Gestion des présences/pointages Attendance Management Guide de démarrage rapide

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1 Gestion des présences/pointages Attendance Management Guide de démarrage rapide 1

2 Sommaire 1. Création des utilisateurs via la pointeuse Création de l administrateur via la pointeuse Téléchargements des utilisateurs/empreintes (crées sur la pointeuse) sur l application Création de départements Gestion des utilisateurs (logiciel) Récupération des pointages via la clé USB Transfert des pointages via la clé USB Edition du pointage Supprimer les pointages via la pointeuse Supprimer les pointages via Attendance Management

3 1. Création des utilisateurs via la pointeuse Pour se faire il faut : Entrer dans le menu en appuyant sur la touche «M/OK». Sélectionner à l aide des flèches directrice l icône «Utls» puis «M/OK». Choisir «Nv Utls» et appuyer sur «M/OK». NB: (Le matricule commencera automatiquement par «1» puis s incrémentera à chaque création d un nouveau profil).vous pouvez décider de commencer par le chiffre que vous désirez. Si le numéro de matricule est celui désiré alors passer avec la flèche bas pour se rendre sur «EnrgEmp» et appuyer sur «M/OK». Placer le doigt sur le lecteur et répéter cette tâche 3 fois. Après l enregistrement de l empreinte, appuyez sur «ESC». Descendre à l aide des flèches directionnelles et sélectionner «OK (M/<-)» puis appuyer sur la touche «M/OK». Votre profil vient d être créer, vous pouvez ainsi donc continuer ou arrêter la création des profils. 2. Création de l administrateur via la pointeuse N'importe qui a accès à la pointeuse, ce qui veut dire que n'importe qui peut modifier à son bon vouloir les paramètres de celle-ci. Pour éviter ce genre de problème il faut créer un compte administrateur sur la pointeuse. Pour se faire il faut : Entrer dans le menu en appuyant sur la touche «M/OK». Sélectionner à l aide des flèches directrice l icône «Utls» puis «M/OK». Choisir «Nv Utls» et appuyer sur «M/OK». NB: (Le matricule commencera automatiquement par «1» puis s incrémentera à chaque création d un nouveau profil).vous pouvez décider de commencer par le chiffre que vous désirez. Si le numéro de matricule est celui désiré alors passer avec la flèche bas pour se rendre sur «EnrgEmp» et appuyer sur «M/OK». Placer le doigt sur le lecteur et répéter cette tâche 3 fois. Après l enregistrement de l empreinte, appuyez sur «ESC». Descendre à l aide des flèches directionnelles et sélectionner le champ «Utls», appuyer sur la flèche de gauche pour pouvoir changer le statut en «Admin». Descendre à l aide des flèches directionnelles et sélectionner le champ «OK (M/<-)» puis appuyer sur la touche «M/OK». 3

4 3. Téléchargement des utilisateurs/empreintes (crées par la pointeuse) sur l'application Connecter la pointeuse via le câble Ethernet au réseau. Lancer le programme Attendance Managment. Sélectionner la ligne ou figure Ethernet puis cliquer sur connecter. ATTENTION : Si la pointeuse ne se connecte pas vérifier si le câble Ethernet est correctement branché ou vérifier si l Adresse IP et le No. Machine sont les mêmes que dans la pointeuse. Pour vérifier/changer l Adresse IP dans la pointeuse : Entrer dans le menu en appuyant sur la touche «M/OK». Sélectionner à l aide des flèches directrice l icône «Comm» et appuyer sur «M/OK». Puis choisir «Réseau» et appuyer sur «M/OK». Pour vérifier/changer le numéro dans la pointeuse : Entrer dans le menu en appuyant sur la touche «M/OK». Sélectionner à l aide des flèches directrice l icône «Comm» et appuyer sur «M/OK». Puis choisir «Sécurité» et appuyer sur «M/OK». La pointeuse est maintenant connectée. (Voir image ci-dessus) NB: L IP de la pointeuse doit être compatible avec la structure de votre réseau. Changer l IP et le NETWORK si nécessaire. 4

5 Cliquer sur «Télécharger Infos Utilisateurs/Empreintes» ou «Download user info and FP» se trouvant dans l onglet de gauche du logiciel. (Voir image) Cette fenêtre s ouvre : Cocher les cases «Select. Utilisateurs» et «Inclure Emp.» ou «Select users» et «Including finger» (Si celles-ci ne le sont pas) pour que les empreintes soient elles aussi téléchargées avec les utilisateurs. Cliquer sur «Chercher Utilis. Dans la Machine» ou «Browse users in device» pour afficher les utilisateurs nouvellement créés sur la pointeuse. NB: Ne jamais connecter la pointeuse si vous procédez à des enregistrements d utilisateurs. 5

6 Les profils qui ont étés créés via la pointeuse s affichent sur le coté droit. Cliquer sur «Télécharger» ou «Download». Une fois le téléchargement effectué, les profils seront désélectionnés et un message apparaîtra (carré blanc en bas à droite), confirmant le bon téléchargement des données. 6

7 4. Création des départements Afin de mieux gérer les utilisateurs il est conseillé de donner un nom à votre département qui peut être le nom de votre entreprise comme le nom d'un secteur ou autre. Cliquer sur «Liste Départements» ou «Department List» dans l'onglet «Configuration/Options» ou «Maintenance/Options». Ce menu apparaît vous donnant le choix de renommer, effacer ou ajouter un département. Cliquer sur «OUR COMPANY» Cliquer sur «Renommer» ou «Rename» Renommer Cliquer dans l espace blanc en dessous du nom pour que celui-ci se sauvegarde. Cliquer sur la croix de la fenêtre pour quitter. 7

8 5. Gestion des utilisateurs (Logiciel) Les utilisateurs ont étés créés sur la pointeuse : (Voir : Création des utilisateurs via la pointeuse) Cliquer sur «Employés» ou «Employees» pour pouvoir donner les renseignements complémentaires de l utilisateur. Pour voir la liste des utilisateurs, il faut cliquer sur la racine (ex : Agilebio) Ensuite il suffit de sélectionner l utilisateur pour pouvoir rentrer ses différentes données (Nom, Prénom, Nationalité, etc.) Cliquer sur sauvegarder une fois les données rentrées. Exemple : 8

9 6. Récupération des pointages via la clé USB Pour se faire il faut : Être administrateur pour pouvoir rentrer dans le menu de la pointeuse. Connecter la clé USB à la pointeuse. Entrer dans le menu en appuyant sur la touche «M/OK». Sélectionner à l aide des flèches directrice l icône «U Plaque» puis «M/OK». Choisir «Envoie» et appuyer sur «M/OK». Choisir «TlchgerPointages» et appuyer sur «M/OK». 7. Transfert du pointage via la clé USB Pour cela il suffit: Cliquer sur l onglet «Données» ou «Data». Sélectionner «Gestion Disk Usb» ou «Usb disk Manage». Cliquer sur Cliquer sur l onglet «Record data import». Cliquer sur «Import the rec from U disk» Un message apparaîtra, cliquer sur 9

10 Les données sont maintenant transférées. ATTETION : Si la fenêtre ci-dessous s ouvre alors il faut ouvrir le fichier par défaut «1_attlog.dat» se trouvant sur la clé USB puis agrandir la colonne «B» pour que les caractères «#», deviennent date et heure et Enregistrer. 10

11 8. Edition du pointage Il est possible d imprimer un tableau où tous les pointages sont référencés. Pour cela il suffit: Cliquer sur AC Log Cliquer sur «Dép» pour choisir le département que vous voulez (il prend par défaut la racine). Cliquer sur «prénom» ou «name» et choisissez le pointage de tous les utilisateurs ou seulement un utilisateur précis. Choisir l intervalle de temps que vous désirez Cliquer ensuite sur «Recherche» ou «Search» 11

12 9. Supprimer les pointages via la pointeuse L appareil peut sauvegarder dans sa mémoire interne un certains nombres (voir fiche technique) de pointages au delà elle ne pourra plus enregistrer de données. Entrer dans le menu en appuyant sur la touche «M/OK». Sélectionner à l aide des flèches directrice l icône «Système» puis «M/OK». Choisir «Données» et appuyer sur «M/OK». Sélectionner «SuppPointages» puis «M/OK».». Confirmer avec «M/OK» 10. Supprimer les pointages via Attendance Management Cliquer sur l onglet «Gestion Périphérique» ou «Device Management». Sélectionner «Supprimer Log CA» ou «Delete AC log». Valider la confirmation de suppression. Le fait de supprimer les données se trouvant dans la mémoire de la pointeuse n affecte pas la base de données du logiciel. C est à dire que vos pointages seront toujours accessible à n importe quel moment dans le logiciel. 12