Gestion de l ordre de Priorités d engagement. Guide Utilisateurs

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1 Gestion de l ordre de Priorités d engagement Guide Utilisateurs

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3 Table des matières 1. But de la procédure Audience Hypothèses, restrictions et limitations Connexion au système Utilisation du système Profil Enseignant Profil Syndicat Direction adjointe des études Profil RCD Les Commentaires Les Courriels I. Annexe de 14

4 1. But de la procédure Cette procédure explique les étapes à suivre pour générer les listes de priorités d engagement à partir de l application web de gestion de l ordre des priorités d engagement (ci-après appelée GOPE). 2. Audience Cette procédure s adresse au personnel enseignant ainsi qu aux RCD, au syndicat et aux employés de la direction adjointe aux études. 3. Hypothèses, restrictions et limitations GOPE génère des listes de priorités à l aide de deux entrants : un fichier csv de COBA et les déclarations de disponibilité que les enseignants saisissent eux-mêmes dans le système. GOPE génère les listes de priorités selon les règles de la convention collective. GOPE ne valide pas l intégrité des données saisies par les enseignants ou par les RCD. Le fichier csv provenant de COBA est conforme au gabarit accepté par GOPE. L usager MAC utilise le navigateur Safari L usager PC utilise un navigateur Chrome ou Firefox 4 de 14

5 4. Connexion au système Pour accéder à l application il faut aller sur le site web du Collège Une fois que l on accède au site, il faut: Se connecter à l intranet. Saisir son Nom d usager réseau Saisir son Mot de passe réseau Cliquer sur «Se Connecter» Une fois sur l intranet, GOPE se trouve dans le menu de gauche: Directions > Directions des ressources humaines > Personnel enseignant > Gestion des ordres de priorités d engagement (GOPE) La fenêtre d authentification de GOPE s affiche. Il faut : Saisir son Nom d usager réseau Saisir son Mot de passe réseau Sélectionner son profil Cliquer sur «Se Connecter» 5 de 14

6 5. Utilisation du système 5.1 Profil Enseignant Lorsqu un enseignant accède au système GOPE, en signifiant sa disponibilité, il exerce sa priorité d engagement. A) L enseignant doit choisir l année pour laquelle il veut déclarer sa disponibilité. B) L enseignant doit pour chaque discipline qu il enseigne exercer sa priorité d emploi. C) Il doit déclarer sa disponibilité. Il n y a qu un choix possible. 6 de 14

7 D) L enseignant doit déclarer, conformément à l annexe 1 de la convention collective du personnel enseignant, s il est en situation de double emploi. En cliquant sur l aide, l annexe en question peut être visualisée. E) Si l enseignant est en double emploi, il doit fournir le nom de son et ses employeurs, le titre de sa fonction et le nombre d heures qu il effectue. F) L enseignant doit sauvegarder l information pour que le système la traite. L enseignant peut ensuite se déconnecter du système (en haut à droite). 7 de 14

8 5.2 Profil Syndicat Le syndicat a la possibilité de consulter les listes de priorités mises à jour en date du jour. A) Choisir l année scolaire pour laquelle on veut consulter une liste. B) Choisir la discipline pour laquelle on veut consulter une liste. C) La date est toujours la date du jour. D) Choisir le type de liste que l on veut consulter. E) Si l on veut avoir plus d information sur une colonne, il ne faut que passer le curseur sur le nom de la colonne. Dans le cas présent, la colonne «Ancienneté» est expliquée. F) On peut voir plus d information sur l enseignant en utilisant les flèches. 8 de 14

9 Dans l image ci-dessous, la colonne «Ordre d engagement» est expliquée et l on voit 5 colonnes supplémentaires. 5.3 Direction adjointe des études La direction adjointe des études a le même type d accès que le syndicat. 9 de 14

10 5.4 Profil RCD Le RCD peut consulter les listes de la même manière que le syndicat (voir point 5.2). Par contre, le RCD doit choisir l année scolaire, la liste et la date correspondants à ses besoins (point 5.2 C). Le RCD peut également saisir des commentaires et envoyer des courriels aux enseignants de son département. Les Commentaires A) Lorsque la liste est affichée, on peut saisir des commentaires en cliquant sur le crayon. La fenêtre suivante s ouvre. Après avoir sauvegardé le commentaire, un compteur sera mis à jour dans la bulle de commentaires pour indiquer le nombre de commentaires inscrits au sujet de l enseignant. 10 de 14

11 Si l on clique sur le trombone, on peut joindre des fichiers. Le système confirmera que le fichier a bien été téléversé, mais cela n affecte pas le compteur de commentaires. Si l on clique sur la bulle de commentaires, on peut consulter les commentaires et les fichiers joints. 11 de 14

12 Les Courriels Les RCD peuvent aussi envoyer des courriels à leurs enseignants. Ils peuvent utiliser des modèles préfabriqués ou envoyer un courriel personnalisé. A) Lorsque l on utilise un message préfabriqué, il faut sélectionner le message désiré en cliquant sur le radio-bouton. B) Il faut ensuite cliquer sur le bouton «Éditer» pour remplir les espaces vides. 12 de 14

13 Par contre, si on utilise un message personnalisé, il faut seulement entrer le texte voulu. C) Il faut sélectionner la personne ou les personnes à qui on veut envoyer le message. D) Il faut ensuite cliquer sur le bouton «Envoyer» Le RDC peut ensuite se déconnecter du système (en haut à droite) 13 de 14

14 I. Annexe 1 Si l enseignant n est pas familier avec l expression «double emploi» la bulle d aide affiche l article de la convention collective. 14 de 14