1.2 Création de colonnes à partir d une sélection de texte

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1 TP Numéro 4 METTRE EN FORME UN DOCUMENT A L AIDE DE COLONNES, ACQUISITION DES TECHNIQUES DE MISE EN PAGE DE DOCUMENTS LONGS TELS QUE DES RAPPORTS OU DES MEMOIRES. 1 COLONNES Pour présenter du texte sur plusieurs colonnes, comme dans un journal, Word propose un bouton «Créer colonnes» dans le menu «Mise en page». Lorsque l on souhaite mélanger dans un même document des parties de texte sur une colonne et d autres sur plusieurs colonnes, il faut forcément utiliser les sauts de section sinon le changement du nombre de colonnes s appliquera à tout le document. Sous Word2010, ces sauts sont introduits automatiquement, vous pouvez le constater en activant le pied de mouche. 1.1 Création de colonnes sans sélection de texte Reprenez le fichier «Lisezmoi.txt» du TP précédent. Insérez un saut de section avec l option «Page suivante» à la deuxième page. Placez le curseur de saisie n importe où dans la deuxième section. A l aide du bouton «Créer colonnes» formatez le texte sur 2 colonnes. Que constatez-vous pour la largeur des colonnes? Passez en mode d affichage «Normal». Que constatez vous pour la mise en forme des colonnes? Repassez en mode d affichage «Page». En utilisant le menu «Mise en page Colonnes...», trouvez les actions à effectuer pour affecter la largeur 6 cm à la 1 ère colonne, 9 cm à la 2 ème, en séparant ces colonnes de 2 cm avec une ligne séparatrice visible. 1.2 Création de colonnes à partir d une sélection de texte Il est également possible d organiser en colonnes une partie d un document que l on a au préalable sélectionnée. Cette méthode est d ailleurs très efficace car elle crée automatiquement les sauts de section nécessaires à l opération. Sélectionnez plusieurs paragraphes de la section 3 (en laissant du texte libre à la fin du document). A l aide du bouton «Créer colonnes» formatez le texte sur 3 colonnes. Visualisez les caractères non imprimables. Que constatez vous aux bornes de votre sélection? En utilisant le menu «Mise en page Colonnes...», trouvez les actions à effectuer pour que les colonnes aient la même largeur et soient séparées par 1 cm avec une ligne séparatrice. Utilisez le mode «Aperçu avant impression» pour voir le résultat de votre mise en forme. 2 CODES DE CHAMP Les codes de champ sont des instructions que l on insère au moyen du menu «Insertion QuickPart Champ...» et que Word remplace par une fonction particulière. On peut par exemple lui demander d insérer la date du jour, l heure courante, le numéro de page et bien d autres éléments... Remarque : Le calcul de la somme des valeurs d une colonne dans un tableau (cf. TP n 2) est un exemple de code de champ. 2.1 Visualisation des codes de champs Pour visualiser les marques de codes de champ il faut cocher l option «basculer les Codes de champs» dans le menu «Insertion QuickPart...». TP Outils et méthodes de gestion de numéro 4 (Logiciel Word) 1/7

2 Ouvrez la zone de saisie du pied de page puis demandez à visualisez les marques de codes de champ (clic droit «basculer les codes de champ». Qu y a-t-il à la place du numéro de page (que vous insérerez)? 2.2 Insertion de codes de champ Placez un «/» derrière le numéro de la page puis ouvrez le menu «Insertion QuickPart Champ...» Insérez le champ : «NbPages» de la catégorie «Résumé». Que se passe-t-il? Visualisez à nouveau les codes de champ. Qu y a-t-il à la place du nombre total de pages? NB : vous pouvez activer/désactiver l affichage des codes de champ en sélectionnant un segment texte puis en utilisant le menu contextuel (clic droit) Ouvrez la zone de saisie de l en-tête de la section où vous êtes actuellement puis effacez la date située à droite. Insérez à la place le code de champ «DateCréation» de la catégorie «Date et heure». Quel est le texte qui s affiche? Recommencez l action précédente et choisissez cette fois-ci un format d affichage différent en cliquant sur le bouton «Options...». 3 Les documents longs La création de documents longs (rapports de stages, mémoires, livres, thèses ) nécessite la maîtrise de certaines techniques de mise en forme sophistiquées de manière à réduire la quantité de travail à effectuer. En effet, les nombreuses corrections que l on apporte généralement à ce genre de documents font que l on est vite confronté à des problèmes de maintenance du document tels que : le respect de la numérotation des titres de chapitre, le respect de la numérotation des pages, le respect de la numérotation des figures (et surtout de leur ordre), les renvois de texte dans le document, la validité de la table des matières Heureusement, les logiciels de traitement de texte offrent des fonctionnalités puissantes permettant de gérer les documents longs. Parmi ces fonctionnalités, quelques unes ont déjà été abordées. On peut citer notamment les «sauts de section», les «codes de champs», les «en-têtes / pieds de pages», les «listes numérotées» Nous allons apprendre à utiliser d autres méthodes adaptées aux documents dits «hiérarchisés», c est à dire aux documents possédant une numérotation. 4 Feuilles de style 4.1 Présentation Pour maintenir une présentation uniforme dans un document long au sein duquel on souhaite faire des effets de mise en forme (changement de polices de caractères, changement de taille ) il est très intéressant d appliquer des «styles» aux paragraphes. Ces styles sont regroupés dans ce que l on appelle une «feuille de styles». Ainsi, lorsque l on désire changer le type de présentation de certains paragraphes du document, on modifie le style concerné et la modification s appliquera à l ensemble des paragraphes portant ce style. La gestion des styles se fait au moyen du menu «Accueil Style» et du volet contenant les styles que l'on peut notamment afficher grâce au raccourci Alt+Ctrl+Maj+S. TP Outils et méthodes de gestion de numéro 4 (Logiciel Word) 2/7

3 4.2 Créer un nouveau style de paragraphe Pour créer un nouveau style appelé par exemple «mon_style», deux façons : - formater une zone de texte, puis via la menu contextuel accessible par clic droit, choisir «créer un style à partir de la sélection» - autre solution, ouvrir le volet de style, créer un nouveau style contenant les différentes propriétés de formatage désirées, puis l'appliquer en cliquant sur la zone de texte souhaitée. Le paragraphe qui contient le curseur porte maintenant le nouveau style et un nouveau style existe. Pour travailler sur les styles, commencez d abord par charger le fichier : «test-styles.doc».. Quel est le nom du style appliqué aux paragraphes? Notez aussi : le nom de la police de caractères : la taille de la police : Sélectionnez le 1 er paragraphe. Pour cela, double-cliquez dans la marge gauche de la fenêtre en face du paragraphe qui vous intéresse. Appliquez-lui un nouveau style que vous appellerez : Texte courant. 4.3 Appliquer un style à un paragraphe Pour appliquer un style existant à un paragraphe vous devez : 1- Placer votre curseur dans le paragraphe (ou le sélectionner). 2- Chercher le style qui vous intéresse dans la liste déroulante des styles. Appliquez maintenant ce style aux 3 paragraphes suivants (sans prendre les titres). Les autres paragraphes doivent toujours posséder le style «Normal». 4.4 Modifier un style de paragraphe Pour modifier en une seule fois la mise en forme de plusieurs paragraphes il faut modifier leur style. Pour cela il faut faire appel au menu : «accueil Style» et modifier les options présentées dans la boîte de dialogue. Le curseur de saisie doit être dans un paragraphe présentant le style que l on cherche à modifier. Placez votre curseur dans un paragraphe portant le style «Texte courant». Ouvrez le menu : «Accueil Style». Cliquez sur le bouton «Modifier» puis sur le bouton Dans la rubrique «Caractères», changez les options pour avoir un texte au format : Police Arial, Taille 12 Italique, Couleur Rouge. A l aide de la rubrique «Paragraphes», changez les options de manière à avoir des paragraphes avec l alignement «justifié». Donnez aux paragraphes restés en style «Normal» votre style «Texte courant». Appliquez aux titres 1 et 4 le style «Titre 1» et aux 4 autres le style «Titre 2». Constatez les différences de format. Ces styles serviront au chapitre suivant. TP Outils et méthodes de gestion de numéro 4 (Logiciel Word) 3/7

4 5 Mode plan 5.1 Présentation Chaque fois que l on veut structurer un document et l organiser en chapitres, ou dès que l on veut poser sur papier des idées de travail et les ranger selon un ordre de priorité, le «mode Plan» s avère pratique. Ce mode s obtient notamment grâce au bouton situé en bas à droite de Word2010. Le mode «Plan» se voit associer une barre d outils particulière. 5.2 Création d un plan En gardant le document créé au chapitre précédent, passez en mode plan. Vous devez donc voir la nouvelle barre d outils appelée «Mode Plan». Cliquez sur le bouton «1». Que constatez-vous? Cliquez maintenant sur le bouton portant le numéro 2. Remarque : Word se sert des styles prédéfinis «Titre 1», «Titre 2», pour organiser le plan de votre document. Voilà pourquoi il est important d utiliser les feuilles de styles dans des documents longs. Cliquez sur le bouton «Tout». La totalité de votre texte doit alors être visible. Remarque : Word autorise jusqu à 8 niveaux de titres. 5.3 Modification des niveaux de titre Pour modifier le niveau d un texte on utilise l un des trois boutons suivants : Rehaussement d un niveau du texte sélectionné Abaissement d un niveau du texte sélectionné Transformation du texte sélectionné en texte normal (et non en titre). Transformez le niveau du titre «Saut de Page», normalement de niveau 1, en un titre de niveau 2 à l aide du bouton adéquat. Constatez que le nom de son style a changé. Développez tout le texte (en cliquant sur le bouton «Tout»). Allez à la dernière ligne et ajoutez comme nouveau texte les lignes suivantes : Mon nouveau titre. Mon nouveau sous-titre. Mon nouveau sous-titre de plus bas niveau. Le début de mon paragraphe A l aide des boutons de la barre d outils du mode plan, faites en sorte que ces lignes soient respectivement de niveaux «Titre 1», «Titre 2», «Titre 3» et du texte normal. Quel est le style que Word a attribué au texte «Le début de mon paragraphe»? Modifiez le style de ce texte pour qu il devienne «Texte courant». TP Outils et méthodes de gestion de numéro 4 (Logiciel Word) 4/7

5 5.4 Réorganisation des niveaux de titres Pour réorganiser l ordre des paragraphes dans un document affiché en mode plan, il suffit de cliquer sur le symbole (+) ou (-) situé dans la marge de gauche puis de «glisser» le paragraphe à sa nouvelle position. L ensemble du texte situé en dessous du paragraphe déplacé suivra (c est à dire tous les éléments de rang inférieur). Déplacez le texte «Mon nouveau titre» de telle manière que ce titre se retrouve entre «Notes de bas de page» et «Saut de Page». Constatez que l ensemble du texte situé en dessous de votre titre a lui-même été déplacé. Entraînez-vous à modifier l ordre des titres et sous-titres comme vous le souhaitez. C EST CETTE FONCTIONNALITÉ QUI EST TRÈS UTILE LORSQUE VOUS SOUHAITEZ ORGANISER DES IDÉES ET SOUS-IDÉES SANS AVOIR À FAIRE PLEIN DE RATURES SUR UNE FEUILLE DE BROUILLON. 6 Numérotation automatique des titres 6.1 Présentation Dans un document long, la numérotation des titres doit toujours être faite de manière automatique afin de permettre de modifier l ordre des paragraphes selon la méthode du mode plan, sans devoir ensuite recalculer les numéros. Il faut alors faire appel au menu : «Accueil Style Numérotation des titres». 6.2 Choix d un type de numérotation Placez-vous en mode plan et développez la totalité du texte (bouton «Tout»). Placez votre curseur dans une ligne ayant le style «Titre 1». Ouvrez le menu «Accueil Style» et choisissez l un des formats proposés (vous avez la possibilité, dans cette boîte de dialogue, d apporter des modifications aux formats proposés). Pour ce qui est de la numérotation des différents niveaux, utiliser l icône de liste à plusieurs niveaux dans le menu «Accueil», définir le style de chaque niveau et l'appliquer à chacun des styles que vous avez crée et/ou utilisez. Tous les paragraphes ayant le style «Titre x» doivent maintenant être numérotés. Modifiez l ordre des paragraphes selon la technique vue au paragraphe 5.4 et constatez que les numéros sont automatiquement mis à jour. 7 Table des matières automatique 7.1 Présentation La table des matières d un document long peut se construire automatiquement dès lors que l on a utilisé les styles «Titre 1», «Titre 2» pour définir les titres. 7.2 Insertion d une table des matières Allez à la fin du document. Insérez un saut de page. Ouvrez le menu «Références Tables et index». Activez l onglet «Table des matières». Choisissez un modèle dont vous pouvez voir un aperçu à côté. Demandez à construire la table sur les 6 premiers niveaux de titre avec par exemple la mise en forme «officielle». Validez. Cela n est pas plus compliqué que cela!!! TP Outils et méthodes de gestion de numéro 4 (Logiciel Word) 5/7

6 8 Numérotation automatique des figures 8.1 Présentation Tout comme pour la numérotation des titres, il est intéressant d avoir une numérotation automatique des figures de manière à permettre une réorganisation rapide du document dans le cas où elles seraient déplacées ou supprimées. Pour cela, nous allons utiliser les options de légende accessibles dans l'onglet «Références légendes» 8.2 Insertion de numéros automatiques Insérez la figure «moncalib.bmp» fournie. Cliquez droit dessus et choisissez l'option «insérez une légende», définissez l'étiquette et validez. Saisissez maintenant le texte qui correspond à l'image, par exemple : «image pour la calibration» Insérez plus loin dans votre document une nouvelle image prise sur internet et reproduisez l'opération. Un numéro automatique doit apparaître et correspondre à l ordre des figures. Changez l ordre des paragraphes de manière à permuter l ordre des figures ( par exemple avec le mode plan). Les numéros ont dû alors changer pour refléter l ordre réel des figures. Insérez avant les deux premières images une troisième image prise sur internet et reproduisez l'opération. Les numéros ont dû alors changer à nouveau pour refléter l ordre réel des figures. 8.3 Insertion d'une table des illustrations à la fin de votre document, vous pouvez insérer une table des illustrations, répertoriant l'ensemble de figures que vous aurez étiquetées ou légendées de façon automatique, tel que cela vous a été demandé dans le 8.2. Pour ce faire, positionnez vous à l'endroit souhaité, puis en passant par le menu «Références», sélectionner «Tables des illustrations. Dans la fenêtre de dialogue, précisez notamment pour quel type d'illustrations (figure, table, illustration...) vous souhaitez faire la table et validez. Toutes les techniques présentées ici doivent maintenant vous permettre de rédiger des documents hiérarchisés qui sont «blindés» contre des restructurations profondes. TP Outils et méthodes de gestion de numéro 4 (Logiciel Word) 6/7

7 Récapitulatif Thèmes abordés Apprendre à utiliser les feuilles de style pour uniformiser la présentation de paragraphes. Apprendre à se servir du mode plan pour organiser la structure d un document long. Apprendre à numéroter automatiquement les titres principaux d un document. Apprendre à insérer des images dans un document Apprendre à créer automatiquement une table des matières. Mettre du texte en colonnes. Apprendre à insérer des codes de champs et à les mettre à jour. Numéroter automatiquement des figures. Questions Que doit-on faire pour avoir sur la même page du texte en une colonne et du texte en plusieurs colonnes? Comment fait-on pour déclarer un nouveau style personnel? De quels styles Word se sert-t-il pour construire une table des matières? Quel est le nom du style attribué par défaut au texte d un nouveau document? TP Outils et méthodes de gestion de numéro 4 (Logiciel Word) 7/7