Inscriptions en ligne à un stage de la formation permanente

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1 Délégation Alsace Inscriptions en ligne à un stage de la formation permanente PRE-REQUIS... 2 INSCRIPTION A UN STAGE Le formulaire d inscription Soumission de la demande d inscription pour approbation électronique... 4 GESTION DES INSCRIPTIONS... 5 VALIDATION DES DEMANDES D INSCRIPTIONS Consultation des inscriptions à valider Donner un avis sur une demande d inscription... 8 inscriptions en ligne à un stage de formation 5 avril 2006 Page 1 sur 8

2 Pré-requis Pour vous inscrire, valider ou consulter une demande d inscription, il faut passer en mode "extranet" en cliquant sur le lien encadré en rouge sur la figure ci-dessous. L application est également accessible directement par l'adresse : ou encore à partir de la page "Agendas des formations" du menu Formation permanente. Un certificat CNRS standard valide est indispensable pour y accéder. Renseignez-vous auprès de l'autorité d'enregistrement de votre laboratoire si vous n'en avez pas. Inscription à un stage En mode extranet la page d accueil de FPDel ressemble à la figure ci-dessus. Si vous êtes déjà inscrit à un stage, le lien «s inscrire» est remplacé par le lien «Voir votre inscription» Un clic sur le lien ou vous permet d accéder à la page de gestion de vos inscriptions. (voir le paragraphe «Gestion des inscriptions») inscriptions en ligne à un stage de formation 5 avril 2006 Page 2 sur 8

3 1. Le formulaire d inscription Pour vous inscrire, il suffit de cliquer sur le lien «S inscrire». Une fiche d inscription à compléter s ouvre alors (voir ci-dessous) Certains champs sont pré-remplis, tels que vos nom, prénom, votre unité. Pour valider votre inscription vous devez remplir tous les champs marqués d un *. Vous devez renseigner votre adresse personnelle, ainsi que votre numéro de téléphone professionnel. Lorsque toutes les informations requises sont saisies, cliquez sur «valider» pour enregistrer votre demande d inscription. inscriptions en ligne à un stage de formation 5 avril 2006 Page 3 sur 8

4 2. Soumission de la demande d inscription pour approbation électronique Après enregistrement de votre demande, la page ci-dessous s ouvre. Votre demande est sauvegardée dans l application, mais n a pas encore été envoyée à la personne habilitée pour approbation électronique. Si vous cliquez sur «oui», un mél contenant votre fiche d inscription sera envoyé à votre directeur ou à la personne ayant délégation de signature. Si vous cliquez sur «non», votre directeur ne sera pas averti de votre demande et ne pourra donc pas la valider électroniquement. Dans les deux cas un mél contenant votre fiche d inscription vous sera automatiquement envoyé. Une fois votre choix effectué, vous serez redirigé sur la page de gestion de vos inscriptions. inscriptions en ligne à un stage de formation 5 avril 2006 Page 4 sur 8

5 Gestion des inscriptions Dans cette page vous pouvez consulter la liste des formations auxquelles vous êtes inscrit pour l année en cours. Toutefois seules les formations qui n ont pas encore eu lieu sont affichées. Afin de faciliter la lecture des données du tableau des fonctions de tris sont disponibles sur les colonnes «Stage» et «Etat». Vous déclenchez le tri en cliquant sur les petites flèches blanches en dessous du nom des colonnes concernées. ( ) Pour effectuer des opérations sur vos inscriptions (suppression, etc.), vous devez tout d abord sélectionner une ligne du tableau en cliquant dessus. Cette dernière se positionnera alors en haut du tableau et sera surlignée en orange ( ). Dès qu une ligne est sélectionnée, vous avez accès aux boutons de suppression ( ) et de soumission ( ) de vos inscriptions. Le bouton «Soumettre au directeur» vous permet d avertir le directeur de votre demande d inscription et/ou de vous (ré-)envoyer votre fiche d inscription (voir le chapitre : Inscription à un stage). Un clic sur un lien de la colonne «Stage» ( ) ouvre la fiche descriptive de la formation à laquelle vous vous êtes inscrit. De la même manière, un clic sur un lien de la colonne «Etat» ouvre une page contenant l avis de la personne ayant validé ou refusé l inscription (voir ci-dessous). inscriptions en ligne à un stage de formation 5 avril 2006 Page 5 sur 8

6 Il existe quatre états possibles pour une inscription à une formation : 1/ «Non soumis pour approbation au directeur» : votre demande d inscription ne pourra pas être validée électroniquement. 2/ «Soumis pour approbation au directeur» : votre demande d inscription est en attente de validation par le directeur ou son ayant droit. 3/ «Accordé par le directeur» : votre demande d inscription a été acceptée et transmise au service de la formation permanente. 4/ «Refusé par le directeur» : votre demande d inscription a été refusée. La colonne «Inscrit», indique si vous êtes inscrit à la formation dans l application nationale de gestion des formations. Vous pouvez obtenir de l aide, quand elle est disponible, en passant la souris au dessus du lien«aide» ( ). Validation des demandes d inscriptions Cette partie ne concerne que les directeurs ou les personnes ayant délégation de leur part pour valider les stages dans leur laboratoire. Les correspondants de formation pourront également consulter la liste de tous les stages de leur laboratoire. inscriptions en ligne à un stage de formation 5 avril 2006 Page 6 sur 8

7 Lorsque des inscriptions sont à valider, un lien vers la page de validation ( ) s affiche sur la page d accueil de FPDel. 1. Consultation des inscriptions à valider Un clic sur ce lien ouvre la page ci-dessous : La page de validation des inscriptions est assez similaire à la page de gestion de ses inscriptions. Une nouvelle colonne «Agent», qui contient le nom des agents du laboratoire ayant fait une demande de formation, est ajoutée dans le tableau et permet un tri par agent, en plus du tri par stage ou par état. Par défaut, seules les inscriptions à des formations actives (qui n ont pas encore été réalisées) sont affichées. Une case à cocher ( ) permet de lister l ensemble des inscriptions d'un agent pour l année en cours. Vous pouvez contacter par mél les personnes qui se sont inscrites à une formation en cliquant sur leur nom ( ). Vous pouvez également afficher la fiche d inscription des stagiaires en cliquant sur le lien «Demande d inscription» ( ) de chaque ligne. inscriptions en ligne à un stage de formation 5 avril 2006 Page 7 sur 8

8 2. Donner un avis sur une demande d inscription Pour donner un avis sur une demande d inscription, vous devez au préalable sélectionner cette demande en cliquant sur la ligne correspondante dans le tableau puis cliquer sur le bouton «Donner un avis» ( ) qui s affiche alors. Remarque : si un avis a déjà été émis pour la demande que vous avez sélectionnée, le bouton «Donner un avis» sera masqué. Après avoir cliqué sur «Donner un avis», la page suivante s affiche : Pour valider ou refuser une demande d inscription, la zone de texte prévue à cet effet ( ) doit obligatoirement être renseignée. Il est possible d afficher la demande d inscription en cliquant sur le lien «Consulter la demande d inscription» ( ). Un clic sur le bouton «Annuler» ferme la fenêtre ( ) sans action. Le bouton «Accepter l inscription» ( ) permet de valider la demande d inscription. Un mél est alors envoyé au stagiaire, au signataire (la personne ayant validée la demande), au correspondant de formation permanente du laboratoire, ainsi qu au bureau de la formation permanente à la délégation. Dans le cas où vous choisissez de refuser l inscription ( ), vous êtes renvoyé sur la page suivante : Vous avez la possibilité, si vous le désirez, de ne pas avertir le bureau de la formation permanente de votre refus. Dans ce cas précis, la demande d inscription est supprimée de l application et n apparaît plus dans la liste des inscriptions. Toutefois, un mél sera envoyé au stagiaire pour lui indiquer que sa demande d inscription n a pas été accordée. Dans le cas contraire, le bureau de la formation permanente recevra un courrier électronique lui indiquant que vous avez refusé la demande d inscription du stagiaire. Remarque : les correspondants de formations ne peuvent pas valider/refuser les demandes d inscriptions. Le bouton «Donner son avis» restera masqué pour ces utilisateurs. inscriptions en ligne à un stage de formation 5 avril 2006 Page 8 sur 8