8. Éléments particuliers de comptabilité

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1 8. Éléments particuliers de comptabilité 8.1 Les imputations 8.2 Les taxes à la consommation 8.3 Les états financiers

2 8.1 Les imputations La nature des imputations Tout système comptable exige que les revenus et les dépenses soient porté aux postes budgétaires appropriés. Les systèmes les plus simples comptabilisent les dépenses en fonction de leur nature et les revenus en fonction de leur provenance. Ces systèmes simples donnent une information de base. Il peut parfois être utile pour une organisation de connaître ses revenus et ses dépenses de façon plus détaillée. C est le cas des institutions du réseau d enseignement collégial pour qui il est essentiel de répartir revenus et dépenses en fonction des centres de financement. On regroupe dans un centre de financement, les activités qui proviennent d une même enveloppe budgétaire où d une même source autonome. Lorsqu un coût est encouru, il importe de le porter au bon poste budgétaire; trois termes sont utilisés dans ce processus de ventilation des coûts : - l affection, - la répartition, - l imputation. Le terme affectation est réservé à des charges inscrites directement et sans calcul intermédiaire (exemple : le salaire du Directeur général est inscrit directement à un compte d activité «Direction générale»). Le terme répartition est l appellation utilisée pour classer dans des comptes différents, des coûts qui ne peuvent être affectés directement. On procède alors en utilisant des charges internes; (exemple : un achat global de papeterie fait l objet d une répartition entre les services qui en ont fait la réquisition). 2

3 Le terme imputation est utilisé pour désigner l inscription des coûts qui affectent plus d un centre de financement et qu il n est pas possible ou peu pratique de répartir directement; ces coûts sont alors imputés à partir d une méthode rationnelle basée sur un niveau d activité préalablement défini (exemple : les coûts reliés à l électricité sont imputés aux services qui ont des centres de financements différents) La raison d être des imputations Dans la majorité des cégeps, un système d imputation rationnelle est utilisé pour ventiler les coûts et plus occasionnellement les revenus entre les divers centres de financement; il s agit en l occurrence : - de l enseignement régulier, - de la formation continue, - des divers services auxiliaires, - des autres champs, le cas échéant. Le cas le plus connu et certes le plus important est celui de l imputation faite par le secteur de l enseignement régulier au secteur de la formation continue. Il n y a pas d obligation d imputer les coûts d un service à un autre mais il peut être important de connaître le niveau de rentabilité de chacun des secteurs. Habituellement, il y aura mise en place d un système d imputation rationnelle entre deux services : - lorsqu un service (fournisseur) met ses ressources à la disposition d un autre service (utilisateur), - lorsque les deux services ont des sources de financement différentes, - à l intérieur de règles d efficience définies. L imputation rationnelle n apporte pas d argent neuf à l organisation; dans sa décision d imputer ou pas, celle-ci doit tenir compte des deux éléments suivants : - la valeur ajoutée au système d information financière par la mise en place d un modèle d imputation, - les coûts engendrés par la mise en place de ce modèle d imputation Modèles d imputation Il n y a pas de normes régissant les méthodes d imputation. C est à chacune des organisations de s assurer que ses divers centres de financement supportent leur juste part des coûts. Il n y a pas non plus de modèle unique utilisé dans le réseau collégial parce que les services offerts varient sensiblement d un collège à l autre. Lorsqu il s agit de choisir une méthode d imputation, les questions que l on se pose face aux services rendus par une 3

4 unité administrative (le service fournisseur) à une autre unité administrative (le service utilisateur) sont les suivantes : Qu est-ce que ça vaut? Qu est-ce que ça coûte? A. Qu est-ce que ça vaut? Si on pouvait facilement répondre à cette question, on trouverait là la base d imputation la plus équitable pour tous. Ainsi, lorsque l utilisateur désire un service particulier qui s offre autrement que par un service interne, la valeur de ce service peut être déterminée par appel d offres. Malheureusement, il n arrive que très rarement que l on puisse trouver la valeur «marchande» du service rendu. Il nous faut alors trouver une autre façon d imputer en se basant sur les coûts. B. Qu est-ce que ça coûte? Il y a deux façons de déterminer ce que ça coûte au service fournisseur, à savoir : le coût moyen et le coût marginal. Qu est-ce que ça coûte en moyenne pour fournir le service? (coût moyen) Qu est-ce que ça coûte de plus pour fournir le service? (coût marginal) On utilisera le coût marginal à chaque fois qu on pourra déterminer de façon précise les coûts générés par la fourniture d un service. Si l on demande au service de la bibliothèque d allonger de trois heures par jour sa période d ouverture, le coût réel de ces trois heures constituera le coût marginal de cette demande ; et c est ce coût que l on utilisera pour l imputation. On se servira du coût moyen dans les cas où il est impossible de déterminer le coût marginal. À titre d exemple, si le service d encadrement scolaire prend en charge les dossiers des étudiants réguliers et adultes, une base raisonnable d imputation pourrait être appliquée aux activités de la formation continue, à savoir : le coût moyen des activités de l ensemble du service. Un bon modèle d imputation sera : - équitable, - transparent, - le plus simple possible, - basé sur des données factuelles, - flexible, - dynamique, - doté d une certaine pérennité, - consensuel. 4

5 8.1.4 La comptabilisation des imputations C est la procédure 008 qui régit la comptabilisation des imputations. L imputation ne doit pas surévaluer ou sous-évaluer les revenus et les dépenses. Ainsi, toute imputation doit être réalisée entre les revenus (un revenu positif et un revenu négatif) ou entre les dépenses (une dépense positive et une dépense négative). 5

6 Éléments particuliers de comptabilité 8.2 Les taxes à la consommation TPS et TVQ La TPS et la TVQ La taxe sur les produits et services (TPS) et la taxe de vente du Québec (TVQ) sont des taxes sur la consommation de produits et services. Conçues de façon à s appliquer au consommateur ou à l acheteur final, elles sont perçues par les vendeurs appelés «inscrits» tout au long de la chaîne de distribution. La plupart des personnes qui ont une «activité commerciale» sont tenues de s inscrire, de percevoir ainsi que de verser la TPS et la TVQ. Les taxes sont calculées au taux de 5 % pour la TPS et de 7,5 % pour la TVQ sur la vente de la plupart des biens ou la prestation de services, appelés collectivement «fournitures» fournis au Canada et généralement payables par l acquéreur au moment où la contrepartie est payée ou devient due. Achat 100,000 $ TPS (5%) 5,000 $ 105,000 $ TVQ (7,5 %) 7,875 $ Total 112,875 $ À titre de mandataire pour le compte de l état, les inscrits perçoivent la taxe sur la valeur des fournitures mais ils ont droit à un crédit pour la taxe payée à l achat de leurs intrants. Le montant net est remis au gouvernement (ou réclamé au gouvernement) périodiquement. 6

7 Éléments particuliers de comptabilité Les cégeps et la fourniture de biens et de services En général, toutes les fournitures sont assujetties à la TPS et à la TVQ et l inscrit doit les percevoir auprès de l acheteur. Cependant, deux grandes catégories d opérations échappent à la TPS et à la TVQ : - les fournitures détaxées, - les fournitures exonérées. Les fournitures détaxées De nombreuses fournitures de médicaments, d appareils médicaux et de produits alimentaires de base sont détaxées. Pour les fournitures détaxées, aucune taxe n est payable par l acheteur et le fournisseur où l inscrit n a pas à payer de taxe. Cependant, l inscrit peut demander des crédits de taxes sur les intrants à l égard de la TPS et de la TVQ payée. Les fournitures exonérées La plupart des fournitures d un collège public sont des fournitures exonérées. Pour les fournitures exonérées, aucune taxe n est payable par l acheteur et l inscrit n a pas à percevoir la taxe. Cependant, l institution d enseignement ne peut pas demander de crédit de taxes sur intrants à l égard des achats réalisés dans le cadre d une activité commerciale, puisque la définition d activité commerciale exclut la réalisation de fournitures exonérées. Le cégep a toutefois droit à un remboursement partiel de taxes payées sur les achats dans le cadre de ses activités de «services d enseignement». Les crédits de taxes sur intrants et les remboursements Si la consommation s effectue dans le cadre d une activité commerciale (taxable ou détaxée), l inscrit peut demander un crédit de taxes sur intrants. En ce qui concerne les fournitures exonérées, il n y a aucun crédit de taxes mais les remboursements partiels suivants peuvent être demandés par les collèges publics : TPS : 67 % TVQ : 47 % 7

8 Éléments particuliers de comptabilité Le tableau suivant résume la situation d un achat fait dans le cadre d une fourniture exonérée: Montant brut Remboursement Montant net Taux $ Achat 100,00 $ TPS 5,00 $ 67 % 3,35 $ TVQ 7,88 $ 47 % 3,70 $ TOTAL 112,88 $ 7,05 $ 105,83 $ 100 % 6,25% 93,75 % Dans les collèges publics, des situations «mixtes» peuvent exister à savoir : des fournitures de biens et services exonérées, taxables et même détaxées La comptabilisation au fonds de fonctionnement La procédure 012 traite des dépenses assujetties à la TPS et à la TVQ au fonds de fonctionnement. En général, les cégeps comptabilisent les dépenses au net. Cependant, selon le paragraphe 8 de de la procédure 012, le cégep peut enregistrer ses dépenses au brut et inscrire un compte à recevoir TPS- TVQ et en affectant un compte de revenus spécifique La TVQ et les investissements Les dispositions suivantes sont issues de l annexe F113. En , le gouvernement annonçait une augmentation de la contribution des employeurs au Fonds des services de santé. Cette hausse des dépenses était compensée par une augmentation du taux de remboursement partiel de la TVQ qui passait de 30 % à 47 %. La hausse du taux de remboursement s appliquait sur toutes les dépenses, soit de fonctionnement, soit d investissement. Les paramètres ont été ajustés au fonds de fonctionnement entre les termes F, A, et B de FABES ; cependant, aucun ajustement n a été effectué aux normes d investissements. Le paragraphe 6 de la procédure 019 donne la possibilité aux cégeps qui le désirent de faire l ajustement requis aux états financiers. L ajustement consiste à transférer au fonds de fonctionnement l équivalent de 1,05 % des allocations d investissements en considérant ce montant comme une acquisition d immobilisation. 8

9 Éléments particuliers de comptabilité 8.3 Les états financiers La réglementation et le contenu L article 27 de la Loi des collèges d enseignement général et professionnel stipule que : «27. Les états financiers d un collège accompagnés des rapports financiers que requiert le ministre et du rapport du vérificateur externe sont transmis au ministre à l époque et dans la forme qu il détermine.» L époque et la forme des états financiers sont par ailleurs déterminées par la procédure 006. Le rapport financier annuel (RFA) comprend : - les renseignements sur le cégep, - les notes aux états financiers, - les explications relatives à la conciliation SPOC RFA et au relevé des messages, - le rapport du vérificateur externe, - le questionnaire à l intention du vérificateur externe, - les chiffriers électroniques contenant les données : du fonds de fonctionnement (incluant le bilan des fonds spéciaux), du fonds des investissements Les dates de transmission et pénalités Le rapport financier annuel pour l exercice terminé le 30 juin, doit être transmis au ministre au plus tard le 1 er novembre. 9

10 Éléments particuliers de comptabilité Le 1 er décembre au plus tard, le cégep transmet la résolution du conseil d administration, le rapport du vérificateur et le questionnaire à l intention du vérificateur. Toute dérogation à la date du 1 er novembre pour le RFA et du 1 er décembre pour la résolution du conseil d administration peut entraîner pour chaque journée de retard une pénalité équivalent à 1/200 de 1% du montant total de la subvention de fonctionnement soit $ par jour de retard pour une subvention de 20 MS Les chiffriers électroniques Les chiffriers électroniques peuvent être téléchargés à partir du site du ministère de l Éducation sous deux formes : - avec explications (voir exemples annexés) - avec les cases à compléter Le fonds de fonctionnement comprend les sections Section I Section II Section III Section IV Section V Section VI : états financiers : données comptables : annexes de financement : renseignements supplémentaires : chiffrier des intérêts et conciliation SPOC RFA : relevé des messages Le fonds des investissements comprend 3 sections : Section I Section II Section III : états financiers : rapport des transactions au fonds d investissements : relevé des messages Un tableau sommaire suit et indique le contenu de chacune des sections 10