Guide de l'employ. Date. Monsieur, Madame,

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1 Guide de l'employ Date Monsieur, Madame, Vous tes notre atout le plus pr cieux et notre principal avantage concurrentiel dans le secteur de. L' nergie, l'exp rience et les capacit s que vous apportez et continuez de perfectionner vont grandement contribuer au succ s de notre entreprise. Les politiques et lignes directrices expos es dans le pr sent Guide de l'employ ont pour but de favoriser l ambiance cr ative, entrepreneuriale et coll giale qui a initialement attir le personnel exceptionnel de (nom de l'entreprise) et qui continue d'en faire un milieu de travail stimulant et gratifiant. Je vous invite explorer de nouvelles possibilit s et participer notre programme d'initiatives continues durant votre carri re au sein de l'entreprise. Je vous souhaite la bienvenue!

2 Veuillez agr er l'expression de mes sentiments les meilleurs. Le pr sident, Nom Table des mati res GUIDE DE L'EMPLOY Section 1- Introduction Table des mati res Avant-propos

3 Section 2- Travailler 2.01 Recrutement 2.02 Orientation 2.03 Formation et perfectionnement 2.04 P riode d'essai Assiduit et feuilles de temps Heures suppl mentaires Examen du rendement Administration des salaires Conduite des employ s Equit en mati re d'emploi Communication Protection des renseignements personnels des employ s D mission et cessation d'emploi Programme de reconnaissance des employ s Comit social 6 Section 3 - Avantages sociaux et cong s 3.01 R gime collectif d'avantages sociaux Vacances Jours f ri s Autres cong s 1

4 Section 4 - S ret et s curit 4.01 S curit des locaux Retrait appartenant l'entreprise de biens appartenant l'entreprise Sant et s curit des employ s R ponse aux menaces la s curit 5

5 Avant-propos Le Guide de l'employ de (nom de l'entreprise) vise r pondre plusieurs objectifs. C est d'abord un important document qui d finit la d marche de l'entreprise quant au d veloppement professionnel de ses employ s et la cr ation d'un milieu de travail optimal. C'est galement un guide pratique l'intention de tout employ d rout ou aux prises avec une question d'ordre personnel qui nuit son rendement professionnel. C'est en outre un inventaire des politiques en place aujourd'hui suite l volution de l'entreprise. Enfin, le Guide de l'employ donne un aper u des proc dures de bureau qui devrait permettre aux nouvelles recrues de jouer pleinement leur r le au sein de l' quipe de (nom de l'entreprise). La gestion quitable et efficace des politiques et proc dures n cessite que tout le personnel connaisse fond le contenu du Guide. Tous les employ s doivent accuser r ception de leur exemplaire en signant le Formulaire d'accus de r ception du Guide de l'employ. Les proc dures ne vont pas manquer de changer mesure que nous allons continuer notre croissance dynamique et notre volution d'entreprise de pointe. Les changements pourront faire l'objet d'annonces d entreprise, de notes de service ou de nouvelles pages. Il appartient chaque employ de mettre son Guide jour au fur et mesure qu'il re oit les r visions. Tous les guides sont la propri t de l'entreprise et sont affect s au poste, non l'individu. Il faut donc rendre son exemplaire du Guide son sup rieur en fin d'emploi. (nom de l'entreprise) a adopt une politique de porte ouverte et encourage tout employ d sirant communiquer une id e, une suggestion, une inqui tude ou une plainte li e une politique quelconque en discuter personnellement avec un membre de l' quipe de direction.

6 2.01 Recrutement

7 Politique : (nom de l'entreprise) s'engage pratiquer une politique de recrutement transparente garantissant l'embauche et la promotion du candidat le plus qualifi et le mieux adapt au poste. Nous encourageons les candidats internes solliciter les postes vacants afin de permettre le perfectionnement professionnel continu. (nom de l'entreprise) comble les postes vacants de deux fa ons : 1. Par concours interne - quand le poste vacant n'est offert qu aux employ s actuels; et 2. Par concours public - quand le poste vacant peut tre combl l'interne ou de l'ext rieur. Seuls les employ s occupant leur poste actuel depuis au moins douze (12) mois peuvent solliciter un poste vacant, sauf sur obtention d'une approbation pr alable de la direction. Une telle approbation ne pourra tre refus e sans motif valable. En g n ral, c'est par concours interne que nous chercherons initialement combler un poste vacant; en l absence de candidat id al, nous entamerons un concours public. Dans certains cas, il se peut que nous organisions en premier lieu un concours public en tenant d ment compte des employ s actuels. Lignes directrices : 1. Une fois un poste vacant, le chef ou directeur du service en avise les Ressources humaines et leur fournit, au moyen d un Formulaire de demande de dotation en personnel ( obtenir des Ressources humaines), les exigences minimales du poste combler, une description du poste, une chelle salariale et les dates d' ch ance. 2. Un avis de concours est publi sur le site Web interne de l entreprise et un courriel annon ant le poste vacant parvient tous les employ s. Chaque avis contient les d tails et les exigences du poste ainsi que la date de fermeture.

8 3. Nous encourageons les employ s qualifi s admissibles poser leur candidature en faisant une demande crite d'ici la date limite. Nous assurons la confidentialit des demandes jusqu'au moment de l' tablissement de la liste restreinte et n avisons le chef ou directeur actuel de l'employ qu'une fois celui-ci pr s lectionn. 4. Nous donnons la priorit aux employ s qualifi s admissibles actuellement notre emploi. Nous nous r servons toutefois le droit d'embaucher un candidat externe dont les comp tences et l'exp rience sont sup rieures ou mieux adapt es au poste. a. Candidats internes - Lors de l' valuation des candidats internes, nous prenons en compte les comp tences, les connaissances et l'exp rience professionnelles de l'employ, ainsi que ses aptitudes, son rendement, son initiative, son attitude et ses ant c dents professionnels au sein de l'entreprise. b. Candidats externes - Les candidats externes sont valu s selon les m mes crit res que les candidats internes et doivent satisfaire une v rification des r f rences et des ant c dents. Comme le meilleur moyen de pr dire le rendement d'un candidat est d'examiner ses ant c dents professionnels, nous discutons des points forts et des points faibles du candidat avec certains de ses anciens sup rieurs. Nous exigeons des r f rences d'au moins deux employeurs et obtenons

9 le consentement du candidat au moyen du Formulaire de consentement au contr le des r f rences et de l'exp rience ( obtenir des Ressources humaines). Il faut remplir un Formulaire de contr le t l phonique des r f rences indiquant des r sultats satisfaisants avant de proposer un emploi quiconque. 5. Une fois le candidat s lectionn, le chef ou directeur doit imm diatement aviser les Ressources humaines, afin qu'on y pr pare une lettre d'emploi, un contrat de travail, un nonc de politique en mati re de renseignements personnels et une Convention sur la protection de l information confidentielle. 6. Le Comit d'embauche rejoint par t l phone tous les candidats rencontr s mais non retenus. Les personnes non s lectionn es pour une entrevue re oivent une lettre une fois le poste combl. On peut envoyer une lettre avisant un candidat que sa demande a t rejet e si, apr s examen, le Comit est certain que l'individu ne sera en aucun cas retenu. 7. Travailleurs ind pendants - L'employ ou chef se proposant de recourir aux services d'un travailleur ind pendant doit obtenir l'approbation pr alable de son sup rieur hi rarchique et du service des Ressources humaines (m me si l entreprise a d j recouru aux services de ce travailleur ind pendant par le pass ) quand le co t d passe $ par mois. L'approbation doit consister en une note de service et comprendre les renseignements suivants : a. Les fonctions sp cifiques; b. Une estimation du temps n cessaire au projet; et c. Une pr vision du budget et des frais li s au projet. 8. Classification des emplois - Nos emplois sont class s comme suit : R mun ration par salaire : Temps plein : Dur e d termin e : Dur e Pas d'avantages sociaux Avantages sociaux

10 ind termin e :

11 Temps partiel : Dur e d termin e : Pas d'avantages sociaux

12 R mun ration horaire : L'employ fait r guli rement plus de 20 heures par semaine : L'employ fait moins de 20 heures par semaine : Dur e ind termin e : Dur e d termin e : Dur e ind termin e : Dur e d termin e : Dur e ind termin e : Avantages sociaux tant que l'employ fait r guli rement plus de 20 heures par semaine Pas d'avantages sociaux Avantages sociaux Pas d'avantages sociaux Avantages sociaux La classification d'un employ ne peut pas tre modifi e pour cause de changement temporaire de ses responsabilit s ou de son horaire de travail. La modification de la classification d'un employ ne peut r sulter que d'un important changement de fonctions, comme une promotion ou un nouvel horaire de travail devant durer ind finiment ou plus de trois (3) mois. Nous en avisons l'employ par crit et mettons une copie de l'avis son dossier du personnel. 1. R emploi des anciens employ s - L'entreprise n'accepte pas les demandes d'emploi d'anciens employ s dont le renvoi tait motiv. 2. Embauche des personnes apparent es aux employ s - Nous encourageons l'embauche ou la mutation des personnes apparent es aux employ s quand ces mesures ne risquent pas d'influencer leur progression salariale, leur avancement ou leur rendement professionnel.

13 2.02 Orientation Politique : Nous entendons expliquer tous nos employ s l'historique, les politiques, la structure organisationnelle, les objectifs et la culture de l'entreprise. Nous d sirons que chacun d'entre eux se familiarise avec son lieu de travail, connaisse les proc dures op rationnelles pertinentes et veille non seulement accueillir chaudement les nouveaux employ s, mais aussi les incorporer au sein de l' quipe. Lignes directrices : 1. Le premier jour, le nouvel employ se pr sente son chef ou directeur et visite le bureau. On jette les bases pour la cr ation de bons rapports entre les employ s actuels et la nouvelle recrue, qui se sent l'aise et devient plus rapidement partie int grante de l' quipe. 2. L'employ re oit tous les documents remettre au Ressources humaines d'ici le deuxi me jour ouvrable suivant sa date initiale d'embauche. Tout d lai retarde la paye de l'employ. a. Documents applicables tous les employ s i. R mun ration : Fiche du personnel (voir pi ces jointes) ii. Contrat de travail iii. Convention sur la protection de l'information confidentielle iv. nonc de politique en mati re de renseignements personnels v. Formulaire TD1 de l'agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC)

14 vi. R gime provincial d'assurance maladie - Pour les employ s admissibles aux avantages sociaux vii. Demande de prestations d'assurance collective - Pour les employ s admissibles aux avantages sociaux viii. R pertorier les autres documents si besoin est 3. Le nouvel employ se voit remettre un sommaire du r gime d'avantages sociaux, un livret sur les prestations d assurance collective, un Guide sur l'hygi ne et la s curit (avec formulaires signer) et le pr sent Guide de l'employ. 4. Son chef ou directeur lui trace les grandes lignes du r gime d'avantages sociaux de l'entreprise. 5. Son sup rieur hi rarchique lui pr sente son poste et le service et peut m me lui choisir un mentor parmi ses coll gues. Voici les crit res de s lection des mentors : a. Rendement professionnel et assiduit b. Horaires c. Connaissances sur l'entreprise, le service et le poste du nouvel employ d. Capacit communiquer l'information pertinente avec -propos et professionnalisme e. Autres crit res nonc s par la direction Le chef ou directeur doit expliquer au mentor qu'il a les obligations suivantes : a. Le mentor doit se tenir la disposition du nouvel employ pendant 3 4 mois selon les besoins de ce dernier. b. Le mentorat d'orientation ne remplace pas la

15 formation, quoique le mentor puisse galement jouer le r le de formateur. c. Le mentor doit faire preuve de professionnalisme en tout temps. d. Autres exigences nonc es par la direction.

16 2.03 Formation et perfectionnement Politique : L'entreprise s'engage mettre la disposition des employ s des programmes de formation et de perfectionnement bien structur s visant perfectionner, motiver et retenir les employ s qualifi s. Nos programmes sont bas s sur les besoins de l'individu comme sur les objectifs de l'entreprise. Lignes directrices : 1. Formation a. Formation sur le tas - Le sup rieur hi rarchique du nouvel employ s lectionne un coll gue qui lui servira de mentor. Celui-ci donne des connaissances de base au nouvel employ de mani re logique ou s quentielle. b. Permutation - L'employ assume les fonctions d'un coll gue par le biais d'une permutation r guli re des postes leur permettant tous deux d'apprendre faire le travail de l'autre. c. Formation parall le - L'employ a l'occasion d accomplir des t ches vari es, ce qui lui permet d apprendre assumer les fonctions et responsabilit s d'autres postes. d. Formation en hygi ne et s curit - Durant l orientation, le chef ou superviseur donne au nouvel employ une formation pratique en mati re d'hygi ne et de s curit. 2. Perfectionnement

17 Voici les lignes directrices en vigueur pour les formations demand es par l'entreprise comme par l'employ : a. L'employ doit tre notre emploi depuis au moins un (1) an. b. Si pour une raison quelconque l'employ cesse d tre notre emploi dans les six (6) mois suivant la formation, il ou elle doit rembourser l'entreprise de tous les frais li s une formation effectu e sa demande, y compris les frais de formation, de voyage, de repas, de stationnement et de kilom trage et tous les autres frais connexes. c. La formation doit avoir rapport au travail et son horaire doit faire l'objet d'une entente mutuelle. d. Les droits une association professionnelle et les frais d'adh sion doivent tre li s au travail et avantager l'entreprise comme l'employ. L approbation de ces frais et droits se fait la discr tion du chef ou directeur de l'employ et des Ressources humaines. e. Le Formulaire de demande de formation et de remboursement des frais de formation doit tre rempli (par le chef ou directeur pour une formation demand par l'entreprise et par l'employ pour une formation sa propre demande), approuv par le sup rieur hi rarchique, puis soumis aux Ressources humaines pour approbation d finitive. 3. Formation demand e par l'entreprise - Quand l'entreprise exige la formation et en fait la demande, elle en couvre les frais 100 %. En r gle g n rale, l'entreprise ne finance que les s minaires de courte dur e (de 1 3 jours) et les formations sur place r pondant des besoins op rationnels. Les employ s devant se rendre des s minaires en dehors du bureau se font rembourser leurs frais de repas, de stationnement, de kilom trage et autres d penses connexes. a. Le cours ou s minaire choisi par le chef ou directeur doit avoir rapport au travail. Sur approbation d finitive du service des Ressources humaines, l'entreprise assume tous les frais de formation.

18 b. Les frais de formation, quelle qu'en soit l'origine, sont limit s $ par ann e civile par employ, sauf sur pr sentation d'une justification ad quate au chef ou directeur et approbation du service des Ressources humaines. 4. Formation demand e par l'employ - Les employ s peuvent exprimer leur sup rieur leur d sir de participer divers cours de formation. Ces occasions de perfectionnement pr sentent un double avantage : l entreprise b n ficie de la prestation am lior e de l'employ et celui-ci tire de son perfectionnement professionnel une satisfaction accrue. L'employ ne peut participer un cours commandit par l'entreprise sans l'autorisation pr alable de son sup rieur et du directeur des Ressources humaines. Il doit en outre remplir un Formulaire de demande de formation et de remboursement des frais de formation. 5. L'horaire du cours ou s minaire ne doit pas empi ter sur les heures de travail de l'employ et doit faire l'objet d'une entente mutuelle. a. Le cours ou s minaire choisi doit avoir rapport au travail. Sur approbation du service des Ressources humaines, l'entreprise paye jusqu' 50 % des frais de formation (tels que figurant au re u d'origine). b. Si la notation se fait par PASSAGE ou CHEC, l employ doit obtenir une note de passage. Si la notation s'exprime en pourcentage, il doit obtenir au moins %. c. Si l'employ obtient une note de passage ou les % pr vus ci-dessus, l'entreprise lui rembourse le reste des frais de formation (c.- -d. jusqu'aux 50 % restant ou 100 % en tout). Si l employ ne r pond pas aux crit res de passage, l entreprise ne lui verse pas le solde. d. L'employ peut recevoir un remboursement maximum de $ pour l'ann e civile durant laquelle d bute le cours, tant pour les formations demand es par l'entreprise que pour celles faites sa propre demande.

19 2.04 P riode d'essai Politique : Afin de r aliser notre objectif commun - soit de fournir un service de qualit sup rieure - nous informons toutes les nouvelles recrues de nos attentes en mati re de normes de rendement et de comportement au travail. Pour ce faire, nous imposons une p riode d'essai de trois (3) mois qui donne l'entreprise et la nouvelle recrue l'occasion de s' valuer mutuellement. L'employ peut d cider s'il aime travailler dans nos rangs et son chef ou directeur a le temps de voir si ses habitudes de travail, son attitude et son assiduit r pondent aux exigences et aux attentes de l'entreprise. Lignes directrices : 1. Tous les nouveaux employ s sont soumis une p riode d essai de trois (3) mois et en sont inform s dans leur lettre d emploi. 2. Il faut aviser l'employ, durant l'orientation et la formation, des attentes en mati re de normes de rendement et de comportement professionnel. 3. Le chef ou directeur rencontre l'employ l'essai au moins une fois avant la fin de sa p riode d'essai et examine son rendement la fin des trois (3) mois. C'est l'occasion de discuter du poste, du rendement de l'employ et de ses besoins en formation continue. Cette r union permet galement l'employ de parler de ses objectifs d'avenir et de faire des commentaires. Voir la politique ci-apr s sur l'examen du rendement. 4. La p riode d'essai ne peut tre prolong e que si, pour une raison quelconque, l'employ n'a pas effectu le travail qui lui tait destin, comme par exemple s'il a d remplacer un coll gue en cong autoris ou s'absenter pour cause d urgence ou autre impr vu. L'entreprise met fin l'emploi de tout employ ne r pondant tout simplement pas aux exigences d'ici la fin de sa p riode d'essai.

20 5. Les employ s doivent se soumettre une nouvelle p riode d essai de trois (3) mois la suite de tout changement de classification d'une dur e sup rieure quatre (4) mois. Cette politique couvre notamment les changements de poste, les promotions et les modifications d'horaires Assiduit et feuilles de temps Politique : La bonne marche de l'entreprise repose sur l'effort productif soutenu de tous les employ s. Les absences impr vues nuisent sa capacit r pondre aux objectifs quotidiens et alourdissent la charge de travail des autres employ s. Il faut donc respecter les proc dures mises en place pour viter que les absences ne ralentissent nos activit s. Le chef ou directeur doit s'assurer que la capacit de l'entreprise atteindre ses buts n'est pas enray e par un absent isme excessif. Lignes directrices : 1. L'entreprise ne couvre pas 10 journ es de maladie par an. Pour prendre une journ e de maladie, l'employ doit remplir un Formulaire de demande d'autorisation d'un cong et le remettre son sup rieur hi rarchique avant ou apr s avoir pris la journ e de maladie. Le sup rieur doit approuver le formulaire, puis l'envoyer au service des Ressources humaines, o il sera class au dossier du personnel de l employ. 2. Tout employ qui n'est pas en mesure de se rendre au travail pendant tout ou partie d'une journ e doit en aviser son sup rieur dans les meilleurs d lais et lui fournir en termes g n raux la raison de l'absence et la date ou l'heure pr vue de son retour au travail.

21 3. Le chef ou directeur est en droit d'exiger un certificat m dical dans les cas suivants : a. Pour confirmer qu'une absence de cinq (5) jours cons cutifs ou plus est li e des raisons m dicales; ou b. Pour certifier de la capacit de l'employ reprendre le travail apr s une absence prolong e. 4. Les employ s qui s'absentent pendant cinq (5) jours ouvrables cons cutifs ou plus sans en aviser la direction s exposent des mesures disciplinaires, y compris le licenciement possible. 5. Les employ s ayant besoin de cong doivent remplir un Formulaire de demande d'autorisation d'un cong et le soumettre l'approbation de leur sup rieur hi rarchique. Sur approbation, le formulaire doit parvenir aux Ressources humaines et figurer au dossier du personnel. 6. Pointage des pr sences - Le calcul des frais de main-d'oeuvre repose sur la feuille de temps, source essentielle de donn es servant la paye et la comptabilit. Le pointage des pr sences revient principalement l'employ et exige l approbation de son sup rieur. a. Employ s - Les employ s horaires sont tenus de remplir une feuille de temps bimensuelle remettre leur sup rieur hi rarchique. La falsification d'une feuille de temps constitue une fraude punissable de licenciement imm diat. Les employ s sont r mun r s deux fois par mois. La semaine de travaille commence le dimanche et se termine le samedi suivant. Chaque p riode de paye consiste en deux p riodes hebdomadaires, conform ment aux feuilles de temps.

22 2.06 Heures suppl mentaires Politique : Il se peut que la poursuite de notre mission, soit fournir un service de qualit sup rieure, oblige parfois les employ s faire des heures suppl mentaires. Les cadres sup rieurs satisfaisant les exigences concernant l exemption des heures suppl mentaires pr vues par la Loi sur les normes d'emploi en vigueur dans leur province n'ont pas droit la r mun ration des heures suppl mentaires. Lignes directrices : 1. Employ s - L'entreprise r mun re les heures suppl mentaires effectu es en sus des heures pr vues l horaire hebdomadaire normal, conform ment aux dispositions de la Loi sur les normes d'emploi, tant que les heures suppl mentaires ont t pr alablement autoris es par un cadre sup rieur (niveau de directeur ou plus). L'autorisation pr alable des heures suppl mentaires sert pr venir les abus. Il faut utiliser cette fin le Formulaire d'autorisation d'heures suppl mentaires. Les r glements li s aux dispositions minimales fix es par la loi quant aux heures suppl mentaires tombent sous le coup de la Loi sur les normes d'emploi en vigueur dans chaque province o est implant e l'entreprise Examen du rendement Politique :

23 L'examen du rendement vise faire savoir officiellement aux employ s quel point leur rendement r pond aux attentes de l'entreprise. Durant toute r union d'examen du rendement, l'employ et son sup rieur s entendent sur l' tablissent d'objectifs sp cifiques pour les prochains mois. Tout employ obtenant une note inf rieure aux normes ou d sirant am liorer tout aspect de son poste actuel doit s'entendre avec son sup rieur sur un plan d'am lioration du rendement. Tout employ souhaitant obtenir de l'avancement ou se perfectionner peut laborer avec son sup rieur un plan d'action ou d'enrichissement des t ches. On examine le rendement des employ s imm diatement avant la fin de leur p riode d'essai, six mois apr s leur entr e en service, puis tous les ans en janvier. Lignes directrices : 1. Examen de la p riode d'essai Durant la p riode d'essai, le chef ou directeur value l'aptitude au poste du nouvel employ. Si la p riode d'essai prouve que l employ ne fait pas l'affaire, le chef ou directeur est en droit de le licencier sans pr avis ni indemnit. 2. C'est un examen verbal informel men avant la fin de la p riode d'essai pour d terminer le succ s de l'employ. Le chef ou directeur doit documenter l'examen sur le Formulaire d examen de la p riode d'essai, puis l'envoyer aux Ressources humaines pour qu'il figure au dossier de l'employ.

24 3. Examen six mois Cet examen a lieu six (6) mois apr s l'entr e en service de l'employ. a. L'employ est avis par le biais du Formulaire de notification d'examen du rendement. b. L'employ doit valuer sa propre prestation. c. Le sup rieur value la prestation de l'employ sur le Formulaire d'examen du rendement. d. L'employ et son sup rieur discutent ensuite leur valuation respective. e. Apr s coup, le sup rieur doit remettre les deux formulaires et ses propres recommandations au chef ou directeur aux fins d'approbation des recommandations et de rajustement salarial, le cas ch ant. 4. Examen annuel Cet examen a lieu en janvier de chaque ann e suivant l examen six mois, sauf si ce dernier est tomb dans les trois mois pr c dents (soit octobre, novembre ou d cembre), auquel cas l'examen annuel a lieu au mois de janvier suivant. Il se d roule comme l'examen six mois d crit ci-dessus. 5. Examen pour cause de mauvais rendement Cet examen est men si n cessaire pour rem dier la mauvaise prestation d'un employ. 6. Changement de poste Tout employ dont l'emploi subit un changement de classification sera valu en fin de sa p riode d'essai. Les examens subs quents seront men s comme stipul ci-dessus.

25 2.08 Administration des salaires Politique : (nom de l'entreprise) s'engage administrer une structure salariale la fois quitable l interne, concurrentielle sur le march externe et r alisable sur le plan conomique. L'entreprise entend galement reconna tre et encourager le rendement exemplaire. Lignes directrices : 1. Tous les postes sont r mun r s selon une chelle des salaires. La r mun ration globale varie en fonction de la classification de l'employ. Pour les employ s admissibles, la r mun ration globale comprend le salaire, les avantages sociaux et les cong s pay s. 2. C'est le niveau de rendement qui d termine la progression salariale. Les augmentations de salaire ne sont pas automatiques et se font la seule discr tion de l'entreprise. Les lignes directrices en mati re d'augmentation en pourcentage sont r valu es tous les ans et leur mise en oeuvre d pend des r sultats de l'entreprise et de la fluctuation des traitements comparables sur le march libre. 3. Salari s et employ s r mun ration horaire - Les salari s et les employ s r mun ration horaire sont pay s le 15 e et le dernier jour de chaque mois, si possible par d p t direct sur leur compte bancaire. Le cas ch ant, les employ s doivent remplir, signer et faire approuver leurs feuilles de temps et les remettre leur sup rieur avant la fin de chaque semaine. Le sup rieur doit compiler les donn es figurant aux feuilles de temps de ses employ s sur un Sommaire de la feuille de temps de l'employ (e), l'approuver et l'envoyer l'administrateur de la r mun ration et des prestations toutes

26 4. les fins de semaine.

27 R vision des salaires - Si un employ fait preuve d'un rendement exceptionnel, son sup rieur peut remplir un Formulaire de r vision du salaire et l'envoyer, accompagn d'un Formulaire d'examen du rendement d ment rempli, au directeur et au vice-pr sident (ex cutif) du service en question aux fins d'approbation. Une fois approuv, le formulaire sera trait par le service de la paye puis class au dossier du personnel. 5. Promotions/mutations - La pr sentation d'une candidature une promotion ou mutation peut tre effectu e par le sup rieur hi rarchique de l'employ, mais doit tre soutenue par le directeur ou vice-pr sident. Elle doit en outre s appuyer sur un Formulaire de recommandation d'une promotion ou d'une mutation. Toute recommandation de promotion doit s'accompagner d'un Formulaire d'examen du rendement d ment rempli. Pour permettre la direction de d terminer le bien-fond de la promotion, la demande ne doit pas tre bas e uniquement sur la prestation actuelle de l'employ, mais galement sur les r sultats et examens ant rieurs. Apr s avoir men une valuation impartiale du dossier de l'employ, le sup rieur fait part de ses recommandations au Comit ex cutif, qui approuve ou refuse la candidature. 6. Saisies-arr ts sur les salaires - Il se peut que l'entreprise doive parfois retenir une partie du salaire d'un employ. Sur avis du tribunal imposant une saisie-arr t ou un pr l vement de droit, l'entreprise avise imm diatement l'employ et retient sa paye conform ment aux provisions de l ordonnance du tribunal. Cette mesure n'est pas n gociable Conduite des employ s Politique : L'entreprise attend de ses employ s une conduite professionnelle conforme aux normes d ontologiques les plus strictes. Les employ s doivent consacrer tous leurs efforts agir dans l'int r t de l'entreprise.

28 Lignes directrices : 1. Conflit d'int r ts - Les activit s donnant l'apparence d'un conflit entre les int r ts de l'entreprise et ceux d'un employ sont inacceptables. L'entreprise reconna t le droit des employ s de participer en dehors du travail des activit s priv es et non li es elle. Toutefois l'employ est tenu de divulguer toute possibilit de conflit pour permettre l entreprise d' valuer et de pr venir tout conflit ventuel. Il y a conflit d'int r ts ventuel ou r el quand un employ, suite aux transactions financi res de l'entreprise, peut influencer une d cision susceptible de profiter lui-m me ou un membre de sa famille proche (conjoint, compagnon de vie, enfant, parent, fr re ou s ur). Nous attendons de nos employ s une conduite pos e, raisonnable et appropri e au milieu de travail. Nous exigeons qu'ils ex cutent leurs fonctions avec comp tence et professionnalisme. Nous exigeons qu'ils soient honn tes et qu'ils prennent soin de l' quipement et des locaux. En un mot, (nom de l'entreprise) exige de ses employ s qu'ils donnent le meilleur d'eux-m mes leur travail et fassent une grande place leur emploi. 2. Harc lement et discrimination - (nom de l'entreprise) reconna t le droit des employ s de travailler dans un milieu o ne r gne ni harc lement sexuel ou autre ni discrimination li e l'appartenance un groupe pour cause de race, couleur, origine ancestrale, origine nationale, convictions politiques, religion, tat matrimonial, situation de famille, d ficience physique ou mentale, orientation sexuelle, ge ou toute autre raison contraire la loi. L'entreprise tient fournir un milieu de travail s r et sain o tout le personnel est trait avec dignit et respect.

29 Veuillez consulter les politiques de non-harc lement et de non-discrimination ci-apr s pour de plus amples d tails. La section des formulaires mod les du centre de documentation des Ressources humaines contient un Formulaire pour entrevue ayant pour objet une plainte de harc lement ou de discrimination et un Formulaire de plainte. 3. Violence au travail - (nom de l entreprise) entend assurer la s curit et la sant de ses employ s et ne tol re ni les activit s non autoris es, ni les comportements mena ants ni la violence l'encontre de ses employ s, clients ou patients. On entend par violence en milieu de travail la tentative d exercer ou l'exercice r el par une personne de toute force physique pour blesser autrui, y compris les propos ou comportements mena ants qui donnent quelqu'un une raison de croire qu'il risque d' tre bless. (nom de l'entreprise) encourage la communication d'information sur la s curit et la violence sans crainte de repr sailles. Il appartient tous les employ s d'aviser leur chef ou directeur de toute menace qu ils ont pu observer ou recevoir ou dont ils ont entendu parler par une autre personne, victime ou t moin. Cette politique couvre tout comportement observ, quelle que soit la nature des liens unissant les personnes concern es. Quiconque, employ ou non, prof re des menaces, fait preuve d'un comportement mena ant ou commet un acte violent dans l'un des locaux de l'entreprise en sera expuls d s que possible et banni jusqu' conclusion d'une enqu te. Dans les cas de blessures inflig es soi-m me ou autrui, il faut appeler la police, qui se charge de sortir l'individu des lieux. 4. Ordonnances de protection ou de non-communication - Tout employ qui demande ou obtient une ordonnance de protection ou de non-communication couvrant les locaux de l entreprise doit remettre son chef ou directeur une copie de la demande et des d clarations ayant servi l'obtention de l ordonnance, une copie de toute ordonnance temporairement rendue ou une copie de l'ordonnance permanente. Ces renseignements seront tenus confidentiels pour prot ger la s curit et les droits de l'employ.

30 5. Mesures disciplinaires -Notre but en mati re d'embauche est d' tablir des liens long terme. Nous entendons cr er, par la formation, le perfectionnement et un leadership vigoureux, un milieu qui permet l'employ comme l entreprise d'atteindre ses objectifs. Dans les cas o le rendement d'un employ ne r pond pas aux normes acceptables, il convient de r aliser que les mesures disciplinaires servent tenter de corriger le probl me et non punir l'employ. La plupart du temps, (nom de l entreprise) utilise un processus disciplinaire progressif en quatre tapes con u pour am liorer le rendement. la discr tion de l'entreprise et selon la gravit du comportement ou de l'infraction, certains cas peuvent entra ner le renvoi imm diat ou le cong diement apr s avertissement crit. tape 1 : Avertissement verbal - Cette tape sert aux infractions mineures. Le but de l avertissement verbal est de donner l employ l'occasion de corriger son comportement inacceptable ou d am liorer son rendement. Quoique qualifi de verbal, l'avertissement est document et port au dossier de l employ au moyen du Formulaire de l volution du processus disciplinaire ( obtenir des Ressources humaines). L employ ne signe que l'avertissement crit. tape 2 : Entrevue disciplinaire - Cet avertissement verbal plus officiel avec plan d'action consiste en un dialogue entre l'employ et son sup rieur dans un cadre priv. Il est lui aussi document et port au dossier de l'employ au moyen du Formulaire de l' volution du processus disciplinaire ( obtenir des Ressources humaines). L'employ ne signe que l avertissement crit.

31 tape 3 : Avertissement crit - Il s'agit encore d'un dialogue entre l'employ et son sup rieur, mais l'employ signe l'avertissement crit, qui figure au dossier professionnel de ce dernier et mentionne la possibilit de cong diement. tape 4 : Cong diement - Le cong diement est une mesure extr mement s rieuse prise uniquement apr s examen complet de tous les faits et puisement de toutes les autres mesures disciplinaires. Quoiqu'une infraction grave comme le vol m rite le renvoi au premier d lit, les fautes moins graves peuvent donner lieu plusieurs avertissements. Voici la liste des motifs justifiant le cong diement : a. Quand un employ a r cemment re u un ou plusieurs avertissements crits pour une infraction identique ou comparable; b. Quand, vu la gravit de l'infraction et les ant c dents de l'employ au sein de l entreprise, le renvoi est la peine la plus appropri e; c. Quand l'infraction est le point culminant d'une s rie de d lits se rapportant ou non les uns aux autres et m rite en elle-m me qu'on impose une peine; et d. Quand le rendement ou comportement de l employ ne s'am liore pas. Les mesures disciplinaires tiennent galement compte de l'intervalle entre les infractions. Une fois le comportement de l'employ consid r comme r gl, les infractions ant rieures ne justifient pas l'application de mesures plus s v res. Il convient toutefois de noter que les documents disciplinaires figurent toujours au dossier de l'employ.

32 Quand un employ a commis divers d lits sans rapport les uns avec les autres pendant une longue p riode, l intervalle susmentionn n'emp che pas d'en tenir compte pour d cider des mesures disciplinaires ou du cong diement parce que l'employ ne donne pas satisfaction. Il convient toutefois de noter que les documents disciplinaires figurent toujours son dossier. 6. Contraventions la loi l'emploi de (nom de l'entreprise) Les infractions graves entra nent le cong diement au premier d lit. Quand les preuves justifient le renvoi, l employ perd son emploi, que des accusations soient port es ou non, et quel que soit l'issue du proc s. Voici la liste des infractions entra nant le cong diement imm diat : a. Le vol ou l'utilisation des fins personnelles de biens appartenant l'entreprise, d'autres employ s ou des clients. b. Le d tournement ou le vol des fonds de l'entreprise. c. La falsification du syst me de pointage des pr sences avec intention frauduleuse. d. La falsification ou l'utilisation abusive des dossiers de l'entreprise ou leur retrait des lieux. e. L'acc s interdit aux renseignements de l'entreprise ou leur utilisation abusive des fins strictement personnelles entra nant des pertes r elles ou potentielles pour l'entreprise. L'entreprise exige de ses employ s qu'ils s'appliquent respecter la loi. Toutefois, seul le personnel de direction autoris peut accuser un employ soup onn de contrevenir la loi. (nom de l'entreprise) avise les autorit s de tout acte criminel envers l'entreprise et, sur preuves suffisantes, engage des poursuites judiciaires. Non

33 seulement l'entreprise s'acquitte-t-elle ainsi de son obligation, elle entend en outre dissuader tout autre individu tent de commettre ult rieurement la m me infraction. L entreprise coop re pleinement avec les autorit s lors des poursuites judiciaires contre quiconque a contrevenu la loi. L'employ est punissable de suspension avec traitement pendant l'enqu te de l'entreprise.

34 7. Code relatif la tenue vestimentaire - Nous sommes conscients du fait que l'entreprise doit faire bonne impression d s la premi re rencontre, tant l'interne qu avec les clients. En tant que repr sentants de (nom de l'entreprise), tous les employ s doivent tre propres et nets, bien pr sent s et v tus d'une tenue appropri e au lieu de travail et conforme notre d sir de projeter une image professionnelle. Les employ s doivent faire preuve de bon sens quant aux tenues de travail et ne pas porter de v tements d braill s ou provocants au bureau. En r gle g n rale, au moindre doute sur un v tement, mieux vaut s abstenir. Bien que les employ s puissent s'habiller de fa on plus d contract e le vendredi, il leur faut toujours tenir compte des activit s pr vues pour la journ e. Le code vestimentaire du vendredi doit respecter les lignes directrices de propret, nettet et professionnalisme. Tout sup rieur peut exiger qu'un employ rentre chez lui pour rev tir une tenue plus correcte. Une telle absence n'est pas r mun r e. 8. Courrier et appels t l phoniques personnels - Les employ s n'ont pas le droit d'utiliser la machine affranchir de l'entreprise et ne doivent utiliser les t l phones que pour les appels li s au travail. Sauf urgence, les appels personnels doivent tre brefs et effectu s seulement durant les pauses normales. Il est interdit de facturer l'entreprise les appels interurbains personnels. Tout employ oblig de faire un appel interurbain personnel doit demander la permission de son sup rieur et payer pour l'appel au moyen d'une carte de cr dit ou autrement. Tout manquement cette r gle justifie la prise de mesures disciplinaires. Il appartient aux employ s de demander leurs proches de n'appeler durant les heures de travail qu'en cas d'urgence. Enfin il convient de minimiser la dur e des appels personnels venus de l'ext rieur. 9. Biens mat riels - Les employ s doivent utiliser les biens de l'entreprise avec soin et ne s'en servir qu'aux fins autoris es. Le retrait des lieux de tout bien de l'entreprise sans

35 autorisation pr alable ou son utilisation des fins personnelles donne lieu au cong diement. Tout employ qui l'entreprise remet un bien ou article destin au travail, tel un t l phone cellulaire, doit signer un Code de d ontologie relatif aux biens appartenant l entreprise, qui sera class son dossier du personnel et servira consigner le retour dudit bien ou article. 10. Interdiction de fumer - Il est interdit de fumer dans les bureaux, les locaux communs et les toilettes de l'entreprise. Tout manquement cette r gle justifie la prise de mesures disciplinaires. 11. Salles de r union - Il appartient l'organisateur de toute r union de prendre des dispositions pour obtenir les breuvages servir et pour faire nettoyer la salle de fa on la tenir pr te pour la prochaine r union. 12. Salles de repas - La salle de repas est destin e l'usage de tous. Quoique les corv es de cuisine reviennent hebdomadairement un groupe diff rent, tout le monde doit assumer sa part de responsabilit. Cela signifie que chaque employ doit jeter ses d tritus, mettre sa vaisselle sale dans le lave-vaisselle et nettoyer la table et le comptoir apr s usage. Il ne faut laisser ni revue, ni sac, ni nourriture sur la table et le comptoir dans l'espoir que quelqu'un d'autre s'en charge. Tout article qui reste au r frig rateur le vendredi apr s-midi sera jet. 13. Abus de drogues et d'alcool - Il est interdit de consommer, vendre, distribuer, poss der ou fabriquer des drogues illicites et des stup fiants ou des boissons alcoolis es dans les locaux ou sur les sites de l'entreprise, ainsi que pendant toute activit professionnelle li e l'entreprise o qu'elle ait lieu. De plus, il est interdit en tout temps d' tre sous l influence d'alcool ou de drogue illicite quand cela peut nuire au rendement professionnel ou la s curit au travail. Les seules exceptions la politique stipul e ci-dessus sont les v nements organis s par l'entreprise, dans ses locaux ou ailleurs, durant lesquels on sert des boissons alcoolis es. Nous encourageons tous les employ s faire preuve de mod ration et prendre les dispositions qui s'imposent en mati re de transports.

36 Les employ s aux prises avec des probl mes professionnels li s la toxicomanie, l'alcoolisme ou la d pendance et les employ s d sirant discuter des probl mes d'un autre employ en ce domaine doivent communiquer avec (nom du conseiller du Programme d'aide aux employ s) ou le directeur de l'entreprise. Il se peut qu'on sugg re alors l employ d'obtenir l'aide d'un conseiller de l'ext rieur ou qu on l'y oblige quit en mati re d'emploi Politique : (nom de l'entreprise) s'engage respecter le principe selon lequel tous les individus ont droit aux m mes possibilit s d'emploi, sans tenir compte de leur race, couleur, religion, sexe, origine nationale, ge, statut d'ancien combattant, d ficience physique ou mentale ou de tout autre motif pr vu par la loi. L'entreprise entend souscrire l' quit en mati re d'emploi tous les niveaux du processus d emploi et s'attache liminer toute discrimination syst mique ou manifeste Communication Politique :

37 (nom de l'entreprise) est d'avis que la communication joue un r le vital dans l tablissement d'une culture de respect, d'ouverture et de succ s. Il est essentiel que les employ s en sachent le plus possible sur leur employeur et comprennent non seulement les objectifs de l'entreprise, mais aussi leur r le dans l'atteinte de ces objectifs. Enfin les employ s doivent avoir acc s des voies de communication afin de pouvoir nous faire part de leurs inqui tudes, id es ou suggestions. Lignes directrices : 1. Moyens de communication - (nom de l'entreprise) a mis en place divers moyens de communication pour informer les employ s de ce qui concerne l'entreprise. Ces moyens sont les suivants : les courriels, les r unions, les dialogues, les formulaires, les notes de service et le bulletin de l'entreprise. Pour assurer la diffusion de l'information en temps opportun, l'entreprise a instaur une politique d'avis prioritaire des employ s qui pr voit que, dans la mesure du possible, toutes les nouvelles concernant l'entreprise sont communiqu es aux employ s par courriel avant d'atteindre l'ext rieur. 2. R unions semestrielles - (nom de l entreprise) reconna t quel point il est important pour les employ s de comprendre la direction strat gique court et long terme de l'entreprise. Pour faciliter la communication, il est pr vu qu'un repr sentant de la direction rencontre tous les employ s au moins une fois par an pour les informer des r cents progr s de l'entreprise et des initiatives en cours.

38 3. R unions de gestion- Pour discuter des questions op rationnelles susceptibles de toucher les diff rentes fonctions de l'entreprise, nous tenons des r unions de gestion hebdomadaires visant permettre la communication entre les diff rents services. L'atteinte de cet objectif n cessite la participation d'un chef de chaque service. Il appartient aux chefs d'informer leur service respectif des points abord s durant ces r unions. 4. R solution des plaintes - Conform ment l'engagement de (nom de l'entreprise) de fournir ses employ s un milieu de travail positif et des voies de communication, nous encourageons le personnel faire part de toute pr occupation la direction et conseillons tout employ souhaitant communiquer un probl me ou se plaindre de proc der comme suit : a. L'employ doit discuter de la situation avec son sup rieur hi rarchique. b. Si l'employ n'est pas satisfait des suites donn es sa plainte ou ne peut pas en parler son sup rieur hi rarchique, il doit en discuter avec un membre de l quipe de direction. c. Nous pensons qu'il faut r soudre les probl mes dans les meilleurs d lais et que la cr ation d'un milieu de travail harmonieux doit comprendre un processus de r solution prompte et ouverte des probl mes. 5. Relations avec les m dias - C'est le (nom du poste) qui est charg des relations avec les m dias et des communiqu s de presse crits et oraux. Toutes les demandes des m dias pour de l'information ou un entretien doivent donc parvenir au (nom du poste) ou son assistant(e). 6. Utilisation des ordinateurs - Les employ s doivent toujours tre prudents quand ils utilisent les r seaux, les logiciels et le mat riel informatique de l'entreprise et ne le faire qu' des fins l gitimes et autoris es. Tous les employ s doivent rendre compte de leurs activit s sur les ordinateurs de l entreprise. Il leur est interdit de r v ler leur mot de passe, soit directement soit en permettant autrui d'observer leur mise en route. Il ne faut pas choisir de mot de passe li la

39 vie personnelle ou encore trop simple ou court. Il faut toujours clore la session ou teindre son terminal avant de quitter son poste de travail pour un certain temps. Les graves d lits ou infractions la s curit, comme le vol, le complot ou le sabotage d lib r, sont punis de cong diement et de poursuites par les autorit s locales. Les autres infractions, comme le piratage des logiciels, le harc lement par courriel ou les lettres de menaces, entra nent une r primande officielle crite ou le cong diement, selon la gravit du d lit. Il est interdit aux employ s d'utiliser leurs propres logiciels sur les ordinateurs de l'entreprise sans autorisation pr alable. Pour obtenir les lignes directrices concernant la v rification des disques dont usent les employ s la maison ou ailleurs, s'adresser l'administrateur des syst mes. Tout logiciel approuv qui alt re un r seau sera d finitivement retir. Il faut aviser l'administrateur des syst mes de tout fait inhabituel, comme un fonctionnement inexplicable ou des r sultats de traitement inattendus ou incorrects. 7. Courriel - Le courrier lectronique n'est pas prot g et l administrateur des syst mes peut le lire en tout temps. Les messages prenant de la place, il convient de ne pas tous les sauvegarder et d'effacer r guli rement les messages envoy s. Le personnel doit respecter l' tiquette applicable au courrier lectronique, c'est- -dire n'envoyer que des messages appropri s au milieu de travail, ne pas faire de polupostage, ne pas taper exclusivement en majuscules, etc.

40 8. Utilisation d'internet - Bon nombre d'employ s ont acc s Internet au bureau, la maison ou ailleurs. Il est viter de consulter tout site Web non pertinent et absolument interdit d acc der Internet au travail des fins personnelles. Le manquement ces r gles d'utilisation est punissable de cong diement. Les lignes directrices ci-dessous ont pour but d' viter tout litige li la diffusion au public d'information privil gi e, confirm e ou non, par le biais de tout bulletin d'affichage lectronique, groupe de discussion en direct ou autre outil d change de l'information. a. Il est strictement interdit aux employ s de (nom de l'entreprise) de participer tout change lectronique d information concernant l'entreprise ou de divulguer tout renseignement connu des seuls employ s de l'entreprise, que son origine soit ou non secr te ou introuvable. b. Tout employ qui se livre aux activit s nonc es ci-dessus chez lui ou au travail sera officiellement averti, par crit ou verbalement, d'y mettre fin imm diatement. c. Tout employ qui continue de se livrer l'activit interdite fera imm diatement l'objet d'un cong diement justifi Protection des renseignements personnels des employ s Politique :

41 Le service des Ressources humaines et tous les superviseurs, chefs et directeurs doivent tenir les renseignements sur les employ s strictement confidentiels et limiter l'acc s ces renseignements aux personnes dont le besoin est l gitime. Lignes directrices : 1. Dossiers du personnel - Il est important que chaque dossier du personnel soit jour. Les employ s doivent imm diatement informer leur sup rieur et les Ressources humaines de tout changement concernant leur vie familiale, comme l'adresse, le num ro de t l phone, l' tat matrimonial, l'union domestique, les personnes charge et les contacts en cas d'urgence. Les employ s ont le droit de consulter leur dossier personnel durant les heures de travail sur pr avis raisonnable aux Ressources humaines. Pour ce faire, il faut prendre rendez-vous aupr s du service des Ressources humaines, dont un membre accompagnera l'employ lors de la consultation du dossier. Les employ s peuvent obtenir une copie de tout document figurant leur dossier dans la mesure requise par la loi. Les dossiers du personnel sont la propri t de l'entreprise. Il est interdit de les sortir du bureau des Ressources humaines sans autorisation. 2. Lettres de r f rence - Il revient au superviseur ou chef de r diger toute lettre de r f rence et de la faire parvenir aux Ressources humaines avant de la remettre l'employ. De m me, avant de faire toute recommandation verbale, le superviseur ou chef doit en pr senter le contenu au service des Ressources humaines pour approbation pr alable. En l absence d'une autorisation sign e de la main de l'ancien employ, seuls les dates d'emploi et le poste occup sont divulgu s dans le but de prot ger la vie priv e. Tout membre du personnel qui fournit des r f rences ou des renseignements de fa on contraire cette politique sans autorisation pr alable pourrait faire l'objet de mesures disciplinaires.