GUIDE FISCAL RELATIF AUX CARTES D ACHAT AU CANADA

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1 PRÉPARATION DES DÉCLARATIONS FISCALES GUIDE FISCAL RELATIF AUX CARTES D ACHAT AU CANADA Des conseils simples pour réclamer des crédits de taxe sur intrants à l égard de transactions effectuées au moyen de cartes d achat.

2 Vue d ensemble TPS/TVH et taux applicables au Canada La taxe sur les produits et services et la taxe de vente harmonisée («TPS/TVH») sont des taxes générales sur la valeur ajoutée qui s appliquent à la plupart des transactions portant sur les fournitures de biens (corporels, incorporels ou immobiliers) et de services effectuées au Canada, et qui peuvent être réclamées à titre de crédits de taxe sur intrants («CTI») dans la mesure où les entreprises en cause, exercent des activités commerciales et sont inscrites aux fins de la taxe. Certains biens et services peuvent être exonérés (par ex.: les services financiers) ou détaxés (c.- à-d. imposés à un taux de 0 %, par exemple lorsqu ils sont fournis à un non-résident du Canada). Des règles similaires s appliquent aux fins de l application de la taxe de vente du Québec («TVQ»), et en vertu desquelles les inscrits admissibles ont droit à des remboursements de taxe sur intrants («RTI») sur leurs achats. Ce document porte sur les processus et les procédures TPS/TVH, applicables afin de réclamer des CTI. Cependant, les mêmes processus et procédures s appliquent afin de réclamer des RTI aux fins de la TVQ. Ainsi, toutes les références énoncées cidessous en matière de TPS/TVH peuvent généralement s appliquer également aux fins de la TVQ, sous réserve de certaines règles spéciales applicables uniquement aux fins de la TVQ. Les taux de la TPS/TVH varient de 0% to 15% selon le type de dépense et la province où est localisée la transaction. Crédits de taxe sur intrants (TPS/TVH) et renseignements disponibles pour les cartes d achat La plupart des inscrits ont droit de réclamer la TPS/TVH payée ou payable sur les achats effectués dans le cadre de leurs activités commerciales. Pour être admissible aux CTI, les inscrits doivent remplir certaines exigences documentaires prescrites par la législation (comme obtenir le numéro de TPS/TVH du fournisseur, le montant de la taxe, etc.). Les exigences documentaires liées aux CTI augmentent également selon le montant de la facture: Moins de 30 $ De 30 $ à 150 $ Plus de 150 $ Nom du fournisseur; date; montant. Tous les renseignements mentionnés ci-dessus plus le montant de TPS/TVH, le taux applicable (si plus d un) et le numéro d inscription aux taxes du fournisseur. Tous les renseignements mentionnés ci-dessus, plus le nom de l acquéreur, la description des biens ou des services fournis; les modalités de paiement. Les relevés de cartes d achat («cartes-a») peuvent seulement afficher les données consignées par les marchands. Les renseignements des cartes-a peuvent être regroupés en trois catégories selon les différents niveaux de détails sur les transactions consignés par le marchand. Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Contient des renseignements de base incluant notamment, la date de la transaction, le nom du fournisseur, le montant total de la vente et le lieu. Il ne contient pas la description des biens et des services acquis et aucune référence au montant des taxes payables. Contient les renseignements du Niveau 1, plus les renseignements relatifs à la TPS/TVH et à la province, la ville et le code postal du fournisseur. Il ne contient pas la description complète des biens ou des services acquis. Contient les renseignements du Niveau 2, plus le numéro d inscription aux taxes du marchand, le montant réel des taxes payées, la description de chaque article, la date de la transaction et généralement tous les renseignements requis pour remplir habituellement les exigences documentaires. Les détails complets sur les exigences documentaires se retrouvent dans le Règlement sur les renseignements nécessaires à une demande de crédit de taxe sur les intrants (TPS/TVH) pris en vertu de la Loi sur la taxe d accise.

3 Il est important de faire la distinction entre les cartes-a et les cartes de crédit d entreprise sur la base desquelles les employés sont remboursés, en remplissant des relevés de dépenses et les employeurs inscrits aux fins de la TPS, peuvent utiliser les facteurs applicables pour réclamer des CTI à l égard des dépenses taxables. Ce document ne traite pas des cartes de crédit d entreprise. Pour connaître les incidences fiscales liées aux cartes de crédit d entreprise, veuillez consulter l Énoncé de politique sur la TPS/TVH, P-184 de l Agence du Revenu du Canada (ARC) qui constitue un guide d utilisation de la méthode factorielle par les inscrits qui demandent des crédits de taxe sur intrants, à l'égard des dépenses payées par cartes de crédit. Les relevés de cartes d achat sont-ils acceptables pour réclamer des CTI? Lorsque des renseignements du Niveau 3 sont consignés sur un relevé de carte-a, les exigences documentaires devraient être satisfaites et ces renseignements devraient être considérés comme suffisants afin de réclamer des CTI. Pour les cas où les utilisateurs des cartes-a n ont pas accès aux renseignements du Niveau 3, l ARC a publié l Avis 199 «Cartes d achat Exigences documentaires relatives aux demandes de crédits de taxe sur les intrants» qui décrit le processus pour demander une dispense de l application des exigences documentaires standard relatives aux CTI et réclamer des CTI en fonction d un montant estimatif de taxe payée, sur la base de ratios approuvés par l ARC pour une durée de 5 ans. Une nouvelle demande d approbation doit être présentée tous les 5 ans auprès de l ARC. Vous pouvez trouver l avis relatif aux cartes d achat (Avis 199) sur le site internet de l Agence du Revenu du Canada au Plus précisément, le processus d approbation pour les cartes-a prescrit divers paramètres et étapes à suivre, notamment: l inscrit doit exercer exclusivement des activités commerciales (c.-à-d., taxables à la TPS/TVH, incluant les activités détaxées); les biens et les services sont des achats sujets à la TPS/TVH (excluant les achats exonérés ou détaxés) acquis au Canada et dont le prix d achat est inférieur à $ CA; l ARC exige une confirmation écrite de l auditeur externe de l inscrit selon laquelle les contrôles internes relatifs aux cartes-a sont fiables; la demande présentée à l ARC doit inclure des données électroniques indiquant les achats effectués au moyen de cartes-a pendant une période d échantillonnage de 4 mois (l échantillon doit être sélectionné de façon conforme) pour calculer les ratios applicables à la réclamation de CTI admissibles. Une fois l approbation de l ARC obtenue, les renseignements du Niveau 1 et du Niveau 2 fournis dans le rapport de l émetteur de la carte (par ex., un montant qui inclut la TPS/TVH) sont suffisants pour demander des CTI. Après l expiration du délai de 5 ans, les inscrits doivent demander à nouveau une dispense d application des exigences documentaires à l égard des CTI auprès de l ARC et fournir dans ce cadre, d autres échantillonnages mensuels.

4 Meilleures pratiques à mettre en œuvre au lieu de demander l approbation de ratios en vertu de l Avis 199 applicable en matière de carte d achat La seule façon d éliminer le risque de voir remettre en cause des CTI réclamés sur la base de relevés de cartes-a, est d obtenir l approbation préalable de l ARC ou de conserver un accès en cas de vérification à toutes les pièces documentaires relatives à la facturation émises initialement. L effort requis pour se conformer au processus de demande en vertu de cette politique relative aux cartes-a est considérablement élevé. De ce fait, ce processus d approbation de l ARC n est généralement pas effectué en pratique, ce qui met le droit aux CTI à risque. Cependant, quand des contrôles et des processus appropriés relativement à l utilisation des cartes-a sont mis en œuvre, le risque peut être atténué. 1. Encourager tous les fournisseurs potentiels de cartes-a à atteindre le Niveau 3 quant aux données à consigner sur le relevé de carte, car cela est généralement considéré comme une justification appropriée aux fins de la réclamation des CTI. 2. Faire attention lorsque vous utilisez les cartes-a pour effectuer des achats auprès de fournisseurs qui consignent seulement des données du Niveau 1 ou du Niveau 2, car il est fort probable qu en pareil cas, il faille donner des preuves documentaires correspondant aux factures réellement émises pour appuyer les CTI demandés. Une utilisation limitée des cartes-a pour de telles transactions permet d en faciliter l identification et leur regroupement distinct. 3. Envisager de limiter les achats avec une carte-a (ou de les regrouper distinctement grâce à un logiciel approprié) à des achats spécifiques par catégorie(s), région(s) ou fournisseur(s) lorsqu il est clairement établi qu un seul taux d imposition s applique en tout temps, ce qui permet à l inscrit d utiliser un facteur fiscal (par ex., 5/105, 13/113, etc.) pour calculer facilement la TPS/TVH/TVQ incluse dans le montant total de l achat reporté sur le relevé de la carte-a. Remarque: l application de la taxe de vente au détail provinciale dans certaines provinces doit être prise en compte dans la détermination du facteur fiscal approprié (par ex., 5/105 versus 5/112 au Manitoba). Le but est de réduire la probabilité d un écart entre le calcul du facteur fiscal et la taxe réelle reportée sur les factures des fournisseurs à l appui de chaque transaction. 4. Lorsqu une carte-a est utilisée pour les dépenses de repas et de divertissement, les inscrits doivent s assurer que les restrictions/récupérations applicables en matière de CTI sont appliquées aux fins de ces transactions. Si possible, encourager l utilisation d une carte de crédit d entreprise pour les dépenses de repas et de divertissement. 5. Afin de vous conformer aux exigences documentaires requises afin de supporter les demandes de CTI calculés sur la base des relevés de carte-a, les processus/procédures suivant(e)s devraient être suivi(e)s: a. Les inscrits devraient conserver la facture/le reçu ou tout autre document afin de supporter la réclamation des CTI pour chaque transaction traitée à l aide d une carte-a. b. Dans la mesure du possible, les inscrits devraient numériser et archiver les documents relatifs à la facturation, de préférence avec des noms de dossiers indexés, à partir de la date de la transaction ou du relevé par exemple, individuellement ou en lots pertinents. c. Les inscrits devraient vérifier si le numéro de TPS/TPH fourni par le fournisseur (surtout les fournisseurs auxquels des dépenses importantes sont payées) sur la facture/le reçu ou sur un autre document, est valide. Vous pouvez vérifier le numéro de TPS/TVH sur le site internet de l ARC au Tenez compte de ces meilleures pratiques lorsque vous demandes des crédits de taxe sur intrants au moyen de relevés de cartes d achat.

5 d. Les inscrits devraient offrir une formation en fiscalité aux titulaires de cartes-a pour former le personnel quant aux documents requis pour supporter les droits à réclamation de CTI. e. Les titulaires de cartes-a devraient avoir un accès à une assistance en matière fiscale efficace et simple, incluant un guide écrit sommaire et facile d utilisation (comme une simple grille fiscale). f. Les inscrits devraient s assurer que les achats effectués par les titulaires de cartes sont soumis à un processus de revue documentée par un superviseur afin de garantir que les utilisateurs de cartes-a obtiennent les documents nécessaires et qu ils utilisent la carte de façon appropriée en vertu des lignes directrices de l entreprise, y compris que soit privilégier des fournisseurs qui consignent des données de niveaux supérieurs. g. Les inscrits devraient effectuer des vérifications aléatoires des achats effectués au moyen de cartes-a afin de s assurer que les documents requis pour appuyer leurs demandes de CTI sont conservés en cas d une vérification par l ARC.

6 Avis de non-responsabilité Les renseignements contenus dans ce guide sont de nature générale et ne doivent pas être considérés, ni ne doivent être interprétés, comme des conseils fiscaux professionnels à tout utilisateur de carte-a et aucune déclaration quant aux incidences fiscales applicables à tout utilisateur de carte-a n est faite dans les présentes. Il se peut que les stratégies générales contenues dans ce document ne conviennent pas à tous les utilisateurs de carte-a et ceux-ci devraient consulter leurs propres conseillers fiscaux au sujet de leurs propres procédures de conformité fiscale. Deloitte LLP a été mandaté par VISA pour résumer les questions générales relatives à l utilisation des cartes-a du point de vue opérationnel relativement à la taxe sur les produits et services, la taxe de vente harmonisée et la taxe de vente du Québec. Deloitte LLP et VISA ne font aucune déclaration et ne donnent aucune garantie, qu elle soit expresse ou implicite, concernant ce guide, l exhaustivité ou l exactitude des renseignements contenus dans les présentes, ou l acceptation des demandes de CTI par les autorités fiscales. Deloitte LLP et VISA n assument aucune responsabilité ni aucune obligation de diligence quant aux mesures prises par tout utilisateur de carte-a sur la foi de ces renseignements.