FSMA_2016_11 du 22/06/2016

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1 FSMA_2016_11 du 22/06/ Organismes de placement collectif publics de droit belge, y inclus les sociétés d investissement publiques investissant dans des sociétés non cotées et dans des sociétés en croissance - Organismes de placement collectif alternatifs publics de droit étranger Ce document décrit la procédure à suivre pour l'envoi par voie électronique des documents suivants: - documents définitifs qui sont demandés dans les lettres d'exécution du Comité de direction ; - documents définitifs qui sont demandés dans les lettres suite à un dossier tombant sous les dispositions de l'article 34 de l'arrêté royal du 12 novembre 2012 relatif à certains organismes de placement collectif publics ; - rapports annuels et semestriels. 1. Dispositions générales 2. Sujet de l ou nom du sous-folder sur le CD-ROM ou sur la clé USB 3. Nom des fichiers 4. Exemples pratiques

2 2/7 / FSMA_2016_11 du 22/06/ Dispositions générales 1) Les documents peuvent être transmis par voie électronique soit par , soit par CD-ROM ou par clé USB: les documents qui sont transmis par , doivent être envoyés: o à l'adresse rap.cis@fsma.be s'il s'agit de rapports annuels ou semestriels ; o à l'adresse def.cis@fsma.be s'il s'agit d'autres documents définitifs ; les documents qui sont transmis par CD-ROM ou par clé USB, doivent être envoyés à l adresse suivante: FSMA Contrôle transversal des produits financiers Back Office Team CIS Rue du Congrès B-1000 Bruxelles 2) Chaque fichier doit correspondre à un seul document, sauf en ce qui concerne le document d'information clé pour l'investisseur, pour lequel un fichier global comportant les informations clés pour l'investisseur de toutes les classes de parts du compartiment concerné (ou de l'opc concerné s'il s'agit d'un OPC sans compartiment) doit toujours être envoyé (voir chapitre 2 pour plus d information) ; 3) Les fichiers doivent être en format PDF (et doivent avoir l'extension ".pdf") et doivent pouvoir être lus et imprimés dans un environnement Windows normal ; 4) Par OPC et par lettre reçue un séparé doit être envoyé. Dans le cas d'un envoi de documents par CD-ROM ou par clé USB, un sous-folder séparé doit être créé par OPC et par lettre reçue ; 5) Les s ne peuvent avoir une taille de plus de 30 MB (= taille sur le disque et non taille après décompression). Les fichiers peuvent être zippés. Les s qui dépassent cette taille de 30 MB ne seront pas délivrés par le serveur de la FSMA au service "Contrôle transversal des produits financiers" ; 6) Pour chaque lettre, seuls les documents demandés devront nous être transmis ; 7) Dans le cas d'un envoi de documents par , il vous est demandé de veiller, préalablement à l'envoi des documents par voie électronique, à demander une confirmation automatique de la réception dudit courrier électronique au moyen de la fonction ad hoc du logiciel de gestion des s que vous utilisez ; 8) Vous êtes reponsables de la protection de vos données (authentification, confidentialité,...). En cas de recours à la signature électronique ou à l'encryptage, vous devrez prendre contact avec le secrétariat du service "Contrôle transversal des produits financiers" au , afin de déterminer les modalités de transmission des données. Il faut préciser que seuls les s pourront être encryptés, et en aucun cas les fichiers. Les fichiers ZIP éventuels ne pourront pas non plus être protégés par mot de passe.

3 3/7 / FSMA_2016_11 du 22/06/ Sujet de l ou nom du sous-folder sur le CD-ROM ou sur la clé USB Le sujet de l' ou le nom du sous-folder sur le CD-ROM ou la clé USB doit avoir la structure suivante: CISNAME-REFERENCE-DOCUMENTCODE où: CISNAME REFERENCE DOCUMENTCODE = nom de l'opc concerné (pas le nom du compartiment éventuel de l'opc) = référence de la lettre que vous avez reçue de la FSMA (voir "notre référence" en haut à droite à la première page). Cette référence commence toujours par les lettres BNEW, BMOD, FNUNEW ou FNUMOD. vous ne recevez pas de lettre de la FSMA, vous utilisez comme référence "PRUPL-XXXX-XXXXXX". = le code qui identifie le type de document. Si plusieurs types de documents sont envoyés ensemble, ceux-ci doivent être indiqués l'un à la suite de l'autre, en les séparant par le signe "-". Code Type de document document 1 Prospectus d'un OPC belge Prospectus d'un OPC alternatif étranger, y inclus l'annexe belge 2 éventuelle 3 Acte de constitution 5 Statuts coordonnés 6 Attestation de l'autorité de contrôle étrangère 8 PV du Conseil d'administration ou de l'assemblée Générale 9 Rapport du commissaire 10 Règlement de gestion Attestation du notaire contenant la confirmation que l acte de constitution de l OPC a été établi devant lui, avec l indication de la 11 date, la dénomination de l'opc, ainsi que la dénomination des éventuels compartiments statutaires créés Informations clés pour l'investisseur d'un OPC alternatif étranger ou 13 d'un de ces compartiments 1 Informations clés pour l'investisseur d'un OPC belge ou d'un de ces 14 compartiments 1 15 Rapport annuel 16 Rapport semestriel 1 En ce qui concerne les informations clés pour l'investisseur, un fichier au maximum portant le code 13 ou 14 peut être envoyé par compartiment et par langue (ou par OPC et par langue s'il s'agit d'un OPC sans compartiment). Dès lors, il faut toujours envoyer un fichier global comportant les informations clés pour l'investisseur de toutes les classes de parts du compartiment concerné (ou de l'opc concerné s'il s'agit d'un OPC sans compartiment). Cette règle s applique également si un seul document d information clé pour l investisseur est modifié, tandis que les autres documents d information clé pour l investisseur du même compartiment (ou du même OPC s'il s'agit d'un OPC sans compartiment) ne sont pas adaptés. Dans ce cas, le fichier portant le code 13 ou 14 contiendra la dernière version de chaque document d information clé pour l investisseur du compartiment concerné (ou de l'opc concerné s'il s'agit d'un OPC sans compartiment).

4 4/7 / FSMA_2016_11 du 22/06/ Nom des fichiers Le nom de chaque fichier annexé à l' ou repris dans le sous-folder du CD-ROM ou la clé USB doit avoir la structure suivante: YYYY-IDCISCODE-LANGUAGE-REFERENCE-SERIALNUMBER_AA_BB_CCCC-DOCUMENTCODE-DD_MM.pdf où: YYYY IDCISCODE LANGUAGE = l'année (en 4 chiffres) reprise dans la date du document. Si un fichier portant le code 13 ou 14 comporte plusieurs documents d information clé pour l investisseur, il faut prendre l'année (en 4 chiffres) reprise dans la date du document le plus récent compris dans le fichier. = code IDCIS de l OPC ou du compartiment. Pour les documents portant le code 1, 2, 13 ou 14, il faut utiliser soit le code IDCIS de l'opc (si le document concerné est établi au niveau de l'opc), soit le code IDCIS du compartiment (si le document concerné est établi au niveau du compartiment). Pour tous les autres documents, qui doivent toujours être établis au niveau de l'opc, il faut utiliser le code IDCIS de l'opc. Les codes IDCIS susmentionnés vous seront communiqués dans la lettre d'exécution du Comité de direction lors de l inscription d un nouvel OPC ou compartiment. Ces codes sont également publiés sur le site internet de la FSMA: Pour les OPC belges: _lists_be.ashx Pour les OPC étrangers: _lists_fo.ashx = langue du document (en 2 lettres) = "FR" (si en français), "NL" (si en néerlandais), "DE" (si en allemand) ou "EN" (si en anglais). Le nom de chaque fichier ne peut contenir qu un seul code de langue. Des documents multilingues doivent être envoyés plusieurs fois (ex. rapport annuel français et néerlandais dans un seul document il faut envoyer 2 fichiers séparés (mais identiques), l un avec code de langue "FR" et l autre avec code de langue "NL").

5 5/7 / FSMA_2016_11 du 22/06/2016 REFERENCE SERIALNUMBER AA_BB_CCCC DOCUMENTCODE DD_MM = référence de la lettre que vous avez reçue de la FSMA (voir "notre référence" en haut à droite à la première page). Cette référence commence toujours par les lettres BNEW, BMOD, FNUNEW ou FNUMOD. vous ne recevez pas de lettre de la FSMA, vous utilisez comme référence "PRUPL-XXXX-XXXXXX". = numéro d ordre (en 2 chiffres) mentionné pour le document concerné dans la lettre que vous avez reçue de la FSMA (voir l avant-dernière colonne du tableau avec les documents définitifs à envoyer, repris à la fin de la lettre). vous ne recevez pas de lettre de la FSMA, vous utilisez le numéro d ordre "01". = date de la lettre que vous avez reçue de la FSMA, où AA = jour (en 2 chiffres), BB = mois (en 2 chiffres) et CCCC = année (en 4 chiffres). vous ne recevez pas de lettre de la FSMA, vous utilisez la date "XX_XX_XXXX". = le code qui identifie le type de document (voir tableau dans le chapitre 2 ci-dessus). Ce code est également mentionné dans la dernière colonne du tableau avec les documents définitifs à envoyer, repris à la fin de la lettre que vous avez reçue, le cas échéant, de la FSMA. DD = jour (en 2 chiffres) et MM = mois (en 2 chiffres) repris dans la date du document. Si un fichier portant le code 13 ou 14 comporte plusieurs documents d information clé pour l investisseur, il faut prendre le jour (en 2 chiffres) et le mois (en 2 chiffres) repris dans la date du document le plus récent compris dans le fichier.

6 6/7 / FSMA_2016_11 du 22/06/ Exemples pratiques 1) Envoi du prospectus et du document d information clé pour l investisseur de l'opc belge sans compartiment "BOND FUND" (avec code IDCIS BE CBF) (tous les deux datés du 01/10/2016 et établis au niveau de l'opc, aussi bien en FR qu'en NL) et du PV du conseil d administraton (daté du 28/09/2016, uniquement en NL), tels que demandés dans la lettre datée du 25/09/2016 et avec référence BMOD Le numéro d ordre mentionné dans la lettre pour les 3 documents précités est le "05". BOND FUND-BMOD BE CBF-FR-BMOD _25_09_ _10.pdf 2016-BE CBF-NL-BMOD _25_09_ _10.pdf 2016-BE CBF-NL-BMOD _25_09_ _09.pdf 2016-BE CBF-FR-BMOD _25_09_ _10.pdf 2016-BE CBF-NL-BMOD _25_09_ _10.pdf 2) Envoi du prospectus de l'opc belge "EQUITY FUND" (avec code IDCIS BE CBF) (daté du 25/06/2016 et établi au niveau de l'opc, aussi bien en FR qu'en NL), du document d information clé pour l investisseur du compartiment "EUROPE INVEST" (avec code IDCIS BE CBF) du même OPC (daté du 25/06/2016 et établi au niveau du compartiment "EUROPE INVEST", aussi bien en FR qu'en NL) et des statuts coordonnés (datés du 20/06/2016, uniquement en FR), tels que demandés dans la lettre datée du 10/06/2016 et avec référence BNEW Le numéro d ordre mentionné dans la lettre pour les 3 documents précités est le "01". EQUITY FUND-BNEW BE CBF-FR-BNEW _10_06_ _06.pdf 2016-BE CBF-NL-BNEW _10_06_ _06.pdf 2016-BE CBF-FR-BNEW _10_06_ _06.pdf 2016-BE CBF-FR-BNEW _10_06_ _06.pdf 2016-BE CBF-NL-BNEW _10_06_ _06.pdf 3) Envoi du rapport semestriel (daté du 30/06/2016, aussi bien en FR qu'en NL) de l'opc belge "CLICK" (avec code IDCIS BE CBF). CLICK-PRUPL-XXXX-XXXXXX BE CBF-FR-PRUPL-XXXX-XXXXXX-01_XX_XX_XXXX-16-30_06.pdf 2016-BE CBF-NL-PRUPL-XXXX-XXXXXX-01_XX_XX_XXXX-16-30_06.pdf

7 7/7 / FSMA_2016_11 du 22/06/2016 4) Envoi des documents modifiés d'information clé pour l'investisseur des classes d'actions A1 et A2 du compartiment "AMERICA INVEST 2" (avec code IDCIS BE CBF) de l'opc belge "CLICK" (avec code IDCIS BE CBF), tels que demandés dans la lettre datée du 03/01/2016 et avec référence BMOD Le numéro d ordre mentionné dans la lettre pour les documents est le "10". Le compartiment "AMERICA INVEST 2" contient au total 4 classes d'actions (A1, A2, A3 et A4). Pour chaque classe, il existe un document d'information clé pour l'investisseur, aussi bien en FR qu'en NL. Dans ce cas, uniquement les documents d'information clé pour l'investisseur des classes d'actions A1 et A2 ont été modifiés (tous les deux datés du 05/01/2016). Les documents d'information clé pour l'investisseur des classes d'actions A3 et A4 n'ont pas été modifiés et sont respectivement datés du 15/10/2015 et du 05/04/2015. Dans ce cas, 2 fichiers PDF portant le code 14 doivent être créés. Le premier fichier contient les 4 documents d'information clé pour l'investisseur des classes d'actions A1, A2, A3 et A4 en français. Le deuxième fichier contient les 4 documents d'information clé pour l'investisseur des classes d'actions A1, A2, A3 et A4 en néerlandais. Pour ce qui concerne le nom des fichiers, la date à utiliser sera le 05/01/2016 (= date du document le plus récent compris dans le fichier). CLICK-BMOD BE CBF-FR-BMOD _03_01_ _01.pdf 2016-BE CBF-NL-BMOD _03_01_ _01.pdf 5) Envoi du prospectus (y inclus l'annexe belge) de l OPC alternatif de droit luxembourgeois sans compartiment "ABC FUND" (avec code IDCIS LU CBF) (daté du 01/12/2015 et établi au niveau de l'opc, uniquement en allemand), du document d information clé pour l investisseur du même OPC (daté du 05/12/2015 et établi au niveau de l'opc, aussi bien en allemand qu'en néerlandais) et de l'attestation de l'autorité de contrôle étrangère (datée du 25/11/2015, uniquement en anglais), tels que demandés dans la lettre datée du 30/11/2015 et avec référence FNUNEW Le numéro d ordre mentionné dans la lettre pour les documents est le "01". ABC FUND-FNUNEW LU CBF-DE-FNUNEW _30_11_ _12.pdf 2015-LU CBF-EN-FNUNEW _30_11_ _11.pdf 2015-LU CBF-DE-FNUNEW _30_11_ _12.pdf 2015-LU CBF-NL-FNUNEW _30_11_ _12.pdf **********************