COMPTABILITÉ EN LIGNE MANUEL DU MODULE BANCAIRE

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1 COMPTABILITÉ EN LIGNE MANUEL DU MODULE BANCAIRE

2 TABLE DES MATIÈRES TABLE DES MATIÈRES... INTRODUCTION... 3 AVANT DE SE LANCER... 4 MOUVEMENTS FINANCIERS SORTANTS... 6 Constitution de listes de travail paiements sur base des opérations ouvertes Création d une enveloppe de paiement sur base de votre liste de travail... 8 Dans votre programme de paiement, ouvrez l enveloppe et exécutez le traitement.... L écran suivant s affiche :*... Saisir les paiements effectués en tant qu écriture financière MOUVEMENTS FINANCIERS ENTRANTS... 5 Étape : Importer les fichiers CODA... 5 Étape : Sélectionnez le fichier CODA voulu Stap 3: Gestion des critères de réconciliation CODA MANUEL MODULE BANCAIRE /

3 INTRODUCTION Si vous désirez préparer et traiter vos mouvements financiers d une manière conviviale et rapide, le module bancaire Octopus vous offre une solution élégante. Le module bancaire comporte deux fonctions: - Les paiements sortants: Cette fonctionnalité permet de créer les enveloppes de paiement qui pourront ensuite être importées dans les logiciels de paiement d Isabel, KBC, CBC, et ING banque. - Paiements entrants: Cette fonctionnalité permet d importer les fichiers CODA provenant de votre banque. Ceci est très utile pour ceux de nos clients qui mentionnent une communication structurée sur les factures de vente générées dans le module de facturation Octopus. Les instructions de ce manuel vous guideront pas à pas dans l utilisation du module bancaire Octopus. MANUEL MODULE BANCAIRE 3/

4 AVANT DE SE LANCER Avant de démarrer l utilisation du module bancaire, il vous faudra entrer un certain nombre de données indispensables. Par Gestion, Journaux, ouvrez l écran de détail de votre journal financier. Sélectionnez votre journal F et cliquez sur éditer Cliquez sur éditer MANUEL MODULE BANCAIRE 4/

5 Sélectionnez l onglet 'Details de Banque' 4 Cliquez sur Sauvegarder Cliquez sur détails de banque 3 Introduisez votre numéro de compte en banque Cliquez ici pour générer automatiquement votre numéro IBAN et le code BIC Il est obligatoire de remplir le numéro de compte en banque pour pouvoir exporter les enveloppes de paiement. Les autres champs ne sont pas obligatoires. MANUEL MODULE BANCAIRE 5/

6 MOUVEMENTS FINANCIERS SORTANTS Constitution de listes de travail paiements sur base des opérations ouvertes. Sur base de la liste opérations ouvertes-fournisseurs, l on peut créer une liste de travail des paiements à effectuer. Pour la sélection des paiements à effectuer, démarrez le menu Banque, Liste de travail Dans l écran Paiements ouverts, l on peut cliquer dans la partie supérieure sur les paiements que l on désire voir repris dans la liste de paiement. Cette étape revient donc à accepter les paiements à effectuer. Cliquez sur exécuter ou appuyez sur F pour sauvegarder la liste de paiement 3 Cliquez pour sélectionner les paiements Les paiements sélectionnés sont repris dans la Liste de paiement MANUEL MODULE BANCAIRE 6/

7 Introduction d un virement non lié à un paiement ouvert. Si vous désirez inclure un virement additionnel dans votre enveloppe de paiement, ceci peut se faire par le menu Banque, Liste de travail des paiements. Votre virement sera repris automatiquement dans la Liste de Paiement. Créer un nouveau virement Données à remplir obligatoirement 3 Cliquez sur OK MANUEL MODULE BANCAIRE 7/

8 Création d une enveloppe de paiement sur base de votre liste de travail Après que la liste de paiement a été constituée, des paiements peuvent être transférés vers ce qu on appelle l enveloppe Par le menu Banque, Gestion des enveloppes, vous regrouperez les paiements que vous désirez exécuter dans une enveloppe que vous exporterez vers votre logiciel de paiement externe. Dans l écran illustré ci-dessous, nous appelons la liste de paiement créée ultérieurement et nous sélectionnons les paiements que nous désirons voir repris dans l enveloppe. Appelez la liste de paiement Sélectionnez l établissement bancaire (journal) MANUEL MODULE BANCAIRE 8/

9 Vous retrouverez les paiements sélectionnés dans la liste de travail en bas de l écran. Partant de cette liste, vous déterminez quels paiements vous désirez reprendre définitivement dans l Enveloppe Cliquez pour transférer votre paiement vers l Enveloppe Cliquez sur Sauvegarder Après que tous les paiements ont été repris dans l enveloppe et sauvegardés, celle-ci doit encore être exportée pour être traitée dans le programme de paiement externe. Exporter l enveloppe bancaire Sélectionnez toujours SEPA v0 3 Cliquez sur OK MANUEL MODULE BANCAIRE 9/

10 Cliquez sur OK pour sauvegarder Déterminez la Localisation de votre fichier Le message suivant s affiche: MANUEL MODULE BANCAIRE 0/

11 Dans votre programme de paiement, ouvrez l enveloppe et exécutez le traitement. Dans l exemple ci-dessous, nous illustrons le traitement dans KBC online Si vous utilisez un autre programme de paiement (Isabel, Fortis, ING, ) la procédure peut être différente. Consultez à ce sujet les manuels d utilisation du programme concerné. Vous démarrez KBC online afin d importer votre Enveloppe de paiements Vous allez vers Menu des transactions Envoyer les fichiers Envoyer des fichiers contenant des paiements. Cliquez sur Envoyer fichiers contenant des paiements L écran suivant s affiche:* Cliquez sur Ajouter *Remarque: Pour des raisons techniques, quelques captures d écran de ce manuel n ont pas pu être obtenues en français. Nous vous remercions de votre compréhension. MANUEL MODULE BANCAIRE /

12 Cherchez le fichier sur votre disque dur* Cliquez sur OK L écran suivant s affiche :* Sélectionnez le ficher Cliquez sur Envoyer MANUEL MODULE BANCAIRE /

13 Saisir les paiements effectués en tant qu écriture financière. Les paiements peuvent être très simplement saisis dans le journal financier, traitées et apurées/lettrées. Étape : Ajouter les paiements dans le journal financier Démarrez un nouvel encodage financier. Démarrez un nouvel encodage financier Sélectionnez l onglet Enveloppes ou cliquez sur (F6) Les paiements de l enveloppe sont automatiquement repris dans le journal. Cliquez sur ajouter 3 MANUEL MODULE BANCAIRE 3/

14 Vouos revenez automatiquement sur l onglet Encodages Ajouter les paiements au journal financier ne peut se faire que si au niveau des enveloppes bancaires la rubrique Exécuté affiche Oui. Ceci se fait automatiquement dès que le fichier d exportation vers le programme de paiement a été généré. Étape : Traiter les paiements et apurer/lettrer Remplissez le montant de clêture de l extrait Cliques sur Exécuter ou F Tous les paiements seront lettrés/apurés automatiquement! MANUEL MODULE BANCAIRE 4/

15 MOUVEMENTS FINANCIERS ENTRANTS Étape : Importer les fichiers CODA Par le menu Comptabilité, Importer vous sélectionnez les fichiers coda fournis par votre banque Lecture des fichiers CODA Étape : Sélectionnez le fichier CODA voulu. Par votre programme bancaire (ISABEL, KBC online, Fortis, ING ) vous avez obtenu et sauvegardé des fichiers CODA Sélectionnez le répertoire voulu. Prenez le fichier CODA succédant immédiatement au dernier extrait encodé. Le montant de départ du fichier CODA doit être identique au montant de clôture de votre dernier extrait. Cliquez sur Sélectionner fichier Sélectionnez le fichier à traiter Cliquez sur Ouvrir/Open MANUEL MODULE BANCAIRE 5/

16 Papillon vert: le dernier montant en Octopus correspond au montant d ouverture du fichier CODA* L extrait peut être exécuté si le papillon vert apparaît. Tous les mouvements financiers sont exécutés/encodés. MANUEL MODULE BANCAIRE 6/

17 Il est possible également d importer une série complète de fichiers contenus dans un répertoire. Cliquez sur Sélectionner un répertoire Sélectionnez le répertoire voulu 3 Cliquez sur ouvrir 4 Sélectionnez le journal financier concerné 5 Cliquez sur OK Cliquez sur OK Les extraits de compte sont en cours de traitement. L image suivante s affiche:* MANUEL MODULE BANCAIRE 7/

18 Cliquez sur OK Tous les mouvements sont exécutés immédiatement. Il n est plus nécessaire ce cliquer sur exécuter Si le montant ne peut pas être affecté (pas de lien avec un poste ouvert) il sera porté au compte d attente spécifique établi auparavant. ( ou autre, peut être défini par Gestion Comptes fixes ) Affectation d un paiement à une opération ouverte en fonction de :. La référence (ex. communication structurée générée par le module de facturation Octopus). Le numéro de compte bancaire du client 3. La combinaison Nom rue code postal 4. Nom et montant (si la combinaison nom montant ne figure qu une fois ) 5. Montant ( si le montant est unique/ ne figure qu une fois ) Le fichier coda fourni doit comporter une ligne de détail distincte pour chaque paiement. En général ceci fait l objet d une demande spécifique. Stap 3: Gestion des critères de réconciliation CODA Par Sélectionner un fichier, il est possible d appeler le répertoire. On obtient alors une liste de tous les mouvements qui vot être importés Le mouvement qui est déjà réconcilié apparaît en vert. Pour réconcilier d autres mouvements, on double-clique sur le mouvement concerné. MANUEL MODULE BANCAIRE 8/

19 Un écran tel que celui-ci apparaît: Vous pouvez cliquer sur adapter et ajouter la relation par F.* *Remarque: Pour des raisons techniques, quelques captures d écran de ce manuel n ont pas pu être obtenues en français. Nous vous remercions de votre compréhension. MANUEL MODULE BANCAIRE 9/

20 Finalement, le mouvement s affichera en vert. Si le mouvement a déjà été porté au compte compte d attende CODA, vous pouvez également créer un critère coda afin que lors d une importation suivante le montant soit imputé au compte ou au client corrects. Cliquez ici Cliquez sur Critère de reconciliation pour ajouter un critère CODA Un écran s affiche qui contient tous les critères CODA. MANUEL MODULE BANCAIRE 0/

21 Cliquez sur nouveau. Donnez le nom du critère CODA. Introduisez le format CODA 3. Choisissez le type d imputation de ce mouvement 4. Donnez le relation/le numéro de compte auquel ce mouvement doit être imputé 5. Ajoutez un nouveau critère et entrez tous les éléments que vous voyez dans le fichier CODA, comme critère. Exemple : -Type de mouvement -Code du mouvement -Famille du mouvement -etc Toutes les informations du fichier CODA seront reprises dans le critère Klik op toepassen 6. Cliquez sur OK 7. Le critère CODA est maintenant défini de manière que lors de l importation d un fichier CODA ultérieur, le mouvement soit directement réconcilié avec la relation correcte. MANUEL MODULE BANCAIRE /