Mode opératoire Saisir des écritures dans SAGA (journal comptable) Périodicité Permanente

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1 Descriptif Page 1 Ce document décrit les étapes pour saisir et importer des écritures dans les journaux comptables de SAGA. Sommaire 1. Les différents champs de saisie Date Compte Libellé Tiers Libellé sécondaire Dossier d achat Recette & Dépense Devise Projet Ligne de financement Contrat Section Validation de la saisie Valider/fermer Valider/Ventiler Pour saisir des écritures, il faut d abord sélectionner le type de journal dans lequel s effectuera la saisie.

2 Page 2 La saisie des écritures dans un journal comptable se fait en cliquant sur «Comptable», ensuite sélectionnez le mois comptable qui a été ouvert et double cliquez sur le journal dans lequel la saisie va s effectuer Une fois le journal sélectionné, cliquez sur «Nouveau» afin de faire appraître la fenêtre de saisie.

3 Page 3 1. Les différents champs de saisie 1.1. Date La date de saisie est obligatoirement comprise dans le mois de comptabilité du journal et doit correspondre à la date de décaissement ou d encaissement. Lorsqu une avance de trésorerie est versée depuis une caisse, cette avance doit immédiatement être enregistrée dans le journal des avances. La date de saisie est obligatoirement comprise dans le mois de comptabilité du journal et dépend du type d opération Chèque : Lorsqu ACF émet un chèque, la date de l écriture comptable dans le journal de banque correspond à la date de signature du chèque. Exemple : Une facture est émise le 07 juillet. Elle est remise à ACF le même jour. ACF signe un chèque le 08 juillet. Le chèque est remis au fournisseur le 09 juillet. Le fournisseur dépose le chèque à sa banque le 10 juillet. La date mentionnée sur le relevé bancaire est le 13 juillet. Dans ce cas, l écriture comptable mentionnée dans le journal de banque est le 08 juillet (date de signature du chèque). Virement bancaire : Lorsqu ACF ordonne un virement bancaire, la date de l écriture comptable dans le journal de banque correspond à la date de signature de l ordre de virement. Pour les mouvements bancaires dont ACF ne connait pas immédiatement la date précise (virements provenant du siège, frais bancaires etc.) la saisie du journal de banque doit être complétée au plus tard à la fin du mois sur la base du relevé bancaire mensuel. Pour les autres journaux, la date de saisie n est pas forcément comprise dans le mois de comptabilité du journal Compte Toutes les écritures enregistrées dans les journaux comptables doivent obligatoirement porter un code comptable qui comporte six caractères (alphanumériques). Il est possible de saisir directement le code comptable dans la cellule ou bien pressez sur F2 (ou Tabulez) afin de faire apparaître la liste des comptes dans un menu déroulant et sélectionnez le compte approprié.

4 1.3. Libellé Page 4 Le libellé de l écriture doit être explicite et compréhensible notamment pour les auditeurs (Commissaires aux comptes ou auditeurs mandatés par les bailleurs) susceptibles de s intéresser à ces informations. La taille du libellé est limitée à 50 caractères. Si vous manquez d espace, vous pouvez utiliser le champ «Libellé secondaire», sauf si vous êtes en train de saisir une écriture de classes 4 ou 5 ou encore s il s agit d une immobilisation. Pour la saisie, il est recommandé de suivre quelques règles : Mentionner la période concernée pour les paiements suivants : salaires, per diem, locations de locaux et de véhicules, facture d eau/électricité/gaz Quand une dépense concerne un équipement précis, mentionner le code qui désigne l équipement (ex : essence 32 litres mobile 14) Eviter d utiliser les mots suivants : «facture», «dépenses», «achat», «frais», «divers». Eviter d utiliser des termes trop techniques ou du jargon Il est possible d utiliser des abréviations ou des initiales à condition qu elles désignent systématiquement la même chose et qu elles soient utilisées «fréquemment» (au minimum une fois par mois pendant plusieurs mois) C est dans ce cadre qu un guide et un exemple apparaissent sous le champ afin de vous préciser les informations importantes à noter dans le libellé. Pour les achats d équipements (comptes , , , , , , , , , ), le libellé secondaire doit mentionner le numéro de série de l équipement ou, par défaut, le «code équipement» défini par l équipe logistique. Le code équipement est composé de 6 parties. Exemple d'identification d'équipement: C O T E L A O H U Type Familly Country Base PD or IKD reference ACF number Cet équipement est le 32 ème téléphone, il a été acheté à Huambo, Angola, il fait partie du 25eme Dossier d Achat de cette base

5 Page 5 Lorsque vous saisissez le compte «Transfert interne avec change», au libellé sécondaire apparaît la fenêtre suivante : Dans la case «Montant», il faut saisir le montant de la devise de contrepartie et dans la case «Devise» la devise de contrepartie. Exemple : LeïlaCity fait un change de USD de la caisse CLC1USD vers la caisse CLC1LLD qui reçoit ainsi LLD Tiers Le code tiers permet d identifier une entité avec laquelle la mission ACF entretient une relation financière. Voir 712_M11 Codifier et utiliser les codes tiers dans SAGA pour savoir comment codifier et utiliser les codes tiers dans Saga. Seules les écritures enregistrées en classe 4 et 5 dans les journaux comptables doivent obligatoirement porter un code tiers. Pour les autres classes, la saisie d un code tiers est facultative mais peut parfois être utile, par exemple pour identifier un fournisseur auquel vous achetez en quantité et régulièrement, afin de conduire une analyse avec la logistique sur la rationalisation de ces achats ou la possibilité de négocier des conditions particulières avec ce fournisseur. Il est possible de saisir directement le tiers dans la cellule ou bien pressez sur F2 (ou Tabulez) afin de faire apparaître la liste des tiers dans un menu déroulant. Cette liste dépend du compte saisie

6 Page 6 Si le tiers souhaité n est pas dans la liste, vous pouvez cliquer sur l icône verte encadrée ci-dessus afin d avoir directement accès aux paramètres de la mission et pouvoir ajouter un tiers à la liste. Cette option n est pas disponible en niveau D 1.5. Libellé sécondaire Il est obligatoire pour les comptes de classe 4, 5 et les immobilisations. Il apparaît automatiquement, il s agit du nom du tiers. Il peut cependant être modifié si une autre information est plus importante à mentionner. N oubliez pas de rentrer le n de chèque ou de virement. Il apparaît automatiquement, il s agit du nom du tiers (Il peut être modifié si une autre information est plus importante à mentionner) ou du montant de change pour le cas du compte «Transfert interne avec change» (qui ne peut pas être modifié).

7 Page Pour ces comptes (650400, , , , , , , , , ), le libellé secondaire doit comporter le numéro de série de l équipement ou, par défaut, le code d équipement défini par l équipe logistique. Le champ libellé secondaire est libre mais en cliquant sur le bouton situé à droite du champ pour le libellé secondaire, un écran apparaît proposant d introduire soit un numéro de bon de commande, soit un numéro de chèque, soit d identifier la charge comme un bien d investissement. Après avoir saisi l un de ces comptes, dans la case «Compte» : Cliquer sur le carré à droite du libellé sécondaire : cochez la case «Bien d investissement» et cliquez sur «OK». Complétez le libellé secondaire avec le numéro de série de l immobilisation. Pour les journaux bancaires, vous devez mentioner le numéro de dans la case n 3 ci-dessous prévue. Indiquez le numéro de facture correspondant (facultatif) Dossier d achat Certaines écritures enregistrées en classe 6 dans les journaux comptables doivent mentionner un «N de dossier d achat», si tel est le cas, l onglet «N dossier achat» apparaitra sous le numéro de facture, il faudra alors remplir le champ. Ce n de dossier correspond à une référence logisique atribué par le service logistique.

8 1.7. Recette & Dépense Page 8 Ces champs permettent de saisir le montant de la recette ou de la dépense liée à l écriture Devise Le champ devise n est visible que dans le cas des journaux multidevises Projet Le code PROJET désigne une activité précise dans un espace géographique défini et est composé de 5 caractères. Ce champ apparaît après avoir saisi le compte comptable. Il n y a pas de code projet pour tous les comptes de classe 4 à l exception du compte ni pour les comptes de la classe 5. Seules les écritures enregistrées en classe 6 dans les journaux comptables doivent obligatoirement porter un code projet. Ce champ n'apparaît pas Vous pouvez saisir directement le code projet mais il est fortement conseillé d utiliser le menu déroulant qui fait apparaître la liste des projets activés et permet de sélectionner le projet approprié sans erreurs.

9 1.10. Ligne de financement Page 9 Il est possible de saisir directement le code ligne de financement dans la case mais il est fortement conseillé de cliquez sur F2 (ou tabulez) afin de faire apparaîte la liste des lignes raccordées au code comptable pour choisir la ligne appropriée, cela limie les erreurs. Seules les écritures enregistrées en classe 6 dans les journaux comptables doivent obligatoirement porter un code ligne financière. Il est possible d avoir un code ligne identique pour différents contrats, choisissez la ligne en fonction du code contrat Contrat Vous n avez rien à saisir dans ce champ, le code contrat apparaît automatiquement, puisqu il s agit forcément de celui de la ligne de financement renseignée précédemment Section Vous n avez rien à saisir dans ce champ : le code siège apparaît automatiquement, puisque c est forcément celui de votre mission. Après avoir saisi les différents champs, il faut valider l écriture et pour cela vous avez deux options : 2. Validation de la saisie Option 1 Option 2

10 2.1. Valider/fermer Page 10 Cette option permet de valider la saisie et de fermer la fenêtre de saisie. L écriture est alors enregistrée dans le journal. Si vous voulez saisir une nouvelle écriture, il faut cliquer sur la touche «Oui» du message d information qui apparaît à la suite de l enregistrement. Option Valider/Ventiler Cette option pemet de ventiller une écriture avant de la valider. La ventillation permet d avoir 2 ou plusieurs lignes pour une même pièce. Exemple : L écriture de pièce n 1 est ventillée en 2 lignes. La saisie de cette écriture dans SAGA (journal de banque) se fera comme suit : 1 Il faut d abord saisir le montant total en négatif de l écriture (la somme des différentes lignes) dans la case Montant. Dans l exemple le montant total est : = Une fois le montant total saisi (en négatif), il faut remplir les champs avec les informations de la première ligne 3 Une fois la saisie des champs terminée, cliquez sur «Valider/Ventiler» La ligne est ensuite enregistrée.

11 Page 11 Pour effectuer la ventilation, cliquez sur «Ventiler» en dessous de la fenêtre précédente. Après avoir cliqué sur ventiler, la fenêtre de saisie réapparaît avec les informations de la première ligne et en dépense la différence entre le montant total et le montant saisi pour la première ligne. 4 Il ne reste plus qu à remplir les différents champs avec les informations de la seconde ligne 5 6 Cliquez enfin sur Valider/fermer pour terminer la saisie Vous pouvez aussi affectuer une ventilation en passant une OD automatique. Réf : 734_M22 Modifier des écritures et passer des OD. 734 P02 Les principales fonctionnalités de SAGA. 734 M20 Ouvrir un mois comptable Documents associés