Association Loi 1901 Fondée le 16 octobre 1995

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1 Association Loi 1901 Fondée le 16 octobre 1995 Siège Social:La mairie Flamanville Tél.: Fax: Site nternet: rugbyouestcotentin.com Etaient présents :Hélène Allair, Christian Bernadet, Marie-Line Briand, Pascal Briand, Olivier Brière, Yves Combes, Nelly Desportes,, David Dufayel, Rémy Godefroy, Fabien Hurel, Jean-Michel Laniepce,, Gilberte Lemaître,, Jean-François Mouton, Arnaud Papillon,, Catherine Ruel,, Stéphanie Vigouroux et Lydie Gourhan. Sont excusés: Eric Fauvel, Xavier Haure, Jean-Louis Laurens, Mickael Lépy, Etienne Pignol et Sébastien Van Elslander. Objet: compte-rendu de la réunion du conseil d administration du 14 octobre 2014 Ordre du jour: 1. Election du bureau 2. Compétences 3. Organigramme 4. Animations 2014/2015 et responsables 5. Point sportif 6. nfos diverses Compte-rendu: 1. Election du bureau Le nouveau bureau est élu à l unanimité : -Présidents :, et -Trésorier : -Secrétaire administrative : Lydie Gourhan 2. Compétences Secrétariat Fédéral : -Saisie des licences -Mise à jour listing par catégories -Mise à jour mailing Secrétariat administratif : -Rédactions courriers -Demandes de salles -Demandes de matériel -Demandes de débit de boisson -Relations mairies, CCP, autres associations -Compte-rendu de réunions (AG, CA, commissions...) Suivi des salariés : -Feuille de salaire, CA, absence, ancienneté, formation, planning d'activités -Respect de la convention du sport -Réunions salariés, entretien Trésorier : -Rédactions courriers de facturation, devis -Suivi financier de l'association

2 -Suivi des subventions, factures, salaires -Etablissement du bilan financier, du compte de résultats, suivi du budget prévisionnel annuel -Membre de droit du bureau et de la commission partenariat Pôle EdR : -Convocations stages, plateaux, entraînements -Préparation des licences pour chaque rencontre -Préparation des gouters -Organisation des stages, plateaux, entraînements -Pointage des présents, suivi et relance des absents -Organisation des éducateurs, suivi de présence et formation -Organisation des déplacements Pôle Seniors/pôle NordCot : -Préparation des licences pour chaque rencontre -Préparation des repas -Organisation des stages, plateaux, entraînements -Pointage des présents, suivi et relance des absents -Organisation des éducateurs, suivi de présence et formation -nscription des équipes aux différents championnats, tournois -Expression de besoin en matériel technique et pédagogique concernant chaque équipe, section, -Assurer la logistique de transport Pôle Animation : -Calendrier des manifestations -Responsable d'animation -Logistique matériel -Logistique alimentaire et liquide -Logistique animation -Composition et rôle de chaque intervenant bénévole ou non -Organiser l'avant, le pendant et l'après Pôle logistique : -En relation avec les différents pôles et les responsables d'animation, assurer la logistique d'approvisionnement -Relation avec PROXY Boissons : commandes de fûts de bières, de gobelets, entretien des tireuses à bière -Approvisionnement et contrôle du stock -En relation avec nos fournisseurs, établir les commandes de l'ensemble des boissons -Réceptionner, vérifier les commandes et ranger les boissons, gobelets... dans la cave -Préparer les caisses «chalet» et «après-match» -Préparer les commandes EDR -Préparer les commandes en relations avec les responsables d'animation -Préparer les commandes de fûts de bière, réservation de tireuses, gobelets...et contrôler l'état du matériel au retour -Assurer la logistique de prêt de matériel (friteuse, perco à café ) -En relation avec nos fournisseurs et les responsables d'animations, établir les commandes de l'ensemble des boissons et matériels nécessaires au bon déroulement des manifestations -En relation avec les différents pôles, entraîneurs et éducateurs, assurer la logistique d'approvisionnement du matériel sportif et pédagogique nécessaire au fonctionnement du club -En relation avec les différents pôles, et les salariés, assurer la logistique d'approvisionnement du matériel de bureau (micro, imprimantes, tonner, papier, enveloppes ) Commission boutique : -En relation avec les responsables d'équipes et les différents pôles, assurer l'approvisionnement de

3 vêtements, lots et matériels divers à l'image du club afin d'en assurer la promotion sur et en dehors des terrains. -Etablir les commandes à partir de devis établis auprès de nos partenaires et ou fournisseurs. -Assurer un suivi des marchandises et le réapprovisionnement nécessaires -Tenir la boutique en adéquation avec le planning des activités du club -Respecter le budget prévisionnel attribué pour la saison Commission club-house : -En relation avec les responsables d'équipes, les responsables d'animation et les différents pôles, -Etablir les commandes nécessaires au fonctionnement du club house, buvette, après-match et manifestations auprès de nos partenaires et ou fournisseurs. -Assurer un suivi des marchandises et le réapprovisionnement nécessaires Commission partenariat : -Etablir les conventions de partenariat et de sponsoring -Assurer le suivi de ces dernières -Assurer le suivi des subventions de nos partenaires, sponsors et collectivités locales -Assurer la liaison avec le trésorier -Assurer le suivi, réalisation des dossiers de subventions -Démarcher de nouveaux partenaires 3. Organigramme Secrétariat fédéral Marie-Line Briand Stéphanie Vigouroux Pôle EDR EDR 1 : Jean-Michel Laniepce EDR 2 : Etienne Pignol Pôle Logistique Christian Bernadet Landry Buisson Jean-Michel Laniepce Commission Boutique Catherine Ruel Hélène Allair Correspondant Comité de normandie Pascal Briand 3 présidents Trésorier NORDCOT Pascal Briand Jean-Louis Laurens Éric Michel Pôle Animation (+un responsable par animation) Commission Club House Yves Combes Pascal Lebailly Christian Bernadet Correspondant Transport Benjamin Marie Secrétariat administratif Lydie Gourhan Suivi des salariés Pôle compétition Seniors H : Mickael Lépy Seniors F : Hélène Allair Valérie Groult Vétérans : Guillaume Lecoutour Pôle Communication Remy Godefroy Relations Presse : Jeff Mouton Affiches : Nicolas Brenier Revue de presse? Commission Partenariat Xavier Haure Sébastien Van Elslander Jean- Paul Desportes Jean-Pierre Léonard Etienne Pignol Correspondant Mairie Lydie Gourhan location structures gonflable Jean Pierre Léonard Cet organigramme n est pas immuable et toutes les bonnes volontés sont les bienvenues : pour une

4 efficacité entière, nous souhaitons quasiment doubler tous les postes. 4. Animations -31 octobre2014 Repas senior : spécialités des régions -31 novembre 2014 Repas Vétérans : bœuf Guinness -13 décembre 2014 Noël EdR () -24 janvier 2015 Repas annuel (Nelly Desportes) -20 mars 2015 Soirée St Patrick -3 avril 2015 Loto (Francine Bourgeois) -5 avril 2015 Tournoi de Pâques Benjamins et Minimes (Xavier Haure et Etienne Pignol) -30 mai 2015 Méchoui -19 juin 2015 Soirée Rocus -20 juin 2015 Fête de l école de rugby () -21 juin 2015 Vide grenier (Catherine Ruel) -du 5 au 10 juillet 2015 Stage Lombard -du 4 au 6 septembre ans du ROC fête landaise ( and co) 5. Point sportif EdR : On note une légère baisse des effectifs en cette rentrée, due notamment aux changements de catégories et sans compter les effectifs de la section collège. A noter les 21 Minis-minis qui ne sont pas répertoriée dans les effectifs puisqu ils sont justes adhérents. l y a 15 nouveaux licenciés toutes catégories confondues. Un premier plateau EdR1 s est déjà déroulé avec une bonne représentation des petits du ROC. Cadets/juniors : Un bon recrutement dans le rassemblement NordCot cette saison puisque 4 juniors et 14 cadets du ROC y participent. Malgré tout, il est difficile d aligner des équipes complètes pour les déplacements : c est un âge compliqué et un réel manque d engagement se ressent. Pour autant, on constate un bon niveau individuel et un bon esprit de groupe dans l ensemble. Des stages seront organisés pendant les vacances. Féminines: Une douzaine de filles seulement en ce début de saison, ce qui ne permet pas de repartir en championnat. Les féminines seront donc en licences loisirs et quelques matches amicaux pourraient s organiser avec les clubs de Côte de Nacre, Yvetot ou Saint-Lô. Seniors :

5 On comptabilise 50 licenciés compétition à ce jour en seniors et 21 licenciés loisirs. Les seniors comptent 2 victoires et 3 défaites à ce jour. l y a environ 30 joueurs aux entraînements en moyenne. 6. nfos diverses Site nternet : Le nouveau site du ROC est en cours de mise en route. Rémy Godefroy y travaille activement et seule la tribune n est pas encore opérationnelle. Pour le moment toutes les informations sont disponibles sur l ancien site, actualisé par Jeff. L adresse nternet ne changera pas. Terrain de remplacement : Les présidents ont rencontré le maire de la commune de Pierreville afin de pouvoir peut-être trouver des terrains de remplacement qui permettraient d accueillir les plateaux Benjamins et Minimes. A suivre! Formation : Une première formation pour les éducateurs EdR a eu lieu à Cherbourg : Hélène Allair, Cédric Fossey et Christophe Gallis y participaient. Thierry Roméro suit une formation d entraîneur. Landry Buisson partira prochainement en formation : il passera un certificat de qualification professionnelle d animateur péri-scolaire. Carte de membre : Le Bureau a décidé la création d une carte de membre du ROC, afin de répertorier notamment les bénévoles. Elle sera en vente pour la somme de 10 et n a pas de caractère obligatoire. Rectificatif : Les membres du conseil d administration non licenciés payent 10 d adhésion et non 30. Fête landaise : La proposition de faire venir un jeune chanteur occitan, pour animer le repas du samedi soir, lors de la fiesta landaise, est approuvée à l unanimité. Des dossiers de partenariat sont disponibles afin de trouver des sponsors pour cet événement. Les demander à. Compte-rendu rédigé le 20 octobre 2014 pour les présidents, Lydie Gourhan, Secrétaire administrative