Tutoriel Clôture Comptable. API Compta Huit V6

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1 Tutoriel Clôture Comptable API Compta Huit V6 Version Date Auteur Révisions V1 08/04/2008 J.Oliveira Création V2 08/04/2008 JF Lartigue Mise en forme V3 21/10/2009 JF Lartigue Ajout préambule sauvegardes

2 SOMMAIRE Présentation... 3 Dossier de test utilise pour le tutoriel... 3 Plan général... 4 Préambule... 4 Etape 1 - Sauvegarde... 5 Etape 2 Cloture mensuelle... 7 Etape 3 : Edition comptables Etape 4 Calcul de résultat Etape 5 Assistant de cloture annuelle Etape 6 - Vérification Tutoriel clôture comptable API Compta Huit - MCI32 2

3 PRESENTATION Ce tutoriel a pour but de vous aider à faire vos clôtures annuelles dans le logiciel API Compta Huit Version 6. Pour cela, les captures d écran vous seront présentées à travers une société TEST décrite ci après. DOSSIER DE TEST UTILISE POUR LE TUTORIEL Nous allons clôturer la société TEST pour la période N du 01/11/05 au 31/12/06 Init > Renseignements généraux Tutoriel clôture comptable API Compta Huit - MCI32 3

4 PLAN GENERAL Préambule Créer les dossiers pour les sauvegardes et archivage. Etape 1 Sauvegarde Etape 2 Clôture mensuelle Etape 3 Edition comptables Quotidien > Journaux Quotidien > Balance Quotidien > Grand Livre Etape 4 Calcul de résultat Clôture>Calcul du résultat Etape 5 - Assistant de clôture annuelle Sauvegarde Reports à nouveaux Archivage Nouvel exercice Etape 6 Vérification PREAMBULE Sur le disque dur C, créer l arborescence ci-dessous : (Poste de Travail>Disque Local C :, click droit, Nouveau>Dossier) Afin de ne pas écraser les différentes sauvegardes au cours du processus de clôture, créer les méthodes de sauvegarde dans API Compta : Tutoriel clôture comptable API Compta Huit - MCI32 4

5 Créer les méthodes de sauvegarde : «Avant clôture mensuelle» qui copie vers «C:\Compta\ 0506\ Avant clôture mensuelle» et «Avant clôture» qui copie vers «C:\Compta\ 0506\ Avant clôture» ETAPE 1 - SAUVEGARDE Faire une sauvegarde Utilitaires>Sauvegarde/Restauration>Sauvegarde Tutoriel clôture comptable API Compta Huit - MCI32 5

6 Tutoriel clôture comptable API Compta Huit - MCI32 6

7 Utiliser la méthode «Avant clôture mensuelle» créé précédemment. ETAPE 2 CLOTURE MENSUELLE Clôture>Clôture mensuelle Tutoriel clôture comptable API Compta Huit - MCI32 7

8 Mettre le dernier mois d exercice comptable, dans notre cas, 12/06 Rapport de clôture sur imprimante soignée Suivant Oui OK Tutoriel clôture comptable API Compta Huit - MCI32 8

9 Renseigner le chemin où stocker l archivage, de préférence un support externe (clé, zip, disque externe) ou bien dans le répertoire d archivage créé en préambule (C:\Cloture compta\ \archivage) Terminer Oui OK Tutoriel clôture comptable API Compta Huit - MCI32 9

10 Saisir un mot de passe Valider Terminer ETAPE 3 : EDITION COMPTABLES Une fois la clôture mensuelle réalisée, sortir toutes les éditions comptables (journaux, centralisateurs, grand livre, balance) en renseignant bien les bonnes dates d exercice comptable, et décocher la case brouillard pour que les éditions n aient pas la mention édition provisoire. Quotidien > Journaux Quotidien > Balance Quotidien > Grand Livre Tutoriel clôture comptable API Compta Huit - MCI32 10

11 ETAPE 4 CALCUL DE RESULTAT Clôture>Calcul du résultat Renseigner le chemin où stocker l archivage, de préférence un support externe (clé, zip, disque externe) Renseigner le journal sur lequel va se faire la régularisation, le logiciel propose par défaut le journal 90. Mettre la référence (ex : RESULT) Mettre la date de fin d exercice comptable Renseigner les comptes de bénéfice ou de perte, en général le et Valider Tutoriel clôture comptable API Compta Huit - MCI32 11

12 Calculer le résultat OK Tutoriel clôture comptable API Compta Huit - MCI32 12

13 ETAPE 5 ASSISTANT DE CLOTURE ANNUELLE Suivant Suivant Tutoriel clôture comptable API Compta Huit - MCI32 13

14 Faire la sauvegarde Choisir une méthode de sauvegarde, essayer de ne pas écraser la sauvegarde faite à l étape 1 : Utiliser la méthode de sauvegarde créé en préambule «Sauvegarde avant clôture» OK Suivant Tutoriel clôture comptable API Compta Huit - MCI32 14

15 Oui Renseigner l unité d archivage, sur support externe Suivant Tutoriel clôture comptable API Compta Huit - MCI32 15

16 Oui Ok Mettre le journal sur lequel va se faire les reports à nouveau, par défaut sera renseigné le journal 90 qui est le journal des OD. Mettre la référence qui vous permettra de repérer tous vos à nouveau (ex : AN) Le logiciel va vous donner les dates du nouvel exercice comptable, contrôler si elles correspondent Suivant Tutoriel clôture comptable API Compta Huit - MCI32 16

17 Terminer LES REPORT A NOUVEAU VONT S EFFECTUER, SURTOUT NE PAS INTERROMPRE CETTE ETAPE Tutoriel clôture comptable API Compta Huit - MCI32 17

18 Quitter Tutoriel clôture comptable API Compta Huit - MCI32 18

19 ETAPE 6 - VERIFICATION Une fois toute les étapes effectuées, la clôture sera terminée, il vous restera à contrôler les nouvelles dates d exercice comptable. Initialisation>Renseignements généraux Ainsi que les reports à nouveau en faisant : Quotidien>Consultation comptable>journal 90 VERIFIER QUE LE COMPTE DE RESULTAT SOIT CORRECT Tutoriel clôture comptable API Compta Huit - MCI32 19