SYNOLIA LE partenaire à valeur ajoutée de votre relation client

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1 SYNOLIA LE partenaire à valeur ajoutée de votre relation client SugarCRM Pro version 5 Guide utilisateur Ergonomie Janvier 2008

2 Préambule Version : SugarCRM version Professional Release (build 3095) Thème : toutes les copies d écrans ont été réalisées avec le template «Sugar». L utilisation d un template différent peut entrainer des différences d ergonomie importantes SugarCRM Inc North Wolfe Road SW2-130 Cupertino, CA USA SYNOLIA 309 rue Duguesclin LYON France Tèl : sugar@synolia.com / SYNOLIA a apporté le plus grand soin à la rédaction r de ce manuel. Les instructions, informations techniques et recommandations présent sentées es dans ce manuel, ne font et ne feront l objet l d aucune d garantie quant à leur exactitude et leur exhaustivité. Elle ne constitue en rien une garantie vis-à-vis des produits décrits. d SYNOLIA décline toute responsabilité quand aux erreurs et imprécisions afférentes. Page 2

3 Sommaire 1.Introduction 2.Ergonomie de l applicationl Page 3

4 Utiliser SugarCRM 1.Introduction 1.1 SugarCRM 1.2 SYNOLIA Page 4

5 SugarCRM Basée à Cupertino en Californie, SugarCRM a été créé éée e en avril 2004 par 3 professionnels IT ayant de nombreuses années d expd expérience en systèmes d information CRM (E.piphany( E.piphany, Broadvision ou Aurum). SugarCRM est la première application Open source à convaincre les investisseurs dès s son démarrage: d $ 26M levés s en trois tours de tables. Janvier 2008 : Plus de 120 collaborateurs dont 80 ingénieurs Plus de clients dans le monde Plus de 400 clients en Europe Prix / Récompenses R : Première solution CRM porteuse d avenir au Baromètre Relation Client 2006 «Solution de l année» au «Communications Solutions» Les clients SugarCRM gagnent 2 des 3 CRM Best Practice Awards au CRM-Expo 2007 Page 5

6 SYNOLIA, Gold Partner SugarCRM SYNOLIA est le seul partenaire «Gold» de SugarCRM en France. A ce titre SYNOLIA : Fait partie de l équipe de développement SugarCRM Réalise la traduction de SugarCRM pour les pays francophones Assure le support de la solution en France et en Europe Assure le lien avec le support SugarCRM US Réalise des prestations de services autour de la solution Héberge et administre le portail SugarCRM en France ( «En Juin 2004, SYNOLIA est le premier partenaire au monde à intégrer l él équipe de développement SugarCRM pour mettre à disposition du marché français ais (et pays limitrophes) un outil innovant, performant et économique.» Page 6

7 Utiliser SugarCRM 2.Ergonomie de l applicationl 2.1 Connexion et écran d accueild 2.2 Fonctions de recherches 2.3 Présentation des vues 2.4 Mise à jour globale 2.5 Création d enregistrements d et raccourcis Page 7

8 Utiliser SugarCRM 2.Ergonomie de l applicationl 2.1 Connexion et écran d accueild Page 8

9 Connexion 1 Choix du user et mot de passe de la connexion 2 Choix du thème d affichage 3 Choix de la langue de l application 4 Au cours de la première connexion à l application, le fuseau horaire de l utilisateur est demandé Page 9

10 Page d accueil 1 - Choix du thème d affichage Page 10

11 Page d accueil et raccourcis 1 - Accès direct aux différents modules de l application 2 - Accès aux autres modules non affichés 3 - Accès direct aux dernières informations consultées (les dernières consultations de la plus récente (à gauche) à la plus ancienne 4 Utilisateur connecté et fonction de déconnexion de l application 5 Accès aux paramètres de mon compte, aux fiches employés et aux fonctions d administration (réservé aux administrateurs de l application) 6 Fonctions de modifications des couleurs de base et des tailles d affichage des polices Page 11

12 Page d accueil et Dashlets La page d accueil est composée de différents Dashlets personnalisables par l utilisateur Page 12

13 Personnalisation de la page d accueil 1 - Accès aux différentes pages personnalisées et fonction d ajout 2 Saisie du nom de la page et choix de la disposition (1 à 3 colonnes) 3 - Accès aux propriétés de la page (pas de suppression possible de la page système «Mon Sugar») Page 13

14 Ajouter des Dashlets 1 Accès à la fonction d ajout de Dashlets 2 Choix des Dashlets à positionner sur la page, parmi ceux disponibles (3 types : Modules, Graphiques et Outils) 3 Les Dashlets sont ensuite disponibles sur la page Page 14

15 Positionnement des Dashlets Les Dashlets peuvent être positionnés les uns par rapport aux autres (verticalement et horizontalement selon le nombre de colonnes choisi) par un simple «glisser-déplacer» Page 15

16 Dashlets de type Module 1 Selon le type Dashlet, plusieurs raccourcis sont disponibles (accéder à la donnée, éditer, afficher ) 2 Ces boutons permettent de naviguer parmi les données proposées par ces Dashlets 3 Ces boutons permettent respectivement de : Editer les options du Dashlet Rafraîchir les données 4 Les options proposées permettent de personnaliser le titre, de préciser le nombre de lignes à afficher par défaut et de proposer un certain nombre de filtres à appliquer sur les données relatives au Dashlet Supprimer le Dashlet de la page Page 16

17 Dashlets de type Graphique 1 Un positionnement de la souris sur le graphique permet d obtenir des informations relatives aux données 2 Les options proposées pour les graphiques sont spécifiques (filtres) Page 17

18 Utiliser SugarCRM 2.Ergonomie de l applicationl 2.2 Fonctions de recherche Page 18

19 Fonctions de recherches SugarCRM permet de combiner les recherches multi modules (1) ou globales, aux recherches sur un seul module de type rapide ou avancée e (2). Page 19

20 Recherche globale La recherche globale permet de rechercher une chaine de caractères dans l ensemble de l application suivant les modules sélectionnés comme cible de la recherche. La chaine «RIVIERA» est cherchée dans les objets Contacts et Comptes. Le résultat est présenté en affichant pour chacun des objets, les items correspondants et le nombre total. Les recherches sont de type «Commence par». Le caractère % permet de remplacer un ou plusieurs caractères dans la chaine de recherche. Page 20

21 Recherche rapide La recherche rapide est limitée au module sur lequel se fait cette recherche. Seuls certains champs sont accessibles (nom, adresse, ville ). Il est possible de filtrer les enregistrements pour n afficher que «Mes éléments» La liste de r liste de résultats sultats fait apparaitre toutes les occurrences correspondantes à la recherche. Les champs de présentation sont gérés dans la recherche avancée. Page 21

22 Recherche avancée La recherche avancée est limitée au module sur lequel se fait cette recherche. Dans l exemple, on recherche tous les comptes assignés à l utilisateur will, de type Client et qui sont situés à Cupertino. Page 22

23 Recherche avancée Sauvegarde et présentation de la vue résultat La vue résultatr est paramétrable pour ne faire afficher que les champs pertinents (1). Il est possible de faire afficher ou masquer chacune des colonnes. Il est possible d effectuer un tri sur une colonne affichée de manière croissante ou décroissante. La sauvegarde des recherches (2) personnalisées s effectue en donnant un nom à la recherche et en cliquant sur Sauvegarder. Vider permet de mettre à blanc les critères de recherche et de réinitialiser les résultats. Le choix d une recherche sauvegard recherche sauvegardée lance automatiquement celle-ci. Page 23

24 Utiliser SugarCRM 2.Ergonomie de l applicationl 2.3 Présentation des vues Vue liste Vue détaild Vue édition Page 24

25 Vue liste présentation globale Les vues de type liste sont scindées en 3 parties : La Recherche (1) sur le module. La Liste (2) des occurrences du module avec les fonctions liées (suppression, export, fusion ). La Mise à jour globale (3) jour globale (3) qui s applique sur les occurrences sélectionnées de la liste. Page 25

26 Vue liste Page 26

27 Vue liste Tri et sélection des enregistrements La vue liste peut être triée de manière dynamique par simple clic sur chacune des entêtes (1). Le premier clic permet d effectuer le tri sur le champ de manière croissante (petit triangle du bas en noir). Un second clic permet d effectuer le tri de façon décroissante (petit triangle du haut en noir). La navigation dans les pages d enregistrements se fait grâce aux flèches de défilement d (2) en haut à droite de la vue. Il est possible de sélectionner de 1 à N enregistrements dans la vue liste. Cela peut s effectuer un par un, en cliquant dans la zone de sélection (3) ou de manière globale (page courante ou tous les enregistrements) (4). Le nombre total de sélectionné est indiqué (5). Les actions possibles sur les enregistrements sélectionnés sont la suppression, l export (csv), la mise à jour ou la fusion des enregistrements. Page 27

28 Vue liste Fusion des enregistrements Le processus de fusion des enregistrements permet de garder uniquement un enregistrement et de supprimer les autres après avoir choisi les données à conserver. La colonne de gauche représente l enregistrement à conserver avec les valeurs. Les colonnes à droite sont les enregistrements qui vont être fusionnés. Il est possible de modifier l enregistrement l principal (1) (Mettre comme principal) ou d enlever un enregistrement de la fusion si il n est pas concerné. Le haut de l écran (2) affiche les données ou au moins une des valeurs est différente. La partie inférieure (3), liste les champs communs des différents enregistrements. Pour chaque ligne, il est possible de modifier manuellement la valeur ou de prendre la valeur d un enregistrement de la sélection en cliquant sur les <<. Page 28

29 Vue détail Présentation globale Les vues de type détail sont scindées en 2 parties : L entête (1) permet d afficher les données du module. Les onglets (2) permettent d effectuer une segmentation métier des données des sous-panels. Les sous-panels (3) panels (3) permettent d afficher sous forme de liste les enregistrements des modules liés au module principal. Page 29

30 Vue détail Entête de page La vue détaild est accessible sur l ensemble des modules et permet la visualisation des données uniquement. Si la majorité des champs sont en lecture seule, certaines données comme les liens, les adresses s sont directement cliquables depuis ce type de vue (ouverture du compte ou déclenchement de l interface s). Pour une navigation plus simple et rapide, des flèches de défilementd permettent de défiler les enregistrements du module qui correspondent à la recherche faite en amont (ou à l ensemble du module si aucune recherche n a été effectuée). Page 30

31 Vue détail Onglets et sous panels Pour afficher le nombre important d informations contenues sur un formulaire, il est important de pouvoir organiser la présentation sous forme plus ergonomique. Les onglets permettent d effectuer une segmentation métier des données des sous-panels et ainsi regrouper les données marketing, support ou vente de manière ciblée. Les sous-panels permettent d afficher sous forme de liste les enregistrements des modules liés au module principal (les actions du compte, les affaires du compte Page 31

32 Vue détail Gestion des sous panels Pour que chaque utilisateur puisse organiser au mieux son interface, les sous panels peuvent être déplacés par un simple clic de souris. Il est également possible de réduire l affichage de chacun des sous panels pour une lus grande lisibilité. Page 32

33 Vue édition Présentation La vue édition est accessible sur l ensemble des modules et permet la création ou la modification des données. Au contraire de la vue détail, les champs ne sont plus en lecture seule et la présentation est sensiblement différente. La vue édition est accessible soit en cliquant sur le bouton Editer soit en création d enregistrement. Page 33

34 Vue édition Typologie des champs 1 Les champs obligatoires (1) sont associés à une petite * rouge. Si ce champ n est pas renseigné au moment de la sauvegarde, il apparait en rouge pendant quelques secondes puis seul le label. Les champs dates (2) sont associés à une icône permettant d ouvrir un calendrier. Il est également possible de saisir directement la date dans la zone de date en respectant le format du champ. Les champs mémo m mo (3) peuvent contenir du texte sans limite de taille. Si le champ a une taille d affichage pré définie (3 lignes dans l exemple ci-dessus), un ascenseur apparait dès que le texte dépasse cette taille. Texte (4) : remplissage alphanumérique avec une longueur limitée. Radio bouton (5) : ne permet qu un seul choix parmi plusieurs. Check box (6) Check box (6) : Case à cocher qui est vraie ou fausse. Toutes les cases peuvent être cochées ou décochées indépendamment. Page 34

35 Vue édition Typologie des champs 2 Liste de choix (1) : Les listes de choix sont préparamétrées pour afficher les valeurs à renseigner dans le champ. Il n est pas possible de saisir des données manuellement. Liste de choix «filtrantes» (2) : La liste de choix sur les modules de l application (exemple cidessus) sert de filtre de choix pour le champ de sélection d objet lié (3). Page 35

36 Vue édition Typologie des champs 3 Tous les champs permettant de lier des données de différents modules (contact avec compte par exemple, un contact est membre d un compte) comportent un champ de saisie et 2 boutons. Le bouton Sélectionner (1) ouvre une fenêtre de recherche (2) d enregistrement (proche du fonctionnement de la recherche rapide). Il est également possible de taper directement le nom recherché. Après quelques instant la liste des enregistrements pouvant correspondre apparait (1 ). Le choix d un des éléments trouvés (3) va directement remplir la valeur du champ (4). Si le compte n est pas trouvé, il est possible de créer dynamiquement le compte (5). Le bouton Vider (6) Vider (6) réinitialise à blanc le champ. Page 36

37 Utiliser SugarCRM 2.Ergonomie de l applicationl 2.4 Mise à jour globale Page 37

38 Mise à jour globale 1 La mise à jour globale d un module permet de modifier plusieurs enregistrements dans la même opération. Il est important d utiliser cette fonction avec précaution car l impact est reporté sur plusieurs enregistrements. Sélectionner les enregistrements à modifier (1). Renseigner les valeurs à mettre à jour (2). Dans l exemple ci-dessus, les champs à modifier sont l utilisateur assigné («sally» à la place de «Max») et l équipe («West» à la place de «Global»). Enregistrer (3) (exécuter la mise à jour). Page 38

39 Mise à jour globale 2 Suite à la mise à jour globale et après rafraichissement de l écran, on constate que les 2 valeurs ont été mises à jour pour les 6 enregistrements sélectionnés (1). Contacts Documents Les champs de mise à jour sont contextuels pour chaque module. Chaque module a ses propres champs, prédéfinis et adaptés à la problématique. Pour les contacts il va s agir de rôle ou d adresse, pour les documents il va être question de date d expiration ou de publication par exemple. Page 39

40 Utiliser SugarCRM 2.Ergonomie de l applicationl 2.5 Création d enregistrements d et raccourcis Page 40

41 Création d enregistrements de modules - Raccourcis Il est possible de créer des enregistrements pour tous les modules du SugarCRM directement depuis l écran d accueil : Contact ou Carte de visite (contact simplifié), Compte, Lead, Affaire, Devis, Ticket, Bug, Activité (Réunion, Appel, Tâche) et Ces menus permettent la création d enregistrement avec une méthode «complète» (1) avec l ensemble des champs du module disponibles. Une seconde méthode dite «rapide» (2), permet la création en n indiquant que les champs impératifs. La création d enregistrements est possible depuis l ensemble des modules de SugarCRM. Les raccourcis sont traités de façon contextuelle. Pour les activités on retrouve la possibilité de créer 5 types d activités avec la méthode classique (3). Pour les comptes, il est possible d utiliser soit la méthode complète (4), soit la méthode rapide (5). Page 41

42 Création simultanée d enregistrements Il est possible de créer plusieurs enregistrements de façon simultanée. Dans l exemple ci-dessous, on peut créer un compte et une opportunité directement depuis la création d une carte de visite Contact. 1 En bas du formulaire de création des cartes de visite (module Contact), il est possible de rattacher le contact à un compte ou de créer un compte et/ou une opportunité et/ou un Rendez-vous. 2 On renseigne les éléments permettant la création du compte et de l opportunité (méthode rapide avec uniquement les données essentielles) 3 Après avoir sauvegardé la création de la fiche contact, un résumé des enregistrements créés est affiché afin de pouvoir consulter ou compléter les nouveaux enregistrements. Page 42

43 Fin du document Si vous souhaitez plus d informations sur SugarCRM n hésitez pas à nous contacter à l adresse sugar@synolia.com ou à consulter notre site internet Page 43