Demandes de cartes de carburant

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1 Département fédéral des finances DFF Administration fédérale des douanes AFD Direction générale des douanes Stéphane Tendon le 26 septembre 2011 Demandes de cartes de carburant Documentation 1 Généralités Procédure Etape Etape Etape Etape Messages d erreurs Etape Dernière étape Que faire en cas de panne? Précaution Le site internet de la douane est hors service Erreur lors de l enregistrement des données Contacts... 5

2 1 Généralités Le présent document décrit la marche à suivre pour effectuer une demande de cartes de carburant (formulaire 15.54) via le site Web de l administration des douanes. Dans les différentes captures d écran présentées dans ce document apparaît parfois l icône suivante : un passage de la souris sur l icône affiche un texte d aide. 2 Procédure 2.1 Etape 1 Rendez-vous sur la page Internet suivante : https://www.afd.admin.ch/db/newdb/diplo/controller.php 2.2 Etape 2 Choisissez l organisation dans laquelle vous travaillez dans la liste déroulante. Il est possible de taper une partie du nom d une organisation dans la liste pour réduire celle-ci. Cliquez ensuite sur le bouton «Suivant». 2.3 Etape 3 Choisissez le type de demande (dans notre cas, 15.54). L icône d information donne plus de détails sur les formulaires et Cliquer sur «Suivant». 2/5

3 2.4 Etape 4 Remplissez les champs du formulaire marqués d une étoile (champs obligatoires) : Cliquez sur «Suivant» Messages d erreurs Une erreur est générée et affichée dans le formulaire dans les cas suivants : Un champ obligatoire (avec *) n a pas été rempli. Le nom entré ne correspond pas au numéro de carte de légitimation OU la personne n est pas connue de notre base de données. o Il faut impérativement inscrire le nom ainsi que le prénom tels qu ils sont inscrits sur la carte de légitimation. o Remarque importante : Il est possible de sauter le contrôle du système. Sautez le contrôle si les données saisies sont correctes (la personne saisie n est probablement pas connue de notre base de données). Cochez pour cela la case «Sauter le contrôle» : 3/5

4 2.5 Etape 5 Les données sont affichées pour que vous puissiez les contrôler avant de terminer le processus : Cliquez sur «Suivant» pour terminer le processus, ou revenez en arrière grâce au bouton «Retour» si vous désirez effectuer des modifications. 2.6 Dernière étape Cliquez sur le lien «Ouvrir le formulaire (pdf)» et imprimez celui-ci. 4/5

5 Après impression, signez tous les coupons à l endroit prévu. : Les coupons signés, ils pourront être transmis à l ONU avec les papiers d comme c est le cas aujourd hui. 3 Que faire en cas de panne? 3.1 Précaution Un formulaire et un formulaire vides (formulaires de secours) sont disponibles en téléchargement sur le site internet de la douane à l adresse : Veuillez télécharger ces formulaires et stockez-les sur votre système. Vous pourrez-les utiliser en cas de panne. 3.2 Le site internet de la douane est hors service Si le site https://www.afd.admin.ch/db/newdb/diplo/controller.php est inaccessible, la seule possibilité est l utilisation du formulaire de secours. Il faut pour cela que vous ayez téléchargé le formulaire auparavant. La procédure est la suivante : Remplissez le formulaire sur votre ordinateur, et imprimez-le en deux exemplaires. Apposez-y les signatures et timbres nécessaires sur les deux copies imprimées. Envoyez les deux copies comme vous le feriez avec un formulaire normal (avec les papiers d accompagnement nécessaires). Si vous n avez pas téléchargé le formulaire de secours auparavant, attendre d avoir à nouveau accès au site internet. 3.3 Erreur lors de l enregistrement des données Il se peut que le système génère une erreur qui ne vous permette pas de terminer le processus de saisie. Vous pouvez alors procéder comme décrit au point Contacts Vous pouvez annoncer tout problème par à l adresse suivante : Mentionnez s il vous plait dans l objet du mail «Formulaire 15.52» ou «Formulaire 15.54». Une capture d écran peut également accélérer la résolution du problème. 5/5

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