Guide du tuteur ou de la tutrice

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1 BTS Assistant de Manager Sections de Techniciens Supérieurs du Lycée Juliette RECAMIER 57 rue de la Charité LYON Cedex 02 Tel Fax Guide du tuteur ou de la tutrice

2 Madame, Monsieur, Vous avez accepté d accueillir un-e étudiant-e de BTS Assistant de Manager dans votre service et nous vous en remercions. À travers ce guide, nous souhaitons vous apporter quelques informations afin que le stage se déroule dans les meilleures conditions pour : - le tuteur, - l étudiant-e, - les professeur-e-s chargé-e-s du suivi. Chaque stage est en effet l occasion pour l étudiant de BTS Assistant de Manager d acquérir et/ou d approfondir des compétences professionnelles en situation réelle de travail et d améliorer sa connaissance du milieu professionnel et de l emploi. Il constitue un moment privilégié pour : - vivre des situations professionnelles réelles en immersion dans des contextes organisationnels, - construire une représentation du métier dans ses dimensions managériales, techniques et relationnelles, - développer des compétences professionnelles, - réaliser des activités mobilisant de façon significative les compétences relatives à la communication et aux relations internes et externes, au soutien de l information, à l aide à la décision, à l organisation de l action et à la prise en charge d activités déléguées, - appréhender les spécificités culturelles, langagières, organisationnelles de l activité de l assistant à l étranger ou dans un contexte international, si celui-ci le permet, - se repérer et agir au sein d un système d information réel. Les activités menées en stage sont déterminantes pour la réussite de l étudiant au BTS car elles servent de support direct à deux épreuves professionnelles : «E4 Communication professionnelle en français et en langue étrangère» et «E6 Action professionnelle» et à une épreuve de module : «Assistance aux relations commerciales internationales». Vous trouverez dans ce guide les informations concernant : - le stage avec les missions et des exemples de tâches, - le suivi du stage, - les épreuves d examen en lien avec le stage, - la grille d appréciation. Nous restons à votre disposition pour vous apporter tout complément d informations. L équipe pédagogique BTS Assistant de Manager Le guide du tuteur Page 2

3 LE STAGE Comme tous les Brevets de Techniciens Supérieurs, le BTS Assistant de manager est un diplôme Bac + 2. L'assistant(e) de manager(s) exerce ses fonctions au sein d'une direction ou d'un service ayant des relations courantes avec des partenaires nationaux et étrangers. Pivot de tout système administratif et/ou commercial, il (elle) intervient dans un environnement de travai l très évolutif où se multiplient les échanges internationaux. Tous les étudiants pratiquent 2 langues vivantes anglais allemand ou italien ou espagnol Missions de l assistant de manager Seconder un responsable dans la gestion administrative de son service. Prendre des initiatives et seconder efficacement des cadres de direction. Participer et soutenir la communication et les relations au sein de l'entreprise et entre l'entreprise et son environnement national et/ou international. Mener des actions en relation avec des partenaires étrangers. Rechercher l'information et participer à la prise de décision. Organiser la mise en œuvre et l'application de décisions. Assurer la gestion et la responsabilité de certains dossiers ou activités déléguées. Exemples de tâches : (dans un contexte national ou international) Administratives Gérer une base de données. Création, classement, mise à jour de fichiers (clients, fournisseurs français ou étrangers, personnel). Organisation du classement et de l'archivage de courriers, dossiers... en langues étrangères, à destination ou en provenance de l'étranger ou en relation avec l'activité internationale. Enquêtes internes et externes. Suivi administratif de commandes en liaison avec des partenaires étrangers. Rédaction de messages et diffusion interne et externe d'informations. D organisation Organisation de manifestations dans un contexte national et/ou international : salons, congrès, colloques, réunion, conférence, séminaire, journée portes ouvertes. De communication Accueil et prise en charge de visiteurs ou partenaires étrangers. Prise de notes, comptes rendus, rapports en français et en langues vivantes étrangères. Traduction et réalisation de plaquettes, brochures, livret d accueil, journal d entrepri se, pages Web, modes opératoires. Création d un diaporama. Publipostage en français et en langues vivantes étrangères. Revue de presse. De gestion des ressources humaines Gestion administrative du personnel. Action de recrutement, de formation. Gestion de déplacement du personnel (réservations.). BTS Assistant de Manager Le guide du tuteur Page 3

4 De gestion documentaire Traitement et diffusion des données documentaires. Organiser l archivage. Créer et gérer un fonds documentaire. De gestion comptable Enregistrement comptable d'opérations simples. Etablissement d un budget. Réalisation de tableau de bord, de statistiques. Calcul et analyse de coûts. De gestion commerciale Gestion des fichiers des clients et des fournisseurs. Etude de marché de l entreprise. Relance téléphonique de clients français ou étrangers. Préparation d'actions publicitaires. Réalisation d une étude comparative. Réalisation et présentation d'études statistiques (export, import). Traitement de dossier import-export. De gestion du temps Gérer le planning d un service, des dossiers du personnel, des congés des salariés, des absences. Gérer un agenda électronique. Le déroulement du stage Chaque étudiant(e) consacre 6 semaines par an à un stage en milieu professionnel : en mai et juin en 1 ère année, en novembre et décembre en 2 ème année. Ces stages se déroulent dans des organismes ayant des activités internationales et/ou à l étranger. L'une des épreuves de l'examen intitulée «E6 - Action professionnelle» porte sur un entretien à partir d'un dossier professionnel. Le stage en entreprise permet au candidat de réaliser une partie de ce dossier professionnel qui est composé : des documents relatifs aux stages (attestations de l entreprise), des fiches descriptives d'actions professionnelles (normalisées), du livret de compétence (validation des pratiques par les professeurs), des documents réalisés au cours de l'exécution d'une activité professionnelle. De plus, l'épreuve E4 s'appuie sur des situations de communication professionnelle emblématique s du métier, vécues ou observées par le stagiaire. Étudiants, professeurs, membres du jury sont tenus à une obligation de discrétion à propos des informations qui leur sont présentées comme confidentielles. Enfin, le stage en entreprise est l'occasion pour le stagiaire d'accéder à des matériels bureautiques et aux logiciels. Le stagiaire devra pouvoir emporter à l issue du stage les documents produits et ceux décrivant l entreprise, le poste de travail, les missions confiées. Ils seront présentés au jury d examen. BTS Assistant de Manager Le guide du tuteur Page 4

5 LE SUIVI DU STAGE La qualité des stages repose sur l implication : de l entreprise d accueil qui propose des activités représentatives du référentiel d activités professionnelles et du niveau d exigence du diplôme ; de l étudiant qui définit avec l entreprise et l équipe pédagogique les objectifs et les contenus de ses activités en entreprise ; de l équipe pédagogique qui encadre, conseille, met en cohérence et articule les différentes modalités d appropriation des compétences et des savoirs. L équipe pédagogique s engage à : proposer aux étudiants toutes les demandes de stages émanant des entreprises, s identifier auprès des tuteurs par une adresse électronique, répondre à toute demande d informations liées à l exercice du stage, réaliser au moins un bilan pendant le stage : o par téléphone et/ou par courriel pour les stages à l étranger avec un professeur de langue, o par téléphone et/ou par courriel pour les stages au niveau national, o par téléphone et/ou par courriel ainsi qu en face à face pour les stages au niveau local, sensibiliser les étudiants sur la confidentialité des informations recueillies dans l entreprise et à en préserver le secret. L étudiant-e s engage à : tenir un carnet de bord papier ou électronique sur lequel il-elle note à la fin de la journée les travaux demandés, les réalisations, les problèmes mais aussi les réussites, les faits marquants, les étonnements et les remarques, qui pourront alimenter les épreuves E4 et E6, réaliser un compte rendu hebdomadaire de son travail, validé par son tuteur, qu il communique par mél à ses professeurs référents, donner au tuteur les documents à compléter dès le début du stage (certificats et bilan), effectuer une remontée d informations sur son travail auprès de son tuteur selon la périodicité définie entre le tuteur et l étudiant, demander l autorisation au tuteur pour toute «sortie d information» papier ou numérique liée à ses activités professionnelles donnant lieu à évaluation dans le cadre de l examen BTS au titre des épreuves E4 et E6, prévenir le tuteur et l établissement scolaire en cas d absence, tout élève qui n effectuerait pas les 6 semaines de stage ne pourrait faire valider son stage pour l examen. respecter le matériel de l entreprise ; tout abus sera pris financièrement en charge par l élève. Le tuteur ou la tutrice s engage à : accepter d être observé-e par l étudiant-e, à l aider à prendre du recul et mener une réflexion qui lui permette d analyser le contexte et ses créations, rencontrer régulièrement le la- stagiaire pour l aider et contrôler les réalisations demandées, permettre, après contrôle du respect de la confidentialité et du secret professionnel éventuel, la «sortie d information» papier ou numérique liée à ses activités professionnelles donnant lieu à évaluation dans le cadre de l examen BTS au titre des épreuves E4 et E6, sous forme d une autorisation écrite, mettre en œuvre les moyens permettant au stagiaire d acquérir les compétences informatiques liées aux logiciels spécifiques de l entreprise, contacter l équipe pédagogique en cas de nécessité ou pour tout besoin d informations, compléter les documents fournis par le-la- stagiaire : certificats de stage, bilan de stage et grille d évaluation. BTS Assistant de Manager Le guide du tuteur Page 5

6 EPREUVES D EXAMEN EN LIEN AVEC LE STAGE Epreuve E4 : Communication professionnelle en français et en langues étrangères Cette épreuve a pour objectif d apprécier les capacités du candidat à mobiliser ses connaissances et ses compétences dans un contexte pluriculturel, et à faire face aux aléas et imprévus i nhérents aux situations de travail réelles en adoptant le comportement relationnel idoine. Le stage doit permettre au candidat d acquérir les compétences comportementales pour satisfaire à l épreuve, par imprégnation sociale, dans des contextes de travail, auprès d assistants expérimentés. Le stage a aussi pour vocation, par la répétition des situations réelles rencontrées et l expérience ainsi acquise, d amener le candidat à faire preuve de recul et de réflexion. Epreuve E6 : Action professionnelle Cette épreuve a pour objectif d évaluer la capacité du candidat à agir dans des contextes nationaux et internationaux, en intégrant l exigence d efficacité, en particulier dans le recours aux ressources d un espace numérique de travail. Il s agit d apprécier des compétences en termes d action et particulièrement dans le cadre de la prise en charge d activités déléguées. Les actions professionnelles ont pour but d installer des compétences professionnelles étayées par des savoirs, de les mettre en œuvre pour apporter une réponse à un besoin managérial en proposant des solutions adaptées et en assurer leur mise en œuvre après avoir identifié les enjeux, les contraintes et opportunités. Les élèves du lycée doivent préparer un diaporama de présentation de chacun des stages (organisation d accueil, poste de travail, travaux, contribution aux activités du ou des managers et/ou du service). Le règlement d examen prévoit l intervention des professionnels pour faire partie des commissions d interrogation à parité avec les professeurs de la spécialité, pour évaluer les candidats. La tutrice (ou le tuteur) peut proposer sa participation au professeur assurant le suivi. Epreuve EF2 : Module «Assistance aux relations internationales» L élève présente à l examen un dossier décrivant une mission réalisée dans un contexte international. Les points obtenus et supérieurs à la moyenne sont ajoutés au total des points des épreuves obligatoires. Ce module permet à l élève d être sensibilisé -e à l aspect international des activités d un-e assistant-e de manager. Il donne quelques connaissances en rapport avec le commerce international (étude de marché, risques, incoterms, documents obligatoires dans les échanges internationaux etc ) Le règlement d examen prévoit l intervention des professionnels pour faire partie des commissions d interrogation à parité avec les professeurs de la spécialité, pour évaluer les candidats. La tutrice ou le tuteur peut proposer sa participation au professeur assurant le suivi. BTS Assistant de Manager Le guide du tuteur Page 6

7 BREVET DE TECHNICIEN SUPÉRIEUR SESSION 20 LYCEE JULIETTE RECAMIER - LYON ASSISTANT DE MANAGER CERTIFICAT DE STAGE NOM du (ou de la) candidat-e :... PRENOMS :... NOM de jeune fille pour les femmes mariées :... Date et lieu de naissance :... DATES DU STAGE : du :... au :... soit :...semaines ENTREPRISE (nom, adresse, n de téléphone) : ACTIVITÉS DE L ENTREPRISE : FONCTIONS OCCUPÉES PAR LE/LA STAGIAIRE (mention obligatoire) : LANGUE VIVANTE ÉTRANGÈRE PRATIQUÉE DANS LE CADRE DE CES ACTIVITÉS : Nom, qualité du signataire Date :... Signature : Cachet de l entreprise BTS Assistant de Manager Le guide du tuteur Page 7

8 Académie de Lyon Session 20 Lycée Juliette Récamier BTS Assistant de manager BILAN DE STAGE IDENTIFICATION DE L ÉTUDIANT Nom :.Prénom :. ENTREPRISE OU ORGANISME PARTENAIRE NOM OU RAISON SOCIALE :... Adresse : Service d accueil :... Responsable du stage :... Date du stage : du...au soit... semaines. Partie à remplir par le tuteur DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS PRINCIPALES CONFIÉES AU STAGIAIRE ACTIVITÉS RÉALISÉES EN LANGUE ÉTRANGÈRE (lesquelles, fréquence ) APPRÉCIATION GLOBALE par le responsable du stage Sur le stagiaire (Comportement, implication, compétences relationnelles, techniques et linguistiques) Sur la pratique de la langue étrangère Date :... Nom et fonction du tuteur : Signature Cachet de l entreprise Cachet de l établissement et visa du professeur BTS Assistant de Manager Le guide du tuteur Page 8