WinAuditor sprl,

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1 WinAuditor sprl Avenue des Gerfauts 10 bte 34, 1170 Bruxelles. Tel : , Fax : web : info@winauditor.com WinAuditor sprl, Révision 1.5 (06/2005)

2 Table des matières Chapitre 1: Introduction 1-1 Bienvenue 1-1 Les fonctionnalités de WinAuditor 1-2 La comptabilité : 1-2 La facturation et gestion de stock : 1-2 WinAuditorLink 1-3 DocDraw 1-3 Contrat de Licence 1-4 Enregistrement et support 1-5 Chapitre 2: Prise en main 2-1 Installation et désinstallation 2-1 Exécution du programme 2-1 Aspect général du fonctionnement 2-2 Le menu principal. 2-2 La barre d outils 2-4 Les fenêtres de dialogues 2-4 Utilisation du clavier 2-4 Fonction de calcul en saisie 2-6 Chapitre 3: Le dossier comptable 3-1 Création du dossier 3-1 Ouverture du dossier 3-2 Backup et rechargement 3-3 Vérification des index 3-4 Tenue de la comptabilité 3-4 WinAuditor

3 Généralités 3-4 Connaître son entreprise 3-5 L'encodage de la comptabilité 3-5 Personnalisation du dossier 3-5 Informations personnalisables clients et fournisseurs 3-5 Informations personnalisables en facture et note d envoi. 3-6 Chapitre 4: Les paramètres de la comptabilité 4-1 Introduction 4-1 Les paramètres généraux 4-2 Les exercices comptables 4-3 Les comptes spéciaux 4-5 Les journaux comptables 4-6 Les taux de TVA 4-8 Les conditions de paiement 4-8 Les devises 4-8 Les pays 4-9 Les catégories client et fournisseur 4-9 Les unités physiques 4-9 Informations personnalisables clients et fournisseurs 4-10 Chapitre 5: Les clients, fournisseurs et comptes généraux 5-1 Comptes généraux 5-1 La gestion des comptes généraux 5-2 Comptes individuels client 5-3 La gestion des clients 5-4 Comptes individuels fournisseur 5-5 La gestion des fournisseurs 5-6 Recherche étendue 5-7 WinAuditor

4 Chapitre 6: La comptabilité générale 6-1 Généralités 6-1 Numérotation des documents 6-1 La gestion des documents 6-2 L ajout de documents 6-3 Les documents de vente 6-3 Traitement de la TVA en documents de vente 6-3 Saisie de l entête du document 6-4 Saisie des lignes d imputation 6-6 Les documents d achat 6-8 Traitement de la TVA en documents d'achat. 6-8 Saisie de l entête du document 6-8 Saisie des lignes d imputation 6-10 Les documents de banque et de caisse 6-12 Documents de banque Les apurements 6-12 Saisie de l entête du document 6-12 Saisie des lignes d imputation 6-13 Documents de caisse Traitement TVA en documents de banque et de caisse 6-16 Les opérations diverses 6-16 Saisie de l entête du document 6-17 Saisie des lignes d imputation 6-17 La validation 6-18 La centralisation 6-19 L échéancier 6-20 Le report de solde 6-21 L apurement massif 6-22 Paiements fournisseurs 6-23 Le zoom 6-26 Généralités 6-26 Exécution du zoom 6-26 Navigation 6-27 WinAuditor

5 Dépôt des comptes annuels 6-28 Chapitre 7: Les paramètres de la facturation 7-1 Les journaux de livraison 7-1 Les codes tarifs 7-2 Les codes d imputations 7-2 Les magasins 7-3 Les journaux de stock 7-3 Les familles d articles 7-4 Informations personnalisables en facturation 7-4 Commentaires standards 7-5 Chapitre 8: La facturation 8-1 Généralités 8-1 Gestion de stock 8-1 Prix de vente 8-1 Les articles 8-2 Duplication d article 8-4 Les factures et notes de crédit 8-5 Saisie du détail de la facture 8-8 Les notes d envoi 8-9 La production de factures 8-11 La gestion du stock 8-12 Les prix de vente 8-14 Chapitre 9: Les impressions 9-1 Généralités 9-1 Liste de contrôle et journal périodique. 9-2 Balance des comptes 9-2 Détail de comptes 9-3 WinAuditor

6 Journal centralisateur 9-4 Résumé centralisateur 9-5 Déclaration TVA 9-5 Listing intra-communautaire 9-7 Listing TVA annuel 9-8 Bilan 9-9 Détail des unités physiques 9-10 Balance agée 9-10 Rappel 9-11 Recapitulatif des rappels 9-12 Article 9-12 Article par famille 9-13 Inventaire 9-14 Liste de note d envoi 9-15 Statistiques de vente 9-16 Chapitre 10: WinAuditorLink 10-1 Introduction 10-1 Configuration nécessaire 10-1 Version professionnelle version standard 10-1 Installation de l interface 10-2 Utilisation de l interface 10-2 Nouveau tableau 10-3 Fonctions disponibles 10-4 Expression arithmétique de comptes 10-4 Expression arithmétique de centres de frais 10-5 Représentation de période 10-5 Que ce passe-t-il lorsque le dossier WinAuditor évolue? 10-5 Fonction ADP_SLD 10-6 Codes d erreur 10-7 Exemples 10-7 WinAuditor

7 Fonction ADP_SDEB 10-8 Codes d erreur 10-8 Exemples 10-8 Fonction ADP_SCRE 10-9 Codes d erreur Exemples Fonction ADP_DEB Codes d erreur Exemples Fonction ADP_CRE Codes d erreur Exemples Fonction ADP_IDE Codes d erreur Exemples Fonction ADP_PERIO Codes d erreur Exemples Fonction ADP_CG Codes d erreur Exemples Fonction ADP_TVA Codes d erreur Exemples Utilisation de l interface avec d autres programmes Chapitre 11: DocDraw 11-1 Introduction 11-1 Type et classe de document 11-1 Structure d un document 11-2 Création d un nouveau document 11-2 Création d un nouveau format de facture 11-2 Insertion de logo ou d'image WinAuditor

8 Propriétés des objets 11-7 Dimension des objets 11-7 Variables disponibles 11-7 Propriété d'une variable 11-8 Propriétés des variables nombres 11-8 Propriété des variables textes 11-9 Propriété des variables dates 11-9 Variables disponibles 11-9 Facture de vente et note d envoi 11-9 Liste d article - Inventaire Variables communes Chapitre 12: La comptabilité analytique 12-1 Généralités 12-1 Approche par l exemple 12-1 Les axes analytiques 12-2 Les valeurs d axe 12-2 Hiérarchie des axes 12-2 Mise en place de la comptabilité analytique 12-3 Paramètres de la comptabilité analytique 12-3 Gestion des valeurs d axes analytiques 12-5 Les clés de répartition 12-6 Plan comptable 12-7 Saisie des lignes analytiques 12-7 Impressions 12-9 Balance analytique 12-9 Détail analytique WinAuditorLink WinAuditor

9 Chapitre 1: Introduction BIENVENUE WinAuditor est un logiciel intégré de comptabilité et de gestion commerciale dernier cri qui combine efficacité et facilité d emploi. WinAuditor est un programme novateur qui a été développé sur base d une longue expérience acquise auprès des nombreuses entreprises belges qui ont fait appel à nos services. WinAuditor est un programme 32 bits développé entièrement en Microsoft Visual C++, cela vous donne la garantie d'utiliser un produit rapide et parfaitement bien intégré dans l'environnement d'utilisation. WinAuditor a été conçu pour faciliter un encodage rapide et facile, c'est ainsi que des éléments nouveaux ont été apportés contrairement à des applications classiques. Les zones de saisie font l objet d une signalisation plus claire afin de mieux visualiser la progression de l encodage et certaines touches du clavier comme "ENTER" ou "RETURN", trop souvent condamnées dans les applications windows, ont retrouvé ici un fonctionnement "naturel". WinAuditor permet la tenue d'une comptabilité belge en euros et en devises étrangères, l'édition des listings et formulaires légaux et extra légaux. La facturation permet l'édition de factures de vente et de notes d'envoi, la gestion du stock et l'édition de listes d'articles sous forme d'inventaire ou de listes de référence. WinAuditorLink permet la consultation des soldes de comptes dans votre tableur et ainsi vous permet de créer des tableaux de gestion adaptés à vos besoins. DocDraw permet de créer de nouveaux formats d'édition pour les factures de vente, notes d'envoi, rappels aux client mais aussi pour n'importe quelle édition comptable. WinAuditor inclus un système sécurisé de backup et de rechargement des dossiers comptables. Ce système permet de sauver un dossier comptable sous forme d'un fichier compressé. Ce fichier compressé peut être WinAuditor 1-1

10 Chapitre 1: Introduction enregistré sur n'importe quel support disponible. Si l'enregistrement du backup est fait sur disquette, le système "découpera" si nécessaire le fichier compressé pour l'enregistrer sur plusieurs disquettes. Le fichier compressé peut être envoyé comme pièce jointe d'un courriel. LES FONCTIONNALITÉS DE WINAUDITOR La comptabilité : Possibilité d'adapter le dossier à une entreprise assujettie à la TVA, non assujettie, ou de type entrepreneur cocontractant. Gestion du plan comptable, des clients et des fournisseurs. Gestion des documents d'achat, de vente, de banque, de caisse, et d'opérations diverses. Gestion de ces documents en euros et/ou en devises. Possibilité de corriger les documents avant validation. Possibilité de définir jusque 100 exercices comptables par dossier. Report automatique des soldes d'exercice. Possibilité de comptabiliser des unités physiques parallèlement à la comptabilité (comptabilité en kilo, litres, m3, etc.) Impression des journaux périodiques, journaux centralisateurs, résumé centralisateur, balance des comptes, détail des comptes, bilan, listing TVA et intracommunautaire (tous deux disponibles sur disquette), déclaration TVA, balance âgée, rappel aux clients et récapitulatif des rappels, balance et détail des comptes d'unité physique. Apprentissage automatique par le programme des habitudes d'utilisation, possibilité de gérer ces habitudes. La facturation et gestion de stock : Gestion des articles Gestion des prix de vente des articles, pour chaque article ou chaque code tarif article, prix ou méthode de calcul de prix ou remise, par client ou par code tarif client. Gestion et impression de note d'envoi. Gestion et impression de facture de vente. WinAuditor 1-2

11 Regroupement de notes d'envoi sur une facture. Facturation prix TVA comprise ou non comprise. Certification (montant en toutes lettres). Commentaire multi-ligne. Chapitre 1: Introduction Format de factures adaptable à vos besoins avec adaptation automatique de l'encodage des factures et des notes d'envoi. Gestion d'un nombre illimité de magasins. Impressions des articles par article, par famille primaire ou secondaire d'articles, avec détail des références et prix d'achat par fournisseur, avec détail du stock par magasin, toutes ces listes d articles peuvent être exportées au format de votre tableur. Historique des mouvements d'un article. Calcul du prix moyen d'achat, valorisation du stock sur base du prix moyen ou du dernier prix d'achat. WINAUDITORLINK Tous les montants de n'importe quel compte général ou groupe de comptes généraux sont disponibles dans votre tableur. Les soldes, soldes débiteurs, soldes créditeurs, total débit ou total crédit d'une période ou d'une sélection de périodes sont ainsi disponibles immédiatement dans une cellule de votre tableur. Cette fonctionnalité qui vous permet d'établir n'importe quel tableau de gestion, budget, comparaison réel - budget n'aura comme limite que votre imagination et vos besoins bien sûr. DOCDRAW DocDraw est un outil de formatage de documents, avec Docdraw, vous pouvez ouvrir un document existant (par exemple la facture standard livrée avec WinAuditor), modifier ce document et le sauver comme nouveau document de votre dossier. Vous disposez alors d'une facture personnalisée. Docdraw permet ainsi de disposer dans un document du texte, des variables (le nom et l'adresse du client, le montant de la facture, etc.), des lignes, des cadres, des images (logo de société). Le choix de la police de caractère, du style, et de la couleur est possible. Pour les lignes et les cadres, il est possible de fixer une épaisseur. A chaque document est attribué une langue (en standard français et WinAuditor 1-3

12 Chapitre 1: Introduction néerlandais), il est bien sur possible de modifier un document français pour créer un document anglais par exemple. CONTRAT DE LICENCE 1. OCTROI DE LA LICENCE : Contre le paiement du prix de la licence, inclus dans le prix total du produit, et votre acceptation du présent accord par l'ouverture de la pochette, ainsi que de la limitation de responsabilité et de la garantie limitée, WinAuditor sprl comme donneur de licence, vous octroie, comme preneur de licence, le droit non-exclusif d'utiliser, vous ou tout autre personne sous votre responsabilité, le programme WinAuditor sur un seul ordinateur (une seule unité centrale), à un seul endroit, le tout si et pour autant que vous respectiez les dispositions du présent accord. 2. PROPRIÉTÉ DU LOGICIEL : Le preneur de licence est propriétaire du support du logiciel WinAuditor; le logiciel lui-même, quel que soit son support, d'origine ou sous forme de copies, reste propriété de WinAuditor sprl. Cette licence n'est pas une vente du Logiciel WinAuditor mais un droit à l'utilisation. 3. LIMITATION DE REPRODUCTION : Le logiciel WinAuditor ainsi que la documentation qui l'accompagne sont protégés par le droit d'auteur. Toute reproduction partielle ou totale du logiciel ou de sa documentation est strictement interdite. Le preneur de licence ne peut en aucun cas prêter ou louer son droit d utilisation. 4. LIMITATION D'UTILISATION : Le logiciel WinAuditor ne peut être utilisé que sur un seul ordinateur. Il est strictement interdit de distribuer ou de vendre des copies du logiciel et/ou de la documentation WinAuditor à d'autres personnes. Il est strictement interdit de faire de la décompilation ou d'utiliser des méthodes "rétrotechniques" sur WinAuditor. 5. LIMITATION DE CESSIBILITÉ : Le droit d'usage de ce logiciel ne peut être cédé à un tiers sans l'accord écrit de WinAuditor sprl, le cessionnaire accepte les termes de la présente licence. LIMITATION DE RESPONSABILITÉ ET DE GARANTIE LIMITÉE WinAuditor 1-4

13 Chapitre 1: Introduction Le preneur de licence reste le seul compétent pour juger du bien-fondé de l utilisation du logiciel WinAuditor pour ses besoins et ne pourra rendre WinAuditor responsable d un choix non approprié. WinAuditor sprl n'offre aucune garantie concernant l'utilisation ou le résultat de l'utilisation du logiciel WinAuditor ou de la documentation quant à l'exactitude, la précision, la fiabilité, le caractère standard ou autre. L'ensemble du risque relatif aux résultats et à l'application du logiciel WinAuditor est supporté par le preneur de licence. En cas de défaut du logiciel ou de sa documentation, c'est le preneur de licence -et non pas WinAuditor sprl ou ses distributeurs- qui supporte les frais éventuels de réparation ou d'entretien. Au cas où apparaîtrait une erreur de fonctionnement du logiciel et pour autant qu'il en ait été fait un usage normal, WinAuditor sprl garantit au preneur de licence originaire la mise à sa disposition d'un jeu d'installation contenant la correction de cette erreur, pour autant que ce jeu d'installation soit disponible. Aucune information ou avis donné oralement ou par écrit par les distributeurs de WinAuditor sprl ne pourra en aucun cas être interprété comme une garantie supplémentaire ou un dû. Ni WinAuditor sprl ni toute autre personne qui aurait pris part au développement, à la production ou à la livraison de ce produit, ne sont responsables des dommages directs, indirects, résultant de l'usage ou de l'impossibilité de faire usage de ce produit. WinAuditor et son LOGO sont une marque déposée. ENREGISTREMENT ET SUPPORT L'achat d'une licence WinAuditor vous donne droit à 6 mois d'assistance téléphonique gratuite. Pour bénéficier de ce service nous vous demandons de vous enregistrer comme utilisateur du programme. De plus, ainsi nous vous tiendrons au courant de l évolution de votre programme, des nouveauté, des obligations légales, etc. Vous trouverez ci-joint une carte d'enregistrement à compléter et à nous retourner. Il est très important de bien compléter vos coordonnées, en particulier le n de votre fax et votre , cela facilitera la communication lors d'éventuelles interventions. Si votre demande est urgente, vous pouvez envoyer une copie de votre carte complétée par fax, vous pourrez ainsi poser directement votre question. Dans ce cas n'oubliez pas d'envoyer aussi l'original de votre carte par courrier postal. WinAuditor 1-5

14 Aide en ligne support : Internet : info@winauditor.com, Fax : 02 / Tel : 02 / de 10h00 à 12h00 et de 14h00 à 16h00. Chapitre 1: Introduction Mentionnez toujours votre numéro de licence ainsi que vos coordonnées afin que nous puissions vous répondre. Au delà des 6 mois, un support est toujours assuré. WinAuditor 1-6

15 Chapitre 2: Prise en main INSTALLATION ET DÉSINSTALLATION L installation de WinAuditor démarre automatiquement dès l insertion du cd-rom dans le lecteur approprié. Le programme d installation proposera la création du répertoire C:\WinAuditor que vous pouvez modifier. Dés que l installation est terminée avec succès, WinAuditor pourra être exécuté grâce à des icônes crées dans le menu Démarrer de Windows. Dans le cas ou vous désirez débuter manuellement le processus d installation, il suffit d exécuter le programme START.EXE qui se trouve dans la racine du cd-rom de WinAuditor. La désinstallation de WinAuditor doit s effectuer à partir du panneau de configuration de Windows en utilisant l option Ajouter/Supprimer programme. La désinstallation ne supprime que les fichiers installés depuis le cd-rom, les dossiers comptables crées par l utilisateur ne sont pas supprimés. EXÉCUTION DU PROGRAMME WinAuditor peut être exécuté à l aide de l icône créé dans le menu «Démarrer» par le programme d installation. Figure 1. Exécution de WinAuditor par le menu Démarrer Dès l exécution de WinAuditor, il est faut choisir la langue dans laquelle vous désirez travailler. Si vous désirez ne plus devoir faire ce choix, vous devez modifier les propriétés du raccourci de WinAuditor et ajouter la lettre F ou N selon la langue que vous désirez toujours utiliser. (Ex : «C:\WinAuditor\WINAUDITOR.exe F») WinAuditor 2-1

16 Chapitre 2: Prise en main ASPECT GÉNÉRAL DU FONCTIONNEMENT L utilisation de WinAuditor nécessite une connaissance de base de l environnement Windows et de l utilisation d un micro-ordinateur en général. Il est fortement recommandé d acquérir ces connaissances de base au préalable pour éviter que l utilisation de WinAuditor s en trouve pénalisé. Grâce à un modèle couramment utilisé dans les applications Windows, WinAuditor permet la manipulation simultanée de plusieurs composants du programme. WinAuditor est effectivement divisé en plusieurs pôles d intérêt, chacun représentant une fonctionnalité ou un élément d importance dans l ensemble des données enregistrées dans un dossier comptable. Il est ainsi possible de manipuler simultanément la gestion des comptes généraux ainsi que la gestion des documents comptables, tout en consultant l impression d une balance des comptes. Toutefois les opérations effectuées dans ces différentes gestions ne peuvent avoir lieu simultanément. Figure 2. Le menu principal et la barre d'outils Le menu principal. Le menu principal et la barre d outils sont les deux éléments principaux qui vous permettent d accéder à toutes les fonctionnalités de WinAuditor. Le menu «Dossier» comprend notamment les fonctionnalités suivantes : Les fonctions de création, d ouverture et de fermeture de dossier (voir chapitre 3) Les fonctions de sauvegarde et de rechargement de dossier (voir chapitre 3) Le menu «Paramètres» comprend notamment les fonctionnalités suivantes: L ensemble des paramètres nécessaires au bon fonctionnement et la personnalisation de la comptabilité (voir chapitre 4) WinAuditor 2-2

17 Chapitre 2: Prise en main L ensemble des paramètres nécessaire au bon fonctionnement et la personnalisation de la facturation (voir chapitre 7) Le menu «Tiers» comprend notamment les fonctionnalités suivantes: La gestion des clients La gestion des fournisseurs Le menu «Comptabilité» comprend notamment les fonctionnalités suivantes: La gestion du plan comptable (comptes généraux) La gestion des documents comptables La validation des documents encodés Le report de solde d un exercice comptable Le dépôt des comptes annuels La consultation de l échéancier L apurement massif Les paiements fournisseurs Le menu «Facturation» comprend notamment les fonctionnalités suivantes : La gestion des factures de vente La gestion des notes d envoi La gestion des articles La gestion du stock La production des factures à partir des notes d envoi Le menu «Impression» comprend notamment les fonctionnalités suivantes : L impression de listes de clients, fournisseurs, comptes généraux et articles. L impression de diverses listes comptables et d un bilan L impression de la déclaration TVA, du listing TVA annuel et du listing intra communautaire L impression d une balance âgée, des rappels aux clients et d un récapitulatif WinAuditor 2-3

18 Chapitre 2: Prise en main L impression d un détail des mouvements comptabilisés avec unité physique La barre d outils La barre d outils est utilisée dans les différentes gestions pour consulter, ajouter, modifier et supprimer les éléments propres à chaque gestion. Cette même barre d outil est donc utilisée pour ajouter un client, modifier un document comptable ou supprimer une note d envoi. Les boutons représentés sur cette barre d outils ont également un raccourci clavier (voir «Utilisation du clavier» dans ce même chapitre). Les fenêtres de dialogues Les fenêtres de dialogues sont utilisées pour encoder des informations nécessaires à une fonctionnalité du programme. Elles ont la particularité de prendre toute l attention de l utilisateur qui ne peut que compléter ou annuler les dialogues en cours avant d entreprendre une autre tâche au sein du programme. UTILISATION DU CLAVIER WinAuditor a fait l objet d une recherche toute particulière pour permettre aux utilisateurs de maintenir une vitesse d encodage élevée. Un curseur clignotant et un encadrement coloré indiquent clairement la zone d'encodage en cours. Il vous est possible de passer d'une zone à l'autre à l'aide des touches fléchées (haut et bas) sur votre clavier. Vous pouvez valider les zones que vous encodez avec la touche ENTER WinAuditor 2-4

19 Chapitre 2: Prise en main Lorsqu'à la droite d'une zone d'encodage se trouve une petite flèche rouge pointée vers le bas, cela signifie que vous pouvez faire appel à une sélection spéciale pour vous aider à encoder cette zone. Pour ce faire, vous devez cliquer sur la flèche rouge à l'aide de la souris ou utiliser le raccourci clavier F4. Lorsqu'à la droite d'une zone d'encodage se trouve une petite flèche noire pointée vers le bas, cela signifie que vous avez un choix à faire dans une liste d'éléments prédéfinis. Lorsque la liste n'est pas visible, vous pouvez sortir de la zone avec les touches fléchées du clavier et la touche ENTER. Pour faire apparaître la liste, vous devez cliquer sur la flèche noire ou appuyer sur la touche ESPACE. Lorsque la liste est visible, vous pouvez sortir de la zone avec les touches fléchées GAUCHE et DROITE et la touche ENTER, les touches fléchées HAUT et BAS vous permettent de faire votre sélection dans la liste. La barre d'outil est utilisée dans différents points du programme. Les touches de fonction de F5 à F11 sont l'équivalent de cette barre d'outil. F5 = premier élément F6 = élément précédent F7 = élément suivant F8 = dernier élément F9 = ajouter un élément F10 = modifier un élément F11 = supprimer un élément. Remarque: Les touches F9, F10 et F11 peuvent être utilisées partout dans le programme lorsqu'une opération d'ajout, de modification ou de suppression est présente. WinAuditor 2-5

20 Chapitre 2: Prise en main Pour valider la fenêtre d'un dialogue en cours, au lieu d'utiliser la souris pour cliquer sur le bouton de validation ("OK") ou de vous déplacer avec les touches fléchées sur le bouton, vous pouvez appuyer sur les touches CONTROL et ENTER simultanément. Remarque: La combinaison des touches CONTROL et ENTER peut être utilisée tout au long du programme pour valider les différentes fenêtres d'un dialogue. FONCTION DE CALCUL EN SAISIE Dans les zones de saisie de montants, vous pouvez effectuer des calculs. La méthode est très simple, il suffit d introduire les éléments du calcul dans la zone de saisie. Exemple: Lors de l imputation d une facture d achat relative à un véhicule, pour imputer 50% de TVA au compte de charge il suffit d introduire le montant total de la TVA suivit de / 2, donc si le montant de TVA est de 527,64 au lieu d encoder 263,82, on encode 527,64/2. Les opérations permises sont l addition ( + ), la soustraction ( - ), la multiplication ( * ) et la division ( / ). Ces opérations peuvent bien sûr être enchaînées. Exemple: Pour additionner les montants 45.12, et et ensuite ajouter 21% de TVA, il suffit d encoder * 1.21 WinAuditor 2-6

21 Chapitre 3: Le dossier comptable WinAuditor est disponible en version mono, tri et multi dossier selon la nécessité de tenir la comptabilité de une ou plusieurs sociétés. Un dossier regroupe toutes les données comptables d une société et vous permet de faire clairement la distinction. Un dossier comptable est représenté par un code en 2 lettres ou chiffres que vous devez spécifier à la création du dossier. Un dossier peut être clairement identifié sur le disque dur d installation de WinAuditor en cas de nécessité. Un dossier est en effet stocké dans un sous-répertoire du répertoire d installation de WinAuditor, le nom du sous-répertoire étant le code dossier spécifié à la création. Figure 3. Le dossier AA sur le disque dur CRÉATION DU DOSSIER La première étape pour la tenue d une comptabilité est donc la création du dossier qui va contenir toutes les données comptables. Figure 4. Le menu Dossier. WinAuditor 3-1

22 Chapitre 3: Le dossier comptable La création d un dossier nécessite quelques informations que vous devez introduire. Certaines de ces informations sont obligatoires : 1. Le code dossier en 2 caractères (lettres ou chiffres). 2. La dénomination du dossier (ex : le nom de la société ) 3. Le code postal du siège de la société 4. Le code du pays où la société est établie 5. Le régime TVA de la société Figure 5. Informations concernant le dossier comptable en cours de création. Important: Le régime TVA est une information capitale qui détermine le comportement du programme lors des traitements à effectuer vis à vis de la TVA. La création du dossier peut durer quelques dizaines de secondes pendant lesquelles le nouveau dossier est initialisé avec un paramétrage standard dont l élément principal est un plan comptable standard. Une fois la création terminée, le dossier est ouvert pour vous permettre d y travailler. OUVERTURE DU DOSSIER Selon la version de WinAuditor, vous pouvez gérer plusieurs dossiers comptables, il est donc nécessaire de spécifier dans lequel vous désirez WinAuditor 3-2

23 Chapitre 3: Le dossier comptable travailler grâce à la fonction d ouverture d un dossier qui effectue également un certain nombre de contrôle quant à l intégrité du dossier. L ouverture d un dossier s effectue en sélectionnant l option «Ouvrir» du menu «Dossier». Vous devrez alors spécifier le code du dossier que vous désirez ouvrir. BACKUP ET RECHARGEMENT Les données de votre dossier comptable représentent une masse de travail d encodage et de vérification. WinAuditor dispose d un système de sauvegarde intégré pour vous permettre de protéger votre dossier comptable d éventuels accidents. Lors d une sauvegarde, WinAuditor rassemble toutes les données d un dossier comptable dans un seul fichier qui sera enregistré à l endroit que vous aurez spécifié, vous permettant ainsi d effectuer votre sauvegarde sur disquette, sur disque dur ou sur un autre type de support. Une sauvegarde sur disquette fonctionne de manière un peu particulière étant donné le peu de données pouvant être stockées sur une disquette. WinAuditor effectue alors une sauvegarde sur plusieurs disquettes que vous devez conserver dans leur intégralité. Les sauvegardes doivent parer à plusieurs types d accidents dont : Défaillance du disque dur de l ordinateur. Dans ce cas, après réparation du matériel défectueux, il faut effectuer un rechargement d une sauvegarde effectuée sur disquette ou sur un autre support amovible comme un cd-rom. Erreur de manipulation avec des conséquences irréversibles. Panne de courant ou d ordinateur lors d un traitement critique. Important: Nous vous recommandons d effectuer des sauvegardes sur votre disque dur avant chaque validation ainsi qu une sauvegarde par semaine sur disquette ou un autre support amovible. Pour une sauvegarde sur disquette, il est fortement conseillé de conserver plusieurs jeux de disquettes et de les étiqueter correctement avec la date de sauvegarde. Les fonctionnalités de sauvegarde et de rechargement sont disponibles dans le menu «Dossier» lorsqu aucun dossier n est ouvert. WinAuditor 3-3

24 VÉRIFICATION DES INDEX Chapitre 3: Le dossier comptable La vérification des index est une opération de maintenance d un dossier. En effet, certaines pannes provenant de l ordinateur peuvent avoir une incidence sur l intégrité d un dossier et éventuellement provoquer un comportement anormal du programme. Les pannes peuvent être de nature très diverses et une simple coupure de courant peut être à l origine de certains problèmes. La vérification des index permet, si la panne n est pas trop importante, de corriger certaines de ces erreurs. La vérification des index peut durer plusieurs minutes selon la taille du dossier en cours de vérification. Cette fonctionnalité n est utilisable que lorsque le dossier est fermé. TENUE DE LA COMPTABILITÉ Généralités Tenir une comptabilité implique un savoir faire et de la rigueur, le savoir faire est le domaine de votre comptable. Nous ne saurons jamais trop insister sur l'importance du comptable, c'est lui qui vous guidera dans vos choix et décisions. La rigueur par contre c'est vous qui l'aurez, notre programme vous servira à produire les listings et documents légaux sur base de votre encodage. WinAuditor ne sera d'aucune utilité en cas d'oubli ou de perte de documents, ni vis à vis des retards de courrier administratif. WinAuditor 3-4

25 Connaître son entreprise Chapitre 3: Le dossier comptable Chaque entreprise est tenue de fournir à l'administration des documents comptables, des formulaires, des listings. Les échéances de ces envois sont parfois dépendantes des dates de clôture d'exercices. Il est donc indispensable de connaître ces dates et d'être renseigné sur les obligations de l'entreprise (rôle du comptable). L'encodage de la comptabilité Il est indispensable que les documents qui doivent être encodés dans WinAuditor soient préalablement classés et répertoriés. Votre travail en sera alors simplifié et les sources d'erreur ou de double encodage diminueront d'autant. C'est de nouveau votre comptable qui est le mieux qualifié pour vous aider. WinAuditor vous permet d'encoder vos documents d'achat, de vente, de banque, de caisse et d'opérations diverses. Dans le cas des documents de vente vous avez le choix de produire ces documents (facture de vente) à l'extérieur du programme ou plus simplement d'utiliser la facturation incluse dans WinAuditor. Si vous optez pour cette dernière, l'écriture comptable, découlant de la facture produite, est automatiquement mise en comptabilité. Si vous souhaitez utiliser la gestion de stock disponible dans WinAuditor, il est obligatoire d'utiliser la facturation de WinAuditor pour produire vos factures de vente. PERSONNALISATION DU DOSSIER Afin d adapter WinAuditor aux besoins de l utilisateur et à la spécificité d un dossier comptable, des informations personnalisables peuvent être encodées pour les clients, les fournisseurs, les factures, les notes d envoi et les rappels aux clients. Ces informations peuvent être incorporées dans certaines impressions. Informations personnalisables clients et fournisseurs Il peut être utile d avoir des renseignements supplémentaires au niveau des clients et des fournisseurs. Il est possible de définir cinq champs complémentaires pour les clients et cinq pour les fournisseurs. Ces informations complémentaires peuvent figurer dans les listes clients et fournisseurs ainsi que dans les factures de ventes, notes d envoi et rappels aux clients. Ces zones personnalisables sont activées dans la gestion des WinAuditor 3-5