Module 10 : Mode Plan

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1 Module 10 : Mode Plan *2010 incl.* 10.0 Introduction La quantité de données dans Excel peut être énorme et il est parfois utile de réduire le nombre de lignes et de colonnes à l écran. Nous recommandons pour cela la méthode du groupement de lignes et colonnes. Une autre méthode est de les masquer. Nous préférons les grouper car les largeurs de colonnes et les hauteurs de lignes sont ainsi conservées, et parce que le groupement dans Excel est plus clair, ce qui vous permet (comme à d autres) de repérer facilement les lignes et les colonnes qui ont été groupées. Grouper temporairement des colonnes et des lignes peut être utile pour comparer deux colonnes côte à côte. La fonction peut devenir permanente dans un but spécifique en vue de réduire ou de développer des lignes ou colonnes. Ne confondez pas ici la fonction grouper et dissocier avec grouper et dissocier des objets (une technique de formatage), plus souvent utilisée dans PowerPoint mais pouvant également être exploitée dans Excel: Les commandes grouper (et dissocier) décrites dans ce module concernent les lignes et les colonnes uniquement Excel with Business 1 Module 10: Mode Plan

2 10.1 Comment faire Colonnes Supposons que vous ayez une base de données dans laquelle vous souhaitez seulement comparer les populations des différents pays pour les années 1999 et 2009 (colonnes B et L) : Sélectionnez les colonnes situées entre ces deux années Ruban > Données > Plan Vous obtenez : Vous pouvez ensuite terminer la modification souhaitée en cliquant sur la ligne horizontale noire ou le signe - situé à droite comme illustré ci-dessus pour obtenir : A B 2010 Excel with Business 2 Module 10: Mode Plan

3 Développez ensuite à nouveau les colonnes groupées en cliquant sur le signe + cerclé de rouge ci-dessus signalé par B. Ou bien utilisez les boutons carrés 1 et 2 à gauche, également entourés de rouge et signalés d un A. 1 signifie réduites, 2 signifie développées. Lignes Les lignes sont regroupées exactement de la même manière. Sélectionnez simplement les lignes concernées : 10.2 Organisation des groupes Il se peut que vos données soient hiérarchisées et que vous ne deviez afficher que les informations les plus importantes, ou bien la totalité des données, ou encore uniquement une sélection particulière. Vous pouvez le faire en groupant les lignes/colonnes parmi les lignes/colonnes déjà groupées. Prenons l exemple d une liste de personnel hiérarchisée : 2010 Excel with Business 3 Module 10: Mode Plan

4 Apprenez à vous servir de la fonction Groupe d Excel pour visualiser en quelques clics le niveau de priorité que vous souhaitez. Le niveau supérieur de la hiérarchie (du CEO ) ne doit pas être groupé. Donc, les premières lignes à grouper sont celles situées après le niveau du CEO, soit toutes les autres lignes : Ensuite, groupez toutes les lignes situées en dessous du niveau suivant, soit toutes celles en dessous du Sales Director : Faites ensuite de même pour toutes les autres lignes à ce niveau dans cet exemple Excel with Business 4 Module 10: Mode Plan

5 Et continuez pour obtenir : Déplaçons-nous encore au niveau suivant, toujours avec le même procédé : 2010 Excel with Business 5 Module 10: Mode Plan

6 Vous pouvez maintenant contrôler ce qui est présenté sur votre feuille en fonction des niveaux de hiérarchie en cliquant sur l un des chiffres entourés de rouge dans la capture d écran ci-dessus. Cliquer sur 1 affiche le niveau supérieur : Cliquer sur 2 affiche : Cliquer sur 3 affiche : 2010 Excel with Business 6 Module 10: Mode Plan

7 Enfin, cliquer sur 4 affiche l ensemble : 10.3 Sous-totaux Si vos données comportent des valeurs numériques et des catégories, vous pouvez demander à Excel de grouper automatiquement les catégories et d additionner les soustotaux des valeurs numériques correspondantes. Prenons l exemple simple d une liste de courses : Vous pouvez grouper les différentes catégories et connaître les sous-totaux pour chacune d entre elles. Servez-vous de la méthode ci-dessus, en insérant des lignes et en ajoutant manuellement la fonction SOMME à l endroit approprié. Cependant, si les lignes sont trop nombreuses, le procédé manuel peut s avérer fastidieux. Vous pouvez plus simplement : Cliquer sur l une des cellules dans le tableau 2010 Excel with Business 7 Module 10: Mode Plan

8 Données > Sous-total Dans la fenêtre qui apparaît choisissez où vous voulez que les sous-totaux apparaissent en sélectionnant la colonne comportant le niveau de détails souhaité. Ici, nous avons choisi Catégorie. Si vous choisissez Élément, vous obtiendrez une nouvelle ligne de sous-total (il n y a pas de répétitions) après chaque ligne, ce qui ne serait pas le bienvenu. La fonction qui vous intéresse dans la deuxième boite de dialogue est sans doute SOMME bien que d autres statistiques (moyenne, NB.SI) soient aussi proposées Excel with Business 8 Module 10: Mode Plan

9 Dans la boîte Ajouter le sous-total à : vous choisirez la plupart du temps la colonne contenant les valeurs que vous additionnez ( ou Colonne C ici). Les options suivantes sont explicites ; les options par défaut sont généralement le bon choix. Attention Intégrité des données. La fonction de sous-total ne dépend pas seulement de l intégrité de vos données (notez que de nouveaux sous-totaux seront générés pour les vides ou les erreurs de saisie), mais également du classement correct de vos données. Si des articles de toilette figurent en haut et d autres en bas, vous obtiendrez deux sous-totaux au lieu d un, ce qui n est sans doute pas ce que vous cherchez. C est pourquoi le Tri des données (voir module 13 : Trier et Filtrer) fonctionne très bien avec les sous-totaux. Ajouter des lignes. Les sous-totaux ajoutent des lignes à votre feuille. S il reste encore des données en dessous du tableau auxquelles vous ajoutez des sous-totaux, Excel ne les écrasera pas mais développera votre groupe de données Nouvelle fonction AGREGAT() Il s agit d une nouvelle fonction 2010 qui étend les capacités de la fonction existante SOUS- TOTAL(). AGREGAT() inclut des options supplémentaires selon le type d agrégat, notamment centiles et quartiles, 8 exclusions pour le traitement d autres fonctions SOUS-TOTAL() et AGREGAT(), ainsi que des options pour les lignes masquées et les erreurs de valeurs Excel with Business 9 Module 10: Mode Plan