Réunion Comité Directeur Samedi 23 Novembre 2013

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1 Réunion Comité Directeur Samedi 23 Novembre 2013 Sommaire : 1 Approbation PV de la réunion du 5 octobre Présents- Absents Vote ordre du jour AGR du 1 er février Finances Avancement de la remise à plat de la comptabilité (Nadine) Point sur les impayés / Prélèvements automatiques (Nadine) Evolution des licences (JYR) Points à traiter Validation Plan de développement modifié (Alix) Commissions (Claude, Nadine, Alix) : Bilan réunion ETR Plan de développement des commissions (Claude) Financement des déplacements aux compétitions internationales Remarques sur le PV de la réunion Handi du 19/10/2013 (document joint) Budgets prévisionnels : Commissions (Nadine) Comité (Gilles) Analyse turn over des licenciés BPL (Henry) Propositions de dates de réunions CDR Point sur les actions en cours Forum des licenciés 2013 (Véronique / Bernard / Fred) Sport et santé (Anne / Valérie) Paiement en ligne (Thiébaud) Salon de la Plongée 2014 (Thiébaud / JYR) Ligne de vêtements BPL Kit de Hockey sub Présentations logos partenaires et charte d utilisation Questions diverses Résumé des principales décisions pour validation... 6

2 Compte-rendu réunion du 23 novembre 2013 Début de la séance : 9h30 Fin de séance prévue : 17h00 Destinataires : membres du Comité Directeur, Présidents CODEP, CTS, Thiébaud Copie pour info : présidents de commissions, Julie, Laurence 1 Approbation PV de la réunion du 5 octobre 2013 Approuvé unanimité 2 Présents- Absents Annexe1 3 Vote ordre du jour AGR du 1 er février 2014 Annexe2 Approuvé unanimité 4 Finances 4.1 Avancement de la remise à plat de la comptabilité (Nadine) Logiciel : mises à jour en cours 4.2 Point sur les impayés / Prélèvements automatiques (Nadine) Impayés : peu de retards grâce aux relances systématiques Prélèvements : + de 50% prélevés 4.3 Evolution des licences (JYR) Annexe3 Augmentation en octobre : licences par rapport à l an passé. Au niveau national, prise précoce des licences mais pas d analyse quant au pourquoi. Réunion des présidents de régions : accès à la base de données fédérales possible. Il convient de formaliser des besoins pour établir des demandes de requêtes. Des plans d actions seront possibles en fonction des éléments recueillis. 5 Points à traiter 5.1 Validation Plan de développement modifié (Alix) Le plan de développement doit être revu pour être éligible aux subventions. Les critères d attribution ont évolué : - Nombre de licenciés - Nombre de personnes défavorisées dans la région L impact financier sera d une baisse des subventions de l ordre de 5 à 6%. La volonté ministérielle est de répartir les moyens pour moitié aux clubs et le reste aux Comités départementaux et régionaux. Les axes de développement risquent d être impactés en fonction du document présenté et la marge d action est faible. Les subventions seront aussi attribuées en fonction des zones géographiques. 2/6

3 Jean Yves et Alix feront le point pour donner des infos via le CoDir. Le document régional retravaillé pourra être le même que celui des départements. Alix et Henry, Pays de la Loire, et Bernard, Bretagne, pourront travailler avec les Codep. Il faudra envisager de mutualiser les besoins de façon à s adapter aux situations géographiques, mutualisation sur une notion de Pays, mais les Codep sont des structures dont les limites sont départementales. 5.2 Commissions (Claude, Nadine, Alix) : Annexe 4 et Bilan réunion ETR Annexe Bon dialogue avec les toutes commissions - Besoin de travailler en amont de la réunion - Claude et Alix vont travailler avec toutes les commissions - Mise en ligne de l organigramme des commissions ainsi que leur agenda sur le site du CIBPL - Profiter de la vitrine que peut constituer les Championnats à Chartres pour présenter les activités au plus grand nombre Plan de développement des commissions (Claude) - Mutualisation des actions : meilleure connaissance des différentes commissions et des différents acteurs - Les commissions intègrent le plan de développement Financement des déplacements aux compétitions internationales Le CIBP n a pas vocation à aider aux déplacements des compétitions internationales Remarques sur le PV de la réunion Handi du 19/10/2013 (document joint) Il n existe pas de commission handiplongée, le groupe de travail dépend de la CTR. Il est rappelé qu avant toute diffusion des comptes rendus sur le site du CIBPL, ils doivent être validés en CDR. Il est nécessaire de structurer les actions au niveau de l interrégion, l organisation est à revoir : pas d état des lieux, pas de projets structurés La région a pour vocation d aider les structures à démarrer l activité dans les départements. Réponse du CIBPL à ce rapport : - Demander un audit à la CTR pour identifier les besoins - Voir pour une aide directe de la FFH dans la formation de cadres Handi - Construction d un projet incluant l état des lieux sur l olympiade - Quid de la FFH? 5.3 Budgets prévisionnels : Commissions (Nadine) Annexe : diffusion ultérieure Toutes les commissions ont été interrogées. Le CDR remercie Nadine et Henry pour la qualité du travail fait. Le fichier construit et mis à disposition des commissions est un outil performant qui permet une élaboration clarifiée des budgets et une analyse plus fine. La prévision sera ainsi plus proche de la réalité. Il permettra d adapter les budgets d une année sur l autre en fonction des subventions allouées. Il met en évidence le coût à la journée des formations par stagiaires. 3/6

4 Les activités fédérales doivent s appuyer sur les structures fédérales. Budgets : Pêche sous-marine : pas de réponse. Demande de 5000 pour 4 actions. En l état le budget n est pas voté. Le compte est bloqué. Un courriel est adressé au président de la PSM. Tir sur cible : réponse donnée la veille du CDR donc pas possible de le traiter. Comptes bloqués en attente de traitement Audiovisuelle : demande de report de décision, proposition d augmenter le prix du stage de 50. Pas de prise en charge des repas et de l hébergement pour les initiateurs en formation. RAS pour les autres commissions (le budget de la commission technique a été vu le 22/11 avec Nadine). Vote : Le budget des commissions est validé or cas particuliers. Remarques : - Les commissions sont autonomes mais pas indépendantes - A terme le CDR devra se poser la question de la hiérarchisation des activités - Il est nécessaire de clarifier les différents niveaux de prise en charge : national, régional, départemental - Un document cadre sera élaboré - Prendre l habitude de faire plusieurs devis. - Piste de réflexion pour les budgets : sponsor et mécénat - L abandon de frais est trop peu utilisé Comité (Gilles) Annexe6 Remarque : concernant les frais de déplacement, l abandon de frais est très peu utilisé, doit être proposé plus souvent. Vote : - Budget : adopté unanimité - Quitus : adopté unanimité , affectés sur la ligne communication, adopté unanimité Remerciements à Alix, Anne Marie, Nadine, Gilles et Henry. Un travail sur l abandon de frais sera fait courant 2014 en intégrant la notion de développement durable. 5.4 Analyse turn over des licenciés BPL (Henry) Annexe7 En fonction des données recueillies, un plan d action pourra être élaboré. Développement des axes de travail. 5.5 Propositions de dates de réunions CDR 2014 AGR : 1 er février 2014 CDR : 22 mars, 24 mai, 4 octobre, 6 décembre 6 Point sur les actions en cours 6.1 Forum des licenciés 2013 (Véronique / Bernard / Fred) Le forum des licenciés a été annulé très peu d inscrits, l équipe en charge du dossier tentera d analyser les raison de cette désaffection. Remerciements à Bernard, Fred, Henry et Véronique. 4/6

5 Rappel «tout le monde doit être solidaire dans les décisions» 6.2 Sport et santé (Anne / Valérie) Annexe8 Gros succès sur les réseaux, à ce jour 450 fans. Communication basée sur l humour. Intervention au Salon de la Plongée prévue le 11 janvier à 15h Elaboration d un guide «sport et santé» sous 2 ans 6.3 Paiement en ligne (Thiébaud) La partie technique des inscriptions aux stages en ligne et du paiement en ligne est finalisée. Il en est de même pour la partie règlement de la boutique en ligne. Paypal pourrait être le prestataire pour le paiement en ligne (com de 3,4%) Ce système peut être utilisé pendant 1 an : règlement en ligne direct, ouverture d un compte Paypal. Il y a de plus en plus de demandes d individuels pour les produits «Moi je plonge à l Ouest» Question : la vente en ligne est-elle une opération commerciale par nature? Avant de poursuivre il convient de vérifier au plan fiscal, il existe un risque d être considéré comme une société de vente en ligne et donc d être assujetti à la TVA. Pour rappel : les produits ne sont vendus qu à nos licenciés. Suite à une demande renseignements faite aux impôts il faudrait faire un rescrit fiscal, estopportun? Il est nécessaire avant de s assurer que tout est conforme et bien préparer le dossier pour le fisc. Le plafond max de l activité est de A combien se montent nos ventes aujourd hui? - Jusqu à combien pouvons-nous aller? Le risque est de ne pas pouvoir maitriser les volumes. Quel que soit le produit vendu, il y a un risque de fiscalisation d où le besoin de faire un rescrit. Il est nécessaire de demander l avis d un fiscaliste pour traiter le problème. Il faut demander à Monique son avis ou si elle connait une personne compétente en la matière. 6.4 Salon de la Plongée 2014 (Thiébaud / JYR) Annexe9 Présentation du stand 6.5 Ligne de vêtements BPL Collection salon de la plongée 2014 : Proposition autres vêtements : bonnets acrylique noir à 12. Possibilité chapka +cache oreilles, à l unité pour 15 mini 6.6 Kit de Hockey sub Annexe10 Objectif : permettre le développement de l activité dans les clubs qui n ont pas de section hockey sub Le kit comprend 1 palet+ 6 équipements joueurs (crosse et gant) pour kits Accompagnement par un moniteur, formation d un animateur. Envisager la phase perfectionnement après la phase découverte Accord du CDR à l unanimité. 5/6

6 6.7 Présentations logos partenaires et charte d utilisation. Annexe11 et 12 7 Questions diverses Réponse du CIBPL à la demande de la CTR, vu avec Nadine et Jean-Yves lors de la réunion avec Olivier Belaud : stage MF2 maintenu mais certains coûts doivent être revus à la baisse : collations hébergements 8 Résumé des principales décisions pour validation Vote des budgets. 6/6