Collaboration MRS (MRPA) - Pharmacie

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1 Collaboration MRS (MRPA) - Pharmacie 5 mars 2015 Laurent Lamard Sales Manager Care Pharmacien Tom Claes BU Manager Corilus Pharma Pharmacien Hugues Florquin

2 Agenda Le cadre de la TUH Comment démarrer? Le schéma d administration La participation du pharmacien Comment automatiser Communications électroniques Communications sécurisées D autres évolutions possibles (stocks) Les applications Pour les Maisons de Repos Pour les Pharmacies Par où faut-il commencer? Questions

3 Cadre général de la TUH

4 Principes de base Résidents MRS-MRPA Patients INAMI Médication Orale Solide Facturation par 7 jours sur base du Schéma de médication Prix par pilule sur base du plus grand conditionnement Le principe de base de la prescription reste Prescription par boîte La substitution n est pas autorisée pour le pharmacien (excep. AB, AM) Economies sur les restes de médication

5 Principes de base TUH PMI Tarification à l unité Livraison par unité Facturation par semaine Livraison par semaine Produits - TUH Produits - PMI => Suivi complexe de ce qui est livré et de ce qui doit être facturé Qui est un patient MRS-MRPA MyCareNet pas d information pour l instant (Au plus tôt le 1/1/2016) Suivi administratif de la pilule De quelle ordonnance (N ) De quelle boîte (CBU) Evolution des prix Conditionnement prescrit conditionnement utilisé

6 Principes de base Frais pour la livraison en TUH 3,00 (ex. TVA) / semaine / résident Quel que soit le nombre de médicaments Mais suppression de l honoraire de délivrance et autres prestations Chapitre IV, DCI,. En conclusion : la marge par conditionnement n est plus que de 6% Le prix TUH est basé sur le plus grand conditionnement disponible Ce «conditionnement» doit servir pour la délivrance Peut être différent de la prescription (petit conditionnement) 1 conditionnement peut être utilisé pour plusieurs résidents Si le conditionnement de référence est remplacé par un plus grand conditionnement, la perte est au final pour le pharmacien

7 Principes de base Deux types d exceptions Au niveau du «patient» Flag 1 Patient TUH de passage (occasionnel), tarification par boîte Au niveau du «produit» Flag 2 Incorporé à une magistrale Posologie à la demande Pour ce produit tarification de la boîte, mais bien au prix par pilule Gestion de l attribution ou non d un honoraire de préparation L objectif est d avoir 95% de délivrance sans Flag Plus cet objectif est élevé, plus c est compliqué à gérer pour le pharmacien (et plus c est rentable).

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9 Livraison MRS avant 1/4/ Prescription Nom de spécialité ou DCI Facturation = conditionnement complet

10 Livraison MRS après 1/4/ Prescription Nom de la spécialité ou DCI Posologie à chaque moment = schéma d administration + Facturation = Nombre de pilules du conditionnement suivant la posologie

11 Posologie actuellement 11 Posologie non connue Le plus souvent Boîte complète au Prix de la boîte Règle Posologie connue sur base d une prescription Parfois Boîte complète au Prix de la boîte Posologie connue sur base d un schéma d administration Rarement Boîte complète au Prix de la boîte Exception

12 La posologie exacte, à tout moment? 12 Posologie non connue Pas de posologie Exception Posologie connue sur base d une prescription Historique de la posologie Posologie connue sur base d un schéma d administration Posologie actuelle Règle

13 Quel calcul? 13 Posologie non connue Boîte complète au prix-pilule Ex: Simvastatine EG 98 comp. 5 mg => 1 x 98 comp. Posologie connue sur base d une prescription Historique de la posologie Ex: Simvastatine EG 98 comp. 5 mg 1 x /jour => 14 x 7 comp. Posologie connue sur base d un schéma d administration Posologie actuelle Ex. 1 avril : 1 x Simvastatine EG 98 comp. 5 mg 8 avril : 2 x Simvastatine EG 98 comp.5 mg => (1 x 7 comp.) + (1 x 14 comp.) + (.)

14 14 Exemple de prix Amlodipine labo X 98 tabl. 5 mg Prix TUH 1/4/2015 Prix vente 8,35 Achat au jour 1 Facturé par tranches de 7 jours (Ex. 1/jour) Facturation terminée après 98 jours Marge du pharmacien : 6% soit 0,50

15 Les exceptions à la règle 15 Patient habituel A la demande Exception 2 TUH / boîte / 1 Hon Magistrale Posologie complexe Exception 2 TUH / boîte / 1 Hon Patient occasionnel Posologie connue TUH / Semaine Exception 1 Arrêt Exception (si autorisé) TUH «fin boîte» / 0 Hon Pas TUH

16 Que faire lors de l arrêt d une thérapie? 16 Délivrance en TUH et arrêt du traitement Pas de reprise du reste du conditionnement (AFMPS / Insp. Pharm.) Gestion des excédents Dans le cas PMI Le stock se trouve à la pharmacie» Reste dans le circuit de la pharmacie. Dans le cas de la livraison par boîte Le stock se trouve dans la MRS» Au niveau de la MRS redistribuer et prévenir le pharmacien TRES COMPLEXE (CBU, N lot, Date de péremption, N Prescription ) Gestion manuelle

17 17 Les points clés pour la réussite de la TUH Le schéma d administration Mise à jour journalière Communication journalière à la pharmacie Limiter les exceptions Sinon suppression des exceptions

18 Comment démarrer?

19 Plan des étapes pour la TUH 19 1) Faire un formularium Maximum de conditionnements économiques (TUH)(MàJ mensuelle) 2) Mise en place du schéma d administration (digital) Pharmacien partenaire (donner accès au soft MRS au pharmacien) 3) Mettre en place une méthode de travail PMI ou boîtes/blisters 4) Envoi du schéma d administration d une manière digitale ou gestion manuelle Via une plateforme e-health sécurisé 5) Retravailler le schéma d administration jusque Livraison, facturation, tarification, gestion des CBU 6) Valider ensemble la première facture Est-ce que tout s est bien passé?

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21 21 2) Coopération autour du schéma d administration Rôle actif du pharmacien Il connaît les produits Disponibilité et prix Fonctionnement, contre-indications, effets secondaires,. Actions pour la MRS Fournir un accès à distance pour le pharmacien sur le schéma de médication

22 22 4) Envoi du schéma de médication Envoi numérique 1 x par jour envoi via thérapie-link Le pharmacien vérifie et gère les «ajustements» Envoi par fax/mail Idem mais travail manuel Actions pour le Pharmacien et la MRS S équiper de HomeLink Secure pour l envoi sécurisé des fichiers! MRS: ajouter un accès à e-health!

23 Votre situation 23 Pharmacie Mise à jour à partir du 1 avril Prix par unité des pilules Liste des médicaments TUH Facturation et tarification par unité Formations Si vous comptez migrer sur Greenock Effectuez d abord la migration en ensuite démarrez avec la TUH! Migration des données!

24 Votre situation 24 MRS Gestion du schéma de médication sur papier Basculer vers une gestion «numérique» Participation du pharmacien à la validation du schéma d administration Gestion numérique du schéma de médication à la MRS Activer une communication électronique avec la pharmacie Via HomeLink Secure et Hector HomeLink version 1 fonctionne avec un FTP Demander à e-health votre certificat Upgrader vers HomeLink Secure via le contrat de maintenance Activer une communication via ehealthbox (commander Hector)

25 Déploiement progressif 25 Les autorités ne prévoient aucune phase de test Changement législatif trop profond pour oser démarrer toutes les pharmacies et toutes les MRS le même jour, le risque est trop important! Mars Discussions entre pharmaciens et MRS Avril Mai Juin Juillet Démarrage pharmacies pilotes + formations Feed-back 1 er facture / tarification + formations Démarrages + formations Démarrages + formations

26 Comment automatiser?

27 Le schéma de médication comme base de travail Communication intensive du schéma de médication Sécurisation (des données médicales) nécessaire Le schéma de médication est la base pour: Les soins pharmaceutiques Facturation (à l unité) Délivrance (PMI ou autre) Ordonnances Homelink Homelink Secure

28 28 Automatisation à 2 niveaux Envoi numérique du schéma Fichier Thérapie-link Sécurisation! Accès à distance pour le pharmacien Collaboration pour le schéma de médication, attestations, formularium Vous ne pourrez commencer avec la TUH qu après avoir suivi une formation sur l utilisation dans l application Après la formation, activation du module

29 Communication Pharmacie - MRS Commandes (Rx) HOME-LINK secure Software CARE - commande (Rx) - facturation - thérapie - production Thérapie: Schéma médication - Stock Software PHA Prêt (PMI) - Schéma médication - Formularium - Prescriptions MULTIDOSE MRS PHARMACIE

30 Homelink Secure Home Link Pharmacien Secure Home Link sécurisé avec la pharmacie Via la plateforme e-health Messages adressés / pas de serveurs intermédiaires Valable pour tous les types de fichiers Fichier de commande Fichier de facturation Fichier de production PMI Fichier thérapie Fichier stock Fichier formularium Recevoir + transmettre (cas de production par un tiers) Implémentation Formations & configuration Mise à niveau des installations existantes : ex : ehealthbox extra (Hector)

31 Sécurité Quelle sécurité? Qui (messages adressés) Quoi (messages structurés) Quand (date d envoi) Encrypté (contenu) ehealth box standard Initiative du gouvernement Protocole pour les professionnels de la santé cf Adressé et sécurisé Standard ouvert à toutes les professions de la santé et aux patients Opportunité pour se professionnaliser

32 Applications de la ehealthbox pour les MRS Communication externe sécurisée avec tous les acteurs des soins de santé : Pharmaciens Médecins (80% médecins néerlandophone sont sur Hector) Hôpitaux (80% des hôpitaux néerlandophones sont sur Hector)

33 33 Accès à distance pour le pharmacien Accès Remote Desktop =.rdp lié au serveur Windows Connection VPN sécurisée Teamviewer / LogMeIn / PC Anywhere software Prise en charge d un écran

34 Software Corilus Pharmacies Maisons de repos Greenock Offigest Cerussa suite HomePlus / CarePlus Geracc / Gernis Aussi compatible avec d autres software MRS Aussi compatible avec d autres software Pharmacie

35 Applications logiciels MRS

36 Applications MRS 1. Schéma de médication 2. La préparation et la distribution 3. Substitution de médicaments 4. Ajustements 5. Suivi des attestations 6. Faire une prescription 7. Envoi commande 8. Envoi des fichiers Dosage et Thérapie 9. Solution transitoire : liste

37 Applications MRS Gestion du schéma de médication

38 Applications MRS Gestion de la préparation, de la vérification et de la distribution

39 Applications MRS Substitution de médications

40 Applications MRS Suivi des accords (attestations)

41 Applications MRS Faire une prescription

42 Applications MRS Passage de commandes

43 Applications MRS Envoi des fichiers Dosage et Thérapie + e Health box

44 Applications MRS Solution transitoire: la liste de médications

45 Le rôle du pharmacien

46 Application logiciel Pharmacie

47 Etapes dans le programme pharmacie 47 A. Configuration Facturation client = MRS = TUH (Pas d info MyCareNet avant le 1/1/2016) Méthodes de travail : Boîtes ou PMI B. Réception d une prescription Résident = TUH? Médicament = TUH? C. Saisie ou lecture d un schéma d administration Saisie manuelle ou lecture via fichier électronique sécurisé D. Livraison / Facturation / Tarification par pilule N prescription originale? Code CBU par pilule? Prix du jour? Déjà livré? / Crédit pour le résident?

48 Complexité de la facturation R/ = autorisation de délivrance Quantité prescrite = la quantité maximale qui peut être délivrée Chaque boîte a : Un CBU + un prix et un remboursement Chaque pilule a : Un CBU (idem à la boîte) Un prix et un remboursement Peuvent être différents d une semaine à l autre! Peuvent être différents de la boîte prescrite Le pharmacien achète par BOITE mais livre par PILULE Risques possibles dans le temps Diminution de prix Retrait du marché Arrêt de la thérapie Plus remboursé, plus le «meilleur marché», + +

49 49 A. Configuration Ecran: Fiche institution Activation TUH Remplir N INAMI

50 50 A. Configuration Comment livrer Comment gérer le stock Comment gérer les CBU Comment gérer le schéma d administration

51 51 A. Configuration Au niveau patient TUH Hospitalisé Pas de TUH Séjour court

52 52 B. Encoder d une prescription Patient avec indication TUH Mettre ou retirer le Flag 1 Délivrance TUH normale

53 53 Délivrance occasionnelle Cliquer sur l icône Si on répond Oui, dans ce cas pas de TUH - flag 1 facturation par boîte

54 54 Retirer la TUH pour un produit, cliquer sur l icône = Flag2

55 55 B. Encoder d une prescription Déviation TUH Activer/désactiver Produit Patient

56 Délivrance occasionnelle (Flag 1) 56

57 57 B. Encoder une prescription Appliquer le Flag 2: facturation par boîte

58 Nombre facturé = nombre prescrit (Flag 2) 58

59 59 C. Lire ou encoder le schéma de médication Ecran Entrer la posologie dans le schéma d administration/schéma de médication Schéma d administration Schéma de médication

60 60 C. Lire ou encoder le schéma de médication Ecran Entrer la posologie dans le schéma d administration/schéma de médication Schéma d administration Schéma de médication

61 61 C. Lire ou encoder le schéma de médication Lecture du fichier de thérapie Comparaison avec le fichier précédent

62 62 D. Livraison / Facturation / Tarification* Introduction d une quantité supplémentaire livrée Via l écran Introduction du reste à facturer (flag2)

63 63 D. Livraison / Facturation / Tarification Aperçu du calendrier avec les quantités qui seront facturées Onglet avec les différents problèmes administratifs

64 64 D. Livraison / Facturation / Tarification Facture 1 x par mois 1 ligne par boîte 1 ligne par pilule avec le nombre de pilules Tarification 2 fichiers Fichier 1 (tarification classique) Boîtes Mois calendrier Fichier 2 (tarification TUH) Pilules 4 semaines complètes

65 FAQ

66 66 Questions fréquentes Que faire avec les ½ et ¼ de comprimé? Que faire avec les médications TUH qui ne sont pas PMI? Dois-je appliquer la PMI pour faire la TUH? Que faire avec les tournantes? Est-ce que je peux reprendre une médication? Que faire avec les médications restantes dans les MRS?

67 Questions fréquentes 67 Que faire avec les ½ et ¼ de comprimé? Posologie simple (ex 1 x 0,5 / jour) Transformer en semaine 1 : 4 comprimés / Semaine 2: 3. Posologie complexe Flag 2 Que faire avec les médications TUH qui ne sont pas PMI? Livraison par boîte et facturation semaine par semaine Arrêt de Traitement : Flag 2 ou manipulation complexe pour pouvoir réutiliser le reste Dois-je appliquer la PMI pour faire la TUH? non

68 Questions fréquentes 68 Est-ce que je peux reprendre une médication? Ceci n est pas autorisé par l inspection Que faire avec les médications restantes dans les MRS? Complexité des règles pour la redistribution La médication est encore la propriété de la pharmacie Flag 2 pour le résident A et en interne dans la MRS le redistribuer au résident B qui prend la même médication Que faire avec les tournantes? Ce n est plus possible Option, se répartir les départements au niveau de la MRS En pratique, extrêmement compliqué

69 Par où commencer?

70 70 Commençons par se préparer Discussions pharmacien - MRS Recherche de la meilleur manière de travailler Mise en place d une procédure en interne. Éléments clés Schéma d administration Communication électronique sécurisée Activation des certificats Activation de ehealthbox (Hector) Accès à distance pour le pharmacien sur le software de la MRS S abonner à HomeLink Secure et réservez une formation Les étapes se feront par phases Une formation sera nécessaire

71 Plus d informations sur Présentation FAQ s Corilus Calendrier des formations

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73 Merci