REGISTRE NATIONAL DES PERSONNES PHYSIQUES INSTRUCTIONS POUR LA TENUE A JOUR DES INFORMATIONS

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1 A REGISTRE NATIONAL DES PERSONNES PHYSIQUES INSTRUCTIONS POUR LA TENUE A JOUR DES INFORMATIONS

2 INSTRUCTIONS POUR LA TENUE A JOUR DES INFORMATIONS AU REGISTRE NATIONAL du A83 TI TI 113 TI 130 TI 120 TI 110 TI 114 Modifications par rapport à la version du Collecte structure unique Carte professionnelle/permis de travail codes des Régions Ajout de codes La suspension des droits électoraux Cours et tribunaux nouveaux codes Filiation - coparenté Filiation descendante Modifications par rapport à la version du TI206 Nouveau Code K2=06 à la frontière (Dublin) TI013 Code 4 TI010 Nouvelle structure +remarques relatives aux changements de noms Collecte Nouvelle structure+ explication Modifications par rapport à la version du TI 153 Inhumation à l étranger (Communes flamandes) TI 246 Adresse courriel TI 124 Mariage de complaisance (nouveau TI) TI 125 Cohabitation légale de complaisance (nouveau TI) TI 210/9 Inscription au registre d attente (chapitre 62) TI Capacité juridique (en application à partir du ) TI 013 Code 4 TI 191 Permis de conduire TI 123 Cessation code 6 N 169 B Suppression TI 031 Code 33 - remarque Modifications par rapport à la version du TI 206 Ajout de codes pour le Conseil du Contentieux des Etrangers, le Conseil d Etat et CGRA TI 195 Enregistrement des annexes 6 et 12 / Suppresion TI Application pour SPF Affaires étrangères TI 120 Mariages polygames / annulation des mariages TI 031 Nouveaux codes TI 001 Radiation d office à l étranger code TI 153 Contrat d obsèques Région flamande TI 132 Vote des Belges à l étranger - nouveau Collecte E-Birth : collecte des enfants de demandeurs d asile - Contrôle TI 130 Informations électorales : nouveau chapitre TI 202 Code ajout Ta wan TI 019 Zone texte TI 131 Suppression automatique TI 199 Passeport codes statut TI 001 Code 99993

3 INTRODUCTION ABREVIATIONS ET SYMBOLES I. ABREVIATIONS A.M. A.R. C.El. M.B. Arrêté ministériel Arrêté royal Code électoral Moniteur belge L. Loi I.G. C.M. I.N.S. C.Ci. T.I. C.O. C.S. Instructions générales Circulaire ministérielle Institut national de Statistique Code civil Type d'information Code opération Code de service R. Fiche établie par le Service du Registre national pour la commune ou imprimée en système ON-LINE sur le terminal de la commune. SPF Service public fédéral

4 II. SYMBOLES Dans la structure des informations, les symboles suivants peuvent se présenter : : blanc ou espace (c'est-à-dire pas d'information) ; N : caractère numérique, à savoir les chiffres de 0 à 9 ; A : caractère alphabétique, à savoir les lettres majuscules ou minuscules ainsi que l'espace ou le blanc ; X : caractère alphanumérique, c'est-à-dire : - les caractères alphabétiques ou numériques ; - les signes spéciaux suivants :, virgule ;. point ; ; point-virgule : double point ; / barre oblique ; ( parenthèse gauche ; ) parenthèse droite ; + plus ; - moins ; _ tiret ; * astérisque.

5 III. PLAN - Section 1 : Définitions : n s 1 à 17 - Section 2 : Procédure générale : I. La Collecte n 25 II. La collecte Etat civil n 28 III. Mises à jour des informations n 32 IV. Structures spéciales n 39 - Section 3 : Les informations : Chapitre 1 er Le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques : T.I. 000 n s 100 à 109 Chapitre 2 Le dossier de référence : T.I.002 Chapitre 3 Le changement de sexe : T.I. 004 n s 111 à 113 n s 114 à 116 Chapitre 4 Le nom patronymique, les prénoms, le titre de noblesse : T.I. 010 T.I T.I T.I. 013 Déclarant se nommer n s 121 à 149 n 135d Chapitre 5 La résidence principale : T.I. 001 Chapitre 6 L'adresse : T.I. 018 T.I. 019 T.I T.I T.I. 023 T.I. 026 n s 161 à 184 n s 185 à 190 Chapitre 7 Chapitre 8 Déclaration de la demande d'inscription : T.I. 005 Détermination de la résidence principale : T.I. 003 n 194 n s 212 à 217 Chapitre 9 Pays et lieu d'origine : n s 218 à 220

6 T.I. 006 Chapitre 10 Présence temporaire : T.I. 007 Chapitre 11 Droit de retour : T.I. 008 Chapitre 12 Adresse de référence : T.I. 024 Chapitre 13 Domicile légal : T.I. 027 Chapitre 14 Inscription provisoire : T.I. 028 Chapitre 15 Lieu de naissance : T.I. 100 Chapitre 16 Date de naissance : T.I. 101 Chapitre 17 Filiation : T.I. 110 n 222 n 223 n 266 n 267 n 268 n s 271 à 278 n 280 n 281 Chapitre 17 bis Filiation descendante n 294 Chapitre 18 Statut de la personne représentée ou assistée : T.I. 111 n s 295 Chapitre 19 Statut de la personne qui représente ou assiste : T.I. 113 Chapitre 19bis I. TI 111 Statut juridique de la personne II. TI 113 Le nom, le prénom, et l adresse de l administrateur de biens ou de la personne dont il est fait mention dans la décision visée à l article 1249/1 du Code judiciaire III. TI 113 Pour les mineurs non émancipés : identité du tuteur (et du subrogé tuteur), ou du tuteur officieux. Chapitre 20 Etat civil : T.I. 120 Modèle 7ter : notification d un mariage Actes de notoriété Annulation d actes n s 296 à 299 n 300 n s 301 à 312 n 313 n 314 n 315

7 Chapitre 21 Chapitre 22 Lieu de naissance du conjoint : T.I. 121 Contrat de mariage et patrimonial : T.I. 122 n s 316 à 319 n 320 Chapitre 23 Chapitre 24 Chapitre 25 Cohabitation légale T.I. 123 Décès (lieu et date de décès) Décision judiciaire déclarative de décès) : T.I. 150 Modèle 7bis : notification d un décès La décision déclarative d absence : T.I. 151 n s 321 à 324 n s 325 à 328 n s 329 à 333 n 334 Chapitre 26 Composition de ménage : T.I T.I. 141 Chapitre 27 Profession : T.I. 070 Chapitre 28 Les brevets de pension : T.I. 073 n 341 à 352 n 361 à 365 n s 370 à 372 Chapitre 29 Les brevets de pension spéciaux : T.I. 074 n 375 Chapitre 30 Milice : T.I. 160 Chapitre 31 Nationalité et justification : T.I. 031 Chapitre 31bis La Plurinationalité : T.I. 032 Chapitre 32 Les informations électorales : T.I. 130 n 381 n 401 à 406 n 407 à 409 n s 410 à 414 Chapitre 33 Participation aux élections des ressortissants étrangers résidant en Belgique : T.I. 131 n 415 à 419

8 Chapitre 34 Chapitre 35 Enregistrement du droit de vote des Belges établis à l étranger pour l élection des Chambres législatives fédérales : T.I. 132 Carte de commerçant ambulant : T.I. 193 n s 420 à 423 n s 425 à 427 Chapitre 36 Les informations relatives aux étrangers : T.I T.I T.I. 200 n s 431 à 434 Chapitre 37 Mention du registre : T.I. 210 Chapitre 38 Permis de conduire : T.I. 191 Chapitre 39 Titre d'identité : T.I. 195 Chapitre 40 La carte de sécurité sociale : T.I. 196 Chapitre 41 Le passeport : T.I. 199 Chapitre 42 Numéro de registre Folio : T.I. 240 n s 446 à 448 n 451 n s 461 à 467 n 472 n s 476 à 479 n s 486 à 489 Chapitre 43 Les informations communales : T.I. 246 n s 496 à 497 Chapitre 44 La reconnaissance de titres : TI 190 Chapitre 45 Les informations spéciales : T.I. 202 Chapitre 46 Le registre d'attente : T.I T.I T.I. 207 n 501 à 503 n 506 nos 507 à 509 Chapitre 47 Enregistrement de la période «Adresse non communicable» : T.I. 252 n 510

9 Chapitre 48 Date collecte : T.I. 253 n 511 Chapitre 49 Date de la dernière mise à jour : T.I. 254 n 512 Chapitre 50 Chapitre 51 Codification des voies publiques Prélèvement et transplantation d'organes après le décès introduction de l'information n 517 n s 521 à 529 Chapitre 52 Don d'organes : T.I. 192 Chapitre 53 Mode de sépulture : T.I. 152 : n s 530 à 534 n 535 Chapitre 54 Chapitre 55 Adresse déclarée (registre d attente) T.I. 214 : Certificats pour les cartes d identité électroniques T.I. 180 : n 537 n 540 Chapitre 56 Mode de sépulture et rites : T.I. 153 n 545 à 547 Chapitre 57 Chapitre 58 Informations provenant du registre des radiés de la BCSS : T.I Date mise à jour de la résidence principale n 550 à 560 n 565 Chapitre 59 Référence à un dossier annulé n 566 Chapitre 60 Mariage de complaisance : T.I. 124 n 570 Chapitre 61 Cohabitation légale de complaisance : T.I. 125 n 580

10 Chapitre 62 L inscription dans le registre d attente des étrangers qui ne disposent pas d un numéro d identification du Registre national et qui souhaitent contracter mariage ou faire une déclaration de cohabitation légale IV. ANNEXES 1. Formulaire A Liste des T.I. 3. Liste des codes de transaction 4. Liste des codes de rejet

11 SECTION 1 - DEFINITIONS ************************* 1. La tenue à jour des informations peut revêtir plusieurs aspects. Mutations réelles 2. Au cours de son existence, une personne voit se modifier certains éléments de son état, de ses droits, de sa situation de famille, etc (par exemple le passage du célibat au mariage, les changements successifs de résidence, ). 3. A côté de ces modifications réelles qui, par convention, seront appelées mises à jour, peuvent s'en produire d'autres tout aussi réelles qui ne donnent pas lieu à la péremption de l'information ancienne au profit d'une information nouvelle, mais à la suppression pure et simple de l'information ancienne. Tel sera le cas pour un étranger qui acquiert la nationalité belge, ce qui donnera lieu, entre autres, à la suppression de l'information "n de l'office des Etrangers". Informations erronées 4. A côté des mutations réelles que sont les mises à jour et les suppressions, existe un autre aspect qui concerne les erreurs commises lors de l'introduction de l'information au Registre national. On parlera alors de correction ou d'annulation. 5. Il y a correction lorsqu une information erronée est corrigée par l'information exacte. Par exemple, une erreur sur un numéro quelconque (carte d'identité, carte professionnelle) ou sur un autre élément (erreur d'état civil, de nom, etc...). 6. Il y a annulation lorsqu'un type d'information a été communiqué alors que la personne visée n'est pas concernée par celui-ci. Par exemple, l'indication par erreur d'un titre de noblesse à une personne qui n en est pas titulaire. 7. Certaines erreurs peuvent entraîner l'annulation pure et simple d'un dossier complet. Ce sera le cas lorsque l'erreur portera sur le sexe ou sur la date de naissance. Ces deux informations constituent en effet la base d'établissement du numéro d identification des personnes physiques. 8. Il faut prendre garde, dans certains cas, à ne pas confondre les notions qui précèdent. Ainsi une modification du nom patronymique résultant d'une rectification de nom par voie judiciaire ou administrative est une mutation réelle, donc une mise à jour. Il en va tout autrement de la correction d'une erreur de nom qui s'est produite lors de l'enregistrement au Registre national. Enrichissements

12 9. La reprise des informations par le Registre national peut se faire progressivement. Si la collecte initiale comprend uniquement des informations de base ayant pour but d'attribuer un numéro d identification, plusieurs phases ultérieures se succéderont (leur nombre est une question d'organisation du travail pour l'administration communale). De nouveaux types d'informations viendront s'ajouter pour englober in fine le contenu des registres de population. Ces ajouts sont appelés, par convention, enrichissements. 10. Ces enrichissements peuvent, à leur tour, présenter deux aspects. Le premier consiste à reprendre un nouveau type d'information (par exemple, la composition du ménage) telle qu'elle se présente à la date de son introduction initiale. Le second consiste à y ajouter des informations plus anciennes qui ont été périmées dans le temps ; on parle alors d'enrichissement d'historique. 11. Il ne faut, en effet, pas perdre de vue qu'aucune information n'est effacée une fois qu'elle a été enregistrée au Registre national, lorsqu'il s'agit d'une information périmée ou supprimée. En toutes circonstances, pour une personne donnée, le Registre national sera donc à même de fournir un historique des informations reprises. Les informations corrigées ou annulées seront par contre effacées. Modifications en cascade 12. Une modification d une information concernant une personne peut avoir des répercussions sur d'autres. Ainsi, si un homme marié meurt, son épouse devient veuve, et souvent, personne de référence du ménage. Dans certaines limites, l'ordinateur peut générer plusieurs modifications à partir d'une seule. Si l autogénération n est pas passée dans l autre dossier, un code rejet est produit. Ce rejet apparaît comme suit: "AUTO NOK + NN (= numéro d'identification du dossier concerné)". Il y a lieu de faire preuve de la prudence nécessaire lors de l'introduction des informations qui engendrent une autogénération dans le dossier du partenaire. Lorsque le rejet susmentionné apparaît, il y a lieu, dans tous les cas, de vérifier et corriger le dossier concerné. Remarques 13. Le traitement automatique des informations exige de la part des usagers un respect absolu des règles fixées. L'ordinateur, travaillant sur base d'un programme rigoureux, n'admet aucune erreur. S'il s'agit d'une erreur grossière (date de naissance impossible), elle sera rejetée. Sinon, l'information sera acceptée et l'erreur commise ne sera constatée qu'après traitement et impression du document de mise à jour. Une nouvelle série d opérations sera nécessaire pour la correction. 14. La tenue à jour régulière des informations est vitale pour le fonctionnement du système. Il est nécessaire que ces travaux s'intègrent dans l'organisation du service chargé de la tenue des registres de population, de telle sorte que toute modification concernant une personne soit immédiatement communiquée au Registre national. 15. Les modifications sont transmises, soit au moyen du formulaire 83A, soit par téléprocessing. Cette transmission se fait en code (toujours en cas d'emploi du téléprocessing) ou en clair. Dans le cas d'une transmission en clair, la codification se fera au centre informatique du Registre national ou dans un centre régional. Dans la mesure du possible, il est souhaitable que la codification se fasse dans la commune même, étant donné le risque d'accumulation d'erreurs lors de la transmission en clair et de la

13 codification. Résumé 16. La tenue à jour des informations s'opère dans les cas suivants : a. l'information n'existe pas au dossier : (1) parce qu'elle n'a pas encore été reprise : - enrichissement (si fait actuel) ; - enrichissement d'historique (si fait périmé) ; (2) parce que le fait se crée : - enrichissement (par exemple, décès) ; b. l'information existante est périmée : (1) elle est remplacée par une autre information de même nature à sa date de péremption = mise à jour ; (2) elle n'est pas remplacée par une autre information de même nature à sa date de péremption = suppression ; c. l'information existante est erronée : (1) elle est remplacée par l'information exacte = correction ou correction d'historique ; (2) elle n'est pas remplacée = annulation. 17. La section suivante décrit la procédure générale à suivre pour effectuer cette tenue à jour qui comprendra nécessairement les éléments suivants : a. identification du dossier à modifier ; b. de quel genre de tenue à jour, en d'autres termes, de quel genre d'opération s'agit-il? c. quelle information doit être modifiée? (type d'information) ; d. à quelle date cette modification sort-elle ses effets? ; e. enfin, la modification survenue. 18 à 24. Réserve.

14 SECTION 2 - PROCEDURE GENERALE ************************ I. COLLECTE D'UN DOSSIER POUR LE SERVICE DE POPULATION L enregistrement au Registre national par l officier de l état civil des données contenues dans les actes de l état civil. L arrêté royal du 5 décembre 2014 modifiant l arrêté royal du 3 avril 1984 relatif à l accès de certaines autorités publiques au Registre national des personnes physiques, ainsi qu à la tenue à jour et au contrôle des informations, afin de régler la procédure et les modalités de vérification de l enregistrement au Registre national par l officier de l état civil des données contenues dans les actes de l état civil ((M.B. du 22 décembre 2014), est entré en vigueur le 1er janvier En application de cet arrêté royal la naissance (collecte) doit être enregistré "à la source": le service de l'état civil de la commune de naissance encode dans le Registre national les informations figurant sur l'acte de naissance et ce, après établissement de celui-ci. Cet encodage se fait automatiquement et sous forme structurée et ce, au moyen d'un logiciel état civil/population intégré. 25. Chaque personne doit posséder un identifiant unique, dit numéro d identification du Registre national des personnes physiques. Celui-ci est attribué après l introduction des informations de base. La collecte peut se faire à l'aide du formulaire A.83 (cfr ci-dessous). La collecte se fait généralement par téléprocessing en utilisant le code de transaction 98. La structure de la collecte envoyée par terminal se présente comme suit : PARAMETRES DE LA CLE CT COLLECTE (formulaire A.83) N N N N N N N Lorsque la collecte est acceptée, la réponse suivante apparaît : «COLL OK I.N.» suivi du numéro d identification octroyé. 26. Après l'introduction des informations de base, le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques est attribué. En vue de l'attribution dudit numéro, les informations «nom, prénoms, date de naissance et sexe» de la nouvelle personne à enregistrer sont comparées avec les dossiers des personnes déjà enregistrées au Registre national. Si les informations sont identiques, la collecte ne sera pas acceptée. 27. Toutes les positions de 1 à 83 doivent obligatoirement être remplies, éventuellement par des zéros. A partir de la position 84, cette obligation ne reste valable que si une des informations au-delà de la case 83 est différente de zéro. Il est conseillé, avant d'introduire la collecte, de procéder à une interrogation phonétique afin de vérifier si la personne possède déjà un numéro d'identification.

15 Registre National Parc Atrium Rue des Colonies, Bruxelles COLLECTE PERSONNE PHYSIQUE A.83 C C Commune 0 1 I. Structure «COLLECTE» A Date de naissance B Code Sexe-nationalité C.1. Un seul groupe nom C NOM - PRENOMS (max. 15) Le(s) code(s) nom * * Le(s) code(s) prénom * * * * C.2. Deux groupes nom C NOM - PRENOMS (max. 15) Le(s) code(s) nom du groupe 1 * Le(s) code(s) nom du groupe 2 * Le(s) code(s) prénom * * * * D Date d inscription E Nationalité F Adresse Date code postal code rue n d habitation II. COLLECTE : partie facultative Adresse - Index Registre Folio Titre de noblesse III. Structure «mise à jour» : **100/0/JJMMAAAA/*/NNNNN/Code INS ou en clair lieu + (code pays) **101/0/NN **110/0/ JJMMAAAA/Structure(s) ad hoc selon le type de filiation ( une ou deux occurrences) [**205/N/N] [**210/N/N] [ ] = facultatif

16 - Cases supérieures : C-C : Code 01 ; Code INS de la Commune : L Institut national de Statistique (INS) attribue à chaque commune un code par lequel sont déterminés : - Structure de la collecte : - 1 er chiffre : le code de la province; - 2 ème chiffre : le code de l arrondissement; - 3 ème, 4 ème et 5 ème chiffre : le code de la commune. A. Date de naissance : JJMMAAAA. Ce groupe AAAA indique le siècle et l'année. B. Sexe et nationalité : Commune unilingue : codes à utiliser : 1 : homme belge francophone ; 2 : femme belge francophone ; 3 : homme de nationalité étrangère francophone ; 4 : femme de nationalité étrangère francophone ; 5 : homme belge néerlandophone ; 6 : femme belge néerlandophone ; 7 : homme de nationalité étrangère néerlandophone ; 8 : femme de nationalité étrangère néerlandophone. Pour les communes du type B1 (bilingues) ou F1 (à facilités), on utilisera les codes 1, 2, 3 ou 4 pour inscrire une personne en français ; 5, 6, 7 ou 8 pour inscrire une personne en néerlandais. Pour les communes du type D2 (de langue française avec facilités pour les germanophones), on utilisera les codes 5, 6, 7 ou 8 pour inscrire une personne en allemand. C. Codes nom et prénoms Le nom de famille et les prénoms doivent être repris en code (maximum 6 codes). C.1 Un seul groupe nom Compléter successivement les zones par les codes correspondant aux éléments du nom et des prénoms. Les codes comprennent toujours 6 chiffres ou 1 lettre et 5 chiffres. Ils peuvent être obtenus au moyen du code de transaction 02. Un code prénom ne peut précéder un code nom. C.2 Double noms Dans la terminologie du Registre national, le double nom qui est attribué en application de la loi du 8 mai 2014 modifiant le code civil en vue d instaurer l égalité de l homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l enfant et à l adopté (M.B. du 26 mai 2014) sera dorénavant indiqué comme «groupe de noms».

17 Le nom de famille est mentionné en premier lieu et les deux parties du double nom doivent être séparées par un simple espace. Ce double nom doit être encodé sur la base des codes noms existants. Aucun nouveau code nom ne peut être attribué pour le double nom dans son ensemble. Entre deux noms liés par un trait d'union se trouve le code et entre deux prénoms unis par un trait d'union, le code Les cases non utilisées sont remplies de zéros. La date de l'information étant d'office la date de naissance, il y a lieu de collecter la personne avec son nom à cette date. D. Date d'inscription : La date d'inscription dans la commune doit être indiquée dans l'ordre JJMMAAAA. E. Nationalité : Cette information est obligatoire. Il doit y avoir concordance avec le code de la case B. Pour les Belges, utiliser le code 150. F. Adresse : Ce champ est subdivisé en cinq zones : - Les 8 premières positions reprennent la date de l'information : JJMMAAAA. Si celle-ci est identique à la date d'inscription, on peut remplacer la date par des zéros ; - le numéro postal en 4 chiffres ; - le code de la rue en 4 chiffres ; - le numéro d'habitation en 4 chiffres. Ainsi, le numéro 31 est introduit sous la forme de 4 chiffres : 0031 ; - le numéro d'index. Ce champ est facultatif. Il se compose d'un graphique comportant des chiffres, des lettres ou des signes spéciaux. L'indication du numéro d'appartement est admise. Registre et folio : Les 3 premiers chiffres indiquent en principe le n du registre, les 4 suivants le n du folio. Il y a alignement à droite pour le n du registre et pour le n du folio ; éventuellement, compléter par des zéros à gauche du n de registre ou du n du folio. Cette zone ne peut contenir que des chiffres. Si cette information est reprise dans la partie "collecte", une information de ce type ne peut figurer dans la partie "mise à jour". Exemple : registre 12 -folio 202 s'indique comme suit : Titre de noblesse : champ facultatif qui comprend 2 positions (cf. n 142). - Structuur bijwerking Les informations-types 100 (lieu de naissance), 101 (date de naissance) et 110 (filiation) doivent obligatoirement repris dans la collecte.

18 III. Mises à jour des informations. 28. Un contrôle systématique est effectué par l'ordinateur en vue de vérifier la concordance entre les éléments d'identification indiqués lors des opérations de tenue à jour et le contenu du dossier au Registre national. En cas de non-concordance, il y a rejet. 29. Les cas de rejet seront donc : - un numéro d identification inexact ; - seule la commune où l'habitant est inscrit peut modifier un dossier ; Cette règle connaît deux exceptions. Dans le cas de génération automatique, une modification du dossier d'un habitant de la commune A peut générer une modification du dossier d'un habitant de la commune B. En outre, les communes reliées au Registre national par terminal peuvent être autorisées sous certaines conditions à mettre à jour l'information 001, en historique, lors de l'inscription d'un habitant dans la commune. - une non-concordance des autres éléments, qui peut être imputable à une erreur de transcription ou à la nature de l'information déjà reprise au dossier. 30. Structure générale de la tenue à jour des informations. La structure générale de la tenue à jour des informations est la suivante : CLE CT NUMERO D IDENTIFICATION PARAMETRES MISE A JOUR N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N PARTIE FIXE POUR CHAQUE TRANSACTION PARTIE VARIABLE clé : cette clé doit être considérée comme un mot de passe qui doit être envoyé avec chaque transaction. Dans le protocole de type terminal elle se compose de 7 chiffres : les quatre premiers chiffres changent mensuellement ; le nombre formé par les trois derniers chiffres doit, sauf quelques exceptions, être augmenté d une unité à chaque transaction. ct : le code de transaction 97 ou 99. Après une mise à jour avec le code de transaction 97, le Registre national envoie un bref accusé de réception. Une mise à jour à l aide du code de transaction 99 donne lieu à l envoi d une nouvelle fiche de population. numéro d identification : le numéro d'identification est encodé en 11 chiffres. paramètres : ce champ contient la véritable mise à jour.

19 Les structures changent selon le type d information qui doit être introduit. Elles sont décrites en détail dans la «Section 3 : Les informations». La structure générale de la véritable mise a jour est la suivante : C.O. T.I. C.S. DATE I. J J M M A A A A - code opération (deux chiffres) (C.O.) ; - type d'information (trois chiffres) (T.I.) ; - code de service (un chiffre) (C.S.) ; - date (JJMMAAAA) ; - information proprement dite (longueur variable) (I.). REMARQUES : Il peut y avoir dans certains cas spéciaux, dérogation à cette structure générale. Comme suite à l adaptation des programmes au passage à l an 2000, il faut tenir compte des modifications suivantes : chaque date est exprimée en 8 chiffres dans le format : jour en 2 chiffres, suivi du mois en deux chiffres et de l'année en 4 chiffres (JJMMAAAA) ; le code INS qui suit le numéro d'identification ne peut plus être introduit ; la zone de 10 chiffres à zéro qui, à l'origine du Registre national, pouvait suivre le code INS de la commune de résidence ne sera plus tolérée. Les paramètres de chaque mise à jour peuvent être séparés les uns des autres par le signe =. Avec le même code de transaction, il est possible de transmettre trois mises à jour au maximum. En ce cas, elles sont séparées par un signe spécifique qui peut varier selon le type de terminal. Il est interdit d introduire des mises à jour multiples des informations 110 (filiation), 120 (état civil) et 141 (composition de ménage). Des difficultés peuvent également se produire en cas d introduction simultanée d informations 120 ou 141 avec des informations d un autre type susceptibles de provoquer également des autogénérations (001 et 020 avec le code de service 3).

20 31. Codes opérations. a. Codes généraux. 10 mise à jour ou enrichissement ; 11 correction ou correction d'historique ; 12 suppression ; 13 annulation ou annulation d'historique ; 17 introduction d'une information historique - enrichissement d'historique. b. Codes spéciaux. 14 indication du prénom usuel ; 16 ajout d'un trait d'union ; 19 ajout ou annulation de la fusion de 2 communes ; 20 correction d'une date ; 21 ajout de prénoms ; 23 renumérotation des habitations ; 25 correction ou ajout d'un n d'acte d'état civil. La structure des dates est maintenue dans le dossier binaire. 32. Types d'informations (TI) a. Chaque information est identifiée par un nombre de trois chiffres. Les présentes instructions décrivent en la section 3 les procédures particulières à chaque type d'information. b. Les annexes comportent une liste des différents types d'informations avec le numéro correspondant. Exemple : information "adresse" : TI 020.

21 33. Code de service. a. Ce code est en principe 0 (zéro), c'est-à-dire qu il applique un traitement normal selon le programme ordinaire ; b. le code 1 est utilisé pour introduire différents faits à enregistrer le même jour (exemple : pour introduire dans l'information 120 deux états civils qui ont eu lieu le même jour : un mariage et un veuvage) ; c. le code 2 est utilisé pour la correction d'une information en historique ; d. le code 3 peut être employé dans les informations 001 et 020 pour la modification entière de la résidence principale d'un ménage (pour autant que l ensemble du ménage soit concerné par ce changement) ainsi que pour introduire la fusion de 2 communes ; e. le code 4 doit être utilisé pour les types d'information 120 et 121 quand l'époux ou l épouse n'a pas atteint l'âge requis par la loi pour contracter mariage. Il peut également être utilisé pour annuler la fusion entre 2 communes ; f. le code 5 est utilisé dans l'information 073 (brevet de pension), code 01, si l'année et le mois du n de brevet sont différents de l'année et du mois du numéro d identification ; g. les codes de service 7, 8 et 9 ne sont plus utilisés. Le code de service 9 est remplacé par le code de service Date : a. Il s'agit en principe de la date de l'événement qui provoque la tenue à jour ; par exemple, la date d'inscription dans la commune, la date du mariage, la date de la déclaration de la profession ; b. cette date est exprimée en 8 chiffres : = 2 juin 2000 ; c. si la date n'est pas connue et qu'il s'agit d'une information autre que l'état civil, on peut indiquer la date à laquelle le fait a été connu par la commune ou celle du jour qui suit le recensement au cours duquel cette information a été constatée (date en 8 chiffres) ; d. en matière d'état civil, si la date n'est pas connue, on pourra indiquer l'année approximative au cours de laquelle on estime que le fait s'est produit. Cette date ne présente toutefois aucune valeur. Cette façon de procéder ne peut être qu'exceptionnelle, en raison des risques qu'elle peut présenter en matière d'historique (mariage et divorce la même année approximative) ;

22 e. il peut arriver dans des cas précis que deux événements surviennent le même jour ; Exemple : dans le TI120 : mariage et veuvage le même jour ; dans le TI110 : reconnaissance le même jour qu'une autre forme de filiation. Dans ces cas seulement, deux mises à jour successives ayant la même date seront acceptées. f. La date à mentionner lors de la correction (C.O. 11) est celle à laquelle le fait prend cours, et non celle de la correction ; g. La date à mentionner pour une suppression (C.O. 12) est celle de la suppression de l information ; h. La date à mentionner pour une annulation ou pour une annulation d historique (C.O. 13) est celle de l annulation de l information.

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