MANUEL-CADRE DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

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1 " % % A MODULE A ORGANISATION DE L AGENCE A MODULE A ORGANISATION DE L AGENCE... 1 A.1 PRESENTATION DE L AGENCE... 2 A.1.1 RENSEIGNEMENTS GENERAUX... 2 A.1.2 ADRESSES UTILES... 3 A.1.3 IMPLANTATION GEOGRAPHIQUE... 4 A.1.4 ACTIVITES DE L AGENCE... 5 A.1.5 INFORMATIONS SUR LA 1ERE ACTIVITE CONFIEE A L AGENCE... 6 A.1.6 DOCUMENTATION JURIDIQUE... 7 A.2 ORGANISATION DE L AGENCE... 8 A.2.1 ORGANIGRAMME DE L AGENCE... 8 A.2.2 DESCRIPTION ET FONCTIONNEMENT DES ORGANES !"# ##$ $#"...9 % #!$#"...10 & ' #!!...10 (!"##"!# #...10 A.2.3 DESCRIPTION DES POSTES CLES % #!$)...12 % #!$) $!*#+)...14 % % #!$) ##$ $#,$,#!#...15 % &!"$ " ) $#"-.!"$ " ) #$ /...17 % (!"# 0) ##+)...18 % 1!"#!")#!$#"-!!/...19 % 2 #$$#!$#"...20 % 3!"$...21 % 4 #$$,#!#...22 % 5 #$$##$ $#,...23 %! $# #!$#""),...24 %!*, "0$...25 % %! $# #!$#"") $...27 % & $ #$!$#"#$...28 % (!*),,)...29 % 1 $"...30 A.2.4 POUVOIRS A.3 GESTION DE L INFORMATION A.3.1 CODIFICATION DE L INFORMATION %!"#,#!$#" ' #!...32 %!"#,#!$#""$...32 % %!"#,#!$#"!$#' #$...33 % &!"#,#!$#"# #...33 % ( ) "$$#""!)$...33 % 1 $$#""!)$...34 A.3.2 TRAITEMENT DU COURRIER EXTERNE %!") # *6 #+)...35 %!") #!$ "#+)...38 A.3.3 CIRCULATION DE L INFORMATION INTERNE A.4 ANNEXES DU MODULE A /2002 & & & & & & & & & & & & & '

2 "!! # $! ( A.1 PRESENTATION DE L AGENCE A.1.1 RENSEIGNEMENTS GENERAUX Dénomination Sigle <insérer la dénomination de l agence> <insérer le sigle de l agence> Statut <préciser le statut juridique de l agence> : (Association à but non lucratif régie par la loi du 1 er juillet 1901 ou Société de capitaux. Pour les associations, rappeler les références du récépissé de reconnaissance par l autorité publique ; pour les sociétés, mentionner les références de l immatriculation au registre du commerce). Sige Adresse Durée de vie Régime fiscal Sécurité sociale <insérer le nom d e la ville du sige de l agence> <insérer l adresse du sige de l agence> (rue : N boîte postale : N téléphone : N télécopie : ) illimitée. Il est important de rappeler que la durée de vie de l'agence n est pas limitée à l exécution d un projet. Sa durée de vie est, en réalité, indéterminée. <insérer le régime fiscal auquel sont assujettis l agence et son personnel> (vis-à-vis des droits et taxes d importation, de la taxe de consommation intérieure, des impôts sur les revenus, droits d enregistrement et de timbres de l impôt sur les traitements et salaires du personnel, etc.). <insérer le régime sécurité sociale auquel sont assujettis l agence et son personnel> (vis-à-vis de la retraite, des prestations familiales, de l assurance maladie et accident de travail, etc.). 12/2002 & & & & & & & & & & & & & )

3 "!! # $! A.1.2 ADRESSES UTILES Ministre chargé des finances <insérer le nom et les contacts de l interlocuteur du service public chargé de la gestion des financements extérieurs > Services des impôts <insérer le nom et les contacts de l interlocuteur du service des impôts dont relve l agence > Organisme de sécurité sociale <insérer le nom et les contacts de l interlocuteur du service de sécurité sociale dont relve l agence > Service de l'emploi <insérer le nom et les contacts de l interlocuteur du service public chargé des questions de l emploi dont relve l agence > Expert comptable <insérer le nom et les contacts du cabinet d expert comptable qui apporte son assistance à l agence > Auditeur <insérer le nom et les contacts du cabinet d audit chargé du contrôle des comptes de l agence > Commissaire aux comptes (cas des sociétés anonymes) <insérer le nom et les contacts du cabinet du commissaire aux comptes de l agence > Informaticien <insérer le nom et les contacts du bureau de prestations informatiques de l agence > Le CG doit compléter et actualiser régulirement la présente rubrique 12/2002 & & & & & & & & & & & & & *

4 "!! # $! ( + +, - A.1.3 IMPLANTATION GEOGRAPHIQUE Les statuts prévoient habituellement que le sige de l Agence est fixé dans la capitale administrative du pays d origine. Toutefois, les mêmes statuts précisent que selon les besoins, l Assemblée Générale est habilitée à transférer le sige de l Agence dans toute autre localité du territoire national. De même, cette Assemblée est habilitée à créer des antennes locales dans toute autre localité du territoire national. 12/2002 & & & & & & & & & & & & &.

5 "!! # $! A.1.4 ACTIVITES DE L AGENCE Aux termes des dispositions des statuts, toute Agence poursuit des objectifs généraux et des objectifs spécifiques. Les objectifs spécifiques dépendent de la particularité de chaque agence. Par contre, les objectifs généraux de l Agence sont les suivants : exécuter les projets de développement dans les délais et selon des principes d économie, d impartialité, de transparence et d efficacité ; introduire et appliquer des procédures simplifiées efficaces et contrôlables, et qui puissent servir plus tard de référence d efficacité pour l Administration et les Collectivités dans la gestion des marchés publics ; encourager l usage des méthodes à haute intensité de main d œuvre, chaque fois qu elles présentent une efficacité économique, pour contribuer ainsi à la création d emplois et à la lutte contre la pauvreté ; inciter, favoriser le développement du secteur privé national, notamment des bureaux d études et des petites et moyennes entreprises (PME) en général et du secteur du bâtiment et des travaux publics (BTP) en particulier, et faciliter le renforcement de leur capacité à étudier, réaliser et superviser un large éventail de travaux d infrastructure. Le mode opératoire principal de l Agence est la MAITRISE D OUVRAGE DELEGUEE (MOD). Cette activité est régie sur le plan juridique par le mandat qui est un contrat par lequel le mandataire (l Agence : Maître d ouvrage délégué) représente le mandant (Maître d Ouvrage) dans l exécution d opérations réalisées pour le compte de celui-ci. Elle agit en qualité de mandataire pour le compte de mandants qui peuvent être : le gouvernement, les collectivités territoriales, les projets et programmes de développement, les communautés de base et même les intervenants privés. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & /

6 "!! # $! ( ' 0 A.1.5 INFORMATIONS SUR LA 1ERE ACTIVITE CONFIEE A L AGENCE <insérer ici un résumé descriptif sur la 1 re activité déléguée à l Agence> (il est possible de transférer cette partie du manuel dans les annexes du présent module). Les objectifs du projet ou du programme, Les bénéficiaires du projet ou du programme, Les composantes ou parties du projet ou du programme, La durée du projet ou du programme, La zone géographique d intervention, Le coût du projet, La méthode d intervention de l Agence. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & 1

7 "!! # $! # ( 2 - A.1.6 DOCUMENTATION JURIDIQUE Les documents obligatoires nécessaires à la gestion de l Agence sont classés en 4 catégories : REGISTRES JURIDIQUES : REGISTRES SOCIAUX : REGISTRES COMPTABLES : DOCUMENTS INSTITUTIONNELS : Registres des P.V. d assemblées Registres des P.V. de conseils (pour les SA) Registre de l employeur Registre de la paie Registre médical Livre d inventaire Livre-journal Grand-livre Conventions de financement Conventions de maîtrise d ouvrage déléguée Conventions de projet Manuel de procédures administratives, financires et comptables Manuel de procédures techniques Guides de référence des PTF pour la passation des marchés, les décaissements, la présentation des rapports Tout autre document juridique indispensable 12/2002 & & & & & & & & & & & & & 3

8 ( ( A.2 ORGANISATION DE L AGENCE A.2.1 ORGANIGRAMME DE L AGENCE ASSEMBLEE GENERALE CONSEIL D'ADMINISTRATION (cas SA) DIRECTEUR GENERAL #$$ #!$#"!"$ " ) $#"8!#!"# 0) ##+)!"#!")#!$#" #!$) $!*#+) #!$) ##$ $#, 7,#!#!*,-/ "0$! $# #!$#"!"$ #$$ ##$ $#, #$$,#!#!*),,) $" $#$!$#"#$! $# #!$#" < > : liaison fonctionnelle > : liaison hiérarchique 12/2002 & & & & & & & & & & & & & 4

9 # + 5 ( A.2.2 DESCRIPTION ET FONCTIONNEMENT DES ORGANES La composition, les pouvoirs et le fonctionnement des organes principaux sont décrits dans les statuts et le rglement intérieur de l Agence. Il ressort clairement de ces documents institutionnels que l Agence ne peut être assimilée à un projet. L Agence est une structure autonome à laquelle l Etat confie l exécution de projets publics. Les relations qui existent entre elle et les autorités de l Etat sont fonctionnelles mais non de subordination. C est même la condition essentielle qui préside à la signature des conventions avec les PTF. Les organes de gestion l Agence comprennent : l Assemblée Générale des sociétaires, le Conseil d Administration, pour les sociétés anonymes, la Direction Générale, les services techniques, financiers et administratifs, les Commissions spécialisées. 7)7)7' $ " " % 8 $! $ L Assemblée Générale (AG) est l organe d approbation des actes de l Agence. C est l organe suprême de l Agence. C est elle qui : définit les grandes orientations des activités de l Agence, approuve le programme annuel d activités de l Agence, approuve le budget annuel, et les états financiers annuels de l Agence, approuve le MPACF et ses mises à jour ultérieures. Les décisions de l Assemblée sont prises sous forme de résolutions annexées au procsverbal (P.V.) de la réunion au cours de laquelle ces décisions ont été prises. L AG se réunit au moins une fois par an en session ordinaire pour examiner toutes les questions habituelles liées au fonctionnement normal de l Agence et, en particulier, le projet de budget établi pour l exercice suivant. Elle se réunit en session extraordinaire dans les conditions fixées par les statuts pour examiner les questions relevant de ce type de réunions. Les décisions prises par les organes spécifiques institués dans le cadre de la mise en œuvre des projets ne doivent entamer en rien l autonomie de l Agence. Ces décisions doivent être préalablement ratifiées par l Assemblée générale pour être exécutoires. 7)7)7) $! " $ # # %! "! Dans le cas des sociétés anonymes, le Conseil d Administration (C.A.) est l organe de gestion de l Agence. Sa composition, ses pouvoirs et ses modalités de fonctionnement sont arrêtés par les statuts. Le C.A. reçoit de l AG les pouvoirs les plus étendus pour représenter l Agence vis-à-vis des tiers et autoriser les actes accomplis dans le respect son objet social. Les administrateurs sont nommés par l AG. Le C.A. est notamment chargé : d arrêter les états financiers annuels de l Agence ; d établir le rapport annuel d activités, de proposer le programme annuel d activités, d arrêter le projet de budget annuel de l Agence, d examiner et d entériner les sous-projets et les opérations proposés par les mandats, de proposer la nomination du DG et du Commissaire aux Comptes, de proposer les modifications à inclure dans le MPACF. Le C.A. délgue au DG ses pouvoirs afin de représenter au mieux l Agence et assurer le fonctionnement optimal de l Agence. Le C.A. reste responsable des actes de gestion du DG. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & 6

10 # + 5 ( 7)7)7* $ #!! $ La Direction générale est l organe de direction de l Agence. Le DG (DG) est nommé par l AG sur proposition du C.A. aprs avis du Gouvernement. Le DG reçoit ses pouvoirs, par délégation, du C.A. En conséquence, il agit sous le contrôle du C.A. Pour la mise en œuvre des activités de l Agence, il se fait assister par un Directeur technique (DT) et un Directeur administratif et financier (DAF). 7)7)7. $ " " : " # $! 1. La Direction technique La Direction technique assure la gestion technique de toutes les activités de l Agence. 2. La Direction administrative et financire La Direction administrative et financire assure la gestion administrative et financire des activités de l Agence. 7)7)7/ $ " % % " "! " " $ " " Les commissions spécialisées sont des organes institués pour la prise rapide et collective de décisions de gestion efficaces et transparentes : La Commission des Marchés (CM), La Commission d Analyse, Le Comité hebdomadaire de direction. 1. La Commission des Marchés La Commission des marchés (CM) comprend les membres suivants : DG, Président de la commission DAF ou son représentant, DT ou son représentant, Un observateur désigné par le maître d ouvrage. La CM est chargée de prendre les décisions de qualification et de classement des entreprises et d attribuer les marchés. Elle se réunit autant de fois qu il est nécessaire. La CM est présidée par le DG. Le CA en assure le secrétariat. Les décisions de la CM sont mentionnées dans les P.V. établis pour chacune de ses réunions. 2. La Commission des Marchés Les membres de la CA sont désignés par la CM. Le DT préside la CA, s il n est pas membre de la CM. La CA assure le secrétariat de la CM. Elle est chargée de faire les travaux préliminaires d analyse et de proposition pour la prise de décision de la CM. Les décisions de la CA sont mentionnées dans les P.V. établis pour chacune de ses réunions. 3. Le Comité hebdomadaire de direction Le comité hebdomadaire de direction (CHD) se compose du staff de l Agence (DG, DT, DAF, Conseillers et de l ASD). Le CHD se réunit une fois par semaine pour examiner le planning des travaux à délivrer au cours de la semaine. Le CHD est présidé par le DG ou son représentant. L ASD assure le secrétariat. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & '9

11 # + + A.2.3 DESCRIPTION DES POSTES CLES On trouvera ci-aprs des fiches décrivant chacun des postes de l Agence. Une fiche a été élaborée pour chaque poste. Chaque fiche comprend les mêmes rubriques : Titre du poste, Supérieur hiérarchique, Subordonnés, Rôle, Tâches. Il faut noter que dans la présente version du manuel, certains des postes décrits ne sont pas encore pourvus. Sur ces bases, les postes faisant l objet de fiches descriptives concernent : 1. Directeur Général 2. Directeur Technique 3. Directeur Administratif et Financier 4. Contrôleur de gestion 5. Conseiller juridique 6. Conseiller en communication 7. Assistante de Direction 8. Comptable 9. Assistant financier 10. Assistant administratif 11. Secrétaire de Direction pour la DAF 12. Chef de projets 13. Secrétaire de Direction pour la DT 14. Standardiste-réceptionniste 15. Chauffeur 16. Planton Chacune des fiches doit être dupliquée pour être remise à l Agent occupant le poste concerné afin qu il puisse la consulter en permanence et chaque fois que nécessaire. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & ''

12 # + + 7)7*7' # ;! $ Titre du poste Supérieur hiérarchique Subordonnés Rôle Tâches Assemblée Générale (ou Président du CA pour les SA) DT, DAF, Conseillers, ASD Le DG est responsable de la bonne marche de l'agence tant sur le plan technique que financier et administratif vis à vis de l Assemblée Générale de l Agence, du Gouvernement et des PTF. Le DG a autorité directe sur tous les organes de gestion de l Agence. Il dispose de tous les pouvoirs les plus étendus pour administrer l'agence. Administration générale il assure la gestion quotidienne de l'agence en accord avec la politique générale et les rglements régissant l'activité de l'agence ; il collabore avec les institutions nationales et internationales, PTF y compris, pouvant aider à la réalisation des objectifs de l'agence ; il prépare et exécute les délibérations de l AG; il préside toutes les commissions spécialisées de l Agence ; il signe les actes concernant l Agence et représente celle-ci vis à vis des tiers et le cas échéant en justice; il est assisté sur le plan opérationnel par un directeur technique et un directeur administratif et financier ; il propose l'organigramme et son actualisation à l AG ; il coordonne toutes les activités de l'agence. il prend, dans les cas d'urgence qui nécessitent un dépassement de ses attributions normales, toutes les mesures conservatoires nécessaires, à charge pour lui d'en rendre compte à l AG. dans les plus brefs délais. Gestion financire il présente à l AG (et au PTF) les budgets prévisionnels, les états financiers annuels de l'agence et ceux des projets exécutés ainsi que les rapports d'activité trimestriels et annuels ; il approuve les ordres de transferts de fonds sur les comptes spéciaux ouverts dans les banques commerciales ; il co-signe les chques tirés sur les comptes bancaires qui ont été préparés par le comptable ; Acquisitions de biens et services il veille au respect strict des procédures d'approvisionnement de l'agence en biens et services requis ; il approuve les bons de commande de biens et de service; il passe les contrats avec les bénéficiaires, maîtres d'œuvre, ONG et entrepreneurs pour l'exécution des sous-projets. Gestion technique il valide les propositions de sous-projets soumises par les bénéficiaires afin de s'assurer que ceux-ci répondent parfaitement aux critres d'éligibilités définis ; il veille au respect du cahier de charges des maîtres d œuvres, ONG, entreprises, fournisseurs engagés dans les contrats avec l Agence ; il veille également à s assurer que les bénéficiaires de sous-projets respectent bien leurs engagements ; il prononce les réceptions provisoires et définitives des ouvrages ; il prononce la remise des ouvrages au maîtres d ouvrages. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & ')

13 # + + Tâches (suite) Administration du personnel il nomme les cadres, conformément à la procédure de recrutement en vigueur ; il recrute et licencie le personnel conformément aux textes en vigueur; il veille à l application des rglements énoncés dans les décrets, arrêtés, manuels, directives, circulaires et mémoires relatifs à la gestion du personnel ; il détermine les niveaux de rémunérations du personnel; il autorise les augmentations de salaires, le versement des primes, et autres gratifications de même que les retenues sur salaires ; il autorise les acomptes et avances sur salaires ; il informe le personnel de toutes les conditions d'emploi ; il signe les états de salaires (état de virement et billettage) ; il veille à ce que tous les registres obligatoires en matire de gestion du personnel soient tenus à jour ; il arrête les horaires de travail conformément aux textes en vigueur ; il autorise les absences du personnel. il est responsable de tout le personnel qui œuvre dans le cadre de l'agence; il prend les sanctions à l'encontre du personnel qui manque au respect du rglement intérieur. Gestion du patrimoine de l'agence il est responsable du patrimoine de l Agence et des biens acquis dans le cadre de l exécution des projets confiés à l Agence ; il s'assure que les stocks et les équipements acquis sont régulirement protégés contre tous les risques de toute nature (vol, destruction, perte, accidents, etc...) il fait prendre toute mesure permettant de localiser et d'identifier les équipements acquis sur les fonds propres de l Agence et sur les fonds des PTF ; il veille à ce que le personnel de l'agence utilise les biens raisonnablement. Rapports Les statuts de l Agence, les conventions de financement, les conventions de projets et les conventions de maîtrise d ouvrage déléguée ; la convention-cadre entre le Gouvernement et l Agence prévoient l établissement de rapports pour rendre compte de l exécution des activités confiées. Le DG veille à la production régulire de ces rapports qui couvrent aussi bien les données techniques que financires. Les rapports financiers sont regroupés en deux (2) catégories : les états financiers produits par l Agence en sa qualité de personne morale ; les états financiers produits par l Agence en sa qualité de mandataire chargé d exécuter les activités qui lui ont été déléguées. Pour lui permettre de répondre à ces obligations : il contrôle et approuve les rapports financiers avant leur soumission aux PTF, au Gouvernement et à l AG ; il contrôle et approuve les rapports d'activités avant leur soumission aux PTF, au Gouvernement et à l AG. Suivi et contrôle Le DG supervise toutes les activités de contrôle et de suivi menées au sein de l Agence. Il veille à ce que les organes de contrôle extérieurs à l Agence (ci-aprs) exercent leur mission sans entraves : Commissaire aux comptes (pour les SA), Inspection du Ministre chargé des finances (pour la gestion des fonds publics), Brigade de vérification fiscale, Inspection du Travail, auditeurs indépendants recrutés pour conduire l audit des états financiers des projets dont l Agence exécute les activités, missions de revue à mi-parcours, etc... 12/2002 & & & & & & & & & & & & & '*

14 # + + 7)7*7) # ; <! = ; Titre du poste Supérieur hiérarchique Subordonnés Rôle Tâches! DG CP, SD Sous la responsabilité du DG de l'agence, le Directeur Technique a pour missions principales la supervision et le contrôle du processus technique de préparation, de sélection, de l exécution, du suivi et de la remise des projets aux maîtres d ouvrages et aux bénéficiaires. Gestion technique il veille à l'application des dispositions du manuel de procédures techniques de l Agence ; il constitue et gre les banques de projets relevant de sa compétence technique ; il veille à la mise à jour le registre des entreprises qualifiées et des maîtres d'œuvre ; il coordonne et supervise les études confiées par l'agence aux maîtres d'œuvre ; il contrôle, a posteriori, les DAO réalisés par les maîtres d'œuvre pour s'assurer de leur conformité aux dispositions du manuel de procédures techniques ; il préside les travaux de la CA s il n est pas membre de la CM ; il s'assure que les maîtres d'œuvre exécutent leur mission de supervision et de contrôle des travaux dans les rgles de l'art ; il programme l'exécution des activités ; il prépare les programmes annuels ; il supervise les activités des chefs de projets travaillant sous son autorité ; il valide les décomptes et veille à la tenue à jour de la situation des travaux ; il facilite matériellement les missions techniques (supervision, audit technique), et fournit toutes les informations et documents nécessaires, il fait préparer la réception des travaux exécutés par les entrepreneurs au profit des bénéficiaires ; il tient à jour la documentation technique répondant aux besoins de l'agence ; il propose au DG des thmes d'études tendant à améliorer la performance des entreprises locales et la qualité des projets soumis par les bénéficiaires et maîtres d'ouvrage ; il s'acquitte de toutes les autres tâches qui pourraient lui être confiées par le DG. Gestion administrative et financire des marchés de travaux il vérifie les décomptes et situations établis par les entreprises et certifiées par le maîtres d œuvre ; il certifie les services faits par les maîtres d œuvre ; il veille à une bonne gestion documentaire des marchés ; Activités de formation et d information il identifie les entrepreneurs et les maîtres d œuvre ayant besoin d une formation dans le domaine de la gestion de leur entreprise ; il prépare le plan de formation de ces partenaires ; il identifie les formateurs et les centres susceptibles d être consultés. Rapports il prépare avec le CG/CI les rapports d'activités trimestriels et annuels sur l avancement et la réalisation des projets exécutés par l Agence. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & '.

15 # + + 7)7*7* # ; # %! "!! Titre du poste Supérieur hiérarchique Subordonnés Rôle Tâches """ """ DG SD, CPT, ASF, ASA, CHF, STR, PLT Sous la responsabilité du DG de l'agence, le Directeur Administratif et Financier assure des fonctions de direction administrative, financire et comptable de l'agence. Supervision il est chargé de superviser et contrôler les services financiers et comptables de l'agence ainsi que l ensemble des tâches à incidence financire ou ayant trait à la gestion financire. Gestion financire il s'assure que les procédures financires mises en œuvre sont conformes aux dispositions du manuel de procédures techniques ; il responsable de la préparation du projet de budget de l'agence ; il fait préparer les demandes de réallocation de fonds adressées aux PTF ; il contrôle et surveille les entrées et les sorties de fonds des comptes bancaires ou des caisses ; il co-signe les chques, virements de paiement et les engagements de dépenses. Acquisitions de biens et services il veille au respect des procédures d acquisitions de biens et de services ; il assure un contrôle rigoureux des dépenses en veillant au respect du budget ; il procde au contrôle du respect des clauses contractuelles à l'occasion des commandes de services ou de biens avant tout décaissement de fonds ; Gestion comptable il contrôle et veille à l'établissement des états financiers ; il contrôle les pices pour s'assurer de leur validité, de leur exactitude et de leur bonne imputation ; il vérifie périodiquement les livres et registres comptables pour s'assurer de leur bonne tenue ; il contrôle les états de rapprochement de comptes bancaires ; il s'assure régulirement que les pices justificatives des transactions de l'agence et tous documents financiers ou d'ordre comptable sont classés ou archivés suivant des principes efficaces ; il contrôle les opérations de décaissements, en particulier le paiement des décomptes et des factures et maintient des relations d'ordre comptable avec les fournisseurs et l'administration ; Suivi du fonctionnement du SIG il veille au bon fonctionnement du SIG (Systme Intégré de Gestion) mis en place pour la gestion des activités de l Agence ; il prend toute mesure appropriée pour résoudre les dysfonctionnements constatés et/ou pour faire introduire par des techniciens habilités les modifications et améliorations souhaitables. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & '/

16 # + + Tâches (suite) Gestion administrative il est chargé de l'organisation générale des services administratifs et financiers de l'agence ; il veille au bon fonctionnement des structures administratives de l'agence ; il veille à l'application des procédures administratives, financires et comptables de l'agence et à leur mise à jour régulire ; il s'assure que les conventions avec les PTF et le Gouvernement sont respectées; il procde à la description des tâches des postes administratifs; il supervise le recrutement du personnel de l'agence, gre sa promotion et sa formation ; il accorde une attention particulire à l'application de la législation du travail ; il veille à une bonne circulation de l information de portée générale au sein de l Agence. Gestion des stocks et des équipements il veille à ce que les stocks et les équipements acquis soient régulirement protégés contre les risques de tous genres (vols, destructions, etc.) ; il veille à ce que la gestion des stocks soit assurée au moyen d outils adéquats ; il prend toute mesure permettant de localiser et d'identifier les équipements ; il veille à ce que le personnel de l'agence utilise raisonnablement les biens. Rapports Le DAF a la responsabilité de produire les états financiers suivants : les états financiers produits par l Agence en sa qualité de personne morale ; les états financiers produits par l Agence en sa qualité de mandataire chargé d exécuter les activités qui lui ont été déléguées. Le DAF tient les états financiers ci-dessus à la disposition des organes de contrôle : Commissaire aux comptes (pour les SA), Gouvernement (pour les fonds publics), services fiscaux, services sociaux, auditeurs indépendants ; missions de supervision des PTF, revues à mi-parcours. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & '1

17 # + + 7)7*7.! $ ; # "! >! $ ;!!? Titre du poste Supérieur hiérarchique Subordonnés Rôle Tâches # # DG néant Sous la responsabilité du DG, le Contrôleur de Gestion (CG) assure une fonction de contrôle et de surveillance de la réalisation des objectifs d activité. <Cette fonction peut être également assurée par un contrôleur (ou auditeur) interne (CI). La différence fondamentale entre ces deux fonctions est que les tâches du CG si situent en aval des tâches des autres agents alors que les fonctions du CI sont en amont>. Systme d information de gestion il informe la Direction Générale sur les faits d ordre interne et externe dont la connaissance est utile pour ajuster la politique générale de l Agence ; il appui la Direction Générale dans son rôle de formulation des hypothses et des directives susceptibles de maximiser les chances de réalisation des objectifs généraux de l Agence ; il rend compte, au moyen de tableaux de bord, des écarts entre les prévisions et les réalisations, donne une explication des causes et indique les mesures correctrices adéquates ; il veille à la mise en œuvre d une comptabilité analytique de gestion adaptée aux besoins de l Agence. Gestion de l organisation il propose toute suggestion permettant une meilleure répartition des tâches et des responsabilités en vue de l atteinte des objectifs dans de meilleures conditions de moyens et temps ; il signale toute inadéquation actuelle des procédures en vigueur et propose les solutions d amélioration. Gestion budgétaire il appui la DAF pour la préparation du projet de budget adapté aux objectifs généraux et aux prévisions globales de la Direction Générale. Gestion du patrimoine il organise et supervise les travaux d inventaire physique de biens, fournitures et caisse de l Agence. Rapports il veille au respect des délais de remise des rapports de chaque direction ; il dresse lui-même trimestriellement un rapport de contrôle de gestion ; il participe à la rédaction des rapports d activités de l Agence. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & '3

18 # + + 7)7*7/! " $ ; # = ; Titre du poste Supérieur hiérarchique Subordonnés Rôle Tâches $!$ $ DG néant Sous la responsabilité du DG, le Conseiller Juridique (CJ) assure une fonction de contrôle du respect de la légalité des actes impliquant l Agence et de protection de l Agence vis-à-vis des tiers. <Cette fonction peut être sous traitée auprs d un cabinet juridique indépendant suivant les besoins de l Agence>. Rédaction des actes il rédige ou vérifie tous les projets d actes impliquant l Agence avant sa signature par le DG ; il assure la fonction d huissier à la CM lors de l ouverture des plis à l occasion des appels d offres ; il rédige les PV de l AG ; il vérifie la conformité juridique des PV des commissions de l Agence ; Déclaration des actes il veille au respect des délais légaux de communication à l Administration des déclarations juridiques, fiscales et sociales ; il s assure du respect des délais de dépôts des états financiers, des rapports d activités, des PV des AG ; Conservation il tient à jour tous les registres légaux de l Agence ; il conserve les garanties reçues des tiers de même que les garanties données ; il assure la main levée des cautions reçues ; il assure la gestion des baux, polices d assurances, cautionnements ; il assure le suivi des conventions signées par l Agence ; il gre les risques liés aux engagements pris par l Agence. Contentieux il assure le suivi des dossiers de contentieux de l Agence avec les tiers en liaisons avec les cabinets d avocat. Rapports il dresse annuellement un rapport sur le respect des dispositions juridiques par les services de l Agence. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & '4

19 # + + 7)7*71! " $ $! % % ;!! >? Titre du poste Supérieur hiérarchique Subordonnés Rôle Tâches DG néant Sous la responsabilité du DG, le Conseiller en Communication (CC) assure une fonction de conception, d exécution et de contrôle des actions en communication de l Agence avec les bénéficiaires, les PTF et les médias. <Cette fonction peut être sous traitée auprs d une agence de communication suivant les besoins de l Agence>. Rédaction des messages il conçoit les messages adressés au public cible ; il participe à la préparation de campagnes médiatiques ; il prépare les dépliants et autres documents d informations sur les activités de l Agence ; il exécute les reportages lors de cérémonies de remises d ouvrages ; Tâches de protocole il appui la Direction Générale dans l organisation des rencontres d information avec les populations bénéficiaires des activités et les autorités administratives ; il organise les émissions télévisuelles ou radiophoniques de l Agence ; il prépare les visites de chantiers pour les PTF ; Suivi de l impact des actions en communication il collecte toutes informations susceptibles de mesurer l impact des actions en communication dans le public cible ; Rapports il dresse trimestriellement un rapport sur les actions en communication exécutées au cours du trimestre écoulé. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & '6

20 # + + 7)7*73 " " "! # #! Titre du poste Supérieur hiérarchique Subordonnés Rôle Tâches DG néant Sous la supervision du DG, l Assistante de Direction (ASD) assure les tâches administratives ci-aprs. Traitement de textes elle assure le traitement des textes rédigés par le DG, au moyen d un logiciel approprié ; ces documents comprennent les correspondances administratives, les télécopies, les messages et courriers électroniques, les correspondances avec l administration fiscale et douanire (demandes d'exonérations) et avec l administration du travail et de la sécurité sociale et divers autres organismes, les notes de service, les rapports, les procs-verbaux, les comptes-rendus, les contrats, etc. ; elle soumet ces documents au DG pour signature. Gestion du courrier elle reçoit le courrier du DG pour traitement ; elle veille à ce que le STR tienne à jour les registres pour le suivi du courrier "départ" et "arrivée" ; elle s assure de l enregistrement et de la ventilation du courrier et ces documents en provenance ou à destination des autres services ; elle contrôle et s'assure de la diffusion correcte des notes de service, circulaires, directives administratives et, en général, de tout document à diffusion générale ; elle prend en sténo les messages urgents à télécopier ; elle s assure de la distribution régulire du courrier destiné à l extérieur par le planton (ou le service privé de courrier) ; elle utilise un logiciel approprié pour expédier et recevoir le courrier électronique et pour le distribuer, le classer et l archiver. Classement des documents elle procde au classement des documents destinés aux différentes directions selon le mode approprié (alphabétique, numérique, chronologique, thématique) afin de permettre une recherche rapide ; elle classe le courrier par nature de pices : rglements reçus, documents émanant des banques et chques postaux, factures et relevés des fournisseurs, soumissions ou offres relatives aux marchés, courriers divers. Gestion des rendez-vous et visites elle prend ou donne les rendez-vous aux visiteurs ; elle accueille les visiteurs et les introduit auprs du DG ; elle rappelle en temps opportun au DG les réunions et obligations prévues; elle coordonne l'ensemble des contacts extérieurs et intérieurs du DG. Missions, voyages elle prépare les missions du DG, elle prépare les ordres de missions du staff de l Agence ; Communications téléphoniques elle demande et reçoit les communications téléphoniques du DG ; elle note les messages téléphoniques destinés au DG. ; 12/2002 & & & & & & & & & & & & & )9

21 # + + 7)7*74 % 8 $ Titre du poste Supérieur hiérarchique Subordonnés Rôle Tâches %&% DAF néant Sous la responsabilité du DAF, le Comptable est chargé de toutes les activités liées à la tenue de la comptabilité de l Agence. Gestion financire il participe à l'élaboration du projet de budget de l'agence ; il communique régulirement au DAF ou à son intérim la situation des disponibilités ; il prépare les demandes de réallocation de fonds adressées aux PTF ; il assure le suivi des cautions bancaires reçues ou données ; il contrôle les chques émis en paiement des salaires du personnel. Gestion comptable il contrôle les pices justificatives de dépenses et de recettes pour s'assurer de leur validité, de leur exactitude avant leur comptabilisation ; il impute les pices comptables ; il analyse les comptes et justifie les soldes des comptes ; il prépare mensuellement les conciliations de banques; il assure le contrôle et le suivi du brouillard de la caisse de menues-dépenses et la caisse de vente de DAO ; il tient à jour les livres comptables. Rapports financiers Le CPT produit selon les périodicités convenues (trimestre, semestre, année) les états financiers suivants : les états financiers produits par l Agence en sa qualité de personne morale ; les états financiers produits par l Agence en sa qualité de mandataire chargé d exécuter les activités qui lui ont été déléguées. Le CPT assiste et met à la disposition des organes de contrôle ci-aprs, tous les documents d ordre comptable et financier : Commissaire aux comptes, Gouvernement, services fiscaux, services sociaux, auditeurs indépendants; missions de supervision des PTF, revues à mi-parcours. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & )'

22 # + + 7)7*76 " " "!!! Titre du poste " " " Supérieur hiérarchique Subordonnés Rôle Tâches DAF néant Sous la responsabilité du DAF, l'assistant Financier (ASF) de l'agence assure des tâches de gestion financire de l Agence. Gestion financire il prépare les chques de paiement des salaires ; il prépare la liquidation des factures fournisseurs aprs avoir rapproché factures et commandes; il contrôle les états d'indemnités de missions avant leur paiement ; il prépare les chques à l'occasion des paiements des achats locaux et des décomptes des travaux ; Il prépare les états de frais divers (frais, perdiem (ou indemnités de missions) ; il tient la caisse de menues-dépenses de l'agence ; il tient la caisse de vente de DAO. Gestion comptable il saisit et classe chronologiquement les pices comptables ; il tient le brouillard de la caisse de menues-dépenses et de la vente de DAO. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & ))

23 # + + 7)7*7'9 " " "! # %! " Titre du poste Supérieur hiérarchique Subordonnés Rôle Tâches " " '()*(+(, '()*(+(,- DAF néant Sous la responsabilité du DAF, l'assistant Administratif (ASA) de l'agence assure l administration des services généraux et les tâches d exécution de la gestion du personnel.<ce poste peut être désigné «Logisticien»> Gestion des services généraux il est chargé de l'organisation générale des services généraux de l'agence ; il met à la disposition des services de l Agence tous les moyens matériels et humains nécessaire à leur bon fonctionnement ; il assure la gestion générale des archives de l Agence ; il veille à la bonne circulation des informations générales sur la vie de l Agence. Gestion du personnel il prépare l organisation des recrutements ; il participe à la gestion de la formation du personnel ; il établit la paie et procde aux déclarations sociales ; il prépare les états de billetage des salariés payés en espces ; il tient à jour tous les registres obligatoires en matire de droit du travail ; il tient à jour les fiches de présence du personnel ; il assiste les organes de contrôles sociaux à l occasion de leurs vérifications. Gestion des stocks et des équipements il assure le respect des rgles de sécurité d accs aux biens ; il codifie et affecte les biens acquis selon des procédures permettant de les localiser et de les identifier rapidement ; il assure également la gestion des consommations de carburant ; il assure la maintenance courante des équipements collectifs (copieur, machine à relier, etc.) ; il veille à ce que le personnel de l'agence gre les biens raisonnablement ; il participe aux inventaires physiques de biens et des stocks. Gestion des achats il recueille les propositions de prix à l occasion des achats et petits achats ; il prépare les bons de commande des petits achats ; il participe à la réception des achats de fournitures et de consommables ; il suit auprs de l'administration des Douanes les dossiers de demandes d exonérations pour l'acquisition des biens. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & )*

24 # + + 7)7*7'' " # #! ; $ # Titre du poste Supérieur hiérarchique Subordonnés Rôle Tâches % % " DT néant Sous la responsabilité du DAF, la Secrétaire de direction (SD) de la Direction Administrative et Financire assure les tâches de secrétariat de la direction administrative et financire. Traitement de textes elle assure le traitement des textes rédigés par le DAF, au moyen d un logiciel approprié. Ces documents comprennent : les correspondances avec les entreprises, maîtres d oeuvre et consultants intervenant pour la DAF, les télécopies, les messages et courriers électroniques échangés avec les partenaires de la DAF, les rapports et PV, les comptes-rendus, les contrats, etc... elle soumet ces documents au DG pour signature aprs visa du DAF. Gestion du courrier elle tient à jour le registre de transmission de la DAF ; elle reçoit du STR le courrier destiné à la DAF, elle l enregistre et le transmet au DAF pour traitement ; elle soumet au DG pour signature les courriers préparés par le DAF, elle s'assure auprs du STR de la diffusion diligente des correspondances de la DAF ; elle prend en sténo les messages urgents à télécopier ; elle utilise le logiciel approprié pour expédier et recevoir le courrier électronique de la DAF et pour le distribuer, le classer et l archiver. Classement des documents elle procde au classement des documents de la DAF selon le mode approprié (alphabétique, numérique, chronologique, thématique) afin de permettre une recherche rapide ; Gestion des rendez-vous et visites elle prend ou donne les rendez-vous du DAF aux visiteurs ; elle accueille les visiteurs et les introduit auprs du DAF ; elle rappelle en temps opportun au DAF les réunions et obligations prévues; elle coordonne l'ensemble des contacts extérieurs du DAF. Communications téléphoniques elle demande et reçoit les communications téléphoniques du DAF ; elle note les messages téléphoniques destinés au DAF. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & ).

25 # + + 7)7*7') < Titre du poste Supérieur hiérarchique Subordonnés Rôle Tâches "% $%. DT néant Sous la responsabilité du DT, le Chef de projets (CP) assiste celui-ci dans les tâches matérielles de préparation des appels d'offres, d évaluation des offres, d attribution des marchés, de suivi technique des travaux sur les sites, de certification des travaux faits, de gestion des différentes bases de données développées et de rédaction des rapports d activités. Elaboration des dossiers techniques il identifie avec le maître d'œuvre, le site concerné par le sous-projet ; il contrôle l'exécution des prestations du maître d'œuvre pour l'élaboration du dossier technique ; il vérifie le dossier technique établi par le maître d'œuvre en vue de procéder au lancement d'appels d'offres restreints aux entreprises qualifiées par l'agence ; il s'assure que ce dossier contient les pices énumérées dans le manuel de procédures, et qu il est établi selon les rgles de l'art ; il veille au respect du budget alloué au sous-projet; il vérifie et certifie les notes d'honoraires des maîtres d'œuvre pour l'étude des dossiers techniques. Appels d'offres et dépouillements il prépare les avis d'appels d'offres en vue de leur lancement ; il organise (matériellement) et participe aux séances d'ouverture des plis en séance publique et à la rédaction du procs-verbal ; il édite le rapport de dépouillement et d'analyse technique et financire des offres pour la commission d'attribution des marchés. Commission des marchés il organise (matériellement) les séances de la CM, en informant toutes les personnes concernées ; il présente à la CM le rapport de dépouillement ou d'analyse des offres et les premires des propositions d attribution; il prépare les demandes de non objection éventuel, au vu du procs-verbal d'attribution des marchés ; il prépare les lettres de notification aux entreprises adjudicataires et aux entreprises dont l'offre n'a pas été retenue aprs analyse par la commission ; Suivi de l exécution des marchés il organise en relation avec le maître d'œuvre concerné le démarrage des travaux, en se rendant sur le site du sous-projet et en identifiant la localisation des siges de l'entreprise et du maître d'œuvre ; il supervise les travaux du maître d'œuvre afin de contrôler la bonne exécution de ses obligations contractuelles; il vérifie et traite les décomptes des entreprises et les situations des travaux annexées ; il participe aux réunions hebdomadaires de chantier ; il vérifie les notes d'honoraires des maîtres d'œuvre pour le contrôle des travaux Réception des travaux il organise la réception provisoire puis, le moment venu, la réception définitive des travaux ; il constate la réception au moyen d un procs-verbal de réception. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & )/

26 # + + Tâches (suite) Gestion des documents contractuels il se sert d un guide de classement et d archivage pour conserver les pices documentaires relatives à la passation des marchés ; à l aide d un logiciel de gestion technique des marchés, le CP gre la documentation contractuelle des entreprises et maîtres d œuvre ; il saisit au moins une fois par semaine dans le logiciel susvisé, toutes les informations relatives : aux contrats de maîtrise d'œuvre ; aux paiements des prestations des maîtres d'œuvre ; aux marchés des entreprises ; aux données de suivi des chantiers ; aux paiements des décomptes. il gre la charte établie avec les entreprises. Rapports d'activités pour faciliter la rédaction des rapports d activités, il rédige à l attention du DT un compte rendu de suivi de chantiers ; il transmet, à la fin de chaque mois au DT des tableaux comportant les informations de synthse ci-aprs : sous-projets ayant fait l'objet d'un appel d'offres au cours de la période ; marchés attribués au cours de la période ; récapitulatif des marchés par entreprises et décaissements par catégories de travaux ; contrats de maîtrise d'œuvre signés au cours de la période ; récapitulatif des contrats de maîtrise d'œuvre et décaissements par catégories de travaux ; personnel employé par les entreprises au cours de la période (Hommes et Hommes/Jours) ; performances au cours de la période ; état d'avancement des projets. Ces tableaux doivent être conformes aux modles types annexés au manuel de procédures techniques. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & )1

27 # + + 7)7*7'* " # #! ; $ # Titre du poste Supérieur hiérarchique Subordonnés Rôle Tâches % DT néant Sous la responsabilité du DT, la Secrétaire de direction de la Direction technique (SD) assure les tâches de secrétariat de la direction technique. Traitement de textes elle assure le traitement des textes rédigés par le DT, au moyen d un logiciel approprié. Ces documents comprennent : les correspondances avec les entreprises, maîtres d oeuvre et consultants intervenant pour la DT, les télécopies, les messages et courriers électroniques échangés avec les partenaires de la DT, les correspondances avec les services techniques impliqués dans l exécution des travaux ; les rapports et PV, les comptes-rendus, les contrats, etc... elle soumet ces documents au DG pour signature aprs visa du DT. Gestion du courrier elle tient à jour le registre de transmission de la DT ; elle reçoit du STR le courrier destiné à la DT, elle l enregistre et le transmet au DT pour traitement ; elle soumet au DG pour signature les courriers préparés par le DT et le CP, elle s'assure auprs du STR de la diffusion diligente des correspondances de la DT ; elle prend en sténo les messages urgents à télécopier ; elle utilise un logiciel approprié pour expédier et recevoir le courrier électronique de la DT et pour le distribuer, le classer et l archiver. Classement des documents elle procde au classement des documents de la DT selon le mode approprié (alphabétique, numérique, chronologique, thématique) afin de permettre une recherche rapide ; ces documents concernent les appels d offres, les avis de non-objection des PTF, les offres (techniques et financires), les procs-verbaux de dépouillement et d analyse des offres, les notifications, les ordres de services, les marchés, les cautions, les décomptes, les comptes rendus de chantiers, les procs-verbaux de réception (provisoire et définitive), les procs-verbaux de remise d ouvrages, etc. Gestion des rendez-vous et visites elle prend ou donne les rendez-vous du DT aux visiteurs (tenue des agendas) ; elle accueille les visiteurs et les introduit auprs du DT ; elle rappelle en temps opportun au DT les réunions et obligations prévues; elle coordonne l'ensemble des contacts extérieurs du DT. Communications téléphoniques elle demande et reçoit les communications téléphoniques du DT ; elle note les messages téléphoniques destinés au DT. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & )3

28 # + + 7)7*7'. "! # # " A!! " Titre du poste Supérieur hiérarchique Subordonnés Rôle Tâches % DAF néant Sous la responsabilité du DAF, le STR est chargé de l accueil des interlocuteurs extérieurs ainsi que de diverses tâches d exécution et d appui. Standard téléphonique il est chargé de la transmission des messages reçus: la communication téléphonique reçue est transmise directement à l'intéressé si celui-ci est présent ; en cas d'absence, le message laissé par l'interlocuteur est remis, par écrit, au destinataire ds son retour ; le personnel de l'agence charge le STR de communiquer les messages aux correspondants extérieurs. il note les appels extérieurs des agents (pour le pays et à l international) dans un registre comportant les indications notées en fin de tableau. Réception il est chargé de l'accueil des personnes étrangres à l'agence : accueil des livreurs : information et rapprochement avec le destinataire des biens ; accueil des visiteurs : aprs renseignements pris sur l'objet de leur visite, il informe le destinataire de l'arrivée de son visiteur (lorsqu'il est attendu), ou avise l ASD ou la SD ; il enregistre, dans tous les cas, toutes les entrées de personnes extérieures. Courrier il réceptionne le courrier destiné à l Agence (ou courrier-arrivée ) et l enregistre dans le registre prévu à cet effet ; il prépare la circulation du courrier en attachant un bordereau de transmission et distribue le courrier reçu dans des parapheurs ; il classe les originaux du courrier traité; il collecte le courrier de l Agence destiné aux tiers (ou courrier-départ ), l enregistre dans le registre prévu à cet effet ; il enregistre le courrier départ dans le registre de transmission puis le remet au CHF pour distribution. Cafétéria il gre le matériel de cafétéria et le fait réviser en cas de besoin ; il tient selon les rgles d hygine acceptables le service de cafétéria ; il gre les consommables de cafétéria. Gestion des fournitures et consommables il gre les petites fournitures (papier, encre, etc.) et produits d entretien, il veille à la propreté des locaux et signale tout problme à l ASA ou au DAF. Modle de registre de tenue des appels téléphoniques extérieurs : Date Nom/agent N appelé Ville Heure/début Heure/fin Visa & % % / ( ( % & % 4 3 : 2 : % ( 12/2002 & & & & & & & & & & & & & )4

29 # + + 7)7*7'/ < ; ; Titre du poste Supérieur hiérarchique Subordonnés Rôle Tâches "" " " DAF néant Rattaché à la DAF le chauffeur est chargé de la conduite des véhicules de l Agence et de diverses tâches d exécution. Déplacements, conduite il assure le transport des personnes (DG, DT, DAF, autres personnels de l'agence, Experts, et...) et des biens selon les instructions du DG ou du DAF, il veille à avoir constamment à bord lors des déplacements les pices administratives obligatoires (assurances, certificat d immatriculation, etc...), il respecte en permanence les obligations du code de la route et notamment celles concernant les limitations de vitesse, il évite les modes de conduite et les itinéraires susceptibles de dégrader ou d endommager les véhicules, il tient un carnet de bord et de déplacements indiquant notamment les consommations diverses (carburants, lubrifiants, pneumatiques, etc...), il veille à la sécurité des véhicules, des personnes et des biens transportés. Entretien courant du véhicule il assure le nettoyage et l'entretien quotidien des véhicules ; il veille à rappeler en temps voulu les visites d entretien des véhicules, il signale à l ASA toute défaillance nécessitant une visite et/ou une réparation, il assure la surveillance des réparations des véhicules de l Agence ; il assure toutes autres tâches à lui confiées par le DG ou le DAF. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & )6

30 # + + 7)7*7'1 $!! Titre du poste Supérieur hiérarchique Subordonnés Rôle Tâches % % DAF néant Rattaché à la DAF le planton est chargé de la distribution du courrier de l Agence. Distribution du courrier il distribue le courrier externe de l Agence et fait émarger le registre de transmission par les destinataires de ce courrier ; il récupre également le courrier destiné à l Agence ; il est chargé des autres courses professionnelles de l Agence à la demande du DG, du DAF ou du DT. Reprographie il assure la reprographie et la reliure des documents de l Agence ; il assure l entretien quotidien de la machine à photocopier ; il rappelle les dates de maintenance périodique de la machine à photocopier à l ASA afin de faire procéder aux révisions nécessaires. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & *9

31 A.2.4 POUVOIRS La connaissance des possibilités de pouvoirs et de délégations de signatures est essentielle car la validité des actes en dépend étroitement. Ainsi, les personnes habilitées à signer au nom de l Agence doivent être clairement identifiées et connues des interlocuteurs extérieurs (Gouvernement, PTF, opérateurs, fournisseurs, etc...). Les spécimens légalisés des signatures des personnels habilités doivent être communiqués aux PTF avant tout décaissement et aux banques commerciales ds l ouverture des comptes. Ces signatures doivent être connues afin d éviter les risques de contrefaçon. Les pouvoirs et délégations varient en fonction de la nature des pices et du degré d engagement qui en résulte pour l Agence. Le tableau ci-aprs synthétise les procédures de signature et de délégation en vigueur : Nature de l acte Signataire principal Co-signataire Délégations Pices de dépenses DG néant DAF et/ou DT bons de commande Uniquement pour des dépenses marchés dont la nature et le plafond ont salaires été fixés par note de service du etc DG. Chques et virements 3 scénarios Demandes de retraits de fonds (DRF) DG DG DAF Autorité signataire DAF DT DT DG Rgle normale En cas d absence du DAF Exceptionnel : en cas d absence du DG et sous réserve de lui rendre compte ds son retour. A noter que les demandes de retraits de fonds sur les comptes de crédit, de don ou de subvention présentées aux PTF sont signées par une ou plusieurs personnes habilitées désignées par le Représentant autorisé du Gouvernement (l autorité signataire). Une seul signataire est normalement suffisant. Mais le Représentant autorisé peut en désigner deux ou plusieurs. Cette possibilité répond moins à un soucis de contrôle qu à une préoccupation de disponibilité des signataires autorisés afin d éviter les retards dans l acheminement des requêtes. Dans tous les cas, le Représentant autorisé doit indiquer dans les correspondances adressées aux PTF l identité des signataires autorisés et les noms des personnes habilitées. Il doit également préciser si chaque signataire signe seul ou co-signe en veillant à ce que les exigences du contrôle ne s opposent pas à l obtention rapide des signatures nécessaires, ceci pour assurer l efficacité des retraits de fonds. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & *'

32 "! # $! %! ( A.3 GESTION DE L INFORMATION La bonne gestion de l information (financire, administrative, technique...) au sein de l Agence doit être considérée par chaque agent comme l un des éléments fondamentaux de bonnes performances, de l efficacité et donc de l atteinte des objectifs fixés à l Agence. Une gestion performante de l information exige une codification rigoureuse ainsi que de bonnes procédures de diffusion et de circulation. Cela implique notamment un traitement efficace du courrier de l Agence ainsi que l organisation régulire de réunions d information. A.3.1 CODIFICATION DE L INFORMATION 7*7'7' #! # " " : " L origine ou la destination de l information doivent être codifiées pour accélérer le traitement de l information mais également pour faciliter et rationaliser le classement et l archivage. La codification des services de l Agence est la suivante : SG ST SAF 7*7'7) #! # " " " & Direction générale Services techniques Services administratifs et financiers Les postes de travail sont également codifiés pour identifier rapidement les personnes étant à l origine d informations ou en étant destinataires. Les codes des fonctions correspondent aux abréviations de postes figurant au tableau ci-aprs : DG DT DAF ASF CJ CC CG/CI ASD CPT CP SDT STR CHF PLT & DG Directeur technique Directeur administratif et financier Assistant Financier Conseiller juridique Conseiller en communication Contrôleur de gestion/ Contrôleur interne Assistante de direction Comptable Chef de projets Secrétaire de direction Standardiste réceptionniste Chauffeur Planton 12/2002 & & & & & & & & & & & & & *)

33 "! # $! %! ( 7*7'7* #! # " : " La diversité des activités de l Agence rend indispensable la codification des activités (projets, des composantes de ces projets), des PTF qui contribuent au financement des projets, des sites géographiques des projets, des maîtres d ouvrage des projets, des partenaires d exécution associés (voir annexes du module Comptabilité ). 7*7'7. #! # " % % " Afin d éviter toute confusion dans les désignations d imprimés administratifs et dans leurs différentes versions au fil du temps, il convient de faire figurer au pied de chaque document une série de références correspondant : à la fonction administrative principale remplie, au numéro d ordre de création, à la date de création (mois et année) de ces pices /01+(2(+3*(,4 Le code : CP /2002 CP /2002 ; < = ; ; > 5 5 Voir les listes des imprimés administratifs figurant dans les annexes des modules 7*7'7/! ; %! # " # ; %! " Tout document émis ou reçu par l Agence reçoit un numéro chronologique permettant son identification et son classement. Le nombre de caractres numériques affecté à cette numérotation est fonction de la fréquence de l émission ou de la réception de chaque type de document : pour les documents dont le nombre annuel est estimé à moins de 100 (cent) deux caractres suffisent : 01 à 99 ; pour les documents dont le nombre annuel estimé est supérieur à 100 mais inférieur à 1000 (mille), trois caractres numériques suffisent : 001 à 999 ; pour les documents dont le nombre annuel estimé est supérieur à 1000, quatre caractres numériques suffisent : 0001 à 9999 ; et ainsi de suite. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & **

34 "! # $! %! ( 7*7'71 #! # " # ; %! " Tout document doit porter une date de création. Cette date peut se présenter sous l un des formats suivants : jour, mois, année ; mois, année ou année, mois année. Le mois peut être exprimé en quantime (05, par exemple) ou en caractres alphabétiques complets ou abrégés (JANVIER ou JAN). Si utile, les documents créés sous forme de fichiers informatiques peuvent indiquer également l heure de création. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & *.

35 "! # $! %! ( A.3.2 TRAITEMENT DU COURRIER EXTERNE 7*7)7' ; < B " = ; 55(56355(789 Réception Tout courrier destiné à l Agence est réceptionné à l Agence par le STR. Le courrier récupéré par le PLT est également réceptionné par le STR. Il en est de même pour tout courrier remis directement à tout personnel de l Agence. Le cas échéant, le STR accuse réception en visant le registre de transmission du service expéditeur. La décharge comporte au moins les mentions suivantes : date, heure de réception et la signature ou le visa. En cas d absence temporaire du STR la réception du courrier peut être assurée par le PLT, l ASD ou tout autre personnel de l Agence. L intérêt de cette disposition est la centralisation systématique de tout le courrier de l Agence afin d éviter les omissions et les duplications des documents censés traiter des mêmes objets. Il permet également d officialiser les dates de réception pour les documents ayant valeur juridique ou contractuelle (offres de services, par exemple). Dépouillement Le STR procde au tri du courrier reçu comme suit : courrier privé, courrier confidentiel, courrier administratif, factures, décomptes et assimilés. Le courrier privé et le courrier confidentiel sont remis en main propre par le STR. Il ouvre le courrier administratif. Il attache à chaque liasse de courrier administratif ou de factures (ou décomptes) un bordereau de transmission ou bordereau de dispatching dont un modle est présenté plus bas. Il appose le cachet courrier-arrivée sur chaque courrier. Le courrier confidentiel est identifié par l apposition du cachet CONFIDENTIEL sur l enveloppe. Il n est jamais ouvert ni par le STR ni par l ASD. Si aprs ouverture par le destinataire, le courrier peut être inséré dans le circuit de traitement, il est alors remis à l ASD pour enregistrement et suite à donner. MODELE DE BORDEREAU DE TRANSMISSION DU COURRIER ARRIVE Nom agence date : N & DESTINATAIRE MOTIF INSTRUCTIONS DG DT DAF CG ASD CPT ASF ASA code Visa Attribution Avis et retour Suite à donner Information Accord Rglement Exécution Régularisation 12/2002 & & & & & & & & & & & & & */

36 "! # $! %! ( Enregistrement Traitement Classement Le STR enregistre le courrier administratif dans le registre de courrier arrivée et enregistre les factures ou décomptes dans un registre particulier appelé facturier. Il reporte dans le cachet apposé et sur le bordereau de transmission le numéro d ordre chronologique du registre correspondant. Le registre du courrier arrivée comporte au moins les mentions suivantes : N d ordre, date de réception, Ref et date du courrier, Désignation de l expéditeur, Objet. Le registre du courrier facturier comporte au moins les mentions suivantes : N d ordre, date de réception, Désignation de l expéditeur, Références et date de la facture Montant de la facture L ensemble du courrier est ensuite placé dans le parapheur du DG. L ASD contrôle l enregistrement et la préparation du parapheur avant l introduction chez le DG. Le DG examine chaque courrier, porte les affectations, vise et donne éventuellement des instructions particulires pour le traitement. L ASD récupre le parapheur examiné ; prend copie du courrier à ventiler, place les copies du courrier dans le parapheur destiné de chaque direction (DT, DAF,) et transmet le courrier à chaque direction concernée (au secrétariat de direction). Chaque destinataire vise le bordereau de transmission en guise de décharge. Les bordereaux sont retournés à l ASD pour classement avec les originaux du courrier. La rgle principale de tout classement efficace est que tout document doit être retrouvé rapidement même en l absence du personnel qui est à l origine du classement. Les documents peuvent être classés selon l un des critres suivants ou par combinaison de deux de ces critres : par n ordre chronologique, par dossier de projet exécuté, par nature de document. Le STR classe les originaux du courrier administratif dans les classeurs appropriés par numéro d enregistrement. Les factures et décomptes suivent le classement adopté par le service comptable. Les exemplaires destinés au service technique sont classés par projet ou par opération. Les pices relatives aux dossiers techniques (études, travaux) sont classées par rubriques techniques : demandes de non-objection et réponses obtenues, correspondances, dossiers d appel d offres, offres reçues, dossiers d analyses des offres, marchés, ordres de services, décomptes, procs-verbaux ; chaque rubrique étant subdivisée par nature de prestations (études, travaux et contrôles). Les documents récents (datant d un an ou qui n ont pas encore fait l objet de vérifications par les organes de contrôle habilités) sont placés dans des classeurs à perforations et rangés à portée de main (étagres, armoires) à proximité des bureaux des utilisateurs. Les documents anciens sont rangés dans des boîtes-archives. Les documents vieux de plus de trois exercices sont ficelés et rangés dans des cartons-archives et placés dans un local archives. Un guide récapitulatif du classement et de l archivage pourra être élaboré lorsque tous les codes seront attribués pour être joint en annexe au présent manuel de procédures. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & *1

37 "! # $! %! ( Collecte 55(568135*9 Le courrier de l Agence destiné à l extérieur est soumis à la signature du DG quel que soit le service émetteur ou quel que soit le rédacteur. Les documents à expédier sont placés, en trois exemplaires au moins, dans le parapheur du service et transmis à l ASD pour soumission à la signature du DG. Les références à porter sur le courrier départ comprennent les mentions suivantes : Le code du signataire : DG ; Le code du rédacteur : par exemple : DT L année d émission du courrier ; par exemple : 2002 Le numéro d ordre chronologique : 015. Exemple : DG/DT/ Le numéro peut être porté au moyen d un tampon numéroteur ou saisi directement sur l ordinateur aprs renseignement auprs du STR pour éviter les duplications de références. Les parapheurs sont récupérés par l ASD aprs signature du DG ; elle vérifie qu il n y a pas d omission. Enregistrement Le STR enregistre le courrier dans le registre départ ; porte éventuellement le numéro d ordre s il n est pas porté par informatique. Il ventile chaque document comme suit : 1 exemplaire pour le chrono de classement ; 1 exemplaire est retourné dans le parapheur pour le service émetteur pour classement par ce dernier ; 1 exemplaire (original) pour le destinataire. Acheminement Le STR enregistre également dans le registre de transmission le courrier départ ; prépare les plis et les remet au PLT pour distribution. Lorsqu il s agit du courrier à expédier par la poste ordinaire ou courrier express ; l ASD appose les timbres sur les enveloppes suivant les tarifs du service postal ; ou fait appel au coursier express (DHL, EMS Chronopost, etc.) pour récupérer les plis. Classement Le courrier départ est classé dans les mêmes conditions que le courrier arrivée. Les originaux de courrier sont classés chez l ASD. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & *3

38 "! # $! %! ( 7*7)7) ; $! = ; Un volume de plus en plus important de documents ou de messages est désormais transmis ou reçu par l Agence au moyen du réseau internet sous la forme de fichiers informatiques. Le foisonnement de ces informations implique une gestion rigoureuse afin de retrouver rapidement les documents. Les logiciels de messagerie sont bien adaptés à la gestion du courrier électronique. 55(55: Pour des raisons évidentes de confidentialité et d efficacité, tous les messages envoyés à l Agence doivent être reçus dans une unique boîte à lettres électronique avant d être redistribués à leurs destinataires. Le DG désigne l agent responsable de cette tâche (a priori l ASD). Cet agent vérifie régulirement l état de la boîte aux lettres électroniques pour être informé sans délai de tout courrier reçu. Il sauvegarde en mode lecture seule les messages reçus sous la forme de fichiers dans des sous-répertoires correspondant aux rubriques créées sur le serveur du réseau interne d informatique de l Agence. Des sous-répertoires individuels peuvent être ouverts pour chaque agent connecté au réseau interne pour y déposer les copies des documents les concernant et pour l échange de messages internes. Les noms des fichiers comprendront des numéros séquentiels par ordre de date afin d autoriser les classements chronologiques, les tris et les recherches rapides. 55(56,7;89 Chaque agent équipé d un micro-ordinateur peut envoyer des messages à partir de son poste. Toutefois le logiciel est paramtré pour qu à l occasion de chaque envoi de message une copie soit automatiquement envoyée vers le répertoire général de la messagerie électronique géré par la même personne que ci-dessus. Les fichiers sont également dans le format lecture seule afin d éviter les modifications accidentelles. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & *4

39 "! # $! %! ( A.3.3 CIRCULATION DE L INFORMATION INTERNE La circulation de l information au sein de l Agence est assurée et renforcée par des réunions périodiques (hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles, semestrielles ou annuelles) organisées avec le personnel, les organes d exécution, les maîtres d ouvrage, le gouvernement, les PTF. Les réunions hebdomadaires (CHD) permettent au personnel de l Agence : de faire le point sur l état d avancement des dossiers confiés à chacun, d exposer les difficultés rencontrées et de proposer des solutions pour les surmonter. La réunion hebdomadaire se tient à jour fixe. Sa durée est limitée à une heure. Le DG désigne par roulement un responsable pour rédiger le procs-verbal de réunion qui doit être succinct. Le procs-verbal de la précédente réunion est rappelé au début de chaque nouvelle réunion afin d accélérer l analyse des problmes et d assurer la continuité du suivi. Les réunions mensuelles suivent le même régime d organisation que les réunions hebdomadaires; mais leur durée peut être portée à 2 heures. La réunion mensuelle peut être tenue, par exemple, chaque premier lundi du mois. Chaque fois qu il est nécessaire, la réunion mensuelle peut être élargie aux maîtres d œuvre et aux ONG. La réunion trimestrielle peut être élargie aux entreprises, aux représentants de l Etat. L ordre du jour est communiqué au moins 15 jours à l avance afin que les participants puissent correctement s y préparer. La durée de la réunion est limitée à une matinée (3 à 4 heures). Une note de service du DG fixe les conditions et le calendrier de chacune de ces réunions. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & *6

40 !! C " # ; % # ; $ A.4 ANNEXES DU MODULE A Statuts de l Agence Récépissé de déclaration ou d immatriculation Texte de reconnaissance d utilité publique Convention-cadre Arrêté portant régime fiscal Lettre de désignation des signataires autorisés < Liste des imprimés = Description succincte du 1 er projet confié Insérer aux pages suivantes les documents (ou les fichiers) listés ci-dessus 12/2002 & & & & & & & & & & & & &.9