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1 Masters in Development (MDEV) Academic year Strategic Project Management: Preparation, Actor Analysis and Implementation for development projects/gestion stratégique de projets de développement: Préparation, analyse d'acteurs et mise en œuvre DE116 - Autumn - 2 ECTS Friday 31 October Saturday 1 November 2014 Course Description PROFESSOR Daniel Fino Dominique Rossier h ASSISTANT Roxana Radu Office : MdP-P1-550 Le même atelier de deux jours est donnée deux fois: le no 1 est pour les étudiants MIA et le no 2 en pour les MDEV. Ils ont le même contenu. Les inputs des enseignants sont donnés soit en anglais ou en français. Cependant, tous les documents d appui sont en anglais et en français. Chaque étudiant parle dans sa langue, mais est sensé d'au moins comprendre l'autre. Les professeurs facilitent la compréhension mutuelle. Il s agit d une initiation à la gestion de projet de développement combinant la dimension théorique/conceptuelle et l'application pratique. Ces deux ateliers précèdent l'atelier Monitoring and Evaluation, mais les deux ateliers peuvent être fréquentés d'une manière indépendante. La fréquentation d'un atelier ne nécessite pas la fréquentation de l'autre. It s a 2 days workshop, which is given twice with the same content: no 1 is given for MIA students and no 2 for MDEV. The inputs from the teachers are given either in English or in French. All the support documents are in French and in English. Every student speaks in his language, but is supposed to understand at least the other. The Professors are facilitating the comprehension. The Workshop is an introduction to project management where the theoretical /conceptual dimensions are combined with the more practical application level. These Workshops are preceding the Workshop on Monitoring and Evaluation, but the two Workshops can be followed independently. Following one Workshop doesn't require following the other. Chemin Eugène-Rigot 2 CP CH-1211 Genève graduateinstitute.ch MAISON DE LA PAIX

2 Syllabus (English Version see page 4) Introduction Pour gérer des actions complexes comme celles dans le champ du développement socioéconomique, il est nécessaire de connaître l utilisation d instruments modernes de management stratégique. Ces méthodes, qui ont fait leur preuve dans le secteur privé, doivent êtres adaptées au secteur associatif /secteur public qui travaille encore souvent selon des vielles méthodes. Aujourd hui on insiste dans le champ du développement sur l utilisation d approches basées sur des résultats et qui se situent dans une logique de la théorie du changement. Un lien sera fait entre le débat au niveau (macro) du système de coopération internationale qui recherche d améliorer l efficacité de l aide et l utilisation d instruments de management stratégique au niveau (micro) de l intervention du projet. L atelier met beaucoup d importance sur les éléments qu on doit anticiper lorsqu une action de développement est entreprise, comme l analyse du contexte, la connaissance du système des acteurs, l identification et la préparation des actions, l élaboration du document de projet qui constitue la base pour le suivi (monitoring) et l évaluation. L objectif de l atelier est l amélioration de l efficacité des projets de développement grâce à l utilisation d instruments performants de gestion, tout en ayant appris à se poser les bonnes questions critique via à vis du travail des intervenants extérieurs. Cela donnera un bon aperçu des enjeux aujourd hui débattu dans le débat international sur la coopération au développement. Contenu Il s agit d une introduction à la gestion de projets et programmes, portant plus particulièrement sur: Le management stratégique: éléments, contexte, vue d ensemble des instruments Le cycle de projet, Project Cycle Management, La phase identification L analyse des acteurs La mise en ouevre: Le document de projet et le cadre logique Comme cas d illustration, des exemples de projets réalisés dans des contextes des pays en voie de développement seront utilisés. Les études de cas sont situées au Cap-Vert (Gestion de l eau), Colombie (Participation de la société civile dans la planification communale), Vietnam (Réforme de l administration publique). Les discussions conceptuelles se référent toujours à l applicabilité sur le terrain. Chaque étudiant rédige à la fin de l atelier une brève Key-Note sur un sujet lié à la matière traitée. Objectif spécifique du Workshop Les étudiants connaissent les notions de base en gestion stratégique de projets et programmes et ont acquis des connaissances de base pour utiliser les instruments proposés. Forme pédagogique Le Workshop a une approche pédagogique double: a) des contributions des enseignants et b) une forte participation des étudiants, en séances plénières et dans les groupes de travail. Page 2

3 Pour chaque thème, les responsables du séminaire font un input conceptuel / théorique qui complète et synthétise les lectures faites préalablement. Les étudiants reçoivent des indications bibliographiques. Certains textes sont à lire avant les séances. Voici des premières indications bibliographiques pour les participants qui souhaiteraient déjà se familiariser avec la thématique. Une bibliographie plus détaillée est à disposition des étudiants sur le site du cours IA062. Lectures accompagnantes recommandées: 1. FAO: Guide technique Gestion du cycle de projet ASEG: 2. TERRE DES HOMMES Manuel de cycle de projet, 2001 Téléchargeable sur le site: 3. Un texte d introduction générale sur la notion de management stratégique (sera envoyé ultérieurement) PROGRAMME ATELIER MANAGEMENT STRATEGIQUE Séance introductive: Discussion du programme de l atelier; Introduction sur la notion de «Management stratégique»: éléments, contexte, vue d ensemble des instruments Présentation des études de cas et choix Pause Le cycle de projet Vendredi Lecture de l étude de cas Phase Identification: Vue d ensemble des instruments et discussion sur les approches participatives Introduction sur l analyse des acteurs Pause Travail de groupe sur l analyse des acteurs Restitution en plénière Discussion /clarification des thèmes abordé le vendredi Samedi La phase de Mise en œuvre du projet: La structuration d un projet avant de passer à l action: Input conceptuel cadre logique Page 3

4 Pause Groupe de travail sur le cadre logique Mise en commun et synthèse Le lien entre le acre logique et la préparation du système de suivi évaluation le budget l organisation Pause Suite de la discussion sur la mise en oeuvre et synthèse Evaluation des participants Deux critères sont utilisés: 1. Participation active à toutes les séances 2. Chaque participant peut choisir entre deux options pour faire une «Key-Note» qui peut porter, soit a) sur une thématique liée au management basée sur la rédaction d une note de lecture de deux à trois articles (totalisant un max. de 50 pages), ou b) une étude de cas d application d un des concepts présenté dans le WS (basé sur un projet que l étudiant connaît ou d un projet qu il souhait réaliser) La note est à remettre au plus tard un mois après la fin de l atelier. La note comporte entre et signes, espaces compris. L appréciation finale portera sur acquis non acquis. Syllabus Introduction Knowing how to use modern strategic management tools has become necessary today to manage complex actions, such as those related to development. These methods that are commonly used with success in the private sector, have to be adapted for the associative /public sector that is very often still working with traditional management methods. Nowadays there is an insisting trend to use in development work methods based on results and which are clearly linked to a theory of change. A link will be done between the debate on international level (macro) looking for improving the effectiveness Page 4

5 of the Aid System and the use of strategic management instruments at the level of project intervention (micro). The module focuses on the elements that anticipate and accompany any type of development actions, such as the study of the context, good knowledge of the actors, the identification and preparation of actions, the elaboration of the project document (Business-Plan), which constitutes the base for implementing, monitoring and evaluation. The objective of the workshop is the improvement of effectiveness of project work thanks the use of good instruments of management. In the same time participants learn to ask the good questions regarding the development work of external actors who intervene in the development process. These discussions will give a good overview of the major stakes that are today debated in the field of international cooperation. Content It s an introduction to project management focused on Strategic management issues: key elements, context, overview of the main instruments Project Cycle Management The identification Phase The Actor Analysis The implementation phase: Project Document (Business Plan) and the logical framework Cases studies of projects in developing countries are used to illustrate the concrete steps. The cases studies are situated in Cap-Vert Island (Water Management), Columbia (Civil Society participation in the public communal plan), Vietnam (Public Administration reform). The conceptual discussions are always linked to the feasibility of the application of management tools on the field. At the end of the workshop, each student has to realise a brief Key-Note about a topic linked to the discussed thematic during the workshop. Specific Objective of the Workshop Students have achieved a good understanding of basic notions in strategic management of projects and programs and are able to start to apply some of the instruments presented during the workshop. Pedagogical outline The Workshop has a double approach: the contribution coming from the teachers a high participation by the students in the plenary session and in the working group For each thematic the teachers make a conceptual /theoretical input that complete readings done by the students who have received bibliographical indications. It is recommended that some of the texts are read before the course. Hereby are mentioned some preliminary bibliographic indications for the students who would already been familiarized with the thematic. A more detailed bibliography is indicated on the Website of the Workshop IA062. Readings going with the thematic: 1. FAO: Technical Guide - Project Cycle Management SEAGA FAO 2. GOSLING, L., Toolkits, A practical guide to assessment, monitoring, review and evaluation, Development Manual 5, Save the Children, London, A document about some general aspects of Strategic Management (Strategic_Manag_Overview.pdf) Page 5

6 PROGRAM WORKSHOP STRATEGIC MANAGEMENT Discussion on the program of the Workshop; Introduction «Strategic management»: Key elements, Context, overview of instruments. Presentation of the study case Break The Project Cycle Friday Study case reading Identification Phase: Overview of the main instruments and discussion on participatory approach Introduction Actor Analysis Break Working group on actor analysis Feed-back on plenary session Warm up on the thematic discussed the day before, Questions The implementation phase: How to structure a project before starting the action. Project Document and Log framework Saturday Break Working group on the log frame Feed-back in Plenary session and synthesis The link between the log frame and: - the system of monitoring and evaluation Page 6

7 - the budget - the organisation Break Continuation of the discussion about implementation and synthesis Evaluation of the students: Two criteria's are applied: 1. Active participation during all lectures 2. Each participant has to write a "Key-Note". Two options are possible: either a) a paper about a thematic linked to management issues based on two or three articles or chapters of book (of no more than 50 pages); or b) a paper on a case study, chosen by the student and which consists on a concrete application of one of the tools presented during the Workshop. It can be a project that was realised in the past or a future project. The paper (about 10'000 signs, max 15'000, spaces included) has to be delivered at the latest one moth after the end of the Workshop. At the End, the evaluation will establish acquired not acquired. Geneva, /df Page 7

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