Guide de l utilisateur

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1 Guide de l utilisateur

2 TABLE DES MATIÈRES Le site de covoiturage Desjardins 3 1. Inscription 3 2. Mot de passe 4 3. Authentification 5 4. Trajets 6 5. Communication entre covoitureurs potentiels 8 6. Carnet des déplacements 8 Le retour garanti à domicile en cas d urgence 9 Conditions d autorisation 9 Étapes pour le remboursement 9 Les vignettes et les stationnements réservés 10 Situations particulières 10 - Absence prolongée 10 - Vacances 10 - Véhicule temporaire / changement de véhicule 10 - Oubli de vignette 10 Les concours 11 Le partage des frais 12 Trucs et conseils pour un covoiturage agréable 14 Les avantages du covoiturage 16 L écoconduite 17

3 Pour toutes questions relatives au programme de covoiturage Desjardins, nous vous invitons à communiquer avec l équipe du programme de transport alternatif à l adresse suivante transport.alternatif@desjardins.com. Que vous désiriez covoiturer sur une base occasionnelle ou régulière, le logiciel mis en place par Desjardins vous permettra de jumeler vos trajets à ceux d un autre employé. Il sera aussi possible de consulter la liste des covoitureurs externes à Desjardins se déplaçant vers une entreprise voisine ou, pour des déplacements ponctuels, à l extérieur du lieu de travail habituel. BIENVENUE AUX NOUVEAUX COVOITUREURS En favorisant des déplacements au travail écoresponsables, Desjardins et ses employés contribuent ainsi à «Changer le monde, un geste à la fois». Le site de covoiturage Desjardins Le site permet aux employés Desjardins des secteurs d affaires et fonctions Mouvement de s inscrire afin de se trouver un ou des covoitureurs (les employés du réseau des caisses seront invités dans une prochaine phase). Le site permet de définir des trajets, qu ils soient ponctuels (événements), occasionnels ou quotidiens et de se jumeler avec d autres personnes pour partager ses déplacements. Étapes à suivre Rendez-vous sur le site et choisissez l option «Inscription» pour vous inscrire et créer un profil à titre de passager ou de conducteur. 1 Inscription Remplissez d abord les différents champs. Assurez-vous de lire et d accepter les termes d utilisation. Il est préférable d utiliser votre courriel professionnel (celui apparaissant dans le répertoire des employés) afin de faciliter l authentification de votre fiche comme membre de la communauté Desjardins. Le site de covoiturage Desjardins 3

4 2 Mot de passe Une fois inscrit, vous recevrez votre mot de passe par courriel. Saisissez votre adresse courriel ainsi que le mot de passe reçu à l endroit désigné dans le menu de gauche de la page d accueil. Si vous désirez modifier votre mot de passe, rendez-vous dans le menu de gauche et sélectionnez : «modifier mon mot de passe». *Si vous ne recevez pas ce mot de passe dans les 20 minutes suivant votre enregistrement, vérifiez dans votre boîte de courriels indésirables. 4 Le site de covoiturage Desjardins

5 3 Authentification Choisissez ensuite Desjardins dans le menu déroulant puis entrez votre courriel professionnel dans la seconde page. Le site de covoiturage Desjardins 5

6 4 Trajets Indiquez vos points de départ et d arrivée selon le type de déplacements que vous souhaitez effectuer en covoiturage. Ceci déterminera vos trajets actifs pour le jumelage. 6 Le site de covoiturage Desjardins

7 Une fois qu un ou plusieurs trajets et horaires réguliers ou ponctuels seront entrés, vous pourrez prendre connaissance des options de jumelage que le système vous propose pour l aller et le retour. En ouvrant le lien des options de jumelage, une liste de covoitureurs potentiels s affichera et vous pourrez filtrer ceux-ci en fonction de vos besoins. Le site de covoiturage Desjardins 7

8 5 Communication entre covoitureurs potentiels Une fois que vous aurez aurez trouvé les covoitureurs qui correspondent le mieux à votre itinéraire, cliquez sur le titre de chacune des fiches (ex. : Membre # Homme - 45 ans - passager). Une nouvelle page ouvrira vous donnant accès à une boîte de dialogue qui vous permettra de communiquer avec les membres choisis. Vous serez avisé par courriel lorsque ces derniers vous répondront. 6 Carnet des déplacements quotidiens Une fois que vous aurez trouvé et communiqué avec vos covoitureurs, vous devrez entrer cette information dans votre carnet des déplacements. Pour ce faire, rendez-vous sur la page d accueil, puis sous «Mes habitudes de déplacements et GES». Cliquez ensuite sur «Enregistrez mes déplacements et équipage» et remplissez les différents champs, sans oublier d indiquer le nom et les coordonnées de vos covoitureurs. Notez que vous devez remplir votre carnet des déplacements quotidiens pour effectuer votre demande de vignette de stationnement réservé (projet pilote à Lévis). Si vous avez déjà trouvé un covoitureur et que vous disposez encore de places disponibles à bord de votre voiture, vous êtes invité à mettre régulièrement votre profil à jour. 8 Le site de covoiturage Desjardins

9 Le retour garanti à domicile en cas d urgence Desjardins a également mis en place un système de retour garanti pour les covoitureurs passagers afin d assurer le retour à domicile en cas d urgence. Pour avoir accès à cette mesure, vous devrez covoiturer de façon régulière et remplir le formulaire de retour garanti sur le site de covoiturage. Un montant maximal de 100 $/an par employé est disponible à cet effet. Circonstances du retour garanti à domicile en cas d urgence Conditions d autorisation 1. Être inscrit et membre authentifié Desjardins via le site de covoiturage. 2. Lors de la demande du retour garanti, vous devrez prouver que vous covoiturez de façon régulière en effectuant la mise à jour de votre carnet des déplacements quotidiens* et indiquer le nom et l adresse courriel de vos covoitureurs. *Accessible via la page d accueil : «Mes habitudes de déplacements et GES» Étapes pour le remboursement 1. Conservez votre reçu de transport obtenu lors de votre trajet de retour ; 2. Remplissez le formulaire prévu à cet effet en y indiquant le courriel de votre supérieur immédiat ; 3. Imprimez le formulaire dûment rempli ; 4. Joignez la copie du formulaire et le reçu à votre demande de remboursement via votre compte de dépenses habituel. Exemples où le retour garanti à domicile est admissible : Vous êtes passager d un équipage de covoiturage et : Vous êtes très malade et devez revenir d urgence à la maison ; Vous devez aller chercher votre enfant qui est malade à l école ou à la garderie ; Vous devez vous absenter d urgence parce qu un membre de votre famille immédiate est à l hôpital (maladie grave, accident) ; Vous venez d apprendre le décès d un membre de votre famille immédiate ; Vous devez quitter en raison d un incendie, d une inondation ou d un cambriolage à votre domicile ; Vous devez faire du temps supplémentaire non prévu, votre gestionnaire vous ayant avisé le jour même ; Le conducteur désigné de votre équipe de covoiturage ne peut vous ramener à votre domicile en raison d une urgence ou de temps supplémentaire non prévu. Il n a pu vous en aviser qu une fois rendu au travail. Exemples où le retour garanti à domicile est non admissible : Vous avez des courses personnelles à faire ; Vous avez un rendez-vous planifié durant les heures de travail (médecin, dentiste, etc.) ; Vous faites du temps supplémentaire prévu à l avance ; Vous n avez pas respecté l horaire de départ convenu avec vos covoitureurs et ils ont dû partir sans vous. LE RETOUR À DOMICILE EN CAS D URGENCE 9

10 Les vignettes et les stationnements réservés Desjardins mettra en place de manière progressive des espaces de stationnement réservés à l usage exclusif de ses employés covoitureurs. Les conditions d obtention s ajusteront en fonction des réalités propres à chacun des établissements. Dans tous les cas, vous devrez faire une demande de vignette via le site de covoiturage lorsque cet incitatif sera disponible dans votre région. Chaque membre de l équipe devra remplir cette demande en prenant soin de mettre à jour son carnet des déplacements et d identifier les véhicules qui seront utilisés. La vignette aura une date de validité déterminée et chaque équipe aura la responsabilité de renouveler sa vignette avant la date d échéance. Pour obtenir une vignette, il est important que vous soyez en tout temps minimalement deux employés de Desjardins lors de vos déplacements domicile-travail. Des modalités sont prévues dans le cas où votre covoitureur serait malade ou en vacances. Situations particulières Les modalités d utilisation des vignettes et stationnements réservés aux covoitureurs tiennent compte des situations particulières pouvant toucher le conducteur ou les passagers de votre équipage, soit une absence prolongée, la période des vacances ou l utilisation d un véhicule temporaire. Avec la vignette vous seront fournis deux avis vous permettant de profiter de vos privilèges malgré le fait que vos passagers soient en vacances ou que vous utilisiez un véhicule temporaire. Utilisez ces avis à bon escient! Absence prolongée Si votre covoitureur est absent pour une durée de plus de 3 semaines, vous devrez en aviser l administrateur du site de covoiturage et vous trouver un nouveau covoitureur si vous désirez conserver vos privilèges (vignette). En l absence d un nouveau covoitureur, votre vignette sera annulée. Vacances Si votre covoitureur est en vacances, vous pourrez continuer à utiliser votre espace réservé. N oubliez pas d utiliser l avis Covoitureur à l extérieur du bureau que vous devrez accrocher à votre rétroviseur ou mettre en évidence sur votre tableau de bord. Véhicule temporaire / changement de véhicule Si cette situation est temporaire, vous devrez tout de même récupérer votre vignette de votre véhicule enregistré et la placer dans votre véhicule temporaire, sans oublier d accrocher l avis Véhicule temporaire à votre rétroviseur ou le placer en évidence sur votre tableau de bord. Si la situation persiste plus d une semaine, vous devrez en aviser l administrateur du site afin de modifier vos informations. Oubli de vignette Le service de sécurité des stationnements effectuera des vérifications aléatoires. Si un véhicule non enregistré (plaque d immatriculation) et sans vignette est identifié dans un espace réservé, le propriétaire du véhicule recevra un premier avis. Si la situation n est pas corrigée, cela pourrait aller jusqu au remorquage de la voiture aux frais de l employé. 10 LES VIGNETTES ET LES STATIONNEMENTS RÉSERVÉS

11 Stationnements incitatifs de l amt (région de Montréal) Tous les covoitureurs de la région de Montréal peuvent bénéficier des stationnements incitatifs de l Agence métropolitaine de transport (AMT). Pour ce faire, vous devez demander une vignette via le site de covoiturage de l AMT au Vous pourrez ainsi garer votre voiture dans un espace de stationnement réservé au covoiturage. Voici la liste des stationnements incitatifs offrant ce privilège. Blainville (gare) Grand-Moulin (gare) Radisson Brossard Chevrier Île-Perrot (gare) Repentigny Brossard Panama La Prairie Rosemère (gare) Cartier Montmorency Sainte-Julie Chambly Namur Est Sainte-Thérèse (gare) Châteauguay Namur Ouest Terrebonne Deux-Montagnes (gare) Pincourt/Terrasse Vaudreuil (gare) Dorion Vaudreuil (gare) Les concours Puisque Desjardins souhaite encourager ses employés à covoiturer, ces derniers se verront offrir l occasion de participer à des concours. Pour être admissible, il vous faudra covoiturer de façon régulière et maintenir votre carnet des déplacements à jour. Surveillez les nouvelles sur le portail des employés Desjardins et visitez le site régulièrement. LES VIGNETTES ET LES STATIONNEMENTS RÉSERVÉS / concours 11

12 Le partage des frais En estimant que vous effectuez une moyenne de km/an dont 40 km aller-retour/jour pour le déplacement domicile-travail et en ajoutant à cela les différents frais liés aux assurances, au permis de conduire, à l entretien et à la location et/ou dépréciation de votre voiture, à l essence (ex. : à 1,30 $/litre), etc., voici ce que le covoiturage vous permettra d économiser. Résultat du calculateur de frais / CO 2 Votre voiture vous coûte $ par année Le total des frais au km est de 0,43 $ Données fixes annuelles Nombre de km annuel parcouru : km Permis de conduire : 87,25 $ Immatriculation : 263,05 $ Assurances : 555 $ Coût d'entretien approximatif: $ Coût de propriété (financement et dépréciation (380 $/mois) : $ Prix au km pour les frais fixes : 0,33 $ Total des frais fixes : $ Dépenses liées à l essence Consommation du véhicule : 7,5 litres / 100 km Prix de l'essence au litre : 1,30 $ Prix pour l'essence au km : 0,10 $ Consommation annuelle d'essence : $ Données sur le trajet parcouru (aller-retour) NB de km parcouru : 40 Km Autres frais relié au trajet 0 $ (Stationnement, péage ou autres) : Émissions directes (kg de CO2) : 8,4 kg Frais à partager entre 2 personnes pour ce trajet (aller-retour) Frais d'essence : 4 $ (2 $ chacun) Frais fixes : 13,20 $ (6,60 $ chacun) Autres frais : 0 $ (0 $ chacun) Total : 17,20 $ (8,60 $ chacun) 12 LE PARTAGE DES FRAIS

13 Le covoiturage vous propose d économiser annuellement Votre contribution en tant que covoitureur Réduction d émissions: 8.4 kg de CO 2 & 1 véhicule en moins sur les routes Bienfaits du covoiturage sur l environnement selon votre trajet Selon votre trajet de 40 KM parcourus 5 jours par semaine, 52 semaines par année * Émissions de CO 2 - tonnes par passager LE SAVIEZ-VOUS? Une personne seule dans une voiture produit 32 kg de CO 2 par 100 km parcourus. Trois personnes qui covoiturent dans un même véhicule en produisent trois fois moins! LE PARTAGE DES FRAIS 13

14 Trucs et conseils pour un covoiturage agréable Une fois que vous avez trouvé vos covoitureurs, nous vous suggérons de discuter des points suivants afin de favoriser la bonne entente entre vos coéquipiers et vous. BIEN SE PRÉPARER, UN GAGE DE SUCCÈS Conducteur et passagers Convenez entre vous qui sera le conducteur et les passagers en choisissant l une des deux options suivantes : Un seul conducteur désigné qui utilisera en permanence sa voiture. Alternance des rôles et utilisation de plus d une voiture. Trajets et horaires Discutez de vos trajets et horaires afin de statuer sur les heures et les points de rencontre. Partage des coûts Convenez au départ du partage des coûts selon des modalités qui vous semblent équitables. Vous pouvez choisir parmi l une des méthodes suivantes : Il n y a pas de partage de coûts car vous utiliserez les véhicules des covoitureurs en alternance. Selon le cas, les frais de stationnement seront quant à eux divisés entre les membres de l équipe. Si l un d entre vous conduit en permanence et que vous utilisez uniquement son véhicule, vous avez le choix entre un tarif qui tient compte de la distance parcourue ou celui d un trajet similaire en transport collectif. Pour plus d information sur le calcul du partage des coûts, rendez-vous sur le site et sélectionnez dans la page d accueil «Autres outils et fonctions utiles», puis «Calculateur de frais de déplacement». Remplissez les différents champs qui correspondent à votre réalité «Calculer le partage des frais». Vos préférences Il se peut que vous ou vos covoitureurs désiriez vous entretenir sur vos habitudes et/ou préférences. Afin de favoriser une bonne entente, assurez-vous de bien communiquer vos attentes quant au poste de radio syntonisé, au volume de la musique, au siège occupé, à la vitesse, à la présence ou l absence de fumée de cigarette, aux parfums, etc. 14 TRUCS ET CONSEILs POUR UN COVOITURAGE AGRÉABLE

15 Les imprévus Établissez à l avance les solutions de rechange en cas d absence prévue ou non d un passager ou du conducteur, de panne majeure, etc. N attendez pas qu une situation malencontreuse se produise. Si votre conducteur a un imprévu sur les heures de travail, vous pourrez toujours bénéficier du retour garanti à domicile en cas d urgence de votre employeur. Pour plus d information, consultez la section du présent guide à ce sujet. POUR QUE RÈGNE LA BONNE ENTENTE Que vous soyez conducteur ou passager, nous vous proposons ces quelques règles. Soyez ponctuel C est la première règle à suivre afin d éviter tout malentendu potentiel. Si un covoitureur est en retard, prévoyez le coup en discutant de cette situation à l avance et statuez sur un délai raisonnable d attente avant de quitter le point de rencontre ou d un mode de communication (téléphone, cellulaire, texto, etc.). Si le problème se répète, parlez-en entre vous pour trouver une solution. Respectez le trajet et l horaire Ne faites pas d arrêts imprévus sur la route. Si vous avez besoin de faire un détour, prévenez vos covoitureurs et obtenez préalablement leur approbation. Maintenez votre véhicule propre et en bon état de marche Pensez à vos compagnons de route pour qui il est bien plus agréable de voyager dans une auto propre et régulièrement entretenue. Cela vous évitera des mésaventures en cours de route! LES DÉTAILS JURIDIQUES Permis requis Il n est pas nécessaire d obtenir un permis particulier pour pratiquer le covoiturage. Un permis de conduire est suffisant. Régime d assurances public Le covoiturage n a pas de conséquence sur le régime d assurances public en vigueur. Régime d assurances privé Le covoiturage peut avoir un impact sur votre police d assurance privée. Assurez-vous de contacter votre assureur avant de débuter le covoiturage. Certaines compagnies peuvent encourager cette pratique par des rabais ou par une diminution des primes liées à la réduction de l utilisation de votre véhicule. D autres demandent simplement à en être informées. Certains assureurs pourraient même refuser de vous assurer si, par exemple, vous covoiturez sur de longues distances et recevez de l argent en retour. Informez-vous! TRUCS ET CONSEILs POUR UN COVOITURAGE AGRÉABLE 15

16 Les avantages du covoiturage ÉCONOMIQUE Covoiturer permet de diminuer les frais liés aux trajets quotidiens en voiture (essence, usure de la voiture, stationnement...). Plus le nombre de covoitureurs est élevé, plus grandes sont les économies! ÉCOLOGIQUE Covoiturer permet de diminuer le nombre de voitures circulant sur les routes entraînant du même coût une diminution de la pollution et de l émission des gaz à effet de serre (GES), tout en diminuant la consommation d énergie non renouvelable comme le pétrole. AGRÉABLE ET AMUSANT Covoiturer permet de réduire le stress et la fatigue au quotidien et, par conséquent, d augmenter votre qualité de vie au travail et votre productivité. Il permet également de créer des occasions de rencontres. PRATIQUE Grâce au covoiturage, en plus de profiter la plupart du temps d un service porte-à-porte, vous pourrez utiliser, selon votre lieu de travail, certains tronçons d autoroutes réservés au covoiturage ou des stationnements réservés, ce qui pourrait vous permettre de réduire votre temps de déplacement. 16 LES AVANTAGES DU COVOITURAGE

17 L écoconduite 1 L écoconduite consiste à appliquer des techniques de conduite qui permettent de réduire sa consommation de carburant pour un trajet donné. Peu importe le trajet parcouru et le type de véhicule conduit, les avantages sont réels. Selon l Agence de l efficacité énergétique, on estime que pratiquer l écoconduite représente un potentiel d économie de carburant d au moins 10 %. LE BON $ENS AU VOLANT L écoconduite repose sur des principes techniques, dont le plus important est la gestion efficace des accélérations, comme de maintenir une vitesse constante dans la circulation afin d éviter les accélérations et les freinages inutiles. Les techniques d écoconduite Maintenir une vitesse constante en anticipant la circulation ; Réduire la vitesse de son véhicule ; Conserver un régime-moteur inférieur à tours/minute ; Éviter la marche au ralenti du moteur ; Pour les véhicules à boîte de vitesses manuelle : engager le rapport de vitesse supérieur le plus rapidement possible. Pour obtenir les résultats attendus de l écoconduite, cette nouvelle façon de conduire doit être jumelée à des comportements qui favorisent les économies de carburant. Voici donc quelques conseils complémentaires : Minimiser l utilisation du climatiseur ; Enlever les porte-bagages, supports à vélo, porte-skis immédiatement après usage ; Éviter le transport d objets inutiles ayant un poids élevé ; Utiliser un régulateur de vitesse ou un appareil affichant la consommation de carburant instantanée ; Optimiser ses déplacements par une meilleure planification de ceux-ci. L écoconduite est un moyen de diminuer sa consommation de carburant, mais d autres gestes peuvent également vous aider à réduire votre facture énergétique : l entretien du véhicule, le type de véhicule utilisé ou choisi lors de l achat et, bien sûr, l utilisation de votre véhicule (kilométrage parcouru) ainsi que le choix de moyens de transport alternatifs. 1 L ÉCOCONDUITE 17

18 desjardins.covoiturage.ca