Popsy est qu il adopte les paramètres et les options définis par défaut (ex. : comptes centralisateurs clients ou fournisseurs - Multi-devises - Analytique autorisée) si aucune zone n est renseignée. Il vous permet donc de créer un compte instantanément, en indiquant uniquement sa référence. 33

35 Par la suite, vous pourrez consulter, modifier ou supprimer cette fiche au moyen de la même fenêtre de recherche. La Page Signalétique. Encodez toutes les informations relatives à votre nouveau compte général : Un compte de titre ne peut pas être imputé par la comptabilité. Il sert essentiellement à rendre votre plan comptable plus lisible en indiquant les différentes catégories de comptes généraux. Il permet d extraire des sous-totaux lors des éditions. L appartenance du compte : a) Ordre : tous les comptes d ordre (classe 0). b) Actif : tous les comptes d actif. c) Passif : tous les comptes de passif. d) Charge : tous les comptes de charge (classe 6). e) Produit : tous les comptes de produit (classe 7). f) Divers : tous les comptes non repris dans les précédents. Le nom : 3 zones sont disponibles pour un libellé dans trois langues, par exemple. La catégorie et les zones de tris dont la création est accessible dans le Menu Paramètres. La devise de référence (si vous avez coché «Multi-devises» dans les options comptables). Le sens d écriture et le compte analytique associé (si vous avez activé les options comptables adéquates). Le code TVA associé (uniquement pour les comptes de la classe 6 et 7). Les diverses options de compte(échéance, date valeur, lettrage). Votre plan comptable est maintenant terminé! Vous pouvez à présent créer vos Clients et vos Fournisseurs. Fiches Clients et Fournisseurs Si vous avez créé votre dossier sur base d un modèle reprenant une liste de clients et de fournisseurs, la création ne sera peut-être plus nécessaire. Vous pouvez cependant personnaliser ces listes en y ajoutant de nouveaux éléments. Sélectionnez le menu «Fiches / Clients» ou «Fiches / Fournisseurs». Vous accédez à la fenêtre de recherche. La Fenêtre de Recherche. Tapez-y la référence de votre nouveau client ou fournisseur et choisissez ensuite Créer pour l encodage de votre fiche. La référence est présente dans chaque type de fiche. C est en fait le moyen de recherche pour l ensemble de ces fiches. Quelques conseils : 1. Utilisez des références alphanumériques. 2. Les blancs et la ponctuation ne sont pas autorisés. 34

36 3. Tapez vos références en profitant de tout l espace disponible. 4. Prolongez d un chiffre quand deux références sont identiques. Encodez soigneusement vos références. Concevez-les de manière logique et mnémotechnique, elles vous feront gagner un temps précieux. Accédez maintenant aux pages constituant la fiche. Encodez-y les informations voulues concernant votre client ou votre fournisseur, en sélectionnant la page adéquate. Par la suite, vous pourrez consulter, modifier ou supprimer cette fiche au moyen de la même fenêtre de recherche. La Page Signalétique. Renseignez-y toutes les informations relatives à l identité de votre nouveau client ou de votre nouveau fournisseur : le nom de la société, le titre de votre relation dans cette société, son nom, son prénom, l adresse de la société,... Vous avez la possibilité d utiliser la loupe pour les codes postaux, les noms de localités et les pays. Cette loupe vous permet d accéder à la fenêtre de recherche de la zone correspondante. Créez ou sélectionnez la référence qui vous intéresse pour cette zone à partir de cette fenêtre. La Page Téléphone. Cet onglet reprend la liste des différents numéros de téléphone. Bien qu il soit possible de les encoder dans la Page Signalétique, cette page les reprend tous de manière plus lisible. Popsy est capable de composer un de ces numéros de téléphone s il est encodé sous le format canonique et si vous disposez d un modem raccordé à votre ordinateur. Le format d adresse canonique est un format universel de numéros de téléphone, fax, etc. Nous vous encourageons vivement à utiliser cette nomenclature bien précise. Elle vous permettra de composer directement à partir de Popsy, et en liaison avec votre modem, le numéro de téléphone que vous souhaitez. Une Adresse Canonique est structurée de la manière suivante : +Code International du Pays Espace (Indicatif) Espace Numéro d abonné Exemple : +32 (2) Les éléments de cette structure sont les suivants : + Code International du Pays Espace Indicatif Signifie que le numéro qui suit utilise le format canonique. Identifie le pays dans lequel l adresse canonique est localisée. Le code international de la Belgique est le 32. Il est utilisé pour délimiter la fin du code international du pays. Attention : uniquement 1 seul espace! Identifie l indicatif régional 35

37 Espace Numéro d abonné (sans le 0) de l adresse canonique. Ce code est optionnel. S il est présent, il doit obligatoirement être entouré de parenthèses. Il est utilisé pour délimiter la fin de l indicatif. Numéro à taille variable, qui peut inclure d autres caractères que des chiffres. La Page Commerciale. Renseignez toutes les données commerciales relatives à la TVA, au compte bancaire, à la langue d édition des documents (langue de référence). Prenez soin de bien encoder le régime TVA qui influencera le code TVA lors des encodages. La création des zones de tris et des catégories est accessible dans le Menu Paramètres. La Page Comptable. Vous renseignez dans cette page : 3 types de comptes (accessibles par la loupe) : a) le compte de centralisation (si vous avez activé les options comptables adéquates), b) le compte d imputation, c) la référence fournisseur du client (ou la référence client du fournisseur). le type d échéance et le moyen de paiement. les niveaux de rappel (Clients). le paiement par virements détaillés, globalisés ou groupés (Fournisseurs). la devise de référence du client ou du fournisseur (si vous avez coché «Multi-devises» dans les options du dossier). la facturation éventuelle de commissions, d honoraires, d avantages ou de frais en vue de la génération des fiches et (Fournisseurs). La Page Zones Libres. Cet onglet des fiches clients et fournisseurs vous permet d encoder les zones libres créées préalablement dans le Menu Paramètres. Tant que celles-ci ne sont pas définies, l onglet n apparaît pas dans la fiche. Fiches Prospects, Représentants et Contacts Sélectionnez dans le menu «Fiches» : Prospects, Représentants ou Contacts. Vous accédez à la fenêtre de recherche. La Fenêtre de Recherche. Tapez-y la référence de votre nouvelle fiche et choisissez ensuite Créer pour l encodage. Accédez maintenant aux 3 pages constituant la fiche. Encodez-y les informations en sélectionnant la page adéquate. Par la suite, vous pourrez consulter, modifier ou supprimer cette fiche au moyen de la même fenêtre de recherche. 36

38 La Page Signalétique. Renseignez-y toutes les informations relatives à l identité du compte : le nom de la société, le titre de votre relation dans cette société, son nom, son prénom, l adresse,... Vous avez la possibilité d utiliser la loupe pour les codes postaux, les noms de localités et les pays. La Page Téléphone. Cet onglet reprend la liste des différents numéros de téléphone. Bien qu il soit possible de les encoder dans la Page Signalétique, cette page les reprend tous de manière plus lisible. Popsy est capable de composer un de ces numéros de téléphone s il est encodé sous le format canonique et si vous disposez d un modem raccordé à votre ordinateur. La Page Commerciale. Renseignez toutes les données commerciales relatives au compte bancaire et à la langue d édition des documents (langue de référence). La création des zones de tris et des catégories est accessible dans le Menu Paramètres. 37

39 Consultation des fiches. Cette fonction de Popsy peut être extrêmement utile lors de toute opération de saisie ou de gestion des fiches. Vous pourrez, en effet, grâce au «Surfing», consulter tous les types de fiches disponibles dans Popsy et donc visualiser les historiques, les balances et les graphes des fiches clients et fournisseurs, des comptes généraux et analytiques pour l exercice de votre choix. La Page Historique. Vous pouvez consulter une liste reprenant un détail de chaque écriture effectuée sur un compte, pour une fourchette de dates bien précise et pour un exercice au choix. Vous pouvez les classer par ordre croissant de date et y ajouter tous les mouvements déjà lettrés. Vous pouvez également présenter l'affichage de l'historique par période ou par journaux en devise de base ou dans la devise de référence. Par le clic droit de la souris l'on peut également personnaliser les zones affichées et triez les zones. Popsy vous affiche en plus le solde en devise de base ainsi que le solde dans les différentes devises de référence. Double-cliquez sur la ligne qui vous intéresse, vous pourrez en consulter le détail et éventuellement l appeler pour y effectuer certaines modifications (la modification des documents est possible si le mouvement est non-lettré et la période non-clôturée). La Page Balance. Cette page affiche la balance de vérification du compte général (dans la devise de votre choix) reprenant le total des débits, des crédits et le solde de chaque période. La Page Graphe. Vous pouvez obtenir divers types de graphique, en 2 et en 3 dimensions Saisies. Ce menu vous permet d encoder les ventes (avec ou sans impression de factures), les achats, les financiers et les opérations diverses. Vous pouvez aussi accéder au lettrage manuel et au délettrage Factures de ventes. Dans le Menu «Saisies», sélectionnez - «Ventes» pour vos encodages classiques, - «Ventes avec factures» pour les encodages suivis de l impression d un document. Vous accédez ensuite à la fenêtre principale d encodage. 38

40 Popsy vous propose les journaux de Ventes disponibles par ordre alphabétique des références journaux (facturiers et/ou notes de crédit). Ceux-ci auront été créés dans le Menu «Paramètres». Personnalisez votre dossier en concevant des journaux de ventes, davantage adaptés à votre comptabilité. Les fonctionnalités de Popsy vous le permettent. Profitez-en donc pour maximiser la rapidité, la clarté et surtout la qualité de vos informations. Indiquez ensuite : La référence de votre client : Si vous ne la connaissez pas, Popsy vous permet de la retrouver par la loupe (= F3) qui vous donne accès à la fenêtre de recherche des clients. Le commentaire : Zone libre à 50 positions. La période d imputation : Par défaut, celle en cours. Les différentes dates: Par défaut, Popsy vous donne comme date, celle du jour pour la période actuelle sinon, le premier jour de la période indiquée et, comme échéance, celle calculée en fonction de la table d échéance spécifiée dans la fiche du client. La référence de la pièce : Zone libre à 12 positions (code VCS ). Le montant total TVAC 2 : Lorsque le montant est exprimé dans une devise différente de celle du dossier, Popsy indique le montant exprimé dans les deux devises ainsi que le cours de change (qui, par défaut, sera celui de la période d imputation). Si vous modifiez ce montant, le cours sera automatiquement corrigé. De même, si vous modifiez le cours, le montant en devise sera adapté. Toutes ces informations apparaîtront dans l historique du client. La barre d état vous indique en permanence l état d avancement de la saisie de votre document. L omission d un élément d encodage indispensable (le type de journal - la référence du Client - le montant -...) est immédiatement signalée dans le bas de votre écran et vous empêche d accéder au stade suivant. Vous ne pourrez donc pas créer de ligne d imputation tant que tous les éléments nécessaires ne sont pas encodés. Cliquez sur le bouton «Créer» afin d accéder à une première ligne d encodage, vous obtiendrez une nouvelle fenêtre. 2 Cette zone est grisée si l option «Encodage du total du document» est désactivée dans les options «facturation». Le montant total TVAC sera calculé automatiquement et correspondra au cumul des différentes lignes d imputation. 39

41 Saisie détail facture Vous avez accès à un nombre illimité de lignes d imputation par documents. Tant que la fenêtre principale d encodage n est pas validée, vous avez accès à chacune de ces lignes pour une éventuelle modification ou suppression. Déterminez le compte d imputation analytique associé (si le module analytique est disponible). Vous pouvez atteindre par la loupe la fenêtre de recherche de ces comptes. Afin d accélérer l efficacité et la rapidité de votre encodage, Popsy peut vous proposer, par défaut, des comptes que vous aurez préalablement renseignés : le compte général d imputation dans la fiche de votre client, au niveau de l onglet comptable, le compte analytique, si vous employez le module analytique, dans la fiche de votre compte général d imputation au niveau de l onglet signalétique. Sélectionnez un code TVA correspondant à cette opération. Seuls les codes TVA dont le type de journal, le type de document et le régime TVA du client correspondent, apparaissent. Ici aussi, vous pouvez accélérer l allure de votre encodage en renseignant un code TVA par défaut dans l onglet signalétique de votre compte d imputation. La création de nouveaux codes TVA est accessible dans le Menu «Paramètres». Le commentaire et le montant en devise que vous renseignez apparaîtront dans l historique du compte d imputation. Ce commentaire peut être indiqué par défaut s il a été au préalable renseigné dans la fiche du code TVA. Sélectionnez le sens de l écriture. Par défaut, c est le sens de l écriture renseigné dans la fiche du compte général d imputation qui est repris. Popsy indique le montant exprimé dans la devise de base ainsi que le cours de change (qui, par défaut, sera celui de la période d imputation). Si vous modifiez ce montant, le cours sera corrigé automatiquement. De même, si vous modifiez le cours, le montant en devise sera adapté. 40

42 Pour les ventes avec impression de factures, des zones supplémentaires viennent s ajouter dans la fenêtre d encodage de la ligne d imputation. Une loupe est associée à la zone «Commentaire». Cette loupe vous permet d accéder à la fenêtre de recherche des articles que vous aurez préalablement renseignés dans le menu «Paramètres / Listes de prix». Sélectionnez l article souhaité. Définissez par la suite la quantité et le prix unitaire du produit. Un bouton «texte» vient également se rajouter permettant d insérer un texte Début et un texte Fin qui apparaîtront respectivement en début et en fin de page sur la facture papier. Validez votre ligne d imputation pour retourner à la fenêtre principale d encodage. Modèles : Si vous recevez régulièrement des factures d un même client pour un même montant, vous pouvez utiliser une facture précédente comme modèle. Pour ce faire, il faut cliquer sur le bouton «Modèles» et POPSY vous proposera toutes les factures que vous aurez déjà encodées. La sélection d une de ces factures reprend tous les paramètres de la facture. Tous ces paramètres sont bien sur modifiables. Imaginons par exemple que la facture ci-dessus soit identique le mois suivant, il suffira de cliquer sur le bouton «Modèles» et la fenêtre suivante apparaît : Vous pouvez classer les factures selon le journal, le numéro de facture, la période, le commentaire, l échéance, le montant, la devise et le numéro de pièce. Comme toutes les listes de POPSY, cet ordre est modifiable au moyen d un «clic» droit de la souris sur une des lignes. Une fois toutes les lignes d imputation encodées, il ne vous reste qu à valider l opération et à abandonner la saisie des ventes. Si l option «Encodage du total du document» est activée, la validation ne sera possible que si la somme des montants HTVA ajoutée au total TVA correspond avec le chiffre renseigné dans l entête du document. 41

43 Si vous validez un document de vente dont le total de la TVA, calculé par Popsy, diffère du montant TVA que vous avez fixé, deux solutions s offrent à vous : Le document possède : Résultat : Une seule ligne d imputation : La différence de TVA est passée automatiquement sur cette ligne Plusieurs lignes d imputation : Popsy vous propose une nouvelle fenêtre. Corrigez vous-même les montants TVA d une ou plusieurs lignes d imputation ou, double-cliquez sur la ligne à modifier et, la correction s effectuera automatiquement sur cette ligne uniquement. Exemple d encodage de vente avec escompte financier: Le code TVA particulier : La fenêtre d encodage de vente avec deux lignes d imputations : 42

44 Réédition d une facture. Vous avez la possibilité de ré-imprimer une facture en allant dans l onglet historique de la fiche client. Sur la facture concernée, en faisant un clic droit avec la souris, sélectionnez imprimer document En sélectionnant ce point, vous arrivez directement à la fenêtre d impression dans laquelle vous pouvez sélectionner le nombre de factures à imprimer ainsi que le numéro de format. 43

45 Factures d achats. La procédure est fortement similaire à celle d une Vente. Dans le Menu «Saisies», sélectionnez «Achats». Vous accéderez à la fenêtre principale d encodage. Popsy vous propose premièrement les journaux d Achats disponibles (facturiers et/ou notes de crédit). Ceux-ci auront été créés dans le menu «Paramètres». Personnalisez votre dossier en concevant de nouveaux journaux d achats, davantage adaptés à votre comptabilité. Les fonctionnalités de Popsy vous le permettent. Profitez-en donc pour maximiser la rapidité, la clarté et surtout la qualité de vos informations. Indiquez ensuite : La référence du fournisseur : Si vous ne la connaissez pas, Popsy vous permet de la retrouver par la loupe qui vous donne accès à la fenêtre de recherche des fournisseurs. Le commentaire : Zone libre à 30 positions. La période d imputation : Par défaut, celle en cours. Les différentes dates: Par défaut, Popsy vous donne comme date, celle du jour si la période est la période en cours sinon le premier jour de la période sélectionnée et, comme échéance, celle calculée en fonction de la table d échéance spécifiée dans la fiche du fournisseur. La référence de la pièce : Zone libre à 12 positions (code VCS). Le montant total TVAC 3 : Lorsque le montant est exprimé dans une devise différente de celle du dossier, Popsy indique le montant exprimé dans les deux devises ainsi que le cours de change (qui, par défaut, sera celui de la période d imputation). Si vous modifiez ce montant, le cours sera automatiquement corrigé. De même, si vous modifiez le cours, le montant en devise sera adapté. Toutes ces informations apparaîtront dans l historique du fournisseur. La barre d état vous indique en permanence l état d avancement de la saisie de votre document. L omission d un élément d encodage indispensable (le type de journal - la référence du Fournisseur - le montant -...) est immédiatement signalée dans le bas de votre écran et vous empêche d accéder au stade suivant. Vous ne pourrez donc pas créer de ligne d imputation tant que tous les éléments nécessaires ne sont pas encodés. Cliquez sur le bouton «Créer» afin d entamer une première ligne d encodage. Vous atteindrez une nouvelle fenêtre. 3 Cette zone est grisée si l option «Encodage du total du document» est désactivée. Le montant total TVAC sera calculé automatiquement et correspondra au cumul des différentes lignes d imputation. 44

46 Saisie détail facture Vous avez accès à un nombre illimité de lignes d imputation par document. Tant que la fenêtre principale d encodage n est pas validée, vous avez accès à chacune de ces lignes. Déterminez les comptes d imputation et les comptes analytiques éventuels (si le module analytique est disponible). Vous pouvez atteindre par la loupe les fenêtres de recherche de ces comptes. Afin d accélérer l efficacité et la rapidité de votre encodage, Popsy peut vous proposer, par défaut, des comptes que vous aurez préalablement renseignés : le compte général d imputation dans la fiche de votre fournisseur, au niveau de l onglet comptable, le compte analytique, si vous employez la comptabilité analytique, dans la fiche de votre compte d imputation au niveau de l onglet signalétique. Sélectionnez un code TVA correspondant à cette opération. Seuls les codes TVA dont le type de journal, le type de document et le régime TVA du fournisseur correspondent, apparaissent. Ici aussi, vous pouvez accélérer l allure de votre encodage en renseignant un code TVA par défaut dans l onglet signalétique de votre compte d imputation. La création de nouveaux codes TVA est accessible dans le menu «Paramètres». Attention ce sont les codes TVA qui vont déterminer les montants des cases TVA de la déclaration. Veillez donc à utiliser les bons codes TVA afin de d'obtenir une déclaration correcte. Le commentaire et le montant en devise que vous renseignerez apparaîtront dans l historique du compte d imputation. Ce commentaire peut être indiqué par défaut s il a été au préalable renseigné dans la fiche du code TVA. Sélectionnez le sens de l écriture. Par défaut, c est le sens de l écriture renseigné dans la fiche du compte d imputation qui est repris. Popsy indique le montant exprimé dans la devise de base ainsi que le cours de change (qui, par défaut, sera celui de la période d imputation). Si vous modifiez ce montant, le cours sera corrigé automatiquement. De même, si vous modifiez le cours, le montant en devise sera adapté. Validez votre ligne d imputation pour retourner à la fenêtre principale d encodage. Une fois toutes les lignes d imputation encodées, vous n avez plus qu à valider l opération et abandonner la saisie des achats. Si l option «Encodage du total du document» est activée, la validation ne sera possible que si la somme des montants HTVA ajoutée au total TVA corresponde avec le chiffre renseigné dans l entête du document. Si vous validez un document d achat dont le total de la TVA, calculé par Popsy, diffère du montant TVA que vous avez fixé, deux solutions s offrent à vous : Le document possède : Résultat : Une seule ligne d imputation : La différence de TVA est passée automatiquement sur cette ligne Plusieurs lignes d imputation : Popsy vous propose une nouvelle fenêtre. Corrigez vous-même les montants TVA d une ou plusieurs lignes d imputation ou, double-cliquez sur la ligne à modifier et, la correction s effectuera automatiquement sur cette ligne uniquement. 45

47 Les écrans précis de Popsy et la disposition des boutons accélèrent considérablement la vitesse d encodage de ces lignes d imputation. Profitez-en au maximum! Modèles : Si vous recevez régulièrement des factures d un même fournisseur pour un même montant, vous pouvez utiliser une facture précédente comme modèle. Pour ce faire, il faut cliquer sur le bouton «Modèles» et POPSY vous proposera toutes les factures que vous aurez déjà encodées. La sélection d une de ces factures reprend tous les paramètres de la facture. Tous ces paramètres sont bien sur modifiables. Imaginons par exemple que la facture ci-dessus soit identique le mois suivant, il suffira de cliquer sur le bouton «Modèles» et la fenêtre suivante apparaît : Vous pouvez classer les factures selon le journal, le numéro de facture, la période, le commentaire, l échéance, le montant, la devise et le numéro de pièce. Comme toutes les listes de POPSY, cet ordre est modifiable au moyen d un «clic» droit de la souris sur une des lignes. Une fois la ligne sélectionnée, Popsy vous propose alors une nouvelle facture, remplie avec tous les paramètres de celle que vous avez choisie Optimisez votre travail en employant les touches de raccourci. 46

48 Exemple d encodage d achat avec TVA non-déductible à 50% Encodage de l achat avec un code TVA non déductible Détail de l écriture dans le journal d achat : 47

49 Encodage d une facture d honoraires Etapes à suivre : 1. vérifier dans le menu «Outils» Options dans l onglet Comptabilité si l option Honoraires est cochée 2. vérifier dans la fiche du fournisseur qu il est possible de lui encoder des honoraires 3. Sélectionner lors de l encodage le type de facture «honoraires» 4. Vous pouvez éditer vos fiches via le menu listes Administration 48

50 49

51 Encodage d une facture de TVA Encodage d une facture Intracommunautaire 50

52 Financiers. Dans le Menu "Saisies", sélectionnez «Financiers». Vous accédez à la fenêtre principale d encodage. Popsy vous propose, pour débuter, plusieurs journaux (Banque et Caisse). Ceux-ci auront été créés dans le menu «Paramètres». Personnalisez votre dossier en concevant de nouveaux journaux financiers, davantage adaptés à votre comptabilité. Les fonctionnalités de Popsy vous le permettent. Profitez-en donc pour maximiser la rapidité, la clarté et surtout la qualité de vos informations. Sélectionnez ensuite la période d imputation et la date du document. Popsy affiche le compte général associé au journal financier sélectionné ainsi que son numéro de compte bancaire. Dans la fenêtre principale d encodage, vous trouverez également différents soldes : Le solde avant imputation de votre compte financier (ancien solde). Le nouveau solde se mettra automatiquement à jour après votre encodage. Popsy vous offre cependant l alternative de l encoder manuellement, d après le nouveau solde apparaissant sur votre extrait de compte bancaire. Un contrôle additionnel sera donc effectué puisque la somme de vos lignes d encodages devra correspondre à la différence entre les deux soldes. Vous pouvez activer cette option dans le menu «Outils / Options». La différence correspond au montant total des imputations financières à encoder. La barre d état vous indique en permanence l état d avancement de la saisie de votre document. L omission d un élément d encodage indispensable (le type de journal - la référence du Fournisseur - le montant -...) est immédiatement signalée dans le bas de votre écran et vous empêche d accéder au stade suivant. Il est donc impossible de créer une ligne d imputation tant que tous les éléments nécessaires ne sont pas encodés. Cliquez sur le bouton «Créer» afin d accéder à une première ligne d encodage. Vous atteindrez une nouvelle fenêtre. Saisie détail financier La fenêtre d imputation des financiers est très précise et facile à encoder. Vous avez accès à un nombre illimité de lignes d imputation par document. Tant que la fenêtre principale d encodage n est pas validée, vous avez accès à chacune de ces lignes. Popsy vous permet de travailler de deux manières différentes avec les lignes d imputations : La première consiste à encoder classiquement chaque zone, l une après l autre. La seconde vous permet de rechercher le document à imputer simplement en encodant son montant dans la zone adéquate. 1) Saisie classique : Après avoir déterminé le type de compte (Général - Clients - Fournisseurs), vous pouvez choisir par la loupe le compte d imputation de la ligne. Le solde de ce compte apparaîtra dans la zone suivante, en devise de base. Il sera normalement : Positif pour vos comptes Clients, Négatif pour vos comptes Fournisseurs, Positif ou négatif, selon l état débiteur ou créditeur, pour vos comptes généraux. 51

53 La zone analytique n est accessible que dans le cas où vous posséderiez le module correspondant. Si ce module est disponible et si vous avez renseigné un compte analytique dans la fiche du compte d imputation, celui-ci sera sélectionné par défaut. Le montant en devise de base d une ligne d encodage correspond en fait au montant d une ligne de votre extrait de banque. Le paiement d un client est donc renseigné par un montant positif alors que le paiement à un fournisseur est indiqué par un chiffre négatif. Popsy permet le lettrage direct des écritures sur le compte d imputation. Vous pourrez donc réconcilier directement une facture (ou une autre opération comptable) et son paiement, s ils ont le même montant. Toutefois, il est possible avec Popsy de lettrer un ou plusieurs documents, pour des montants partiels. Lorsque le montant en devise de référence est exprimé dans une devise différente de celle du dossier, Popsy indique le montant exprimé dans la devise de base ainsi que le cours de change (qui, par défaut, sera celui de la période d imputation). Si vous modifiez ce montant, le cours sera corrigé automatiquement, et inversement. Certaines opérations financières peuvent être mouvementées avec de la TVA. Lors de l encodage de la ligne d imputation, vous devez encoder le montant TVA Comprise dans la zone «Montant» et ensuite déterminer le code TVA associé à cette opération. La dernière zone de la fenêtre vous affichera le montant de TVA. Validez votre ligne d imputation pour retourner à la fenêtre principale d encodage. 2) Recherche d un document: Popsy vous permet de faire la recherche d un document à partir d une sélection. Cette sélection peut se faire à différents niveaux ; par journal, par période, pour une certaine fourchette de prix, Cliquez sur suivant et, Popsy vous présente alors une fenêtre avec le résultat de sa recherche. Cliquez sur le document qui se rapporte au mouvement financier et validez à nouveau. Chaque document sélectionné sera automatiquement lettré. Une fois vos diverses lignes d imputation encodées, vous n avez plus qu à enregistrer l opération financière et quitter la saisie des financiers. Les écrans précis de Popsy et la disposition des boutons accélèrent considérablement la vitesse d encodage de ces lignes d imputation. Profitez-en au maximum! Optimisez votre travail en employant les touches de raccourci Opérations diverses. Dans le menu «Saisies», sélectionnez «OD». Vous accéderez à la fenêtre principale d encodage. Popsy vous propose, pour débuter, plusieurs journaux (OD, AN,...). Ceux-ci auront été créés dans le menu «Paramètres». Personnalisez votre dossier en concevant de nouveaux journaux d opérations diverses, davantage adaptés à votre comptabilité. Les fonctionnalités de Popsy vous le permettent. Profitez-en donc pour maximiser la rapidité, la clarté et surtout la qualité de vos informations. Sélectionnez ensuite la période d imputation et la date du document. 52

54 Cliquez sur le bouton «Créer» afin d accéder à une première ligne d encodage. Vous atteindrez une nouvelle fenêtre. Saisie détail OD Vous avez accès à un nombre illimité de lignes d imputation pour une fenêtre d encodage. Tant que la fenêtre principale d encodage n est pas validée, vous avez accès à chacune de ces lignes. Après avoir déterminé le type de compte (Général - Clients - Fournisseurs), vous pouvez choisir par la loupe le compte d imputation de la ligne. La zone analytique n est accessible que dans le cas où vous posséderiez le module correspondant. Si ce module est disponible et si vous avez renseigné un compte analytique dans la fiche du compte d imputation, celui-ci sera sélectionné par défaut. Sélectionnez le sens de l écriture. Par défaut, c est le sens de l écriture renseigné dans la fiche du compte d imputation qui est repris. Popsy permet le lettrage des écritures sur le compte d imputation. Vous pourrez donc réconcilier directement une opération comptable et son paiement, s ils ont le même montant. Toutefois, il est possible avec Popsy de lettrer un ou plusieurs documents, pour des montants partiels. Lorsque le montant est exprimé dans une devise différente de celle du dossier, Popsy indique le montant exprimé dans la devise de base ainsi que le cours de change (qui, par défaut, sera celui de la période d imputation). Si vous modifiez ce montant, le cours sera corrigé automatiquement, et inversement. Le commentaire et la référence de la pièce que vous renseignerez apparaîtront également dans l historique du compte d imputation. Validez votre ligne d imputation pour retourner à la fenêtre principale d encodage. Une fois vos diverses lignes d imputation encodées, vous n avez plus qu à valider l opération et abandonner la saisie des opérations diverses. La validation n est accessible que lorsque le solde Débit/Crédit est nul. Les écrans précis de Popsy et la disposition des boutons accélèrent considérablement la vitesse d encodage de ces lignes d imputation. Profitez-en au maximum! Optimisez votre travail en employant les touches de raccourci Lettrage manuel. Popsy vous permet de réconcilier directement, manuellement ou automatiquement deux ou plusieurs mouvements. Le lettrage direct s effectue au moment de l encodage des lignes d imputation de vos financiers et de vos OD. Le lettrage manuel permet de traiter conjointement les clients, les fournisseurs et les comptes généraux. Il n est pas légalement obligatoire, mais vivement conseillé! Toutes les écritures des comptes peuvent en effet être réconciliées, ce qui permet d obtenir des historiques non lettrés et / ou lettrés des comptes. Vous pouvez, dès lors, tirer des historiques et des balances âgées pour visionner les documents nonlettrés, c est-à-dire non payés. Exemple : Un client paie une facture, vous enregistrez une opération financière dans un journal de banque. Popsy vous propose de lier ce paiement à la facture, c est-à-dire lettrer cette facture. 53

55 Définissez dans un premier temps le journal d opérations diverses et la période d imputation comptable. Ces informations seront utiles dans le cas où les documents que vous allez réconcilier n ont pas des montants identiques et qu il faut recourir à une table de différence de paiement. Une écriture sera donc automatiquement générée via le journal d OD renseigné. Ensuite, vous pouvez sélectionner le type de compte à imputer, vous avez la possibilité de choisir par surfing ce compte d imputation. Le solde de ce compte apparaîtra dans la zone suivante, en devise de base. Il sera normalement : Positif pour vos comptes Clients, Négatif pour vos comptes Fournisseurs, Positif ou négatif, selon l état débiteur ou créditeur, pour vos comptes généraux. Deux options vous sont proposées à ce niveau : La première vous permet d afficher les documents concernant ce compte par ordre croissant de dates. La seconde vous autorise à lettrer un ou plusieurs documents, pour un montant partiel. Si vous sélectionnez cette option, Popsy vous présentera, lors du choix des documents, un écran d encodage supplémentaire où vous indiquerez le montant à lettrer, dans la devise du document, par rapport au total de ce document. Une croix rouge indiquera ces documents marqués pour un lettrage partiel. Déterminez la fourchette de périodes ou de dates qui vous intéresse et, éventuellement la fourchette de montants à lettrer. Le lettrage Il est fondamental de lettrer des montants de même devise. Vos historiques et vos balances n en seront que plus clairs : le rapprochement de documents en devise de base avec d autres documents en devise de référence a en effet comme conséquence de donner un solde en devise de base correcte alors qu il subsiste toujours un solde en devise de référence. Double-cliquez sur les documents qui vous intéressent. Un symbole vert viendra s afficher à gauche des journaux désignés. Vous pouvez à tout instant consulter le solde de votre lettrage manuel, en devise de base et en devise de référence. Si le solde en devise de base n est pas nul lors de la validation de l opération, Popsy vous présentera une fenêtre de différence de lettrage qui vous permettra d imputer le montant sur un compte d écart. 54

56 3.8. Listes. Popsy autorise l impression de nombreux documents comptables dans la devise de son choix. Choisissez «Visualiser» pour apercevoir votre sélection à l écran. «OK» lancera directement l impression. Les menus d impressions, que Popsy vous présente, sont généralement composés de 3 onglets : Paramètres, Imprimante et Marges L onglet «Paramètres» est essentiel pour la définition des critères d impression tels que les périodes, les types de comptes, les types de journaux, l activation d options, etc. L onglet «Imprimante» est nécessaire pour la configuration de votre imprimante. Popsy reprend par défaut les configurations d imprimantes opérées par Windows. Vous êtes cependant libre de modifier les propriétés générales telles que la taille de votre papier, le type d alimentation et l orientation du document. L onglet «Marges» permet de modifier les paramètres standards de votre imprimante. Ces paramètres sont relatifs aux marges de vos documents. L onglet «Autres» permet d enregistrer des listes personnalisées. La fenêtre de visualisation possède une barre d outils avec les fonctions suivantes : Imprime un ou plusieurs exemplaires du document actif en fonction des paramètres d'impression courants. Modifier la configuration de l'imprimante. Rafraîchir les données affichées. Exportation sous différents formats vers votre disque dur (Word Excel Html Texte - ) Montre ou cacher un arbre d'arborescence Rechercher un mot dans la fenêtre affichée. 55

57 Historiques. Popsy vous permet d imprimer ou de visualiser à l écran des listes qui reprennent le détail de chaque écriture effectuée sur tous les types de comptes, en devise de base et en devises de référence. Vous pouvez également éditer un historique de lettrage. Toutes ces listes peuvent être triées en sélectionnant des types de documents, des comptes, des périodes, des types de mouvements (lettrés ou non-lettrés). Pour les historiques de lettrage, Popsy permet l impression uniquement des comptes dont le solde est différent de 0 ainsi que les références d origine des documents (c est-à-dire les références des exercices antérieurs) Balances. Popsy vous permet d imprimer ou de visualiser à l écran des balances en devise de base et en devises de référence : Balances : qui reprennent le total des mouvements pour chaque compte (Clients - Fournisseurs - Généraux - Analytiques) en débit, en crédit et en solde, pour les périodes sélectionnées. Balances Cumulées : qui reprennent le total des mouvements pour chaque compte (Clients - Fournisseurs - Généraux - Analytiques) en débit, en crédit et en solde, pour les périodes sélectionnées et pour le cumul des périodes. Balances Périodiques : qui reprennent le total des mouvements pour chaque compte et pour chaque période. Vous pouvez éditer ces listes en sélectionnant des comptes et des périodes Journaux. Popsy vous permet d imprimer ou de visualiser à l écran des journaux détaillés par mouvements, en devises de base et en devise de référence. Au préalable, définissez vos paramètres. Les journaux peuvent être triés par types (Vente - Achat - Financier - OD), par noms et par périodes. Vous pouvez, de plus, les éditer avec le détail de leurs imputations Livres centralisateurs. Popsy vous permet d imprimer ou de visualiser à l écran des listes, par type de journaux et par périodes, présentant le total des journaux. Il est également possible d éditer une liste reprenant le détail des comptes généraux utilisés dans les journaux : les comptes d imputation, les comptes de TVA et les comptes centralisateurs Echéanciers et balances âgées. Après avoir défini le type d édition (Echéancier - Balance Agée - Echéancier et Balance Agée), vous pourrez sélectionner la date de référence, une fourchette de comptes et l option d éditer un rapport détaillé, en devise de base et en devise de référence : Disponibles pour les Clients et les Fournisseurs, ces listes sont extrêmement importantes pour votre gestion de trésorerie et pour votre suivi des clients. Les Echéanciers présentent les mouvements non-lettrés des comptes, par tranches de dates nonéchues, calculés sur l échéance du document. Les Balances âgées présentent, quant à elles, les mouvements non-lettrés des comptes, par tranches de dates échues, calculés sur l échéance du document. 56

58 Lettres de rappel. Popsy vous permet d éditer des lettres de rappel pour vos clients en retard de paiement, et cela dans leur langue de référence. La langue de relance est déterminée par la zone langue dans la page commerciale d une fiche. Il existe 5 niveaux de relance, paramétrables distinctement. Vous pouvez choisir les clients et les fournisseurs à qui vous envoyez des rappels de paiement sur base : d un montant minimum, de la date d édition et de leur référence chiffre d affaires. Popsy permet l impression de listes reprenant le chiffre d affaires réalisé au cours d une période déterminée pour les clients et les fournisseurs Analyse d exploitation. Popsy vous permet d imprimer ou de visualiser à l écran un tableau d analyse d exploitation reprenant le chiffre d affaires et les différents composants des classes 6 et 7, pour une fourchette de périodes déterminées. A partir de ce tableau d exploitation, vous pouvez obtenir en montants et en ratios, pour les périodes sélectionnées et pour le cumul de l exercice : la Marge Brute, le Résultat Net, les sous-totaux par classe Tableau d amortissements. Popsy vous donne la possibilité d imprimer des tableaux d amortissements 4 d investissement. triés par comptes Bilan. Le Bilan sous la forme "Banque Nationale" est disponible en format abrégé, complet ou détaillé pour les périodes de votre choix Listes des comptes. Popsy permet l impression de listes standard pour les 7 types de fiches. Toutes ces listes peuvent être triées par ordre croissant ou décroissant à partir de champs apparaissant dans les fiches de ces comptes. 4 Ce point est disponible si vous disposez du module de gestion d amortissement. 57

59 4. Divers Touches de raccourci Copie et déplacement de texte Pour : Appuyez sur : Couper un texte Copier un texte Coller du texte CTRL+X CTRL+C CTRL+V Suppression de texte Pour : Appuyez sur : Supprimer un caractère vers la droite Supprimer un caractère vers la gauche Couper le texte sélectionné et le placer dans le Presse-papiers Annuler la dernière action DEL Backspace CTRL+X CTRL+Z Vous pouvez choisir n'importe quelle commande de menu à partir du clavier. Pour : Appuyez sur : Dérouler un menu Exécuter la commande du menu actif Afficher le menu contextuel Afficher le menu Système de l'application ALT+ la lettre soulignée dans le nom du menu la lettre soulignée dans le nom de la commande MAJ+F10 ESPACE (lorsque la barre de menus est active) 58

60 Sélectionner la commande suivante ou précédente dans le menu Sélectionner le menu situé à gauche ou à droite ou bien, lorsqu'un menu secondaire est affiché, basculer entre le menu principal et le menu secondaire. BAS ou HAUT (lorsque le menu est affiché) GAUCHE ou DROITE Utilisation des fenêtres Pour basculer vers : Appuyez sur : L'application suivante L'application précédente Le menu Démarrer ALT+TAB ALT+MAJ+TAB CTRL+ESC Pour : Appuyez sur : Fermer la fenêtre Basculer vers la fenêtre suivante CTRL+F4 CTRL+F6 Utilisation des boîtes de dialogue Pour : Appuyez sur : Basculer vers l'onglet suivant dans une boîte de dialogue comportant des onglets Basculer vers l'onglet précédent dans une boîte de dialogue comportant des onglets Passer à l'option suivante ou au groupe de cases d'option suivant CTRL+TAB ou CTRL+PG.SUIV CTRL+MAJ+TAB ou CTRL+PG.PREC TAB 59

61 Passer à l'option précédente ou au groupe de cases d'option précédent Sélectionner la fiche de la référence sélectionnée Vous déplacer dans la zone de liste active ou dans le groupe de cases d'option actif MAJ+TAB ALT+ ENTER Touche de direction Sélectionner le bouton de commande actif ou la case à cocher active Passer à l'élément suivant qui commence par cette lettre dans la zone de liste active Sélectionner l'élément dans lequel cette lettre est soulignée Afficher une zone de liste déroulante ESPACE Touche alphabétique ALT+ touche alphabétique ALT+BAS Fermer une zone de liste déroulante Choisir le bouton de commande par défaut Annuler la commande et fermer la boîte de dialogue ESC ENTREE ESC Dans une zone de texte, pour : Appuyez sur : Vous placer au début ou à la fin de l'entrée Vous déplacer d'un caractère vers la gauche ou vers la droite Sélectionner du point d'insertion jusqu'au début de l'entrée Sélectionner du point d'insertion jusqu'à la fin de l'entrée HOME ou END GAUCHE ou DROITE MAJ+HOME MAJ+END 60

62 Sélectionner le caractère à gauche Sélectionner le caractère à droite MAJ+GAUCHE MAJ+DROITE Touches de fonction MAJ CTRL CTRL +MAJ ALT F1 F3 F4 F5 F6 F10 Affiche l aide sur la fenêtre active Recherche par la loupe Affiche la calculatrice Rafraîchit les informations de votre fenêtre active Active la barre de menus Visualise un menu contextuel Ferme la fenêtre Fenêtre suivante Fenêtre précédente Quitter Popsy 61

63 4.2. Les services F1 = Aide N oubliez pas la touche de fonction F1. Disponible à tout moment, cette touche vous orientera automatiquement vers l explication technique et détaillée de la zone où vous vous trouvez. Pour vous aider dans l apprentissage de Popsy pour Windows ou pour répondre à toutes vos questions, plusieurs possibilités vous sont offertes : 1. Site Popsy sur Internet Le site Popsy sur Internet ( vous donne accès à toute une série d informations continuellement mises à jour. Vous pouvez donc d'abord essayer de solutionner vous-même les problèmes que vous rencontrez. Vous trouverez sur le site Popsy : Une «Base de Connaissance» reprenant tous les incidents répertoriés par notre équipe de support. Vous pouvez questionner cette base de connaissance au moyen de mots clés ou parcourir un inventaire. Une liste des Questions Fréquemment Posées (FAQ) Un formulaire de support électronique qui vous permet de faire parvenir vos questions à notre équipe de support 2. Contactez votre Popsy Solution Center C est auprès de votre Popsy Solution Center que vous trouverez le meilleur support. En effet, ces personnes connaissent bien votre configuration et sont à même de vous fournir un support de qualité pour tous vos problèmes, tant logiciels que matériels. 3. Souscription d un Contrat d'assistance Différentes formules de contrat d'assistance software sont disponibles et vous garantissent un service de qualité dans des délais rapides. En cas de souscription d'un contrat SOFTPACK ou HOTPACK, votre problème sera immédiatement pris en charge par une équipe d ingénieurs spécialement formés à cet effet chez Systemat. 4. Consultation du fichier «Lisez-moi» Si vous avez une question relative à Popsy pour Windows, consultez dans un premier temps la documentation fournie avec le produit ou l aide et le tutorial du logiciel. Vous pouvez également trouver les dernières nouveautés et certaines informations techniques dans le fichier «Lisez-moi», situé dans le groupe de programme Popsy. Ce fichier accompagne chaque nouvelle version de Popsy et est donc très régulièrement mis à jour. 62

64 5. En Conclusion Systemat vous souhaite beaucoup de succès avec Popsy pour Windows. Après avoir parcouru attentivement ce syllabus de cours, vous serez très certainement assuré et convaincu de la convivialité et du potentiel de Popsy pour Windows. Tous les paramètres sont effectivement réunis pour faire de Popsy le logiciel comptable de référence sous Windows. Le professionnalisme de Systemat lié au respect strict de la législation comptable belge et aux innovations technologiques de Microsoft confirme et assure le leadership de Popsy sur le marché des logiciels comptables sous Windows. Pour garantir cette réussite, Systemat enregistre régulièrement, dans une base de données, vos demandes de nouvelles fonctionnalités et vos suggestions de telle sorte que l'équipe de développement puisse les traiter systématiquement. N'hésitez donc pas à nous contacter concernant toute nouvelle fonctionnalité que vous désireriez voir apparaître dans le produit. 63