OpenOffice Version 4.1.2
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- Amandine Pageau
- il y a 7 ans
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1 Page 1 de 5 But Le terme publipostage désigne aussi une fonction des logiciels de traitement de texte permettant de personnaliser automatiquement les termes d une lettre-type envoyée à un ensemble de clients. Les informations individuelles contenues dans le fichier des clients sont intégrées (on dit aussi fusionnées) dans la lettre-type, ce processus permettant d éditer autant de lettres personnalisées qu il y a de clients enregistrés dans le fichier 1 Préparer la base de données (le fichier clients, membres,..) La conception de cette base de données est très importante : La première étape de la conception repose sur l'analyse des besoins. De la qualité de la réalisation de cette première étape dépendra ensuite la pertinence de la base de données par rapports aux usages. Cette première étape est donc essentielle et doit être menée avec soins Ouvrir OpenOffice " Classeur" Créer une base de données. Elle comprendra des informations qui seront stockées dans les colonnes d'un tableur Les têtes de colonnes (appelées "Champs" par la suite) identifient leurs contenus Nom du champ Société, Civilité Prénom Nom Adresse NP Ville Exemple possible du contenu Nom de la société ou du commerce Madame ou Monsieur ou Mademoiselle, Prénom ou initiale du/de la responsable Nom du/de la responsable Adresse de la société Numéro postal Ville, Village Les "Champs" comme ci-dessous (Ligne n 1, en jaune) identifient les têtes de colonnes. Pour facilement identifier la "Feuille de calcul " utilisée dans le tableur il faut la renommer Ici renommer "Feuille 1" en " Sponsors" et supprimer les feuilles inutiles
2 Page 2 de 5 2 Préparer le document de publipostage Ouvrir "OpenOffice Texte " Dans le menu "Edition" (1xG) sur " Changer de base de données " Dans la fenêtre "Changer de base de données" (1xG) sur le bouton "Parcourir" Rechercher et sélectionner le fichier qui contient la Base de données Ici " Liste des sponsors.ods" (1xG) sur le bouton "Ouvrir"
3 Page 3 de 5 Le fichier de la base de données apparaît dans la fenêtre des "Bases de données disponibles" en cliquant sur la croix qui précède le nom de la base, le nom de la feuille utilisée apparaît. Ici " Sponsor" (1xG) sur la feuille à utiliser "Sponsor" (1xG) sur le bouton "Définir" qui est maintenant actif La Base de données des adresses est maintenant liée au document en cours.
4 Page 4 de 5 3 Insérer les "Champs" dans la lettre de publipostage Dans le document de publipostage en cours (1xG) sur le l'icône "Source de données" Ou, comme indiqué : F4 Une fenêtre visualisant la source de données s'ouvre dans le haut du document de publipostage (cadre rouge). On peut y voir les colonnes d'informations de la base de données. Pour insérer les champs dans le document de publipostage (1xG et maintenir) sur la tête de colonne (sur le nom du champ) et glisser à l'endroit où ce champ doit apparaître. Ici c'est le champ "Société" qui a été "glissé et lâché" à l'end roit désiré.
5 Page 5 de 5 Procéder de la même manière pour insérer (et réinsérer) les champs désirés (mis en rouge ici pour l'exemple et les distinguer du texte de la lettre à publiposter en noir) 4 Imprimer le publipostage Ouvrir le menu "Outils" (1xG) Assistant de publipostage" <<(1xG) sur "Enregistrer, imprimer ou envoyer" La fusion s'effectue Dans la nouvelle fenêtre, sélectionner les options * désirées. (1xG) sur "Enregistrer les documents". Les options choisies ici sauveront en un seul fichier TOUTES les lettres à imprimables en 1 fois. *Pour comprendre la signification de options (1xG) sur le bouton "Aide"
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