GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS

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1 GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS NOTICE D UTILISATION Ind B du 15/01/08

2 Table des matières A Présentation générale... 3 A.1 Connexion... 3 A.2 Accéder à une affaire... 4 A.3 Ouvrir un répertoire de fichiers... 4 A.4 Télécharger un document... 5 A.5 Détail des fichiers d'un document... 6 B Actions avancées... 7 B.1 Création d'un répertoire... 7 B.2 Création d'un libellé de fichiers... 9 B.3 Dépôt d'un fichier B.3.a Premier dépôt B.3.b Dépôts suivants C Divers C.1 Copyright C.2 Contact GED HAH Bureau d'etudes 2/15

3 A Présentation générale Voici la description de la GED (Gestion Electronique de Documents) utilisée dans le cadre d un partage de données entre plusieurs interlocuteurs d une affaire. L échange de ses données s effectue dans un environnement sécurisé (https) et de droits d accès volontairement limités aux manipulations essentielles (dépose de fichier, consultations, historique des versions). La taille de chaque fichier téléchargeable depuis notre serveur est limitée à 15 Mo. Les fichiers stockés localement sont également archivés quotidiennement sur deux plateformes externes spécialisées en protection informatique pour garantir l intégrité des données qui nous sont confiées. En fin d opération (après la réception de chantier par exemple), nous sommes en mesure de restituer tout ou partie des données selon les besoins. A.1 Connexion A partir de notre site web ( ) cliquez sur le lien "Armoire à plan". Lors de votre première connexion, il vous sera demandé de valider un certificat de sécurité. Utilisez l'option de validation permanente. Ceci ne compromettra pas la sécurité de votre poste de travail. Protocole de cryptage sécurisé (Type transactions bancaires) L administrateur GED vous communiquera les login et mot de passe qui vous permettront d accéder aux affaires qui vous concernent. GED HAH Bureau d'etudes 3/15

4 A.2 Accéder à une affaire Le choix d une affaire s opère simplement en cliquant sur son nom. Liste des affaires dont l'accès vous est autorisé A.3 Ouvrir un répertoire de fichiers L arborescence se déroule au fur et à mesure de vos clics de souris selon les répertoires et sous répertoires déjà créés pour aboutir aux documents déposés. GED HAH Bureau d'etudes 4/15

5 A.4 Télécharger un document Versions actuelles des documents (téléchargeables) Libellé de fichier vide pour l instant Cliquer ici pour obtenir le détail des versions de ce document GED HAH Bureau d'etudes 5/15

6 A.5 Détail des fichiers d'un document Formulaire de mise à jour (Accès réservé aux personnes habilitées) Version actuelle du document (téléchargea Une mise à jour génère l envoi automatique d un mail d'information à tous les intervenants de l'affaire. Historique des versions (téléchargeable) Historique des lectures GED HAH Bureau d'etudes 6/15

7 B Actions avancées Les actions suivantes sont possibles dans les répertoires si les droits vous ont été attribués par l administrateur. B.1 Création d'un répertoire Ne sont autorisés que les caractères suivants : Les lettres majuscules : ABCDEFGHIJKLMNOPKRSTUVWYZ Les chiffres : Les signes : - + _ Les lettres minuscules seront toutes automatiquement transformées en majuscule et les caractères non autorisés seront automatiquement remplacés par un "_". Répertoire courant. Si vous décidez de créer des sous répertoires, vos droits d action seront également valables sur ces sous répertoires. GED HAH Bureau d'etudes 7/15

8 1 Placez-vous sur le répertoire contenant le futur sous-répertoire 2 Tapez le nom du sous-répertoire 3 Validez Le répertoire est créé. Vous pouvez cliquer dessus pour y accéder GED HAH Bureau d'etudes 8/15

9 B.2 Création d'un libellé de fichiers Avant de déposer un ou plusieurs fichiers, il faut créer un libellé (titre) qui va les définir. Les libellés choisis respecteront les mêmes règles orthographiques que les noms de répertoire. 1 Placez-vous sur le répertoire qui contiendra les fichiers 2 Tapez le libellé du fichier tel que présenté ci-dessous (Voir charte graphique) 3 Validez Ce qu'il faut mettre dans le champ «créer un libellé de fichiers» Ce qu'il ne faut surtout pas mettre dans le champ (Géré automatiquement) PLB_N0_NORD_A-000.dwg Indice de version de diffusion. A faire apparaître dans les cartouches de plan Sous numéros de version de travail. Ne pas faire apparaître dans les cartouches de plan GED HAH Bureau d'etudes 9/15

10 Résultat obtenu : Le libellé de fichier est créé. Il est vide. Pour y déposer un fichier, il faut accéder aux outils, ici. GED HAH Bureau d'etudes 10/15

11 B.3 Dépôt d'un fichier Le nom initial du fichier que vous souhaitez déposer sur la GED n'a pas d importance dans sa forme. En effet, celui-ci sera automatiquement renommé en fonction du nom de libellé défini au préalable. Pour déposer un nouveau fichier, il faut cliquer sur la boîte à outil de celui-ci en cliquant sur l'icône correspondant : Ceci signifie que vous utilisez les outils de fichier Dans un premier temps la GED vous informe : «rien de déposé» GED HAH Bureau d'etudes 11/15

12 B.3.a Premier dépôt Après la création du libellé, la GED affiche une seule option : «dépôt de nouveau fichier :» 1 Sélectionnez le fichier dans votre système. cliquez ici. 2 Validez Remarque: Le fichier déposé sera systématiquement renommé selon le libellé de fichier défini plus tôt. Vous n'aurez plus à le ressaisir. Mais il conservera l'extension de fichier (".doc", ".pdf", ".dwg"...) d origine. Par défaut le premier numéro de version est : A-000. Ainsi le fichier "elec pdf" déposé sous le libellé "ELEC_N1" sera automatiquement renommé "ELEC_N1_A-000.pdf". GED HAH Bureau d'etudes 12/15

13 B.3.b Dépôts suivants Quant un premier fichier a été déposé, une nouvelle option apparaît sur l écran. Celle-ci permet d'influencer la numérotation de la prochaine version de dépôt. 1 Sélectionnez le fichier dans votre système. Cliquez ici. 2 Validez GED HAH Bureau d'etudes 13/15

14 La nouvelle version est présentée par défaut. L'ancienne version reste disponible en archive. (Accessible via les outils de fichier) Remarques L'historique de dépôt de fichier est géré de façon exhaustive. Ainsi l indice de version de diffusion (A, B, C ) ou le sous numéro de version de travail (000, 001, 002 ) s incrémentent en cas de nouveau dépôt selon l option choisiée. Ceci évite donc tout écrasement de fichiers initiaux même s ils portaient le même nom. Par exemple, si le fichier «compte-rendu_ doc» est déposé 2 fois sur la GED, il apparaîtra 2 fichiers distincts portant le libellé de fichiers défini au préalable mais indicés. Par exemple : si le libellé de fichier défini est «COMPTE_RENDU», nous obtiendrons : et COMPTE_RENDU_A-000.doc COMPTE_RENDU_A-001.doc GED HAH Bureau d'etudes 14/15

15 C Divers C.1 Copyright Cette GED, son logo ainsi que cette documentation sont issus du projet "Charrette". "Charrette" est déposée cumulativement sous licence "GNU Affero GPL version 3" et "CeCILL-C version 2" Le détail de ces licences est accessible par les liens suivants : Les droits d'auteur sont déposés ici : C.2 Contact Pour tout renseignement, question, sujétion... vous pouvez nous écrire aux adresses suivantes : j.lei.par@hah-be.fr ged.charrette@free.fr L'auteur vous remercie d'utiliser la GED "Charrette" et vous souhaite une bonne navigation. GED HAH Bureau d'etudes 15/15