Echange de données informatisé (E.D.I.)

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1 Echange de données informatisé (E.D.I.) Guide d utilisation DERNIÈRE MISE À JOUR Juin 0 juin- page

2 Préambule qu est qu un E.D.I.? E.D.I. pour Echange de données informatisé L Echange de données informatisé (ou E.D.I.) est une solution informatique spécialisée dans l échange de données entre deux entités, à l aide de messages standardisés, de machine à machine. Dans notre cas, cela consiste en un export automatisé d informations relatives à vos stages de formation (stagiaires, coûts ) vers notre application informatique. Mettre en place entre nous une démarche d Echange de données informatisé vous permet donc de nous transmettre de façon automatique et rapide vos informations tout en les fiabilisant et les sécurisant. Les «plus» des E.D.I. Utiliser les E.D.I. permet de diminuer de moitié les délais de traitement de vos dossiers. Une fois les paramétrages de l E.D.I. définis, le traitement s effectue en automatique par vos services. Plusieurs dispositifs sont éligibles au traitement par E.D.I. : le plan de formation pour les sections «0/49» et «50 salariés et plus», les périodes de professionnalisation, le DIF prioritaire, les formations tuteur. juin- page

3 Étape créer votre fichier E.D.I. Avant de commencer le processus de création, assurez-vous de disposer des deux supports : fichier (.pdf) «EDI_spécification des échanges de données informatisés», fichier Excel (.xls) «EDI_spécimen de fichier». Pour constituer votre fichier, deux possibilités s offrent à vous :. saisir manuellement vos données dans le fichier Excel (.xls) «EDI_fichier à compléter» en veillant à respecter les principes techniques exposés dans «EDI_spécification des échanges de données informatisés»,. faire procéder par votre service informatique à une extraction de vos données puis créer vous-même votre fichier selon les principes techniques exposés dans «EDI_spécification des échanges de données informatisés». Les fichiers : - «EDI_spécification des échanges de données informatisés», - «EDI_spécimen de fichier», - «EDI_fichier à compléter», sont disponibles au téléchargement dans la boîte à outils de votre site Internet, rubrique «Formulaires OPCA +». juin- page

4 Étape procéder à la vérification du fichier E.D.I. à transmettre (/) Pourquoi vérifier le fichier E.D.I.? L Echange de données informatisé (E.D.I.) se faisant par le biais de messages standardisés et automatiques, il est important de vérifier la bonne conformité de votre fichier de transfert qui devra impérativement être au format Excel (.xls). Avant de commencer le processus de vérification, assurez-vous de disposer : du fichier Excel (.xls) «EDI_controleur_de_matrice» que nous vous avons transmis, du fichier Excel (.xls) contenant vos demandes de prise en charge. Lancez le fichier Une fois le fichier ouvert, cliquez sur le bouton «matrice de contrôle». Une fenêtre vous invite alors à importer votre fichier Excel qui contient les stages. 4 Sélectionnez votre fichier puis cliquez sur 4 juin- page 4

5 Étape procéder à la vérification du fichier E.D.I. à transmettre (/) 5 Le fichier contenant les stages s ouvre et une fenêtre vous invite à enregistrer le résultat du contrôle. 5 6 Choisissez le dossier de destination et cliquez sur 7 Une fois le fichier enregistré, une fenêtre Internet Explorer s ouvre avec le résultat du test. Les «champs en erreur» correspondent à des champs obligatoires mal renseignés ou absents dans votre fichier. Les «règles enfreintes» correspondent à des champs comportant des incohérences. ex : la durée totale doit être égale au nombre d heures TT + nombre d heures HTT. 7 6 Si le contrôleur de matrice a relevé des champs en erreur, vous devez apporter les modifications nécessaires dans votre fichier (étape ) puis réitérer cette phase de vérification (étape ). Si le contrôleur de matrice n a notifié aucune anomalie, nous vous invitons à vous rendre sur votre espace «Mon compte» accessible depuis (étape ). juin- page 5

6 Étape accéder à l espace de dépôt des fichiers Cliquez sur accessible depuis le site Internet d OPCA + Saisissez votre identifiant et votre mot de passe qui vous ont été adressés par mail puis cliquez sur Vous allez alors accéder à la page d accueil de votre espace sécurisé. Pour obtenir vos identifiants de connexion à l espace de dépôt des fichiers, nous vous invitons à contacter votre Antenne territoriale qui se chargera de transmettre votre demande au service informatique d OPCA +. Cliquez sur le lien situé en bas à gauche «Dépose de fichiers» juin- page 6

7 Étape 4 déposer le fichier d E.D.I. Sélectionnez le type de fichier «format». Saisissez puis confirmez votre adresse . Cliquez sur pour aller sélectionner votre fichier Excel (format.xls ). 4 Cliquez sur pour accéder à l écran récapitulatif de votre dépôt de fichier. 4 5 Une fois vos fichiers déposés, cliquez sur Vous souhaitez consulter le descriptif de votre dépôt d E.D.I.? Cliquez sur 5 juin- page 7

8 Étape 5 suivi du traitement de l E.D.I. Un premier rapport de transfert vous est adressé par mail pour vous accuser réception de votre dépôt de fichier. exemple de contenu de rapport Un second rapport de transfert vous est adressé lorsque les dossiers ont été traités par les services d OPCA +. Enfin, vous recevez, par mail, une confirmation de la prise en charge de stage. exemple de contenu de rapport juin- page 8

9 Une question votre antenne est à votre écoute Antenne territoriale de Bordeaux, avenue Archimède 600 Pessac tél bordeaux@opcaplus.fr Antenne territoriale de Lyon, avenue du Docteur Lévy bât 5 - parc club du moulin à vent 6900 Vénissieux tél lyon@opcaplus.fr Antenne territoriale de Dijon Centre d affaires de la Noue 8, chemin de la Noue 600 Longvic tél dijon@opcaplus.fr Antenne territoriale du Mans 6, avenue Louis Cordelet 7000 Le Mans tél lemans@opcaplus.fr Antenne territoriale de Grenoble 9 bis, rue Général Mangin 800 Grenoble tél grenoble@opcaplus.fr Antenne territoriale de Marseille 7, La Canebière - BP77 05 Marseille cedex 0 tél marseille@opcaplus.fr Antenne territoriale de Nantes 6, avenue des Lions Saint-Herblain tél nantes@opcaplus.fr Antenne territoriale de Lille 40, rue Eugène Jacquet Marcq-en-Barœul tél lille@opcaplus.fr Antenne territoriale de Nancy Site Saint-Jacques 8, rue Alfred Kastler 545 Maxéville cedex tél /90 nancy@opcaplus.fr Antenne territoriale de Paris 55, rue de Châteaudun Paris tél paris@opcaplus.fr Antenne territoriale de Toulouse 0, chemin des prieurs Parc économique du triangle 660 Bessières tél toulouse@opcaplus.fr juin- page 9