GUIDE UTILISATEUR. Délégation et gestion d identités. Version 1.00

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1 GUIDE UTILISATEUR Délégation et gestion d identités Version 1.00

2 Table des matières Informations sur l application e-dentitas, disponible depuis l Espace Sécurisé des Avocats. L application e-dentitas... 3 Présentation générale de l application e-dentitas... 3 Qu est-ce qu e-dentitas?... 3 Présentation des différentes fonctionnalités de l application... 4 Première connexion à l application et création du compte Cloud... 6 Première connexion à e-dentitias... 6 Création de votre compte Cloud Privé depuis e-dentitas... 7 Le choix de l adresse électronique de référence... 7 Le tableau de bord... 8 TABLE DES MATIERES 2

3 L application e-dentitas Présentation générale de l application e-dentitas Qu est-ce qu e-dentitas? e-dentitas est une application de la plateforme sécurisée permettant : De créer votre mot de passe pour accéder à la plateforme sans votre clé e-barreau (l accès se fait alors avec des droits limités) ; De demander à un avocat d'être votre délégué sur l une des applications de la plateforme ; De déléguer vos accès à l une des applications de la plateforme ; De consulter et de modifier votre profil sur l application e-dentitas ; De visualiser l historique de vos connexions ainsi que de celles de vos délégués, à la plateforme. Les délégations sont de la responsabilité de l avocat. Leurs définitions comme leurs utilisations doivent être conformes aux règles de l exercice professionnel d Avocat et au code de procédure civile. PRESENTATION GENERALE DE 3

4 Présentation des différentes fonctionnalités de l application Les fonctions de l application e-dentitas sont organisées par rubrique. Voici un résumé des principales rubriques : Permet de revenir à l accueil de l application e-dentitas. Consulter les informations connues sur votre structure d exercice et la liste des avocats de votre structure ou de vos collaborateurs inscrits au service. Consulter et gérer vos délégations actives en tant que délégué ou déléguant, consulter vos délégations inactives, déléguer vos accès à un autre avocat. Consulter l historique de vos connexions et de vos actions sur la plateforme ainsi que l historique des connexions de vos délégués. Gérer vos identifiants de connexion sans clé, créer votre messagerie Cloud avocat-conseil et gérer vos préférences de contact de l application. Permet de vous déconnecter de l application e-dentitas et de la plateforme sécurisée. Voici des détails supplémentaires pour chaque rubrique : Cette rubrique vous donne une visibilité sur votre structure ainsi que les avocats qui la compose, en fonction exclusivement des données transmises par votre Ordre. Sur celle-ci seront affichés les noms des avocats inscrits au tableau de l ordre avec le numéro SIREN de votre structure. La présence des avocats en collaboration (par définition inscrits au tableau de l ordre avec un numéro de SIREN différent de celui de votre structure), dépend du fichier «collaborateurs individuels» mis à jour par votre Ordre. Merci de vous rapprocher de votre Ordre si vous souhaitez pour plus de commodités, voir apparaître les avocats collaborateurs de votre structure dans la liste affichée. Cette rubrique vous permet de gérer vos délégations sur les applications de la plateforme sécurisée, en tant que délégué ou délégant. Toute délégation nécessite une validation explicite du délégant ou du délégué. Pour céder ses accès et désigner un délégué, une identification par clé est exigée. L'associé du cabinet peut désigner un gestionnaire pour effectuer la saisie des relations délégué-délégant pour la structure. Toutefois les délégations définies par le gestionnaire devront être validées par les avocats concernés. PRESENTATION GENERALE DE 4

5 Cette rubrique vous donne une visibilité sur toutes les opérations qui concernent votre compte. La traçabilité est disponible pour les opérations suivantes : La connexion et la déconnexion de la plateforme sécurisée, Demande de délégation Création d une délégation Les sessions du délégué Les refus de délégation Les validations de délégation Les suppressions de délégation Les désactivations de délégation L acceptation des Conditions Générales d Utilisation Cette rubrique vous permet : De créer votre mot de passe de connexion à la plateforme sécurisée. Celui-ci sera indispensable pour que vous puissiez vous connecter sans votre clé e-barreau (y compris depuis votre smartphone ou votre tablette), à l aide de votre numéro de CNBF et du code OTP unique reçu par SMS. Votre numéro de téléphone mobile est requis pour recevoir par sms le code de connexion unique dit «OTP» (One Time Password). Vous pouvez aussi télécharger l'application «e-dentitas OTP» pour n'avoir qu'à presser une touche sur votre smartphone (Android, ios, Windows Phone) pour obtenir le code OTP unique. L accès à la plateforme à l aide d un identifiant et mot de passe, entraîne des restrictions sur les permissions du service que vous souhaitez consulter. Par exemple, dans le cas du service e-barreau, vous ne pouvez pas envoyer de message sécurisé en absence de votre clé. Lorsque vous vous connectez sans votre clé, seule la lecture et la préparation des messages dans un parapheur est possible. La clé reste donc obligatoire pour l'envoi de messages aux juridictions et ce, conformément aux arrêtés techniques régissant la communication électronique entre les avocats et les juridictions. De créer votre adresse de messagerie électronique «avocat-conseil.fr» à laquelle vous pourrez accéder depuis le Cloud Privé des Avocats. De choisir sur quelle adresse électronique vous préférez être contacté, dans le cadre de la gestion de vos délégations. PRESENTATION GENERALE DE 5

6 Première connexion à l application et création du compte Cloud Première connexion à e-dentitias À votre première connexion sur l application e-dentitas, vous êtes invité à prendre connaissance des Conditions Générales d Utilisation : Après avoir pris connaissance des Conditions Générales d Utilisations, cliquez sur «J ai lu, j accepte et je continue» pour accéder au service. Vous serez automatiquement redirigé vers la page «Mon Profil» d e-dentitas. Depuis celle-ci, vous devrez créer votre mot de passe vous permettant de vous connecter à la plateforme sécurisée sans clé et vous pourrez si vous le souhaitez, créer une messagerie avocat-conseil, vous donnant accès au Cloud Privé des Avocats. PREMIERE CONNEXION A L APPLICATION ET CREATION DU COMPTE CLOUD 6

7 Création de votre compte Cloud Privé depuis e-dentitas e-dentitas vous permet de créer votre adresse dans le Cloud Privé des Avocats. Si vous souhaitez obtenir de l aide ou prendre connaissance de la démarche à réaliser, merci de vous connecter à l adresse suivante : Après avoir répondu à quelques questions, vous obtiendrez le pas à pas correspondant à VOTRE situation. Le choix de l adresse électronique de référence Vous serez amené à recevoir des notifications importantes provenant de la plateforme e-dentitas, notamment celles qui concernent la délégation d accès (notamment pour e-barreau) ou le changement de vos identifiants. Il est donc important que vous soyez en mesure de prendre connaissance des notifications qui vous seront envoyées, pour valider les demandes qui vous seront faites. Il suffit pour cela de choisir l adresse de votre choix : L adresse électronique professionnelle renseignée sur e-barreau ; Votre adresse Cloud avocat-conseil, si vous l avez créée ; Votre adresse électronique de l adresse de secours, renseignée sur votre profil e-dentitas. Après votre sélection, cliquer sur l adresse de votre choix. Vous pourrez modifier votre choix à tout moment. PREMIERE CONNEXION A L APPLICATION ET CREATION DU COMPTE CLOUD 7

8 Vous souhaitez modifier l adresse renseignée sur e- Barreau? Pour ce faire, rendez-vous sur votre espace e- Barreau et rendez-vous sur le module «Tribunal de Grande Instance» ou «Cour d Appel». Puis, cliquez sur la rubrique «Modifier» située en haut à gauche de l écran et renseignez votre nouvelle adresse. Un courrier électronique vous sera envoyé sur la nouvelle adresse renseignée, afin de confirmer qu il s agit bien de votre adresse. Nous vous remercions de suivre les instructions données sur le courriel qui vous sera adressé. Le tableau de bord Le rôle du tableau de bord est de vous présenter tous les évènements lié à la mise en place d une délégation. Il vous permet d obtenir une traçabilité de chaque action. Par défaut toutes les opérations effectuées (connexion, déconnexion, validation des CGU, actions d'inscription...) sont listés. Les champs de recherche permettent de définir des filtres sur les évènements pour faciliter leur lecture. Il suffit ensuite de cliquer sur Filtrer pour lancer la recherche correspondante. Sur certains événements, il est possible de consulter des détails complémentaires en cliquant sur '+' comme le mode de connexion par CLE ou par LOGIN. Cliquer sur Réinitialiser pour revenir aux paramètres par défaut. Opérations : toutes les opérations liées à la délégation (connexion, déconnexion, demande de délégation, refus ou validation des délégations, etc ) Services : toutes les applications compatibles avec e-dentitas Les champs Utilisateur, Délégant et Délégué sont utilisables de 2 façons : - Soit en saisissant les premières lettres du nom - Soit en saisissant le numéro CNBF Cliquer sur Filtrer pour lancer la recherche. LE TABLEAU DE BORD 8