Guide d utilisation. Personnalisation des convocations SOMMAIRE 1 1. PREAMBULE 2 2. ACCES A LA PERSONNALISATION DES CONVOCATIONS 2

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1 Personnalisation des convocations Guide d utilisation Personnalisation des convocations Sommaire SOMMAIRE 1 1. PREAMBULE 2 2. ACCES A LA PERSONNALISATION DES CONVOCATIONS 2 3. PARAMETRAGE DES MODELES DE CONVOCATION PERSONNALISES 3 4. CREATION D UN MODELE DE CONVOCATION Création d un modèle de convocation Liste des variables utilisables Accès à la liste des variables disponibles Enregistrement du modèle Chargement du modèle SUPPRESSION D UN MODELE DE CONVOCATION 6 6. MODIFICATION D UN MODELE DE CONVOCATION 6 7. UTILISATION D UN MODELE DE CONVOCATION 6 page 1 / 7

2 1. PREAMBULE Cette fonctionnalité permet de : - Préparer des modèles de convocation personnalisés - D éditer les convocations selon le modèle souhaité (personnalisé ou pas) 2. Accès à la personnalisation des convocations Accès : Onglet Légipilote / Module Pour accéder au paramétrage des modèles de convocations, cliquer sur le bouton en haut, à droite du planning. situé page 2 / 7

3 3. Paramétrage des modèles de convocation personnalisés La page de personnalisation des convocations affiche la liste des modèles de convocation (Par défaut, seul le modèle proposé par Berger-Levrault est proposé - il ne peut être ni modifié, ni supprimé). Pour chaque modèle de convocation, 3 informations sont proposées : - Nom du modèle (utilisé lors de l édition des convocations) - Une coche précisant quel est le modèle qui sera appliqué par défaut lors de l édition des convocations (si cette case est cochée pour un modèle, elle sera automatiquement décochée pour les autres modèles) - Nom du fichier (tel qu'il est stocké sur le poste) 4. Création d un modèle de convocation Principe général de création d un modèle de convocation : 1. Dans un logiciel de traitement de texte, créer un modèle de convocation en y intégrant les variables de fusion nécessaires. 2. Enregistrer ce fichier au format.rtf 3. Charger ce fichier dans la page de personnalisation des convocations du module de gestion des commissions 1.1 Création d un modèle de convocation 2 méthodes sont possibles : - Méthode 1 : Sans partir d un modèle : Ouvrir le logiciel de traitement de texte et créer un nouveau document (vierge par défaut) page 3 / 7

4 - Méthode 2 : A partir d un modèle déjà existant : Depuis la liste des modèles de convocation, cliquer sur le bouton. Cette action charge le modèle sélectionné, avec les variables de fusion qu il contient ainsi que sa mise en page. 1.2 Liste des variables utilisables Une fois que le modèle de convocation est ouvert dans le logiciel de traitement de texte (vierge ou déjà pré renseigné), construire le modèle comme souhaité en y intégrant les variables de fusion disponibles pour cette édition et en appliquant la mise en forme, logos souhaités Accès à la liste des variables disponibles La liste des variables de fusion est accessible via le bouton présent à coté de la liste des modèles de convocation. Un clic sur ce bouton permet d afficher l ensemble des variables disponibles. La colonne de gauche affiche les variables utilisables (Possibilité de copier/coller ce nom dans le logiciel de traitement de texte). Il est impératif de copier/coller ou de saisir l intégralité du nom de la variable dans le modèle de convocation pour que la fusion avec les données soit prise en compte. Exemple : <.membre_civilite.> OK membre_civilite.> KO (il manque la balise de gauche : <.) membre_civilite KO (il manque les 2 balises ouvrante et fermante) La colonne du milieu précise l objet de la variable. page 4 / 7

5 La colonne de droite donne un exemple du rendu de la variable Cette liste est éditable via le bouton Enregistrement du modèle Une fois le modèle construit et mis en forme, l enregistrer au format.rtf («Enregistrer» si c est le même document qui est simplement modifié ou «Enregistrer sous» dans le cas d un nouveau document) sur le poste de travail Chargement du modèle Depuis le menu de personnalisation des modèles de convocation, créer un nouveau modèle en cliquant sur le bouton Cliquer sur le bouton Cliquer sur parcourir et sélectionner le modèle créé précédemment Une fois le fichier téléchargé, le nom du modèle est préalimenté par défaut mais modifiable page 5 / 7

6 Si souhaité, cocher la case «Défaut» pour que ce modèle soit systématiquement proposé par défaut lors de l édition des convocations. Valider la page 5. Suppression d un modèle de convocation Pour supprimer un modèle, le sélectionner dans la liste et cliquer sur le bouton Le modèle proposé par Berger-Levrault ne peut pas être supprimé 6. Modification d un modèle de convocation Pour modifier un modèle existant, il faut l ouvrir en le sélectionnant dans la liste des modèles et cliquer sur le bouton. Procéder ensuite à l ensemble des étapes décrites dans le Création d un modèle de convocation : - Modifier le modèle dans l éditeur de texte - L enregistrer au format.rtf - Le charger de nouveau dans la liste des modèles de convocation 7. Utilisation d un modèle de convocation Accès : Séance de commission / Onglet Convocation Pour chaque édition de convocation, il est possible de choisir le modèle de convocation qui sera utilisé. page 6 / 7

7 Sélectionner le modèle voulu dans la liste déroulante «Choix du modèle» puis cliquer sur. Si la sélection proposée n est pas modifiée, c est le modèle par défaut qui sera utilisé. page 7 / 7