WinAuditor sprl,

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1 WinAuditor sprl Avenue des Gerfauts 10 bte 34, 1170 Bruxelles. Tel : , Fax : web : [email protected] WinAuditor sprl, Révision 1.5 (06/2005)

2 Table des matières Chapitre 1: Introduction 1-1 Bienvenue 1-1 Les fonctionnalités de WinAuditor 1-2 La comptabilité : 1-2 La facturation et gestion de stock : 1-2 WinAuditorLink 1-3 DocDraw 1-3 Contrat de Licence 1-4 Enregistrement et support 1-5 Chapitre 2: Prise en main 2-1 Installation et désinstallation 2-1 Exécution du programme 2-1 Aspect général du fonctionnement 2-2 Le menu principal. 2-2 La barre d outils 2-4 Les fenêtres de dialogues 2-4 Utilisation du clavier 2-4 Fonction de calcul en saisie 2-6 Chapitre 3: Le dossier comptable 3-1 Création du dossier 3-1 Ouverture du dossier 3-2 Backup et rechargement 3-3 Vérification des index 3-4 Tenue de la comptabilité 3-4 WinAuditor

3 Généralités 3-4 Connaître son entreprise 3-5 L'encodage de la comptabilité 3-5 Personnalisation du dossier 3-5 Informations personnalisables clients et fournisseurs 3-5 Informations personnalisables en facture et note d envoi. 3-6 Chapitre 4: Les paramètres de la comptabilité 4-1 Introduction 4-1 Les paramètres généraux 4-2 Les exercices comptables 4-3 Les comptes spéciaux 4-5 Les journaux comptables 4-6 Les taux de TVA 4-8 Les conditions de paiement 4-8 Les devises 4-8 Les pays 4-9 Les catégories client et fournisseur 4-9 Les unités physiques 4-9 Informations personnalisables clients et fournisseurs 4-10 Chapitre 5: Les clients, fournisseurs et comptes généraux 5-1 Comptes généraux 5-1 La gestion des comptes généraux 5-2 Comptes individuels client 5-3 La gestion des clients 5-4 Comptes individuels fournisseur 5-5 La gestion des fournisseurs 5-6 Recherche étendue 5-7 WinAuditor

4 Chapitre 6: La comptabilité générale 6-1 Généralités 6-1 Numérotation des documents 6-1 La gestion des documents 6-2 L ajout de documents 6-3 Les documents de vente 6-3 Traitement de la TVA en documents de vente 6-3 Saisie de l entête du document 6-4 Saisie des lignes d imputation 6-6 Les documents d achat 6-8 Traitement de la TVA en documents d'achat. 6-8 Saisie de l entête du document 6-8 Saisie des lignes d imputation 6-10 Les documents de banque et de caisse 6-12 Documents de banque Les apurements 6-12 Saisie de l entête du document 6-12 Saisie des lignes d imputation 6-13 Documents de caisse Traitement TVA en documents de banque et de caisse 6-16 Les opérations diverses 6-16 Saisie de l entête du document 6-17 Saisie des lignes d imputation 6-17 La validation 6-18 La centralisation 6-19 L échéancier 6-20 Le report de solde 6-21 L apurement massif 6-22 Paiements fournisseurs 6-23 Le zoom 6-26 Généralités 6-26 Exécution du zoom 6-26 Navigation 6-27 WinAuditor

5 Dépôt des comptes annuels 6-28 Chapitre 7: Les paramètres de la facturation 7-1 Les journaux de livraison 7-1 Les codes tarifs 7-2 Les codes d imputations 7-2 Les magasins 7-3 Les journaux de stock 7-3 Les familles d articles 7-4 Informations personnalisables en facturation 7-4 Commentaires standards 7-5 Chapitre 8: La facturation 8-1 Généralités 8-1 Gestion de stock 8-1 Prix de vente 8-1 Les articles 8-2 Duplication d article 8-4 Les factures et notes de crédit 8-5 Saisie du détail de la facture 8-8 Les notes d envoi 8-9 La production de factures 8-11 La gestion du stock 8-12 Les prix de vente 8-14 Chapitre 9: Les impressions 9-1 Généralités 9-1 Liste de contrôle et journal périodique. 9-2 Balance des comptes 9-2 Détail de comptes 9-3 WinAuditor

6 Journal centralisateur 9-4 Résumé centralisateur 9-5 Déclaration TVA 9-5 Listing intra-communautaire 9-7 Listing TVA annuel 9-8 Bilan 9-9 Détail des unités physiques 9-10 Balance agée 9-10 Rappel 9-11 Recapitulatif des rappels 9-12 Article 9-12 Article par famille 9-13 Inventaire 9-14 Liste de note d envoi 9-15 Statistiques de vente 9-16 Chapitre 10: WinAuditorLink 10-1 Introduction 10-1 Configuration nécessaire 10-1 Version professionnelle version standard 10-1 Installation de l interface 10-2 Utilisation de l interface 10-2 Nouveau tableau 10-3 Fonctions disponibles 10-4 Expression arithmétique de comptes 10-4 Expression arithmétique de centres de frais 10-5 Représentation de période 10-5 Que ce passe-t-il lorsque le dossier WinAuditor évolue? 10-5 Fonction ADP_SLD 10-6 Codes d erreur 10-7 Exemples 10-7 WinAuditor

7 Fonction ADP_SDEB 10-8 Codes d erreur 10-8 Exemples 10-8 Fonction ADP_SCRE 10-9 Codes d erreur Exemples Fonction ADP_DEB Codes d erreur Exemples Fonction ADP_CRE Codes d erreur Exemples Fonction ADP_IDE Codes d erreur Exemples Fonction ADP_PERIO Codes d erreur Exemples Fonction ADP_CG Codes d erreur Exemples Fonction ADP_TVA Codes d erreur Exemples Utilisation de l interface avec d autres programmes Chapitre 11: DocDraw 11-1 Introduction 11-1 Type et classe de document 11-1 Structure d un document 11-2 Création d un nouveau document 11-2 Création d un nouveau format de facture 11-2 Insertion de logo ou d'image WinAuditor

8 Propriétés des objets 11-7 Dimension des objets 11-7 Variables disponibles 11-7 Propriété d'une variable 11-8 Propriétés des variables nombres 11-8 Propriété des variables textes 11-9 Propriété des variables dates 11-9 Variables disponibles 11-9 Facture de vente et note d envoi 11-9 Liste d article - Inventaire Variables communes Chapitre 12: La comptabilité analytique 12-1 Généralités 12-1 Approche par l exemple 12-1 Les axes analytiques 12-2 Les valeurs d axe 12-2 Hiérarchie des axes 12-2 Mise en place de la comptabilité analytique 12-3 Paramètres de la comptabilité analytique 12-3 Gestion des valeurs d axes analytiques 12-5 Les clés de répartition 12-6 Plan comptable 12-7 Saisie des lignes analytiques 12-7 Impressions 12-9 Balance analytique 12-9 Détail analytique WinAuditorLink WinAuditor

9 Chapitre 1: Introduction BIENVENUE WinAuditor est un logiciel intégré de comptabilité et de gestion commerciale dernier cri qui combine efficacité et facilité d emploi. WinAuditor est un programme novateur qui a été développé sur base d une longue expérience acquise auprès des nombreuses entreprises belges qui ont fait appel à nos services. WinAuditor est un programme 32 bits développé entièrement en Microsoft Visual C++, cela vous donne la garantie d'utiliser un produit rapide et parfaitement bien intégré dans l'environnement d'utilisation. WinAuditor a été conçu pour faciliter un encodage rapide et facile, c'est ainsi que des éléments nouveaux ont été apportés contrairement à des applications classiques. Les zones de saisie font l objet d une signalisation plus claire afin de mieux visualiser la progression de l encodage et certaines touches du clavier comme "ENTER" ou "RETURN", trop souvent condamnées dans les applications windows, ont retrouvé ici un fonctionnement "naturel". WinAuditor permet la tenue d'une comptabilité belge en euros et en devises étrangères, l'édition des listings et formulaires légaux et extra légaux. La facturation permet l'édition de factures de vente et de notes d'envoi, la gestion du stock et l'édition de listes d'articles sous forme d'inventaire ou de listes de référence. WinAuditorLink permet la consultation des soldes de comptes dans votre tableur et ainsi vous permet de créer des tableaux de gestion adaptés à vos besoins. DocDraw permet de créer de nouveaux formats d'édition pour les factures de vente, notes d'envoi, rappels aux client mais aussi pour n'importe quelle édition comptable. WinAuditor inclus un système sécurisé de backup et de rechargement des dossiers comptables. Ce système permet de sauver un dossier comptable sous forme d'un fichier compressé. Ce fichier compressé peut être WinAuditor 1-1

10 Chapitre 1: Introduction enregistré sur n'importe quel support disponible. Si l'enregistrement du backup est fait sur disquette, le système "découpera" si nécessaire le fichier compressé pour l'enregistrer sur plusieurs disquettes. Le fichier compressé peut être envoyé comme pièce jointe d'un courriel. LES FONCTIONNALITÉS DE WINAUDITOR La comptabilité : Possibilité d'adapter le dossier à une entreprise assujettie à la TVA, non assujettie, ou de type entrepreneur cocontractant. Gestion du plan comptable, des clients et des fournisseurs. Gestion des documents d'achat, de vente, de banque, de caisse, et d'opérations diverses. Gestion de ces documents en euros et/ou en devises. Possibilité de corriger les documents avant validation. Possibilité de définir jusque 100 exercices comptables par dossier. Report automatique des soldes d'exercice. Possibilité de comptabiliser des unités physiques parallèlement à la comptabilité (comptabilité en kilo, litres, m3, etc.) Impression des journaux périodiques, journaux centralisateurs, résumé centralisateur, balance des comptes, détail des comptes, bilan, listing TVA et intracommunautaire (tous deux disponibles sur disquette), déclaration TVA, balance âgée, rappel aux clients et récapitulatif des rappels, balance et détail des comptes d'unité physique. Apprentissage automatique par le programme des habitudes d'utilisation, possibilité de gérer ces habitudes. La facturation et gestion de stock : Gestion des articles Gestion des prix de vente des articles, pour chaque article ou chaque code tarif article, prix ou méthode de calcul de prix ou remise, par client ou par code tarif client. Gestion et impression de note d'envoi. Gestion et impression de facture de vente. WinAuditor 1-2

11 Regroupement de notes d'envoi sur une facture. Facturation prix TVA comprise ou non comprise. Certification (montant en toutes lettres). Commentaire multi-ligne. Chapitre 1: Introduction Format de factures adaptable à vos besoins avec adaptation automatique de l'encodage des factures et des notes d'envoi. Gestion d'un nombre illimité de magasins. Impressions des articles par article, par famille primaire ou secondaire d'articles, avec détail des références et prix d'achat par fournisseur, avec détail du stock par magasin, toutes ces listes d articles peuvent être exportées au format de votre tableur. Historique des mouvements d'un article. Calcul du prix moyen d'achat, valorisation du stock sur base du prix moyen ou du dernier prix d'achat. WINAUDITORLINK Tous les montants de n'importe quel compte général ou groupe de comptes généraux sont disponibles dans votre tableur. Les soldes, soldes débiteurs, soldes créditeurs, total débit ou total crédit d'une période ou d'une sélection de périodes sont ainsi disponibles immédiatement dans une cellule de votre tableur. Cette fonctionnalité qui vous permet d'établir n'importe quel tableau de gestion, budget, comparaison réel - budget n'aura comme limite que votre imagination et vos besoins bien sûr. DOCDRAW DocDraw est un outil de formatage de documents, avec Docdraw, vous pouvez ouvrir un document existant (par exemple la facture standard livrée avec WinAuditor), modifier ce document et le sauver comme nouveau document de votre dossier. Vous disposez alors d'une facture personnalisée. Docdraw permet ainsi de disposer dans un document du texte, des variables (le nom et l'adresse du client, le montant de la facture, etc.), des lignes, des cadres, des images (logo de société). Le choix de la police de caractère, du style, et de la couleur est possible. Pour les lignes et les cadres, il est possible de fixer une épaisseur. A chaque document est attribué une langue (en standard français et WinAuditor 1-3

12 Chapitre 1: Introduction néerlandais), il est bien sur possible de modifier un document français pour créer un document anglais par exemple. CONTRAT DE LICENCE 1. OCTROI DE LA LICENCE : Contre le paiement du prix de la licence, inclus dans le prix total du produit, et votre acceptation du présent accord par l'ouverture de la pochette, ainsi que de la limitation de responsabilité et de la garantie limitée, WinAuditor sprl comme donneur de licence, vous octroie, comme preneur de licence, le droit non-exclusif d'utiliser, vous ou tout autre personne sous votre responsabilité, le programme WinAuditor sur un seul ordinateur (une seule unité centrale), à un seul endroit, le tout si et pour autant que vous respectiez les dispositions du présent accord. 2. PROPRIÉTÉ DU LOGICIEL : Le preneur de licence est propriétaire du support du logiciel WinAuditor; le logiciel lui-même, quel que soit son support, d'origine ou sous forme de copies, reste propriété de WinAuditor sprl. Cette licence n'est pas une vente du Logiciel WinAuditor mais un droit à l'utilisation. 3. LIMITATION DE REPRODUCTION : Le logiciel WinAuditor ainsi que la documentation qui l'accompagne sont protégés par le droit d'auteur. Toute reproduction partielle ou totale du logiciel ou de sa documentation est strictement interdite. Le preneur de licence ne peut en aucun cas prêter ou louer son droit d utilisation. 4. LIMITATION D'UTILISATION : Le logiciel WinAuditor ne peut être utilisé que sur un seul ordinateur. Il est strictement interdit de distribuer ou de vendre des copies du logiciel et/ou de la documentation WinAuditor à d'autres personnes. Il est strictement interdit de faire de la décompilation ou d'utiliser des méthodes "rétrotechniques" sur WinAuditor. 5. LIMITATION DE CESSIBILITÉ : Le droit d'usage de ce logiciel ne peut être cédé à un tiers sans l'accord écrit de WinAuditor sprl, le cessionnaire accepte les termes de la présente licence. LIMITATION DE RESPONSABILITÉ ET DE GARANTIE LIMITÉE WinAuditor 1-4

13 Chapitre 1: Introduction Le preneur de licence reste le seul compétent pour juger du bien-fondé de l utilisation du logiciel WinAuditor pour ses besoins et ne pourra rendre WinAuditor responsable d un choix non approprié. WinAuditor sprl n'offre aucune garantie concernant l'utilisation ou le résultat de l'utilisation du logiciel WinAuditor ou de la documentation quant à l'exactitude, la précision, la fiabilité, le caractère standard ou autre. L'ensemble du risque relatif aux résultats et à l'application du logiciel WinAuditor est supporté par le preneur de licence. En cas de défaut du logiciel ou de sa documentation, c'est le preneur de licence -et non pas WinAuditor sprl ou ses distributeurs- qui supporte les frais éventuels de réparation ou d'entretien. Au cas où apparaîtrait une erreur de fonctionnement du logiciel et pour autant qu'il en ait été fait un usage normal, WinAuditor sprl garantit au preneur de licence originaire la mise à sa disposition d'un jeu d'installation contenant la correction de cette erreur, pour autant que ce jeu d'installation soit disponible. Aucune information ou avis donné oralement ou par écrit par les distributeurs de WinAuditor sprl ne pourra en aucun cas être interprété comme une garantie supplémentaire ou un dû. Ni WinAuditor sprl ni toute autre personne qui aurait pris part au développement, à la production ou à la livraison de ce produit, ne sont responsables des dommages directs, indirects, résultant de l'usage ou de l'impossibilité de faire usage de ce produit. WinAuditor et son LOGO sont une marque déposée. ENREGISTREMENT ET SUPPORT L'achat d'une licence WinAuditor vous donne droit à 6 mois d'assistance téléphonique gratuite. Pour bénéficier de ce service nous vous demandons de vous enregistrer comme utilisateur du programme. De plus, ainsi nous vous tiendrons au courant de l évolution de votre programme, des nouveauté, des obligations légales, etc. Vous trouverez ci-joint une carte d'enregistrement à compléter et à nous retourner. Il est très important de bien compléter vos coordonnées, en particulier le n de votre fax et votre , cela facilitera la communication lors d'éventuelles interventions. Si votre demande est urgente, vous pouvez envoyer une copie de votre carte complétée par fax, vous pourrez ainsi poser directement votre question. Dans ce cas n'oubliez pas d'envoyer aussi l'original de votre carte par courrier postal. WinAuditor 1-5

14 Aide en ligne support : Internet : [email protected], Fax : 02 / Tel : 02 / de 10h00 à 12h00 et de 14h00 à 16h00. Chapitre 1: Introduction Mentionnez toujours votre numéro de licence ainsi que vos coordonnées afin que nous puissions vous répondre. Au delà des 6 mois, un support est toujours assuré. WinAuditor 1-6

15 Chapitre 2: Prise en main INSTALLATION ET DÉSINSTALLATION L installation de WinAuditor démarre automatiquement dès l insertion du cd-rom dans le lecteur approprié. Le programme d installation proposera la création du répertoire C:\WinAuditor que vous pouvez modifier. Dés que l installation est terminée avec succès, WinAuditor pourra être exécuté grâce à des icônes crées dans le menu Démarrer de Windows. Dans le cas ou vous désirez débuter manuellement le processus d installation, il suffit d exécuter le programme START.EXE qui se trouve dans la racine du cd-rom de WinAuditor. La désinstallation de WinAuditor doit s effectuer à partir du panneau de configuration de Windows en utilisant l option Ajouter/Supprimer programme. La désinstallation ne supprime que les fichiers installés depuis le cd-rom, les dossiers comptables crées par l utilisateur ne sont pas supprimés. EXÉCUTION DU PROGRAMME WinAuditor peut être exécuté à l aide de l icône créé dans le menu «Démarrer» par le programme d installation. Figure 1. Exécution de WinAuditor par le menu Démarrer Dès l exécution de WinAuditor, il est faut choisir la langue dans laquelle vous désirez travailler. Si vous désirez ne plus devoir faire ce choix, vous devez modifier les propriétés du raccourci de WinAuditor et ajouter la lettre F ou N selon la langue que vous désirez toujours utiliser. (Ex : «C:\WinAuditor\WINAUDITOR.exe F») WinAuditor 2-1

16 Chapitre 2: Prise en main ASPECT GÉNÉRAL DU FONCTIONNEMENT L utilisation de WinAuditor nécessite une connaissance de base de l environnement Windows et de l utilisation d un micro-ordinateur en général. Il est fortement recommandé d acquérir ces connaissances de base au préalable pour éviter que l utilisation de WinAuditor s en trouve pénalisé. Grâce à un modèle couramment utilisé dans les applications Windows, WinAuditor permet la manipulation simultanée de plusieurs composants du programme. WinAuditor est effectivement divisé en plusieurs pôles d intérêt, chacun représentant une fonctionnalité ou un élément d importance dans l ensemble des données enregistrées dans un dossier comptable. Il est ainsi possible de manipuler simultanément la gestion des comptes généraux ainsi que la gestion des documents comptables, tout en consultant l impression d une balance des comptes. Toutefois les opérations effectuées dans ces différentes gestions ne peuvent avoir lieu simultanément. Figure 2. Le menu principal et la barre d'outils Le menu principal. Le menu principal et la barre d outils sont les deux éléments principaux qui vous permettent d accéder à toutes les fonctionnalités de WinAuditor. Le menu «Dossier» comprend notamment les fonctionnalités suivantes : Les fonctions de création, d ouverture et de fermeture de dossier (voir chapitre 3) Les fonctions de sauvegarde et de rechargement de dossier (voir chapitre 3) Le menu «Paramètres» comprend notamment les fonctionnalités suivantes: L ensemble des paramètres nécessaires au bon fonctionnement et la personnalisation de la comptabilité (voir chapitre 4) WinAuditor 2-2

17 Chapitre 2: Prise en main L ensemble des paramètres nécessaire au bon fonctionnement et la personnalisation de la facturation (voir chapitre 7) Le menu «Tiers» comprend notamment les fonctionnalités suivantes: La gestion des clients La gestion des fournisseurs Le menu «Comptabilité» comprend notamment les fonctionnalités suivantes: La gestion du plan comptable (comptes généraux) La gestion des documents comptables La validation des documents encodés Le report de solde d un exercice comptable Le dépôt des comptes annuels La consultation de l échéancier L apurement massif Les paiements fournisseurs Le menu «Facturation» comprend notamment les fonctionnalités suivantes : La gestion des factures de vente La gestion des notes d envoi La gestion des articles La gestion du stock La production des factures à partir des notes d envoi Le menu «Impression» comprend notamment les fonctionnalités suivantes : L impression de listes de clients, fournisseurs, comptes généraux et articles. L impression de diverses listes comptables et d un bilan L impression de la déclaration TVA, du listing TVA annuel et du listing intra communautaire L impression d une balance âgée, des rappels aux clients et d un récapitulatif WinAuditor 2-3

18 Chapitre 2: Prise en main L impression d un détail des mouvements comptabilisés avec unité physique La barre d outils La barre d outils est utilisée dans les différentes gestions pour consulter, ajouter, modifier et supprimer les éléments propres à chaque gestion. Cette même barre d outil est donc utilisée pour ajouter un client, modifier un document comptable ou supprimer une note d envoi. Les boutons représentés sur cette barre d outils ont également un raccourci clavier (voir «Utilisation du clavier» dans ce même chapitre). Les fenêtres de dialogues Les fenêtres de dialogues sont utilisées pour encoder des informations nécessaires à une fonctionnalité du programme. Elles ont la particularité de prendre toute l attention de l utilisateur qui ne peut que compléter ou annuler les dialogues en cours avant d entreprendre une autre tâche au sein du programme. UTILISATION DU CLAVIER WinAuditor a fait l objet d une recherche toute particulière pour permettre aux utilisateurs de maintenir une vitesse d encodage élevée. Un curseur clignotant et un encadrement coloré indiquent clairement la zone d'encodage en cours. Il vous est possible de passer d'une zone à l'autre à l'aide des touches fléchées (haut et bas) sur votre clavier. Vous pouvez valider les zones que vous encodez avec la touche ENTER WinAuditor 2-4

19 Chapitre 2: Prise en main Lorsqu'à la droite d'une zone d'encodage se trouve une petite flèche rouge pointée vers le bas, cela signifie que vous pouvez faire appel à une sélection spéciale pour vous aider à encoder cette zone. Pour ce faire, vous devez cliquer sur la flèche rouge à l'aide de la souris ou utiliser le raccourci clavier F4. Lorsqu'à la droite d'une zone d'encodage se trouve une petite flèche noire pointée vers le bas, cela signifie que vous avez un choix à faire dans une liste d'éléments prédéfinis. Lorsque la liste n'est pas visible, vous pouvez sortir de la zone avec les touches fléchées du clavier et la touche ENTER. Pour faire apparaître la liste, vous devez cliquer sur la flèche noire ou appuyer sur la touche ESPACE. Lorsque la liste est visible, vous pouvez sortir de la zone avec les touches fléchées GAUCHE et DROITE et la touche ENTER, les touches fléchées HAUT et BAS vous permettent de faire votre sélection dans la liste. La barre d'outil est utilisée dans différents points du programme. Les touches de fonction de F5 à F11 sont l'équivalent de cette barre d'outil. F5 = premier élément F6 = élément précédent F7 = élément suivant F8 = dernier élément F9 = ajouter un élément F10 = modifier un élément F11 = supprimer un élément. Remarque: Les touches F9, F10 et F11 peuvent être utilisées partout dans le programme lorsqu'une opération d'ajout, de modification ou de suppression est présente. WinAuditor 2-5

20 Chapitre 2: Prise en main Pour valider la fenêtre d'un dialogue en cours, au lieu d'utiliser la souris pour cliquer sur le bouton de validation ("OK") ou de vous déplacer avec les touches fléchées sur le bouton, vous pouvez appuyer sur les touches CONTROL et ENTER simultanément. Remarque: La combinaison des touches CONTROL et ENTER peut être utilisée tout au long du programme pour valider les différentes fenêtres d'un dialogue. FONCTION DE CALCUL EN SAISIE Dans les zones de saisie de montants, vous pouvez effectuer des calculs. La méthode est très simple, il suffit d introduire les éléments du calcul dans la zone de saisie. Exemple: Lors de l imputation d une facture d achat relative à un véhicule, pour imputer 50% de TVA au compte de charge il suffit d introduire le montant total de la TVA suivit de / 2, donc si le montant de TVA est de 527,64 au lieu d encoder 263,82, on encode 527,64/2. Les opérations permises sont l addition ( + ), la soustraction ( - ), la multiplication ( * ) et la division ( / ). Ces opérations peuvent bien sûr être enchaînées. Exemple: Pour additionner les montants 45.12, et et ensuite ajouter 21% de TVA, il suffit d encoder * 1.21 WinAuditor 2-6

21 Chapitre 3: Le dossier comptable WinAuditor est disponible en version mono, tri et multi dossier selon la nécessité de tenir la comptabilité de une ou plusieurs sociétés. Un dossier regroupe toutes les données comptables d une société et vous permet de faire clairement la distinction. Un dossier comptable est représenté par un code en 2 lettres ou chiffres que vous devez spécifier à la création du dossier. Un dossier peut être clairement identifié sur le disque dur d installation de WinAuditor en cas de nécessité. Un dossier est en effet stocké dans un sous-répertoire du répertoire d installation de WinAuditor, le nom du sous-répertoire étant le code dossier spécifié à la création. Figure 3. Le dossier AA sur le disque dur CRÉATION DU DOSSIER La première étape pour la tenue d une comptabilité est donc la création du dossier qui va contenir toutes les données comptables. Figure 4. Le menu Dossier. WinAuditor 3-1

22 Chapitre 3: Le dossier comptable La création d un dossier nécessite quelques informations que vous devez introduire. Certaines de ces informations sont obligatoires : 1. Le code dossier en 2 caractères (lettres ou chiffres). 2. La dénomination du dossier (ex : le nom de la société ) 3. Le code postal du siège de la société 4. Le code du pays où la société est établie 5. Le régime TVA de la société Figure 5. Informations concernant le dossier comptable en cours de création. Important: Le régime TVA est une information capitale qui détermine le comportement du programme lors des traitements à effectuer vis à vis de la TVA. La création du dossier peut durer quelques dizaines de secondes pendant lesquelles le nouveau dossier est initialisé avec un paramétrage standard dont l élément principal est un plan comptable standard. Une fois la création terminée, le dossier est ouvert pour vous permettre d y travailler. OUVERTURE DU DOSSIER Selon la version de WinAuditor, vous pouvez gérer plusieurs dossiers comptables, il est donc nécessaire de spécifier dans lequel vous désirez WinAuditor 3-2

23 Chapitre 3: Le dossier comptable travailler grâce à la fonction d ouverture d un dossier qui effectue également un certain nombre de contrôle quant à l intégrité du dossier. L ouverture d un dossier s effectue en sélectionnant l option «Ouvrir» du menu «Dossier». Vous devrez alors spécifier le code du dossier que vous désirez ouvrir. BACKUP ET RECHARGEMENT Les données de votre dossier comptable représentent une masse de travail d encodage et de vérification. WinAuditor dispose d un système de sauvegarde intégré pour vous permettre de protéger votre dossier comptable d éventuels accidents. Lors d une sauvegarde, WinAuditor rassemble toutes les données d un dossier comptable dans un seul fichier qui sera enregistré à l endroit que vous aurez spécifié, vous permettant ainsi d effectuer votre sauvegarde sur disquette, sur disque dur ou sur un autre type de support. Une sauvegarde sur disquette fonctionne de manière un peu particulière étant donné le peu de données pouvant être stockées sur une disquette. WinAuditor effectue alors une sauvegarde sur plusieurs disquettes que vous devez conserver dans leur intégralité. Les sauvegardes doivent parer à plusieurs types d accidents dont : Défaillance du disque dur de l ordinateur. Dans ce cas, après réparation du matériel défectueux, il faut effectuer un rechargement d une sauvegarde effectuée sur disquette ou sur un autre support amovible comme un cd-rom. Erreur de manipulation avec des conséquences irréversibles. Panne de courant ou d ordinateur lors d un traitement critique. Important: Nous vous recommandons d effectuer des sauvegardes sur votre disque dur avant chaque validation ainsi qu une sauvegarde par semaine sur disquette ou un autre support amovible. Pour une sauvegarde sur disquette, il est fortement conseillé de conserver plusieurs jeux de disquettes et de les étiqueter correctement avec la date de sauvegarde. Les fonctionnalités de sauvegarde et de rechargement sont disponibles dans le menu «Dossier» lorsqu aucun dossier n est ouvert. WinAuditor 3-3

24 VÉRIFICATION DES INDEX Chapitre 3: Le dossier comptable La vérification des index est une opération de maintenance d un dossier. En effet, certaines pannes provenant de l ordinateur peuvent avoir une incidence sur l intégrité d un dossier et éventuellement provoquer un comportement anormal du programme. Les pannes peuvent être de nature très diverses et une simple coupure de courant peut être à l origine de certains problèmes. La vérification des index permet, si la panne n est pas trop importante, de corriger certaines de ces erreurs. La vérification des index peut durer plusieurs minutes selon la taille du dossier en cours de vérification. Cette fonctionnalité n est utilisable que lorsque le dossier est fermé. TENUE DE LA COMPTABILITÉ Généralités Tenir une comptabilité implique un savoir faire et de la rigueur, le savoir faire est le domaine de votre comptable. Nous ne saurons jamais trop insister sur l'importance du comptable, c'est lui qui vous guidera dans vos choix et décisions. La rigueur par contre c'est vous qui l'aurez, notre programme vous servira à produire les listings et documents légaux sur base de votre encodage. WinAuditor ne sera d'aucune utilité en cas d'oubli ou de perte de documents, ni vis à vis des retards de courrier administratif. WinAuditor 3-4

25 Connaître son entreprise Chapitre 3: Le dossier comptable Chaque entreprise est tenue de fournir à l'administration des documents comptables, des formulaires, des listings. Les échéances de ces envois sont parfois dépendantes des dates de clôture d'exercices. Il est donc indispensable de connaître ces dates et d'être renseigné sur les obligations de l'entreprise (rôle du comptable). L'encodage de la comptabilité Il est indispensable que les documents qui doivent être encodés dans WinAuditor soient préalablement classés et répertoriés. Votre travail en sera alors simplifié et les sources d'erreur ou de double encodage diminueront d'autant. C'est de nouveau votre comptable qui est le mieux qualifié pour vous aider. WinAuditor vous permet d'encoder vos documents d'achat, de vente, de banque, de caisse et d'opérations diverses. Dans le cas des documents de vente vous avez le choix de produire ces documents (facture de vente) à l'extérieur du programme ou plus simplement d'utiliser la facturation incluse dans WinAuditor. Si vous optez pour cette dernière, l'écriture comptable, découlant de la facture produite, est automatiquement mise en comptabilité. Si vous souhaitez utiliser la gestion de stock disponible dans WinAuditor, il est obligatoire d'utiliser la facturation de WinAuditor pour produire vos factures de vente. PERSONNALISATION DU DOSSIER Afin d adapter WinAuditor aux besoins de l utilisateur et à la spécificité d un dossier comptable, des informations personnalisables peuvent être encodées pour les clients, les fournisseurs, les factures, les notes d envoi et les rappels aux clients. Ces informations peuvent être incorporées dans certaines impressions. Informations personnalisables clients et fournisseurs Il peut être utile d avoir des renseignements supplémentaires au niveau des clients et des fournisseurs. Il est possible de définir cinq champs complémentaires pour les clients et cinq pour les fournisseurs. Ces informations complémentaires peuvent figurer dans les listes clients et fournisseurs ainsi que dans les factures de ventes, notes d envoi et rappels aux clients. Ces zones personnalisables sont activées dans la gestion des WinAuditor 3-5

26 Chapitre 3: Le dossier comptable paramètres généraux (voir chapitre 4), la saisie de ces informations complémentaires s effectuera à la fin de la procédure d ajout ou de modification d un client (fournisseur). Informations personnalisables en facture et note d envoi. Il est possible de définir dix champs supplémentaires par facture (et note d envoi). Ces informations complémentaires sont bien sûr disponibles à l impression de ces documents. La saisie de ces zones personnalisables est activée lorsque au moins une des variables WNEE_LIB01 à WNEE_LIB10 (voir variables disponibles au chapitre 11) est présente dans le format de la facture (note d envoi). La définition des libellés de ces champs supplémentaires est réalisée dans les paramètres de la facturation (voir informations complémentaires chapitre 7). WinAuditor 3-6

27 Chapitre 4: Les paramètres de la comptabilité INTRODUCTION Les paramètres sont nécessaires pour le bon fonctionnement de WinAuditor et vous permettent également de personnaliser la tenue de votre comptabilité. Certains paramètres sont indispensables d autres sont facultatifs. Remarque: Lors de la création d un dossier comptable, un certain nombre de paramètres sont crées par défaut pour permettre une prise en main rapide du programme. Figure 6. Les différents paramètres sont accessibles depuis le menu "Paramètres". Certains paramètres sont uniquement utilisés par la facturation (voir chapitre 7). Les paramètres indispensables pour le bon fonctionnement du programme sont : Les exercices comptables Les comptes spéciaux Les journaux comptables Les taux de tva Les devises WinAuditor 4-1

28 Les pays Chapitre 4: Les paramètres de la comptabilité Remarque: Lors de la création d un dossier comptable, ces paramètres indispensables sont créés par défaut pour permettre une prise en main rapide du programme. Toutefois ces paramètres font généralement l objet de modification par la ou les personnes responsables de la comptabilité. LES PARAMÈTRES GÉNÉRAUX Figure 7. Les paramètres généraux. Grâce aux paramètres généraux, il est possible de déterminer certains comportements de WinAuditor et d activer ou de désactiver certaines fonctionnalités selon les besoins du dossier comptable. Toutefois les paramètres généraux ne sont pas propres à la comptabilité. L option «Langue officielle du dossier» permet de définir la langue normalement utilisée pour l impression des documents officiels. Lors des impressions les formats de document établis pour cette langue seront proposés prioritairement. L option «Activer la gestion de stock», comme son nom l indique, permet d activer ou de désactiver la gestion du stock lorsque le module de facturation de WinAuditor est utilisé. L option «Activer les unités physiques» permet d enregistrer une information extra comptable concernant des quantités de marchandises lorsque certains comptes généraux sont mouvementés. WinAuditor 4-2

29 Chapitre 4: Les paramètres de la comptabilité L option «Type de déclaration TVA» permet de définir la périodicité de la déclaration tva pour le dossier. Le programme WinAuditor Elite se sert de ce paramètre lors de la sélection des déclarations tva à inclure dans l enveloppe EDIVAT. L option «Déclaration intrastat» permet de choisir le type déclaration intrastat à réaliser pour chacun des deux flux de marchandise pour les entreprises qui doivent établir une déclaration intrastat. Une entreprise doit établir une déclaration intrastat lorsque le flux de marchandise à destination ou en provenance des autres pays de l union européenne dépasse par an. Cette option est soumise à l acquisition du module intrastat vendu séparément. L option «Séparateur millier et décimal» permet de modifier l apparence des montants qui sont affichés par le programme. L option «Précision d arrondi pour les quantités» permet de définir la précision d arrondi (nombre de chiffre derrière la virgule) avec laquelle le programme traitera les quantités livrées, notamment lors de la saisie des lignes de facture. LES EXERCICES COMPTABLES Figure 8. La gestion des exercices comptables. La définition des exercices comptables est indispensable pour le bon fonctionnement du programme. Il est nécessaire de définir les exercices dans lesquels la comptabilité va être encodée. WinAuditor 4-3

30 Chapitre 4: Les paramètres de la comptabilité Les exercices comptables sont représentés par un code exercice en 2 chiffres de 00 à 99, chaque exercice est principalement défini par une période de début d exercice et une période de fin d exercice. Une période est assimilée à un mois de l année et est représentée par 4 chiffres, 2 chiffres pour l année et 2 chiffres pour le mois de l année. Exemple: Pour définir l exercice comptable 2002 qui débute en janvier 2002 et se termine en décembre 2002, il faut ajouter un nouvel exercice dont le code exercice est 02, la première période est 0201 et la dernière période est 0212 Figure 9. Définition d'un nouvel exercice comptable. Selon les statuts d une société, les exercices comptables ne commencent pas toujours en janvier et ne se terminent pas toujours en décembre. De plus, certains exercices comptables peuvent également avoir une longueur inférieure ou supérieure à 12 mois pour différentes raisons. Exemple: Pour définir l exercice 2003 qui débute en avril 2003 et se termine en février 2004, il faut ajouter un nouvel exercice dont le code exercice est 03, la première période est 0304 et la dernière période est Chaque exercice possède également une période courante qui vous sera proposée lors de l encodage des documents comptables, cette période courante doit être comprise entre la première et la dernière période de l exercice. Vous pouvez, pour votre confort, modifier cette période courante tous les mois. Remarque: WinAuditor effectue un certain nombre de contrôle lorsque vous définissez de nouveaux exercices pour éviter que des exercices se chevauchent. Il est également délicat de modifier la définition d un exercice qui contient déjà des documents comptables, il est donc très important de définir correctement ces exercices le plus tôt possible. WinAuditor 4-4

31 Chapitre 4: Les paramètres de la comptabilité Important: Pour le bon fonctionnement du programme, un exercice comptable doit être défini comme exercice EN COURS. Vous pouvez effectuer cette opération grâce au bouton «En cours» qui se trouve dans la fenêtre de gestion des exercices comptables. LES COMPTES SPÉCIAUX Figure 10. La gestion des comptes spéciaux. Les comptes spéciaux sont très sensibles pour le bon fonctionnement de WinAuditor et ne doivent être modifiés que par une personne compétente en la matière. Grâce à ces comptes spéciaux, un certain nombre d imputations seront automatisées lors de l encodage des documents comptables. Les comptes spéciaux font référence à des comptes généraux qui doivent être présents dans le plan comptable du dossier. Remarque: Lors de la création d un dossier comptable, les comptes spéciaux sont définis par défaut selon le plan comptable standard qui est crée. Si ce plan comptable est modifié ou importé, les comptes spéciaux devront probablement être modifiés en accord. WinAuditor 4-5

32 Chapitre 4: Les paramètres de la comptabilité LES JOURNAUX COMPTABLES Figure 11. La gestion des journaux comptables. Le journal comptable est utilisé pour le regroupement de documents comptables d un même type. Un journal comptable est représenté par un code en 3 lettres ou chiffres. WinAuditor distingue quatre types de journaux comptables : Les journaux de vente, pouvant contenir factures et/ou notes de crédits Les journaux d achat, pouvant contenir factures et/ou notes de crédit Les journaux financiers, pouvant contenir des documents de banque ou de caisse. Les journaux d opérations diverses. Les journaux de vente de d achat se caractérisent par : Le type de document pouvant être encodé dans le journal, facture et/ou note de crédit. La devise du journal qui détermine la devise des documents qui seront encodés dans le journal. La devise n est pas obligatoire, ce WinAuditor 4-6

33 Chapitre 4: Les paramètres de la comptabilité qui permet d encoder des documents de devises différentes au sein d un même journal de vente ou d achat. Le compte de centralisation client ou fournisseur qui sera utilisé pour toutes les imputations effectuées à un compte client ou fournisseur dans le journal. Important: Si une devise est précisée, le journal ne pourra contenir que des documents dans cette devise. Les journaux financiers se caractérisent par : Le type de documents pouvant être encodés dans le journal, sont des documents de banque ou des documents de caisse. La devise du journal qui détermine la devise des documents qui seront encodés dans le journal. La devise est obligatoire et définie en fonction du compte bancaire pour les journaux de banque ou des devises en espèces pour les journaux de caisse. Le compte de centralisation est le compte de contrepartie bancaire pour toutes les imputations qui seront encodées dans le journal. Les comptes de différence de change sont utilisés lorsque des différences de changes apparaissent selon les cours des devises qui seront utilisées. Les comptes de frais bancaires sont utilisés uniquement pour les journaux de banque. Les journaux d opérations diverses se caractérisent par : La devise du journal qui détermine la devise des documents qui seront encodés dans le journal. La devise est obligatoire. Les comptes de différence de change sont utilisés lorsque des différences de changes apparaissent selon les cours des devises qui seront utilisées. Remarque: Lors de la création d un dossier comptable, des journaux comptables sont crées par défaut pour permettre une prise en main rapide du programme. Toutefois la modification de la définition d un journal doit être effectuée par une personne compétente à la matière. WinAuditor 4-7

34 LES TAUX DE TVA Chapitre 4: Les paramètres de la comptabilité Les taux de tva sont représentés par un code en 2 chiffres ou lettres, ils permettent à WinAuditor d effectuer automatiquement les opérations liées à la TVA. Remarque: Lors de la création d un dossier comptable, des taux de tva sont crées par défaut pour permettre une prise en main rapide du programme. Ces taux de tva n ont pas de raison d être modifiés sauf modification de la législation. Important: Attention seul les codes TVA 00 à 09 sont disponibles dans le détail d une fin de facture. Les codes TVA 00, 01, 02 et 03 sont réservés aux quatre taux de tva actuellement en vigueur en Belgique et correspondent au cases 00, 01, 02 et 03 de la déclaration TVA. LES CONDITIONS DE PAIEMENT Les conditions de paiement permettent à WinAuditor de proposer des dates d échéance pour les factures de vente et d achat. C est également une information qui peut être renseignée sur les factures imprimées par WinAuditor. Une condition de paiement est représentée par un code en 2 lettres ou chiffres. Une condition de paiement se caractérise par : Le type d échéance qui détermine la méthode de calcul de la date d échéance. Le délai accordé en nombre de jour. Le type d escompte accordé. LES DEVISES Bien que beaucoup de sociétés se contentent de l euro, d autres devises sont parfois nécessaires pour facturer ou tenir un journal financier dans une devise hors euro. Remarque: L euro est la seule devise définie par défaut lors de la création d un dossier comptable. Les anciennes devises de la zone euro (franc belge, deutsche mark, etc.) ne sont plus disponibles. WinAuditor 4-8

35 Chapitre 4: Les paramètres de la comptabilité LES PAYS Les pays permettent à WinAuditor de déterminer si un comportement particulier doit être appliqué pour des documents comptables comme des factures concernant des clients ou des fournisseurs étrangers. Lors de l ajout d un nouveau pays, il est important de spécifier si le pays appartient à l union européenne. Remarque: La Belgique est le seul pays défini par défaut lors de la création d un dossier comptable. Si des clients ou des fournisseurs étrangers doivent être encodés, il est nécessaire d ajouter de nouveaux pays. LES CATÉGORIES CLIENT ET FOURNISSEUR Les catégories client et fournisseur sont utilisées pour personnaliser la centralisation comptable des imputations effectuées aux clients et aux fournisseurs. Remarque: La centralisation des clients et des fournisseurs suit une logique bien particulière décrite au chapitre 6. LES UNITÉS PHYSIQUES Les unités physiques permettent une gestion de stock simplifiée lorsque qu une réelle gestion de stock n est pas ou peu praticable. Exemple: Pour un distributeur de combustible il est indispensable de connaître en permanence l état des stocks par type de carburant. En attribuant un code unité physique par type de carburant au niveau des comptes d achat et de vente, il sera toujours possible de connaître le niveau du stock par unité physique indépendamment des fluctuations des prix d achat de vente. Une unité physique est représentée par un code en 10 caractères. WinAuditor 4-9

36 Chapitre 4: Les paramètres de la comptabilité INFORMATIONS PERSONNALISABLES CLIENTS ET FOURNISSEURS Les libellés d information complémentaire pour les clients et fournisseurs, comme expliqué au point «Personnalisation du dossier» au chapitre 3, permet d activer la saisie d information complémentaire lors de l ajout et la modification d un client ou d un fournisseur. Exemple: Une société de nettoyage a décidé d ajouter deux informations complémentaires pour ses clients, un numéro de contrat et une durée du contrat qui seront tout deux imprimés dans les entêtes de factures. WinAuditor 4-10

37 Chapitre 5: Les clients, fournisseurs et comptes généraux C'est une évidence de dire qu'une comptabilité manipule les comptes. Maintenant il est important de bien comprendre comment WinAuditor classe les comptes et comment bien utiliser ces comptes. COMPTES GÉNÉRAUX Les comptes généraux sont les éléments du plan comptable. Chaque compte représente une rubrique comptable définie suivant un plan comptable légal. En Belgique il existe un plan comptable minimum normalisé, chaque entreprise belge est obligée de suivre ce plan comptable. Un compte général est représenté par un certain nombre de chiffres, classiquement 5 ou 6 chiffres rarement plus, le nombre de chiffres utilisés dépend en fait des exigences de l'entreprise. Dans un compte général, les premiers chiffres sont imposés par la nomenclature du plan comptable, les derniers chiffres sont disponibles pour une classification propre à l'entreprise. Exemple: Les comptes commencant par 61 représentent les frais de fonctionnement de l'entreprise, si on utilise des comptes généraux de 6 chiffres, cela laisse 4 chiffres libres pour classer les différents frais = loyer, = téléphone, etc. On pourrait également subdiviser le compte (téléphone) en , , etc pour les différentes lignes téléphoniques. Le choix définitif de la longueur des comptes généraux et de la subdivision du plan comptable minimum dépend entièrement des besoins de l'entreprise. Deux comptes généraux nécessitent une subdivisions particulière, il s'agit du compte général client (400000) et du compte général fournisseur(440000). En fait la subdivision de ces comptes consiste en WinAuditor 5-1

38 Chapitre 5: Les clients, fournisseurs et comptes généraux l'identification complète des clients et des fournisseurs regroupés dans ces comptes généraux. Il est en effet indispensable de pouvoir détailler par client ou par fournisseur le montant global repris dans les comptes généraux client ou fournisseur. Cette subdivision n'est pas faite dans les comptes généraux, elle est faite dans les comptes individuels client et fournisseur. La gestion des comptes généraux Figure 12. Création d'un nouveau compte général. Particularités : La fonction permet de définir des comptes qui ne peuvent être utilisé dans la comptabilité. Ces comptes ont la fonction de TITRE pour améliorer la lisibilité du plan comptable. Le numéro est l identifiant unique d un compte général (voir plus haut). Les classifications permettent une présentation de certaines listes comptables selon un ordre différent que celui fixé par le numéro de compte. Remarque: Les classifications sont facultatives, vous pouvez les activer ou les désactiver dans les fenêtres d ajout ou de modification de compte général. WinAuditor 5-2

39 Chapitre 5: Les clients, fournisseurs et comptes généraux Le type d achat permet de ventiler les bases des factures et des notes de crédit dans les case 81 à 83 de la déclaration TVA. Le code TVA par défaut est le code TVA qui vous sera proposé lorsque vous effectuerez une imputation à un compte général. Cette zone peut être vide. La tenue d échéancier doit être activée s il est important de pouvoir effectuer un lettrage des différents mouvements du compte. La compression d historique est utilisée dans l impression d un détail des comptes (voir chapitre 8) lorsqu il n est pas toujours nécessaire d imprimer tous les mouvements d un compte. L unité physique permet l encodage d une quantité lorsque le compte est mouvementé. Cette information est uniquement encodée si la saisie des unités physiques est activée dans les paramètres généraux (voir chapitre 4). Il est uniquement possible d encoder une unité physique qui a été préalablement définie dans les paramètres (voir chapitre 4). La saisie d un centre de frais peut-être activée si la comptabilité analytique (*) est activée. Dans ce cas une saisie analytique sera nécessaire lors de l utilisation de ce compte. (*) La comptabilité analytique de WinAuditor se présente sous forme d un module à acquérir séparément. COMPTES INDIVIDUELS CLIENT WinAuditor permet de gérer un nombre illimité de comptes client, chaque compte client représente une entité (société, ASBL, indépendant, etc.). Contrairement aux comptes généraux, il n'y a pas de nomenclature obligatoire ni particulière pour les comptes client, WinAuditor permet donc de créer des comptes client composés de chiffres et/ou de lettres pour une longueur de maximum 10 caractères. Si vous choisissez une nomenclature composée de chiffres, WinAuditor vous proposera, lors de l'ajout d'un client, un compte représentant le numéro suivant dans une logique de comptes incrémentés d'une unité à chaque nouveau compte. Ce système fonctionnera tant que le nombre maximum n'est pas atteint et tant que la longueur (en nombre de chiffres) du 1er compte est respectée dans les comptes suivants. Le choix de la longueur du 1er compte et le 1er compte détermine le nombre maximum de clients. Exemple: 1 er compte 001, maximum 999 clients de 001 à 999. WinAuditor 5-3

40 Chapitre 5: Les clients, fournisseurs et comptes généraux 1 er compte (par analogie au compte général client), maximum clients, de à Dans ce cas l analogie au compte général client n est conservée que jusqu au compte soit pour les premiers clients. La gestion des clients Figure 13. Création d'un nouveau client. Particularités : Le code/numéro est l identifiant unique d un client faisant office de compte client tout au long du programme (voir plus haut). Le nom abrégé est un deuxième identifiant pour faciliter la recherche d un client. Le nom abrégé est généralement une version simplifiée de la dénomination complète du client. Le pays permet de déterminer si un traitement particulier doit être effectué vis à vis de la TVA lorsque vous facturez un client étranger selon que le client fait partie de l union européenne. Le numéro de TVA détermine si un client est assujetti à la TVA, ce qui modifie le traitement effectué vis à vis de la TVA. Important: Si un client est non assujetti à la TVA, il est nécessaire d encoder NA, autrement le client sera considéré comme assujetti même si vous n encodez pas le numéro de TVA. Remarque: Une vérification est effectuée par WinAuditor pour éviter l encodage de numéros de TVA erronés ainsi que pour éviter la création de doublon. WinAuditor 5-4

41 Chapitre 5: Les clients, fournisseurs et comptes généraux Le code langue détermine la langue du client pour le courrier que vous allez lui envoyer (facture et note de crédit imprimées par le module de facturation). La condition de paiement permet d octroyer un délai de paiement à vos clients, la date d échéance des factures que vous encoderez vous sera proposée en fonction de la condition de paiement du client. La condition de paiement du client détermine également si vous lui accordez un escompte. La devise est utilisée lorsque une facture est encodée dans un journal dont la devise n est pas fixe, la devise du client vous est alors proposée. Le code tarif est utilisé dans le module de facturation lors du calcul des prix de vente (voir chapitre 8) La catégorie est utilisée pour effectuer une centralisation des écritures comptables selon une classification que vous pouvez mettre en place (voir chapitre 4 pour la définition des catégories et chapitre 6 pour le mécanisme de centralisation). Remarque: La saisie de certaines informations comme le numéro de téléphone ou l adresse est facultative COMPTES INDIVIDUELS FOURNISSEUR WinAuditor propose pour les comptes fournisseur la même logique que pour les comptes client, un nombre illimité de comptes fournisseur, une numérotation automatique pour autant que vous conserviez des comptes numériques (comptes composés uniquement de chiffres) de longueur fixe. WinAuditor 5-5

42 Chapitre 5: Les clients, fournisseurs et comptes généraux La gestion des fournisseurs Figure 14. Création d'un nouveau fournisseur. Particularités : Le code/numéro est l identifiant unique d un fournisseur faisant office de compte fournisseur tout au long du programme (voir plus haut). Le nom abrégé est un deuxième identifiant pour faciliter la recherche d un fournisseur. Le nom abrégé est généralement une version simplifiée de la dénomination complète du fournisseur. Le pays permet de déterminer si un traitement particulier doit être effectué vis à vis de la TVA lorsque vous encodez une facture d un fournisseur étranger selon que le fournisseur fait partie de l union européenne. La TVA à acquitter par le cocontractant doit être activée pour les fournisseurs qui peuvent pratiquer ce type de régime. Le numéro de TVA détermine si un fournisseur est assujetti à la TVA, ce qui modifie le traitement effectué vis à vis de celle-ci lors de l encodage des documents. Important: Si un fournisseur est non assujetti à la TVA, il est nécessaire d encoder NA, autrement le fournisseur sera considéré comme assujetti même si vous n encodez pas le numéro de TVA. Remarque: Une vérification est effectué par WinAuditor pour éviter l encodage de numéro de TVA erroné ainsi que pour éviter la création de doublon. WinAuditor 5-6

43 Chapitre 5: Les clients, fournisseurs et comptes généraux La condition de paiement est utilisée pour calculer la date d échéance de vos factures d achat et ainsi vous octroyer un délai de paiement. La devise est utilisée lorsque une facture est encodée dans un journal dont la devise n est pas fixe, la devise du fournisseur vous est alors proposée. La catégorie est utilisée pour effectuer une centralisation des écritures comptables selon une classification que vous pouvez mettre en place (voir chapitre 4 pour la définition des catégories et chapitre 6 pour le mécanisme de centralisation). Remarque: La saisie de certaines informations comme le numéro de téléphone ou l adresse est facultative RECHERCHE ÉTENDUE Les clients, fournisseurs, comptes généraux et articles sont référencés à l aide d un code ou numéro que l utilisateur à défini. Il n est pas toujours facile de retrouver ce que l on cherche uniquement sur base de ces codes. Les fenêtres de gestion des clients, fournisseurs, comptes généraux et articles ainsi que les fenêtres de sélection de ceux-ci en facturation ou comptabilité disposent d une fonction de recherche étendue sur base d une simple clé de recherche. L ensemble des informations concernant le client, le fournisseur, le compte général ou l article est alors examiné par WinAuditor pour retrouver l élément recherché. WinAuditor 5-7

44 Chapitre 5: Les clients, fournisseurs et comptes généraux La recherche étendue est exécutée lorsque l on clique sur le triangle rouge (ou touche F4) de la zone recherche. Le texte se trouvant dans la zone de recherche est alors utilisé comme clé de recherche et une nouvelle fenêtre est affichée avec les résultats de la recherche. Remarque: Cette fonctionnalité se limite aux cent premiers éléments trouvés à l aide de la clé de recherche. WinAuditor 5-8

45 Chapitre 6: La comptabilité générale GÉNÉRALITÉS Un document comptable est un ensemble de lignes de montants imputés à des comptes. Chaque imputation d'un montant à un compte est une ligne de documents. L'imputation d'un montant peut être faite au débit ou au crédit d'un compte, le total des montants imputés au débit étant, pour un document, égal au total des montants imputés au crédit. Les documents peuvent être de vente, d'achat, de banque, de caisse et d'opérations diverses, chaque type de document ayant des particularités propres et chaque document étant classé dans un journal du même type. Si le compte d'une ligne de document est un compte à échéance (c'est le cas de tous les comptes client et fournisseur et des comptes généraux définis comme tels) des éléments propres au traitement de l'échéance sont ajoutés à la ligne du document. Certaines lignes de documents peuvent être générées automatiquement par WinAuditor. Dans WinAuditor, un document est identifié par l'exercice comptable et le journal auquel il appartient ainsi que par le numéro de document qu'on lui a attribué. Numérotation des documents WinAuditor permet la numérotation des documents sur 6 chiffres, de 1 à soit un million de numéros de documents disponibles par journal et par exercice comptable. La numérotation des documents est très importante. La loi comptable précise que la numérotation des documents au sein d'un journal doit être continue. Donc on commence avec le numéro 1 et chaque nouveau document se voit attribuer le numéro suivant, il ne faut pas de "trous" dans la numérotation. WinAuditor 6-1

46 Chapitre 6: La comptabilité générale Il est néanmoins admis de recommencer la numérotation à 1 lors d un nouvel exercice et d'utiliser comme numéro de document le code de l'exercice comptable ou une partie de l'année (deux derniers chiffres par exemple) suivi d'une numérotation continue, par exemple à pour les documents d'un journal de l'exercice 03 (les zéros devant les numéros de documents ne sont pas significatifs et ne sont pas conservés). LA GESTION DES DOCUMENTS Disponible dans le menu Comptabilité (voir chapitre 2), la gestion des documents est le point de départ pour l encodage des documents comptables. Figure 15. La gestion des documents comptables. Outre la consultation de l ensemble des documents présents dans votre comptabilité, la gestion des documents permet la création, la modification et la suppression de tous vos documents comptables. Pour effectuer ces opérations vous devez utiliser la barre d outils ou les raccourcis clavier s y rapportant (voir chapitre 2). Remarque: La modification et la suppression de documents sont évidemment soumises à certaines conditions. Seuls les documents qui n ont pas été validés par le processus de validation (voir ce chapitre) peuvent être modifiés ou supprimés. De plus les documents de vente non validés mais encodés par le biais de la facturation ne peuvent être modifiés ou supprimés que par le biais de la facturation. WinAuditor 6-2

47 Chapitre 6: La comptabilité générale L'encodage de documents est probablement l'activité principale de l'utilisateur d'un programme comptable, c'est pourquoi, tout a été mis en oeuvre pour simplifier son travail. En cours d'encodage, seules les informations indispensables sont demandées en proposant toujours les valeurs les plus probables. L AJOUT DE DOCUMENTS Le premier dialogue à franchir pour l ajout de nouveaux documents est identique, quel que soit le type de documents que vous comptez encoder. Important: Le choix du journal détermine le type de document qui va être encodé, WinAuditor adapte la saisie en fonction de ce choix. Remarque: L exercice qui vous sera proposé est l exercice courant, la période proposée est la période courante de l exercice choisi. Vous pouvez sélectionner l exercice courant et la période courante dans la gestion des exercices (voir chapitre 4). LES DOCUMENTS DE VENTE Les documents de ventes sont la représentation comptable de vos factures de vente. La première ligne d'un document de vente est toujours imputée au compte du client à qui vous avez vendu quelque chose et pour lequel vous avez fait une facture. Cette première ligne doit être équilibrée par une (ou des) imputation(s) à des comptes généraux de vente (et de TVA). Traitement de la TVA en documents de vente Si le dossier est défini comme dossier non assujetti à la TVA, il n'y a pas de traitement de la TVA. Si le dossier est défini comme assujetti à la TVA, plusieurs cas peuvent se présenter : le client est belge et assujetti à la TVA ou non assujetti. le client fait partie de l'union européenne et est assujetti (vente de biens, de services ou acompte intra-communautaire) WinAuditor 6-3

48 Chapitre 6: La comptabilité générale le client ne fait pas partie de l'union européenne. Si le dossier est défini comme ayant le régime TVA cocontractant (entrepreneur), l'encodage de documents de vente soumis à ce régime est permis. Saisie de l entête du document Figure 16. Saisie d'un document de vente. Remarque: Le type de documents est déterminé par le journal de vente sélectionné. Si le journal peut contenir des factures et des notes de crédit, le programme propose le choix avant la saisie de l entête du document. Détail de la saisie : Le numéro de document vous est automatiquement proposé par le programme. Ce numéro est unique par journal et par exercice. Le libellé est un commentaire libre général au document. Le compte client est l identifiant unique du client. Remarque: Comme il n est pas facile de connaître le code/numéro de tous vos clients, vous pouvez également utiliser le nom abrégé du client. Il est possible de faire appel à une fenêtre de sélection de client en cliquant sur la flèche rouge juste à droite de la zone ou en utilisant le raccourci clavier F4 (voir le point Utilisation du clavier au chapitre 2). La date est la date d émission de la facture de vente ou de la note de crédit de vente. Le mois et l année doivent obligatoirement correspondre à la période du document. WinAuditor 6-4

49 Chapitre 6: La comptabilité générale La date d échéance vous est proposée selon la date du document et la condition de paiement du client. La date d échéance est enregistrée à titre d information pour vous permettre d imprimer des rappels et une balance âgée. La devise du document indique la devise des montants qui vont être encodés pour le document. Si le document est encodé dans un journal défini avec une devise, la devise du document est celle du journal et n est pas modifiable. Le taux d escompte est encodé si, et seulement si, la condition de paiement du client le permet. Le taux d escompte est enregistré uniquement à titre d information et vous sera présenté lorsque le paiement aura lieu (voir Les documents de banque et de caisse dans ce chapitre). La date d échéance de l escompte est encodée uniquement si l escompte est supérieur à zéro. La date d échéance de l escompte est enregistrée uniquement à titre d information et vous sera présentée lorsque le paiement aura lieu (voir Les documents de banque et de caisse dans ce chapitre). Le montant total d un document de vente est le montant dû par le client, c est également le montant imputé au compte client. Le litige est activé lorsqu il est préférable d éviter d imprimer des rappels pour ce document de vente. L extourne permet d extourner automatiquement chaque ligne d imputation d un document de vente de façon à ce que le document n aie aucune influence sur le chiffre d affaire de l entreprise tout en figurant dans la comptabilité et dans le listing TVA annuel. Exemple: Certains magasins déterminent entièrement leur chiffre d affaire ainsi que la TVA due sur base de leur ticket de caisse. Certains clients de ces magasins souhaitent une facture, celle ci ne pouvant évidemment pas être comptabilisée deux fois, elle doit être extournée. WinAuditor 6-5

50 Saisie des lignes d imputation Chapitre 6: La comptabilité générale La première ligne d imputation au compte client est automatiquement générée par le programme et n est pas modifiable. Le programme crée également une ligne vide que vous pouvez modifier. Les boutons Modifier, Insérer et Supprimer et les raccourcis claviers correspondants (voir chapitre 2) permettent de manipuler les lignes d imputation. Toutefois la procédure normale est d encoder un certain nombre d imputations jusqu'à ce que le document soit équilibré débit crédit. Lorsque la liste des lignes d imputation est entourée d un cadre orange, la ligne sélectionnée peut être modifiée en appuyant sur la touche ENTER ou RETURN, vous n aurez à vous servir des boutons qu en cas d erreur d encodage. La TVA est automatiquement calculé par le programme et une ligne d imputation est générée et affichée en dessous des lignes d imputation saisies par l utilisateur. L imputation est effectuée au compte général de TVA sur facture de vente qui est défini dans les paramètres (voir Les comptes spéciaux au chapitre 4). WinAuditor 6-6

51 Chapitre 6: La comptabilité générale Le document ne peut être enregistré que lorsque il est équilibré, vous pouvez utiliser le raccourci CTRL-ENTER. Les informations suivantes sont saisies lors de la modification d une ligne d imputation d un document de vente : Le compte général qui doit être défini dans le plan comptable. Remarque: Les comptes généraux utilisés dans la saisie d un document de vente pour un client déterminé (contrepartie client) sont mémorisés par le programme pour les proposer à nouveau lorsque qu un nouveau document sera encodé pour un même client. Le traitement TVA est uniquement saisi dans certains cas particuliers et notamment les ventes à l étranger. Le code TVA qui doit être défini dans les paramètres (voir chapitre 4). Il existe certains cas où le code TVA n est pas demandé, notamment lorsque le dossier n est pas assujetti à la TVA. Le montant au débit ou au crédit est le montant de l imputation dans la devise du document. Il est impossible d encoder un montant au débit ET au crédit. Remarque: Un montant est automatiquement proposé en fonction du montant total de la facture, des montants préalablement imputés et des taux de TVA utilisés. Une quantité est saisie lorsque la saisie des unités physiques à été activée dans les paramètres généraux (voir chapitre 4) et lorsque une unité physique est définie dans le compte général sélectionné. Le commentaire est une information libre. WinAuditor 6-7

52 Chapitre 6: La comptabilité générale L option du listing intra-communautaire permet de préciser si l imputation en cours doit ou non être comptabilisée dans le listing intra-communautaire et de quelle manière. LES DOCUMENTS D ACHAT Les documents d'achats sont la représentation comptable des factures d'achats envoyées par vos fournisseurs. La première ligne d'un document d'achat est toujours imputée au compte du fournisseur qui a émis la facture. Traitement de la TVA en documents d'achat. Si le dossier est défini comme dossier non assujetti à la TVA, il n'y a pas de traitement de la TVA. Si le dossier est défini comme assujetti à la TVA (ou en régime cocontractant), plusieurs cas peuvent se présenter : le fournisseur est belge (éventuellement cocontractant). le fournisseur fait partie de l'union européenne (achat de biens, de services) le fournisseur ne fait pas partie de l'union européenne. Saisie de l entête du document Remarque: Le type de document est déterminé par le journal de vente sélectionné. Si le journal peut contenir des factures et des notes WinAuditor 6-8

53 Chapitre 6: La comptabilité générale de crédit, le programme propose le choix avant la saisie de l entête du document. Détail de la saisie : Le numéro du document vous est automatiquement proposé par le programme. Ce numéro est unique par journal et par exercice. Le libellé est un commentaire libre général au document. Le compte fournisseur est l identifiant unique du fournisseur. Remarque: Comme il n est pas facile de connaître le code/numéro de tous vos fournisseurs, vous pouvez également utiliser le nom abrégé du fournisseur. Il est possible de faire appel à une fenêtre de sélection de fournisseurs en cliquant sur la flèche rouge juste à droite de la zone ou en utilisant le raccourci clavier F4 (voir le point Utilisation du clavier au chapitre 2). La date est celle figurant sur la facture d achat ou de la note de crédit d achat. Le mois et l année doivent correspondre ou être antérieurs à la période du document. La date d échéance vous est proposée selon la date du document et la condition de paiement du fournisseur. La date d échéance est enregistrée à titre d information pour vous permettre d utiliser la fonctionnalité des paiements fournisseurs et d imprimer une balance âgée. La devise du document indique la devise des montants qui vont être encodés pour le document. Si le document est encodé dans journal défini avec une devise, la devise du document est celle du journal et n est pas modifiable. Le taux d escompte est encodé si, et seulement si, la condition de paiement du fournisseur le permet. Le taux d escompte est enregistré uniquement à titre d information et vous sera présenté lorsque le paiement aura lieu (voir Les documents de banque et de caisse dans ce chapitre). La date d échéance de l escompte est encodée uniquement si l escompte est supérieur à zéro. La date d échéance de l escompte est enregistrée uniquement à titre d information et vous sera présentée lorsque le paiement aura lieu (voir Les documents de banque et de caisse dans ce chapitre). Le montant total d un document d achat est le montant dû au fournisseur, c est également le montant imputé au compte fournisseur. WinAuditor 6-9

54 Chapitre 6: La comptabilité générale Le numéro de facture fournisseur est le numéro de facture figurant sur la facture du fournisseur, il est enregistré à titre d information pour éviter le double encodage d une même facture. Le programme averti l utilisateur si ce numéro de facture a déjà été encodé. Cette information n est pas obligatoire. Le litige est activé pour éviter de payer la facture lors de l utilisation de la fonctionnalité des paiements fournisseur. Saisie des lignes d imputation La première ligne d imputation au compte fournisseur est automatiquement générée par le programme et n est pas modifiable. Le programme crée également une ligne vide que vous pouvez modifier. Les boutons Modifier, Insérer et Supprimer et les raccourcis claviers correspondants (voir chapitre 2) permettent de manipuler les lignes d imputation. Toutefois la procédure normale est d encoder un certain nombre d imputations à la suite. Lorsque la liste des lignes d imputation est entourée d un cadre orange, la ligne sélectionnée peut être modifiée en appuyant sur la touche ENTER ou RETURN, vous n aurez donc à vous servir des boutons qu en cas d erreur d encodage. Les documents d achat diffèrent des documents de vente par la méthode d imputation au compte général de TVA. En ajout de document d'achat, bien que le montant vraisemblable de TVA soit connu, WinAuditor ne génère pas automatiquement (comme en vente) une ligne d'imputation au compte de TVA. Néanmoins, vous avez la possibilité de solder un document par une imputation automatique au compte de TVA sur facture d'achat, il suffit d'utiliser le bouton Solder. WinAuditor 6-10

55 Chapitre 6: La comptabilité générale Les informations suivantes sont saisies lors de la modification d une ligne d imputation d un document d achat : Le compte général qui doit être défini dans le plan comptable. Remarque: Les comptes généraux utilisés dans la saisie d un document d achat pour un fournisseur déterminé (contrepartie fournisseur) sont mémorisés par le programme pour vous les proposer à nouveau lorsque qu un nouveau document sera encodé pour un même fournisseur. Le traitement TVA est uniquement saisi dans certains cas particuliers et notamment les achats à l étranger. Le code TVA qui doit être défini dans les paramètres (voir chapitre 4). Il existe certains cas où le code TVA n est pas demandé, notamment lorsque le dossier n est pas assujetti à la TVA. Le montant au débit ou au crédit est le montant de l imputation dans la devise du document. Il est impossible d encoder un montant au débit ET au crédit. Remarque: Un montant est automatiquement proposé en fonction du montant total de la facture, des montants préalablement imputés et des taux de TVA utilisés. Une quantité est saisie lorsque la saisie des unités physiques a été activée dans les paramètres généraux (voir chapitre 4) et lorsque une unité physique est définie dans le compte général sélectionné. Le commentaire est une information libre. WinAuditor 6-11

56 Chapitre 6: La comptabilité générale LES DOCUMENTS DE BANQUE ET DE CAISSE Documents de banque. Les documents de banque sont la représentation comptable des extraits bancaires émis par votre banque. Un document correspond à un extrait de banque. Chaque document de banque a la particularité d'avoir un ancien et un nouveau solde, en fait il s'agit des soldes de l'extrait de banque. Les apurements En saisie des documents de banque, de caisse et d'opérations diverses, vous avez la possibilité de réaliser des apurements. Un apurement permet d'attribuer un montant servant à solder une échéance. Si l'échéance correspond à une facture comme c'est souvent le cas, l'apurement correspond au paiement total ou partiel de la facture. Dans le cas des échéances produites suite à une imputation à un compte général à échéance, les notions d'échéance et d'apurement correspondent plutôt à une action de lettrage, c'est notamment les cas pour des comptes d'attente, d'emprunts, de transferts de fonds. Dans WinAuditor, il suffit de choisir les échéances à apurer pour que les lignes d'imputations soient automatiquement générées. Saisie de l entête du document Détail de la saisie : Le numéro de document vous est automatiquement proposé par le programme. Ce numéro est unique par journal et par exercice. Ce numéro est généralement inspiré du numéro d extrait. WinAuditor 6-12

57 Chapitre 6: La comptabilité générale La date de l extrait de banque ou date du document de caisse. L ancien solde et le nouveau solde figurant sur l extrait. Remarque: Dans le cas d un journal de caisse les anciens et nouveaux soldes ne peuvent être négatifs. Saisie des lignes d imputation Chaque ligne de l extrait de banque fera l objet d une ligne dans le document de banque, les lignes d extrait positives (arrivée d argent) étant au débit du compte général de banque défini dans le paramétrage du journal de banque (voir chapitre 4). Chaque ligne d extrait est équilibrée par un certain nombre de lignes d imputations automatiques non modifiables éventuellement générées par une sélection d apurement. Les boutons Modifier, Insérer et Supprimer et les raccourcis claviers correspondant (voir chapitre 2) permettent de manipuler les lignes d imputation. Toutefois la procédure normale est d encoder un certain nombre d imputations à la suite. Lorsque la liste des lignes d imputation est entourée d un cadre orange, la ligne sélectionnée peut être modifiée en appuyant sur la touche ENTER ou RETURN, vous n aurez donc à vous servir des boutons qu en cas d erreur d encodage. WinAuditor 6-13

58 Chapitre 6: La comptabilité générale Lors de l encodage d une ligne d extraits, il est possible de sélectionner une ou plusieurs échéances à apurer. La recherche des échéances à apurer peut-être effectuée sur base du compte à apurer, sur base du montant à apurer ou sur base d un numéro de document. Le bouton Continuer vous permet de passer à l étape suivante de l encodage des montants de la ligne d extrait avec ou sans apurement sélectionné. Les boutons Sélectionner et Désélectionner vous permettent d apurer l échéance sélectionnée en passant par l étape d apurement d une échéance. WinAuditor 6-14

59 Chapitre 6: La comptabilité générale Lorsque vous sélectionnez une échéance, le programme vous propose de payer le solde de l échéance. Le paiement peut être partiel mais jamais supérieur au solde avant paiement. La devise du paiement est déterminée par les échéances apurées, si aucune échéance n est sélectionnée, la devise du journal de banque est proposée. Si la devise du paiement est différente de la devise du journal de banque, il faut indiquer le montant en devise et le montant converti dans la devise du journal. Le montant du paiement vous est proposé selon les apurements effectués (zéro si aucun apurement effectué). Ce montant est normalement celui WinAuditor 6-15

60 Chapitre 6: La comptabilité générale figurant sur l extrait de banque. Le total du montant du paiement et des éventuels frais de banque constitue le montant brut qui sera imputé au compte général de banque. Si le montant brut est différent du total des apurements sélectionnés, le programme proposera de générer une imputation au compte général d ajustement (voir Comptes spéciaux au chapitre 4 )ou de créer une nouvelle échéance au compte apuré. Dans le cas ou aucun apurement n a été sélectionné, il est nécessaire de stipuler le compte à imputer. Documents de caisse. Les documents de caisse sont la représentation comptable de votre (vos) livre(s) de caisse. Un document correspond à une page ou toute autre subdivision que vous aurez faite dans votre livre de caisse. Les documents de caisse ont, comme les documents de banque, un ancien et un nouveau solde. En fait les documents de banque et de caisse sont quasiment semblables sauf que les documents de banque sont produits et imprimés par votre banque alors que les documents de caisse c'est vous qui les rédigez. Traitement TVA en documents de banque et de caisse En principe il y a peu de traitement TVA dans un document de banque ou de caisse, maintenant il est possible que certains frais comportant de la TVA soient encodés directement en banque ou en caisse sans passer par un document d'achat, dans ce cas le traitement approprié sera appliqué. Il en est de même pour les ventes avec TVA passées directement en banque ou en caisse sans facture de vente. LES OPÉRATIONS DIVERSES Les documents d opérations diverses représentent un ensemble d imputations d ajustement ou de corrections à effectuer. WinAuditor 6-16

61 Chapitre 6: La comptabilité générale Si vous utilisez WinAuditor pour tenir la comptabilité d une entreprise existante et pour laquelle il existe un passé comptable, il sera nécessaire d introduire une opération diverse de réouverture reflétant la situation comptable existante. Saisie de l entête du document Détail de la saisie : Le numéro de document vous est automatiquement proposé par le programme. Ce numéro est unique par journal et par exercice. La devise du document n est pas modifiable et est fixée par le journal sélectionné. L option de répercussion dans la déclaration TVA permet d exclure l impact d un document d opérations diverses sur la déclaration TVA. Le libellé est un commentaire libre général au document. L option d effectuer ou non des apurements permet s il n y a pas d apurement à effectuer de ne pas devoir systématiquement consulter l échéancier pendant la saisie des imputations. Saisie des lignes d imputation La saisie des lignes d imputation d un document d opérations diverses est similaire à la saisie des lignes d imputation d un document de banque. La différence réside dans le fait qu il n y a pas d imputation au compte général de banque et que le document doit être équilibré manuellement. WinAuditor 6-17

62 Chapitre 6: La comptabilité générale Figure 17. Saisie d'une ligne d'imputation d'opérations diverses. LA VALIDATION La validation attribue un statut définitif aux documents auxquels elle s'applique. Un documents validé ne peut plus être modifié ni supprimé. A partir de documents validés, il est possible d'établir toute une série de listes comptables officielles : détail de compte, balance, bilan, journaux centralisateurs, déclaration TVA, etc., à contrario, les documents non validés ne peuvent servir à l'établissement de telles listes étant donné leur caractère réversible. Pour apurer une échéance, il faut que le document de l'échéance soit validé. Figure 18. Sélection des groupes de document à valider. La validation peut s effectuer par journal, la dialogue de validation vous permet de sélectionner les journaux que vous désirez valider. WinAuditor 6-18

63 Chapitre 6: La comptabilité générale LA CENTRALISATION Dans ce qui suit, tout ce qui est expliqué pour les clients s'applique de la même manière aux fournisseurs. Comme nous l'avons déjà expliqué (voir chapitre 5), le compte général client ( suivant le plan comptable belge) n'est jamais utilisé comme compte d'imputation. Ce compte est automatiquement mouvementé lorsqu'il y a une imputation à un compte client. Dans ces conditions et seulement dans ces conditions, nous avons l'assurance d'avoir une correspondance parfaite entre l'ensemble des imputations aux comptes client et les imputations au compte général client. Cette correspondance est une obligation légale en Belgique et dans d'autres systèmes comptables. Le compte général client (400000) est appelé compte de centralisation clients. Le choix du compte de centralisation client s'il devait être différent de peut être fait dans la gestion des comptes spéciaux. Cette modification de choix doit être faite avant toute imputation dans le dossier, dans le cas contraire, les premières imputations clients seraient centralisées dans le premier compte et les dernières dans le dernier compte. Maintenant, il est autorisé, si l'entreprise en a le besoin d'utiliser plusieurs comptes de centralisation client. La seule obligation étant que ces comptes commencent par 400, par exemple , , ,... WinAuditor offre deux possibilités d'attribuer un compte de centralisation différent du compte défini dans les comptes spéciaux : En attribuant une catégorie à un client, cette catégorie lie alors le client au compte de centralisation client défini dans la catégorie. Cette méthode garanti l'utilisation du même compte de centralisation pour toutes les imputations de ce client. En définissant un compte de centralisation client au niveau de la définition d'un journal de vente. Dans ce cas les imputations aux comptes client de ce journal seront centralisées dans le compte de centralisation client précisé dans la définition du journal. Cette méthode lie un journal à un compte de centralisation, les comptes clients imputés dans ce journal auront pour ce journal un compte de WinAuditor 6-19

64 Chapitre 6: La comptabilité générale centralisation et pour les autres journaux (banques, caisses,...) le compte de centralisation client des comptes spéciaux. Le bon choix de la politique de centralisation doit être bien réfléchi avant de commencer un dossier. L ÉCHÉANCIER Outre la possibilité de consulter les échéances en cours, l échéancier permet de réaliser des apurements en dehors de tous mouvements comptables. L intérêt de cette manœuvre est de pouvoir éliminer de l échéancier des lignes d imputations non soldées par les saisies de banque, de caisse et d opérations diverses. Exemple: Lorsque l encodage d un paiement précède l encodage de la facture correspondante, le compte présente deux échéances non soldées. Ces deux échéances doivent être soldées à l aide de l échéancier. Après le choix d une première échéance à traiter, le bouton Apurement manuel permet de sélectionner d autres échéances du même compte et de même devise. WinAuditor 6-20

65 Chapitre 6: La comptabilité générale Comme on peut le remarquer ci-dessus, si le solde des échéances sélectionnées n est pas à zéro, il est possible d imputer la différence en escompte et/ou en ajustement. Dans ce cas, à l instar de ce qui a été dit plus haut, une opération diverse sera automatiquement générée s il y a de l escompte, un ajustement ou une différence de change induit par la sélection des échéances à apurer. LE REPORT DE SOLDE Le report de solde d'exercice doit être fait lorsqu'on commence un nouvel exercice comptable. Cette opération a pour but de calculer le solde de chaque compte dans l'exercice qui se termine et de reporter ce solde dans le nouvel exercice. Il est intéressant de faire le report de solde sans tarder, en effet la consultation des comptes dans le nouvel exercice ne signifie rien tant que le report n'a pas eu lieu. Le report de solde peut être demandé aussi souvent que nécessaire, chaque demande de report commence par effacer le report précédant avant d'exécuter le nouveau. Cet effacement ne modifie pas les opérations qui auraient déjà été encodées dans le nouvel exercice. WinAuditor 6-21

66 Chapitre 6: La comptabilité générale En résumé, faites un report de solde lorsque vous commencez un nouvel exercice et après chaque validation de documents dans l'ancien exercice. L APUREMENT MASSIF L apurement massif peut s apparenter à une opération de nettoyage lorsque trop d échéances qui n ont pas été correctement apurées empêchent une bonne lecture de l échéancier. Cette fonctionnalité sera principalement utilisée lorsque les paiements de factures sont majoritairement encodés et validés avant l encodage des factures et qu on a pas eu l occasion d effectuer un apurement manuel. L opération apure pour chaque compte client, fournisseur et compte général à échéance, les imputations de même montant qui s annulent. La limitation actuelle de ce système est que seule les opérations en euros seront traitées. L apurement massif ne génère aucune écriture comptable et ne modifie absolument pas le détail des comptes. WinAuditor 6-22

67 PAIEMENTS FOURNISSEURS Chapitre 6: La comptabilité générale Cette fonctionnalité est utilisée pour effectuer des paiements par voie électronique. L intermédiaire d un logiciel permettant ce genre d opération est indispensable. En plus de simplifier vos procédures de paiement, l apurement des échéances dues est automatisé par la création d un document d opérations diverses en contrepartie du compte général spécial de transfert de fond (voir chapitre 4 : Les comptes spéciaux). La fenêtre des paiements fournisseurs affiche l intégralité des fournisseurs et clients auxquels vous devez de l argent. La première étape est de sélectionner les échéances que vous désirez payer. WinAuditor 6-23

68 Chapitre 6: La comptabilité générale Lors de la sélection d un fournisseur, une nouvelle fenêtre est affichée avec le détail des échéances dues. Il est alors possible de sélectionner les échéances et les montants que l on désire payer. Le bouton Proposer un paiement vous permet de spécifier le montant que vous désirez réellement payer pour apurer totalement ou partiellement une échéance. Important: WinAuditor n acceptera les propositions de paiement pour un fournisseur que si le compte en banque du fournisseur, que vous devez encoder, est valide. WinAuditor se charge de retenir les comptes en banque utilisés pour vous les reproposer lors d un paiement ultérieur. Après les sélections et avant d effectuer le paiement il est possible d imprimer une liste pour permettre à l utilisateur de contrôler l ensemble des propositions de paiement. WinAuditor 6-24

69 Chapitre 6: La comptabilité générale La dernière étape déclenchée par le bouton Effectuer le paiement produit un fichier au format interbancaire belge utilisable par la plupart des programmes bancaires ainsi qu un document d opérations diverses qui apure les différentes échéances sélectionnées. Pour effectuer cette dernière étape, plusieurs informations sont nécessaires : La date qui déterminera l exercice et la période du document d opérations diverses. Le compte en banque débiteur. Vous avez la possibilité de choisir parmis ceux définis dans vos journaux de banque. Le nom du fichier au format interbancaire qui va être produit par WinAuditor et qui pourra être utilisé par un logiciel bancaire pour effectuer les virements. Le journal d opérations diverses dans lequel le document d apurement vas être produit. Le numéro du document d opérations diverses. Le document d opérations diverses n est pas automatiquement validé, il peut donc être modifié ou supprimé avant validation. Dans ce cas il serait logique d adapter ou de supprimer, par vos propres soins, le fichier au format interbancaire qui a été produit. WinAuditor 6-25

70 Chapitre 6: La comptabilité générale LE ZOOM Généralités Le zoom permet une consultation rapide et interactive de la comptabilité sans devoir recourir systématiquement aux impressions. Le zoom fonctionne grâce à deux modes de consultation, un mode qui affiche le détail des imputations effectuées à un compte pour un exercice donné et un mode qui affiche les imputations d un document comptable. Exécution du zoom Le zoom peut être exécuté depuis différentes parties du programme. En gestion des clients, fournisseurs, comptes généraux et documents, le zoom est exécuté à l aide du bouton loupe de la barre d outil ou en utilisant le raccourci clavier CTRL-F12. En sélection d un client, fournisseur ou compte général, le zoom peut être exécuté à l aide du bouton «Zoom» ou en utilisant le raccourci clavier CTRL-F12. Lorsque le zoom est exécuté depuis la gestion ou la sélection d un compte, le détail du compte préalablement sélectionné est affiché pour l exercice courant. Lorsque le zoom est exécuté depuis la gestion des documents, le détail du document est affiché. WinAuditor 6-26

71 Chapitre 6: La comptabilité générale Figure 19. Détail d'un compte pour un exercice donné. Navigation La particularité du zoom est de pouvoir très facilement passer du détail d un compte au détail d un document grâce à la touche clavier ENTER. En effet, à partir d une imputation présente dans le détail d un compte, il est possible d examiner immédiatement le document auquel elle appartient. Et vis et versa, à partir d une imputation d un document, il est possible d obtenir immédiatement le détail du compte imputé. WinAuditor 6-27

72 Chapitre 6: La comptabilité générale Figure 20. Détail d'un document. Parmi les nombreuses possibilités de navigation du zoom, il est également possible de changer rapidement d exercice, de compte ou de document à l aide des boutons présents dans le dialogue. DÉPÔT DES COMPTES ANNUELS WinAuditor 6-28

73 Chapitre 6: La comptabilité générale Toutes les entreprises sont tenues de déposer annuellement sous format légal leurs comptes annuels auprès de la banque national de Belgique. Cette fonctionnalité permet de créer un fichier au format légal à destination du programme SOFISTA, disponible gratuitement auprès de la banque nationale de Belgique. Le fichier est enregistré dans le répertoire du dossier comptable, son nom est composé du code dossier en deux caractères, de l exercice sélectionné et d un code représentant le type de schéma sélectionné. L extension du fichier est NBB (Ex : AX NBB) Le dépôt des comptes annuels nécessite les chiffres des deux exercices comptables, les chiffres de l exercice sélectionné proviennent de la comptabilité, les chiffres de l exercice précédent proviennent de la comptabilité ou du fichier SOFISTA de l exercice précédent s il existe. Le fichier produit doit impérativement être ouvert et contrôlé à l aide du programme SOFISTA car des informations complémentaires indispensables au dépôt des comptes annuels seront encodées à l aide de ce programme qui effectuera tous les contrôles légaux et signalera le cas échéant les corrections à apporter dans la comptabilité. Si des corrections sont apportées à la comptabilité, une nouvelle production du fichier conservera les informations encodées dans le programme SOFISTA. WinAuditor 6-29

74 Chapitre 7: Les paramètres de la facturation LES JOURNAUX DE LIVRAISON Figure 21. La gestion des journaux de livraison. Les journaux de livraison sont représentés par un code en 3 caractères (lettres ou chiffres). Un journal de livraison peut contenir des notes d envoi ou des notes de retour. Chaque journal de livraison est lié à un journal de vente utilisé lors de la production de facture. Les notes d envoi produiront des factures, les notes de retour produiront des notes de crédit. Figure 22. Ajout d'un journal de livraison. WinAuditor 7-1

75 LES CODES TARIFS Chapitre 7: Les paramètres de la facturation Figure 23. La gestion des codes tarifs articles. Les codes tarifs clients et articles permettent d établir une politique de prix de vente. Les codes tarifs peuvent être associés entre eux ou avec des articles et des clients spécifiques, chaque association détermine une méthode de calcul d un prix de vente soit par un prix de vente fixe, une remise ou sur base du prix d achat. LES CODES D IMPUTATIONS Les codes imputations sont utilisés dans les informations enregistrées pour définir un article. Un code imputation est constitué de deux caractères (lettres ou chiffres) et est associé à un compte général du plan comptable qui sera utilisé pour générer les documents de vente à partir des factures directement encodées ou produites à partir de notes d envoi. Figure 24. Ajout d'un code d'imputation. WinAuditor 7-2

76 Chapitre 7: Les paramètres de la facturation LES MAGASINS La définition de un ou plusieurs magasins est nécessaire si on désire tenir un stock. Les quantités d articles entrant et sortant concerne un magasin déterminé. Un magasin est représenté par trois caractères (lettres ou chiffres). Figure 25. Ajout d'un magasin. LES JOURNAUX DE STOCK Les journaux de stock sont indispensables à la gestion de stock (voir chapitre 8) pour enregistrer les entrées et les mouvements de stock. Les journaux de stock sont représentés par un code en trois caractères (lettres ou chiffres) et sont de trois types : Livraison fournisseur (ou achat), généralement utilisé pour enregistrer une arrivée de marchandises. WinAuditor 7-3

77 Chapitre 7: Les paramètres de la facturation Inventaire, pour enregistrer une situation de départ Mouvement de stock, lorsque des marchandises sont déplacées d un magasin à un autre ou lorsque le stock s avère incorrect par rapport à la réalité. Les sorties de marchandises ont généralement lieues par le biais des factures et des notes d envoi. LES FAMILLES D ARTICLES Les familles permettent d effectuer une classification des articles qui sont utilisées lors de l impression des différentes listes d articles. Une famille est représentée par un code en 6 caractères (lettres ou chiffres). INFORMATIONS PERSONNALISABLES EN FACTURATION Tout comme il est possible d enregistrer des informations spécifiques au domaine d activité d un dossier pour les clients et les fournisseurs, il est également possible d encoder des informations complémentaires à l encodage d une facture (voir «personnalisation du dossier» au chapitre 3 et «Informations complémentaires» au chapitre 8). WinAuditor 7-4

78 Chapitre 7: Les paramètres de la facturation Exemple: Une entreprise d entretien de véhicule routier désire ajouter le numéro de plaque d immatriculation, la marque et le modèle du véhicule sur ses factures. COMMENTAIRES STANDARDS Cette fonctionnalité permet de définir des commentaires standards utilisables lors de la saisie des factures et notes d envoi. Un commentaire standard est composé d un nombre illimité de lignes de commentaires. Un commentaire standard est associé à un nom abrégé, un code langue et un descriptif qui doivent être saisis lors de sa création. Ces commentaires standards peuvent notamment servir à diffuser une information récurrente comme une promotion ou les termes d un contrat, évitant ainsi des encodages fastidieux. WinAuditor 7-5

79 Chapitre 7: Les paramètres de la facturation WinAuditor 7-6

80 Chapitre 8: La facturation GÉNÉRALITÉS La facturation de WinAuditor vous permet d'établir des factures de vente et des notes d'envoi. Les factures de vente produites par la facturation sont immédiatement comptabilisées. Plusieurs livraisons (notes d'envois) d'un client peuvent être regroupées sur une facture. Le programme DocDraw livré avec WinAuditor permet d'établir des formats de facture ou de note d'envoi personnalisés. L'encodage d'une facture ou d'une note d'envoi, est déterminé par les éléments présents dans le format d'impression. Cela signifie que seuls les éléments figurant sur la facture devront être encodés. Gestion de stock La facturation se base sur un fichier d articles dont il est possible de tenir le stock. Le stock d'un article est déterminé par l'ensemble des mouvements de stock qui le concerne, ventes, livraisons, achats, transferts, inventaires. Lors de l'encodage de certains mouvements de stock, des éléments comme la référence de l'article chez le fournisseur ou le prix d'achat, sont enregistrés pour permettre le calcul du prix moyen d'achat ou pour pouvoir comparer les prix d'un même article acheté chez plusieurs fournisseur. Prix de vente Le prix de vente d'un article peut être défini simplement ou il peut être calculé automatiquement à partir du prix d'achat. Le système de remises et de calcul de prix en fonction du client, du code tarif du client ou du code tarif de l'article permet d'appliquer n'importe quelle politique de tarification. WinAuditor 8-1

81 Chapitre 8: La facturation LES ARTICLES WinAuditor vous permet de gérer un fichier d'article, vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des articles. Chaque article est identifié de manière unique par son code, ce code peut avoir un maximum de 24 caractères. Il est important si vous ne l'avez pas encore fait d'établir une nomenclature pour vos codes articles. Etablir une nomenclature, c'est décider une manière de classer les articles. Voici par exemple une nomenclature des articles qu'un vendeur de pièces détachées pour voiture pourrait appliquer. Chaque article est un élément d'une voiture, on pourrait donc décider que 3 caractères soient réservés pour le type de pièce, BAT pour batterie, PHA pour un phare, EGL pour essuie-glace, etc. Le choix des 3 caractères doit être mnémotechnique. Ensuite 3 autres caractères pourraient servir à déterminer la marque de la voiture, OPE pour Opel, LAD pour Lada, BMW pour BMW, etc. Le phare d'une Lada aura un code article commençant par PHALAD. Dans notre exemple, le nombre d'articles possible atteint plusieurs dizaine de milliers. Il est donc encore nécessaire pour identifier un article de compléter la nomenclature de 6 caractères par le modèle de voiture dans la marque et par un numéro de coloris ou de qualité dans le modèle. Comme chaque marque a sa propre nomenclature, il serait peut être préférable de suivre celle-ci. Le fait d'établir une nomenclature facilitera fortement les recherches car même s il y a articles disponibles, rechercher un modèle d'essuieglace parmi tous les essuie-glaces d'une marque limitera le choix à quelques dizaines d'articles. Il n'est pas utile d'inclure dans le code article toutes les caractéristiques de l'article, dans notre exemple les articles peuvent être des articles de carrosserie, électrique, mécanique moteur, mécanique suspension, etc... Pour réaliser d'autres classements, vous disposez de deux codes famille, le code famille primaire pour classer les articles de notre exemple en articles de carrosserie, mécanique moteur, etc. et le code famille secondaire pour un éventuel autre classement. WinAuditor 8-2

82 Chapitre 8: La facturation La gestion des articles qui se trouve dans le menu Facturation permet l ajout, la modification et la suppression des articles à l aide de la barre d outil ou des raccourcis claviers. La gestion des articles offre également plusieurs informations pour chaque article, tel quel le stock actuel par magasin, l historique des ventes ainsi que les prix de vente et d achat. Détail de la saisie : Le code/numéro est l identifiant unique d un article. Le nom abrégé est un deuxième identifiant pour faciliter la recherche d un article. Les codes famille permettent d effectuer une classification des articles utilisés lors de l impression des différentes listes d articles. Les code famille utilisés doivent être définis dans les paramètres de la facturation (voir chapitre 7). Les codes famille ne sont pas obligatoires pour un article. L option d activation de la gestion du stock permet d activer ou de désactiver la tenue du stock pour un article. Les mouvements de stock de l article ne seront pas tenus en compte lors de l encodage des factures et notes d envoi. WinAuditor 8-3

83 Chapitre 8: La facturation Le stock minimum est utilisé pour les impressions des listes d articles sur base de la comparaison du stock existant et du stock minimum. Le code d imputation doit être défini dans les paramètres de la facturation et sera utilisé par le programme lors de la saisie des factures lorsque qu un compte général du plan comptable devra être saisi. Le code tva doit être défini dans les paramètres de la comptabilité (voit chapitre 4), ce code TVA sera proposé lors de l encodage des factures et notes d envoi. Le code tarif d un article, combiné à d autres éléments, permet de définir une politique de prix de vente (voir ce chapitre et chapitre 7). La priorité au prix de vente, le prix de vente principal et le prix de vente calculé permettent d établir une politique de prix simplifié (voir Prix de vente dans ce chapitre- Duplication d article Il est possible d ajouter un article en recopiant les données d un autre article, cela facilite l ajout d article en série. Etant donné que deux articles ne peuvent pas avoir le même code article, vous devez spécifier un code article différent. La duplication d un article est possible en gestion des articles (voir plus haut), il suffit de se positionner sur l article à dupliquer et d utiliser le raccourci clavier CTRL-F9 ou le bouton dupliquer de la barre d outil. WinAuditor 8-4

84 Chapitre 8: La facturation LES FACTURES ET NOTES DE CRÉDIT Une facture de vente est un document imprimé à l'attention d'un client et reprenant le détail des marchandises ou services vendus au client. L'écriture comptable correspondant à la facture de vente est directement comptabilisée. Lorsqu'une facture de vente est établie, le stock des articles figurant sur la facture est diminué de la quantité facturée. La gestion des factures qui est appelé à partir du menu Facturation (voir chapitre 2), est le point de départ pour l encodage des factures à l aide de la barre d outil ou des raccourcis claviers. Figure 26. Ajout d'une facture. Détail de la saisie : La date est la date d émission de la facture de vente ou de la note de crédit de vente. L exercice et la période sont déterminés à partir de cette date. Le journal doit être un journal de vente défini dans les paramètres de la comptabilité (voir chapitre 4). WinAuditor 8-5

85 Chapitre 8: La facturation Le numéro du document vous est automatiquement proposé par le programme. Ce numéro est unique par journal et par exercice. Le type de document dépend de la définition du journal de vente sélectionné. Le choix du type de document est activé si le journal de vente peut contenir des factures et des notes d envoi. Le compte client est l identifiant unique du client. Remarque: Comme il n est pas facile de connaître le code/numéro de tous vos clients, vous pouvez également utiliser le nom abrégé du client. Il est possible de faire appel à une fenêtre de sélection de client en cliquant sur la flèche rouge juste à droite de la zone ou en utilisant le raccourci clavier F4 (voir le point Utilisation du clavier au chapitre 2). La date d échéance vous est proposée selon la date du document et la condition de paiement du client. La date d échéance est enregistrée à titre d information pour vous permettre d imprimer des rappels et une balance âgée. La devise du document indique la devise des montants qui vont être encodés pour le document. Si le document est encodé dans journal défini avec une devise, la devise du document est celle du journal et n est pas modifiable. La date d échéance de l escompte est encodée uniquement si l escompte est supérieur à zéro. La date d échéance de l escompte est enregistrée uniquement à titre d information et vous sera communiquée lorsque le paiement aura lieu (voir Les documents de banque et de caisse dans ce chapitre). L option du prix TVAC permet de spécifier si tous les prix mentionnés à l encodage du document sont TVA compris. L extourne permet d extourner automatiquement chaque ligne d imputation d un document de vente de façon à ce que le document n aie aucune influence sur le chiffre d affaire de l entreprise tout en figurant dans la comptabilité et dans le listing TVA annuel. Exemple: Certains magasins déterminent entièrement leur chiffre d affaire ainsi que la TVA due sur base de leurs tickets de caisse. Certains clients de ces magasins souhaitent une facture, celle ci ne pouvant évidemment pas être comptabilisée deux fois, elle doit être extournée. Le format du document détermine l apparence du document qui peut être imprimé lorsque l encodage du document est terminé. WinAuditor 8-6

86 Chapitre 8: La facturation Important: Le format du document détermine également quelle sont les informations qui devront vont être saisies tout au long de l encodage du document. La suite de la saisie présentée ci-dessous dépend donc complètement du format de document choisi et peut éventuellement ne pas avoir lieu. WinAuditor 8-7

87 Saisie du détail de la facture Chapitre 8: La facturation Le détail de la facture est constitué de lignes de vente d articles, de lignes commentaires et éventuellement de sous-totaux. La première opération consiste à choisir le type de ligne à ajouter. Si vous choisissez un commentaire standard (voir chapitre 7), les lignes de commentaires seront automatiquement insérées dans votre facture. Le choix d ajouter un sous-total ne nécessite aucune information supplémentaire. Dans le cas du choix de l ajout d une ligne articles, la saisie de certaines informations dépend du format de document qui a été sélectionné. Détail de la saisie : WinAuditor 8-8

88 Chapitre 8: La facturation Le code article fait référence à un article existant. Il n est pas obligatoire de saisir cette information, dans ce cas l encodage des informations suivantes est donc libre et aucun stock ne sera mouvementé. La description proposée peut être modifiée. Le magasin est saisi si la gestion du stock est activée dans les paramètres généraux (voir chapitre 4) et s il faut gérer le stock de l article sélectionné (voir Les articles dans ce chapitre). La quantité livrée correspond à la quantité vendue. Si la gestion de stock est activée, le stock du magasin sélectionné sera diminué de la quantité livrée. Le prix de vente brut est proposé selon l article choisi et la politique de prix de vente (voir plus loin dans ce chapitre). Le prix proposé peut être modifié. Le pourcentage de remise permet de calculer le prix de vente net. Le prix de vente net est proposé en fonction du prix de vente brut et du pourcentage de remise suivant le calcul : prix de vente net = prix de vente brut X ( 1 ( pourcentage de remise / 100)). Le compte de vente, dont la saisie est obligatoire, est un compte général qui doit être défini dans le plan comptable. Un compte général est proposé selon le code d imputation de l article (voir chapitre 7). Le traitement TVA est uniquement saisi dans certains cas particuliers et notamment les ventes à l étranger. Le code TVA doit être défini dans les paramètres (voir chapitre 4). Il existe certains cas où le code TVA n est pas demandé, notamment lorsque le dossier n est pas assujetti à la TVA. L option du listing intra-communautaire permet de préciser si l imputation en cours doit ou ne doit pas être comptabilisé dans le listing intra-communautaire et de quelle manière. LES NOTES D ENVOI Une note d'envoi est un document imprimé à l'attention d'un client et reprenant en détail les marchandises ou services livrés au client. Le fait d'établir une note d'envoi ne génère aucune écriture comptable. La note d'envoi accompagne souvent la marchandise lors des livraisons. De ce fait la note d'envoi est parfois appelée "bon de livraison". WinAuditor 8-9

89 Chapitre 8: La facturation Lorsqu'une note d'envoi est établie, le stock des articles figurant sur la note d'envoi est diminué de la quantité livrée. Une note d'envoi peut être facturée, dans ce cas un nouveau document, la facture de vente, est établi. Plusieurs notes d'envoi d'un même client peuvent être facturées sur une seule facture. La gestion des notes d envoi qui est appelé à partir du menu Facturation (voir chapitre 2), est le point de départ pour l encodage des notes d envois à l aide de la barre d outil ou des raccourcis claviers. La saisie des notes d envoi est similaire à la saisie des factures de vente. Le format du document détermine l apparence du document qui peut être imprimé lorsque l encodage du document est terminé. Le format du document détermine également quelles sont les informations qui devront être saisies tout au long de l encodage du document. Il y a moins d informations à saisir que pour les factures de vente, les informations nécessaires pour établir une facture à partir d une note d envoi seront saisies lors de la production de facture. WinAuditor 8-10

90 LA PRODUCTION DE FACTURES Chapitre 8: La facturation La production de factures permet de facturer les notes d'envoi d'un journal de livraison. Chaque journal de livraison est associé à un journal de vente. Si le journal de vente permet l'utilisation de plusieurs devises, il faut faire le choix de la devise des notes d'envois que l'on désire facturer. La production de factures peut être en plus limitée à un client et à un intervalle de date de livraison. La production de factures est appelée à partir du menu Facturation (voir chapitre 2). Le journal de livraisons détermine quelles seront les notes d envoi facturées. La date de facturation sera la date de facture de toutes les factures produites. L exercice et la période comptable en découleront automatiquement. La devise de facturation peut être choisie si la devise du journal de vente lié au journal de livraison n est pas déterminée. WinAuditor 8-11

91 Chapitre 8: La facturation Figure 27. Liste des propositions de factures. Chaque élément de la liste est une proposition de facture regroupant un certain nombre de notes d envoi. Chaque proposition peut être modifiée ou supprimée. La suppression de la proposition n affecte pas les notes d envoi. Quelques éléments de la future facture peuvent être modifié. LA GESTION DU STOCK WinAuditor permet de gérer le stock de vos articles. Vous pouvez définir un nombre illimité de magasins où sont localisés vos articles. Un magasin défini au niveau du programme ne doit pas obligatoirement être un véritable magasin, cela peut être un entrepôt, un WinAuditor 8-12

92 Chapitre 8: La facturation emplacement, la pièce d'un bâtiment, le coffre de la voiture d'un représentant. Le stock d'un article est égal à la somme des quantités en stock des différents magasins. Pour modifier le stock d'un article, il faut encoder un document. Les documents permettant la modification du stock sont : les notes d'envoi les factures de vente l'inventaire les mouvements de stock entre magasins les factures d'achat ou les notes d'envoi fournisseurs Les notes d'envoi et les factures sont établies par WinAuditor. L'inventaire et les mouvements de stock entre magasins sont des documents internes que vous devez établir. Les factures et notes d'envoi fournisseur sont établies par vos fournisseurs. A l'encodage des factures ou notes d'envoi fournisseur, vous pouvez encoder le prix d'achat et la référence de l'article chez le fournisseur. Lors du prochain encodage, WinAuditor proposera le même prix et la même référence dans le but d'effectuer un contrôle. La gestion des articles donne accès à l'historique des mouvements de stock d'un article, et aux prix et référence par fournisseur. Rappelons ici que le prix de vente d'un article peut dépendre du dernier prix d'achat de l'article. L'impression des articles peut être faite sous forme : d'inventaire avec ou sans détail par magasins. de liste avec ou sans détail des prix d'achat et référence d'achat par fournisseur. de liste par famille primaire ou secondaire. Toutes les listes d'articles sont aussi disponibles au format de votre tableur. La gestion du stock qui est appelée à partir du menu Facturation (voir chapitre 2), est le point de départ pour l encodage des mouvements de stock à l aide de la barre d outil ou des raccourcis claviers. WinAuditor 8-13

93 Chapitre 8: La facturation Détail de la saisie : Le choix du journal détermine le type de mouvement de stock qui va être encodé, un document d inventaire, un mouvement de stock ou une livraison d un fournisseur. Le fournisseur doit être encodé dans le cas d une livraison fournisseur. Les prix d achat et les références des articles seront associés au fournisseur et consultables dans la gestion des articles. LES PRIX DE VENTE WinAuditor permet de définir une politique de prix adaptée à vos besoins. On peut définir un prix de vente d'articles de deux manières (voir Gestion des articles dans ce chapitre) : en spécifiant un prix de vente à l'article, c'est le prix de vente principal. en spécifiant une façon de calculer le prix de vente à partir du prix d'achat ( il s'agit du dernier prix d'achat de l'article) Cette deuxième façon permet par exemple de définir une marge de 25% (coefficient multiplicatif = 1.25) et d'ajouter un montant fixe par exemple 2 servant à couvrir les frais d'emballage (terme additionnel = 2 ). Dans WinAuditor 8-14

94 Chapitre 8: La facturation ce cas un article acheté 60 sera vendu à 77 (60 X ). Si le prix d'achat change, le prix de vente est automatiquement modifié. Le choix du type de prix de vente (principal ou calculé) peut-être déterminé différemment pour chaque article. Il est parfois nécessaire d'avoir un prix de vente spécial pour un client. Pour répondre à ce besoin, il est possible de définir au niveau d'un article une politique de prix par client. Utilisez pour cela le bouton Prix par client dans l onglet Prix de la gestion des articles. Dans ce cas, pour chaque association article - client, vous pouvez soit : spécifier un prix de vente spécifier une méthode de calcul à partir du prix d'achat WinAuditor 8-15

95 Chapitre 8: La facturation spécifier un pourcentage de remise à appliquer sur le prix de vente principal. Maintenant, comme il ne sera pas toujours nécessaire d'avoir un prix d'article différent pour chaque client, WinAuditor permet de définir des codes tarifs client. Vous pourrez alors associer un article à un code tarif client. Cela signifie, que chaque client ayant ce code tarif, aura pour cet article le même prix. Utilisez pour cela le bouton Prix par code tarif dans l onglet Prix de la gestion des articles. Pour les entreprises qui ont de nombreux articles, il sera encore plus pratique de définir des codes tarifs article que l'on pourra associer à des codes tarifs client. Dans ce cas, pour chaque code tarif article, vous pouvez soit : spécifier une méthode de calcul à partir du prix d'achat spécifier un pourcentage de remise à appliquer sur le prix de vente principal. Utilisez pour cela le bouton Prix par code tarif dans la gestion des codes tarifs articles (voir chapitre 7). Il est également possible de définir une méthode de calcul à partir du prix d'achat ou un pourcentage de remise à appliquer sur le prix de vente principal par client pour un code tarif article. Utilisez pour cela le bouton Prix par client dans la gestion des codes tarifs articles (voir chapitre 7). Toutes ces méthodes peuvent être combinées afin de satisfaire au mieux vos besoins de tarification. Lors de la vente d'un article à un client, le programme proposera un prix en respectant l'ordre de priorité suivant : WinAuditor 8-16

96 Chapitre 8: La facturation 1) le prix, la méthode de calcul ou la remise de cet article pour ce client. 2) le prix, la méthode de calcul ou la remise de cet article pour ce code tarif client. 3) la méthode de calcul ou la remise de ce code tarif article pour ce client 4) la méthode de calcul ou la remise de ce code tarif article pour ce code tarif client 5) le prix ou la méthode de calcul de l'article. WinAuditor 8-17

97 Chapitre 9: Les impressions GÉNÉRALITÉS Les multiples impressions effectuées par WinAuditor sont exécutées à l aide de dialogues comportant une base similaire dans tous les cas. En plus des informations spécifiques pour chaque type d impression, l utilisateur doit effectuer certains choix : La destination de l impression, à l imprimante ou à l écran. L imprimante de destination si besoin est Le format du document (voir chapitre 11) L impression s exécutant lorsque les boutons Imprimante ou Ecran sont actionnés. Le dialogue n est pas automatiquement fermé lorsque l impression est terminée pour permettre à l utilisateur d effectuer plusieurs impressions d affilé sans être obligé d introduire les paramètres à chaque impression. Pour plus de confort il est également possible de ranger les fenêtres d impression pour une utilisation ultérieur. Un dialogue d impression est rangé dans la barre d outil à l aide du bouton de réduction dans la coin superieur droit de la fenêtre de dialogue, pour rappeler le dialogue il suffit de cliquer sur le bouton qui est apparu dans la barre d outil général. WinAuditor 9-1

98 Chapitre 9: Les impressions LISTE DE CONTRÔLE ET JOURNAL PÉRIODIQUE. Ces listes impriment les documents comptables par journal. A la fin de chaque journal et à chaque changement de période comptable, un tableau reprenant la ventilation TVA des documents du listing est imprimé. La liste de contrôle reprend les documents non validés, le journal périodique reprend les documents validés. L option «détail analytique» permet, si vous possédez le module analytique et si la comptabilité analytique est activée, d obtenir le détail analytique lié à chaque ligne comptable. BALANCE DES COMPTES La balance des comptes imprime par compte le total des imputations du compte au débit et au crédit ainsi que le solde pour l'exercice sélectionné. Le total des imputations du compte au débit et au crédit pour les périodes sélectionnées est aussi imprimé. Dans l'impression de la balance des comptes généraux, il est possible d'obtenir des sous-totaux par classe de comptes, il faut pour cela définir un niveau de totalisation pour les comptes de bilan (classe 1 à 5) et pour les comptes de résultats (classe 6 et 7). Un niveau de totalisation égal à 2 signifie qu'un sous-total sera imprimé lorsque un des deux premiers caractères du compte change, ce sous-total reprend tous les comptes ayant WinAuditor 9-2

99 Chapitre 9: Les impressions ces deux mêmes premiers caractères en commun. Lors du changement du premier caractère il y aura un sous-total plus important reprenant tous les comptes ayant ce premier caractère en commun. Il est également possible d exporter la balance des comptes au format Accon ou au format texte afin d être importé dans un tableur. Dans ce dernier cas les champs sont délimités par des tabulations. DÉTAIL DE COMPTES Le détail de comptes imprime par compte le détail des imputations effectuées à ce compte dans les périodes sélectionnées. Comme dans l'impression des balances, il est possible d'obtenir, pour le détail des comptes généraux, des sous-totaux (voir balances des comptes dans ce chapitre). Certains comptes comme le compte de TVA sur facture de vente, ou les comptes de centralisation clients et fournisseurs ont peu d'intérêt à être imprimés en détail, en sélectionnant la compression d'écriture il est possible d'obtenir à la place d'un détail complet d'un compte, une seule ligne globalisant toutes les imputations au compte par période et par journal. Pour obtenir ce résultat il faut avoir demandé l'option compression d'historique au niveau de la définition du compte général (voir chapitre 5). WinAuditor 9-3

100 Chapitre 9: Les impressions JOURNAL CENTRALISATEUR Le journal centralisateur imprime par journal et par période pour chaque compte général, le total des imputations à ce compte au débit et au crédit. Cette première impression est suivie de deux autres reprenant pour chaque classe de comptes généraux formés des deux premières positions du compte et de la première position du compte les même totaux d'imputations au débit et au crédit. Si la sélection de journaux concerne tous les journaux, trois impressions supplémentaires reprennent pour la période toutes les imputations de tous les journaux, par compte, par classe de compte formées des deux premiers caractères du compte, et par classe de compte formée du premier caractère du compte. WinAuditor 9-4

101 Chapitre 9: Les impressions RÉSUMÉ CENTRALISATEUR Le résumé centralisateur imprime pour une période un document en deux parties, la première partie reprend, pour la période sélectionnée, une ligne par journal avec le total des imputations à ce journal au débit et au crédit. Par définition, le débit d'un journal doit être égal au crédit. La deuxième partie reprend, pour la période sélectionnée, toutes les imputations aux comptes généraux en regroupant celles-ci en classes de compte généraux formées du premier caractère du compte général (classe 1 à 7). Le total de la première partie doit être égal au total de deuxième partie. DÉCLARATION TVA La déclaration TVA imprime un formulaire officiel reprenant pour un trimestre ou pour un mois la ventilation des montants de base à l'entrée et en sortie ainsi que les montants de taxes dues ou déductibles. WinAuditor 9-5

102 Chapitre 9: Les impressions Il est possible d'obtenir une déclarations faite sur base de documents non validés, cela vous permet d'avoir une estimation, en cours de période, des taxes à payer. Il ne faut pas envoyer de déclaration établie sur base de documents non validés. Si lors de l'impression d'une déclaration, certaines cases comportent un montant négatif, WinAuditor signalera ces montants qui doivent être reporté sur la déclaration suivante. A l'impression de cette déclaration suivante vous ne devez pas oublier de reporter ces montants négatifs en utilisant le bouton Report de montants négatifs. Il est possible d'obtenir la justification du montant d'une case de la déclaration en utilisant le bouton Justification. WinAuditor 9-6

103 Chapitre 9: Les impressions Les régularisations, acomptes, et reports de déclarations antérieures, doivent être encodés en utilisant le bouton Régularisation. LISTING INTRA-COMMUNAUTAIRE Le listing intra-communautaire reprend par client de l'union européenne non belge et assujetti à la TVA le montant du chiffre d'affaires à l'exportation d'un trimestre. WinAuditor retrouve les montants du trimestre même s ils sont répartis sur deux exercices comptables. Ce listing doit être remis à l'administration de la TVA au plus tard le 20 du mois qui suit le trimestre de déclaration. WinAuditor 9-7

104 Chapitre 9: Les impressions WinAuditor permet de remettre le listing officiel sur disquette et seulement sur disquette. Un exemplaire sur papier peut être imprimé à titre indicatif et pour un usage interne. Seuls les clients de l'union européenne ayant un numéro de TVA valable seront repris sur le listing. Les montants d'acompte intra-communautaire et les montants de lignes d'imputations pour lesquelles il a été demandé de ne pas être repris sur le listing, ne sont pas totalisés dans le listing. La disquette servant à recevoir le listing ne doit contenir aucun autre fichier. Il est possible d'introduire des corrections au listing, ces corrections la plupart du temps demandées par l'administration, concernent un trimestre antérieur et sont l'annulation d'une ligne erronée et l'ajout de la ligne corrigée. LISTING TVA ANNUEL Le listing TVA annuel reprend par client belge assujetti à la TVA, le montant du chiffre d'affaire et le montant de TVA d'une année civile. WinAuditor 9-8

105 Chapitre 9: Les impressions WinAuditor retrouve les montants de l'année civile même s ils sont répartis en plusieurs exercices comptables. Ce listing doit être remis à l'administration de TVA au plus tard le 31 mars de l'année qui suit l'année de déclaration. WinAuditor permet de remettre le listing officiel sur disquette et seulement sur disquette. Un exemplaire sur papier peut être imprimé à titre indicatif et pour usage interne. Seuls les clients ayant un numéro de TVA belge valable et dont le montant de chiffres d'affaire dépasse la limite officielle de 125 seront repris sur le listing. Cette limite de 125 est modifiable. La disquette servant à recevoir le listing ne doit contenir aucun autre fichier. BILAN Cette impression fourni un bilan au format abrégé et un compte de résultats. Il est possible de limiter l'impression à une sélection de période. WinAuditor 9-9

106 DÉTAIL DES UNITÉS PHYSIQUES Chapitre 9: Les impressions Le détail des unités physiques imprime, pour une sélection de période et pour chaque code d'unité physique, le détail des imputations ayant fait l'objet d'une saisie complémentaire d'unité physique. Le solde d'un compte d'unité physique pour une période donnée représente le flux de marchandises pour cette période, exprimé en unité physique plutôt qu'en montants. Dans l'impression du détail, le montant de chaque ligne d'imputation est aussi indiqué. Il est possible d'imprimer seulement une ligne par unité physique (présentation type balance), il suffit de demander uniquement l'impression des totaux. BALANCE AGÉE La balance âgée imprime les échéances ou les comptes non soldés à une date précise. Les montants des soldes d'échéance ou le solde du compte sont répartis par rapport à une date de référence en six colonnes délimitées par un nombre de jours d'écart à cette date de référence, cette ventilation des montants de solde facilite la détermination des retards de paiement. La sélection d'une devise d'impression limite l'impression à cette devise. Si aucune sélection de devise n'est faite, les échéances en devises étrangères seront converties en euros lors de l'impression. Cette conversion est faite en utilisant le cours de la devise de l'échéance au moment de l'encodage. Il n'est donc évidemment pas tenu compte d'une éventuelle différence de change. WinAuditor 9-10

107 Chapitre 9: Les impressions RAPPEL Cette fonctionnalité permet de sélectionner les clients à qui on désire envoyer un rappel. La sélection et l'envoi se fait client par client en précisant le type de rappel à envoyer. Il est possible de personnaliser le texte imprimé sur les rappels. WinAuditor 9-11

108 Chapitre 9: Les impressions RECAPITULATIF DES RAPPELS Ce listing imprime les rappels qui ont été fait aux clients. La sélection des rappels à imprimer se fait en déterminant un intervalle entre deux dates, tous les rappels produits entre ces deux dates seront dans le récapitulatif des rappels. ARTICLE Ce listing permet d'obtenir la liste des articles. La présence d'un renseignement sur le listing dépend du format du listing. En standard, le code article, la dénomination et le prix sont imprimés. WinAuditor 9-12

109 Chapitre 9: Les impressions Si nécessaire, vous pouvez modifier le format existant pour créer vos propres formats. Une autre manière de procéder est d'exporter les articles au format de votre tableur, dans ce cas chaque article occupe une ligne et chaque élément de la fiche article occupe une colonne. Il est aussi possible d'avoir pour chaque article, le détail du stock par magasin ou le détail des différents prix d'achat et référence par fournisseur. Plusieurs modes de sélection sont disponibles dont une sélection sur base de la comparaison entre le stock minimum d'un article et le stock réel qui permet d'imprimer soit les articles à commander soit les articles disponibles. Les articles sont triés par code articles. ARTICLE PAR FAMILLE Ce listing est fort apparenté au listing précédent, les mêmes caractéristiques et possibilités étant disponibles. Dans ce listing les articles WinAuditor 9-13

110 Chapitre 9: Les impressions sont imprimés par famille, cela signifie que le choix du tri détermine l'aspect du listing. Exemple : En choisissant l'impression sur le code famille primaire, les articles seront imprimés famille primaire par famille primaire, à chaque nouvelle famille, l'impression d'une description de la famille précède l'impression des articles de la famille. En choisissant l'impression sur la famille secondaire puis primaire, les articles seront imprimés par famille secondaire et au sein de la famille secondaire, il y aura un regroupement par famille primaire. Ce listing peut aussi être exporté dans votre tableur et personnalisé en autant de nouveaux formats nécessaires à l'aide du programme DocDraw. INVENTAIRE Ce listing imprime par magasin, le détail des articles en stock dans le magasin. Il est possible de limiter l'impression pour n'avoir que le total par magasin, cela permet d'éviter l'impression de nombreuses pages lorsqu'on souhaite seulement connaître la valeur du stock. WinAuditor 9-14

111 Chapitre 9: Les impressions Ce listing peut aussi être exporté dans votre tableur et personnalisé en autant de nouveaux formats que nécessaire. LISTE DE NOTE D ENVOI La liste des notes d envois imprime par note d envoi le client, les informations générales et le montant total. Les nombreuses options de tri et de sélection permettent d obtenir toutes les informations souhaitées. Il est ainsi possible de connaître le chiffre d affaire des livraisons d une journée ou pour un client en particulier. Cette liste permet aussi le contrôle des factures générées par la production des factures (voir chapitre 8) ou les notes d envois qui auraient dû être facturées. WinAuditor 9-15

112 Chapitre 9: Les impressions STATISTIQUES DE VENTE Les statistiques de ventes permettent de connaître, sur un laps de temps, le chiffre d affaire par client, avec ou sans détail par article, ainsi que le chiffre d affaire par article, avec ou sans détail par client. Les statistiques fournissent plusieurs montants, le montant brut des ventes (avant remise), le montant net (chiffre d affaire), le montant d acquisition et les quantités livrées. De nombreuses sélections permettent d affiner les recherches tant au niveau des articles que des clients, ainsi que sur le chiffre d affaire atteint. Les résultats de ces statistiques sont disponibles sous forme de listing et sous forme de fichier utilisable dans un tableur. Cette fonctionnalité permet entre autres : De créer un fichier dans le but de faire un mailing aux clients ayant atteint un chiffre d affaire donné ou ayant acheté une gamme d articles donné. WinAuditor 9-16

113 Chapitre 9: Les impressions De prendre connaissance des articles les mieux vendus. Le bouton «Fichier» permet d exporter le résultat des statistiques dans un fichier texte. Ces résultats seront ainsi exploitables dans votre tableur. Le bouton «Export Client» permet d exporter les signalétiques des clients repris dans le résultat des statistiques, dans le but notamment de réaliser un mailing. Ce bouton est activé lorsque le type d impression choisi est «Ventes clients». Le bouton «Export Article» permet d exporter les signalétiques des articles repris dans le résultat des statistiques. Ce bouton est activé lorsque le type d impression choisi est «Articles vendus». WinAuditor 9-17

114 Chapitre 10: WinAuditorLink INTRODUCTION WinAuditorLink est une interface permettant à l utilisateur d interroger les données de la comptabilité WinAuditor à partir de son tableur Lotus 123 ou Microsoft Excel. Vous pouvez ainsi réaliser très facilement n importe quel tableau, financier, bilantaire ou de résultats. Le lien est immédiat, dès que la demande est introduite, le montant provenant de votre dossier comptable WinAuditor apparaît instantanément dans votre tableur. Un exemple de tableau est disponible. Cet exemple montre la simplicité d emploi de ce lien. Configuration nécessaire Windows 98, Windows millénium, Windows 2000, Windows XP Microsoft Excel 97 ou Lotus 123 version 9.x WinAuditor Savoir utiliser votre tableur VERSION PROFESSIONNELLE VERSION STANDARD La version professionnelle ne comporte pas de limite dans le nombre de dossiers, ni dans le nombre d exercices comptables pouvant figurer dans un même classeur. Cette version permet donc des comparaisons sur plusieurs exercices ou la consolidation de plusieurs dossiers. Les comptables apprécieront de pouvoir disposer des montants des déclarations TVA. WinAuditor 10-1

115 Chapitre 10: WinAuditorLink Le prix de cette version est de 350 HTVA. La version standard permet l interrogation des soldes de comptes d un dossier pour un exercice. Cette version conviendra aux PME et indépendants qui pourront ainsi présenter les chiffres d un exercice de leur dossier de la manière qui leur convient le mieux, en utilisant toute la puissance du tableur, graphique, comparaison à un budget, etc Cette version standard est livrée avec WinAuditor. Limitations de la version standard : seuls les montants d un exercice comptable sont disponibles dans un classeur. Il n y a pas de fonction TVA. INSTALLATION DE L INTERFACE Les éléments suivants sont disponibles après installation : Un exemple, un compte d exploitation. Un classeur contenant les nouvelles fonctions pour la création de nouveaux tableaux. Ces deux classeurs sont disponibles en français et en néerlandais au format Microsoft Excel et Lotus 123. UTILISATION DE L INTERFACE WinAuditorLink n est pas un programme, il ne faut donc pas démarrer WinAuditorLink pour l utiliser, il suffit en fait d utiliser votre tableur et de profiter des nouvelles fonctionnalités de celui-ci. Démarrez votre tableur (Lotus 123 ou Microsoft Excel) et ouvrez le fichier «Comptes d exploitation» qui se trouve dans «Mes documents» / «WinAuditorLink». Le tableau présenté est un compte d exploitation, c est à dire que ce tableau va aller chercher dans votre comptabilité les montants des comptes de classe 6 et 7 et va afficher vos résultats. Comment faire? Dans ce tableau vous avez 3 cellules importantes, il s agit des cellules : CHOIX DU DOSSIER, DE L'EXERCICE ET DE LA PERIODE LIMITE CASES A COMPLETER WinAuditor 10-2

116 Chapitre 10: WinAuditorLink Localisation du programme WinAuditor (ex : C:\WinAuditor) : C:\WinAuditor Code du dossier (2 caractères) : XX Exercice comptable à analyser : 02 Figure 1 Vous devez compléter ces cellules avec vos données. Changez par exemple le code du dossier afin qu il corresponde à votre code dossier. Par exemple si votre dossier à le code SK, le tableau deviendra : CHOIX DU DOSSIER, DE L'EXERCICE ET DE LA PERIODE LIMITE CASES A COMPLETER Localisation du programme WinAuditor (ex : C:\WinAuditor) : C:\WINAUDITOR Code du dossier (2 caractères) : SK Exercice comptable à analyser : 02 Figure 2 Si c est nécessaire, changez de même la localisation du programme WinAuditor et/ou l exercice comptable à analyser. Maintenant, les données qui apparaissent dans la partie inférieure du tableau sont vos données. NOUVEAU TABLEAU Pour créer un nouveau tableau, il suffit d ouvrir le fichier «Nouveau tableau de bord». Ce classeur contient les fonctions (macros) nécessaires à la réalisation de votre tableau. C est la seule et unique façon de procéder. Un nouveau classeur Lotus ou Excel ne contient pas les fonctions WinAuditorLink. Enregistrez immédiatement ce classeur sous un autre nom, vous garderez ainsi le fichier «Nouveau tableau de bord» disponible pour d autres réalisations. Dans ce nouveau classeur, comme dans tout classeur disposant des fonctions WinAuditorLink, vous disposez des fonctions décrites ci-après. WinAuditor 10-3

117 Chapitre 10: WinAuditorLink FONCTIONS DISPONIBLES ADP_Sld Solde des comptes ADP_SDeb Solde débiteur des comptes ADP_SCre Solde créditeur des comptes ADP_Deb Total débit des comptes ADP_Cre Total crédit des comptes ADP_Ide Données d identité d un dossier ADP_Perio Données concernant les périodes d un exercice ADP_CG Libellés des comptes généraux ADP_TVA Montants des cases des déclarations TVA (*) (*) cette fonction est disponible dans la version professionnelle du programme. Dans la description détaillée des fonctions, les notions d expression arithmétique et de représentation numérique de période vont être utilisées. Une explication de ces notions est utile. EXPRESSION ARITHMÉTIQUE DE COMPTES Une telle expression, comporte une suite de comptes ou de classe de comptes précédée d un signe + (plus) ou (moins). Une classe de compte est représentée par les premiers caractères d un des comptes de la classe, par exemple la classe 61 regroupe tous les comptes qui commencent par 61 comme ou Si l on veut faire référence à un compte précis on tape le compte entre [ ] (crochets) par exemple : [61010]. En effet dans un plan comptable comportant des comptes de longueur 5 ou 6 caractères, l appel du compte pourrait reprendre les comptes : 61010, , , ,.., Un compte peut comporter un ou plusieurs caractères? (point d interrogation) ce caractère est un «joker» et remplace n importe quel autre caractère. Par exemple, l appel du compte 6??15?, reprend tous les comptes qui commencent par 6 et qui ont un caractère 1 et 5 en position 4 et 5. Les comptes suivants seraient repris , , , WinAuditor 10-4

118 Chapitre 10: WinAuditorLink Un compte peut aussi comporter un caractère * (astérisque) ce caractère remplace un nombre non défini de caractères. Ainsi le compte 20*9, reprend tous les comptes qui commencent par 20 et qui terminent par 9. Les comptes suivants seraient repris : , , Exemple: Voici quelques exemples d expression arithmétique de comptes : *9 604* * *3 6??14? + 6??15? 7??14? 7??15? EXPRESSION ARITHMÉTIQUE DE CENTRES DE FRAIS Pour les expressions arithmétiques de centres de frais, les même règles que pour les comptes peuvent être appliquées. REPRÉSENTATION DE PÉRIODE Une période est représentée dans un appel de fonction par un nombre de 0 à 99. Par exemple de 0 à 12 pour un exercice standard de 12 mois. Le nombre 0 fait référence à la période 00 de l exercice (période de réouverture) et les nombres 1 à 12 pour les douze mois de l exercice. Le chiffre 1 représente le 1 er mois de l exercice, ce 1 er mois n est pas nécessairement le mois de janvier. L utilisation d un nombre plus grand que le nombre de période de l exercice ne pose pas de problème. Dans la fonction ADP_Perio, l utilisation du nombre 99 fera référence à la dernière période de l exercice (cette fonction est décrite ci-dessous) QUE CE PASSE-T-IL LORSQUE LE DOSSIER WINAUDITOR ÉVOLUE? Quand vous avez réalisé un tableau, les montants de ce tableau correspondent aux montants du dossier WinAuditor. Ensuite WinAuditor 10-5

119 Chapitre 10: WinAuditorLink normalement, ce dossier comptable évoluera et les soldes des comptes seront modifiés. Lorsque vous ouvrez le classeur de votre tableur, vous verrez dans un premier temps les montants précédents et non les montants actuels. Pour obtenir les montants actuels, il suffit de demander le recalcul du classeur (microsoft excel appuyez sur CTRL+ALT+F9), par exemple en tapant le code du dossier par dessus le code du dossier. Tous les soldes seront instantanément actualisés. FONCTION ADP_SLD Nom : ADP_Sld Donne le solde d un ou de plusieurs comptes. Déclaration : ADP_Sld ( Chemin, CodeDossier, CodeExercice, Comptes, CentresDeFrais, PériodeDébut, PériodeFin) Variable Description Type Chemin Endroit d installation du programme TEXTE WinAuditor CodeDossier Code du dossier en deux lettres TEXTE CodeExercice Code de l exercice à traiter en deux chiffres TEXTE Comptes Expression arithmétique de compte TEXTE CentresDeFrais Expression arithmétique de centres de frais TEXTE PériodeDébut Première période comptable à inclure NUMERIQUE PériodeFin Dernière période comptable à inclure NUMERIQUE Pour les expressions arithmétiques et les nombres représentant les périodes, veuillez voir ci-dessus. Description : Cette fonction renvoi le solde des comptes repris dans l expression arithmétique de compte. Si aucun compte faisant partie de l expression n est mouvementé ou ne fait partie du plan comptable, la valeur 0 (zéro) est renvoyée. De même si les périodes de début et de fin recouvrent une partie de la comptabilité ne comportant pas encore de mouvements pour les comptes indiqués, c est une valeur zéro qui sera renvoyée. Le solde est une valeur signée et correspond à la somme des différences entre le débit et le crédit de chacun des comptes de l expression. WinAuditor 10-6

120 Codes d erreur Chapitre 10: WinAuditorLink Cette fonction ne renvoie pas de code d erreurs, en cas d erreur ou en cas de demande non autorisée, la fonction renvoie la valeur 0 (zéro). Exemples ADP_Sld(«C:\WINAUDITOR» ; «XX» ; «02» ; «-70» ; ;7 ;12) Cet appel de fonction renvoi le solde de la classe 70 (chiffre d affaire) du dossier XX pour l exercice 02, comme ce solde est négatif, le signe (moins) qui précède 70 inverse le signe et c est donc un chiffre d affaire positif qui sera renvoyé. Les deux derniers nombres 7 et 12 signifient que seules les périodes du second semestre de l exercice seront prise (7 ème au 12 ème mois) Les vides signifient que l on ne fait pas référence aux centres de frais (comptabilité analytique). Le même résultat peut être obtenu en remplaçant les trois premiers paramètres de la fonction soit «C:\WINAUDITOR» ; «XX» ; «02» par $B$1 ;$B$2 ;$B$3. Le début de votre feuille de calcul doit alors se présenter comme suit : A B C D 1 C:\WinAuditor 2 XX 3 02 Figure 3 La façon la plus lisible de procéder est à notre avis de nommer ces cellules. On donnera ainsi à la cellule $B$1 contenant «C:\WINAUDITOR» le nom CHEMIN ou PATH qui signifie chemin en anglais. Les deux autres cellules pourront être nommées CDDOS pour code dossier et CDEXE pour code exercice. L appel de fonction devient alors : ADP_Sld(PATH;CDDOS;CDEXE ; «-70» ; ;7 ;12) Cette manière de procéder est fonctionnelle dans l exemple «Compte d exploitation». WinAuditor 10-7

121 Chapitre 10: WinAuditorLink FONCTION ADP_SDEB Nom : ADP_SDeb Donne le solde débiteur d un ou de plusieurs comptes. Déclaration : ADP_SDeb ( Chemin, CodeDossier, CodeExercice, Comptes, CentresDeFrais, PériodeDébut, PériodeFin) Variable Description Type Chemin Endroit d installation du programme TEXTE WinAuditor CodeDossier Code du dossier en deux lettres TEXTE CodeExercice Code de l exercice à traiter en deux chiffres TEXTE Comptes Expression arithmétique de compte TEXTE CentresDeFrais Expression arithmétique de centres de frais TEXTE PériodeDébut Première période comptable à inclure NUMERIQUE PériodeFin Dernière période comptable à inclure NUMERIQUE Pour les expressions arithmétiques et les nombres représentant les périodes, veuillez voir ci-dessus. Description : Cette fonction renvoi le solde débiteur des comptes repris dans l expression arithmétique de compte. Si aucun compte faisant partie de l expression n est mouvementé ou ne fait partie du plan comptable ou ne présente qu un solde créditeur, la valeur 0 (zéro) est renvoyée. De même si les périodes de début et de fin recouvrent une partie de la comptabilité ne comportant pas encore de mouvements pour les comptes indiqués, c est la valeur zéro qui sera renvoyée. Le solde débiteur est une valeur non signée et correspond à la somme des soldes débiteurs de chacun des comptes de l expression. Codes d erreur Cette fonction ne renvoie pas de code d erreurs, en cas d erreur ou en cas de demande non autorisée, la fonction renvoie la valeur 0 (zéro). Exemples ADP_SDeb(«C:\WINAUDITOR» ; «XX» ; «02» ; «55» ; ;0 ;0) WinAuditor 10-8

122 Chapitre 10: WinAuditorLink Cet appel de fonction renvoi le solde débiteur de la classe 55 (compte bancaire) du dossier XX pour l exercice 02. Le montant retourné correspond au total des soldes bancaires positifs (soldes débiteurs), donc si un des comptes bancaires présente un solde négatif, ce solde négatif ne vient pas en déduction des autres soldes positifs. Les deux derniers nombres 0 et 0 signifient que seule la période de réouverture sera prise en compte (période 00). Les vides signifient que l on ne fait pas référence aux centres de frais (comptabilité analytique). FONCTION ADP_SCRE Nom : ADP_SCre Donne le solde créditeur d un ou de plusieurs comptes. Déclaration : ADP_SCre ( Chemin, CodeDossier, CodeExercice, Comptes, CentresDeFrais, PériodeDébut, PériodeFin) Variable Description Type Chemin Endroit d installation du programme TEXTE WinAuditor CodeDossier Code du dossier en deux lettres TEXTE CodeExercice Code de l exercice à traiter en deux chiffres TEXTE Comptes Expression arithmétique de compte TEXTE CentresDeFrais Expression arithmétique de centres de frais TEXTE PériodeDébut Première période comptable à inclure NUMERIQUE PériodeFin Dernière période comptable à inclure NUMERIQUE Pour les expressions arithmétiques et les nombres représentant les périodes, veuillez voir ci-dessus. Description : Cette fonction renvoi le solde créditeur des comptes repris dans l expression arithmétique de compte. Si aucun compte faisant partie de l expression n est mouvementé ou ne fait partie du plan comptable ou ne présente qu un solde débiteur, la valeur 0 (zéro) est renvoyée. De même si les périodes de début et de fin recouvrent une partie de la comptabilité ne comportant pas encore de mouvements pour les comptes indiqués, c est la valeur zéro qui sera renvoyée. Le solde créditeur est une valeur non signée et correspond à la somme des soldes créditeurs de chacun des comptes de l expression. WinAuditor 10-9

123 Codes d erreur Chapitre 10: WinAuditorLink Cette fonction ne renvoie pas de code d erreurs, en cas d erreur ou en cas de demande non autorisée, la fonction renvoie la valeur 0 (zéro). Exemples ADP_SCre(«C:\WINAUDITOR» ; «XX» ; «02» ; «55» ; ;0 ;0) Cet appel de fonction renvoi le solde créditeur de la classe 55 (compte bancaire) du dossier XX pour l exercice 02. Le montant retourné correspond au total des soldes bancaires négatifs (soldes créditeurs), donc si un des comptes bancaires présente un solde positif, ce solde positif ne vient pas en déduction des autres soldes négatifs. Les deux derniers nombres 0 et 0 signifient que seule la période de réouverture sera prise en compte (période 00). Les vides signifient que l on ne fait pas référence aux centres de frais (comptabilité analytique). FONCTION ADP_DEB Nom : ADP_Deb Donne le total débit d un ou de plusieurs comptes. Déclaration : ADP_Deb ( Chemin, CodeDossier, CodeExercice, Comptes, CentresDeFrais, PériodeDébut, PériodeFin) Variable Description Type Chemin Endroit d installation du programme TEXTE WinAuditor CodeDossier Code du dossier en deux lettres TEXTE CodeExercice Code de l exercice à traiter en deux chiffres TEXTE Comptes Expression arithmétique de compte TEXTE CentresDeFrais Expression arithmétique de centres de frais TEXTE PériodeDébut Première période comptable à inclure NUMERIQUE PériodeFin Dernière période comptable à inclure NUMERIQUE Pour les expressions arithmétiques et les nombres représentant les périodes, veuillez voir ci-dessus. Description : Cette fonction renvoi le total débit des comptes repris dans l expression arithmétique de compte. Si aucun compte faisant partie de l expression WinAuditor 10-10

124 Chapitre 10: WinAuditorLink n est mouvementé ou ne fait partie du plan comptable ou ne présente pas de montants au débit, la valeur 0 (zéro) est renvoyée. De même si les périodes de début et de fin recouvrent une partie de la comptabilité ne comportant pas encore de mouvements pour les comptes indiqués, c est la valeur zéro qui sera renvoyée. Le total débit est une valeur non signée et correspond à la somme des montants au débit de chacun des comptes de l expression. Codes d erreur Cette fonction ne renvoie pas de code d erreurs, en cas d erreur ou en cas de demande non autorisée, la fonction renvoie la valeur 0 (zéro). Exemples ADP_Deb(«C:\WINAUDITOR» ; «XX» ; «02» ; «580104» ; ;1 ;3 ) Cet appel de fonction renvoi le total débit du compte (un compte de transfert de fond) du dossier XX pour l exercice 02. Le montant retourné correspond au total des montants retirés d un compte financier et versés sur le compte dans le but d être transférés sur un autre compte financier. Les deux derniers nombres 1 et 3 signifient que les montants sont totalisés pour les 3 premiers mois de l exercice. Les vides signifient que l on ne fait pas référence aux centres de frais (comptabilité analytique). FONCTION ADP_CRE Nom : ADP_Cre Donne le total crédit d un ou de plusieurs comptes. Déclaration : ADP_Cre ( Chemin, CodeDossier, CodeExercice, Comptes, CentresDeFrais, PériodeDébut, PériodeFin) Variable Description Type Chemin Endroit d installation du programme TEXTE WinAuditor CodeDossier Code du dossier en deux lettres TEXTE CodeExercice Code de l exercice à traiter en deux chiffres TEXTE Comptes Expression arithmétique de compte TEXTE CentresDeFrais Expression arithmétique de centres de frais TEXTE WinAuditor 10-11

125 Chapitre 10: WinAuditorLink PériodeDébut Première période comptable à inclure NUMERIQUE PériodeFin Dernière période comptable à inclure NUMERIQUE Pour les expressions arithmétiques et les nombres représentant les périodes, veuillez voir ci-dessus. Description : Cette fonction renvoi le total crédit des comptes repris dans l expression arithmétique de compte. Si aucun compte faisant partie de l expression n est mouvementé ou ne fait partie du plan comptable ou ne présente pas de montants au crédit, la valeur 0 (zéro) est renvoyée. De même si les périodes de début et de fin recouvrent une partie de la comptabilité ne comportant pas encore de mouvements pour les comptes indiqués, c est la valeur zéro qui sera renvoyée. Le total crédit est une valeur non signée et correspond à la somme des montants au crédit de chacun des comptes de l expression. Codes d erreur Cette fonction ne renvoie pas de code d erreurs, en cas d erreur ou en cas de demande non autorisée, la fonction renvoie la valeur 0 (zéro). Exemples ADP_Cre(«C:\WINAUDITOR» ; «XX» ; «02» ; «580104» ; ;1 ;3) Cet appel de fonction renvoi le total crédit du compte (un compte de transfert de fond) du dossier XX pour l exercice 02. Le montant retourné correspond au total des montants versés sur compte financier au départ du compte Les deux derniers nombres 1 et 3 signifient que les montants sont totalisés pour les 3 premiers mois de l exercice. Les vides signifient que l on ne fait pas référence aux centres de frais (comptabilité analytique). FONCTION ADP_IDE Nom : ADP_Ide Donne les données d identité d un dossier. Déclaration : ADP_Ide ( Chemin, CodeDossier, Champ) WinAuditor 10-12

126 Chapitre 10: WinAuditorLink Variable Description Type Chemin Endroit d installation du programme WinAuditor TEXTE CodeDossier Code du dossier en deux lettres TEXTE Champ Champ demandé TEXTE Description : Cette fonction renvoi la donnée d identité demandée. Les champs disponibles sont les suivants : DENOM ADRS1 ADRS2 LOCAL NRTVA RC Dénomination du dossier Adresse Adresse Code postal + localité N de TVA Registre de commerce Codes d erreur * * * * : signifie que le champ demandé n est pas correct, utilisez un des champ décrits ci dessus. ADP_ERR_NO_DOSSIER : signifie que le dossier demandé n existe pas à l endroit indiqué. Exemples ADP_Ide(«C:\WINAUDITOR» ; «XX» ; «DENOM» ) Cet appel de fonction renvoi la dénomination du dossier XX. FONCTION ADP_PERIO Nom : ADP_Perio Donne la période demandée au format WinAuditor. Déclaration : ADP_Perio ( Chemin, CodeDossier, CodeExercice, Numéro de période) Variable Description Type Chemin Endroit d installation du programme TEXTE WinAuditor CodeDossier Code du dossier en deux lettres TEXTE CodeExercice Code de l exercice à traiter en 2 chiffres TEXTE Numéro de période Période demandée NUMERIQUE WinAuditor 10-13

127 Chapitre 10: WinAuditorLink Description : Cette fonction renvoi la période demandée au format WinAuditor, soit l année en deux chiffres suivi du mois en deux chiffres. Codes d erreur ADP_ERR_PERIO : signifie que la période demandée est erronée, utilisez un nombre de 0 à 99, pas de négatif. ADP_ERR_NO_DEF_EXE : signifie que l exercice dont la période est demandée n est pas défini. ADP_ERR_NO_EXE : signifie que l exercice ou le dossier n existe pas à l endroit indiqué. Exemples ADP_Perio(«C:\WINAUDITOR» ; «XX» ; «02» ;5 ) Cet appel de fonction renvoi la 5 ème période de l exercice 02 du dossier XX. Si cet exercice commence en janvier 2002, la période renvoyée sera Si le numéro de période est 0, la période renvoyée sera la période 00 de l exercice, par exemple Si le numéro de période est 99, la période renvoyée sera la dernière période, par exemple 0212 ou si l exercice 02 commence en avril 2002 pour se terminer 18 mois plus tard en septembre 2003, la période renvoyée sera FONCTION ADP_CG Nom : ADP_CG Donne le libellé d un compte général. Déclaration : ADP_CG ( Chemin, CodeDossier, Champ, Compte) Variable Description Type Chemin Endroit d installation du programme WinAuditor TEXTE CodeDossier Code du dossier en deux lettres TEXTE Champ DENO1 ou DENO2 = 1er ou 2éme libellé du compte TEXTE Compte Compte demandé TEXTE Description : Cette fonction renvoi le libellé d un compte général. Le premier libellé est WinAuditor 10-14

128 Chapitre 10: WinAuditorLink renvoyé si le champ demandé est DENO1 (le 2éme libellé pour le champ DENO2) Codes d erreur * * * * : signifie que le champ demandé n est pas correct, utilisez DENO1 ou DENO2. * * * : signifie que le compte demandé n existe pas dans le plan compte du dossier. ADP_ERR_NO_DOSSIER : signifie que le dossier demandé n existe pas à l endroit indiqué. Exemples ADP_CG(«C:\WINAUDITOR» ; «XX» ; «DENO1» ; «400000» ) Cet appel de fonction renvoi le 1 er libellé du compte du dossier XX. Si vous utilisez le plan comptable minimum normalisé, ce libellé sera normalement «CLIENTS». FONCTION ADP_TVA Nom : ADP_TVA Donne le montant d une case TVA. Déclaration : ADP_TVA ( Chemin, CodeDossier, Année, Déclaration, Case TVA) Variable Description Type Chemin Endroit d installation du programme TEXTE WinAuditor CodeDossier Code du dossier en deux lettres TEXTE Année Année de la déclaration TEXTE Déclaration Mois ou Trimestre TEXTE Case TVA Case TVA dont le montant est demandé. TEXTE Description : Cette fonction renvoi le montant d une case TVA. Les cases qui peuvent être demandées sont les cases standards d une déclaration soit 00, 01, 02, 03, 45, 46, 47, 48, 49, 54, 55, 56, 57, 81, 82, 83, 84, 85, 86, 87, 59, 63, 71, 72, 91. WinAuditor 10-15

129 Chapitre 10: WinAuditorLink Le mois doit être demandé par deux chiffres 01 à12, le trimestre est demandé par T1 à T4. L année doit être précisée en 4 chiffres. Codes d erreur Cette fonction ne renvoie pas de code d erreurs, en cas d erreur ou en cas de demande non autorisée, la fonction renvoi la valeur 0 (zéro). Exemples ADP_TVA(«C:\WINAUDITOR» ; «XX» ; «2002» ; «T3» ; «54» ) Cet appel de fonction renvoi le montant de la case 54 du 3 ème trimestre 2002 du dossier XX. La case 54 indique le montant de TVA dû à l état sur les opérations de sortie. UTILISATION DE L INTERFACE AVEC D AUTRES PROGRAMMES. WinAuditorLink est une interface de type COM (Component Objet Model). Si vous souhaitez utiliser cette interface pour créer un lien entre une application et WinAuditor, il faut que cette application puisse manipuler les objets COM. Vous pouvez vous inspirer du code fourni avec les tableaux de bord. L interface est ainsi utilisable avec la plupart des produits Microsoft Office. WinAuditor 10-16

130 Chapitre 11: DocDraw INTRODUCTION WinAuditor effectue ses différentes impressions à l imprimante et à l écran sur base de formats de document crées à l aide du programme DocDraw. Le programme DocDraw vous permet de personnaliser les documents imprimés par WinAuditor ainsi que son fonctionnement dans des cas bien précis. Son fonctionnement est similaire à de nombreux programmes de dessin vectoriel disponibles sur le marché. TYPE ET CLASSE DE DOCUMENT Un format de document se caractérise par son type et sa classe. Le type détermine directement le contenu du document comme une facture de vente ou la déclaration TVA. Les différents types se rapportent généralement à une fonctionnalité bien précise de WinAuditor. La classe d un document permet d organiser la disponibilité des formats de documents. Classe : Format standard. Ces documents sont fournis par WinAuditor, ils peuvent être ouverts à l aide de DocDraw mais vous ne pouvez pas les modifier. Ils sont stockés dans le répertoire STD.DRW (sous répertoire de WinAuditor). Ils sont disponibles pour tous les dossiers. Classe : Format personnalisés. Les documents de cette classe peuvent être modifiés. Ils sont stockés dans le répertoire GLB.DRW (sous répertoire de WinAuditor). Ils sont disponibles pour tous les dossiers de cette installation du programme WinAuditor. Classe : Format personnalisé d'un dossier. Les documents de cette classe peuvent être modifiés. Ils sont propres à un dossier et ils sont stockés dans le répertoire du WinAuditor 11-1

131 dossier. Ils sont donc utilisables uniquement dans un dossier. Chapitre 11: DocDraw STRUCTURE D UN DOCUMENT Un document est composé de sections, les différentes sections d'un document sont prédéfinies, il n'est pas possible d'en ajouter ni d'en supprimer. Une section représente une partie du document à imprimer, l'entête du document, la fin du document, etc. Chaque section peut être modifiée afin d'obtenir le document souhaité. Une section de document contient une collection d'objets servant à décrire la manière dont la section sera imprimée. Les objets d'une section peuvent être du texte, des lignes, des cadres, des variables ou des images. CRÉATION D UN NOUVEAU DOCUMENT Un nouveau document peut être créé de deux manières. 1) A partir de rien, vous demandez un nouveau document et vous définissez toutes les sections. 2) A partir d'un document existant, vous ouvrez un document existant et vous l'enregistrez sous une nouvelle variante ou dans une autre classe de document ou sous une autre langue. Ensuite vous pouvez modifier ce nouveau document. C'est la manière la plus pratique. CRÉATION D UN NOUVEAU FORMAT DE FACTURE 1) Démarrez le programme, et choisissez l'option "Ouvrir". 2) Dans la liste "Type de document" choisissez "Facture de vente". 3) La liste des documents disponibles vous propose : F 1-Std Facture de vente N 1-Std Facture de vente WinAuditor 11-2

132 Chapitre 11: DocDraw Il s'agit des formats standards de facture de vente en français et en néerlandais. Ouvrez le document français (F 1-Std Facture de vente) 4) En premier lieu, enregistrez le document sous une autre appellation. Dans le menu "Fichier" prenez l'option "Enregistrez sous..." Changez la classe du format en prenant soit format personnalisé soit format d'un dossier, vous pouvez aussi changer la langue du format. Si vous choisissez d'enregistrer le document comme format d'un dossier, vous devez spécifier le dossier (AX dans l'exemple). WinAuditor 11-3

133 Chapitre 11: DocDraw Maintenant, il vous suffit de modifier chaque section de la facture afin d'obtenir le résultat souhaité. La facture minimum est composée d'une entête de facture, d'une série de ligne article, et d'une fin de facture. La facture la plus complexe peut comporter, une entête de facture, une série de ligne article, et une fin de facture, mais aussi des lignes commentaires, des sous-totaux, des reports de page et des entêtes et fins de notes d'envoi. Pour chaque section, vous devez définir sa hauteur. Une hauteur de zéro mm signifie que la section ne sera pas imprimée. Les zones déplacements horizontal, déplacement vertical et "Imprimer cette section" ne doivent pas être utilisées. WinAuditor 11-4

134 Chapitre 11: DocDraw La mise en page d'une section permet de disposer dans la section les éléments qui la composent. Le texte "Logo et coordonnées, adresse, Code postal et localité" peut être supprimé et remplacé par un texte approprié. Sélectionnez la zone à supprimer et tapez sur la touche DELETE ou choisissez l'option "Couper" du menu "Edition" ou tapez CTRL-X ou cliquez sur la croix de la barre d'outil. Ensuite activez la saisie de texte en cliquant sur le T de la barre d'outil. Ensuite cliquez à l'endroit où le texte doit apparaître, WinAuditor 11-5

135 Chapitre 11: DocDraw tapez votre texte, et choisissez la taille et la police de caractères. Le texte ainsi placé peut être déplacé à l'aide de la souris. Le mode du curseur de souris peut être de plusieurs type : type pointeur (flèche dans la barre d'outil) pour déplacer ou sélectionner un objet. type texte (T majuscule dans la barre d'outil) pour insérer du texte. type variable (V majuscule dans la barre d'outil) pour insérer une variable. type image (Img dans la barre d'outil) pour insérer une image ou un logo. type rectangle (rectangle dans la barre d'outil) pour insérer un rectangle type ligne droite (ligne verticale dans la barre d'outil) pour insérer une ligne verticale ou une ligne horizontale. type ligne (ligne oblique dans la barre d'outil) pour insérer une ligne. Le passage d'un type à l'autre se fait cliquant sur l'icône correspondante de la barre d'outil. En cliquant sur le bouton droit de la souris, on passe immédiatement au type pointeur. WinAuditor 11-6

136 Insertion de logo ou d'image. Chapitre 11: DocDraw Docdraw permet l'insertion d'image ou de logo au format WMF ou au format BMP. Pour insérer un logo de ce type vous devez rendre le fichier WMF disponible en le copiant par exemple dans le répertoire du dossier pour lequel le format est réalisé ou dans un autre répertoire toujours accessible par DocDraw et par WinAuditor. La réalisation du fichier doit être faite avec un logiciel adéquat. Propriétés des objets En cliquant avec le bouton droit de la souris sur un objet, on accède à ses propriétés. La police de caractères, la taille, la couleur des objets de type texte et de type variable peuvent être modifiés. L'épaisseur des lignes et des rectangles peut être modifiée. Dimension des objets La dimension des objets peut être modifiée en cliquant une fois sur l'objet avec le bouton gauche de la souris en mode pointeur. L'objet ainsi sélectionné peut être redimensionné en étirant les limites de l'objet matérialisées par de petit carrés noirs. Les objets accessibles au redimensionnement sont, les lignes, les rectangles, les variables, les images et logos au format WMF. La dimension des variables doit être choisie suffisamment grande pour pouvoir contenir les plus grandes valeurs possibles de cette variable. Variables disponibles Les variables disponibles dans une section dépendent évidemment du document mais aussi de la section. Le total d'une facture sera disponible dans la section fin de facture, et pas dans l'entête d'une facture. WinAuditor 11-7

137 Chapitre 11: DocDraw Propriété d'une variable Toutes les variables peuvent être alignées à gauche, à droite ou être centrées. La police de caractère, la graisse et la couleur peuvent être choisies. Il existe 3 types de variables : Les nombres Les textes Les dates Propriétés des variables nombres Les zéros non significatifs peuvent être supprimés, à l'aide de l'option "Suppression des zéros non significatifs". Si le nombre est à zéro, il est possible de ne rien faire apparaître à l'impression en sélectionnant l'option "Blanc si zéro". Si le nombre doit être suivi d'une mention ou d'une caractère, il faut indiquer celui-ci dans la zone suffixe. Par exemple pour faire suivre le pourcentage de remise du signe "%". WinAuditor 11-8

138 Propriété des variables textes Chapitre 11: DocDraw Ces variables peuvent être forcées en Majuscule ou en Minuscule ou laissées tel quelles. Si une variable texte doit être mise sur plusieurs lignes, il faut cocher l'option "Retour à la ligne". Propriété des variables dates Le format d'impression de la date peut être choisi. VARIABLES DISPONIBLES Facture de vente et note d envoi Information client WCLI_CDPAY WCLI_CDPMT WCLI_COMPT WCLI_MNEMO WCLI_DENOM WCLI_ADRS1 WCLI_ADRS2 WCLI_ADRS3 WCLI_CDLOC WCLI_LOCEL WCLI_NRTVA WCLI_CDLAN WCLI_CDCAT WCLI_CDDEV WCLI_TELPH WCLI_TLFAX WCLI_TLGSM WCLI_ WCLI_CDTAR WCLI_DCREA WCLI_DDVTE WCLI_DDMUT client WCLI_CDSEC Code pays Code paiement Numéro client Code/Mnémonique Dénomination Adresse Adresse Adresse Code postal Localité N TVA Code langue Code catégorie Code devise Téléphone Téléfax G.S.M. Code tarif Date de création de la fiche client Date de la dernière vente Date de la dernière modification de la fiche Code secteur / représentant du client WinAuditor 11-9

139 Chapitre 11: DocDraw Codes tarif client WTAC_DENOF WTAC_DENON Pays WPAY_DENOF WPAY_DENON WPAY_FLCEE Catégorie client WCAC_DENOF WCAC_DENON WCAC_CGCEN Dénomination francophone Dénomination néerlandophone Dénomination francophone Dénomination néerlandophone OUI/NON fait partie de l'ue Dénomination francophone Dénomination néerlandophone Libellés de code paiement WPLB_LIBEL Libellé Facture de vente WFAC_NRDOC WFAC_COURS WFAC_PCGLO WFAC_PCEXO WFAC_TXESC WFAC_CDEXE WFAC_CDJRL WFAC_DATEF WFAC_CDCLI WFAC_CDDEV WFAC_DENOM WFAC_ADRS1 WFAC_ADRS2 WFAC_ADRS3 WFAC_CDLOC WFAC_LOCEL WFAC_CDPAY WFAC_DATES WFAC_DATEC N de la facture Cours Pourcentage de remise globale Pourcentage d'exonération de TVA Taux d'escompte Code exercice de facturation Code journal Date de facturation Compte du client Code devise Dénomination de facturation Adresse de facturation Adresse Adresse Code postal Localité Code pays de facturation Date d'échéance de déductibilité de l'escompte Date d'échéance Note d'envoi (disponible aussi pour la facture de vente) WNEE_NRDOC N de la note d'envoi WNEE_NRFAC N de la facture dont fait partie (éventuellement) la note d'envoi WNEE_DATEL Date de livraison WNEE_DATEF Date de facturation WinAuditor 11-10

140 Chapitre 11: DocDraw WNEE_EXFAC WNEE_JRFAC WNEE_CDEXE WNEE_CDLIV WNEE_CDCLI WNEE_CDDEV WNEE_DENOM WNEE_ADRS1 WNEE_ADRS2 WNEE_ADRS3 WNEE_CDLOC WNEE_LOCEL WNEE_CDPAY WNEE_VTREF WNEE_NTREF WNEE_LIB01 WNEE_LIB02 WNEE_LIB03 WNEE_LIB04 WNEE_LIB05 WNEE_LIB06 WNEE_LIB07 WNEE_LIB08 WNEE_LIB09 WNEE_LIB10 WNEE_CDTAR WNEE_MODEX WNEE_MDPAY WNEE_MTRAN WNEE_LDECH WNEE_NATUR Adresses de livraison WADL_DENOM WADL_ADRS1 WADL_ADRS2 WADL_ADRS3 WADL_CDLOC WADL_LOCEL WADL_CDPAY Exercice de facturation Journal de facturation Exercice de la livraison Journal de livraison Compte du client Code devise Dénomination du client Adresse de livraison Adresse Adresse Code postal Localité Code pays Votre référence Notre référence Communication libre Communication libre Communication libre Communication libre Communication libre Communication libre Communication libre Communication libre Communication libre Communication libre Code tarif Mode d'expédition Moyen de paiement Mode de transport (intrastat) Lieu de (dé)chargement (intrastat) Nature de la transaction (intrastat) Dénomination Adresse Adresse Adresse Code postal Localité Code pays Ligne de note d'envoi ou de facture WNED_QTLIV Quantité livrée WinAuditor 11-11

141 Chapitre 11: DocDraw WNED_PCREL Pourcentage de remise WNED_PRACH Prix d'achat (de l'article vendu) WNED_POIDS Poids de l'article vendu (intrastat ou autre) WNED_SUPPL Unité supplémentaires (intrastat) WNED_NRLIG N de ligne dans la note d'envoi ou la facture WNED_FLINT Flag listing intracommunautaire WNED_CDART Code article WNED_DESCR Description de l'article WNED_CDFA1 Code famille 1 WNED_CDFA2 Code famille 2 WNED_CDUNI Code unité WNED_CDTVA Code TVA WNED_CDREP Code représentant WNED_TXCOM Taux de commission (du représentant) WNED_CDMAG Code magasin d'où sort l'article WNED_CDCEE Code intrastat (NC8) WNED_COMPT Compte de vente WNED_CFRAI Centre de frais WNED_CDPHY Compte unité physique Prix (de l'article) dans une ligne de note d'envoi ou de facture NDE_PVBHT Prix de vente brut HTVA NDE_PVBTV TVA sur le prix de vente brut NDE_PVBTC Prix de vente brut TVAC NDE_PVNHT Prix de vente net HTVA NDE_PVNTV TVA sur le prix de vente net NDE_PVNTC Prix de vente net TVAC NDE_PVRHT remise sur Prix de vente HTVA NDE_PVRTV TVA sur la remise sur le prix de vente NDE_PVRTC remise sur Prix de vente TVAC Montants d'une ligne de note d'envoi ou de facture NDE_MTBHT Montant total brut HTVA NDE_MTBTV TVA sur le montant total brut NDE_MTBTC Montant total brut TVAC NDE_MTNHT Montant total net HTVA NDE_MTNTV TVA sur le montant total net NDE_MTNTC Montant total net TVAC NDE_MTRHT remise HTVA NDE_MTRTV TVA sur le remise NDE_MTRTC remise TVAC Total des montants de ligne de note d'envoi ou de facture NDE_TOT_MTBHT Total brut HTVA WinAuditor 11-12

142 Chapitre 11: DocDraw NDE_TOT_MTBTV NDE_TOT_MTBTC NDE_TOT_MTNHT NDE_TOT_MTNTV NDE_TOT_MTNTC NDE_TOT_MTRHT NDE_TOT_MTRTV NDE_TOT_MTRTC TVA sur le total brut Total brut TVAC Total net HTVA TVA sur le total net Total net TVAC Total de remise HTVA TVA sur le total de remise Total de remise TVAC Sous-total des montants de ligne de note d'envoi ou de facture NDE_STOT_MTBHT Sous-total brut HTVA NDE_STOT_MTBTV TVA sur le sous-total brut NDE_STOT_MTBTC Sous-total brut TVAC NDE_STOT_MTNHT Sous-total net HTVA NDE_STOT_MTNTV TVA sur le Sous-total net NDE_STOT_MTNTC Sous-total net TVAC NDE_STOT_MTRHT Sous-total de remise HTVA NDE_STOT_MTRTV TVA sur le Sous-total de remise NDE_STOT_MTRTC Sous-total de remise TVAC Autres montants de la note d'envoi NDE_ACOMP Acompte reçu NDE_FPORT Frais de port NDE_FEMBA Frais d'emballage Les montants ci-dessus sont exprimés dans la devise choisie pour la note d'envoi ou la facture. Tous ces montants sont également disponibles en euros, pour les obtenir, il suffit de remplacer "NDE_" par "NDE_E_". Exemple: L'acompte reçu = NDE_ACOMP pour avoir ce montant en euros il suffit d'utiliser NDE_E_ACOMP. Si vous n'utilisez pas d'autres devises que l'euro, les montants exprimés dans la devise de la note d'envoi ou de la facture sont identiques aux montants exprimés en euros. Dans ce cas utilisez toujours les variables de type NDE_ plutôt que NDE_E_. Total des lignes de facture (not de crédit) FAC_TOT_MTBHT Total brut HTVA FAC_TOT_MTBTV TVA sur le total brut FAC_TOT_MTBTC Total brut TVAC FAC_TOT_MTNHT Total net HTVA FAC_TOT_MTNTV TVA sur le total net FAC_TOT_MTNTC Total net TVAC FAC_TOT_MTRHT Total de remise HTVA WinAuditor 11-13

143 Chapitre 11: DocDraw FAC_TOT_MTRTV FAC_TOT_MTRTC TVA sur le total de remise Total de remise TVAC Bases TVA FAC_BAS00 Total des bases de code 00 FAC_BAS01 Total des bases de code 01 FAC_BAS02 Total des bases de code 02 FAC_BAS03 Total des bases de code 03 FAC_BAS04 Total des bases de code 04 FAC_BAS05 Total des bases de code 05 FAC_BAS06 Total des bases de code 06 FAC_BAS07 Total des bases de code 07 FAC_BAS08 Total des bases de code 08 FAC_BAS09 Total des bases de code 09 FAC_BASCC Total des bases cocontractant FAC_BASCE Total des bases CE FAC_BASEX Total des bases hors CE FAC_BASTT Total des bases FAC_BASCA Total des bases acompte intracom FAC_BASCS Total des bases service intracom FAC_BASCB Total des bases bien intracom FAC_BASZR Total des bases 0% Totaux de TVA FAC_TVA00 Total des TVA de code 00 FAC_TVA01 Total des TVA de code 01 FAC_TVA02 Total des TVA de code 02 FAC_TVA03 Total des TVA de code 03 FAC_TVA04 Total des TVA de code 04 FAC_TVA05 Total des TVA de code 05 FAC_TVA06 Total des TVA de code 06 FAC_TVA07 Total des TVA de code 07 FAC_TVA08 Total des TVA de code 08 FAC_TVA09 Total des TVA de code 09 FAC_TVATT Total des TVA Autres montants de la facture FAC_TOT_ACOMP Total des Acomptes reçus FAC_TOT_FPORT Total des Frais de port FAC_TOT_FEMBA Total des Frais d'emballage FAC_ESCOM Escompte WinAuditor 11-14

144 Chapitre 11: DocDraw FAC_MTREM FAC_TOT_MTNET TVAC FAC_RESTE FAC_TOTAL FAC_TOTES Remise globale HTVA ou TVAC Total net des lignes - remise globale HTVA ou Reste à payer (total facture - total des acomptes) Total facture escompte déductible compris Total facture escompte déduit Les montants ci-dessus sont exprimés dans la devise choisie pour la facture. Tous ces montants sont également disponibles en euros, pour les obtenir, il suffit de remplacer "FAC_" par "FAC_E_". Exemple: Total de la facture = FAC_TOTAL pour avoir ce montant en euros il suffit d'utiliser FAC_E_TOTAL. Si vous n'utilisez pas d'autres devises que l'euro, les montants exprimés dans la devise de la note d'envoi ou de la facture sont identiques aux montants exprimés en euros. Dans ce cas utilisez toujours les variables de type FAC_ plutôt que FAC_E_. Autres indications pouvant figurer sur la facture FAC_LEX Information légale "TVA à acquitter par le cocontractant, etc.". FAC_CERTI Certification = montant en toutes lettres précédé de la mention "Certifié sincère et conforme pour la somme de :" Pour ces deux dernières variables, il faut si c'est nécessaire activer le paramètre Retour à la ligne (voir propriété des variables) afin que le texte produit soit réparti sur plusieurs lignes. Liste d article - Inventaire Impression de liste d'article PRNART_QUANT Quantité en stock PRNART_VALYST Valeur du stock (prix moyen) PRNART_VALDST Valeur du stock (dernier prix d'achat) PRNART_DENOF Dénomination article FR PRNART_DENON Dénomination article NL PRNART_NBMAG Nombre de magasin PRNART_NBFA1 Nombre de famille1 PRNART_NBFA2 Nombre de famille2 Fiche fournisseurs WFOU_CDPAY WFOU_CDPMT Code pays Code paiement WinAuditor 11-15

145 Chapitre 11: DocDraw WFOU_COMPT WFOU_MNEMO WFOU_DENOM WFOU_ADRS1 WFOU_ADRS2 WFOU_ADRS3 WFOU_CDLOC WFOU_LOCEL WFOU_NRTVA WFOU_CDLAN WFOU_CDCAT WFOU_CDDEV WFOU_TELPH WFOU_TLFAX WFOU_TLGSM WFOU_ WFOU_DCREA WFOU_DDACH WFOU_DDMUT fournisseur Code client Mnémonique Dénomination Adresse Adresse Adresse Code postal Localité N TVA Code langue Code catégorie Code devise Téléphone Téléfax G.S.M. Date de création de la fiche fournisseur Date du dernier achat Date de la dernière modification de la fiche Fiche articles WART_CDIMP Code d'imputation WART_CDTVA Code TVA WART_PRVTE Prix de vente principal WART_STMIN Stock minimum WART_POIDS Poids par unité WART_CFMUL Coefficient multiplicatif (pour le calcul du prix) WART_CFADD Terme additionnel (pour le calcul du prix) WART_CDART Code Article WART_MNEMO Nom abrégé WART_CDBAR Code barre WART_CDFA1 Code famille 1 WART_CDFA2 Code famille 2 WART_SWSTO Flag gestion stock WART_SWPRX Flag priorité au prix de vente WART_CDUNI Code unité WART_CDTAA Code Tarif WART_CDCEE Code NC8 intrastat Codes famille primaire WFA1_DENOF WFA1_DENON Dénomination francophone Dénomination néerlandophone WinAuditor 11-16

146 Chapitre 11: DocDraw Codes famille secondaire WFA2_DENOF Dénomination francophone WFA2_DENON Dénomination néerlandophone Codes tarif article WTAA_DENOF WTAA_DENON Journaux de livraison WLIV_DENOF WLIV_DENON Magasins WMAG_DENOF WMAG_DENON Stock par magasin WSTO_QUANT Dénomination francophone Dénomination néerlandophone Dénomination francophone Dénomination néerlandophone Dénomination francophone Dénomination néerlandophone Quantité en stock dans le magasin Journaux de tenue de stock WLIF_DENOF Dénomination francophone WLIF_DENON Dénomination néerlandophone Prix d'achat et référence par fournisseur WPRA_DRPRA Dernier prix d'achat WPRA_CDDEV Code devise WPRA_RFFOU Référence fournisseur WPRA_DATEA Date du dernier achat Valeurs du stock WVLS_QUANT WVLS_PRAMY WVLS_DRPRA Quantité total en stock Prix d'achat moyen (converti en euros) Dernier prix d'achat (converti en euros) Variables communes Variables de reporting MEM_CDDOS Code du dossier MEM_DENOM Dénomination du dossier MEM_DATES Date système MEM_DATEJ Date RPT_NRPAG N de page RPT_TTPAG Total des pages WinAuditor 11-17

147 Chapitre 11: DocDraw Paramètres du dossier WPAR_DENOM WPAR_ADRS1 WPAR_ADRS2 WPAR_CDLOC WPAR_LOCEL WPAR_CDPAY WPAR_NRTVA WPAR_RGCOM WPAR_CDJUR Dénomination du dossier Adresse Adresse Code postal Localité Code pays N TVA Registre commerce Forme juridique Paramètres de déclaration TVA WPAR_VGTVA N vignette TVA WPAR_TVACT N TVA du comptable WPAR_TELPH N Téléphone WPAR_NMSIG Nom du signataire WPAR_QLSIG Qualité du signataire Fiche compte général WGEN_NIVCP Niveau de compte WGEN_QTPRI Pourcentage de quotité privée WGEN_SWMIF Indice MIFX WGEN_COMPT Numéro du compte WGEN_N2CMP Numéro secondaire WGEN_N3CMP Numéro tertiaire WGEN_N4CMP Numéro quaternaire WGEN_DENOF Dénomination francophone WGEN_DENON Dénomination néerlandophone WGEN_SWCHI Flag compression des historiques WGEN_CDTVA Code TVA Proposé WGEN_SWECH Flag échéancier WGEN_SWCFR Flag compta analytique WGEN_CDPHY Code unité physique WGEN_SW281 Flag fiche WGEN_CDDNA Code dépense non admise WGEN_DCREA Date de création WGEN_DDMVT Date de dernier mouvement WGEN_DDMUT Date de dernière modification Taux de tva WTAX_TXTVA Devises WDEV_COURS Taux de TVA Cours WinAuditor 11-18

148 Chapitre 11: DocDraw WDEV_INVCR WDEV_DENOF WDEV_DENON Codes intrastat WINT_CDINT WINT_DENOF WINT_DENON WINT_CDUNI Cours inverse Dénomination francophone Dénomination néerlandophone Code instrastat Dénomination francophone Dénomination néerlandophone Code unité WinAuditor 11-19

149 Chapitre 12: La comptabilité analytique GÉNÉRALITÉS La comptabilité analytique se base sur la comptabilité générale afin de présenter une image économique de l'activité de l'entreprise. En tant que telle, elle se concentre sur le compte de résultat, sur lequel elle opère des retraitements permettant de mettre en évidence la rentabilité des différents centres de profit de l'entreprise. Cet outil s adresse : aux entreprises qui fonctionnent sur base de projets ou de chantiers.. aux ASBL qui trouveront là une solution pratique pour analyser les coûts de leurs activités. Aux entreprises disposant de plusieurs sièges d exploitation ou plusieurs magasins. La comptabilité analytique de WinAuditor se présente sous forme d un module à acquérir séparément. APPROCHE PAR L EXEMPLE Les activités de l entreprise peuvent être analysées sous plusieurs angles. Prenons l exemple d une société ayant 3 succursales (Liège, Bruxelles et Anvers), une première approche serait de pouvoir examiner les profits et les coût par succursale. Maintenant, en sachant que chaque succursale a un département administratif, commercial, technique et de direction, l analyse des coûts et des profits pourrait se faire par département (toutes succursales confondues). Dans cet exemple, l analyse est donc possible de deux manières : 1) par succursale avec trois valeurs, Liège, Bruxelles et Anvers WinAuditor 12-1

150 Chapitre 12: La comptabilité analytique 2) par département, avec quatre valeurs, Direction, Administratif, Commercial et Technique. LES AXES ANALYTIQUES Afin de pouvoir répondre à ce besoin de classification hiérarchique, la comptabilité analytique de WinAuditor se base sur une division des centres de frais en axes analytiques. WinAuditor permet de définir jusqu à quatre axes analytiques pouvant comporter chacun jusqu à 60 millions de valeurs différentes. Dans notre exemple ci-dessus, la classification est basée sur deux axes analytiques, la succursale et le département. LES VALEURS D AXE Pour chaque axe analytique, il faut définir les valeurs qui seront autorisées lors de l encodage. La codification des valeurs d axes peut être faite sur maximum 5 caractères (donc plus de 60 millions de combinaisons). Le choix de la longueur d axe doit permettre, la codification de toutes les valeurs que pourra prendre cet axe analytique et si possible une représentation simple des valeurs. Dans notre exemple l axe analytique «succursale» est encodé sur une longueur de 3 caractères, BXL pour Bruxelles, LIE pour Liège et ANT pour Anvers. HIÉRARCHIE DES AXES Dans WinAuditor, les axes analytiques sont hiérarchisés, l axe n 2 étant le sous-axe de l axe n 1, l axe n 3 le sous-axe de l axe n 2, etc. Cette notion permet, pour une valeur d axe, de limiter le choix des valeurs de sous-axe autorisées. Dans notre exemple, les quatre départements ne sont peut-être pas présents dans chaque succursale, à Bruxelles il y aurait les quatre départements alors que les succursales de Liège et d Anvers n auraient pas de département «Direction» mais bien les trois autres départements. WinAuditor 12-2

151 Chapitre 12: La comptabilité analytique MISE EN PLACE DE LA COMPTABILITÉ ANALYTIQUE Dans un dossier, pour utiliser la comptabilité analytique, il est nécessaire d effectuer les points suivants : Activer la comptabilité analytique pour le dossier Définir un nombre d axes analytiques Définir chaque axe Définir des valeurs d axe pour chaque axe. Définir pour chaque valeur d axe, les valeurs utilisables du sous axe s il existe Préciser les comptes généraux qui doivent faire l objet d une saisie analytique. PARAMÈTRES DE LA COMPTABILITÉ ANALYTIQUE WinAuditor 12-3

152 Chapitre 12: La comptabilité analytique Ce dialogue est le point de départ pour configurer la comptabilité analytique. L option «Activer la comptabilité analytique» permet d activer ou de désactiver la comptabilité analytique si vous possédez le module comptabilité analytique. Si l option est désactivée, aucune fonctionnalité analytique ne sera disponible dans le dossier comptable. L option «Nombre d axe à utiliser» permet de définir le nombre d axe analytique qui sera nécessaire. Ce choix conditionne toute la suite du paramétrage et de la saisie analytique. Il est donc très important d apporter le plus grand soin dans la détermination du nombre d axes nécessaires. Ensuite, chaque axe analytique doit être nommé et il faut définir la longueur sur laquelle les valeurs de cet axe seront encodées. Ici aussi le choix de la longueur d axe conditionne le futur encodage analytique. WinAuditor 12-4

153 Chapitre 12: La comptabilité analytique GESTION DES VALEURS D AXES ANALYTIQUES Ce dialogue permet de gérer les valeurs d axe analytique pour chaque axe analytique défini auparavant. Si vous avez défini plusieurs axes analytiques, l option «Choix de l axe» permet de sélectionner l axe dont vous souhaitez gérer les valeurs. Si l axe analytique choisi possède un sous-axe, le bouton «Sous-axe» permet de définir, comme le montre le dialogue suivant, les valeurs de sous-axes autorisées pour la valeur d axe sélectionnée. WinAuditor 12-5

154 Chapitre 12: La comptabilité analytique Dans cet exemple, la colonne de gauche «Valeurs autorisées» montre que seules les valeurs ADMI COMM PROD du sous-axe «département» sont autorisées pour la succursale de Liège. Dans ce cas il ne sera pas possible d attribuer le département DIRE à la succursale de Liège lors de l encodage des lignes analytiques. LES CLÉS DE RÉPARTITION Certains frais seront toujours répartis de la même façon. Il est alors pratique de ne pas devoir recommencer chaque fois un même encodage analytique. La solution apportée par WinAuditor est la possibilité de définir des clès de répartition. La gestion de ces clés de répartition permet de définir une série de centres de frais, chacun associé à un pourcentage. Lors de l encodage analytique, l application d une clé de répartition, génerera automatiquement une série de lignes analytiques où les montants sont calculés à partir du montant de la ligne comptable auquel on applique les pourcentages de la clé de répartition. WinAuditor 12-6

155 Chapitre 12: La comptabilité analytique PLAN COMPTABLE Vous pouvez définir une saisie analytique au niveau du compte général (voir la gestion des comptes généraux au chapitre 5) et autoriser certaines valeurs d axe N 1 pour ce compte général. Par défaut si rien n est précisé, toutes les valeurs d axe N 1 sont autorisées. SAISIE DES LIGNES ANALYTIQUES Lorsque la saisie d un document comptable est terminée et qu une saisie analytique est justifiée (un ou plusieurs comptes généraux utilisés dans l écriture du document nécessitent une saisie analytique), le dialogue suivant est proposé. WinAuditor 12-7

156 Chapitre 12: La comptabilité analytique Chaque ligne comptable qui a un compte général pour lequel il y a une saisie analytique à réaliser apparaît en rouge. Le montant de cette ligne doit être attribué à un ou plusieurs centres de frais. En modifiant la «ligne blanche» située en dessous d une ligne comptable (Bouton modifié ou simplement ENTER), le dialogue suivant apparaît : A ce niveau, vous pouvez choisir une combinaison d axes analytiques afin de former un centre de frais et y attribuer un montant. La saisie des valeurs d axes analytique est facilitée par le fait qu il suffit dans cet exemple de taper B + «Enter» suivi de C + «Enter» suivi du montant. En effet, WinAuditor complète automatiquement la valeur d axe saisie en fonction des valeurs disponibles et autorisées. WinAuditor 12-8

157 Chapitre 12: La comptabilité analytique Bien qu une proposition de saisie analytique suive immédiatement l encodage du document comptable, celle-ci est totalement dissociée de la saisie comptable. Cela permet de réaliser l encodage analytique à un autre moment ou par une autre personne. Lorsque le statut d un document comptable présente un carré mauve et blanc, cela signifie que l encodage analytique n est pas complet, dans ce cas il suffit de demander la modification du document afin de compléter la saisie analytique. IMPRESSIONS Balance analytique La balance analytique imprime les montants analytiques cumulés depuis le début de l exercice et pour les périodes sélectionnées. Différents totaux et sous-totaux sont disponibles en fonction du choix de la séquence d impression. Il est ainsi possible d obtenir une balance ne tenant compte que d un axe analytique. WinAuditor 12-9

158 Chapitre 12: La comptabilité analytique Dans notre exemple, l impression de la balance peut être demandée des 15 façons suivantes : Par succursales Par département Par compte général Par succursales et par département Par succursales et par compte général Par département et par succursales Par département et par compte général Par compte général et par succursale Par compte général et par département Par succursales, par département et par compte général Par succursales, par compte général et par département Par département, par succursales et par compte général Par département, par compte général et par succursale Par compte général, par succursale et par département Par compte général, par département et par succursale Avec 4 axes analytiques, le nombre de combinaisons de séquences d impression est de 325! Détail analytique Le détail analytique imprime le détail des montants analytiques. Comme pour la balance analytique, il est possible d obtenir des totaux par axes et/ou par compte général. WINAUDITORLINK Toutes les fonctions de WinAuditorLink ont été modifiées afin de tenir compte de la comptabilité analytique. Le centre de frais peut être mentionné en vingt caractères maximum (quatre axes de cinq caractères). Le caractère? (point d interrogation) peut être utilisé comme «joker». WinAuditor 12-10

159 Chapitre 12: La comptabilité analytique Exemple: le total de tous les départements administratifs (ADMI) sans tenir compte de la succursale se ferait de la façon suivante : «?????ADMI». Si vous n utilisez que 1 ou 2 axes analytiques, vous ne mentionnerez que cinq ou dix caractères maximum pour le centre de frais. WinAuditor 12-11