SYSTÈME ARIANE Gestion des données d identification de l élève

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1 SYSTÈME ARIANE Gestion des données d identification de l élève SOMMAIRE DES CHANGEMENTS APPORTÉS PAR LE SYSTÈME ARIANE PAR RAPPORT AU SYSTÈME GIDE Document préliminaire 17 septembre 2004

2 TABLE DES MATIÈRES 1. INTRODUCTION RAPPEL CHANGEMENT CONCERNANT LES FONCTIONNALITÉS CHANGEMENTS TECHNOLOGIQUES CHANGEMENTS CONCERNANT LES DONNÉES AJOUT DE NOUVELLES DONNÉES : MODIFICATION DE CERTAINES DONNÉES : TABLEAUX COMPARATIFS DES DONNÉES... 6 DEMANDE D ATTRIBUTION DE CODE PERMANENT... 7 DEMANDE DE CHANGEMENT DES DONNÉES D IDENTIFICATION... 8 DEMANDE DE FUSION DE CODES PERMANENTS... 9 FEUILLE DE LOT page 2 de 9

3 1. INTRODUCTION SOMMAIRE DES CHANGEMENTS APPORTÉS PAR LE SYSTÈME ARIANE PAR RAPPORT AU SYSTÈME GIDE Ce document vise à établir la liste des changements apportés par le projet Ariane par rapport au système GIDE. Certains de ces changements ont un caractère optionnel, d autres sont obligatoires. Les impacts de ces changements sur un système utilisé par un organisme et en relation avec Ariane devront être analysés. Des modifications devront être apportées, certaines maintenant, d'autres au moment choisi par l'organisme. Ce document identifie les changements les plus significatifs et compare les données actuellement demandées par le système GIDE à celles qui seront demandées par le système Ariane. 2. RAPPEL Le système Ariane doit entrer en vigueur le 22 mai CHANGEMENT CONCERNANT LES FONCTIONNALITÉS Le système Ariane offre de nouvelles fonctionnalités aux utilisateurs et son implantation exige certaines modifications par rapport aux fonctionnalités du système GIDE. 3.1 Possibilité de transmettre des documents officiels numérisés. 3.2 Pour un élève dont l'acte de naissance est inscrit au registre de l'état civil du Québec, il sera possible pour un organisme de ne pas transmettre une copie de l'acte de naissance au Ministère à la condition de fournir le NIREC (numéro d'inscription au registre de l'état civil) dans la demande. Dans un tel cas, le Ministère procédera à un échange électronique d'information avec le Directeur de l'état civil. 3.3 Disponibilité d'un formulaire Web pour remplacer le formulaire papier. 3.4 Obligation de transmettre au système Ariane des données francisées. 3.5 Possibilité de recevoir le résultat du traitement sous forme de liste (format PDF) ou sous forme de fichier XML. Le détail sera fourni cet automne. 3.6 Envoi à l organisme d un courriel avisant qu un fichier ou un rapport de contrôle (sous forme de fichier) est disponible sur le serveur FTP page 3 de 9

4 4. CHANGEMENTS TECHNOLOGIQUES Les principaux changements technologiques sont les suivants : 4.1 Utilisation de fichiers XML pour la télétransmission des demandes et la récupération du résultat du traitement de ces demandes. 4.2 Possibilité de transmettre des documents officiels numérisés. Note - Le nombre de demandes dans un lot est limité à 50. De plus, il est fortement conseillé de limiter le nombre de lots par transmission afin que la taille totale du fichier ne dépasse pas 40Mb avant le chiffrement. 4.3 Impression, par le Ministère, d'un code à barres sur le bordereau de transmission afin de permettre la gestion électronique des documents transmis par télécopieur par un organisme scolaire. Le Guide de télétransmission précise les exigences techniques de ces changements page 4 de 9

5 5. CHANGEMENTS CONCERNANT LES DONNÉES 5.1 Ajout de nouvelles données : Parents de même sexe. Autre nom de famille (pour l élève). NIREC (numéro d inscription au registre de l état civil) 1. Les règles de validation appliquées par le Ministère seront rendues disponibles aux organismes. 5.2 Modification de certaines données : La longueur de la donnée «Nom» passe de 30 caractères à 40 caractères dans le système Ariane. La longueur de la donnée «Prénom» passe de 20 caractères à 25 caractères dans le système Ariane. La longueur de la donnée «Autres prénoms» passe de 59 à 100 caractères. L obligation de transmettre «EXCEPTION» lorsque la donnée est absente disparaît puisque de nouvelles données précisent les raisons d absence. Ex : autres prénoms. La donnée «Raison d absence de parents» dans le système GIDE est scindée et remplacée dans le système Ariane par les données «Raison d absence de renseignement du père» et «Raison d absence de renseignement de la mère». L indicateur «État du décès» est modifié pour «Statut du décès» avec les valeurs possibles : D (déclaré) ou C (confirmé). La conversion de la table des territoires géographiques. Note Cette conversion concerne seulement l éducation préscolaire et l enseignement primaire et secondaire. 1 Voir la page 2 pour plus de renseignements sur le NIREC page 5 de 9

6 6. TABLEAUX COMPARATIFS DES DONNÉES Cette section compare les données demandées actuellement aux organismes scolaires par les formulaires (transactions) du système GIDE aux données qui seront demandées par le système Ariane. Note - Cette information est basée sur les renseignements disponibles à ce jour; il pourrait arriver qu'une analyse plus poussée amène des changements bien que le Ministère cherchera à les éviter. LÉGENDE : Une zone grisée souligne les nouvelles données à fournir au système Ariane page 6 de 9

7 GIDE Demande d attribution de code permanent ARIANE Carte 1 Numéro de demande Numéro de demande Organisme client Organisme client Données de l usager Données de l usager Carte 2 Nom légal de l élève (30 car.) Nom légal de l élève (40 car.) Prénom usuel de l élève (20 car.) Prénom usuel de l élève (25 car.) de naissance (année/mois/jour) de naissance (année/mois/jour) Sexe (M ou F) Sexe (M ou F) Carte 3 Nom du père (30 car.) Nom du père (40 car.) Prénom du père (20 car.) Prénom du père (25 car.) Carte 4 Nom de la mère (30 car.) Nom de la mère (40 car.) Prénom de la mère (20 car.) Prénom de la mère (25 car.) Parents de même sexe Valeurs : M (masculin), F (féminin) Raison d absence de renseignement du père Raison d absence de renseignement de la mère Carte 5 Lieu de naissance de l élève Ville de naissance de l élève Code de lieu de naissance Code de lieu de naissance Carte 6 Autre nom de l élève (100 car.) Autres prénoms de l élève (59 car.) Autres prénoms de l élève (100 car.) Raison d absence d autres prénoms Réservé au Ministère Signature du demandeur Nom du responsable de la demande Numéro de téléphone Numéro de téléphone Poste Poste téléphonique Numéro d inscription au registre de l état civil (NIREC) page 7 de 9

8 Demande de changement des données d identification GIDE ARIANE Carte 1 Numéro de demande Numéro de demande Organisme client Organisme client Code permanent actuel Code permanent actuel Données de l usager Données de l usager Carte 2 Nom légal de l élève (30 car.) Nom légal de l élève (40 car.) Prénom usuel de l élève (20 car.) Prénom usuel de l élève (25 car.) de naissance (année/mois/jour) de naissance (année/mois/jour) Sexe (M ou F) Sexe (M ou F) Carte 3 Nom du père (30 car.) Nom du père (40 car.) Prénom du père (20 car.) Prénom du père (25 car.) Carte 4 Nom de la mère (30 car.) Nom de la mère (40 car.) Prénom de la mère (20 car.) Prénom de la mère (25 car.) Raison d absence de renseignements de parent Parents de même sexe Valeurs : M (masculin), F (féminin) Carte 5 Lieu de naissance de l élève Lieu de naissance de l élève Code de lieu de naissance Code de lieu de naissance Carte 6 Autre nom de l élève (100 car.) Autres prénoms de l élève (59 car.) Autres prénoms de l élève (100 car.) Raison d absence d autres prénoms Carte 7 Indicateurs du décès Statut de décès Valeurs : D (déclaré), C (confirmé) du décès (facultatif) du décès (facultatif) Réservé au Ministère Signature du demandeur Nom du responsable de la demande Numéro de téléphone Numéro de téléphone Poste Poste téléphonique Numéro d inscription au registre de l état civil (NIREC) page 8 de 9

9 GIDE Code de l organisme Nom légal de l élève Prénom usuel de l élève Codes permanents à fusionner Cocher le code permanent à conserver Signature du demandeur Téléphone Poste GIDE &&& Source Numéro de lot : Système, phase no de séquence Identification Nombre de demandes (max.=50) de contrôle Carte 1 Organisme transmis No de lot Type de demandes Nombre de demandes Mode retour Nom du demandeur No de téléphone Remarques d oblitération de réception Demande de fusion de codes permanents ARIANE Code de l organisme Nom légal de l élève Prénom usuel de l élève Codes permanents à fusionner Cocher le code permanent à conserver Nom du responsable de la demande Téléphone Poste téléphonique Numéro d inscription au registre de l état civil (NIREC) Feuille de lot ARIANE Organisme transmis No de lot Type de demandes Valeurs : 11 (Attribution CP avec NIREC) 12 (Attribution CP) 21 (Modification identification avec NIREC) 22 (Modification identification) Nombre de demandes Moyen de communication pour l envoi du lot Format de fichier de réponse Valeurs : P (PDF), A (ASCII) Moyen de communication pour le retour des réponses à l organisme Valeurs : 1 (télétransmission), 4 (par la poste) Nom du responsable de la demande No de téléphone Poste téléphonique Courriel page 9 de 9