MODE D EMPLOI EXTRANET hautemayenne.org

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1 MODE D EMPLOI EXTRANET hautemayenne.org Objectif de l extranet >> Cet extranet met à disposition les principales fonctionnalités nécessaires pour accéder, échanger, partager, travailler conjointement sur des documents, le tout dans un espace sécurisé. Qui peut l utiliser? Des techniciens, élus, partenaires du Pays de Haute Mayenne. Il suffit de s inscrire auprès du Pays et d adhérer ou de créer un groupe de travail. SOMMAIRE 1- CONNECTION (IDENTIFICATION A PARTIR DES ADRESSES MAIL) PAGE D ACCUEIL FONCTIONS...2 ACTUALITES / AGENDA... 4 MES GROUPES...5 MESSAGERIE GROUPEE...7 DOCUMENTS PARTAGES...8 MES INFORMATIONS & MOT DE PASSE...8

2 1- Se connecter L identification se fait obligatoirement via une adresse mail. Si une personne n a pas déjà un profil, elle doit en demander la création en prenant contact avec l administrateur de l extranet. Si l utilisateur perd votre mot de passe, il sera renvoyé sur sa boîte mail. 2- La page d accueil 2- Fonctions Grâce au menu à gauche, choisir une des 7 fonctions en cliquant sur les différents titres : Actualités / Agenda Mes Groupes Messagerie groupe Documents partagées Mes informations Mon mot de passe Contact Haute Mayenne

3 CONSEILS POUR LA NAVIGATION Attention, les boutons «Précédent» et «suivant» du navigateur Internet ne permet pas de naviguer à l intérieur de l extranet, mais renvoie à la page «Identification». Pour naviguer dans les dossiers, utiliser le chemin qui apparaît sous le bandeau vert.

4 - Actualités / Agenda a) Consultation des actualités et d un rendez-vous Une actualité est un petit article composé d un titre, d un bref article et éventuellement d une pièce jointe. Il existe deux sortes d actualités : - actualité générale ; qui concerne tous les utilisateurs de l extranet, - actualité liée à mes groupes (les autres utilisateurs n y ont pas droit), Il suffit de cliquer sur un lien orange pour lire la suite. Par exemple : Le rendez-vous fonctionne comme une actualité, sauf qu elle est liée à un lieu, une date et à un créneau horaire.

5 b) Créer une actualité ou un rendez-vous Il suffit de cliquer sur «ajouter une actu» et de remplir les formulaires. Attention, pour créer un rdv, veiller à bien remplir les champs «heure, lieu et durée» ; sinon elle s affichera dans les actu. ATTENTION à la période de publication : si elle est mal renseignée, l actu ou le rdv ne s affichera pas. - Mes groupes a) Menu des groupes. On distingue les groupes dont : on est membre on est responsable. Le responsable dispose de quelques options supplémentaires : droit de supprimer des documents ou des dossier, droit d ajouter ou de supprimer des membres du groupe A droite, un bouton permet à

6 l utilisateur de créer un nouveau groupe dont il sera automatiquement le responsable (si validation de l administrateur). b) Contenu d un groupe de travail A l intérieur d un groupe de dossier, l utilisateur accède aux dossiers et à la liste des membres du groupe. A droite, sont à disposition les «outils» permettant : - de créer un nouveau dossier - d envoyer une question aux membres du groupe - de publier une actualité pour ce groupe. Dans un dossier d un groupe de travail Une fois qu un dossier est sélectionné, l utilisateur a accès aux différents documents qui y sont attachés et qu il peut télécharger et/ou modifier.

7 Affichage d un document rangé dans un dossier Pour le document choisi, apparaissent les consignes et le lien pour le télécharger. Si l utilisateur souhaite le modifier, il faudra impérativement cliquer sur «PROTEGER LE DOCUMENT» pour informer les autres membres et éviter qu ils ne l utilisent pendant que la modification est en cours. - Messagerie groupe Cette fonction est très pratique lorsqu un utilisateur n utilise pas son propre ordinateur. Il permet d envoyer un mail aux contacts Pays sans utiliser une boîte perso, sans rechercher les adresses mails des uns et des autres

8 - Documents partagés Cette fonction permet d accéder à des documents du Pays, mis à disposition de tous les membres de l extranet. Par exemple, les compte-rendus des réunions, etc. Seul l administrateur de l extranet peut renseigner cette partie. - Mes informations & mot de passe Pour mettre à jour et/ou changer les coordonnées et le mot de passe.