INSTALL PLUGIN OUTLOOK NEXTGEN

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1 INSTALL PLUGIN OUTLOOK NEXTGEN Le plugin Outlook NextGen permet d interfacer Vente Partner et MS Outlook sur les fonctionnalités suivantes : - Enregistrement des s recus dans Outlook dans Vente Partner sans les pièces jointes, - Synchronisation des contacts : VP vers Outlook, - Synchronisation des agendas : VP vers Outlook Le plugin est compatible avec Office 2010 et Office PARAMETRAGE DU PLUGIN SERVEUR Attention, le paramétrage doit être effectué par un administrateur Vente Partner qualifié Etat des lieux Vérifier que les fonctions spéciales de Vente Partner sont bien activées. Module ECRAN -> Ouvrir une vue -> Menu Outil - > Fonction spécialisé associé à cette vue Enregistrement des s La fonction spéciale «Synchronisation Outlook s» doit être associée à une vue de Vente Partner (par défaut Contact Mail) Synchronisation des contacts La fonction spéciale «Synchronisation Outlook Contacts» doit être associée à une vue de Vente Partner (par défaut Contact).

2 Synchronisation des agendas La fonction spéciale «Agenda» doit être associée à une vue de Vente Partner (par défaut Action) Mise en œuvre de la fonction spéciale Si la fonction spéciale n est pas installée, suivez les étapes suivantes, sinon passez au 2.3. Important : les procédures détaillées sont présentes dans la documentation administrateur. Seuls les points les plus importants seront rappelés ici Fonction Synchronisation Outlook - s La fonction spéciale indique : - La table de correspondance entre le format Outlook et votre paramétrage Important : Les mails entrants sont stockés dans une famille ENFANT de la famille contenant le mail du contact. En général, les mails entrants sont stockés au niveau 3. La fonction spéciale nécessite d indiquer la vue PARENT contenant le mail de l émetteur (clé de parenté). Ecran de propriété. Ici la clé de parenté est le champ « » de la vue «Contact».

3 Exemple de table de correspondance Fonction Synchronisation Outlook - Contacts La fonction spéciale indique : - La table de correspondance entre le format Outlook et votre paramétrage - Les règles de synchronisation pour les fiches à envoyer dans Outlook

4 Ecran de propriété. Pour déterminer les fiches à synchroniser, cliquer sur «Ne synchroniser que les contacts vérifiant la formule» Les onglets «Correspondance utilisateurs» et «Correspondance Civilité» permettent de déterminer les correspondances entre les DONNEES Vente Partner et Outlook Fonction AGENDA La fonction spéciale indique : - La table de correspondance entre le format Outlook et votre paramétrage - Les règles de synchronisation pour les fiches à envoyer dans l Agenda Vente Partner et à fortiori dans Outlook

5 Ecran propriétés. Vous pouvez vérifier / modifier les correspondances dans l onglet Structure, Assistant liaison : Dans cette fenêtre nous indiquons à VP les Correspondance des Zones dédiés. Celles qui nous intéressent sont celle avec un X dans la colonne O comme obligatoire. Si une zone n existe pas, cliquez sur le bouton «créer zone» puis cliquer sur une autre zone dédiée. La correspondance se crée automatiquement Suppression d une fonction spéciale

6 Pour supprimer une fonction spéciale : - Cliquer sur la fonction spéciale à supprimer, - Un bouton contextuel apparaît «Supprimer la liaison de cette fonction avec la vue courante» 2. INSTALLATION DU PLUGIN UTILISATEUR (TSE / CLIENT LOURD) Important : Dans le cadre d une installation d un client lourd, la procédure est à effectuer pour chaque poste. Important : Dans le cadre d une installation d un client TSE, on n effectue qu une seule installation du plugin (2.2) et autant d installation du moteur de base de données que d utilisateurs Préparation du poste : - Supprimer les anciennes installations du plugin Outlook si elles existent. Aller dans Windows -> Panneau de configuration -> Programmes -> Désinstaller un programme, supprimer les entrées suivantes : - Synchronisation Outlook agenda - Synchronisation Outlook contact - VPSync Plugin Outlook VP Next-Gen

7 - Téléchargez la dernière version du plugin : - Fermer les applications Vente Partner et Outlook Installation du composant VP Sync 2013 dans Outlook Exécutez le setup.exe, cela installe les composants suivants : - Plugin Outlook Nextgen -> Fait l'interface entre Vente Partner et VPSync - VPSync -> Composant outlook - SQLServerCompact 32 ou 64bits Note : l installation du VP sync doit être validée manuellement : Cliquer sur Installer Installation du moteur de base de données du plugin L installation doit se faire en automatique, mais dans certains cas de figure elle doit être lancée manuellement.

8 Aller dans [Vente Partner]\AddinOutlook\VPSync\SqlServerCompact Le chemin peut se retrouver parfois à la racine de votre lecteur principale Choisissez le setup qui correspond à votre machine (32 ou 64 bits). Cliquez sur Next

9 Sélectionnez «I accept the terms in the license agreement» et cliquez sur Next, Cliquez sur Install,

10 Cliquez sur Finish 3. PARAMETRAGE DU PLUGIN UTILISATEUR (TSE / CLIENT LOURD) Important : La procédure est à effectuer pour chaque poste utilisateur ou session TSE Généralités La synchronisation se fait entre la session Vente Partner et la session OUTLOOK de l'utilisateur connecté. Il n y a pas de synchronisation EXCHANGE. Exemple: je me connecte en JBD sur Vente Partner, et j'ouvre la boite aux lettres jeanbaptiste.duquaire@desico.fr sur OUTLOOK - Les actions associées à l'utilisateur JBD vont être exportées dans la BAL jeanbaptiste.duquaire@desico.fr Outlook - Les événements/taches dans la BAL jean-baptiste.duquaire@desico.fr vont être exportées dans Vente Partner pour l'utilisateur JBD Exemple 2 : je me connecte en JSN sur Vente Partner, et j'ouvre la boite aux lettres jeanbaptiste.duquaire@desico.fr sur OUTLOOK - Les actions associées à l'utilisateur JSN vont être exportées dans la BAL jeanbaptiste.duquaire@desico.fr Outlook

11 - Les événements/taches dans la boite aux lettres vont être exportées dans Vente Partner pour l'utilisateur JSN Conclusion : si je crée des actions Vente Partner pour un autre utilisateur elles seront envoyées dans le calendrier OUTLOOK de cet utilisateur lors de sa prochaine connexion Configuration du plugin Options de synchronisation dans le bureau Dans le bureau, menu Connectivités, Option de Synchro Outlook. Les informations seront reprises dans le ventpart.ini de l'utilisateur :

12 Options de synchronisation dans le fichier de configuration Aller dans le répertoire <PRIVE>\VP de l'utilisateur, renseigner le fichier config_synchro.ini. Si le fichier n existe pas créer le manuellement à l aide d un bloc note Attention : il est souvent dans <UserProfile>VentPart\Prive\VP Pour chacun des flux : CONTACT, ACTION et il est possible de préciser le sens de synchronisation - 0: Désactivation complète de la synchro - 1: Synchro uniquement dans le sens Vente Partner vers Outlook. Vente Partner est maître des données. o Les créations / modifications / suppression de Vente Partner sont exportées vers Outlook. o Les modifications de calendrier effectuées sur Outlook sont réinitialisées par les modifications de Vente Partner. - 2: synchro uniquement dans le sens Outlook vers Vente Partner. Outlook est maître des données. o Sélection manuelle des événements à exporter depuis Outlook. o Les créations / modifications / suppression de Outlook sont exportées vers Vente Partner. - 3: synchro bidirectionnelle. OPTION NON PRECONISEE. o Sélection manuelle des événements à exporter. o Par défaut Outlook est maître des données. o Des doublons sont créés dans Vente Partner suite à la création d une fiche dans Vente Partner. o Risque de doublon suite au déplacement d un rendez-vous - 4: seulement sur action: bidirectionnelle seulement des événements et pas de synchronisation des taches.

13 4. FAQ - Si dans Outlook l'onglet VENTE PARTNER n'existe pas, il faut installer: setup.exe du dossier Outlook Si vous avez ce message : vérifiez la version de votre exécutable. - Si vous avez ce message : Désinstaller le composant Outlook 2013 existant - Si vous avez ce message : o o Aller dans <VENTPART>\AddinOutlook\VPSync\Outlook2013\ApplicationFiles\ Aller dans la dernière version du plugin VP Sync2013_1_0_0_XX

14 o Modifier les propriétés des fichiers avec l extension VPSTO et MANIFEST o Cliquer sur DEBLOQUER - Le plugin génère des fichiers plats en sortie de Vente Partner et en sortie de Outlook. o Le répertoire de stockage des fichiers issus de OUTLOOK à destination de Vente Partner est : <PRIVATE>\VP o Le répertoire de stockage des fichiers issus de Vente Partner à destination de OUTLOOK est : <PRIVATE>\OUTLOOK - Un fichier de trace est généré automatiquement par le plugin. On peut le retrouver dans le répertoire <PRIVATE> il se nomme vpsync.log - Si la synchronisation ne se fait pas correctement, vérifier les points suivants: o 1. Est-ce que l'onglet VentePartner est présent dans le outlook de l utilisateur? Si non, refaire l installation. o 2-L'executable OutlookSyncAgenda.exe présent dans le répertoire <EXE> est il à jour? Ultérieur à la date du 16/02/ :00 Si non, mettre à jour l exécutable. o 3-L'executable ci-dessus n'est pas en Mise en quarantaine par l'antivirus du Serveur.

15 - Est-ce que les fichiers plats ont été générés? o Sens Outlook -> Vente Partner : vérifier que les fichiers sont bien générés dans <PRIVATE>\VP\ o Sens Outlook -> Vente Partner : vérifier que les fichiers sont bien générés dans <PRIVATE>\OUTLOOK\ Chaque fichier à une extension spécifique :. appointment pour les actions,.contact pour les contacts,.mail pour les mails Si non, vérifier la configuration du lien AGENDA dans les écrans. Est-ce que la catégorie d'action en question est gérée dans l'agenda Vente Partner? - Est-ce que j ai correctement configuré le sens de synchro? o Les fichiers plats sont TOUJOURS générés, mais ils ne sont intégrés QUE SI le sens de synchro est correctement défini dans le fichier <PRIVATE>Config_synchro.ini o Le fichier est propre à chaque utilisateur - Est-ce que le répertoire <PRIVATE>\IDSTORAGE\ existe et contient un fichier IDReference.sdf o IDReference.sdf est la base de données enregistrant les identifiants VP des fiches exportées vers Outlook. o La base de données est automatiquement crée lors d un export de Outlook vers VP. Faire clic droit exporter vers Vente Partner sur une action depuis l agenda de Outlook. o Après cette opération, si le fichier ne se génère pas automatiquement : lancer manuellement l installation en allant chercher le setup dans <VENTPART>\AddinOutlook\VPSync\SQLServerCompact