Guide de l'utilisateur du logiciel Palm Desktop pour Macintosh

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1 Guide de l'utilisateur du logiciel Palm Desktop pour Macintosh

2 Copyright Copyright Palm, Inc. Tous droits réservés. Graffiti, HotSync, PalmConnect et Palm OS sont des marques de commerce déposées de Palm, Inc. Le logo HotSync, Palm et le logo Palm sont des marques de commerce de Palm, Inc. Les autres noms de produits et de marque peuvent être des marques de commerce ou des marques de commerce déposées de leurs propriétaires respectifs. Déni et limitation de responsabilité Palm, Inc. n'assume aucune responsabilité en cas de dommage ou de perte résultant de l'utilisation de ce guide. Palm, Inc. n'assume aucune responsabilité pour les pertes encourues par des tierces parties ou pour les réclamations déposées par ces dernières suite à l'utilisation de ce logiciel. Palm, Inc. n'assume aucune responsabilité en cas de dommage ou de perte provoqués par la suppression de données en raison d'un fonctionnement défectueux, d'une batterie déchargée ou de réparations. Assurez-vous d'effectuer des copies de sauvegarde de toutes vos données importantes sur un autre support pour vous protéger contre les pertes. IMPORTANT Avant d'utiliser le ou les logiciels ci-joints, veuillez lire l'accord de licence de l'utilisateur final. Le fait d'utiliser l'une des parties du logiciel indique que vous acceptez les conditions de l'accord de licence de l'utilisateur final. Logiciel à télécharger Le logiciel Palm Desktop est fourni sur un CD-ROM. Si votre ordinateur n'est pas équipé d'un lecteur de CD-ROM, vous pouvez télécharger le logiciel Palm Desktop à partir du NP : A-FR

3 Sommaire A propos de ce guide Chapitre 1 : Présentation du logiciel Palm Desktop A propos des modules Adresses Calendrier Bloc-notes Liste des tâches Ouverture et fermeture du logiciel Palm Desktop Utilisation du logiciel Palm Desktop avec votre ordinateur de poche Création et ouverture des fichiers de données utilisateur Ouverture des fichiers existants Enregistrement des fichiers Fermeture des fenêtres et des fichiers Si vous changez d'avis Utilisation de modèles Création de modèles à partir d'éléments existants Création de modèles à partir de nouveaux éléments Modification d'un modèle Suppression de modèles Utilisation de la barre d'outils Alterner entre les utilisateurs Marquer des enregistrements avec la mention «personnel» Masquer des enregistrements personnels Paramétrage des préférences Paramétrage des préférences générales Paramétrage des préférences d'alarmes Paramétrage des préférences pour les polices de caractères Paramétrage des préférences pour le décor Allocation de la mémoire sous Mac OS iii

4 Sommaire Chapitre 2 : Didacticiel Création d'un élément dans l'application Adresses Affectation d'une catégorie Affichage des listes Tri des éléments dans Adresses Affichage d'éléments sélectionnés dans Adresses Recherche d'un élément dans Adresses Synchronisation des adresses avec Adresses sur votre ordinateur de poche Création d'un événement dans le calendrier Déplacement d'un événement Paramétrage d'alarmes Présentation des trois formats d'affichage du calendrier Création d'un événement sans heure Synchronisation des événements avec le calendrier sur votre ordinateur de poche Création d'un élément de la Liste des tâches Création d'un mémo A propos des éléments joints Création d éléments joints Utilisation de la fonction Joindre un élément existant Impression d'étiquettes Utilisation de l'application Instant Palm Desktop Affichage des numéros de téléphone fréquemment utilisés Sauvegarde de vos données Appliquer des décors Que faire à partir de là? Chapitre 3 : Utilisation de l'application Adresses A propos de l'application Adresses Affichage des adresses Création et modification des adresses Modification des informations Utilisation et modification des listes de sélection Utilisation de la fonction de saisie automatique Utilisation de la mise en majuscules automatique Formatage des numéros de téléphone Définition des options des champs personnalisés Utilisation des champs et Site Web iv

5 Sommaire Utilisation de l'aide-mémoire des dates d'anniversaire Copie des informations contenues dans l'application Adresses Transfert d'adresses vers votre ordinateur de poche Marquage des adresses pour l'impression Joindre une lettre à une adresse Ajout d'une adresse à un modèle de lettre Suppression des adresses Composition des numéros de téléphone Composition des numéros internationaux Définition des préférences de numérotation Configuration de votre modem pour la numérotation Définition des préférences pour l'application Adresses Chapitre 4 : Utilisation du calendrier A propos du calendrier Affichage du calendrier Utilisation du format Quotidien Utilisation du format Hebdomadaire Utilisation du format Mensuel Affichage ou masquage d'éléments dans le format Mensuel Ajout d'informations dans le calendrier Création d'un événement avec heure Création d'un événement répétitif ou continu Création d'un événement sans heure Paramétrage d'alarmes Modification des événements Changement de la date d'un événement Changement de l'heure ou de la durée d'un événement Déplacement d'événements sans heure Modification de l'intervalle d'un événement répétitif Changement du nom des événements Suppression des événements Transfert des éléments du calendrier vers votre ordinateur de poche Définition des préférences du calendrier, de l'alarme et de la police de caractères Chapitre 5 : Utilisation du Bloc-notes A propos du Bloc-notes Création d'un mémo Affichage des mémos v

6 Sommaire Consultation des mémos Sélection des mémos Modification des mémos Joindre des mémos Suppression des mémos Recherche de mémos Transfert des mémos vers votre ordinateur de poche Chapitre 6 : Utilisation de la Liste des tâches A propos de la Liste des tâches Ajout d'éléments dans la Liste des tâches Ajout d'éléments récurrents dans la Liste des tâches Ajout d'éléments non planifiés dans la Liste des tâches Ajout d'éléments de la Liste des tâches à partir du calendrier Affichage des éléments de la Liste des tâches Modification des éléments de la Liste des tâches Modification du nom des éléments de la Liste des tâches Modification des dates des éléments de la Liste des tâches Définition des rappels pour les éléments de la Liste des tâches Définition des priorités pour les éléments de la Liste des tâches Modification de l'intervalle des éléments récurrents de la Liste des tâches Ajout ou modification des catégories pour les éléments de la Liste des tâches Déplacement d'éléments de la Liste des tâches dans le calendrier Marquage des éléments terminés de la Liste des tâches Suppression d'éléments de la Liste des tâches Transfert d'éléments de la Liste des tâches vers votre ordinateur de poche Définition des préférences pour les éléments de la Liste des tâches Chapitre 7 : Utilisation des listes A propos de l'affichage des listes Affichage d'une liste Affichage des enregistrements sélectionnés Suppression des filtres Tri des listes Sélection des colonnes à afficher dans une liste Redimensionnement et modification de l'ordre des colonnes Mémorisation des affichages des données sélectionnées vi

7 Sommaire Modification des affichages mémorisés Suppression des affichages mémorisés Chapitre 8 : Recherche d'informations et classement par catégories Accès à une date spécifique Recherche de texte Recherche rapide d'adresses Définition des options de recherche Affichage d'enregistrements récents Recherche d'éléments fréquemment utilisés Utilisation des catégories Attribution des catégories à des enregistrements Création de catégories Transfert de catégories vers votre ordinateur de poche Changement du nom ou de la couleur de la catégorie Suppression de catégories Chapitre 9 : Utilisation des éléments joints Transfert des éléments joints vers votre ordinateur de poche Eléments joints automatiquement Création d éléments joints Joindre un enregistrement existant à un autre Joindre de nouveaux enregistrements à des enregistrements existants. 121 Joindre des fichiers à un enregistrement Affichage des enregistrements joints Détachement ou suppression d'enregistrements Paramétrage des préférences des éléments joints Chapitre 10 : Importation et exportation de données Migration de données provenant de Claris Organizer Importation de données Fichiers vcard et vcal Exportation des données Exportation des éléments de l'application Adresses sous forme de fichier vcard Exportation des événements du calendrier sous forme de fichier vcal Exportation des données provenant du logiciel Palm Desktop Faire glisser des enregistrements à l'extérieur du logiciel Palm Desktop pour les copier vii

8 Sommaire Chapitre 11 : Impression A propos de l'impression Sélection des enregistrements Filtrage Recherche Sélection des enregistrements à imprimer Marquage des adresses Visualisation des informations avant impression Configuration de l'impression pour votre agenda Impression des formats du calendrier Modification de la mise en page pour l'impression des formats du calendrier Impression d'éléments de la Liste des Tâches Modification de la mise en page d'impression pour les éléments de la Liste des tâches Impression des listes d'adresses Impression d'une carte d'adresse Modification de la mise en page pour l'impression des listes d'adresses Impression des carnets d'adresses Finition des mini-carnets d'adresses Modification de la mise en page pour l'impression des carnets d'adresses Impression des enveloppes Modification de la mise en page pour l'impression des enveloppes Impression d'étiquettes de publipostage Modification de la mise en page pour l'impression des étiquettes de publipostage Impression d'étiquettes d'adresses de retour Impression de pages de garde pour le fax Modification de la mise en page pour l'impression des pages de garde de fax Impression des mémos Modification de la mise en page pour l'impression des mémos Ajout ou modification d'informations sur l'agenda Définition de marges personnalisées viii

9 Sommaire Chapitre 12 : Opérations HotSync A propos des opérations HotSync Accéder à HotSync Manager Préparation en vue de la première opération HotSync Connexion d'une station de synchronisation ou d'un câble USB à un port USB Connexion d'une station de synchronisation ou d'un câble série à un port USB Connexion d'une station de synchronisation ou d'un câble série à un port série Partage d'un port entre la station de synchronisation ou le câble et un autre périphérique Modification des actions d'une conduite Effectuer une opération HotSync locale avec la station de synchronisation ou le câble A propos du fichier de données Synchronisation de plusieurs fichiers de données Synchronisation de plusieurs ordinateurs de poche avec un ordinateur configuré pour plusieurs utilisateurs Mac Accéder au système sous le bon nom d'utilisateur Installation d'applications sur votre ordinateur de poche ou sur une carte d'extension Archivage des données que vous supprimez de votre ordinateur de poche Résolution des conflits de HotSync Chapitre 13 : Utilisation du logiciel Instant Palm Desktop A propos du logiciel Instant Palm Desktop Utilisation des adresses Création d'éléments à partir du menu Instant Palm Desktop Annexe A : Impression de pages recto-verso Repérage du papier pour les perforations Apple LaserWriter/LaserWriter Plus, Hewlett-Packard DeskWriter Apple Personal LaserWriter, Hewlett-Packard LaserJet IIP et IIIP Série Apple LaserWriter II, Hewlett-Packard LaserJet III et IIID Apple LaserWriter Pro 630 et 16/600PS Index ix

10 Sommaire x

11 A propos de ce guide Bienvenue dans le logiciel Palm Desktop. Ce guide décrit tout ce qu'il vous faut savoir pour utiliser le logiciel Palm Desktop avec votre ordinateur de poche. Il traite de l'utilisation des fonctions disponibles dans les quatre modules de l'application, de l'utilisation des listes, de la recherche d'informations, de l'impression à partir de l'application et du transfert des données entre le logiciel Palm Desktop et votre ordinateur de poche. Ce guide est conçu pour vous aider à installer et à utiliser rapidement le logiciel Palm Desktop. Le premier chapitre présente l'application. Le second chapitre contient un didacticiel qui exploite les fonctions du logiciel Palm Desktop. Une fois que vous vous serez familiarisé avec les fonctions élémentaires, vous pourrez utiliser le reste de ce guide à titre de référence pour les tâches moins communes, ainsi qu'à titre d'information si vous ne parvenez pas à faire fonctionner le logiciel Palm Desktop. En plus de ce guide, le logiciel Palm Desktop contient une aide en ligne disponible à partir de la barre de menus principale et du bouton d'aide des boîtes de dialogue. Consultez l'aide en ligne pour des informations détaillées sur une fonction ou une tâche. 1

12 A propos de ce guide 2

13 CHAPITRE 1 Présentation du logiciel Palm Desktop A propos des modules Ce chapitre vous aide à vous familiariser avec le logiciel Palm Desktop et vous présente certaines de ses fonctions. Le logiciel Palm Desktop est composé de quatre modules : Adresses, Calendrier, Bloc-notes et Liste des tâches. Vous pouvez ajouter des informations dans n'importe quel module à tout moment. Vous pouvez aussi connecter ou relier deux enregistrements, ce qui vous permet d'accéder rapidement à l'information dont vous avez besoin. Les informations de chacun de ces modules sont synchronisées avec les informations contenues dans les applications de base de votre ordinateur de poche quand vous effectuez une opération HotSync. Adresses Le module Adresses effectue le suivi des noms, des adresses, des informations relatives aux sociétés, des numéros de téléphone, des anniversaires, des adresses électroniques, des sites Web et ainsi de suite. Vous pouvez associer tout enregistrement à une carte d'adresse. Par exemple, vous pouvez créer dans la Liste des tâches un élément vous indiquant d'appeler un client, puis associer cet élément à la carte d'adresse du client afin que toutes les informations dont vous avez besoin soient disponibles au moment où vous appelez. 3

14 Chapitre 1 Présentation du logiciel Palm Desktop Exemple Pour vous rappeler d'appeler un ami la semaine prochaine, créez un élément dans la Liste des tâches. Le logiciel Palm Desktop trouve automatiquement les adresses qui semblent s'apparenter à cet élément de la Liste des tâches. Par exemple, si vous écrivez «Appeler Julie», le logiciel trouvera toutes les adresses contenant le prénom «Julie». Si vous associez une des adresses à l'élément de la Liste des tâches, une icône de menu contextuel en forme de trombone apparaît en regard de l'élément de la Liste des tâches. Vous pouvez cliquer sur le menu contextuel trombone pour ouvrir la carte d'adresse de votre ami. Calendrier Le module Calendrier gère les rendez-vous et les événements. Vous pouvez choisir entre trois formats d'affichage : Quotidien Hebdomadaire Mensuel Format quotidien Format hebdomadaire Format mensuel 4

15 A propos des modules Vous pouvez associer tout enregistrement à un événement du calendrier. Par exemple, vous pouvez associer la carte d'adresse d'un client à un événement pour pouvoir accéder rapidement à cette information si vous en avez besoin. Vous pouvez définir des événements pour qu'ils apparaissent une seule fois ou bien de façon répétée selon une fréquence que vous définissez. Vous pouvez créer des événements pour afficher des jours spéciaux, par exemple des commémorations, des anniversaires et des vacances. Un événement peut se prolonger sur un ou plusieurs jours. Exemple Vous créez un événement pour une réunion à venir. Vous pouvez spécifier l'affichage d'un rappel sur l'écran avant la réunion selon un délai que vous précisez. (Ce rappel s'affiche même si le logiciel Palm Desktop n'est pas actif.) Pour des réunions régulières, vous pouvez créer un événement récurrent ne devant être entré qu'une seule fois. Les autres événements sont créés selon un intervalle de répétition que vous définissez. 5

16 Chapitre 1 Présentation du logiciel Palm Desktop Bloc-notes Créez des mémos durant vos appels téléphoniques, vos réunions ou à chaque fois que vous le désirez. Vous pouvez associer un mémo à tout autre enregistrement, y compris à un autre mémo. Vous pouvez également ajouter la date et l'heure à un mémo afin de créer un journal d'information permanent dont les éléments les plus récents sont situés au début. Cliquez sur le bouton d'horodatage......pour placer la date et l'heure actuelles sur la première ligne du mémo Liste des tâches Exemple Au cours d'un entretien téléphonique avec un contact professionnel, vous tapez un mémo indiquant en détails les points importants de l'appel. Cliquez sur le bouton d'horodatage, et la date et l'heure actuelles apparaissent sur la première ligne de votre mémo. Le module Liste des tâches effectue le suivi de vos tâches, c'est-à-dire de ce que vous avez à faire. Vous pouvez donner un titre, une date d'achèvement et une priorité à un élément de la Liste des tâches, et le définir pour qu'il se répète pendant une durée choisie. Les éléments de la Liste des tâches apparaissent dans le calendrier et vous pouvez associer un élément de la Liste des tâches à toute carte d'adresse ou tout mémo. 6

17 Ouverture et fermeture du logiciel Palm Desktop Exemple Vous devez rassembler des données pour un rapport qui est dû chaque dernier vendredi du mois. Vous souhaitez également recevoir un rappel le lundi précédent pour vous rappeler que vous devez préparer ce rapport. Pour ce faire, vous pouvez créer un élément dans la Liste des tâches et le définir comme un élément qui se répète chaque dernier vendredi du mois. Vous pouvez également programmer le rappel cinq jours avant la tâche, c'est-à-dire le lundi précédent, afin de vous rappeler qu'il est temps de commencer à travailler sur le rapport. Ouverture et fermeture du logiciel Palm Desktop Le logiciel Palm Desktop stocke vos informations dans un fichier de données de votre ordinateur. Vous pouvez fermer, imprimer et supprimer ce fichier comme n'importe quel autre. Quand il démarre, le logiciel Palm Desktop ouvre automatiquement le dernier fichier qui était ouvert. Le nom du fichier apparaît dans la barre de titre de chaque fenêtre du logiciel Palm Desktop. Pour démarrer le logiciel Palm Desktop, double-cliquez sur l'icône Palm Desktop dans le dossier Palm. Pour quitter le logiciel Palm Desktop : Mac OS X : dans le menu Palm Desktop, choisissez Quitter. Mac OS 9 : dans le menu Fichier, choisissez Quitter. Utilisation du logiciel Palm Desktop avec votre ordinateur de poche Le logiciel Palm Desktop partage des informations avec quatre applications intégrées de votre ordinateur de poche : Adresses, Agenda, Bloc-notes et Tâches. Les informations sont échangées lorsque vous effectuez une HotSync. Les modules du logiciel Palm Desktop offrent plus de fonctions que les applications de votre ordinateur de poche. Pour savoir comment les informations sont transférées sur votre ordinateur de poche au cours d'une HotSync, veuillez vous reporter aux chapitres de ce guide qui décrivent chaque module. La première fois que vous effectuez une HotSync avec un nouvel ordinateur de poche ou un ordinateur de poche réinitialisé, voilà ce qui se passe : Le nom d'utilisateur du logiciel Palm Desktop est transféré vers votre ordinateur de poche. Un dossier portant ce nom d'utilisateur est créé dans le dossier Users, lui-même situé dans le dossier Palm. Par exemple, si vous avez entré «Jeannette Garcia» comme nom d'utilisateur, un dossier portant ce nom est créé dans le dossier Users. Un fichier nommé User Data est créé dans le dossier «Jeannette Garcia». Il s'agit du fichier de données qui enregistre toutes vos informations. REMARQUE Les noms d'utilisateurs apparaissent dans le menu contextuel Utilisateur, à droite de la barre d'outils. Vous pouvez changer les utilisateurs en sélectionnant un nouveau nom dans le menu contextuel. 7

18 Chapitre 1 Présentation du logiciel Palm Desktop Ensuite, chaque fois que vous effectuez une HotSync, HotSync Manager lit le nom d'utilisateur sur votre ordinateur de poche et synchronise les données dans le dossier du même nom. REMARQUE Veillez à sélectionner le nom d'utilisateur correct dans le menu contextuel Utilisateur avant d'entrer des données dans votre Palm Desktop ou d'effectuer une HotSync. Création et ouverture des fichiers de données utilisateur Quand vous installez le logiciel Palm Desktop pour la première fois, il crée un nouveau fichier de données, appelé User Data, dans le dossier portant le nom d'utilisateur que vous avez spécifié lors de l'installation. Chaque fois que vous effectuez une HotSync avec votre ordinateur de poche, ce même fichier de données est utilisé pour synchroniser les données. Il est conseillé de n'utiliser que ce fichier de données pour la synchronisation avec votre ordinateur de poche. Ne créez d'autres fichiers que pour sauvegarder les données ou pour stocker des informations destinées à un autre utilisateur sur le même ordinateur. Ouverture des fichiers existants Le logiciel Palm Desktop ouvre automatiquement le dernier fichier de données qui était ouvert. Pour ouvrir un autre fichier, cliquez sur le menu contextuel Utilisateur de la barre d'outils et sélectionnez un nouveau nom d'utilisateur. Le nom du fichier de données en cours d'utilisation apparaît dans la barre de titre de chaque fenêtre du logiciel Palm Desktop. Le nom du fichier de données en cours d'utilisation apparaît dans la barre de titre de chaque fenêtre 8

19 Enregistrement des fichiers Enregistrement des fichiers Vos changements s'enregistrent au fur et à mesure que vous travaillez. A des fins de sauvegarde, vous pouvez également enregistrer une copie du fichier. Dans le menu Fichier, choisissez Enregistrer une copie. Dans la boîte de dialogue Enregistrer une copie, assurez-vous de renommer le fichier (sinon le fichier original sera remplacé) puis cliquez sur Enregistrer. Si votre fichier est nouveau, choisissez Enregistrer sous dans le menu Fichier. Entrez un nom pour le fichier. Fermeture des fenêtres et des fichiers Vous ne pouvez ouvrir qu'un seul fichier à la fois. Pour fermer un fichier, choisissez Fermer le fichier dans le menu Fichier. Si vous fermez un nouveau fichier, un message vous demande de l'enregistrer auparavant. Pour fermer une fenêtre du logiciel Palm Desktop, cliquez sur la case de fermeture de la fenêtre ou choisissez Fermer la fenêtre dans le menu Fichier. Le fait de fermer une fenêtre ne ferme pas le fichier. Notez que vous pouvez ouvrir plusieurs fenêtres en même temps. Si vous changez d'avis Utilisation de modèles Pour quitter le logiciel Palm Desktop, choisissez Quitter dans le menu Fichier. Si vous faites une erreur ou si vous changez d'avis pendant que vous travaillez, vous pouvez annuler le changement le plus récent. Pour ce faire, choisissez Annuler dans le menu Edition. Si vous devez entrer plusieurs événements, adresses, mémos ou tâches similaires, vous pouvez utiliser des modèles pour vous faciliter la tâche. Un modèle ressemble à un nouvel élément, à la différence près qu'il contient déjà certaines informations. Quand vous créez un modèle, vous choisissez le type et la quantité d'informations prédéfinies. Par exemple, si vous devez ajouter l'adresse de dix personnes qui travaillent toutes au même endroit, vous pouvez créer un modèle contenant le nom de la société, l'adresse et les autres informations communes à ces nouvelles entrées. Vous pouvez créer un modèle à partir d'un événement, d'une adresse, d'un élément de la Liste des tâches ou d'un mémo existant ou nouveau. Une fois le modèle créé, il apparaît dans le menu Créer et vous pouvez l'utiliser pour créer de nouveaux éléments. Ensuite, il vous suffit de taper les informations restantes pour le nouvel élément. 9

20 Chapitre 1 Présentation du logiciel Palm Desktop Création de modèles à partir d'éléments existants Vous pouvez créer des modèles à partir d'événements, d'adresses, d'éléments de la Liste des tâches ou de mémos existants. Sélectionnez l'élément puis choisissez Nouveau modèle dans le menu Créer. Donnez un nom au modèle et attribuez-lui un raccourci clavier si vous le désirez. Cliquez ensuite sur OK. Un raccourci clavier est une séquence de touches sur lesquelles on appuie simultanément pour exécuter une commande de menu plus rapidement qu'avec la souris. Entrez un nom pour le modèle Cliquez sur le menu contextuel pour attribuer un raccourci clavier au modèle (facultatif) Le nouveau modèle apparaît dans le menu Créer. Choisissez-le et une boîte de dialogue pour un nouvel élément de ce type apparaît, remplie avec les informations en provenance du modèle. Le nouveau modèle apparaît dans le menu Créer Création de modèles à partir de nouveaux éléments Vous pouvez créer des modèles à partir d'événements, d'adresses, d'éléments de la Liste des tâches ou de mémos nouveaux. Choisissez Evénement, Adresse, Mémo ou Tâche dans le menu Créer. Entrez les informations que doit contenir le nouveau modèle. Choisissez Nouveau modèle dans le menu Créer. Donnez un nom au modèle et attribuez-lui un raccourci clavier si vous le désirez. Cliquez ensuite sur OK. Le nouveau modèle apparaît dans le menu Créer. Vous pouvez continuer à créer d'autres éléments nouveaux avec les informations contenues dans le nouveau modèle. 10

21 Utilisation de la barre d'outils Modification d'un modèle Suppression de modèles Pour corriger les informations d'un modèle, créez-en un nouveau et supprimez l'ancien. Pour supprimer un modèle, choisissez Supprimer le modèle dans le menu Créer. Sélectionnez le modèle à supprimer puis cliquez sur Supprimer. Cliquez sur Terminé quand vous avez fini de supprimer des modèles. Utilisation de la barre d'outils Vous pouvez cliquer sur les boutons de la barre d'outils au lieu de choisir des commandes de menu pour exécuter des actions communes. Par défaut, la barre d'outils affiche le nom de chaque bouton. Déplacez le pointeur sur le bouton pour afficher une explication de la fonction du bouton. Si vous utilisez un moniteur de petite taille, vous pouvez réduire la barre d'outils, ce qui masque les noms des boutons. Pour ce faire, cliquez sur le triangle situé à gauche de la barre d'outils. Cliquez pour cacher le nom des boutons Sélectionnez l'utilisateur Pour déplacer la barre d'outils, cliquez le bouton de la souris sur l'arrière-plan de la barre d'outils, maintenez-le enfoncé, et faites glisser la barre d'outils vers une nouvelle position. Si vous faites glisser la barre d'outils près de la barre de menus, la barre d'outils revient automatiquement dans sa position ancrée. Pour masquer la barre d'outils, choisissez Préférences dans le menu Palm Desktop sous Mac OS X ou dans le menu Edition sous Mac OS 9. Cliquez sur le bouton Général, puis choisissez Aucun dans le menu contextuel Barre d'outils. Alterner entre les utilisateurs Le menu contextuel Utilisateur apparaît à droite de la barre d'outils. Menu contextuel Utilisateur 11

22 Chapitre 1 Présentation du logiciel Palm Desktop Si vous êtes la seule personne à utiliser le logiciel Palm Desktop sur cet ordinateur, seul votre nom apparaît. Si d'autres personnes utilisent l'ordinateur, le menu contextuel Utilisateur affiche le nom de la personne qui l'a utilisé le plus récemment. REMARQUE Vérifiez toujours le menu contextuel pour vous assurer que vous utilisez les bonnes données, en particulier avant d'effectuer une HotSync. Cliquez sur le menu contextuel Utilisateur pour : sélectionner un utilisateur ou un profil dans la liste, créer, supprimer ou modifier des utilisateur et des profils. Marquer des enregistrements avec la mention «personnel» Vous pouvez marquer tout enregistrement avec la mention «personnel». Ensuite, selon si vous choisissez d'afficher ou de masquer les enregistrements personnels dans Préférences, le logiciel Palm Desktop masque ou affiche les éléments. Pour marquer un enregistrement avec la mention «personnel», ouvrez l'enregistrement, sélectionnez Personnel et cliquez sur OK. Lorsque vous transférez un enregistrement personnel vers votre ordinateur de poche pendant une HotSync, il se peut que l'enregistrement soit caché ou masqué, selon les options que vous avez sélectionnées dans le logiciel de protection de votre ordinateur de poche. REMARQUE Le masquage des enregistrements personnels n'est disponible que sur les ordinateur de poche utilisant la version 3.5 ou ultérieure du logiciel Palm OS. Masquer des enregistrements personnels Vous pouvez masquer tous les enregistrements portant la mention «personnel». Les enregistrements masqués ne s'affichent pas dans les listes, les formats du calendrier, les menus ou l'application Instant Palm Desktop. On ne peut ni les imprimer, ni les exporter. L'alarme d'un événement masqué du calendrier se déclenche mais, à l'écran, un message de rappel indique «Evénement personnel» et n'affiche pas la description de l'événement. Les enregistrements masqués sont synchronisés pendant les opérations HotSync. Pour masquer les enregistrements personnels, choisissez Préférences dans le menu Palm Desktop sous Mac OS X ou dans le menu Edition sous Mac OS 9. Cliquez sur le bouton Général et sélectionnez Masquer. 12

23 Paramétrage des préférences Paramétrage des préférences Pour paramétrer les préférences, choisissez Préférences dans le menu Palm Desktop sous Mac OS X ou dans le menu Edition sous Mac OS 9. Paramétrage des préférences générales Utilisez le panneau Général de la boîte de dialogue Préférences pour spécifier les paramètres du menu Instant Palm Desktop : avertir avant de supprimer, imprimer en couleurs, volume des effets sonores, barre d'outils, format de la date, éléments joints, priorité des nouvelles tâches de la Liste des tâches et enregistrements personnels. Sélectionnez si vous utilisez une imprimante couleur Cliquez sur Général Sélectionnez pour afficher le menu Instant Palm Desktop Sélectionnez pour les avertissements avant la suppression d'éléments Choisissez le volume pour les effets sonores Choisissez si la barre d'outils doit être ancrée, flottante ou masquée Choisissez l'affichage de la date en format long ou court Choisissez la priorité par défaut pour les nouvelles tâches Pour des informations sur le paramétrage des préférences des éléments joints automatiquement, voir «Paramétrage des préférences des éléments joints» dans le Chapitre 9. 13

24 Chapitre 1 Présentation du logiciel Palm Desktop Paramétrage des préférences d'alarmes Vous pouvez définir les préférences des alarmes pour votre ordinateur dans le logiciel Palm Desktop. Choisissez Préférences dans le menu Palm Desktop sous Mac OS X ou dans le menu Edition sous Mac OS 9, puis cliquez sur le bouton Alarmes. Cliquez sur Alarmes Sélectionnez afin d'ajouter automatiquement une alarme pour les nouveaux événements que vous créez Sélectionnez pour afficher des alarmes sur l'ordinateur de bureau Les alarmes pour chaque rendez-vous sont définies dans la boîte de dialogue Evénement. Paramétrage des préférences pour les polices de caractères Vous pouvez définir différents types et tailles de polices pour l'affichage des listes dans Adresses, Liste des tâches et Bloc-notes. Vous pouvez également choisir différents types et tailles de polices pour le texte des mémos et les formats du calendrier. Choisissez Préférences dans le menu Palm Desktop sous Mac OS X ou dans le menu Edition sous Mac OS 9, puis cliquez sur le bouton Polices.. Cliquez sur Polices Choisissez le type et la taille des caractères pour les éléments dans les menus contextuels 14

25 Paramétrage des préférences Paramétrage des préférences pour le décor Un décor est un arrière-plan que vous pouvez appliquer sur l'écran pour les formats du calendrier et les listes des autres modules. Pour paramétrer un décor, choisissez Préférences dans le menu Palm Desktop sous Mac OS X ou dans le menu Edition sous Mac OS 9, puis cliquez sur le bouton Décor. Cliquez sur Décor Sélectionnez un décor dans la liste Cliquez pour obtenir un aperçu de votre choix sur le fichier en cours Choisissez un décor dans la liste, puis cliquez sur le bouton Appliquer pour avoir un aperçu du décor avec votre fichier. Cliquez sur OK pour accepter le décor ou sur Annuler pour le refuser. Calendrier avec le décor Poivrons rouges REMARQUE Les décors n'apparaissent qu'à l'écran ; ils n'affectent pas l'impression. 15

26 Chapitre 1 Présentation du logiciel Palm Desktop Allocation de la mémoire sous Mac OS 9 Sous Mac OS 9, votre ordinateur met en réserve une certaine quantité de mémoire pour chaque application. Vous pouvez changer la quantité de mémoire réservée. Vous pouvez augmenter la quantité de mémoire allouée au logiciel Palm Desktop si la mémoire disponsible s'avère insuffisante lors de l'utilisation de l'application ou si vous avez un fichier de données utilisateur très volumineux. L'augmentation de la taille préférée de la mémoire à 5000 ko devrait éliminer tous les problèmes de mémoire pendant ces opérations. Si vous utilisez un Power Mac et que la mémoire virtuelle est désactivée, le logiciel Palm Desktop exige davantage de mémoire. REMARQUE Si la mémoire disponible s'avère insuffisante lors d'une HotSync, augmentez la quantité allouée au Conduit Manager et non au logiciel Palm Desktop. Le Conduit Manager est le logiciel qui gère les opérations HotSync. Il est situé dans le dossier Palm. Pour changer l'allocation de mémoire : 1. Si le logiciel Palm Desktop est ouvert, quittez l'application. 2. Ouvrez le dossier Palm. 3. Cliquez une fois sur l'icône de l'application. Pour changer l'allocation de mémoire du logiciel Palm Desktop, cliquez sur l'icône Palm Desktop. Pour changer l'allocation de mémoire du Conduit Manager, cliquez sur l'icône du Conduit Manager. REMARQUE Si vous cliquez deux fois sur l'icône de l'application, elle démarre. Dans ce cas, choisissez Quitter dans le menu Fichier et réessayez. 4. Dans le menu Fichier, choisissez Lire les informations. 5. Dans la boîte de dialogue Lire les informations, choisissez Mémoire dans le menu contextuel Afficher. 6. Double-cliquez sur la case Taille préférée. La taille apparaît en surbrillance dans la case. 7. Entrez un nombre, par exemple 5000, pour changer la taille de la mémoire. 8. Fermez la fenêtre Infos du Palm Desktop. Au prochain démarrage du logiciel Palm Desktop, la quantité de mémoire que vous avez allouée est disponible pour l'application. Pour plus d'informations sur la gestion de la mémoire, reportez-vous à la documentation qui accompagne votre ordinateur. 16

27 CHAPITRE 2 Didacticiel Avec le logiciel Palm Desktop et votre ordinateur de poche, vous pouvez effectuer le suivi des noms, des adresses, des numéros de téléphone, des adresses électroniques, des événements, des mémos et des listes de tâches. Si vous aimez vous retrousser les manches et apprendre en expérimentant, ce didacticiel est pour vous. Une fois que vous aurez terminé, vous aurez acquis de bonnes connaissances sur le fonctionnement du logiciel Palm Desktop. Dans ce didacticiel, vous êtes le propriétaire et le directeur de la société Boulangerie internationale, SA. Vous vendez des produits de boulangerie aux épiceries, aux cafés et aux particuliers. Votre société prospère et vous devez faire le suivi des informations concernant vos clients, vos fournisseurs, votre vie personnelle et votre famille, afin de ne rien oublier. Vous apportez votre ordinateur de poche lorsque vous rendez visite à vos clients et vos fournisseurs. Une fois que vous avez installé le logiciel Palm Desktop, ouvrez le fichier du didacticiel. 1. Identifiez le fichier Bakery dans le dossier Tutorial, lui-même situé dans le dossier Palm. 2. Double-cliquez sur l'icône du fichier. Le fichier s'ouvre. Ensuite, vous devez vous rendre à l'endroit, dans le fichier, où se trouvent les informations sur le calendrier. 1. Cliquez sur le bouton Atteindre de la barre d'outils, en haut de l'écran. 2. Tapez 1/1/02 dans la case. 3. Cliquez sur OK. Maintenant, faisons travailler le logiciel! 17

28 Chapitre 2 Didacticiel Création d'un élément dans l'application Adresses A l'instant où vous finissez d'installer le logiciel, le téléphone sonne. C'est Suzanne Cervin, une nouvelle cliente. La première chose à faire, c'est de créer une carte d'adresse pour cette cliente. 1. Cliquez sur le bouton Créer adresse de la barre d'outils. Vous pouvez taper les coordonnées de la cliente dans la nouvelle carte d'adresse qui s'affiche. 2. Remarquez que la section Nom s'est agrandie pour faciliter la saisie. En outre, le champ Prénom est sélectionné. 3. Tapez le prénom : Suzanne. 4. Utilisez la touche Tab pour atteindre le champ Nom et tapez le nom : Cervin. Conseils : Vous pouvez utiliser la touche Tab pour passer d'un champ à l'autre (ou appuyez sur Maj-Tab pour revenir au champ précédent). Appuyez sur Entrée ou Retour à plusieurs reprises pour ouvrir et fermer les sections qui se succèdent. Si vous préférez, vous pouvez cliquer simplement sur le champ dans lequel vous voulez taper l'information. La section s'élargit et le champ s'affiche en surbrillance. Tapez l'information. Finissez de remplir la carte d'adresse de façon à ce qu'elle ressemble à celle située ci-dessous. Pour les numéros de téléphone, tapez uniquement les chiffres. Les parenthèses et les tirets s'ajoutent automatiquement. Appuyez sur la touche Entrée lorsque vous avez terminé, mais ne fermez pas la carte tout de suite, car nous allons lui affecter une catégorie. 18

29 Affectation d'une catégorie Affectation d'une catégorie Une fois que vous avez entré les coordonnées, vous devez affecter une catégorie à cette carte. Les catégories permettent de regrouper facilement les adresses, les événements, les mémos et les éléments de la Liste des tâches. Par exemple, vous pouvez affecter la catégorie «Professionnel» aux adresses de vos collègues de travail, ainsi qu'à des événements, des mémos et des éléments de la Liste des tâches qui se rapportent à ces collègues. Vous pouvez affecter un maximum de deux catégories à chaque élément : une catégorie principale et une catégorie secondaire. La catégorie principale correspond au menu contextuel de gauche ; la catégorie secondaire à celui de droite. Vous pouvez utiliser les catégories principale et secondaire à votre guise. REMARQUE Seule la catégorie principale d'un enregistrement est transférée dans votre ordinateur de poche quand vous effectuez une HotSync. Catégorie principale Catégorie secondaire Vous pouvez facilement affecter des informations codées par couleur. Par exemple, vous pouvez faire en sorte que les éléments de la catégorie «Professionnel» s'affichent en bleu et ceux de la catégorie «Amis/Famille» en vert. La couleur d'un élément est basée sur sa catégorie principale. Si vous possédez une imprimante couleur et si vous avez sélectionné les bonnes options d'impression, les éléments codés par couleur s'imprimeront également en couleur. 19

30 Chapitre 2 Didacticiel Huit catégories sont déjà créées et vous pouvez en ajouter, en supprimer ou les modifier à tout moment. REMARQUE Le didacticiel contient davantage de catégories. 1. Cliquez sur la section Autres informations de la carte d'adresse de Suzanne Cervin pour l'agrandir. 2. Choisissez Clients dans le menu contextuel de gauche (catégorie principale). 3. Vous pouvez choisir une autre catégorie dans le menu contextuel de droite (catégorie secondaire). Autrement, laissez-le vide. 4. Si vous le souhaitez, remplissez les autres champs de la carte d'adresse de Suzanne. 5. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur Entrée pour réduire la section ouverte. 6. Cliquez sur la case de fermeture de la carte, dans le coin supérieur gauche, pour la ranger. 20

31 Affichage des listes Affichage des listes La carte d'adresse permet d'afficher et de modifier facilement les coordonnées d'une personne. Mais il y a beaucoup d'adresses dans votre fichier Bakery. Pour les parcourir ou pour passer rapidement à la carte d'une autre personne, affichez les adresses sous forme de liste. 1. Cliquez sur le bouton Adresses de la barre d'outils. Les adresses s'affichent sous forme de liste dans des rangées et des colonnes. 2. Choisissez un élément dans la liste et double-cliquez sur celui-ci pour ouvrir la carte d'adresse. 3. Cliquez sur la case de fermeture de la carte, dans le coin supérieur gauche, pour la ranger. 4. Cliquez sur plusieurs éléments de la liste en maintenant la touche! enfoncée. 5. Cliquez sur un élément situé vers le haut de l'écran. Tous les éléments précédemment sélectionnés ne le sont plus. Appuyez sur la touche Maj et maintenez-la enfoncée. Cliquez maintenant sur un élément situé cinq ou six lignes en dessous du premier élément sur lequel vous avez cliqué. Les deux éléments sur lesquels vous avez cliqué, en plus de tous les éléments situés entre eux, sont sélectionnés. 6. Pour désélectionner toutes les adresses, allez jusqu'au bas de la liste, où il n'y a pas d'éléments. Cliquez à cet endroit. Tous les éléments sont désélectionnés. Il y a trois fenêtres séparées pour les listes : une pour les adresses, une pour les mémos et une pour les éléments de la Liste des tâches. Elles fonctionnent toutes de la même façon. Vous pouvez agrandir ces fenêtres ou utiliser les boutons de défilement vers le haut, le bas, la gauche ou la droite pour voir toutes vos données. Vous pouvez associer, supprimer et dupliquer plusieurs éléments rapidement, dans la liste, en sélectionnant plusieurs éléments à la fois. Laissez la liste d'adresses ouverte, nous l'utiliserons dans la prochaine section. 21

32 Chapitre 2 Didacticiel Tri des éléments dans Adresses Actuellement, votre liste d'adresses est triée par noms. Certaines opérations seraient facilitées si la liste était triée par sociétés. 1. Identifiez la colonne Société dans la liste d'adresses. Utilisez la barre de défilement vers la gauche ou la droite au besoin. 2. Cliquez sur le mot Société en haut de la colonne. (Ne cliquez pas sur le bouton situé en regard.) La liste est remaniée de façon à ce que tous les éléments soient maintenant triés par sociétés. Notez que le mot Société est en surbrillance. Le champ en surbrillance est celui qui a été utilisé pour trier les informations. Pour vous faciliter la tâche, vous voulez trier les informations par sociétés, puis par noms à l'intérieur de chaque société. 1. Sélectionnez Trier dans le menu Afficher. Dans la boîte de dialogue Trier, Société apparaît dans le menu contextuel Principal. 2. Choisissez Nom complet dans le menu contextuel Secondaire. 3. Cliquez sur OK. Dans la liste d'adresses, remarquez la ligne en pointillés sous Nom complet. Elle indique qu'il s'agit de la colonne de tri secondaire. Nous continuerons d'utiliser la liste d'adresses dans la section suivante, alors laissez-la ouverte. 22

33 Affichage d'éléments sélectionnés dans Adresses Affichage d'éléments sélectionnés dans Adresses Vous voulez examiner rapidement les cartes d'adresses de vos clients. Mais votre fichier contient de nombreux autres enregistrements en plus de ceux de vos clients. Vous ne voulez afficher que les listes de clients et masquer le reste. Vous pouvez définir le champ Catégorie de façon à n'afficher que les clients. Ce paramètre s'appelle un filtre. 1. Si la liste d'adresses n'est pas déjà ouverte, cliquez sur le bouton Adresses de la barre d'outils. 2. Cliquez sur le bouton en regard du mot Catégories, au sommet de la colonne des catégories. 3. Choisissez Clients dans le menu contextuel. Maintenant, la liste n'affiche que vos clients. Affichons à nouveau les autres enregistrements de l'application Adresses. 1. Cliquez sur le bouton en regard du mot Catégories, au sommet de la colonne des catégories. 2. Choisissez Aucun filtre dans le menu contextuel. Tous les éléments de l'application Adresses sont à nouveau visibles. Si vous préférez, vous pouvez également afficher les éléments masqués en cliquant sur le bouton Tout afficher, dans le coin supérieur droit de la fenêtre de liste. (Si tous les éléments sont déjà affichés, ce bouton n'est pas disponible.) Vous pouvez fermer les fenêtres ouvertes en cliquant sur la case de fermeture de chaque fenêtre, dans le coin supérieur gauche. Recherche d'un élément dans Adresses Un peu plus tard dans la journée, vous voulez appeler Suzanne Cervin et vous avez besoin de son numéro de téléphone. 1. Cliquez sur le bouton Rechercher de la barre d'outils. 2. Cliquez sur le bouton Adresses dans la boîte de dialogue Rechercher. Assurez-vous que l'option Résultats dans la fenêtre de liste est désélectionnée. 3. Tapez Cervin dans la zone de texte. 23

34 Chapitre 2 Didacticiel Son adresse apparaît dans la boîte de dialogue, probablement avant même que vous n'ayez fini de taper son nom. 4. Double-cliquez sur le nom Suzanne Cervin dans la boîte de dialogue Rechercher, et sa carte d'adresse s'affiche. Une fois que vous avez trouvé la carte d'adresse de Suzanne Cervin, vous pouvez cliquer sur l'icône du téléphone, en regard de son numéro de téléphone, pour composer automatiquement son numéro, si vous possédez une connexion téléphonique et un modem adéquat. 5. Fermez la carte d'adresse. Vous pouvez également rechercher d'autres informations de la même manière, qu'il s'agisse d'un élément de la Liste des tâches, d'un mémo ou d'un événement. Si vous ne savez pas où rechercher les informations, cliquez sur Fichier pour identifier tous les endroits dans lesquels apparaissent ces informations. 24

35 Synchronisation des adresses avec Adresses sur votre ordinateur de poche Synchronisation des adresses avec Adresses sur votre ordinateur de poche Lorsque vous ajoutez ou modifiez des adresses, vous pouvez vous assurer que votre ordinateur de poche contient les mêmes informations en effectuant une HotSync. L'opération HotSync échange les nouvelles données entre le logiciel Palm Desktop et votre ordinateur de poche, et met à jour tous les changements effectués dans l'un ou l'autre. Par exemple, après une HotSync, l'adresse que vous avez créée pour Suzanne Cervin apparaîtrait sur votre ordinateur de poche dans l'application Adresses. Ce didacticiel ne fournit pas un descriptif de l'opération HotSync. Mais vous pouvez apprendre à utiliser HotSync avec vos propres données en lisant la section «A propos des opérations HotSync» dans le Chapitre 12. Création d'un événement dans le calendrier Maintenant, vous devez inscrire un rendez-vous que vous vous êtes fixé avec la représentante du grossiste de votre boulangerie. Vous allez discuter des nouvelles épices pour votre ligne internationale de pains. Le rendez-vous a été fixé à demain, de 9 h 00 à 10 h Cliquez sur le bouton Calendrier de la barre d'outils. Si vous n'êtes pas dans le format Quotidien, cliquez sur l'onglet Quotidien, du côté droit de la fenêtre. 2. Cliquez sur le bouton Atteindre de la barre d'outils. 3. Dans la boîte de dialogue Atteindre une date, cliquez sur les flèches vers l'arrière ou l'avant jusqu'à ce que Janvier 2002 apparaisse. 4. Dans la boîte de dialogue Atteindre une date, choisissez n'importe quelle journée de janvier 2002 pour le rendez-vous, cliquez dessus, puis cliquez sur OK. Vous verrez cette date dans le format Quotidien. 5. Utilisez la barre de défilement vers le haut ou le bas jusqu'à ce que 9 h 00 apparaisse dans la fenêtre des événements, sur le côté gauche du format Quotidien. 6. Déplacez le pointeur vers la fenêtre des événements. Le pointeur se transforme en curseur réticulaire. 7. Placez le curseur réticulaire sur la ligne représentant 9 h 00, puis cliquez et glissez vers le bas jusqu'à ce que la case atteigne 10. Un événement d'une durée d'une heure est créé, de 9 h 00 à 10 h

36 Chapitre 2 Didacticiel 8. Tapez Rendez-vous avec Denise Garcia dans la case du nouvel événement. 9. Cliquez à l'extérieur de la case de l'événement pour le désélectionner. La boîte de dialogue Eléments joints automatiquement apparaît. Il y a une carte d'adresse pour Denise Garcia, et vous pouvez l'associer à cet événement. 10. Cliquez sur Joindre. Nous parlerons plus en détails des éléments joints, un peu plus loin, dans la section «A propos des éléments joints». Pour modifier l'heure de début et de fin d'un événement, sélectionnez-le en cliquant dessus. Faites glisser la flèche supérieure vers le haut ou le bas pour modifier l'heure de début de l'événement. Faites glisser la flèche inférieure vers le haut ou le bas pour modifier l'heure de fin de l'événement. Faites glisser vers le haut ou le bas Si vous préférez, vous pouvez également changer l'heure de début ou de fin de l'événement en double-cliquant sur l'événement, puis en changeant l'heure dans la boîte de dialogue Evénement. Cliquez à l'extérieur de l'événement pour le désélectionner. Le menu contextuel trombone montre qu'un élément est associé à cet événement Conservez le format Quotidien pour la prochaine section. 26

37 Déplacement d'un événement Déplacement d'un événement Malheureusement, Denise Garcia vient juste d'appeler pour dire qu'elle ne pourra pas venir à l'heure prévue. Elle demande de reporter le rendez-vous à 10 h 00. Vous devez alors déplacer l'événement dans le calendrier. 1. Placez le pointeur sur l'événement. 2. Faites glisser l'événement vers le bas de façon à ce que le dessus de l'événement s'aligne sur 10 h 00. L'événement commence maintenant à 10 h 00 et se termine à 11 h 00. Vous pouvez également changer l'heure dans la boîte de dialogue Evénement, si vous préférez. Faites glisser l'événement pour le replacer là où il était, de façon à ce qu'il commence à 9 h 00 et se termine à 10 h 00. Maintenant exercez-vous à déplacer l'événement en utilisant la boîte de dialogue Evénement. 1. Cliquez une fois sur l'événement pour le sélectionner. 2. Double-cliquez n'importe où sur la case de l'événement, sauf directement sur le texte de l'événement. 3. Lorsque la boîte de dialogue Evénement s'ouvre, remplacez 9 h 00 par 10 h 00 pour l'heure de début. Vous pouvez taper

38 Chapitre 2 Didacticiel 4. Cliquez sur la case pour l'heure de fin. Elle passe automatiquement à 11 h Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue. Nous allons maintenant vérifier si nous avons paramétré un rappel ou une alarme pour cet événement. Paramétrage d'alarmes Vous n'êtes pas sûr de vous rappeler que le rendez-vous avec Denise Garcia a été reporté, alors vous voulez recevoir un rappel peu de temps avant. Vous pouvez paramétrer une alarme pour cet événement. Une alarme est une boîte de dialogue qui apparaît sur l'écran de votre ordinateur pour vous rappeler un événement. Lorsque vous synchronisez des données avec votre ordinateur de poche, l'alarme est également programmée pour se déclencher sur votre ordinateur de poche. Par défaut, les alarmes du logiciel Palm Desktop sont désactivées. Si vous voulez que ces alarmes s'affichent à l'écran, vous devez les activer. REMARQUE Ceci affectera tous les utilisateurs du logiciel Palm Desktop. 1. Choisissez Préférences dans le menu Palm Desktop sous Mac OS X ou le menu Edition sous Mac OS Cliquez sur le bouton Alarmes dans la boîte de dialogue Préférences. Cliquez sur Alarmes 3. Cochez la case en regard d'afficher les boîtes de dialogue d'alarme. NOTE Vous pouvez modifier les paramètres de l'alarme d'un événement individuel dans la boîte de dialogue Evénement. 4. Cliquez sur OK. Vous voulez que cette alarme se déclenche à l'heure initiale de l'événement (9 h 00) pour vous rappeler que l'événement a été retardé. 28

39 Paramétrage d'alarmes 1. Double-cliquez n'importe où sur la case de l'événement Denise Garcia, sauf directement sur le texte de l'événement. 2. Dans la boîte de dialogue Evénement, assurez-vous que la case Définir une alarme est cochée.. 3. Tapez 60 pour remplacer le chiffre apparaissant dans la boîte. 4. L'option minute(s) avant doit être sélectionnée dans le menu contextuel. 5. Cliquez sur OK. A 9 h 00, la boîte de dialogue suivante s'affiche. Si vous voulez un autre rappel un peu plus tard, tapez l'heure à laquelle vous voulez qu'il s'affiche, puis cliquez sur Répéter. Essayez de paramétrer votre propre rappel. 1. Vérifiez l'heure et la date actuelle sur votre ordinateur. (Si vous ne savez pas comment faire ou si vous devez les modifier, consultez le guide de l'utilisateur du système d'exploitation de votre ordinateur.) 2. Cliquez sur le bouton Créer événement de la barre d'outils pour créer un nouvel événement. 3. Indiquez la date d'aujourd'hui pour l'événement. 4. Regardez l'heure et configurez l'événement de façon à ce qu'il débute dans 15 minutes. (Choisissez ce que vous voulez pour l'heure de fin.) 5. Paramétrez une alarme qui se déclenchera 10 minutes avant. 29

40 Chapitre 2 Didacticiel 6. Cliquez sur OK. D'ici cinq minutes, un rappel devrait s'afficher sur votre écran. Lorsque vous aurez terminé vos exercices sur les rappels, vous pouvez fermer toutes les fenêtres si vous le désirez. Présentation des trois formats d'affichage du calendrier Il y a trois formats d'affichage dans le calendrier : Quotidien, Hebdomadaire et Mensuel. Examinons d'abord les trois méthodes permettant de choisir l'un de ces formats. Ensuite, nous verrons les différences entre les formats. Pour alterner entre les trois formats d'affichage du calendrier : 1. Cliquez plusieurs fois sur le bouton Calendrier de la barre d'outils jusqu'à ce que vous ayez vu chaque format. 2. Cliquez sur les onglets, du côté droit du calendrier, jusqu'à ce que vous ayez vu chaque format. 3. Choisissez Calendrier dans le menu Afficher, puis sélectionnez l'un des trois formats d'affichage dans le sous-menu. (Vous pouvez également utiliser les raccourcis clavier apparaissant dans le menu.) Raccourcis clavier Les trois types d'affichage du calendrier vous permettent de voir votre emploi du temps sous différents formats. 30

41 Présentation des trois formats d'affichage du calendrier L'affichage Quotidien montre les événements et les éléments de la Liste des tâches se rapportant à une seule et même journée. Vous voyez les événements, à gauche. La fenêtre est munie d'une barre de défilement qui reflète l'heure de la journée. Vous voyez la Liste des tâches de la journée, à droite. Format quotidien Le format Hebdomadaire affiche les événements et les éléments de la Liste des tâches se rapportant à plusieurs journées choisies, allant de une à sept. Les événements apparaissent en haut, tandis que les éléments de la Liste des tâches s'affichent en bas de chaque journée. Vous pouvez cliquer sur les boutons + et pour modifier le nombre de jours affichés, de un jusqu'à un maximum de sept. Format hebdomadaire 31

42 Chapitre 2 Didacticiel Le format Mensuel affiche les événements et les éléments de la Liste des tâches se rapportant au mois en cours. Format mensuel Conservez l'un des formats d'affichage du calendrier sur l'écran pour la prochaine section. Création d'un événement sans heure C'est bientôt la Semaine nationale des pains! Vous devez noter cet événement sans heure dans votre calendrier. 1. Choisissez le format Mensuel pour janvier Cliquez sur le bouton Créer événement de la barre d'outils. 3. Pour le nom de l'événement, tapez Semaine nationale des pains. 4. Tapez 20/01/02 dans la case Date. (C'est la date du début de l'événement.) 5. Cliquez sur Aucune heure. 6. Cliquez sur la case Répéter l'événement pour la cocher. 32

43 Création d'un événement sans heure 7. Tapez 26/01/02 dans la case Jusqu'au afin que l'événement couvre une semaine complète. 8. Choisissez Professionnel dans le menu contextuel des catégories principales, à gauche. 9. Cliquez sur OK. Un événement récurrent sans heure apparaît dans le calendrier. Remarquez que l'événement peut durer plus d'une journée. (Il se peut également que l'événement ne dure qu'une journée.) Vous pouvez replacer l'événement ou modifier sa durée. 10. Double-cliquez sur l'événement. 11. Dans la boîte de dialogue Modification d'élément récurrent, assurez-vous que l'option Tous les événements est sélectionnée, puis cliquez sur OK. 12. Lorsque la boîte de dialogue Evénement s'ouvre, remplacez la date par 23/01/02 dans la case Jusqu'au. Cliquez sur OK. Remarquez que l'événement a été raccourci de deux jours. 13. Double-cliquez à nouveau sur l'événement et remplacez la date par 26/01/02 dans la case Jusqu'au. Cliquez sur OK. L'événement couvre à nouveau la semaine entière. 14. Cliquez sur l'événement et faites-le glisser vers une autre semaine. L'événement répétitif sans heure couvre maintenant cette semaine. Vous pouvez fermer le calendrier si vous voulez. 33

44 Chapitre 2 Didacticiel Synchronisation des événements avec le calendrier sur votre ordinateur de poche L'opération HotSync échange les nouveaux événements entre le logiciel Palm Desktop et votre ordinateur de poche, et met à jour tous les changements effectués dans les événements de l'un ou l'autre. Par exemple, après une HotSync, l'événement que vous avez fixé à 10 h avec Denise Garcia apparaîtrait sur votre ordinateur de poche dans l'application Calendrier. Ce didacticiel ne fournit pas un descriptif de l'opération HotSync. Mais vous pouvez apprendre à utiliser HotSync avec vos propres données en lisant la section «A propos des opérations HotSync» dans le Chapitre 12. Création d'un élément de la Liste des tâches Votre rendez-vous avec le grossiste de la boulangerie est fixé à après-demain. Avant le rendez-vous, vous devez préparer une liste des épices et des fournitures dont vous avez besoin. Vous voulez que votre ordinateur vous rappelle d'effectuer cette tâche avant le rendez-vous. 1. Cliquez sur le bouton Créer tâche de la barre d'outils. 2. Dans la zone de texte Titre, tapez Préparer une liste des fournitures. 3. Conservez l'option Priorité sur Moyenne. 4. Assurez-vous que la case Tâche planifiée est cochée. 5. Tapez 15/01/02 dans la case Date. 6. L'option Continuer après l'échéance doit être sélectionnée. 7. Cochez la case Rappeller et tapez 1 dans la case «jour(s) avant» qui apparaît. Le rappel ne s'affiche que dans le logiciel Palm Desktop ; les rappels sur les éléments de la Liste des tâches ne fonctionnent pas dans l' ordinateur de poche. 8. Choisissez Professionnel dans le menu contextuel des catégories principales (gauche). 9. Cliquez sur OK. 34

45 Création d'un mémo Création d'un mémo Vous avez maintenant un élément de la Liste des tâches et un rappel qui s'affichera dans le calendrier la veille du jour où la tâche devra être accomplie. Une fois que vous cliquez sur OK, la liste des éléments apparaît de façon à ce que vous puissiez voir les autres éléments également. L'opération HotSync échange également les nouveaux éléments de la Liste des tâches entre le logiciel Palm Desktop et votre ordinateur de poche, et met à jour tous les changements effectués dans les éléments de l'un ou l'autre. Fermez l'application Liste des tâches en cliquant sur la case de fermeture dans le coin supérieur gauche de la fenêtre. Il est maintenant temps de créer une liste des fournitures requises. 1. Cliquez sur le bouton Nouveau mémo de la barre d'outils. 2. Tapez un titre pour le mémo : Fournitures requises. 3. Tapez 15/01/02 pour la date. Vous pouvez conserver l'heure telle qu'elle. 4. Choisissez Professionnel dans le menu contextuel des catégories principales (gauche). 5. Appuyez sur la touche Entrée et tapez le nom des fournitures dont vous avez besoin : 20 sacs de farine 5 conteneurs de sel 10 paquets de levure 5 conteneurs de sucre 2 conteneurs de cannelle 1 conteneur de graines de pavot 1 conteneur de graines de carvi 1 conteneur de graines d'anis 1 conteneur de romarin séché 35

46 Chapitre 2 Didacticiel 6. Fermez la fenêtre Mémo. Le mémo est enregistré et rangé. Si vous voulez vous référer à ce mémo ou le modifier, cliquez sur le bouton Mémos de la barre d'outils et double-cliquez sur le mémo dans la liste. L'opération HotSync échange également les nouveaux mémos entre le logiciel Palm Desktop et votre ordinateur de poche, et met à jour tous les changements effectués dans les mémos de l'un ou l'autre. Une fois que vous avez terminé, fermez la liste des mémos. Si la Liste des tâches est ouverte, fermez-la aussi. A propos des éléments joints Avec les éléments joints, vous pouvez associer tout événement, adresse, mémo ou élément de la Liste des tâches à un autre, afin que les informations apparentées soient toujours disponibles. Vous pouvez associer un enregistrement existant à un autre en le faisant glisser sur l'enregistrement auquel vous voulez l'associer. Si vous associez une carte d'adresse ou un mémo, vous pouvez créer une pièce jointe en sélectionnant, dans la barre de titre, l'icône de la carte d'adresse ou du mémo (attendez que l'icône s'assombrisse) et en la faisant glisser vers l'enregistrement auquel vous voulez l'associer. Par exemple, si vous avez créé un événement et si vous possédez une adresse pour la personne avec qui vous avez rendez-vous, vous pouvez associer l'événement à l'adresse en faisant glisser l'événement vers la carte d'adresse. Vous pouvez également faire l'inverse : faites glisser la carte d'adresse (en utilisant l'icône dans la barre de titre) vers l'événement. Les éléments sont maintenant associés et vous pouvez passer rapidement de l'un à l'autre pour recueillir des informations générales ou apparentées. REMARQUE Les éléments joints ne sont pas transférés dans votre ordinateur de poche. Lorsque vous effectuez une HotSync avec des enregistrements qui contiennent des éléments joints, chaque enregistrement est transféré vers l'ordinateur de poche, mais la relation entre les enregistrements n'est pas transférée. 36

47 Création d éléments joints Création d éléments joints Créons un élément joint afin que vous voyiez comment il fonctionne. Vous avez rendez-vous avec Denise Garcia, la représentante du grossiste de votre boulangerie. Vous avez déjà créé cet événement dans le calendrier. Lorsque vous l'avez fait, le logiciel vous a invité à associer la carte d'adresse de Denise Garcia au nouvel événement. Nous allons maintenant associer le mémo que vous venez de créer (celui qui contient la liste des fournitures requises) à l'événement Denise Garcia. 1. Cliquez sur le bouton Calendrier de la barre d'outils jusqu'à ce que vous obteniez le format Hebdomadaire. 2. Identifiez l'événement intitulé Rendez-vous avec Denise Garcia. Il est prévu pour un matin de janvier (Sa date varie en fonction de ce que vous avez initialement choisi.) 3. Cliquez sur le bouton Mémos de la barre d'outils. 4. Réduisez la taille de la fenêtre Liste des mémos et de la fenêtre d'affichage Hebdomadaire pour pouvoir voir en même temps la liste des mémos et l'événement. 37

48 Chapitre 2 Didacticiel 5. Faites défiler la liste des mémos jusqu'à ce que Fournitures requises apparaisse. Cliquez une fois sur cette ligne pour la sélectionner. 6. Placez le pointeur sur l'icône en forme de pince. 7. Faites glisser le mémo Fournitures requises vers l'événement intitulé Rendezvous avec Denise Garcia. Au fur et à mesure que vous le faites glisser, vous verrez apparaître un pointeur et une case autour de l'événement. 8. Un trombone apparaît une fois que l'événement Denise Garcia est sélectionné. Relâchez le bouton de la souris. Le mémo est maintenant associé à l'événement. 38

49 Création d éléments joints 9. Regardez le mémo dans la liste des mémos et remarquez qu'il y a un menu contextuel trombone en regard de celui-ci. Cela signifie que le mémo est associé à un autre élément. Menu contextuel trombone 10. Cliquez sur le menu contextuel trombone et continuez d'appuyer pour faire apparaître le menu des éléments joints. Choisissez le titre de l'événement. Le calendrier s'affiche pour vous montrer l'événement. 11. Cliquez sur le menu contextuel trombone dans l'événement. Remarquez que l'événement est maintenant associé à deux éléments : le mémo auquel vous venez de l'associer (sous Mémos) et l'adresse de Denise Garcia (sous Adresses), qui s'est associée automatiquement lorsque vous avez créé l'événement. Au besoin, vous pouvez examiner le mémo ou l'adresse. Vous pouvez créer autant d'éléments joints que vous le souhaitez pour faire des recoupements entre les événements, les adresses, les mémos ou les éléments de la Liste des tâches que vous choisissez. Il existe des effets sonores spéciaux pour associer un type d'élément à un autre. Vous pouvez régler le volume de ces effets sonores dans le panneau Général de la 39

50 Chapitre 2 Didacticiel boîte de dialogue Préférences. (Choisissez Préférences dans le menu Palm Desktop sous Mac OS X ou dans le menu Edition sous Mac OS 9 pour ouvrir la boîte de dialogue, puis cliquez sur Général.) Une fois que vous avez terminé, fermez chacune des fenêtres en cliquant sur la case de fermeture dans le coin supérieur gauche. Utilisation de la fonction Joindre un élément existant Si vous préférez, vous pouvez utiliser une autre méthode pour créer des éléments joints. 1. Cliquez pour sélectionner n'importe quel événement ou cliquez sur une adresse, un mémo ou une tâche apparaissant dans la liste. 2. Choisissez Joindre à dans le menu Créer, puis Elément existant. 3. Suivez les instructions dans la boîte de dialogue Joindre un élément existant. Cliquez sur la pince dans la boîte de dialogue et faites glisser l'élément sélectionné vers un autre élément. Impression d'étiquettes Il est temps de faire de la publicité. Vous voulez envoyer des dépliants publicitaires à une liste de clients qui figurent déjà dans votre fichier Bakery, et vous devez créer des étiquettes de publipostage pour ceux-ci. Dans le cadre de ce didacticiel, nous ferons un test d'impression sur du papier normal, plutôt que sur des étiquettes. 1. Cliquez sur le bouton Adresses de la barre d'outils. 2. Lorsque la liste apparaît, cliquez sur le bouton Imprimer de la barre d'outils. 3. La première fois que vous imprimez, vous voyez un message qui vous demande si vous utilisez un agenda. Pour configurer votre agenda, choisissez la marque de ce dernier dans le menu contextuel supérieur. Dans le menu contextuel inférieur, choisissez la taille de classeur que vous utilisez. Si vous n'utilisez pas d'agenda, conservez l'option Aucune dans le menu contextuel supérieur. (Vous pourrez toujours modifier ces paramètres ultérieurement.) 4. Cliquez sur OK. 40

51 Impression d'étiquettes 5. Lorsque la boîte de dialogue Imprimer s'ouvre, assurez-vous que le bouton Adresses est sélectionné. 6. Choisissez Etiquettes de publipostage dans le menu contextuel Imprimer comme. Les autres menus contextuels contiennent des paramètres pour les étiquettes de publipostage. Pour cet exercice, laissez ces paramètres tels quels. La zone Aperçu vous montre un aperçu de votre page d'étiquettes. 7. Cliquez sur Imprimer. 8. Lorsque la boîte de dialogue Imprimer apparaît, tapez 1 dans les cases De et A pour imprimer uniquement la première page d'étiquettes. 9. Assurez-vous que votre imprimante est allumée, puis cliquez sur Imprimer. Une page «d'étiquettes» s'imprime sur le papier ordinaire de votre imprimante. Vous pouvez imprimer une autre page en modifiant les options pour voir le résultat que vous obtenez. 41

52 Chapitre 2 Didacticiel Utilisation de l'application Instant Palm Desktop L'application Instant Palm Desktop vous permet d'accéder rapidement à de nombreuses fonctions fréquemment utilisées du logiciel Palm Desktop et de HotSync Manager. Sous Mac OS X, le menu Instant Palm Desktop apparaît lorsque vous cliquez et appuyez sur l'icône Palm Desktop du Dock si Palm Desktop fonctionne. Sous Mac OS 9, le menu Instant Palm Desktop apparaît près du coin supérieur droit de l'écran. Il est toujours disponible, à moins que vous ne désactiviez la préférence du menu Instant Palm Desktop. Icône du menu Instant Palm Desktop sous Mac OS 9 Sous Mac OS 9, vous voyez l'icône du Instant Palm Desktop dans le coin supérieur droit de l'écran. 42

53 Affichage des numéros de téléphone fréquemment utilisés Sous Mac OS X, le menu Instant Palm Desktop apparaît lorsque vous cliquez et appuyez sur l'icône Palm Desktop dans le Dock (Palm Desktop doit fonctionner pour que le menu apparaisse). Cliquez et appuyez sur l'icône du Palm Desktop dans le Dock Affichage des numéros de téléphone fréquemment utilisés Pour pouvoir y accéder rapidement, vous pouvez afficher dans le menu Instant Palm Desktop les noms et les numéros de téléphone des personnes que vous appelez fréquemment. 1. Choisissez Rechercher une adresse dans le menu Instant Palm Desktop. 2. Lorsque la boîte de dialogue Rechercher une adresse apparaît, tapez denise garcia. (Les majuscules et minuscules n'ont pas d'importance). 43

54 Chapitre 2 Didacticiel 3. Lorsque son nom apparaît dans la liste, cliquez dessus une fois pour le sélectionner. 4. Cliquez sur Ajouter au menu. 5. Cochez la case de chaque numéro de téléphone que vous voulez inclure dans le menu Instant Palm Desktop. (Pour supprimer des numéros de téléphone du menu Instant Palm Desktop, désélectionnez les cases à cocher.) Sélectionnez pour ajouter dans le menu Instant Palm Desktop 6. Cliquez sur OK. Vous verrez maintenant Denise Garcia dans le menu Instant Palm Desktop, sous Adresses. Vous pouvez également ajouter ou supprimer des numéros de téléphone dans le menu Instant Palm Desktop en affichant la carte d'adresse dans le logiciel Palm Desktop, puis en cliquant sur la section Téléphone. Sélectionnez les numéros de téléphone que vous voulez afficher dans le menu Instant Palm Desktop. Désélectionnez les numéros de téléphone pour les supprimer du menu Instant Palm Desktop. Sélectionnez pour ajouter dans le menu Instant Palm Desktop 44

55 Sauvegarde de vos données Sauvegarde de vos données Appliquer des décors Vos données sont précieuses. Faites toujours une sauvegarde régulière de façon à être protégé en cas de panne d'équipement, de suppression involontaire de fichier ou de tout autre problème. Pour sauvegarder votre fichier de données utilisateur Palm Desktop, faites-en une copie. Choisissez Enregistrer une copie dans le menu Fichier, puis tapez un nouveau nom comme «Copie d'arthur Kong3 Jan» dans la boîte de dialogue Enregistrer une copie. Les décors vous permettent de personnaliser de façon ludique l'apparence de votre logiciel Palm Desktop avec des couleurs et des textures. 1. Ouvrez votre fichier Palm Desktop en double-cliquant sur son icône. Vous pouvez aussi choisir Ouvrir Palm Desktop, dans le menu Instant Palm Desktop. 2. Choisissez Préférences dans le menu Palm Desktop sous Mac OS X ou le menu Edition sous Mac OS Cliquez sur le bouton Décor. 4. Choisissez l'un des décors dans la liste défilante. 5. Cliquez sur Appliquer pour voir votre fichier sous ce nouveau décor. Vous pouvez changer votre décor à tout moment. Les décors ne changent que l'affichage sur l'écran. Ils ne changent pas l'apparence de vos informations lorsqu'elles s'impriment. 45

56 Chapitre 2 Didacticiel Que faire à partir de là? Félicitations! Vous avez terminé le didacticiel. Vous venez de voir quelques fonctions du logiciel Palm Desktop qui vous faciliteront la vie. Si vous êtes prêt à synchroniser les informations entre le logiciel Palm Desktop et votre ordinateur de poche, voir «A propos des opérations HotSync» dans le Chapitre 12. Si le didacticiel n'a pas répondu à toutes vos questions, survolez rapidement le contenu de ce guide. Il vous permettra de repérer facilement les informations que vous cherchez. Ou consultez l'index si vous savez exactement ce que vous cherchez. Le logiciel Palm Desktop offre également un système très complet d'aide à l'écran. Cette aide apparaît lorsque vous en avez besoin. Choisissez simplement Palm Desktop Aide dans le menu Aide. Vous pouvez également accéder à l'aide en cliquant sur le point d'interrogation d'une boîte de dialogue pour vous rendre directement à une rubrique d'aide pertinente. 46

57 CHAPITRE 3 Utilisation de l'application Adresses Ce chapitre décrit les concepts de base de l'utilisation des informations de contact et de listes d'adresses. A propos de l'application Adresses L'application Adresses du logiciel Palm Desktop vous aide à gérer les informations relatives à vos relations professionnelles, vos amis, votre famille et les autres personnes avec qui vous êtes en contact. Vous pouvez y entrer, entre autres, des noms, des adresses, des numéros de téléphone, des adresses , des dates d'anniversaire, des sites Web, des commentaires, etc. Les adresses peuvent être organisées par catégorie, triées, imprimées et recherchées avec toutes sortes de critères. Vous pouvez également composer des numéros de téléphone et copier automatiquement les adresses dans des lettres. Les adresses peuvent être exportées en tant que fichier vcard et importées dans le carnet d'adresses du Palm Desktop d'une autre personne ou dans tout gestionnaire d'informations personnelles compatible avec la norme vcard. Cette fonction vous permet de partager facilement vos adresses entre votre ordinateur Macintosh et un ordinateur Windows. Les adresses entrées dans le logiciel Palm Desktop apparaissent dans l'application Adresses de votre ordinateur de poche après une HotSync. Affichage des adresses Vous pouvez afficher vos adresses par : carte d'adresse, pour afficher une adresse à la fois. Vous pouvez également modifier les coordonnées actuelles d'une adresse lorsque la carte d'adresse est affichée liste d'adresses, pour afficher en même temps plusieurs adresses Pour afficher la liste de vos adresses, choisissez Liste des adresses dans le menu Afficher ou cliquez sur le bouton Adresses de la barre d'outils. Pour plus d'informations sur l'affichage des listes, voir le Chapitre 7. 47

58 Chapitre 3 Utilisation de l'application Adresses Création et modification des adresses Pour créer une adresse, choisissez Adresse dans le menu Créer ou cliquez sur le bouton Créer adresse de la barre d'outils. Une nouvelle carte d'adresse apparaît avec la section Nom agrandie et le champ Prénom mis en surbrillance. Lorsque vous entrez des informations, appuyez sur Tab pour passer d'un champ à l'autre (ou utilisez la séquence Maj-Tab pour revenir au champ précédent). Appuyez sur Entrée ou Retour pour passer d'une section à l'autre. Saisie d'informations dans une carte d'adresse Modification des informations Vous pouvez modifier des informations dans une adresse existante en localisant l'adresse dans la liste et en double-cliquant dessus.. Double-cliquez sur une adresse de la liste pour la modifier Vous pouvez également utiliser la fonction de recherche pour repérer l'adresse désirée. Pour plus d'informations, voir le Chapitre 8. La carte d'adresse est divisée en sections pour faciliter son affichage et sa modification. Cliquez sur une section pour l'agrandir afin d'en faciliter l'utilisation. Si vous cliquez sur un champ spécifique, ce champ est mis en surbrillance lorsque la section est agrandie. Quand vous cliquez à l'extérieur de la partie agrandie, la section se réduit. 48

59 Création et modification des adresses Cliquez pour agrandir la section et modifier les informations Lorsque vous incluez le pays dans l'adresse d'une personne, la carte d'adresse complétée et tous les tirages sont formatés automatiquement pour le style d'adresse de ce pays. Vous pouvez modifier ces styles d'adresses internationales dans la boîte de dialogue Préférences des adresses. La section Autres informations comprend les champs Commentaires, , Site Web, Anniversaire, Age et Catégories, ainsi qu'un certain nombre de champs personnalisés (vous définissez le nombre de champs personnalisés dans la boîte de dialogue Préférences des adresses). Voir «Transfert d'adresses vers votre ordinateur de poche» plus loin dans ce chapitre pour des informations sur le transfert des champs de la section Autres informations vers votre ordinateur de poche. Le champ Commentaires constitue un endroit idéal pour noter de brèves informations propres à une personne en particulier. Si vous avez des informations qui peuvent s'appliquer à plusieurs contacts (par exemple des informations relatives à un conjoint, aux enfants ou à des couleurs préférées), envisagez la création d'un champ personnalisé pour ces informations. Vous pouvez enregistrer des informations plus complètes dans un mémo joint à l'adresse. Pour plus d'informations, voir le Chapitre 5 et le Chapitre 9. Quand vous ajoutez ou modifiez des informations, la date de modification s'affiche dans le coin inférieur droit de la carte d'adresse. Les changements apportés aux éléments de la liste d'adresses sont mis à jour sur votre ordinateur de poche après une HotSync. 49

60 Chapitre 3 Utilisation de l'application Adresses Quand vous agrandissez la section Téléphone, vous voyez des cases à cocher à droite de chaque numéro de téléphone. Cochez l'une de ces cases et le numéro de téléphone apparaît dans le menu Instant Palm Desktop. Désélectionnez la case à cocher pour supprimer le numéro de téléphone du menu. Pour plus d'informations, voir «Utilisation des adresses» dans le Chapitre 13. Section Nom : pour le nom, la fonction et des informations sur la société Section Téléphone : pour des numéros de téléphone et de fax. Cliquez sur la case pour afficher un numéro dans le menu Instant Palm Desktop Section Adresse : pour des informations sur l'adresse Section Adresse : pour des informations sur l'adresse Section Autres informations : pour des commentaires, des adresses , des adresses de sites Web, des anniversaires, des catégories et toute autre information que vous choisissez Utilisation et modification des listes de sélection Certains champs de la carte d'adresse sont munis d'un menu contextuel vous permettant de choisir une entrée au lieu de la taper. Ces champs sont marqués par un triangle. Cliquez sur le triangle et choisissez l'une des entrées dans le menu contextuel. Quand vous tapez des informations dans un champ possédant une liste de sélection, ce que vous tapez s'ajoute dans le menu contextuel. (Vous pouvez désactiver cette option. Voir la section «Définition des préférences pour l'application Adresses» dans ce chapitre.) Choisissez une entrée dans le menu contextuel 50

61 Création et modification des adresses Pour ajouter automatiquement des éléments récents dans les listes de sélection des champs , Site Web et Personnalisé, choisissez Adresse dans le menu Créer. Dans la section Autres informations, cliquez sur le triangle situé en regard du champ et choisissez Options du champ dans le menu contextuel. Cochez la case Automatiquement. REMARQUE Seuls les éléments récemment entrés s'ajoutent dans les listes de sélection. Les éléments importés ne s'ajoutent pas. Si vous voulez ajouter des éléments importés dans une liste de sélection, cliquez sur le menu contextuel du champ et choisissez Ajouter au menu. Utilisation de la fonction de saisie automatique Si vous tapez des informations dans un champ possédant une liste d'entrées, les entrées correspondantes s'affichent au fur et à mesure. Ensuite, vous pouvez appuyer sur Tab ou cliquer à l'extérieur du champ pour accepter l'entrée saisie automatiquement ou continuer de taper si l'entrée ne vous convient pas. Vous pouvez activer ou désactiver la fonction de saisie automatique dans Préférences. Utilisation de la mise en majuscules automatique Un mot peut être mis en majuscules automatiquement lorsque vous le tapez. Si ce paramètre de préférence est actif, la première lettre de chaque mot entrée est mise en majuscule automatiquement lorsque vous appuyez sur Tab ou cliquez à l'extérieur du champ. Pour le champ Nom et le champ Adresse, vous pouvez définir cette option dans la boîte de dialogue Préférences de l'adresse. Pour les champs et Personnalisé, définissez cette option en cliquant sur le triangle en regard du champ Autres informations et en choisissant Options du champ. Formatage des numéros de téléphone Les numéros de téléphone sont formatés automatiquement. Entrez un numéro de téléphone et appuyez sur Tab ou cliquez à l'extérieur du champ pour que les numéros soient formatés suivant le format spécifié dans la boîte de dialogue Préférences de l'adresse. Vous pouvez spécifier l'indicatif régional par défaut dans la boîte de dialogue Préférences des adresses. Dans ce cas, l'indicatif régional s'insère quand vous entrez un numéro de téléphone sans indicatif. Entrez les huit chiffres du numéro de téléphone et appuyez sur Tab ou cliquez à l'extérieur du champ. L'indicatif régional apparaît et le numéro de téléphone est formaté. REMARQUE Les numéros de téléphone ne se formatent pas automatiquement si vous ne spécifiez pas d'indicatif régional par défaut dans la boîte de dialogue Préférences de l'adresse. 51

62 Chapitre 3 Utilisation de l'application Adresses Définition des options des champs personnalisés Dans la section Autres informations, située en bas de la carte d'adresse, vous pouvez personnaliser les champs Anniversaires, , Site Web et Personnalisé. Pour faciliter l'utilisation de ces champs, vous pouvez changer leurs noms en cliquant sur le bouton et en choisissant Options du champ dans le menu contextuel. Choisissez Options du champ pour changer le nom d'un champ Entrez le nouveau nom du champ ici Choisissez comment vous voulez utiliser les majuscules pour ce nom Sélectionnez pour ajouter automatiquement des entrées au menu contextuel Sélectionnez pour afficher un bouton d'accès aux documents joints, à l'adresse ou au site Web Si vous programmez en AppleScript, vous pouvez créer un fichier AppleScript et le joindre à un champ personnalisé ; activez ensuite ce script à l'aide d'un bouton. Créez d'abord le fichier AppleScript. Ensuite, placez le fichier AppleScript complété dans un dossier nommé Field Options Scripts, que vous créez à l'intérieur du dossier Palm Desktop dans l'emplacement suivant : Mac OS X : pour rendre l'applescript accessible à un seul utilisateur, créez le dossier dans < Disque dur>/users/[nom de l'utilisateur du Mac]/Library/ Application Support/Palm Desktop/. Pour rendre l'applescript accessible à tous les utilisateurs, créez le dossier dans < Disque dur>/library/application Support/Palm Desktop/. Mac OS 9 : créez le dossier dans < Disque dur>/system/application Support/ Palm Desktop/. Dans la carte d'adresse, cliquez sur la section Autres informations, puis doublecliquez sur le nom du champ personnalisé. Ensuite, cochez la case Bouton AppleScript dans la boîte de dialogue Options des champs personnalisés, choisissez le fichier AppleScript dans le menu contextuel Fichier Script et choisissez un bouton dans le menu contextuel Icône du bouton. Le bouton apparaît 52

63 Création et modification des adresses en regard du champ personnalisé. Cliquez dessus pour activer le script AppleScript. REMARQUE Pour qu'applescripts démarre, il faut que les extensions adéquates du système AppleScript soient installées sur votre ordinateur. Pour plus d'informations, voir la documentation fournie avec le logiciel du système d'exploitation de votre ordinateur. Pour plus d'informations sur la création des AppleScripts, voir la documentation fournie avec vos outils de programmeur AppleScript. Vous pouvez changer les éléments qui apparaissent dans un menu contextuel personnalisé en choisissant Modifier le menu. Utilisez ce menu pour ajouter, changer ou supprimer des éléments du menu contextuel. La boîte de dialogue Modifier le menu apparaît. Cliquez pour supprimer un élément sélectionné du menu contextuel Cliquez pour modifier un élément de menu sélectionné Cliquez pour ajouter un nouvel élément au menu contextuel Utilisation des champs et Site Web Vous pouvez envoyer des messages électroniques et parcourir automatiquement des pages Web en utilisant les champs et Site Web avec un logiciel de messagerie électronique et un navigateur Web. REMARQUE Pour pouvoir utiliser le bouton , il faut qu'un logiciel de messagerie électronique soit installé sur votre ordinateur. Pour pouvoir utiliser le bouton Site Web, il faut que Netscape Navigator, Microsoft Internet Explorer ou un autre navigateur soit installé. Dans la carte d'adresse, cliquez sur la section Autres informations. Tapez l'adresse électronique et l'adresse du site Web de la personne dans les champs et Site Web. Cliquez ensuite sur le bouton de gauche de l'un des champs. Le bouton lance l'application de messagerie électronique, crée un nouveau message et insère automatiquement l'adresse de la personne dans le champ A. Votre adresse apparaît dans le champ De. 53

64 Chapitre 3 Utilisation de l'application Adresses Le bouton Site Web lance votre navigateur Internet, insère l'adresse du site Web de la personne et vous amène sur son site Web. Cliquez pour envoyer un message Cliquez pour afficher le site Web de la personne Utilisation de l'aide-mémoire des dates d'anniversaire Vous pouvez vous souvenir des anniversaires en utilisant l'application Adresses. Dans la section Autres Informations de la carte d'adresse, tapez la date d'anniversaire de la personne dans le champ Anniversaire. Quand vous appuyez sur Tab ou cliquez à l'extérieur du champ, un événement sans heure est créé pour cette personne le jour de son anniversaire. Le logiciel programme un élément de la liste des tâches le jour de l'anniversaire et ajoute un rappel qui se déclenchera cinq jours avant l'anniversaire. Vous pouvez entrer uniquement le mois et le jour de naissance si vous préférez. Si vous entrez également l'année de naissance, l'âge de la personne apparaît sur la carte. Vous pouvez également taper le mois et le jour de l'anniversaire, puis taper l'âge dans le champ Age ; l'année de naissance est alors insérée dans le champ Anniversaire. Vous pouvez utiliser tous ces formats pour taper la date de naissance. 26/05/ mai /05 26 mai mai Les champs Anniversaire et Age sont transférés vers le champ Note de l'élément correspondant du carnet d'adresses de votre ordinateur de poche. 54

65 Copie des informations contenues dans l'application Adresses Copie des informations contenues dans l'application Adresses Vous pouvez copier des informations contenues dans une carte d'adresse et les coller dans un mémo, une autre carte d'adresse ou une autre application. Choisissez Copie spéciale dans le menu Edition pour copier le nom complet de la personne, son adresse, sa société ou une combinaison de ces informations. Vous pouvez choisir de copier soit l'adresse principale située dans la section Adresse sur le côté gauche de la carte d'adresse, soit l'adresse secondaire située dans la section Adresse sur le côté droit de la carte. Pour copier les informations d'un seul champ, cliquez sur ce champ pour le sélectionner, assurez-vous que le texte dans le champ est en surbrillance et choisissez Copier dans le menu Edition. Transfert d'adresses vers votre ordinateur de poche Les nouvelles adresses et les changements effectués dans les adresses existantes sont transférés vers l'application Adresses de votre ordinateur de poche lorsque vous exécutez une HotSync. Cette opération transfère également les nouveaux éléments de l'application Adresses dans la liste d'adresses du logiciel Palm Desktop et synchronise tous les changements effectués sur l'ordinateur de poche ou l'ordinateur de bureau. La liste suivante affiche les détails du transfert des adresses entre votre ordinateur de bureau et votre ordinateur de poche : Eléments du logiciel Palm Desktop Nom Prénom Préfixe, Suffixe, Surnom Titre Transfert vers l'application Adresses de l'ordinateur de poche Nom Prénom Non transférés vers l'ordinateur de poche Titre 55

66 Chapitre 3 Utilisation de l'application Adresses Eléments du logiciel Palm Desktop Société Division Téléphone 1 et poste Téléphone 2 et poste Téléphone 3 et poste Téléphone 4 et poste Formats des numéros de téléphone Commentaires Rue, ville, département, code postal, pays Adresse secondaire Catégories Anniversaire Age Site Web Champs Personnalisé 1 à 4 Champs Personnalisé 5 à 9 Personnel Transfert vers l'application Adresses de l'ordinateur de poche Société Non transférée vers l'ordinateur de poche. Téléphone du bureau avec poste dans le même champ (champ du premier téléphone) Le libellé par défaut du champ du premier téléphone est «Bureau». Si vous changez le libellé du champ, Téléphone 1 continuera d'être transféré vers le champ du premier téléphone dans l'ordinateur de poche. Téléphone du domicile avec poste dans le même champ (champ du second téléphone) Numéro de fax avec poste dans le même champ (champ du troisième téléphone) Téléphone portable avec poste dans le même champ (champ du quatrième téléphone) (champ du cinquième téléphone) Tels qu'ils sont saisis. Note du carnet d'adresses, section de commentaire Adresse, ville, département, code postal, pays Note du carnet d'adresses, section d'adresse secondaire La première catégorie que vous affectez à une adresse est transférée vers l'ordinateur de poche. La seconde catégorie n'est pas transférée. Voir «Transfert de catégories vers votre ordinateur de poche» dans le Chapitre 8. Note du carnet d'adresses Note du carnet d'adresses Note du carnet d'adresses Personnalisé 1 à Personnalisé 4 Non transférés vers l'ordinateur de poche Personnel 56

67 Marquage des adresses pour l'impression Eléments du logiciel Palm Desktop Eléments joints aux entrées, comme les mémos, les événements du calendrier ou les éléments de la Liste des tâches Fichiers joints, tels que les lettres Transfert vers l'application Adresses de l'ordinateur de poche Les relations ne sont pas transférées sur l'ordinateur de poche. L'élément du module Adresses et tous les éléments qui lui sont associés sont transférés vers les modules correspondants sur l'ordinateur de poche. Cependant, le lien entre les éléments n'est pas transféré. Non transférés vers l'ordinateur de poche Marquage des adresses pour l'impression Dans certains cas, vous pouvez souhaiter n'imprimer que certaines adresses de votre liste. Par exemple, vous pouvez adresser un courrier sous enveloppe uniquement à vos collègues ou imprimer des étiquettes seulement pour vos amis et votre famille. Vous pouvez marquer des adresses dans la liste. Choisissez Liste d'adresses dans le menu Afficher ou cliquez sur le bouton Adresses de la barre d'outils. Dans la liste des adresses, sélectionnez la case à gauche de chacune des adresses que vous souhaitez marquer. Cochez la case en regard de l'adresse Pour marquer ou démarquer rapidement toutes vos adresses, choisissez Marquer tout ou Démarquer tout dans le menu Edition. Vous pouvez également marquer des adresses individuellement en cliquant sur la case dans le coin de la carte d'adresse. Cliquez sur la case pour marquer cette adresse Pour imprimer les adresses marquées, choisissez Imprimer dans le menu Fichier, puis cliquez sur Adresses. Dans le menu contextuel «Quelles adresses» de la boîte de dialogue Imprimer, choisissez «Adresses marquées». Pour plus d'informations sur l'impression des adresses, voir le Chapitre 11. Vous pouvez également marquer des adresses pour trier et filtrer la liste des adresses. Pour plus d'informations, voir le Chapitre 7. 57

68 Chapitre 3 Utilisation de l'application Adresses Joindre une lettre à une adresse Vous pouvez copier le nom et l'adresse d'une carte dans un modèle de lettre de ClarisWorks, AppleWorks ou MacWrite Pro, puis joindre à la carte d'adresse une copie de la lettre terminée et adressée. Pour cela, un des logiciels suivants doit être installé sur votre ordinateur : ClarisWorks, version 4.0 ou supérieure, AppleWorks ou MacWrite Pro 1.5v3. Le modèle de lettre personnalisé est enregistré dans le dossier Letter Templates dans Application Support/Palm Desktop/. REMARQUE La lettre créée en utilisant ce processus n'est pas transférée vers votre ordinateur de poche lors d'une HotSync. Ajout d'une adresse à un modèle de lettre Ouvrez une carte d'adresse, cliquez sur l'adresse que vous souhaitez utiliser dans la lettre, puis cliquez sur le bouton Joindre une lettre, situé directement au-dessus de l'adresse. Cliquez sur le bouton situé au-dessus de l'adresse que vous voulez utiliser La première fois que vous utilisez cette fonction, un message apparaît vous suggérant de personnaliser le modèle de lettre. Cliquez sur OK, puis sur Personnaliser dans la boîte de dialogue Joindre une lettre. Choisissez le logiciel de traitement de texte (choisissez ClarisWorks pour AppleWorks) Cliquez sur le modèle que vous souhaitez utiliser Cliquez pour placer votre adresse dans la lettre Le modèle de lettre s'ouvre dans votre logiciel de traitement de texte. Il contient des instructions pour la personnalisation. 58

69 Suppression des adresses Une fois la personnalisation terminée, revenez à la boîte de dialogue Joindre une lettre. Choisissez votre logiciel de traitement de texte dans le menu contextuel Traitement de texte et sélectionnez un modèle. Cliquez sur Joindre. Le logiciel de traitement de texte ouvre le modèle de lettre, le nom et l'adresse de la personne sont insérés, et le logiciel de traitement de texte ouvre la boîte de dialogue Enregistrer sous. Choisissez un nom pour la lettre et cliquez sur OK pour l'enregistrer. Une liaison entre la lettre et la personne est créée. Dans le menu contextuel trombone, cliquez sur le nom de la personne et sélectionnez la lettre pour l'ouvrir dans votre logiciel de traitement de texte. Modifiez la lettre au besoin et imprimez-la. Voir l'aide en ligne pour des informations détaillées sur l'utilisation des modèles de lettre. Suppression des adresses Vous pouvez, à tout moment, supprimer une adresse. Pour supprimer une adresse, ouvrez la carte d'adresse que vous voulez supprimer ou sélectionnez-la dans la liste des adresses. Ensuite, choisissez Supprimer l'adresse dans le menu Edition ou cliquez sur le bouton Supprimer de la barre d'outils. Lors de la prochaine HotSync, les adresses que vous avez supprimées du logiciel Palm Desktop seront également supprimées sur votre ordinateur de poche. Pour plus d'informations sur l'archivage des éléments que vous supprimez de votre ordinateur de poche, voir «Archivage des données que vous supprimez de votre ordinateur de poche» dans le Chapitre 12. Composition des numéros de téléphone Vous pouvez composer automatiquement un numéro de téléphone si un modem est connecté à votre ordinateur. Vous pouvez également composer un numéro de téléphone en écoutant les tonalités sur le haut-parleur de votre ordinateur. REMARQUE Lorsque vous ouvrez le logiciel Palm Desktop, il identifie les méthodes actuellement disponibles pour composer un numéro de téléphone et les affiche dans les Préférences de numérotation. Si votre ordinateur utilise une version de Mac OS X et qu'il possède également un modem, mais que ce dernier n'est pas répertorié dans le menu contextuel Composer avec, c'est parce que la combinaison particulière du système d'exploitation et du logiciel Palm Desktop de votre ordinateur ne permet pas d'utiliser un modem. Avant de composer un numéro de téléphone avec un modem, assurez-vous que votre modem est connecté à l'ordinateur et qu'il est en marche. Le modem doit être connecté à la même ligne que le téléphone que vous allez utiliser. Choisissez Préférences dans le menu du Palm Desktop sous Mac OS X ou dans le menu Edition sous Mac OS 9, puis cliquez sur le bouton Numérotation. Dans le menu contextuel Composer avec, choisissez Port modem et cliquez sur OK. (Sur Mac 59

70 Chapitre 3 Utilisation de l'application Adresses OS X, l'option Port modem n'est pas disponible si votre version ne permet pas la numérotation par modem.) Sur une carte d'adresse, cliquez sur le bouton de téléphone en regard du numéro que vous voulez composer. Cliquez pour composer le numéro de téléphone. Si l'option Confirmer le numéro avant de composer est sélectionnée dans la boîte de dialogue Préférences de numérotation, une boîte de dialogue s'ouvre vous demandant de confirmer cet appel téléphonique à ce numéro. Dans le cas contraire, le téléphone compose tout de suite le numéro. Au besoin, corrigez le numéro de téléphone Cliquez pour définir les préférences de numérotation Cliquez pour composer le numéro Si vous changez d'avis, vous pouvez cliquer sur Annuler pour arrêter la composition et libérer le modem. Cliquez sur Annuler pour arrêter la composition Si vous composez avec un modem, une fois la composition terminée, décrochez le combiné et cliquez sur le bouton Libérer pour libérer le modem afin de pouvoir parler dans le combiné. Vous pouvez spécifier vos préférences de numérotation afin d'ajouter un indicatif si nécessaire. Ceci est pratique quand vous voyagez avec votre ordinateur. Composition des numéros internationaux Dans la section Téléphones de la carte d'adresse, entrez un signe plus (+) avant un numéro de téléphone international. L'indicatif de l'international (spécifié dans les préférences) est alors utilisé pour composer ce numéro. 60

71 Composition des numéros de téléphone Définition des préférences de numérotation Vous pouvez définir les préférences de numérotation téléphonique en choisissant Préférences dans le menu du Palm Desktop sous Mac OS X ou dans le menu Edition sous Mac OS 9, puis en cliquant sur le bouton Numérotation. REMARQUE Lorsque vous ouvrez le logiciel Palm Desktop, il identifie les méthodes actuellement disponibles pour composer un numéro de téléphone et les affiche dans les Préférences de numérotation. Si votre ordinateur utilise une version de Mac OS X et qu'il possède également un modem, mais que ce dernier n'est pas répertorié dans le menu contextuel Composer avec, c'est parce que la combinaison particulière du système d'exploitation et du logiciel Palm Desktop de votre ordinateur ne permet pas d'utiliser un modem. Cliquez sur Numérotation Choisissez la composition de l'appel par modem ou par haut-parleur Cliquez pour configurer le modem Entrez l'indicatif régional de la zone où vous vous trouvez Sélectionnez pour afficher la boîte de dialogue de confirmation de composition Au besoin, définissez un préfixe d'appel à l'extérieur Sélectionnez ou désélectionnez selon les besoins lors de vos déplacements avec votre ordinateur Au besoin, définissez un indicatif longue distance Au besoin, définissez un indicatif international Le champ Préfixe d'appel peut contenir tout chiffre que vous devez numéroter, par exemple le 9, pour obtenir une ligne extérieure, un numéro d'accès pour un fournisseur d'accès longue distance ou un numéro de carte d'appel. Le champ Indicatif longue distance peut contenir tout chiffre que vous devez composer pour effectuer un appel longue distance, par exemple le 1. 61

72 Chapitre 3 Utilisation de l'application Adresses Configuration de votre modem pour la numérotation Vous pouvez configurer votre modem en cliquant sur le bouton Configurer, dans le panneau des préférences de numérotation. La configuration du modem varie en fonction de votre modem et de votre service téléphonique. Pour plus d'informations sur les paramètres du modem, voir le guide de l'utilisateur qui accompagne celui-ci. Pour plus d'informations sur la numérotation par tonalités ou impulsions, consultez votre société de télécommunications. REMARQUE Lorsque vous ouvrez le logiciel Palm Desktop, il identifie les méthodes actuellement disponibles pour composer un numéro de téléphone et les affiche dans les Préférences de numérotation. Si votre ordinateur utilise une version de Mac OS X et qu'il possède également un modem, mais que ce dernier n'est pas répertorié dans le menu contextuel Composer avec, c'est parce que la combinaison particulière du système d'exploitation et du logiciel Palm Desktop de votre ordinateur ne permet pas d'utiliser un modem. L'écran suivant affiche la boîte de dialogue Configuration du modem sous Mac OS 9. Consultez votre société de télécommunications pour votre des société informations de télécommu- sur la Consultez nications numérotation pour par des tonalités informations ou impulsions par tonalités ou impul- sur la numérotation sions Consultez le guide de l'utilisateur de votre modem pour des informations relatives à sa configuration 62

73 Définition des préférences pour l'application Adresses Définition des préférences pour l'application Adresses Vous pouvez définir les préférences pour les cartes d'adresse en choisissant Préférences dans le menu du Palm Desktop sous Mac OS X ou dans le menu Edition sous Mac OS 9. Dans la boîte de dialogue Préférences, cliquez sur le bouton Adresses. Cliquez sur le bouton Adresses Sélectionnez les préférences pour les champs Nom, Adresse et Téléphone Changez les libellés des champs de téléphone et d'adresse Choisissez les formats pour les champs d'adresses Vous pouvez changer les formats des adresses internationales et en ajouter de nouveaux. Pour modifier un format d'adresse, sélectionnez le pays et cliquez sur Modifier. Pour ajouter un nouveau format d'adresse pour un pays, cliquez sur Ajouter. La boîte de dialogue Mise en page de l'adresse s'affiche. Choisissez l'élément de l'adresse à placer dans cette position Si vous souhaitez insérer un caractère entre les éléments de l'adresse, entrezle dans la case Ajoutez ou modifiez le nom du pays au besoin 63

74 Chapitre 3 Utilisation de l'application Adresses 64

75 CHAPITRE 4 Utilisation du calendrier A propos du calendrier Ce chapitre décrit les concepts de base de l'utilisation du calendrier. Le calendrier vous permet de voir votre emploi du temps. Vous pouvez vous déplacer facilement dans le calendrier et afficher les journées, les semaines ou les mois. Dans le calendrier, vous pouvez effectuer les opérations suivantes : ajouter, modifier et déplacer des événements créer des événements répétitifs ou continus créer des événements sans heure modifier la durée des événements ajouter, modifier et déplacer des éléments de la Liste des tâches définir des alarmes marquer les tâches comme terminées créer des éléments joints Les nouveaux événements du calendrier et les changements effectués dans les événements existants sont transférés vers l'application Agenda de votre ordinateur de poche lorsque vous exécutez une HotSync. Affichage du calendrier Il y a trois formats d'affichage dans le calendrier : Quotidien, Hebdomadaire et Mensuel. Ces trois formats d'affichage vous permettent de voir les événements. Vous pouvez passer rapidement d'un format à l'autre en cliquant sur l'un des onglets sur le bord droit de la fenêtre du calendrier ou en cliquant plusieurs fois de suite sur le bouton Calendrier de la barre d'outils. 65

76 Chapitre 4 Utilisation du calendrier Utilisation du format Quotidien Pour afficher une seule journée, cliquez sur l'onglet Quotidien de la fenêtre du calendrier ou choisissez Calendrier dans le menu Afficher, puis Quotidien. La ligne de couleur s'allonge au cours de la journée et indique l'heure actuelle Une coche indique que l'élément de la Liste des tâches est terminé Cliquez pour passer au jour précédent ou au jour suivant La zone blanche indique vos heures de travail Si vous utilisez un petit moniteur, vous pouvez définir une préférence du calendrier pour afficher plus d'heures dans la zone des événements Evénement Vos tâches figurent dans cette zone, classées par priorité 66

77 Affichage du calendrier Utilisation du format Hebdomadaire Pour afficher plusieurs journées à la fois, cliquez sur l'onglet Hebdomadaire du calendrier ou choisissez Calendrier dans le menu Afficher puis Hebdomadaire. Par défaut, le calendrier affiche cinq jours, mais vous pouvez modifier le nombre de jours qui s'affichent. Cliquez pour enlever ou ajouter un jour dans l'affichage Cliquez pour afficher le jour précédent ou le jour suivant (par rapport au jour actuel). Utilisez la séquence Option-clic pour afficher la semaine précédente ou suivante. La ligne de couleur s'allonge au cours de la journée et indique l'heure actuelle Evénements Les éléments de votre Liste des tâches figurent dans cette zone Si vous utilisez un petit moniteur, vous pouvez définir une préférence du calendrier pour afficher plus d'heures dans la zone des événements Une coche indique que l'élément de la Liste des tâches est terminé 67

78 Chapitre 4 Utilisation du calendrier Utilisation du format Mensuel Pour afficher un mois, cliquez sur l'onglet Mensuel du calendrier ou choisissez Calendrier dans le menu Afficher, puis Mensuel. Cliquez pour passer au mois précédent ou au mois suivant Evénement sans heure Eléments de la Liste des tâches indiqués par une puce Evénement indiqué par une heure Affichage ou masquage d'éléments dans le format Mensuel Dans le format Mensuel, il n'y a pas suffisamment de place pour afficher le texte de tous les événements. Les éléments de la Liste des tâches et tous les événements s'affichent par défaut. Vous pouvez dissimuler soit les événements, soit les éléments de la Liste des tâches de façon à pouvoir visualiser plus facilement l'autre type d'élément. Vous pouvez également masquer à la fois les événements avec heure et les éléments de la Liste des tâches de façon à ce que seuls les éléments sans heure s'affichent. Pour masquer les événements, choisissez Calendrier dans le menu Afficher, puis désélectionnez Afficher les événements. Pour masquer les éléments de la Liste des tâches, choisissez Calendrier dans le menu Afficher, puis désélectionnez Afficher les tâches. Ces paramètres n'affectent pas le mode de transfert de vos événements vers votre ordinateur de poche au cours d'une HotSync. Tous les éléments sont transférés et sont disponibles sur l'ordinateur de poche. 68

79 Ajout d'informations dans le calendrier Ajout d'informations dans le calendrier Vous pouvez créer des événements et des éléments de la Liste des tâches dans chacun des formats du calendrier. Création d'un événement avec heure Un événement unique est un événement qui n'a lieu qu'une fois, comme un entretien ou une présentation de produit. Dans les formats Quotidien et Hebdomadaire, vous pouvez créer un événement en double-cliquant sur la date et la tranche horaire de votre choix. Vous pouvez également choisir Evénement dans le menu Créer ou cliquer sur le bouton Créer événement de la barre d'outils. Entrez un titre Entrez une date ou sélectionnez une date dans le calendrier contextuel Cliquez pour créer un autre événement Choisissez une ou deux catégories dans les menus contextuels Si vous double-cliquez sur une journée du format Mensuel (en dessous du numéro du jour), un message vous invite à créer un élément dans la Liste des tâches ou un événement. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Evénement, puis sur OK. 69

80 Chapitre 4 Utilisation du calendrier Création d'un événement répétitif ou continu Un événement répétitif est un événement qui a lieu régulièrement, comme la réunion hebdomadaire d'une équipe. Un événement continu est un événement qui se prolonge sur plusieurs jours, comme un congé ou une conférence. Dans la boîte de dialogue Evénement, sélectionnez Répéter l'événement. Ensuite, choisissez l'intervalle souhaité dans le menu contextuel et entrez la date du dernier événement de la série dans la case Jusqu'au ou choisissez une date dans le calendrier contextuel. Choisissez un intervalle dans la liste... Entrez une date ou sélectionnez une date dans le calendrier contextuel...ou choisissez Plus de critères pour créer un intervalle Création d'un événement sans heure Les événements avec heure sont semblables à des rendez-vous puisqu'ils possèdent une heure de début et de fin. Les événements sans heure n'ont aucune heure de début ou de fin. Vous pouvez utiliser les événements sans heure comme de brèves notes vous indiquant les tâches à accomplir. Dans le format Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel, une case placée au sommet de la journée ou des journées concernées indique un événement sans heure. Il peut y avoir plusieurs événements sans heure par jour. Lorsqu'il y en a deux ou plus, ils sont affichés dans l'ordre de leur création. 70

81 Ajout d'informations dans le calendrier REMARQUE Les fichiers que vous pouvez utiliser pour importer des informations sur les jours fériés sont disponibles dans le dossier Palm. Evénement sans heure dans le format Quotidien Evénement sans heure dans le format Hebdomadaire Evénement sans heure dans le format Mensuel Pour créer un événement sans heure, dans la boîte de dialogue Evénement, sélectionnez Aucune heure, puis complétez la description de l'événement et les autres options. Sélectionnez Aucune heure Entrez un nom Entrez une date ou sélectionnez une date dans le calendrier contextuel Cliquez pour créer un autre événement Choisissez une ou deux catégories dans les menus contextuels 71

82 Chapitre 4 Utilisation du calendrier Paramétrage d'alarmes Si vous double-cliquez sur une journée du Format mensuel (en dessous du numéro du jour), une boîte de dialogue s'ouvre pour vous inviter à créer une tâche ou un événement. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Evénement, puis sur OK. Pour dupliquer un événement, sélectionnez-le et choisissez Dupliquer événement dans le menu Edition. Les alarmes sont des rappels visuels annonçant une réunion ou un événement à venir. Vous pouvez définir deux préférences d'alarme. Définir une alarme pour de nouveaux événements Afficher les boîtes de dialogue d'alarme Par défaut, ces deux paramètres sont désactivés. Pour modifier les paramètres par défaut, choisissez Préférences dans le menu du Palm Desktop sous Mac OS X ou dans le menu Edition sous Mac OS 9, puis cliquez sur Alarmes. REMARQUE Vous pouvez définir une alarme pour un événement individuel même si la préférence Définir une alarme sur de nouveaux événements est désactivée. Si vous souhaitez définir une alarme pour chaque événement que vous créez, sélectionnez Définir une alarme sur de nouveaux événements. Pour définir des alarmes qui s'affichent sur votre ordinateur et votre ordinateur de poche, sélectionnez Afficher les boîtes de dialogue d'alarme. Pour désactiver toutes les alarmes, laissez les deux options non cochées. Quand vous créez ou modifiez un événement, vous pouvez définir une alarme pour l'événement. Sélectionnez Définir une alarme dans la boîte de dialogue Evénement et réglez l'intervalle sur la valeur de votre choix. Alarme définie pour afficher un rappel 15 minutes avant l'événement Le calendrier étant synchronisé sur l'horloge de votre ordinateur, vérifiez que celle-ci est à l'heure. REMARQUE Vous pouvez paramétrer une alarme pour un événement sans heure. Dans ce cas, l'alarme se déclenche à la minute, l'heure ou la journée indiquée. Elle s'affiche au plus tard avant minuit, la veille de la journée de l'événement sans heure. 72

83 Modification des événements Modification des événements Les modifications apportées aux événements seront mises à jour sur votre ordinateur de poche la prochaine fois que vous effectuerez une HotSync. Changement de la date d'un événement Vous pouvez modifier la date d'un événement en faisant glisser cet événement vers une autre date dans le format Hebdomadaire ou Mensuel du calendrier ou en double-cliquant sur l'événement pour afficher la boîte de dialogue Evénement. Si l'événement est sélectionné, utilisez la pince pour le faire glisser vers une autre date. Faites glisser l'événement vers une autre date Changement de l'heure ou de la durée d'un événement Vous pouvez changer l'heure d'un événement en le faisant glisser vers une autre tranche horaire. Faites glisser l'événement vers une autre tranche horaire Vous pouvez modifier la durée d'un événement en augmentant ou en diminuant la taille de la case de l'événement. Faites glisser la bordure vers le bas pour prolonger l'événement Faites glisser la bordure vers le haut pour raccourcir l'événement 73

84 Chapitre 4 Utilisation du calendrier Vous pouvez aussi double-cliquer sur l'événement près du bord de la case de l'événement, puis modifier son heure ou sa durée dans la boîte de dialogue Evénement. Déplacement d'événements sans heure Pour déplacer un événement sans heure, sélectionnez-le et faites-le glisser vers une nouvelle date dans le format Hebdomadaire ou Mensuel. Un cadre s'affiche autour de l'événement lors du glissement. Modification de l'intervalle d'un événement répétitif Pour changer la fréquence de répétition d'un événement, double-cliquez sur l'événement près du bord de la case. Dans la boîte de dialogue Modifier élément répétitif, choisissez le ou les événements que vous voulez changer et cliquez sur OK. Dans la boîte de dialogue Evénement, choisissez un nouvel intervalle dans le menu contextuel Répéter l'événement. Changement du nom des événements Cliquez dans la zone de texte de l'événement pour mettre le texte en surbrillance, puis tapez par-dessus le texte existant. Suppression des événements Pour supprimer un événement, sélectionnez-le et choisissez l'une des procédures ci-dessous : appuyez sur la touche Supprimer cliquez sur le bouton Supprimer de la barre d'outils choisissez Supprimer l'événement dans le menu Edition. Pour supprimer un événement répétitif, sélectionnez-le et choisissez Supprimer l'événement. Dans la boîte de dialogue Modifier élément répétitif, choisissez le ou les événements que vous voulez supprimer et cliquez sur OK. Lors de la prochaine HotSync, cet événement sera supprimé de votre ordinateur de poche. Pour plus d'informations sur l'archivage des éléments que vous supprimez de votre ordinateur de poche, voir «Archivage des données que vous supprimez de votre ordinateur de poche» dans le Chapitre

85 Transfert des éléments du calendrier vers votre ordinateur de poche Transfert des éléments du calendrier vers votre ordinateur de poche Les événements sont transférés vers l'application Adresses de votre ordinateur de poche lorsque vous exécutez une HotSync. Cette opération transfère également les nouveaux événements du calendrier de votre ordinateur de poche dans le module Calendrier du logiciel Palm Desktop et synchronise toutes les autres modifications apportées dans votre ordinateur de poche ou votre ordinateur de bureau. La liste suivante indique le transfert des données entre votre ordinateur de bureau et votre ordinateur de poche : Eléments du logiciel Palm Desktop Transfert vers l'agenda de l'ordinateur de poche : Titre de l'événement Heures De et A de l'événement et intervalle de l'alarme Catégories Evénements qui se répètent tous les mois, lors d'une journée précise (p. ex. : réunion du comité civique, le troisième mardi de chaque mois) Evénements qui se répètent plus d'un jour par mois (p. ex. : les travaux dirigés de mathématiques, les deuxièmes mardi et mercredi de chaque mois) Personnel Eléments joints aux événements, comme les adresses ou les éléments de la Liste des tâches Fichiers joints Description de l'événement Heures de Début et de Fin et intervalle de l'alarme Non disponible sur votre ordinateur de poche Evénements répétitifs par jour de la semaine ou par mois Evénements répétitifs indépendants pour chaque jour indiqué Dans cet exemple, le transfert des données vers l'ordinateur de poche porte sur une série d'événements répétitifs se produisant le deuxième mardi de chaque mois et sur une série distincte d'événements se produisant le deuxième mercredi de chaque mois. La relation entre les événements du mardi et les événements du mercredi n'est pas conservée. Personnel Les relations ne sont pas transférées sur l'ordinateur de poche. L'événement et tous les éléments qui lui sont associés sont transférés vers l'ordinateur de poche dans les applications correspondantes. Mais la relation entre les éléments n'est pas transférée. Non transférés vers l'ordinateur de poche 75

86 Chapitre 4 Utilisation du calendrier Définition des préférences du calendrier, de l'alarme et de la police de caractères Vous pouvez choisir le format d'affichage de votre calendrier et de vos alarmes. Vous pouvez également sélectionner un type et une taille de police de caractères pour les événements. Choisissez Préférences dans le menu Palm Desktop sous Mac OS X ou le menu Edition sous Mac OS 9. Cliquez sur Calendrier Entrez vos heures de travail Choisissez le premier jour de la semaine, le jour d'ouverture, les numéros de semaine US ou ISO ainsi que l'intervalle de temps dans les menus contextuels Cliquez sur Alarmes Définir une alarme pour de nouveaux événements Définissez l'intervalle de temps des rappels pour l'alarme Sélectionnez pour afficher les boîtes de dialogue des alarmes sur l'ordinateur de bureau (pas sur l'ordinateur de poche) 76

87 Définition des préférences du calendrier, de l'alarme et de la police de caractères Cliquez sur Polices Choisissez le type et la taille de la police pour le format d'affichage du calendrier 77

88 Chapitre 4 Utilisation du calendrier 78

89 CHAPITRE 5 Utilisation du Bloc-notes Ce chapitre décrit les concepts de base de l'utilisation du Bloc-notes. A propos du Bloc-notes Création d'un mémo Vous pouvez utiliser le Bloc-notes pour consigner rapidement différents types de texte, par exemple, vos idées, vos agendas de réunion et vos mémos d'appel téléphonique. Les mémos apparaissent dans l'application Bloc-notes de votre ordinateur de poche après une HotSync. Vous pouvez créer un mémo lorsque vous voulez effectuer un suivi sur certaines informations ou les consigner dans un emplacement central. Par exemple : antécédents médicaux de la famille actions décidées en réunion numéros de série et d'enregistrement instructions pour vous rendre à des endroits où vous allez rarement Comme chaque mémo peut contenir jusqu'à 32 ko d'informations, il est bien mieux adapté aux longues entrées que le champ Commentaires d'une carte d'adresse. La capacité du champ Commentaires est limitée à 256 caractères. IMPORTANT Sur votre ordinateur de poche, la taille des mémos est limitée à 4 ko. Lorsque vous effectuez une HotSync, un mémo dont la taille dépasse 4 ko est préservé dans son intégralité à condition que vous ne le modifiiez pas sur votre ordinateur de poche. Si vous le modifiez sur votre ordinateur de poche, il sera réduit à 4 ko. Lors de la prochaine HotSync, le mémo de 4 ko remplace le gros mémo enregistré sur votre logiciel Palm Desktop. 79

90 Chapitre 5 Utilisation du Bloc-notes Pour créer un mémo, choisissez Mémo dans le menu Créer ou cliquez sur le bouton Nouveau mémo de la barre d'outils. Le mémo s'affiche. Utilisez le menu contextuel trombone pour associer ou désassocier le mémo d'une adresse, d'un élément de la Liste des tâches, d'un événement ou d'un autre mémo Utilisez l'icône de la barre de titre pour associer rapidement le mémo à un autre élément Entrez un titre La date et l'heure sont saisies automatiquement Si vous souhaitez tenir un journal, cliquez sur le bouton Horodatage afin d'ajouter la date et l'heure de chaque nouvelle entrée intégrée au mémo Entrez le corps du mémo dans cette zone Choisissez une ou deux catégories dans les menus contextuels Catégories Affichage des mémos Pour afficher une liste des mémos, choisissez Liste des mémos dans le menu Afficher ou cliquez sur le bouton Mémos de la barre d'outils. Pour afficher les mémos séparément les uns des autres, double-cliquez sur un mémo sélectionné dans la liste des mémos. Le menu contextuel trombone indique que ce mémo est lié à un autre élément Pour plus d'informations sur l'utilisation des mémos affichés sous forme de liste, par exemple si vous voulez les trier, consultez le Chapitre 7. 80

91 Consultation des mémos Consultation des mémos Pour parcourir une série de cartes de mémos, cliquez sur les boutons dans la carte de mémo ou appuyez sur la séquence!-flèche gauche pour voir le mémo précédent et sur la séquence!-flèche droite pour passer au mémo suivant. Les flèches s'affichent en gris lorsque vous atteignez la première ou la dernière carte. Sélection des mémos Cliquez pour aller au mémo suivant Pour parcourir la liste des mémos, appuyez sur les flèches haut ou bas ou utilisez les barres de défilement. Lorsque les mémos sont nombreux, il peut être utile de commencer par les trier ou les filtrer. Pour modifier, supprimer ou dupliquer un mémo, sélectionnez-le d'abord dans la liste des mémos. Pour sélectionner Tous les mémos Un mémo Plusieurs mémos Mémos consécutifs Vous devez Choisir Sélectionner tout dans le menu Edition Cliquer sur le mémo Appuyer sur! et cliquer sur les mémos Cliquer sur le premier mémo, puis sur le dernier mémo tout en maintenant la touche Maj enfoncée. Modification des mémos Après avoir créé un mémo, vous pouvez modifier les éléments suivants : les champs titre, date et heure et le corps du mémo les catégories affectées au mémo touts les éléments joints le type et la taille de la police de caractères utilisée dans le corps du mémo Chaque fois que vous modifiez un mémo, le champ Modifié est mis à jour. Par défaut, le champ Modifié est masqué et n'est disponible que dans la liste des mémos. Pour afficher le champ Modifié, choisissez Colonnes dans le menu Afficher. Dans la boîte de dialogue Colonne, cliquez à côté du champ Modifié, puis cliquez sur OK. Vous pouvez voir un nouvel en-tête de colonne à l'extrême droite de la liste. 81

92 Chapitre 5 Utilisation du Bloc-notes Joindre des mémos Voir «Paramétrage des préférences pour les polices de caractères» dans le Chapitre 1 pour modifier le type et la taille de la police de caractères utilisée dans les mémos. Pour en savoir plus sur la modification des éléments associés aux mémos, consultez le Chapitre 9. Pour joindre rapidement un mémo, positionnez le pointeur sur l'icône de la barre de titre du mémo. Faites glisser le mémo vers tout autre enregistrement ou mémo. Vous pouvez également créer un lien en faisant glisser le mémo vers le bouton Créer adresse, Créer tâche, Créer mémo ou Créer événement de la barre d'outils. Pour joindre des mémos, vous pouvez aussi utiliser la palette Joindre un élément existant. Pour plus d'informations, voir «Joindre un enregistrement existant à un autre» dans le Chapitre 9. REMARQUE Les mémos joints sont transférés vers l'application Bloc-notes de l'ordinateur de poche, mais la relation entre un mémo et l'élément auquel il était associé n'est pas transférée. Suppression des mémos Vous pouvez supprimer une carte de mémo en : cliquant sur le bouton Supprimer de la barre d'outils choisissant Supprimer le mémo dans le menu Edition. Vous pouvez supprimer un mémo sélectionné dans la liste des mémos en : appuyant sur la touche Supprimer cliquant sur le bouton Supprimer de la barre d'outils choisissant Supprimer le mémo dans le menu Edition. Lors de la prochaine HotSync, le mémo sera supprimé de votre ordinateur de poche. Pour plus d'informations sur l'archivage des éléments que vous supprimez de votre ordinateur de poche, voir «Archivage des données que vous supprimez de votre ordinateur de poche» dans le Chapitre

93 Recherche de mémos Recherche de mémos Il vous est possible de rechercher un mot ou une expression dans n'importe quel champ du mémo. Vous pouvez choisir d'afficher les résultats de votre recherche dans une liste. Pour plus d'informations sur l'utilisation de la fonction de recherche, voir Chapitre 8. Choisissez Recherche dans le menu Localiser ou cliquez sur le bouton Chercher de la barre d'outils. La boîte de dialogue Rechercher apparaît. Cliquez sur le bouton Mémos Entrez le mot ou l'expression à rechercher Cliquez pour afficher les résultats de la recherche dans une liste Cliquez pour sélectionner davantage de critères de recherche Cliquez pour lancer la recherche Si vous n'avez pas sélectionné «Résultats dans la fenêtre de liste» dans la boîte de dialogue Chercher, choisissez Suivant dans le menu Localiser pour vous rendre au prochain mémo trouvé. Transfert des mémos vers votre ordinateur de poche Les mémos sont transférés dans l'application Bloc-notes de votre ordinateur de poche après l'exécution d'une HotSync. Cette opération déplace également les nouveaux éléments du Bloc-notes de votre ordinateur de poche vers le Bloc-Notes du logiciel Palm Desktop, et synchronise les modifications faites sur l'ordinateur de poche ou l'ordinateur de bureau. La liste ci-après décrit en détail le processus de transfert de données entre votre ordinateur et votre ordinateur de poche de bureau : Eléments du logiciel Palm Desktop Titre du mémo Transfert vers l'application Bloc-notes de l'ordinateur de poche Première ligne du mémo La première ligne du mémo créé sur votre ordinateur de poche devient le titre du mémo sur le logiciel Palm Desktop. 83

94 Chapitre 5 Utilisation du Bloc-notes Eléments du logiciel Palm Desktop Date et heure du mémo Catégories Privé Corps du mémo Eléments joints aux mémos, comme les adresses ou les éléments de la Liste des tâches Fichiers joints Transfert vers l'application Bloc-notes de l'ordinateur de poche Non transférées vers l'ordinateur de poche Lorsque vous créez un mémo dans l'ordinateur de poche et que vous le transférez vers le logiciel Palm Desktop sur l'ordinateur, la date et l'heure de création du mémo sont remplacées par la date et l'heure du transfert. Catégorie La première catégorie que vous affectez à un mémo est transférée sur l'ordinateur de poche. La seconde catégorie n'est pas transférée. Voir «Transfert de catégories vers votre ordinateur de poche» dans le Chapitre 8. Privé Corps du mémo Le transfert ne prend pas en compte les relations. Le mémo et chaque élément qui lui est associé sont transférés sur l'ordinateur de poche. Mais la relation entre les éléments n'est pas transférée. Non transférés vers l'ordinateur de poche 84

95 CHAPITRE 6 Utilisation de la Liste des tâches Ce chapitre décrit les concepts de base de l'utilisation de la Liste des tâches et du suivi de ces tâches. A propos de la Liste des tâches Le module Liste des tâches vous permet d'effectuer le suivi des tâches que vous devez accomplir. Vous pouvez définir des échéances pour ces tâches afin qu'elles s'affichent avec votre emploi du temps quotidien dans le calendrier. Vous pouvez également les afficher dans une liste des tâches et ordonner cette liste par date, par catégorie ou par priorité. Les éléments de la Liste des tâches peuvent se répéter à intervalles réguliers et vous pouvez affecter une ou deux catégories à chaque élément. Après une HotSync, les éléments de la Liste des tâches créés dans le logiciel Palm Desktop apparaissent dans la Liste des tâches de votre ordinateur de poche. Les éléments de la Liste des tâches avec des échéances n'apparaissent pas dans l'application Calendrier de votre ordinateur de poche. Cependant, si le calendrier de votre ordinateur de poche est doté du format Agenda, vous pouvez voir en même temps les événements et les éléments de la Liste des tâches. (Le format Agenda est disponible sur les ordinateur de poche utilisant la version 3.5 ou supérieure du logiciel Palm OS.) 85

96 Chapitre 6 Utilisation de la Liste des tâches Ajout d'éléments dans la Liste des tâches Pour ajouter un nouvel élément, choisissez Tâche dans le menu Créer ou cliquez sur le bouton Créer tâche de la barre d'outils. Sélectionnez un niveau de priorité Entrez ce que vous devez faire Cliquez quand un élément est élément terminé est Entrez la date d'échéance de l'élément Entrez une autre date ou sélectionnez une date dans le calendrier contextuel Cliquez pour afficher l'élément dans le calendrier s'il n'est pas terminé après la date d'échéance Cliquez pour ajouter un autre élément Choisissez une ou deux catégories dans le menu contextuel Ajout d'éléments récurrents dans la Liste des tâches Certains éléments de la Liste des tâches doivent être effectués à intervalles réguliers. Pour répéter un élément un autre jour ou une autre semaine, sélectionnez Répéter la tâche et choisissez un intervalle de répétition dans le menu contextuel qui apparaît. Sélectionnez Répéter la tâche Choisissez un intervalle dans intervalle la liste dans la Entrez une date ou choisissez une date dans le menu contextuel calendrier 86

97 Ajout d'éléments dans la Liste des tâches Si l'intervalle de répétition que vous souhaitez définir n'est pas disponible dans le menu contextuel, sélectionnez l'option Plus de critères, proposée dans ce même menu, et entrez les informations appropriées. Choisissez Plus de critères dans le menu contextuel, et sélectionnez l'intervalle de répétition Ajout d'éléments non planifiés dans la Liste des tâches Vous n'avez pas besoin d'indiquer une date d'échéance spécifique pour les éléments de la Liste des tâches. Vous pouvez créer des éléments non planifiés chaque fois que vous avez quelque chose à faire sans savoir quand vous pourrez le faire. Vous pouvez transformer un élément planifié en élément non planifié en désélectionnant la case Tâche planifiée dans la boîte de dialogue Tâche. L'élément n'apparaît dans aucun format du calendrier et ne possède pas de rappel, mais il s'affiche dans la Liste des tâches. Elément non planifié Quand vous êtes prêt à définir une date pour un élément non planifié, faites-le glisser de la Liste des tâches vers une journée du calendrier quotidien ou hebdomadaire. L'élément comporte maintenant une date d'échéance et apparaît dans les formats du calendrier. 87

98 Chapitre 6 Utilisation de la Liste des tâches Ajout d'éléments de la Liste des tâches à partir du calendrier Vous pouvez ajouter des éléments de la Liste des tâches pendant que vous êtes dans le calendrier. Dans le format Quotidien ou Hebdomadaire, créez un nouvel élément de la Liste des tâches en double-cliquant sur une partie vide de la zone des tâches. La zone des tâches est située sur la droite du format Quotidien et en bas du format Hebdomadaire. Format quotidien Format hebdomadaire Double-cliquez pour créer un nouvel élément Double-cliquez pour créer un nouvel élément Dans le format Mensuel, créez un nouvel élément de la Liste des tâches en doublecliquant sur une journée. Cliquez sur Tâche dans la boîte de dialogue qui apparaît, puis sur OK. Cliquez pour créer un élément de la Liste des tâches L'élément que vous créez apparaît, le jour choisi, comme un élément précédé d'une puce dans le Format mensuel. 88

99 Affichage des éléments de la Liste des tâches Affichage des éléments de la Liste des tâches Pour afficher les éléments de votre Liste des tâches dans une liste, choisissez Liste des tâches dans le menu Afficher ou cliquez sur le bouton Tâches de la barre d'outils. Choisissez Cette semaine-inachevé ou Aujourd'hui-Inachevé. Par défaut, il existe deux formats pour l'affichage des éléments de votre Liste des tâches. Choisissez Cette semaine-inachevé ou Aujourd'hui-Inachevé dans le menu contextuel Vue. Les tâches non terminées apparaissent. Pour des informations sur la sélection des éléments ou des groupes d'éléments, voir le Chapitre 7. Modification des éléments de la Liste des tâches Avant de pouvoir supprimer, dupliquer ou modifier un élément, vous devez le sélectionner. Affichez la Liste des tâches, puis cliquez sur l'élément que vous souhaitez sélectionner. Double-cliquez pour ouvrir la boîte de dialogue Tâche. Elément sélectionné Dans le calendrier, vous pouvez également cliquer sur un élément de la Liste des tâches pour le sélectionner, puis double-cliquer pour l'ouvrir. Les modifications apportées aux éléments seront mises à jour sur votre ordinateur de poche la prochaine fois que vous effectuerez une HotSync. 89

100 Chapitre 6 Utilisation de la Liste des tâches Modification du nom des éléments de la Liste des tâches Vous pouvez renommer un élément à tout moment. Double-cliquez sur l'élément dans la Liste des tâches ou sur l'un des formats du calendrier, puis tapez le nouveau nom. Cliquez sur OK. Faites glisser le curseur pour mettre en surbrillance, puis entrez le nouveau nom de l'élément Le nouveau nom apparaît sur l'élément correspondant de la Liste des tâches de votre ordinateur de poche la prochaine fois que vous effectuez une HotSync. Modification des dates des éléments de la Liste des tâches Vous pouvez changer la date d'un élément de la Liste des tâches à tout moment. Dans la boîte de dialogue Tâche, entrez une nouvelle date ou choisissez une date dans le calendrier contextuel. Entrez la date ou cliquez dans le calendrier contextuel et double-cliquez sur une date Vous pouvez également changer rapidement le jour où un élément doit être terminé dans le format Hebdomadaire ou Mensuel en faisant glisser l'élément de sa date actuelle à celle désirée. 90

101 Modification des éléments de la Liste des tâches Définition des rappels pour les éléments de la Liste des tâches L'ordinateur peut afficher un rappel annonçant les éléments à venir de la Liste des tâches. Pour définir des rappels, créez un nouvel élément dans la Liste des tâches ou double-cliquez sur un élément existant. Dans la boîte de dialogue Tâche, cochez la case Rappeler. Entrez le nombre de jours avant l'échéance de l'élément où vous voulez recevoir un rappel. Par exemple, si un élément est dû vendredi, et que vous souhaitez recevoir un rappel deux jours avant, c'est-à-dire mercredi, entrez 2 dans la case de rappel. Sélectionnez pour afficher l'élément dans le calendrier avant la date d'échéance Entrez le nombre de jours avant la date d'échéance où vous voulez recevoir un rappel REMARQUE Les rappels associés aux éléments de la Liste des tâches ne sont pas transférés sur votre ordinateur de poche. Pour définir une alarme sur votre ordinateur de poche à partir de l'ordinateur, créez un événement au lieu d'une tâche. Définition des priorités pour les éléments de la Liste des tâches Pour attribuer une priorité aux éléments de la Liste des tâches, choisissez une priorité dans le menu contextuel Priorité de la boîte de dialogue Tâche. Sélectionnez un niveau de priorité La couleur de la boîte située en regard d'un élément indique le niveau de priorité de ce dernier. Priorité du Palm Desktop Couleur du Palm Desktop Priorité de l'ordinateur de poche La plus haute Rouge 1 Haute Orange 2 Moyenne Gris 3 Basse Vert 4 Très basse Bleu 5 Quand vous triez les éléments, les éléments inachevés apparaissent d'abord, suivis des éléments achevés. A l'intérieur de ces deux groupes, les éléments sont triés par priorité, allant de la plus haute à la plus basse. 91

102 Chapitre 6 Utilisation de la Liste des tâches Après une HotSync, l'élément apparaît dans l'application Liste des tâches de votre ordinateur de poche et les niveaux de priorité sont numérotés. Modification de l'intervalle des éléments récurrents de la Liste des tâches Vous pouvez changer la fréquence de répétition d'un élément dans le calendrier. Dans la boîte de dialogue Tâche, choisissez un nouvel intervalle dans le menu contextuel Répéter la tâche. Vous pouvez sélectionner la date d'échéance et la changer ou la supprimer complètement. Si vous supprimer la date d'échéance, l'élément se répète indéfiniment. Ajout ou modification des catégories pour les éléments de la Liste des tâches Pour changer la catégorie d'un élément de la Liste des tâches, cliquez sur le menu contextuel Catégorie, à gauche, dans la boîte de dialogue Tâche et choisissez une catégorie différente. Pour ajouter ou modifier une deuxième catégorie, cliquez sur le menu contextuel Catégorie, à droite, et sélectionnez-en une. La deuxième catégorie n'est pas transférée dans votre ordinateur de poche lors d'une HotSync. Si une catégorie est sélectionnée pour cet élément et que vous souhaitez supprimer cette catégorie, cliquez sur le menu contextuel de cette dernière puis sélectionnez Aucune. Choix d'une nouvelle catégorie Les catégories sont pratiques, car elles permettent de classer les éléments de votre Liste des tâches, vous donnant plus de souplesse pour l'affichage ou l'impression de votre Liste des tâches. Par exemple, vous pouvez choisir de n'afficher ou de n'imprimer que les éléments associés aux clients. Vous pouvez ajouter des catégories selon vos besoins et même leur attribuer des couleurs. Déplacement d'éléments de la Liste des tâches dans le calendrier Pour vous aider à visualiser instantanément les tâches à accomplir, vous pouvez réorganiser la liste de vos tâches dans les formats Quotidien ou Hebdomadaire du calendrier. Cliquez sur la tâche que vous souhaitez déplacer et faites-la glisser jusqu'à sa nouvelle position dans la liste. Vous pouvez également déplacer un élément de la Liste des tâches d'une date à l'autre dans le format Hebdomadaire ou Mensuel en faisant glisser l'élément de sa date actuelle à celle désirée. 92

103 Marquage des éléments terminés de la Liste des tâches Marquage des éléments terminés de la Liste des tâches Lorsqu'une tâche est terminée, vous pouvez la marquer comme étant terminée. C'est une fonction utile lorsque vous triez les éléments de la Liste des tâches. Vous pouvez séparer les éléments terminés de ceux qui ne le sont pas. Pour marquer une tâche comme étant terminée, cochez la case Terminé dans la boîte de dialogue Tâche. Vous pouvez également sélectionner la case en regard d'un élément de la Liste des tâches ou dans les formats Quotidien ou Hebdomadaire du calendrier. Boîte de dialogue Tâche Liste des tâches Marquage d'un élément comme étant terminé Format quotidien Format hebdomadaire Une fois que vous avez marqué des tâches comme étant terminées, vous pouvez trier les tâches terminées et non terminées dans les formats Quotidien ou Hebdomadaire en cliquant sur l'étiquette Tâches. Les tâches non terminées figurent au début de la liste, tandis que celles qui sont terminées sont regroupées à la fin. A l'intérieur de ces deux groupes, les tâches sont triées par priorité, allant de la plus haute à la plus basse. 93

104 Chapitre 6 Utilisation de la Liste des tâches Format hebdomadaire Cliquez pour trier les tâches terminées et non terminées Format Format quotidien Lors de la prochaine HotSync, les tâches seront mises à jour sur votre ordinateur de poche. Suppression d'éléments de la Liste des tâches Pour supprimer un élément, cliquez dessus dans la Liste des tâches, puis choisissez Supprimer dans le menu Edition. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Supprimer de la barre d'outils. Confirmez votre choix en cliquant sur Supprimer quand la boîte de dialogue apparaît. Lors de la prochaine HotSync, cet élément sera supprimé de votre ordinateur de poche. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Supprimer de la boîte de dialogue Tâche pour supprimer des éléments existants. Pour plus d'informations sur l'archivage des éléments que vous supprimez de votre ordinateur de poche, voir «Archivage des données que vous supprimez de votre ordinateur de poche» dans le Chapitre

105 Transfert d'éléments de la Liste des tâches vers votre ordinateur de poche Transfert d'éléments de la Liste des tâches vers votre ordinateur de poche Les éléments de la Liste des tâches sont transférés vers l'application Liste des tâches de votre ordinateur de poche lorsque vous exécutez une HotSync. Cette opération déplace également les nouveaux éléments de la Liste des tâches sur votre ordinateur de poche vers la Liste des tâches du logiciel Palm Desktop et synchronise les modifications effectuées sur l'ordinateur de poche ou sur l'ordinateur de bureau. La liste ci-après décrit en détails le processus de transfert de données entre votre ordinateur de bureau et votre ordinateur de poche : Eléments du logiciel Palm Desktop Texte de l'élément Priorité Case à cocher Terminé Date de l'élément Case à cocher Continuer après l'échéance Case à cocher Répéter la tâche Catégories Transfert de la Liste des tâches vers l'ordinateur de poche Texte de l'élément Priorité La priorité la moins élevée dans le logiciel Palm Desktop est transférée en tant que priorité 5 sur l'ordinateur de poche ; la priorité la plus élevée est transférée en tant que priorité 1. Case à cocher Terminé Champ Echéance Non transférée vers l'ordinateur de poche. Les éléments demeurent dans la Liste des tâches de votre ordinateur de poche, quelle que soit leur échéance. Nouvel élément de la Liste des tâches Lorsque la tâche en cours est marquée terminée, une HotSync transfère l'occurrence suivante de la tâche vers l'ordinateur de poche. Catégorie La première catégorie que vous affectez à un élément est transférée sur l'ordinateur de poche. La seconde catégorie n'est pas transférée. Voir «Transfert de catégories vers votre ordinateur de poche» dans le Chapitre 8. 95

106 Chapitre 6 Utilisation de la Liste des tâches Eléments du logiciel Palm Desktop Eléments de la Liste des tâches créés dans le calendrier Case à cocher Rappeler Personnel Les éléments joints, tels que les mémos, les événements ou les adresses Fichiers joints Transfert de la Liste des tâches vers l'ordinateur de poche Eléments de la Liste des tâches Les éléments de la Liste des tâches avec des échéances n'apparaissent pas dans l'application Calendrier de votre ordinateur de poche. Cependant, si le calendrier de votre ordinateur de poche est doté du format Agenda, vous pouvez voir en même temps les événements et les éléments de la Liste des tâches. (Le format Agenda est disponible sur les ordinateurs de poche utilisant la version 3.5 ou supérieure du logiciel Palm OS.) Non transférée vers l'ordinateur de poche. Un élément créé avec un rappel associé est transféré vers l'ordinateur de poche, mais aucune alarme n'est définie sur l'ordinateur de poche. Personnel Les relations ne sont pas transférées sur l'ordinateur de poche. L'élément de la Liste des tâches et tous les éléments qui lui sont associés sont transférés sur l'ordinateur de poche dans leurs applications respectives. Mais la relation entre les éléments n'est pas transférée. Non transférés vers l'ordinateur de poche 96

107 Définition des préférences pour les éléments de la Liste des tâches Définition des préférences pour les éléments de la Liste des tâches Vous pouvez définir des préférences pour les priorités par défaut des éléments de la Liste des tâches, les polices et la taille des polices de la liste, en choisissant Préférences dans le menu Palm Desktop sous Mac OS X ou dans le menu Edition sous Mac OS 9. Cliquez sur Général Définissez la priorité par défaut pour les nouveaux éléments Cliquez sur Polices pour définir les informations de police et de taille pour l'affichage de la liste. Cliquez sur Polices Sélectionnez une police et une taille pour l'affichage de la liste 97

108 Chapitre 6 Utilisation de la Liste des tâches 98

109 CHAPITRE 7 Utilisation des listes Ce chapitre décrit les concepts de base de l'utilisation des listes pour vos adresses, vos mémos et vos tâches. A propos de l'affichage des listes L'affichage des listes contenant vos adresses, vos mémos ou vos tâches présente les informations sous forme de rangées et de colonnes. Chaque rangée représente un enregistrement. Chaque colonne représente un champ utilisé pour entrer et stocker des informations sur l'un de ces enregistrements. Vous pouvez double-cliquer à tout moment sur un enregistrement pour l'afficher ou le modifier.. Liste des mémos Liste des tâches Liste des adresses REMARQUE Les informations du calendrier (événements) ne peuvent pas être affichées sous forme de liste. 99

110 Chapitre 7 Utilisation des listes Affichage d'une liste Pour afficher l'une des listes, choisissez Liste des adresses, Liste des mémos ou Liste des tâches dans le menu Afficher ou cliquez sur le bouton Adresses, Mémos ou Tâches de la barre d'outils. Adresses Mémos Tâches Affichage des enregistrements sélectionnés Vous pouvez modifier une liste pour n'afficher que les enregistrements désirés. En créant un filtre, vous pouvez afficher certains enregistrements d'une liste et en masquer d'autres. Vous pouvez entrer vos propres critères de filtrage ou utiliser des choix prédéfinis. Ensuite, vous pouvez afficher et imprimer uniquement la liste d'enregistrements que vous avez créée. Pour créer une liste filtrée, cliquez sur le bouton en regard de l'en-tête de la colonne, puis choisissez un filtre dans le menu contextuel. Par exemple, vous pouvez afficher uniquement les éléments à haute priorité de la Liste des tâches. Cliquez pour afficher un menu contextuel Choisissez le filtre désiré La liste n'affiche que les éléments que vous avez spécifiés Vous pouvez utiliser plusieurs filtres en même temps. Par exemple, dans votre liste d'adresses, vous pouvez afficher uniquement les clients situés dans la ville de 100

111 Affichage d'une liste Lyon en choisissant Client dans le menu contextuel Catégories et Lyon dans le menu contextuel Ville. Filtres personnalisés Si le filtre que vous désirez ne figure pas dans le menu contextuel, vous pouvez créer votre propre filtre personnalisé. Choisissez Filtre personnalisé dans le menu contextuel, puis l'option de recherche qui vous convient. Choisissez le champ à utiliser pour votre filtre Choisissez une option de recherche Cliquez pour utiliser d'autres filtres Entrez le texte du filtre REMARQUE majuscules. Les filtres ne font pas la distinction entre les minuscules et les Pour afficher les champs qui : contiennent le texte du filtre Commencent avec le texte du filtre Choisissez Contient Commence par Exemple Pour rechercher tous les noms contenant «son», entrez «son». «Crisonnet», «Samson» et «Sonnant» sont trouvés. Pour rechercher tous les noms qui commencent par «son», entrez «son». «Sonnant» est trouvé, mais pas «Samson» ni «Crisonnet». 101

112 Chapitre 7 Utilisation des listes Pour afficher les champs qui : Se terminent par le texte du filtre Correspondent exactement au texte du filtre Ne correspondent pas exactement au texte du filtre Ne contiennent pas le texte du filtre Choisissez Se termine par Est N'est pas Ne contient pas Exemple Pour rechercher tous les noms qui se terminent par «son», entrez «son». «Samson» est trouvé, mais pas «Sonnant» ni «Crisonnet». Pour rechercher uniquement le nom «Sonnant», entrez «Sonnant». Seules les adresses contenant ce nom sont trouvées, «Samson» et «Crisonnet» sont ignorées. Pour trouver toutes les adresses, sauf le nom «Sonnant», entrez «sonnant». Pour trouver toutes les adresses, sauf celles contenant «son», entrez «son». Les noms «Campmas», «Roux» et «Peuvrel» sont trouvés, mais pas les noms «Crisonnet», «Samson» ou «Sonnant». Sont vides Est vide Utilisez cette option pour trouver toutes les adresses dont le champ Nom est vide Ne sont pas vides N'est pas vide Utilisez cette option pour trouver toutes les adresses dont le champ Nom est complété. Vous pouvez également utiliser la fonction de recherche pour afficher des enregistrements sélectionnés. Pour plus d'informations, voir le Chapitre 8. REMARQUE Après avoir créé des filtres, vous pouvez enregistrer les résultats en vue d'une réutilisation future. Voir la section «Mémorisation des affichages des données sélectionnées» de ce chapitre pour plus d'informations. 102

113 Tri des listes Suppression des filtres Vous pouvez facilement supprimer tous les filtres pour afficher tous les enregistrements en cliquant sur Tout afficher dans le coin supérieur droit de la fenêtre de liste. Vous pouvez également choisir Toutes les adresses, Toutes les tâches ou Tous les mémos dans le menu contextuel Vue, en haut à gauche de la fenêtre. Choisissez Toutes les adresses (ou Tous les mémos ou Toutes les tâches) dans le menu contextuel Vue pour afficher tous les éléments......ou cliquez sur le bouton Tout afficher Tri des listes Vous pouvez également supprimer le filtre d'un seul champ. Identifiez le filtre à supprimer (au besoin, faites dérouler la liste vers la droite ou la gauche), cliquez sur en haut de la colonne pour afficher le menu contextuel filtre et choisissez Aucun filtre. Le filtre du champ est supprimé, mais reste disponible dans le menu contextuel filtre, ce qui vous permet de l'appliquer à nouveau en cas de besoin. REMARQUE Si vous supprimez le filtre d'un champ, les filtres des autres champs restent actifs jusqu'à ce que vous les supprimiez aussi. Pour trier une liste sous forme de plusieurs colonnes, choisissez Trier dans le menu Afficher. La boîte de dialogue Trier s'ouvre. Sélectionnez le champ de tri principal Sélectionnez le champ de tri secondaire, le cas échéant Sélectionnez pour faire apparaître tout champ masqué Sélectionnez les champs de tri principal et secondaire dans les menus contextuels. Les listes sont d'abord triées en fonction du champ principal, puis en fonction du champ secondaire. Par exemple, si vous travaillez avec la liste d'adresses et que vous voulez la trier par nom de société, choisissez Société comme tri principal. Si vous souhaitez que la liste soit triée plus précisément par nom, au sein de chaque société, choisissez Nom complet en tant que tri secondaire. 103

114 Chapitre 7 Utilisation des listes Pour trier les colonnes cachées, cochez la case Afficher tous les champs. Pour plus d'informations, voir «Sélection des colonnes à afficher dans une liste» dans ce chapitre. Lorsque les informations sont triées, les noms des champs de tri s'affichent en surbrillance. Une ligne en pointillés apparaît sous le champ du tri secondaire. Vous pouvez également trier en utilisant l'un de ces deux raccourcis : Cliquez sur le nom du champ Cliquez sur le nom du champ que vous souhaitez utiliser pour effectuer le tri. Pour un tri secondaire, appuyez sur la touche Maj et cliquez sur le nom de ce champ. Cliquez pour un tri principal Utilisez la séquence Maj-clic pour un tri secondaire Choisissez Trier dans le menu contextuel. Cliquez sur le bouton en haut de la colonne située en regard du nom du champ que vous voulez utiliser pour trier vos données et choisissez Trier dans le menu contextuel. Un tri principal s'effectue sur ce champ. Si vous aviez préalablement utilisé un autre champ pour le tri principal, il devient alors le champ de tri secondaire. 104

115 Sélection des colonnes à afficher dans une liste Sélection des colonnes à afficher dans une liste Vous pouvez choisir les colonnes que vous souhaitez afficher dans une liste. Vous pouvez également changer l'ordre d'affichage des colonnes. Affichez d'abord une liste d'adresses, de mémos ou de tâches. Choisissez ensuite Colonnes dans le menu Afficher.. Cliquez sur la case située à gauche du nom de la colonne pour la désélectionner et la masquer Faites glisser le nom d'une colonne vers le haut ou le bas pour changer son ordre dans la liste Vous pouvez également ouvrir la boîte de dialogue Colonnes en double-cliquant sur l'en-tête de la colonne (ceci permet également de trier les éléments d'après cette colonne). Double-cliquez sur l'en-tête d'une colonne Redimensionnement et modification de l'ordre des colonnes Vous pouvez redimensionner la largeur des colonnes et les réordonner dans une liste. Pour réordonner les colonnes, cliquez sur le nom d'une colonne et faites-le glisser vers la gauche ou la droite juste au-delà du point où vous voulez la placer. Vous voyez un pointeur lors du glissement. Pour redimensionner une colonne, faites glisser la bordure droite de son en-tête. Pour déplacer une colonne, faites glisser le nom de la colonne vers la gauche ou la droite Pour redimensionner une colonne, faites glisser sa bordure droite 105

116 Chapitre 7 Utilisation des listes Mémorisation des affichages des données sélectionnées Après avoir spécifié des filtres pour n'afficher qu'une partie de vos informations, vous pouvez enregistrer l'affichage de ce sous-groupe d'informations. Vous pouvez créer autant de sous-groupes que vous le désirez. Choisissez Mémoriser la vue dans le menu contextuel Vue, situé dans le coin supérieur gauche de la fenêtre de liste. Utilisez les filtres pour sélectionner les données à afficher, puis choisissez Mémoriser la vue dans le menu contextuel Vue Entrez un nom pour cet affichage et cliquez sur les options de mémorisation désirées. Entrez le nom de l'affichage Sélectionnez Tri en cours Organisation des colonnes Positions des fenêtres Pour mémoriser Données dans l'ordre où elles sont actuellement triées Disposition courante des colonnes et colonnes visibles Position et taille courantes des fenêtres Une fois nommé, l'affichage apparaît dans le menu contextuel Vue. Il apparaît également dans le menu Afficher de la barre de menus, ce qui vous permet de l'afficher à tout moment. Il existe deux formats d'affichage de la Liste des tâches dans le menu contextuel Vue : Cette semaine-inachevé et Aujourd'hui-Inachevé. De cette façon, en choisissant l'un ou l'autre, vous pouvez facilement voir les tâches qui vous restent à accomplir. 106

117 Mémorisation des affichages des données sélectionnées Modification des affichages mémorisés Pour modifier temporairement un affichage mémorisé, choisissez-le dans le menu contextuel Vue et créez des filtres supplémentaires ou modifiez ceux qui existent déjà. Une fois que vous avez modifié l'affichage actif, le mot «modifié» apparaît sur la droite du menu contextuel Affichage. Pour mémoriser ce nouvel affichage, choisissez Mémoriser la vue dans le menu contextuel Vue et entrez le nom de cet affichage dans la boîte de dialogue Mémoriser la vue. Pour réutiliser le nom de l'affichage actuel, entrez-le s'il n'apparaît pas déjà, cliquez sur OK, puis sur Remplacer dans la case d'alerte. Suppression des affichages mémorisés Pour supprimer un affichage mémorisé, choisissez-le dans le menu contextuel Vue et choisissez Supprimer la vue. 107

118 Chapitre 7 Utilisation des listes 108

119 CHAPITRE 8 Recherche d'informations et classement par catégories Ce chapitre décrit les concepts de base de la recherche d'informations et du classement par catégories. Accès à une date spécifique Vous pouvez vous rendre à une date spécifique en choisissant Atteindre la date dans le menu Localiser ou en cliquant sur le bouton Atteindre de la barre d'outils. Cliquez pour afficher le mois précédent ou suivant La date du jour apparaît en caractères gras Cliquez pour sélectionner une nouvelle date......ou entrez une nouvelle date La date sélectionnée est alors mise en surbrillance Cliquez pour vous rendre à la date sélectionnée Quand vous spécifiez une date dans la zone de texte, vous pouvez la taper dans les formats suivants : Format long : jour, mois, année Format court : jj/mm/aa, jj mm aa, ou jj.mm.aa Dans la boîte de dialogue Atteindre une date, appuyez sur!-flèche gauche pour afficher le mois précédent et sur!-flèche droite pour afficher le mois suivant. Appuyez sur la touche Moins (-) pour déplacer la mise en surbrillance sur le jour précédent et sur la touche Plus (+) pour déplacer la mise en surbrillance sur le jour suivant. Pour vous rendre à la date du jour, choisissez Aujourd'hui dans le menu Localiser ou cliquez sur le bouton Aujourd'hui de la barre d'outils. 109

120 Chapitre 8 Recherche d'informations et classement par catégories Recherche de texte Vous pouvez rechercher des informations dans un seul module à la fois ou bien dans tous les modules en même temps. Choisissez Recherche dans le menu Localiser ou cliquez sur le bouton Chercher de la barre d'outils. La boîte de dialogue Rechercher apparaît. Cliquez sur le bouton pour indiquer le module où vous voulez effectuer la recherche Tapez le mot ou l'expression que vous recherchez Cliquez pour afficher tous les éléments trouvés dans la fenêtre de liste du module Cliquez pour sélectionner des critères de recherche plus précis Pour répéter la recherche, choisissez Suivant dans le menu Localiser. Recherche rapide d'adresses Cliquez pour lancer la recherche Si vous cherchez des adresses et que vous voulez les afficher dans la boîte de dialogue Rechercher, désélectionnez Résultats dans la fenêtre de listes. Ce type de recherche ne porte que sur les champs Nom, Société et Surnom, et seules les occurrences commençant par le texte entré sont trouvées. Cliquez sur Adresses Entrez les initiales ou les premiers caractères du nom ou de la société Désélectionnez cette option afin que les enregistrements trouvés apparaissent dans la boîte de dialogue Rechercher Les éléments trouvés s'affichent ici Cliquez pour afficher la carte d'adresse pour l'enregistrement sélectionné Définition des options de recherche Quand vous cliquez sur Autres choix dans la boîte de dialogue Rechercher, une autre boîte de dialogue apparaît avec des options qui varient en fonction 110

121 Affichage d'enregistrements récents du module sélectionné. Vous pouvez utiliser ces options pour restreindre votre recherche. Le contenu de la partie droite de la boîte de dialogue change en fonction des sélections effectuées dans la partie gauche. Par exemple, si vous sélectionnez le module Mémos, puis le champ Titre du mémo, la boîte de dialogue est similaire à l'illustration suivante. Sélectionnez le ou les champs sur lesquels portera la recherche Cliquez pour afficher les autres filtres textuels de recherche Entrez le texte à trouver Cliquez pour afficher ou masquer des cases supplémentaires pour l'entrée du texte de recherche Si vous avez sélectionné plusieurs champs, choisissez une option dans le menu contextuel Si aucun élément n'est trouvé, un message l'indique Cliquez pour lancer la recherche Cliquez pour revenir à la première boîte de dialogue Rechercher Pour répéter la recherche, choisissez Suivant dans le menu Localiser. REMARQUE Effectuer une recherche en utilisant cette boîte de dialogue revient à utiliser l'option Filtre personnalisé dans les menus contextuels des listes d'adresses, des listes de mémos et des listes de tâches. Vous pouvez enregistrer les critères de recherche lorsque vous mémorisez un affichage. Voir le Chapitre 7 pour plus d'informations. Affichage d'enregistrements récents Le sous-menu Récent affiche la liste des 20 derniers enregistrements créés, sélectionnés ou affichés. Pour afficher un élément récemment utilisé, choisissez Récent dans le menu Localiser, puis sélectionnez un élément dans le sous-menu. 111

122 Chapitre 8 Recherche d'informations et classement par catégories Recherche d'éléments fréquemment utilisés Si vous recherchez fréquemment un élément spécifique, tel qu'un compte client ou un mémo sur un projet, vous pouvez ajouter son nom dans le menu Localiser. Les éléments apparaissent dans l'ordre dans lequel vous les avez ajoutés au menu. Vous pouvez ajouter jusqu'à 20 éléments. REMARQUE Si vous consultez fréquemment des informations se rapportant à certaines personnes, ajoutez leurs adresses dans le menu Instant Palm Desktop afin de pouvoir y accéder rapidement. Voir le Chapitre 13 pour plus d'informations. Pour ajouter un élément dans le menu Localiser, sélectionnez l'enregistrement, puis choisissez Ajouter au menu dans le menu Localiser. Pour supprimer un enregistrement du menu Localiser, choisissez Supprimer dans le menu Localiser. Sélectionnez l'enregistrement à supprimer, puis cliquez sur Supprimer. Les éléments ajoutés au menu Localiser figurent ici Utilisation des catégories Vous pouvez attribuer des catégories à des enregistrements ainsi qu'à des données. Les catégories sont codées par couleur de manière à ce que vous puissiez facilement distinguer les groupes d'enregistrements, tels que les projets ou les fournisseurs. Lorsqu'une catégorie est affectée à des enregistrements, vous pouvez alors effectuer facilement votre recherche parmi les différents groupes d'éléments et appliquer rapidement des filtres lorsque vous affichez les enregistrements dans une liste. Attribution des catégories à des enregistrements Créez ou sélectionnez un enregistrement. Dans la boîte de dialogue ou la carte d'information, choisissez une catégorie dans l'un des deux menus contextuels Catégories ou dans les deux. Pour attribuer simultanément une catégorie à plusieurs enregistrements, sélectionnez les enregistrements en utilisant la séquence!-clic ou en maintenant la touche Maj enfoncée et en sélectionnant le premier et le dernier élément d'un bloc. Puis choisissez Catégories dans le menu Edition et une catégorie dans le sous- 112

123 Utilisation des catégories menu. Si un enregistrement a déjà été affecté à une catégorie, la nouvelle catégorie s'affiche dans le second menu contextuel Catégories. Menu contextuel Catégories dans un mémo Création de catégories REMARQUE Pour annuler l'affectation d'une catégorie à un enregistrement, choisissez Aucun dans le menu contextuel Catégories. Il existe plusieurs catégories prédéfinies, telles que Clients et Amis/Famille. Vous pouvez créer vos propres catégories. Créez ou sélectionnez un enregistrement et choisissez Modifier les catégories dans le menu contextuel Catégories. REMARQUE Pour créer des catégories quand un élément n'est pas sélectionné, choisissez Catégories dans le menu Edition, puis Modifier les catégories dans le sous-menu. Cliquez pour ajouter une catégorie Transfert de catégories vers votre ordinateur de poche Les catégories sont transférées vers votre ordinateur de poche lorsque vous exécutez une HotSync. Cette opération déplace également les nouvelles catégories des applications de l'ordinateur de poche dans la liste des catégories du Palm Desktop. L'ordinateur de poche prend en charge 15 catégories distinctes en plus de la catégorie Non classés pour les applications Tâches, Adresses et Bloc-notes 113

124 Chapitre 8 Recherche d'informations et classement par catégories (l'application Calendrier ne possède aucune catégorie sur l'ordinateur de poche). Lorsqu'elles sont transférées vers le logiciel Palm Desktop, les catégories sont rassemblées dans une seule liste. Les catégories auxquelles aucun élément n'est affecté ne sont pas transférées sur votre ordinateur de poche. Les catégories relatives aux événements ne sont pas disponibles sur votre ordinateur de poche. Pour optimiser l'utilisation des catégories entre votre ordinateur de poche et votre ordinateur de bureau, utilisez la première catégorie dans le logiciel Palm Desktop pour indiquer comment vous souhaitez grouper les éléments quand ils sont transférés sur votre ordinateur de poche. Utilisez ensuite la deuxième catégorie afin d'indiquer de façon plus précise les groupes que vous pourrez utiliser pour les fonctions de recherche et d'impression avec le logiciel Palm Desktop. Si vous déplacez un élément de votre ordinateur de poche vers une catégorie différente, exécutez une HotSync afin de déplacer l'élément vers la nouvelle catégorie dans le logiciel Palm Desktop. La liste suivante présente les détails du transfert des données relatives aux catégories entre votre ordinateur de bureau et votre ordinateur de poche : Catégories du logiciel Palm Desktop Première catégorie Deuxième catégorie Couleurs des catégories Transfert vers l'ordinateur de poche Catégorie Chaque application de l'ordinateur de poche peut enregistrer jusqu'à 15 catégories. Si le nombre de catégories attribuées dépasse ce chiffre dans le logiciel Palm Desktop, les enregistrements de la seizième catégorie et des catégories suivantes sont placés dans la catégorie Non classés de l'ordinateur de poche. Non transférée vers l'ordinateur de poche. Non transférées vers l'ordinateur de poche Changement du nom ou de la couleur de la catégorie Vous pouvez changer le nom d'une catégorie, même d'une catégorie prédéfinie, ou la couleur que vous lui avez affectée. Choisissez Catégories dans le menu Edition, puis Modifier les catégories dans le sous-menu. Dans la boîte de dialogue Modifier les catégories, sélectionnez la catégorie que vous voulez modifier et cliquez sur Modifier. La boîte de dialogue 114

125 Utilisation des catégories Catégories apparaît. Le Décor actuellement sélectionné affecte les couleurs affichées dans la boîte de dialogue. Entrez un nouveau nom Cliquez pour sélectionner une autre couleur. Le noir est utilisé (représenté par un bloc gris) si vous ne sélectionnez pas de couleur. La couleur active est mise en surbrillance Suppression de catégories Le changement du nom d'une catégorie affecte tous les éléments associés à cette catégorie. Vous pouvez supprimer les catégories que vous n'utilisez pas, y compris les catégories prédéfinies. Dans la boîte de dialogue Modifier les catégories, sélectionnez la catégorie que vous voulez supprimer et cliquez sur Supprimer. 115

126 Chapitre 8 Recherche d'informations et classement par catégories 116

127 CHAPITRE 9 Utilisation des éléments joints Les éléments joints sont des liens entre des enregistrements apparentés du Palm Desktop et des enregistrements et fichiers provenant des autres applications de votre ordinateur. Les éléments joints vous permettent d'accéder à des informations où et quand vous en avez besoin. Par exemple, vous pouvez créer un élément dans la Liste des tâches pour téléphoner à un client et joindre cet élément à la carte d'adresse du client afin que toutes les informations sur le client soient à votre disposition lorsque vous l'appelez. Les éléments joints peuvent être créés automatiquement ou vous pouvez les créer vous-même. Un menu contextuel trombone s'affiche en regard d'un élément qui a des éléments joints. Le nombre affiché en regard du menu contextuel trombone indique le nombre d'éléments joints à l'élément. REMARQUE Seuls les éléments joints associés à des événements sont imprimés. Transfert des éléments joints vers votre ordinateur de poche Les mémos, les événements, les adresses et les éléments de la Liste des tâches joints sont transférés dans l'application correspondante de l'ordinateur de poche lorsque vous exécutez une HotSync, mais la relation entre les éléments n'est pas transférée. Supposons, par exemple, que vous soyez en train de créer une adresse pour un nouveau client. En même temps, vous planifiez une visite chez le client dans le 117

128 Chapitre 9 Utilisation des éléments joints calendrier et créez un mémo décrivant les informations commerciales que vous souhaitez lui communiquer. Vous joignez l'événement et le mémo à la carte d'adresse du client. Lorsque vous exécutez une HotSync, l'adresse, le mémo et l'événement sont transférés dans les applications correspondantes sur l'ordinateur de poche. Vous pouvez afficher les informations du client dans l'application Adresses de l'ordinateur de poche. Pour afficher le mémo et l'événement, consultez respectivement les applications Bloc-notes et Agenda. La relation entre les différents types d'informations n'existe pas entre les applications de l'ordinateur de poche. Si, sur votre ordinateur de poche, vous ajoutez une note à un élément de l'application Adresses, Agenda ou Tâches, les informations apparaissent sous la forme d'un mémo joint dans le Palm Desktop lorsque vous exécutez une HotSync. Le mémo joint apparaît avec le titre «Note de l'ordinateur de poche : XXX.» Eléments joints automatiquement Lorsque vous créez un nouvel enregistrement dans le logiciel Palm Desktop, si ce dernier contient des adresses qui correspondent au contenu de l'enregistrement, il vous invite à les joindre au nouvel enregistrement. Par exemple, si vous créez un événement appelé «Déjeuner avec Suzanne» et que Suzanne Cervin et Suzanne Savignot figurent dans vos Adresses, la boîte de dialogue Eléments joints automatiquement apparaît. Sélectionnez le ou les éléments à joindre à l'enregistrement Si vous ne souhaitez pas que la boîte de dialogue Eléments joints automatiquement s'affiche, vous pouvez modifier le mode de création des éléments joints. Pour plus d'informations, voir «Paramétrage des préférences des éléments joints» dans ce chapitre. 118

129 Création d éléments joints Création d éléments joints Vous créez un élément joint lorsque vous associez un enregistrement à un autre ou un enregistrement à un fichier de votre ordinateur. Joindre un enregistrement existant à un autre La façon la plus rapide de créer un élément joint est de faire glisser un enregistrement existant sur un autre enregistrement en utilisant l'icône dans sa barre de titre. Par exemple, vous pouvez faire glisser une carte d'adresse sur un événement pour associer ces deux éléments. Il existe cinq méthodes pour joindre un élément existant à un autre : Repérez les deux enregistrements, placez les fenêtres afin qu'elles soient toutes deux visibles et faites glisser le premier enregistrement pour le déposer sur l'autre. Si vous souhaitez joindre deux enregistrements du même type, comme un élément de la Liste des tâches à un autre élément de la Liste des tâches dans la zone des tâches du calendrier, appuyez sur Option lors du glissement. Cliquez sur l'icône dans la barre de titre. Attendez que l'icône s'assombrisse, puis faites glisser l'enregistrement sur celui auquel vous voulez l'associer. Relâchez le bouton de la souris pour créer un élément joint Repérez le premier enregistrement, choisissez Elément existant dans le sousmenu Joindre à, repérez le deuxième enregistrement et, à partir de la palette Joindre un élément existant, faites glisser le premier élément sur le second élément. Cette méthode est souvent plus facile, car elle exige moins de manipulations de fenêtres. 119

130 Chapitre 9 Utilisation des éléments joints Repérez le premier enregistrement, choisissez Joindre à dans le menu Créer, puis Elément existant. La boîte de dialogue Joindre un élément existant apparaît. Vous pouvez faire glisser la pince dans cette boîte de dialogue pour créer l élément joint Cette méthode permet de créer un élément joint en plusieurs étapes séparées ; vous pouvez ouvrir la fenêtre qui contient le second enregistrement après avoir choisi le premier élément et l'option Elément existant. Sélectionnez un enregistrement existant, choisissez Joindre à dans le menu Créer, puis Joindre instantanément. S'il y a une adresse qui correspond à l'enregistrement, elle est proposée à titre d'élément joint. Repérez le premier enregistrement, cliquez sur le menu contextuel trombone et continuez d'appuyer en choisissant l'opération Joindre à, puis le sousmenu Elément existant. Indique le nombre d éléments joints associés à cet enregistrement Cliquez sur le menu contextuel trombone et continuez d'appuyer......pour afficher les options de liaison 120

131 Création d éléments joints Joindre de nouveaux enregistrements à des enregistrements existants Pour créer un nouvel enregistrement et le joindre automatiquement à un enregistrement existant, sélectionnez l'enregistrement existant et choisissez Joindre à dans le menu Créer (ou dans le menu contextuel trombone). Ensuite, choisissez Nouvel événement, Nouvelle tâche, Nouvelle adresse, Nouveau mémo ou Fichier. Ou faites glisser l'élément existant vers le bouton Créer événement, Créer tâche, Créer adresse ou Créer mémo de la barre d'outils. Un nom par défaut est attribué au nouvel élément. Par exemple, si vous avez une adresse au nom de Suzanne Savignot et que vous sélectionnez cette adresse et choisissez Nouvelle tâche dans le sous-menu Joindre à, l'élément de la Liste des tâches est automatiquement nommé «Appeler Suzanne Savignot». Vous pouvez taper par-dessus le nom si vous souhaitez le changer. Vous pouvez également faire glisser une adresse vers la zone des événements du calendrier pour créer automatiquement un événement nommé «Rendez-vous avec» suivi du nom de la personne. Une fois le nouvel enregistrement créé, ce dernier est joint à l'enregistrement existant que vous avez sélectionné. Vous pouvez créer des éléments de la Liste des tâches apparentés à des événements existants du calendrier. Il suffit de faire glisser l'événement jusqu'à la zone de la Liste des tâches du jour approprié et un nouvel élément de la Liste des tâches joint à l'événement est créé. Vous pouvez taper par-dessus le nom par défaut si vous souhaitez le changer. Faites glisser l'événement vers la zone des tâches Une tâche jointe à l'événement est créée Zone de la Liste des tâches Vous pouvez également créer un événement apparenté à un élément de la Liste des tâches en faisant glisser un élément dans la zone des événements du calendrier. 121

132 Chapitre 9 Utilisation des éléments joints Joindre des fichiers à un enregistrement Pour joindre un fichier de votre ordinateur à un enregistrement, sélectionnez l'enregistrement, choisissez Joindre à du menu Créer, puis Fichier. Recherchez le fichier désiré et cliquez sur Ouvrir. Sélectionnez le fichier à joindre Une fois que vous avez joint un fichier à un enregistrement, le nom du fichier apparaît dans le menu contextuel trombone de l'enregistrement. Quand vous sélectionnez le fichier dans le menu contextuel trombone de l'enregistrement, l'application dans laquelle le fichier a été créé démarre, au besoin, et le fichier s'ouvre. Vous pouvez également joindre un document de traitement de texte à une adresse pour que des informations relatives à la personne soient copiées automatiquement dans le document. Voir le Chapitre 3 pour plus d'informations. REMARQUE Les fichiers joints ne sont pas transférés sur votre ordinateur de poche lors d'une HotSync. L'enregistrement existant est transféré, mais pas le fichier qui lui est joint. 122

133 Affichage des enregistrements joints Affichage des enregistrements joints Cliquez sur le menu contextuel trombone d'un enregistrement pour afficher la liste des éléments qui lui sont joints. S'il y a plusieurs éléments joints, ceux-ci sont organisés en sous-menus. Cliquez sur le sous-menu voulu pour ouvrir un élément joint. Cliquez pour visualiser les éléments joints Cliquez pour ouvrir un élément joint Détachement ou suppression d'enregistrements Pour détacher un enregistrement ou supprimer un enregistrement joint, cliquez sur le menu contextuel trombone de l'enregistrement et choisissez Détacher. La boîte de dialogue Détacher apparaît. Sélectionnez un ou plusieurs enregistrements joints à détacher ou à supprimer Cliquez pour supprimer les enregistrements Cliquez pour détacher les enregistrements sélectionnés de l'enregistrement principal REMARQUE La prochaine fois que vous exécutez une HotSync, l'élément est également supprimé de votre ordinateur de poche. Les éléments détachés ne sont pas supprimés de votre ordinateur de poche. 123

134 Chapitre 9 Utilisation des éléments joints Paramétrage des préférences des éléments joints Vous pouvez spécifier des préférences pour la création des éléments joints aux adresses. Choisissez Préférences dans le menu Palm Desktop sous Mac OS X ou le menu Edition sous Mac OS 9. Cliquez sur Général Ne joint pas automatiquement les adresses Joint toutes les adresses concordantes sans demander de confirmation Joint automatiquement une adresse s'il n'existe qu'une seule correspondance, demande confirmation s'il existe plusieurs correspondances Demande toujours confirmation avant de joindre, même s'il n'y a qu'une seule correspondance possible 124

135 CHAPITRE 10 Importation et exportation de données Ce chapitre couvre les éléments de base de l'importation et de l'exportation de données. Migration de données provenant de Claris Organizer Pour convertir un fichier de Claris Organizer au format Palm Desktop, il suffit d'ouvrir le fichier dans le logiciel Palm Desktop. Pour que les données de Claris Organizer soient incluses dans le fichier de données du Palm Desktop qui est synchronisé avec votre ordinateur de poche, procédez comme suit : 1. Faites une copie de sauvegarde de votre fichier de données Claris Organizer. 2. Ouvrez le logiciel Palm Desktop. 3. Vérifiez que le fichier que vous utilisez pour synchroniser avec votre ordinateur de poche est ouvert. Le nom du fichier de données apparaît dans la barre de titre des fenêtres du logiciel Palm Desktop et ce même nom d'utilisateur apparaît dans le menu contextuel de l'utilisateur sur la barre d'outils. Le nom du fichier de données en cours d'utilisation apparaît dans la barre de titre de chaque fenêtre 4. Choisissez Fusionner dans le menu Fichier. 5. Sélectionnez votre fichier de données Claris Organizer. 6. Cliquez sur Ouvrir. Vos données Claris Organizer ont été fusionnées dans votre fichier de données. Effectuez une HotSync pour transférer ces informations vers votre ordinateur de poche. 125

136 Chapitre 10 Importation et exportation de données Importation de données Vous pouvez importer des données provenant des gestionnaires d'informations personnelles suivants : Address Book Plus Now Contact DateBook Pro Now Up-to-Date DayMaker QuickDex DynoDex TouchBase Pro Meeting Maker Gestionnaires d'informations personnelles compatibles avec vcard/vcal Pour importer les données des fichiers des gestionnaires d'informations personnelles, vous devez d'abord exporter et enregistrer l'intégralité du fichier en format texte délimité par des tabulations. Pour les fichiers TouchBase Pro, DateBook Pro, DayMaker et QuickDex, l'importation ne change pas l'ordre des champs. Après l'importation des fichiers en provenance d'autres gestionnaires d'informations personnelles, vous devrez peut-être revoir l'ordre des champs. Les données importées sont transférées vers votre ordinateur de poche quand vous effectuez une HotSync. Vous pouvez importer des données provenant d'autres applications à condition de pouvoir les exporter de l'application sous la forme d'un fichier au format texte délimité par des tabulations. Par exemple, vous pouvez importer des données provenant d'un fichier de travail Microsoft Excel dans lequel vous consignez des noms et des adresses. Vous pouvez aussi importer des données provenant d'une base de données FileMaker Pro ou ClarisWorks. Pour FileMaker Pro, exportez la base de données en format texte séparé par des tabulations. Pour ClarisWorks, enregistrez la base de données en format texte ASCII et donnez-lui un nom différent pour ne pas écraser le fichier d'origine. Vous pouvez importer des données provenant d'un Newton qui utilise le système d'exploitation Newton 1.0. Dans ce cas, il vous suffit d'utiliser le kit de connexion Newton pour exporter les données provenant des fichiers Newton Names, Date Book Calendar et Notepad, puis d'importer les fichiers résultants dans le logiciel Palm Desktop. Le kit de connexion Newton ne fonctionne pas avec la version 2.0 du système d'exploitation Newton. 126

137 Importation de données Pour importer un fichier, exportez un fichier texte à partir de l'autre produit et choisissez Importer dans le menu Fichier du logiciel Palm Desktop. Sélectionnez le fichier à importer Cliquez pour importer le fichier sélectionné La boîte de dialogue Importer apparaît. Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez examiner rapidement les données du fichier et établir une nouvelle correspondance des champs à importer. Votre écran peut sembler différent en fonction du produit à partir duquel vous exportez. Pour sauter un champ, cliquez sur la flèche en regard du champ en question (ceci désélectionne la flèche qui devient une ligne en pointillés) Champs Palm Desktop Champs dans le fichier à importer Utilisez les boutons boutons Analyse des Analyse données pour des parcourir données les informations pour parcourir contenues les dans le fichier informations contenues dans le Ces champs sont automatiquement définis pour certains types de fichiers. Si vous importez un autre type de fichier, définissez Champs de façon appropriée puis Délimiteurs à tabulation et Retour chariot. 127

138 Chapitre 10 Importation et exportation de données Utilisez les boutons Analyse des données pour parcourir les données contenues dans le fichier et, au besoin, modifiez la correspondance des champs. Faites glisser un champ afin que le nom du champ corresponde aux informations appropriées Fichiers vcard et vcal Lorsque vous faites glisser un fichier vcard dans le module Adresses ou un fichier vcal dans le module Calendrier, vous créez automatiquement un ou plusieurs nouveaux enregistrements dans le module, selon le nombre d'enregistrements contenus dans le fichier vcard ou vcal. Vous pouvez également importer des fichiers vcard ou vcal en choisissant Importer dans le menu Fichier, puis en sélectionnant et en ouvrant les fichiers. Exportation des données Vous pouvez exporter des données à partir du logiciel Palm Desktop afin de les utiliser dans d'autres applications. Vérifiez l'ordre des champs et les délimiteurs à utiliser, dans la documentation de l'application dans laquelle vous voulez importer les données. Exportation des éléments de l'application Adresses sous forme de fichier vcard vcard vous permet d'exporter les informations contenues dans un ou plusieurs éléments de l'application Adresses sous un format standard. On peut facilemnent importer un fichier vcard (extension : VCF) dans toute application compatible avec la norme vcard. Exportation des événements du calendrier sous forme de fichier vcal vcard vous permet d'exporter un ou plusieurs événements du calendrier sous un format standard. On peut facilement importer un fichier vcal (extension : VCS) dans toute application compatible avec la norme vcal. 128

139 Exportation des données Exportation des données provenant du logiciel Palm Desktop Pour exporter un sous-groupe d'enregistrements provenant d'un module, ouvrez le format liste du module et filtrez la liste pour afficher uniquement les enregistrements que vous souhaitez exporter. Choisissez Exporter dans le menu Fichier. La boîte de dialogue Exporter apparaît. Sélectionnez le module à partir duquel vous voulez exporter les enregistrements Spécifiez si vous souhaitez exporter tous les enregistrements du module ou seulement ceux affichés dans la fenêtre de liste Choisissez si vous souhaitez sélectionner les champs et l'ordre des champs dans la boîte de dialogue ellemême (voir cidessous) Choisissez les délimiteurs requis par l'autre application Pour effectuer une exportation personnalisée, choisissez Personnalisé pour Colonnes, puis sélectionnez les champs et l'ordre des champs dans la boîte de dialogue. Cette option n'est pas valable pour les fichiers vcard ou vcal. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options d'exportations des colonnes. Pour sauter un champ, désélectionnez la désélectionnez flèche en regard la du champ en question Pour changer l'ordre des champs, faites glisser leurs noms dans différentes positions 129

140 Chapitre 10 Importation et exportation de données Sélectionnez le format du fichier exporté. Vous pouvez choisir parmi les formats suivants : Cette option Tabulation et retour chariot Palm Desktop vcard vcal Exporte les données dans ce format Fichier délimité par des tabulations dans le format ASCII (texte) Un fichier archive, qui varie selon le module depuis lequel vous exportez Format VCF, disponible uniquement pour les éléments de l'application Adresses Format VCS, disponible uniquement pour les événements du calendrier Faire glisser des enregistrements à l'extérieur du logiciel Palm Desktop pour les copier Vous pouvez faire glisser un enregistrement provenant d'une liste vers le bureau ou vers une autre application, comme Microsoft Word ou Excel. Ceci vous permet de créer une copie de l'enregistrement. Choisissez le format liste ou le format calendrier voulu dans le menu Fichier, puis placez le pointeur de la souris sur l'enregistrement que vous voulez copier. Faites glisser l'enregistrement vers le bureau ou vers une autre application ouverte. Vous pouvez également copier une adresse ou un mémo ouvert. Cliquez sur l'icône dans la barre de titre de la boîte de dialogue et appuyez jusqu'à ce que l'icône s'assombrisse. Faites glisser l'icône vers le bureau ou vers une autre application. REMARQUE Cette opération est différente de celle qui consiste à faire glisser un enregistrement d'un module à l'autre dans le logiciel Palm Desktop pour créer une pièce jointe. Les résultats varient selon le type d'enregistrement que vous faites glisser et l'endroit vers lequel vous le faites glisser. Si vous faites glisser Vers le bureau du Mac Vers une application Adresse Fichier vcard (VCF) Fichier vcard (si compatible avec l'application) ; autrement, l'enregistrement complet au format texte* Evénement du calendrier Fichier vcal (VCS) Fichier vcal (si compatible avec l'application) ; autrement, la description de l'événement au format texte* 130

141 Faire glisser des enregistrements à l'extérieur du logiciel Palm Desktop pour les copier Si vous faites glisser Vers le bureau du Mac Vers une application Elément de la Liste des Tâches Texte, découpage Texte Mémo Texte, découpage Texte *Si l'enregistrement est copié au format texte et que vous voulez un fichier vcard ou vcal, essayez d'abord de faire glisser l'enregistrement vers le bureau, puis vers l'application. 131

142 Chapitre 10 Importation et exportation de données 132

143 CHAPITRE 11 Impression Ce chapitre traite des éléments de base de l'impression. Pour des informations sur l'impression recto-verso, voir l'annexe A. A propos de l'impression Vous pouvez imprimer : des formats du calendrier des pages d'agendas des listes de tâches des listes d'adresses des carnets d'adresses des enveloppes des étiquettes de publipostage et d'adresses de retour des pages de garde de fax des mémos Vous pouvez également créer ou personnaliser des mises en page pour l'impression afin de répondre à des besoins spécifiques. Exécutez d'abord une HotSync pour transférer les informations de votre ordinateur de poche vers votre ordinateur de bureau, puis suivez les instructions fournies dans les rubriques ci-après pour procéder à l'impression. REMARQUE Les décors ne changent que l'affichage sur l'écran. Ils n'ont aucune incidence sur l'impression. 133

144 Chapitre 11 Impression Sélection des enregistrements Lorsque vous imprimez des adresses, des éléments de la Liste des tâches ou des mémos, vous pouvez choisir d'imprimer la totalité ou une partie seulement des informations contenues dans votre fichier. Vous pouvez procéder de quatre manières différentes pour sélectionner les éléments à imprimer : en créant un filtre, en utilisant la fonction Rechercher, en cliquant pour sélectionner les éléments d'une liste, en les marquant (adresses seulement). Choisissez Liste des adresses, Liste des mémos ou Liste des tâches dans le menu Afficher. Une fois que vos données sont affichées sous forme de liste, vous pouvez sélectionner les éléments à imprimer. Filtrage Vous pouvez utiliser des filtres pour afficher uniquement une partie des adresses, des mémos ou des éléments de la Liste des tâches. Par exemple, vous pouvez créer un filtre afin de n'afficher que les adresses de la catégorie «Employé». La liste n'affiche alors plus que les adresses appartenant à cette catégorie. Pour imprimer ces enregistrements, choisissez les Adresses dans l'option Liste du menu contextuel Quelles adresses de la boîte de dialogue Imprimer. Pour plus d'informations sur la création des filtres d'affichage, voir le Chapitre

145 Sélection des enregistrements Recherche Vous pouvez utiliser la commande Rechercher de la même façon que vous utilisez un filtre. Par exemple, vous pouvez rechercher uniquement les éléments de la Liste des tâches ayant une priorité «moyenne». La liste qui apparaît alors n'affiche plus que les éléments ayant la priorité définie sur moyenne. Pour imprimer ces enregistrements, choisissez l'option Tâches de la liste du menu contextuel Quelles tâches de la boîte de dialogue Imprimer. Pour plus d'informations sur l'utilisation de la fonction de recherche, voir le Chapitre 8. Sélection des enregistrements à imprimer Vous pouvez sélectionner des enregistrements en affichant une liste, en appuyant sur la touche! tout en la maintenant enfoncée, et en cliquant sur les enregistrements à imprimer afin qu'ils apparaissent en couleur. Il n'est pas nécessaire que les enregistrements soient adjacents quand vous les sélectionnez. Il s'agit d'une bonne méthode de sélection temporaire des enregistrements individuels. Ces sélections ne sont pas conservées quand vous fermez le fichier. Eléments sélectionnés Pour imprimer les enregistrements sélectionnés, choisissez l'option correspondante dans le menu contextuel de sélection de la boîte de dialogue Imprimer. Pour plus d'informations sur la sélection d'éléments, voir le Chapitre

146 Chapitre 11 Impression Marquage des adresses Si vous travaillez sur des adresses, vous pouvez sélectionner des enregistrements de façon plus permanente en les marquant. Pour marquer des enregistrements, affichez la liste d'adresses et cliquez sur les cases en regard des enregistrements à imprimer. Adresses marquées Vous pouvez également marquer une adresse à partir de la carte d'adresse. Sélectionnez pour marquer une adresse Pour imprimer les enregistrements marqués, choisissez l'option Adresses marquées dans le menu contextuel Quelles adresses de la boîte de dialogue Imprimer. Les adresses marquées le restent après la fermeture du fichier. Pour plus d'informations sur le marquage des adresses, voir le Chapitre

147 Visualisation des informations avant impression Visualisation des informations avant impression Vous pouvez prévisualiser les informations avant de les imprimer, ce qui s'avère pratique pour obtenir un aperçu des effets des différentes options d'impression. La section Aperçu automatique de la boîte de dialogue Imprimer affiche un échantillon de la première page imprimée. Cet aperçu de taille réduite est basé sur les paramètres courants de la boîte de dialogue Imprimer. Si vous ne voulez pas afficher cet aperçu, désélectionnez la case à cocher Aperçu automatique. La flèche indique le sens d'alimentation du papier dans l'imprimante Aperçu de taille réduite de la première page imprimée Cliquez pour afficher un aperçu plein écran 137

148 Chapitre 11 Impression Pour agrandir l'aperçu ou pour afficher d'autres pages avant l'impression, cliquez sur le bouton Aperçu avant impression ou cliquez une fois sur l'échantillon quand le pointeur prend la forme d'une loupe. Une boîte de dialogue s'ouvre et affiche un aperçu agrandi. Cliquez pour afficher la page suivante Cliquez pour afficher la page précédente Cliquez pour agrandir ou réduire l'aperçu Cliquez pour aller à Mise en page Cliquez pour revenir à la boîte de dialogue Imprimer Configuration de l'impression pour votre agenda La première fois que vous imprimez, le logiciel vous invite à choisir le format d'impression. Choisissez un agenda Si vous avez acheté du papier blanc spécial pour votre agenda, vous pouvez imprimer des pages correctement dimensionnées et formatées pour ce papier d'agenda. Si vous n'avez jamais utilisé de papier pour agenda dans votre imprimante auparavant, commencez par imprimer sur du papier ordinaire pour vous assurer que tous les paramètres sont bons. Pour plus d'informations, consultez les instructions qui accompagnent le papier d'agenda ou le guide de l'utilisateur de votre imprimante. Si vous décidez de ne pas choisir un agenda maintenant, vous pourrez toujours effectuer une sélection par la suite. Vous pouvez également modifier votre sélection si vous le souhaitez. Voir «Ajout ou modification d'informations sur l'agenda» dans ce chapitre. 138

149 Impression des formats du calendrier Impression des formats du calendrier Vous pouvez imprimer le format Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel pour votre agenda ou pour une mise en page d'impression que vous créez. REMARQUE Quand vous imprimez des formats du calendrier, toutes les pièces jointes aux éléments s'impriment également. Les pièces jointes s'impriment uniquement avec les formats du calendrier. Choisissez Imprimer dans le menu Fichier ou cliquez sur le bouton Imprimer de la barre d'outils. Cliquez ensuite sur le bouton Calendrier de la boîte de dialogue Imprimer. Choisissez Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel Choisissez la plage de dates à imprimer Choisissez une mise en page dans le menu contextuel Mise en page Cliquez pour imprimer Dans le menu contextuel Imprimer comme, choisissez le format du calendrier que vous souhaitez imprimer. L'option Calendrier quotidien Texte imprime une simple liste de vos événements sans aucun graphique de calendrier. Modifiez les cases Du et Au de façon à ce qu'elles indiquent la plage de dates que vous souhaitez imprimer. Si vous souhaitez imprimer les informations d'une seule journée, entrez cette date dans les deux cases. Vous pouvez aussi utiliser le calendrier en incrustation au lieu d'entrer une date. 139

150 Chapitre 11 Impression Choisissez une mise en page dans le menu contextuel Mise en page. (Le nom varie selon le format du calendrier que vous imprimez.) Choisissez une mise en page pour l'impression Choisissez Impression rapide pour imprimer un calendrier au format A4 Modification de la mise en page pour l'impression des formats du calendrier Si les mises en page disponibles pour l'impression ne vous conviennent pas, vous pouvez créer une nouvelle mise en page. Assurez-vous que le menu contextuel Imprimer comme affiche le type de mise en page calendaire que vous souhaitez créer : Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel. Choisissez Ajouter une nouvelle mise en page dans le menu contextuel Mise en page. La boîte de dialogue Mise en page de l'impression s'affiche. Choisissez les éléments à imprimer Entrez un nom pour la nouvelle mise en page Sélectionnez la taille du papier, l'orientation et le type de sortie Sélectionnez Sélectionnez les marques de perforation les marques de Sélectionnez la police, sa taille et son style Cliquez pour afficher d'autres options d'impression Si vous imprimez des agendas mensuels recto-verso, cliquez pour imprimer chaque mois sur deux pages 140

151 Impression d'éléments de la Liste des Tâches Une fois créée et nommée, la mise en page apparaît dans le menu contextuel Mise en page. Nouvelle mise en page Cliquez pour modifier cette mise en page Pour changer ou supprimer une mise en page, choisissez-la dans le menu contextuel Mise en page, puis choisissez Modifier une mise en page dans le menu contextuel. Effectuez les changements désirés et cliquez sur Enregistrer ou sur le bouton Supprimer si vous souhaitez supprimer la mise en page. Impression d'éléments de la Liste des Tâches Vous pouvez imprimer les éléments de la Liste des tâches en même temps que les informations du calendrier. Vous pouvez aussi imprimer une liste des tâches séparée pour plus de commodité. Vous pouvez choisir les éléments de la Liste des tâches à imprimer : l'intégralité ou une partie seulement. Pour plus d'informations, voir «Sélection des enregistrements» dans ce chapitre. Choisissez Imprimer dans le menu Fichier ou cliquez sur le bouton Imprimer de la barre d'outils. Cliquez ensuite sur le bouton Tâches de la boîte de dialogue Imprimer. Choisissez d'imprimer tous les éléments de la liste ou juste ceux que vous avez sélectionnés Choisissez la mise en page désirée Cliquez pour imprimer Dans le menu contextuel Quelles tâches, choisissez les éléments à imprimer. Choisissez une mise en page dans le menu contextuel Mise en page Listes. Choisissez Impression rapide pour des pages au format A4 141

152 Chapitre 11 Impression Modification de la mise en page d'impression pour les éléments de la Liste des tâches Si les mises en page disponibles pour l'impression ne vous conviennent pas, vous pouvez créer une nouvelle mise en page. Choisissez Ajouter une nouvelle mise en page dans le menu contextuel Mise en page. La boîte de dialogue Mise en page de l'impression s'affiche. Sélectionnez les options d'espacement Entrez un nom pour la nouvelle mise en page Sélectionnez la taille du papier, l'orientation et le type de sortie Sélectionnez les marques de perforation Sélectionnez la police, sa Sélectionnez taille et son style la police, sa taille et son style Cliquez pour afficher d'autres options d'impression Imprimer les mêmes colonnes dans l'ordre de la Liste des tâches ou précisez une nouvelle disposition Une fois créée et nommée, la mise en page apparaît dans le menu contextuel Mise en page Listes. Nouvelle mise en page Cliquez pour modifier cette mise en page Pour changer ou supprimer une mise en page, choisissez-la dans le menu contextuel Mise en page Listes, puis choisissez Modifier une mise en page dans le menu contextuel. Effectuez les changements désirés et cliquez sur Enregistrer ou sur le bouton Supprimer si vous souhaitez supprimer la mise en page. 142

153 Impression des listes d'adresses Impression des listes d'adresses Vous pouvez imprimer les adresses dans une simple liste pour pouvoir les consulter rapidement ou sous forme de cartes d'adresse, à raison d'une par page. Vous pouvez choisir les adresses à imprimer : l'intégralité ou une partie seulement. Pour plus d'informations, voir «Sélection des enregistrements» dans ce chapitre. Choisissez Imprimer dans le menu Fichier ou cliquez sur le bouton Imprimer de la barre d'outils. Cliquez ensuite sur le bouton Adresses de la boîte de dialogue Imprimer. Choisissez le format d'impression Choisissez les adresses à imprimer Choisissez la mise en page désirée Cliquez pour imprimer Dans le menu contextuel Imprimer comme, choisissez Liste des adresses ou Cartes d'adresse. Choisissez les adresses que vous souhaitez imprimer dans le menu contextuel Quelles adresses. Vous pouvez choisir d'imprimer toutes les adresses, celles actuellement affichées dans la liste, celles que vous avez sélectionnées ou celles que vous avez marquées dans la liste d'adresses Une fois que vous avez décidé, choisissez une mise en page dans le menu contextuel Mise en page Listes. Choisissez une mise en page pour l'impression Choisissez Impression rapide pour des pages au format A4 143

154 Chapitre 11 Impression Impression d'une carte d'adresse Pour imprimer une seule carte d'adresse, affichez d'abord la carte en la doublecliquant dans la liste d'adresses. Ensuite, choisissez Imprimer dans le menu Fichier ou cliquez sur le bouton Imprimer de la barre d'outils. Si vous imprimez pendant qu'une carte d'adresse est affichée, le menu contextuel Imprimer comme est défini de façon à imprimer des cartes d'adresse. Lorsque vous affichez une carte d'adresse, vous pouvez choisir d'imprimer les informations d'une autre manière, par exemple sur une enveloppe, sur une page de garde de fax ou sur une étiquette. Modification de la mise en page pour l'impression des listes d'adresses Si les mises en page disponibles pour l'impression ne vous conviennent pas, vous pouvez créer une nouvelle mise en page. Choisissez Ajouter une nouvelle mise en page dans le menu contextuel Mise en page. La boîte de dialogue Mise en page de l'impression s'affiche. Sélectionnez les options d'espacement Entrez un nom pour la nouvelle mise en page Sélectionnez la taille du papier, l'orientation et le type de sortie Sélectionnez les marques de perforation Sélectionnez la police, sa taille et son style Cliquez pour afficher d'autres options d'impression Une fois créée et nommée, la mise en page apparaît dans le menu contextuel Mise en page Listes. Nouvelle mise en page Cliquez pour modifier cette mise en page Pour changer ou supprimer une mise en page, choisissez-la dans le menu contextuel Mise en page Listes, puis choisissez Modifier une mise en page dans le menu contextuel. Effectuez les changements désirés et cliquez sur Enregistrer ou sur le bouton Supprimer si vous souhaitez supprimer la mise en page. 144

155 Impression des carnets d'adresses Impression des carnets d'adresses Vous pouvez imprimer un carnet d'adresses ordinaire avec des pages formatées pour le classeur d'un agenda. Vous pouvez également créer un mini-carnet d'adresses, qui s'imprime avec des lignes de découpe et de pliure sur du papier au format A4. Un micro-carnet d'adresses est identique, sauf qu'il est encore plus petit qu'un mini-carnet d'adresses. En modifiant les mises en page des carnets d'adresses, vous pouvez choisir les informations qui apparaîtront dans votre carnet d'adresses : noms, adresses, numéros de téléphone et ainsi de suite. Vous pouvez choisir les adresses à imprimer : l'intégralité ou une partie seulement. Pour plus d'informations, voir «Sélection des enregistrements» dans ce chapitre. Choisissez Imprimer dans le menu Fichier ou cliquez sur le bouton Imprimer de la barre d'outils. Cliquez ensuite sur le bouton Adresses dans la boîte de dialogue Imprimer. Choisissez Adresses ou Mini-carnet d'adresses Choisissez les adresses à imprimer Choisissez la mise en page désirée Cliquez pour imprimer Dans le menu contextuel Imprimer comme, choisissez Adresses ou Mini-carnet d'adresses. Choisissez les adresses que vous souhaitez imprimer dans le menu contextuel Quelles adresses. Vous pouvez choisir d'imprimer toutes les adresses, celles actuellement affichées dans la liste, celles que vous avez sélectionnées ou celles que vous avez marquées dans la liste d'adresses 145

156 Chapitre 11 Impression Une fois que vous avez décidé, choisissez une mise en page dans le menu contextuel Mise en page. Choisissez une mise en page pour l'impression Choisissez Impression rapide pour des pages au format A4 Si vous avez choisi d'imprimer un mini-carnet d'adresses, des options différentes s'affichent dans le menu contextuel Mise en page. Choisissez Mini-carnet pour imprimer un carnet d'environ 5,4 cm x 9,3 cm. Choisissez Micro-carnet pour imprimer un carnet d'environ 5 cm x 5,7 cm. Finition des mini-carnets d'adresses Les mini-carnets d'adresses sont configurés pour être imprimés sur du papier A4 ordinaire en format recto-verso afin que vos adresses s'impriment des deux côtés du papier. Pour ce faire, imprimez d'abord sur un côté du papier, puis réintroduisez le papier afin que l'imprimante puisse imprimer sur l'autre côté. Voir l'annexe A pour des informations sur l'impression recto-verso avec votre imprimante. Une fois le mini-carnet d'adresses imprimé, découpez les pages le long des lignes en pointillés et pliez-les le long des lignes pleines. Assemblez les pages pour former un petit carnet et agrafez-le au centre si vous le désirez. 146

157 Impression des carnets d'adresses Modification de la mise en page pour l'impression des carnets d'adresses Si les mises en page disponibles pour le carnet d'adresses ne vous conviennent pas, vous pouvez créer une nouvelle mise en page. Choisissez Ajouter une nouvelle mise en page dans le menu contextuel Mise en page Listes. La boîte de dialogue Mise en page de l'impression s'affiche. Imprimez par nom, par société ou les deux Choisissez l'ordre des noms Cliquez pour que chaque lettre commence sur une nouvelle page Imprimez les mêmes colonnes, dans le même ordre que celui de la liste d'adresses ou spécifiez une nouvelle disposition Cliquez pour afficher d'autres options d'impression Si vous travaillez avec un mini-carnet d'adresses, la boîte de dialogue Mise en page de l'impression apparaît avec des paramètres de taille et de sortie différents : Imprimez par nom, par société ou les deux Choisissez l'ordre des noms Cliquez pour que chaque lettre commence sur une nouvelle page Imprimez les mêmes colonnes, dans le même ordre que dans la liste d'adresses, ou spécifiez une nouvelle disposition Cliquez pour afficher d'autres options d'impression 147

158 Chapitre 11 Impression Une fois la mise en page créée, elle apparaît dans le menu contextuel Mise en page. Nouvelle mise en page Cliquez pour modifier cette mise en page Pour changer ou supprimer une mise en page, choisissez-la dans le menu contextuel Mise en page, puis choisissez Modifier une mise en page dans le menu contextuel. Effectuez les changements désirés et cliquez sur Enregistrer ou sur le bouton Supprimer si vous souhaitez supprimer la mise en page. Impression des enveloppes Vous pouvez imprimer des enveloppes directement. Vous pouvez même ajouter un graphique dans votre adresse de retour. Vous pouvez choisir les adresses pour lesquelles vous souhaitez imprimer des enveloppes : une adresse, toutes les adresses de la liste ou quelques-unes seulement. Pour plus d'informations, voir «Sélection des enregistrements» dans ce chapitre. Choisissez Imprimer dans le menu Fichier ou cliquez sur le bouton Imprimer de la barre d'outils. Cliquez ensuite sur le bouton Adresses dans la boîte de dialogue Imprimer. Choisissez Enveloppes Choisissez les éléments de l'application Adresses à imprimer Choisissez l'adresse à imprimer Choisissez le type d'enveloppe, la mise en page de l'adresse et l'adresse de retour pour l'impression Cliquez pour imprimer Dans le menu contextuel Imprimer comme, choisissez Enveloppes. 148

159 Impression des enveloppes Dans le menu contextuel Quelles adresses, choisissez les adresses pour lesquelles vous souhaitez imprimer des enveloppes. Vous pouvez choisir d'imprimer toutes les adresses, celles actuellement affichées dans la liste, celles que vous avez sélectionnées ou celles que vous avez marquées dans la liste d'adresses Si vous voulez imprimer une enveloppe pour une adresse, affichez la carte d'adresse ou sélectionnez l'adresse dans la liste. Choisissez l'adresse sélectionnée dans le menu contextuel Quelles adresses. Adresse sélectionnée Si la personne possède plusieurs adresses, choisissez celle que vous voulez utiliser pour vos enveloppes. «Principale» est le nom par défaut de l'adresse située sur le côté gauche de la carte d'adresse et «Secondaire» est le nom par défaut de l'adresse située du côté droit. Si vous avez choisi d'autres noms d'adresses dans les préférences de l'application Adresses, choisissez ces noms dans le menu contextuel Quelles adresses. Imprime l'adresse principale de la personne sur l'enveloppe Imprime l'adresse secondaire de la personne sur l'enveloppe Imprime deux jeux d'enveloppes, un par adresse Choisissez un nom d'adresse spécifique Choisissez l'adresse à utiliser quand l'enveloppe s'imprime Une fois que vous avez sélectionné les éléments de l'application Adresses et les adresses à imprimer, choisissez une enveloppe dans le menu contextuel Formulaire enveloppe. Choisissez un formulaire d'enveloppe Choisissez le mode de présentation des adresses dans le menu contextuel Mise en page de l'adresse. Par défaut, Formel/Affaires utilise le nom complet de la personne et inclut un nom de société dans l'adresse. Informel/Personnel utilise le prénom et le nom de la personne, et exclut le nom de la société de l'adresse. Vous pouvez changer les mises en page des adresses. Voir «Modification de la mise en page pour l'impression des enveloppes» dans ce chapitre. 149

160 Chapitre 11 Impression Choisissez une mise en page pour l'adresse Choisissez le mode de présentation des adresses de retour dans le menu contextuel Adresse de retour. Vous pouvez choisir de n'imprimer aucune adresse de retour sur l'enveloppe Choisissez pour votre adresse Si vous n'avez pas utilisé d'adresse de retour auparavant, choisissez Votre adresse dans le menu contextuel Adresse de retour. Choisissez ensuite Modifier une adresse de retour. Pour ajouter une nouvelle adresse de retour, choisissez Ajouter une nouvelle adresse de retour dans le menu contextuel Adresse de retour. Voir «Mises en page pour l'adresse de retour» dans ce chapitre pour des informations sur la création et la modification des adresses de retour. Si vous hésitez sur la façon de procéder pour imprimer des enveloppes, consultez le guide de l'utilisateur de votre imprimante pour des informations sur l'alimentation en enveloppes et les instructions d'impression. Modification de la mise en page pour l'impression des enveloppes Si la disposition du Formulaire d'enveloppe ou la Mise en page de l'adresse ne correspondent pas à vos besoins, vous pouvez créer une nouvelle mise en page. Choisissez Ajouter une nouvelle mise en page dans le menu contextuel Formulaire enveloppe. La boîte de dialogue Mise en page de l'enveloppe apparaît. Entrez la largeur et la longueur de l'enveloppe Entrez un nom pour la nouvelle mise en page Choisissez l'orientation de l'enveloppe Choisissez la police et la taille des caractères pour le destinataire Sélectionnez la mise en gras pour le nom du destinataire seulement Choisissez la police et la taille pour l'adresse de retour Cliquez pour afficher d'autres options d'impression 150

161 Impression des enveloppes Mises en page de l'adresse Vous pouvez également créer une mise en page pour l'adresse en choisissant Ajouter une nouvelle mise en page dans le menu contextuel Mise en page d'adresse. La boîte de dialogue Mise en page de l'adresse apparaît. Entrez un nom pour votre nouvelle mise en page d'adresse Choisissez un format de nom Choisissez des informations complémentaires à imprimer sur l'enveloppe Après sa création, la mise en page apparaît dans le menu contextuel correspondant à son type. Nouvelle mise en page d'enveloppe Nouvelle mise en page d'adresse Formulaire d'enveloppe Cliquez pour modifier cette mise en page Formulaire d'adresse Cliquez pour modifier cette mise en page Mises en page pour l'adresse de retour Vous pouvez créer un nouveau format d'adresse de retour. Choisissez Ajouter une nouvelle adresse de retour dans le menu contextuel Adresse de retour. Entrez un nom pour la nouvelle adresse de retour Entrez le texte de l'adresse de retour Pour ajouter une image dans l'adresse de retour, copiez l'image dans le presse-papiers et cliquez sur Coller Choisissez le placement de l'image par rapport à l'adresse de retour 151

162 Chapitre 11 Impression La nouvelle adresse de retour apparaît dans le menu contextuel Adresse de retour. Nouvelle mise en page Pour changer ou supprimer une mise en page ou une adresse de retour, sélectionnez la mise en page ou l'adresse de retour depuis son menu contextuel, puis choisissez Modifier une mise en page ou Modifier une adresse de retour dans le menu contextuel. Apportez les modifications souhaitées et cliquez sur Enregistrer. Cliquez sur le bouton Supprimer si vous souhaitez supprimer une mise en page ou une adresse de retour. Impression d'étiquettes de publipostage Cliquez pour modifier cette mise en page Vous pouvez imprimer des étiquettes de publipostage pour une adresse ou un groupe d'adresses. Si vous voulez imprimer une étiquette pour une adresse, voir «Impression d'une carte d'adresse» dans ce chapitre. Vous pouvez choisir les adresses pour lesquelles vous désirez imprimer des étiquettes de publipostage (l'intégralité ou une partie seulement). Pour plus d'informations, voir «Sélection des enregistrements» dans ce chapitre. Choisissez Imprimer dans le menu Fichier ou cliquez sur le bouton Imprimer de la barre d'outils. Cliquez ensuite sur le bouton Adresses dans la boîte de dialogue Imprimer. Choisissez Etiquettes de publipostage Choisissez les éléments à imprimer Choisissez l'adresse à imprimer Choisissez le type d'étiquette Choisissez la mise en page d'adresse à imprimer S'il manque des étiquettes sur la feuille d'étiquettes, tapez le numéro de l'étiquette sur laquelle doit commencer l'impression Cliquez pour imprimer 152

163 Impression d'étiquettes de publipostage Dans le menu contextuel Imprimer comme, choisissez Etiquettes de publipostage. Dans le menu contextuel Quelles adresses, choisissez les adresses pour lesquelles vous souhaitez imprimer des étiquettes de publipostage. Vous pouvez choisir d'imprimer toutes les adresses, celles actuellement affichées dans la liste, celles que vous avez sélectionnées ou celles que vous avez marquées dans la liste d'adresses Choisissez l'adresse à utiliser pour vos étiquettes de publipostage. «Principale» est le nom par défaut de l'adresse située sur le côté gauche de la carte d'adresse et «Secondaire» est le nom par défaut de l'adresse située du côté droit. Si vous avez choisi d'autres noms d'adresses dans les préférences de l'application Adresses, choisissez ces noms dans le menu contextuel Quelles adresses. Imprime l'adresse principale de la personne sur l'étiquette Imprime l'adresse secondaire de la personne sur l'étiquette Imprime deux jeux d'étiquettes (un pour chaque adresse) Choisissez une adresse spécifique Choisissez l'adresse à utiliser pour imprimer l'étiquette Après avoir choisi les éléments de l'application Adresses et les adresses à imprimer, choisissez les dimensions de l'étiquette dans le menu contextuel Formulaire étiquette. Choisissez une dimension d'étiquette Choisissez le mode de présentation des adresses dans le menu contextuel Mise en page de l'adresse. Par défaut, Formel/Affaires utilise le nom complet de la personne et inclut un nom de société dans l'adresse. Informel/Personnel utilise le prénom et le nom de la personne, et exclut le nom de la société de l'adresse. Vous pouvez changer les mises en page des adresses. Voir «Modification de la mise en page pour l'impression des étiquettes de publipostage» dans ce chapitre. Choisissez une mise en page pour l'adresse 153

164 Chapitre 11 Impression S'il manque des étiquettes sur la feuille d'étiquettes que vous utilisez, vous pouvez entrer un chiffre dans la case Début de l'impression de l'étiquette pour indiquer l'étiquette sur laquelle l'impression doit commencer. Pour identifier le bon chiffre, comptez les étiquettes d'abord horizontalement, puis verticalement. Si vous ne savez pas comment imprimer des étiquettes, reportez-vous au guide de l'utilisateur qui accompagne votre imprimante. Pour éviter de gaspiller des étiquettes, vous pouvez vérifier la dimension, l'espacement et le formatage en imprimant sur du papier standard avant d'utiliser des feuilles d'étiquettes sur votre imprimante. Modification de la mise en page pour l'impression des étiquettes de publipostage Si la disposition du Formulaire étiquette et la Mise en page de l'adresse ne correspondent pas à vos besoins, vous pouvez créer une nouvelle mise en page. Dans le menu contextuel Formulaire étiquette, choisissez Ajouter une nouvelle mise en page. La boîte de dialogue Mise en page des étiquettes de publipostage apparaît. Entrez le nombre de lignes et de colonnes de la feuille d'étiquettes Entrez la largeur et la hauteur des étiquettes Entrez un nom pour la nouvelle mise en page Entrez la distance entre la feuille d'étiquettes et le bord de l'étiquette supérieure, et celle entre la feuille d'étiquettes et le bord de l'étiquette inférieure Entrez les marges internes des étiquettes si vous le désirez Cliquez pour afficher d'autres options d'impression Entrez la distance entre la feuille d'étiquettes et le bord de l'étiquette gauche, et celle entre la feuille d'étiquettes et le bord de l'étiquette droite Entrez les informations relatives à la police, à la taille et au style de caractères 154

165 Impression d'étiquettes d'adresses de retour Mises en page d'adresse Vous pouvez également créer une mise en page d'adresse en choisissant Ajouter une nouvelle mise en page dans le menu contextuel Mise en page d'adresse. La boîte de dialogue Mise en page de l'adresse apparaît. Entrez un nom pour votre nouvelle mise en page d'adresse Choisissez un format de nom Choisissez des informations complémentaires à imprimer sur l'étiquette Après sa création, la nouvelle mise en page apparaît dans le menu contextuel correspondant à son type. Nouvelle mise en page d'étiquette Cliquez pour modifier cette mise en page Nouvelle mise en page d'adresse Cliquez pour modifier cette mise en page Pour changer ou supprimer une mise en page d'étiquette ou d'adresse, choisissezla dans son menu contextuel, puis choisissez Modifier une mise en page dans le menu contextuel. Effectuez les changements désirés et cliquez sur Enregistrer ou sur le bouton Supprimer si vous souhaitez supprimer la mise en page. Impression d'étiquettes d'adresses de retour Vous pouvez imprimer des étiquettes d'adresses de retour. Vous pouvez même ajouter un graphique dans l'adresse de retour. Une feuille d'étiquettes d'adresses de retour est imprimée. Si vous souhaitez imprimer plusieurs feuilles, entrez le nombre d'exemplaires souhaités dans la boîte de dialogue Imprimer de votre imprimante, juste avant l'impression. Pour obtenir moins d'étiquettes, changez le nombre dans le champ «Début de l impression de l étiquette» jusqu'à ce que Aperçu affiche le nombre d'étiquettes désiré. 155

166 Chapitre 11 Impression Choisissez Imprimer dans le menu Fichier ou cliquez sur le bouton Imprimer de la barre d'outils. Cliquez ensuite sur le bouton Adresses dans la boîte de dialogue Imprimer. Choisissez Etiquettes d'adresses de retour Choisissez l'adresse de retour à imprimer Choisissez la mise en page désirée Entrez un nombre pour ajuster le nombre d'étiquettes d'adresses de retour si vous ne souhaitez pas utiliser une feuille complète Cliquez pour imprimer Dans le menu contextuel Imprimer comme, choisissez Etiquettes d'adresses de retour. Dans le menu contextuel Adresse de retour, choisissez l'adresse de retour que vous souhaitez utiliser pour vos étiquettes. Choisissez pour votre adresse Ajoutez une nouvelle mise en page pour l'adresse de retour Modifiez la mise en page d'une adresse de retour existante Si vous n'avez pas utilisé d'adresse de retour auparavant, choisissez Votre adresse dans le menu contextuel Adresse de retour. Choisissez ensuite Modifier une adresse de retour. Pour ajouter une nouvelle adresse de retour, choisissez Ajouter une nouvelle adresse de retour dans le menu contextuel Adresse de retour. Voir «Mises en page pour l'adresse de retour» dans ce chapitre pour des informations sur la création et la modification des adresses de retour. Choisissez une étiquette dans le menu contextuel Mise en page Etiquette. Choisissez une dimension d'étiquette 156

167 Impression de pages de garde pour le fax S'il manque des étiquettes sur la page d'étiquettes que vous utilisez, vous pouvez entrer un numéro dans la case Début de l'impression de l'étiquette pour indiquer l'étiquette sur laquelle l'impression doit commencer. Pour identifier le bon numéro, comptez les étiquettes d'abord horizontalement, puis verticalement. Si vous ne savez pas comment imprimer des étiquettes, reportez-vous au guide de l'utilisateur qui accompagne votre imprimante. Pour éviter de gaspiller des étiquettes, vous pouvez contrôler la dimension, l'espacement et le formatage en imprimant d'abord sur du papier ordinaire avant d'utiliser des feuilles d'étiquettes dans l'imprimante. Impression de pages de garde pour le fax Pour afficher la carte d'adresse pour laquelle vous voulez imprimer une page de garde de fax, double-cliquez dessus dans la liste d'adresses. Vous pouvez également afficher les adresses pour lesquelles vous désirez une page de garde de fax en cliquant une fois dessus dans la liste d'adresses pour les sélectionner. Choisissez Imprimer dans le menu Fichier ou cliquez sur le bouton Imprimer de la barre d'outils. Cliquez ensuite sur le bouton Adresses dans la boîte de dialogue Imprimer. Choisissez la page de garde du fax Entrez le nombre total de pages du fax final Choisissez la mise en page désirée Cliquez pour imprimer le fax dans le pressepapiers en tant qu'image PICT Cliquez pour entrer le texte du fax Cliquez pour imprimer Dans le menu contextuel Imprimer comme, choisissez Page de garde du fax. Entrez le nombre total de pages du fax afin que ce nombre s'imprime sur la page de garde. 157

168 Chapitre 11 Impression Choisissez le mode de présentation de l'adresse du fax dans le menu contextuel Mise en page du fax. Par défaut, Formel/Affaires utilise le nom complet de la personne et inclut un nom de société sur la page de garde du fax. Informel/ Personnel n'utilise que le prénom et le nom de la personne. Vous pouvez changer les mises en page de fax voir «Modification de la mise en page pour l'impression des pages de garde de fax» dans ce chapitre. Choisissez un formulaire de mise en page de fax Cliquez sur le bouton Modifier le corps pour entrer le texte du fax. Cliquez sur OK ou appuyez sur Entrée une fois que vous avez terminé. Entrez le texte du fax Pour copier le fax dans le presse-papiers en tant qu'image PICT au lieu de l'envoyer vers l'imprimante, sélectionnez Imprimer dans le Presse-papiers en tant qu'image. Ensuite, en utilisant le presse-papiers, vous pouvez coller l'image du fax dans une autre application logicielle. Par exemple, si vous avez un document qui a été créé dans une autre application logicielle et que vous souhaitez envoyer le fax à partir de votre ordinateur, vous pouvez créer la page de garde de fax, la copier dans le presse-papiers et la coller dans l'autre document. 158

169 Impression des mémos Modification de la mise en page pour l'impression des pages de garde de fax Si la disposition de la mise en page du fax ne vous convient pas, vous pouvez en créer une nouvelle. Choisissez Ajouter une nouvelle mise en page dans le menu contextuel Mise en page du fax. La boîte de dialogue Mise en page du fax s'affiche. Entrez un nom pour la nouvelle mise en page de fax Choisissez la présentation des informations concernant le destinataire Entrez votre nom et d'autres informations Entrez les informations relatives à la police, à sa taille et son style Cliquez pour afficher d'autres options d'impression Une fois créée, la mise en page apparaît dans le menu contextuel Mise en page du fax. Nouvelle mise en page Cliquez pour modifier cette mise en page Pour changer ou supprimer une mise en page, choisissez-la dans le menu contextuel Mise en page du fax, puis choisissez Modifier une mise en page dans le menu contextuel. Effectuez les changements désirés et cliquez sur Enregistrer ou sur le bouton Supprimer si vous souhaitez supprimer la mise en page. Impression des mémos Vous pouvez choisir d'imprimer l'intégralité ou seulement une partie des mémos. Pour plus d'informations, voir «Sélection des enregistrements» dans ce chapitre. Vous pouvez également imprimer un mémo donné lorsque vous l'affichez ou le modifiez. Choisissez Imprimer dans le menu Fichier ou cliquez sur le bouton Imprimer de la barre d'outils. Cliquez ensuite sur le bouton Mémos de la boîte de dialogue Imprimer. 159

170 Chapitre 11 Impression Choisissez les mémos à imprimer Choisissez la mise en page désirée Cliquez pour imprimer Choisissez les mémos que vous souhaitez imprimer dans le menu contextuel Quels mémos. Choisissez d'imprimer tous les mémos, uniquement ceux affichés dans la liste des mémos ou juste ceux que vous avez sélectionnés Choisissez une mise en page dans le menu contextuel Mise en page Mémo. Choisissez une mise en page pour l'impression Choisissez Impression rapide pour des pages au format A4 160

171 Ajout ou modification d'informations sur l'agenda Modification de la mise en page pour l'impression des mémos Si les mises en page disponibles pour l'impression ne vous conviennent pas, vous pouvez créer une nouvelle mise en page. Choisissez Ajouter une nouvelle mise en page dans le menu contextuel Mise en page Mémo. La boîte de dialogue Mise en page de l'impression s'affiche. Entrez un nom pour la nouvelle mise en page Cliquez pour imprimer chaque mémo sur une page séparée Imprimer les mêmes colonnes, dans le même ordre que celui de la Liste des tâches ou précisez une nouvelle disposition Cliquez pour afficher d'autres options d'impression Une fois créée, la mise en page apparaît dans le menu contextuel Mise en page Mémo. Nouvelle mise en page Cliquez pour modifier cette mise en page Pour changer ou supprimer une mise en page, choisissez-la dans le menu contextuel Mise en page Mémo, puis choisissez Modifier une mise en page dans le menu contextuel. Effectuez les changements désirés et cliquez sur Enregistrer ou sur le bouton Supprimer si vous souhaitez supprimer la mise en page. Ajout ou modification d'informations sur l'agenda La première fois que vous imprimez, vous êtes invité à fournir des informations sur votre agenda. Si vous souhaitez modifier ces informations ou si vous n'avez pas spécifié d'agenda initialement, vous pouvez effectuer une mise à jour. Dans la boîte de dialogue Imprimer, choisissez Type d'agenda papier dans le menu Mise en page situé dans le coin inférieur gauche. L'option Type d'agenda papier 161

172 Chapitre 11 Impression est disponible lors de l'impression des formats de l'agenda, des listes d'adresses, des carnets d'adresses, des mini-carnets d'adresses, des mémos ou des listes de tâches. La boîte de dialogue Type d'agenda papier apparaît. Choisissez un agenda et une taille de classeur. Choisissez un agenda Choisissez une taille de classeur Si vous avez déjà sélectionné un agenda, le logiciel vous invite à indiquer si vous souhaitez que ces nouvelles informations remplacent les anciennes ou qu'elles y soient ajoutées. Cliquez sur Remplacer si vous avez changé d'agenda ou sur Ajouter si vous souhaitez avoir un choix de formats d'agendas. Si vous souhaitez formater les informations pour les imprimer sur du papier à lettre ordinaire plutôt que sur des feuilles d'agenda, choisissez Impression rapide dans le menu Mise en page. 162

173 Définition de marges personnalisées Définition de marges personnalisées Au besoin, vous pouvez ajuster les paramètres d'impression. Dans la boîte de dialogue Imprimer, choisissez Configuration des marges dans le menu Mise en page situé en bas à gauche de la boîte de dialogue Imprimer. L'option Configuration des marges est disponible lors de l'impression des formats du calendrier, des listes d'adresses, des carnets d'adresses, des mini-carnets d'adresses, des mémos ou des listes de tâches. La boîte de dialogue Configuration des marges apparaît. Si l'impression est tronquée par l'imprimante, il vous faudra peut-être réduire légèrement les valeurs des marges. Les paramètres par défaut ainsi que les paramètres «minimums» sont déterminés par le logiciel d'impression. Ajustement des marges de page Ajustement pour l'impression recto-verso Cliquez pour définir les marges minimums autorisées par l'imprimante Si vous imprimez des pages recto-verso, comme vous le feriez pour un mini-carnet d'adresses, et que les lignes de découpe ne s'alignent pas d'un côté à l'autre de la page, mesurez la distance entre les lignes de découpe des deux côtés de la feuille imprimée, puis entrez la moitié de cette distance dans la case Décalage recto-verso. 163

174 Chapitre 11 Impression 164

175 CHAPITRE 12 Opérations HotSync Quand vous utilisez à la fois un ordinateur de bureau et un ordinateur de poche pour accéder à des informations, vous voulez que ces informations soient identiques et à jour, quel que soit l'endroit où vous y accédez. Une opération HotSync permet de synchroniser de façon rapide et pratique les informations entre votre ordinateur de bureau et votre ordinateur de poche. Voir l'aide en ligne pour des informations détaillées sur les opérations HotSync. L'aide est accessible à partir du menu principal et du bouton Aide des boîtes de dialogue. A propos des opérations HotSync Une HotSync est une mise à jour et un échange bidirectionnel des données entre votre ordinateur de poche et votre ordinateur de bureau. Cet échange bidirectionnel «synchronise» vos données, ce qui signifie qu'après une HotSync, les données de l'ordinateur de poche et de l'ordinateur de bureau sont identiques. Les changements effectués d'un côté sont répercutés de l'autre. HotSync Manager ne transfère que les nouvelles informations et les informations modifiées, réduisant ainsi la durée de l'opération HotSync. La technologie HotSync vous permet d'effectuer les opérations suivantes : synchroniser les données provenant des applications de votre ordinateur de poche avec les modules correspondants de votre ordinateur de bureau, et vice et versa. installer des applications et ajouter des fichiers provenant de votre ordinateur de bureau dans votre ordinateur de poche ou, si votre ordinateur de poche possède une encoche pour carte d'extension, dans la carte d'extension insérée dans l'ordinateur de poche. gérer un ou plusieurs ordinateurs de poche avec un seul ordinateur de bureau. protéger toutes vos données en créant automatiquement des copies de sauvegarde de celles-ci chaque fois que vous synchronisez. REMARQUE Vous pouvez également utiliser la fonction Fusionner pour fusionner les données de deux fichiers de façon à ce que chacun d'entre eux contiennent toutes les données de l'autre. Une boîte de dialogue affiche alors la progression de la fusion. En cas de conflits, le logiciel Palm Desktop vous demande d'intervenir. Voir l'aide en ligne pour des informations détaillées sur la fonction Fusionner. 165

176 Chapitre 12 Opérations HotSync Pendant une HotSync, votre ordinateur de bureau reçoit une commande de «synchronisation» provenant de votre ordinateur de poche. Un logiciel d'arrièreplan, appelé Transport Monitor, fonctionne en permanence (une fois que vous l'avez activé) pour détecter une connexion HotSync provenant de votre ordinateur de poche. Lorsque Transport Monitor reconnaît la connexion, il appelle Conduit Manager pour superviser l'opération HotSync. Lorsqu'une application synchronise des données entre votre ordinateur de bureau et votre ordinateur de poche, elle utilise une conduite pour transférer les données. Le Conduit Manager, un autre logiciel d'arrière-plan de votre ordinateur, gère chaque conduite. Mais vous ne travaillez qu'avez HotSync Manager. Les applications d'arrière-plan sont appelées automatiquement lorsque le besoin se présente. Pour effectuer une HotSync, vous pouvez connecter votre ordinateur de poche et votre ordinateur de bureau de diverses façons : Opération HotSync avec station de synchronisation ou câble La méthode la plus utilisée, également appelée opération HotSync locale. La station de synchronisation ou le câble est connecté à un port USB ou un port série de votre ordinateur. Pour la première HotSync, vous devez effectuer une HotSync locale. Opération HotSync par infrarouge Si votre ordinateur de poche utilise la version 3.3, 3.5 ou supérieure du logiciel Palm OS, son port infrarouge (IR) prend en charge la mise en place IrCOMM des normes IrDA pour les communications infrarouges. Cela signifie que vous pouvez utiliser le port infrarouge pour effectuer des opérations HotSync et que vous n'avez pas besoin de la station de synchronisation ou du câble HotSync. Ceci est particulièrement pratique si vous voyagez avec un ordinateur portable muni d'un port infrarouge. REMARQUE Au moment de la rédaction de ce document, la version la plus récente du logiciel Mac OS X ne permettait pas d'effectuer des opérations HotSync par infrarouge. Consultez la documentation de votre version du logiciel Mac OS X pour savoir si cela a changé. Opération HotSync par modem Utilise deux modems : un connecté à l'ordinateur de poche et l'autre à l'ordinateur de bureau. Utilisez une HotSync par modem pour synchroniser les données lorsque vous souhaitez accéder directement à votre ordinateur de bureau depuis un endroit éloigné. 166

177 Préparation en vue de la première opération HotSync Accéder à HotSync Manager HotSync Manager travaille en étroite collaboration avec le logiciel Palm Desktop, mais c'est un logiciel séparé. Vous pouvez accéder à HotSync Manager de plusieurs façons : Dans le logiciel Palm Desktop, à partir du menu HotSync, choisissez la commande désirée. Dans le dossier Palm, double-cliquez sur l'icône HotSync Manager. La boîte de dialogue Configuration du logiciel HotSync s'ouvre. Dans le menu Instant Palm Desktop, choisissez HotSync. Préparation en vue de la première opération HotSync Avant de procéder à votre première HotSync, vous devez connecter le câble ou la station de synchronisation HotSync à votre ordinateur. La méthode de connexion dépend des éléments suivants : le modèle de station de synchronisation ou de câble. La station de synchronisation et le câble sont munis d'un connecteur USB ou, si les modèles de station de synchronisation et de câble sont plus anciens, d'un connecteur qui requiert un adaptateur pour fonctionner avec un port USB ou un port série. Si vous ne connaissez pas votre modèle, consultez la documentation fournie avec votre ordinateur de poche. le type de port de connexion sur votre ordinateur : un port USB ou un port série. Vous pouvez effectuer trois types de connexions : A B C station de synchronisation ou câble USB dans le port USB de votre ordinateur station de synchronisation ou câble série dans le port USB de votre ordinateur station de synchronisation ou câble série dans le port série de votre ordinateur Si vous devez effectuer la connexion B ou C et qu'il vous manque le matériel nécessaire, visitez le magasin virtuel du site Web de Palm pour en savoir plus sur les périphériques qui vous permettront de réaliser la connexion. Dans le menu Aide du logiciel Palm Desktop, choisissez Visitez le site Web de Palm. REMARQUE Votre première HotSync doit être locale et la connexion doit se faire avec la station de synchronisation ou le câble. 167

178 Chapitre 12 Opérations HotSync Connexion d'une station de synchronisation ou d'un câble USB à un port USB Enfoncez le connecteur USB du câble ou de la station de synchronisation dans un port USB de votre ordinateur. Ensuite, ouvrez le dossier Palm de votre ordinateur et démarrez HotSync Manager. Cliquez sur l'onglet Paramètres de connexion de la boîte de dialogue Configuration du logiciel HotSync et cochez la case Activé en regard de USB. Cliquez sur l'onglet Contrôles HotSync et activez le Transport Monitor, s'il n'est pas déjà activé. Fermez la boîte de dialogue Configuration du logiciel HotSync. Connexion d'une station de synchronisation ou d'un câble série à un port USB Enfoncez l'adaptateur USB dans l'extrémité du câble ou de la station de synchronisation HotSync. Ensuite, connectez le câble de l'adaptateur dans un port USB de votre ordinateur. Ouvrez le dossier Palm de votre ordinateur et démarrez HotSync Manager. Cliquez sur l'onglet Paramètres de connexion de la boîte de dialogue Configuration du logiciel HotSync et cochez la case Activé en regard de PalmConnect USB. Si vous utilisez un adaptateur USB fabriqué par un fournisseur indépendant, recherchez le nom de l'adaptateur et cochez sa case Activé. Cliquez sur l'onglet Contrôles HotSync et activez le Transport Monitor, s'il n'est pas déjà activé. Fermez la boîte de dialogue Configuration du logiciel HotSync. Connexion d'une station de synchronisation ou d'un câble série à un port série Enfoncez l'adaptateur série Mac dans l'extrémité du câble ou de la station de synchronisation HotSync. Ensuite, connectez le câble de l'adaptateur dans le port de l'imprimante ou du modem à l'arrière de votre ordinateur (souvenez-vous du port auquel vous l'avez connecté). Ouvrez le dossier Palm sur votre ordinateur et démarrez HotSync Manager. Cliquez sur l'onglet Paramètres de connexion de la boîte de dialogue Configuration du logiciel HotSync. Cochez la case Activé en regard de Port imprimante ou Port modem, selon le port de connexion choisi. Cliquez sur Paramètres, sélectionnez Série dans la boîte de dialogue Paramètres, sélectionnez la vitesse, sélectionnez le modem si vous en utilisez un, et cliquez sur OK. Cliquez sur l'onglet Contrôles HotSync et activez le Transport Monitor, s'il n'est pas déjà activé. Fermez la boîte de dialogue Configuration du logiciel HotSync. Partage d'un port entre la station de synchronisation ou le câble et un autre périphérique Pour que vous puissiez effectuer des opérations HotSync, le Transport Monitor doit être activé sur votre ordinateur. Par défaut, le Transport Monitor s'active dès que vous démarrez votre ordinateur. Conservez cette option par défaut si la station de synchronisation ou le câble est toujours connecté dans un port que vous utilisez exclusivement pour les opérations HotSync. Si, par contre, vous utilisez le même port pour la station de synchronisation ou le câble et d'autres périphériques (comme une connexion réseau AppleTalk ou un câble d'imprimante), désactivez le Transport Monitor, puis activez-le manuellement lorsque vous connectez la station de synchronisation ou le câble pour effectuer une HotSync. 168

179 Modification des actions d'une conduite Pour désactiver Transport Monitor, sélectionnez Configuration dans le menu HotSync. Dans l'onglet Contrôles HotSync, sélectionnez Désactivé. Sous Options HotSync, désélectionnez la case à cocher de l'option Activer le logiciel HotSync au démarrage. Fermez la boîte de dialogue Configuration du logiciel HotSync. Pour activer Transport Monitor manuellement, ouvrez le dossier Palm sur votre ordinateur et démarrez HotSync Manager. Dans l'onglet Contrôles HotSync, sélectionnez Activé. Fermez la boîte de dialogue Configuration du logiciel HotSync. Modification des actions d'une conduite Le HotSync Manager utilise des conduites pour transférer les données entre les applications ou les bases de données de votre ordinateur de poche et leurs homologues dans le logiciel Palm Desktop de votre ordinateur de bureau. En général, il n'est pas nécessaire de modifier les paramètres par défaut des conduites. La raison principale qui pourrait vous inciter à modifier ces paramètres et à remplacer un transfert bidirectionnel par un transfert unidirectionnel serait de vouloir remplacer toutes les données d'une application sur votre ordinateur de poche. Vous pouvez spécifier les règles de synchronisation en sélectionnant Paramètres des conduites dans le menu HotSync. Sélectionnez la conduite (Adresses, Agenda, Bloc-notes ou Tâches) et cliquez sur le bouton Paramètres de la conduite. La boîte de dialogue Paramètres des conduites vous permet de faire vos choix pour la synchronisation de chaque conduite. Sélectionnez l'application, puis sélectionnez l'une des actions HotSync suivantes : synchroniser les fichiers de l'ordinateur de poche et de l'ordinateur de bureau (échange bidirectionnel), l'ordinateur de bureau remplace les données de l'ordinateur de poche (échange unidirectionnel), 169

180 Chapitre 12 Opérations HotSync l'ordinateur de poche remplace les données de l'ordinateur de bureau (échange unidirectionnel), ne rien faire. Effectuer une opération HotSync locale avec la station de synchronisation ou le câble Souvenez-vous des points suivants lorsque vous effectuez une HotSync locale : La première fois que vous effectuez une HotSync avec un nouvel ordinateur de poche ou un ordinateur de poche qui a été réinitialisé, vous devez assigner un nom d'utilisateur à l'ordinateur de poche. HotSync Manager vous invite à entrer un nom ou à sélectionner un nom existant. Sélectionnez un nom existant uniquement s'il correspond à l'ordinateur de poche. N'utilisez qu'un seul nom d'utilisateur par ordinateur de poche. Pour arrêter une HotSync en cours, cliquez sur le bouton Annuler de la boîte de dialogue Progression de la HotSync de votre ordinateur de bureau ou de votre ordinateur de poche. Si la boîte de dialogue Progression de la HotSync n'est pas affichée, cliquez sur Annuler dans votre ordinateur de poche. L'annulation n'est pas immédiate, patientez un peu. Une fois que vous avez terminé la première HotSync avec la connexion locale de la station de synchronisation ou du câble, vous pouvez configurer et exécuter des opérations HotSync en utilisant d'autres méthodes de connexion (p. ex. : par infrarouge ou par modem). Pour effectuer une HotSync locale, connectez votre ordinateur de poche au câble ou à la station de synchronisation. Activez le Transport Monitor, s'il n'est pas déjà activé, et sélectionnez la méthode de connexion si elle n'est pas déjà sélectionnée. Appuyez sur le bouton HotSync de la station de synchronisation ou du câble. Si votre câble n'est pas muni d'un bouton HotSync, allumez votre ordinateur de poche, ouvrez l'application HotSync et cliquez sur l'icône HotSync. S'il s'agit de la première opération HotSync, et que vous avez assigné un mot de passe à votre ordinateur de poche, HotSync Manager vous invite à entrer le mot de passe sur votre ordinateur. Entrez le mot de passe et cliquez sur OK. Attendez qu'un message indiquant que l'opération est terminée s'affiche sur votre ordinateur de 170

181 A propos du fichier de données poche, puis débranchez votre ordinateur de poche de la station de synchronisation ou du câble. A propos du fichier de données Le logiciel Palm Desktop enregistre vos événements, vos adresses, vos mémos et vos tâches dans un seul et même fichier de données sur votre ordinateur. Vous devez conserver un fichier individuel pour chaque personne qui utilise le logiciel Palm Desktop sur le même ordinateur. Comme le Chapitre 1 l'indique, vous ne pouvez ouvrir qu'un fichier de données à la fois dans le logiciel Palm Desktop. Votre fichier de données, appelé User Data, est créé la première fois que vous installez le logiciel Palm Desktop. Le fichier User Data est situé dans un dossier qui porte le même nom que celui de l'utilisateur de votre ordinateur de poche. Ce dossier est lui-même situé dans le dossier Users. Par exemple, si vous avez entré «Jeannette Garcia» comme nom d'utilisateur, votre fichier de données (User Data) se trouve dans le dossier appelé Jeannette Garcia. Le dossier appelé Jeannette Garcia se trouve dans le dossier Users. L'emplacement du dossier Users varie en fonction du système d'exploitation utilisé par l'ordinateur et du nombre de personnes définies comme des utilisateurs Mac. Mac OS Utilisateur Emplacement du fichier de données Mac OS X Tout type d'utilisateur Mac. <Disque dur>/users/[nom d'utilisateur Mac]/Documents/Palm/Users/[votre nom d'utilisateur] Mac OS 9 Mac OS 9 Vous êtes le seul utilisateur (vous êtes défini comme le Propriétaire de l'ordinateur). Vous êtes l'un des multiples utilisateurs et vous n'êtes pas le Propriétaire de l'ordinateur. <Disque dur>/documents/palm/users/ [votre nom d'utilisateur] <Disque dur>/users/[nom d'utilisateur Mac]/Documents/Palm/Users/[votre nom d'utilisateur] Selon le statut de l'ordinateur de poche, pendant la première HotSync entre un ordinateur de poche et un ordinateur de bureau, HotSync Manager se comporte de la façon suivante : Si vous avez déjà synchronisé l'ordinateur de poche avec un autre ordinateur, l'ordinateur de poche possède un nom d'utilisateur. HotSync Manager crée automatiquement un nouveau fichier de données dans le logiciel Palm Desktop, utilisant le même nom d'utilisateur que celui de l'ordinateur de poche, puis synchronise les données. 171

182 Chapitre 12 Opérations HotSync Si l'ordinateur de poche ne possède pas de nom d'utilisateur (c'est à dire, s'il n'a jamais été synchronisé avec un ordinateur de bureau, s'il a été réinitialisé ou s'il a été synchronisé uniquement avec un profil utilisateur), HotSync Manager affiche la boîte de dialogue Nouvel utilisateur afin que vous puissiez créer un nom d'utilisateur pour un nouveau fichier de données, puis il synchronise les données. La première fois que vous effectuez une HotSync, le fichier de données du logiciel Palm Desktop que vous indiquez et votre ordinateur de poche sont reliés. Par la suite, quand vous synchroniserez les données, le HotSync Manager synchronisera toujours avec le même fichier de données. Vérifiez que vous utilisez le bon fichier quand vous ouvrez le logiciel Palm Desktop. Pour savoir si vous utilisez le bon fichier, vérifiez si votre nom d'utilisateur apparaît du côté droit de la barre d'outils. Si votre nom d'utilisateur n'apparaît pas, cliquez sur le menu contextuel Utilisateur et choisissez votre nom dans la liste. REMARQUE En créant un profil utilisateur, vous pouvez préconfigurer les ordinateurs de poche Palm OS avec les mêmes séries de données (adresses, événements, mémos et éléments de la Liste des tâches) et les mêmes applications avant que chaque ordinateur de poche soit individualisé avec un nom d'utilisateur et un fichier de données spécifiques. Voir l'aide en ligne pour plus d'informations sur les profils utilisateur. Synchronisation de plusieurs fichiers de données Vous pouvez également synchroniser des données entre votre ordinateur de poche et deux ou plusieurs types d'ordinateurs, même entre un Macintosh et un ordinateur compatible IBM fonctionnant sous Windows, à condition que le logiciel HotSync Manager soit installé sur les deux ordinateurs. Les fichiers de données des deux ordinateurs auront le même nom d'utilisateur. Par exemple, vous pouvez synchroniser des données entre deux ordinateurs, entre un PC et un Macintosh, entre un ordinateur portable et un ordinateur de bureau, etc. Certains utilisateurs veulent pouvoir accéder au logiciel Palm Desktop et à leurs informations à partir de plusieurs ordinateurs (par exemple, à partir du bureau et de la maison). Mais en créant deux fichiers de données, on ne sait jamais si ces deux fichiers contiennent les mêmes informations. La méthode la plus facile pour s'assurer que ces fichiers de données contiennent les mêmes informations consiste à effectuer régulièrement des opérations HotSync entre les deux ordinateurs. Pour synchroniser les fichiers avec un deuxième ordinateur, effectuez d'abord une HotSync entre votre ordinateur de poche et l'ordinateur de bureau avec lequel vous synchronisez normalement. Effectuez ensuite une HotSync entre votre ordinateur de poche et votre deuxième ordinateur de bureau. HotSync Manager crée automatiquement un utilisateur sur le logiciel Palm Desktop en utilisant le nom d'utilisateur unique assigné à votre ordinateur de poche. L'opération HotSync copie toutes les données de l'ordinateur de poche vers le deuxième ordinateur de bureau. 172

183 Synchronisation de plusieurs ordinateurs de poche avec un ordinateur configuré pour plusieurs utilisateurs Mac Synchronisation de plusieurs ordinateurs de poche avec un ordinateur configuré pour plusieurs utilisateurs Mac Un ordinateur Macintosh peut être configuré de façon à héberger plusieurs utilisateurs. En effet, le propriétaire de l'ordinateur peut créer un compte pour chaque personne qui utilise l'ordinateur. Chaque compte définit l'environnement d'un utilisateur sur l'ordinateur : le compte réglemente l'accès de l'utilisateur aux emplacements, aux applications et aux fonctions de l'ordinateur (p. ex. : l'accès à HotSync Manager et la fonction d'impression de l'ordinateur). Notez que cette situation n'est pas la même que s'il y avait plusieurs utilisateurs utilisant le même ordinateur et ayant tous un accès non défini et illimité à ce dernier. Consultez la documentation de votre ordinateur pour plus d'informations sur les utilisateurs multiples d'un ordinateur Macintosh. Cette information revêt de l'importance pour vous à titre d'utilisateur du logiciel Palm Desktop, car sur les ordinateurs qui hébergent plusieurs utilisateurs Mac, un utilisateur du logiciel Palm Desktop doit être hébergé par l'un des utilisateurs Mac et doit obtenir l'accès au logiciel Palm Desktop et à HotSync Manager. Ensuite, pour voir vos données, vous devez d'abord accéder au bon environnement d'utilisateur Mac en utilisant un nom d'utilisateur et un mot de passe Mac ; ces derniers vous sont remis par la personne définie comme le Propriétaire de l'ordinateur. Vous pouvez ensuite accéder au logiciel Palm Desktop et à vos données. Accéder au système sous le bon nom d'utilisateur Avant de synchroniser ou de manipuler des données, assurez-vous d'accéder au système en utilisant le nom de l'utilisateur Mac qui vous héberge. Si vous accédez à l'ordinateur sous le mauvais nom d'utilisateur Mac et ouvrez le logiciel Palm Desktop, il se peut que vous rencontriez les problèmes suivants : Votre nom d'utilisateur ne figure pas dans le menu contextuel Utilisateur, car vous n'avez pas de privilèges dans cet environnement. Vos données ne sont pas disponibles pour la même raison. Vous êtes dans le mauvais environnement. Si vous synchronisez vos données dans cet environnement, HotSync Manager ne peut pas trouver votre fichier de données original et agit donc comme s'il s'agissait de la première opération HotSync avec votre ordinateur de poche sur cet ordinateur. Il crée automatiquement un nouveau fichier de données utilisant le nom d'utilisateur de votre ordinateur de poche et charge vos données dans ce mauvais environnement. 173

184 Chapitre 12 Opérations HotSync Installation d'applications sur votre ordinateur de poche ou sur une carte d'extension Utilisez HotSync Manager pour installer des applications et des fichiers de votre ordinateur sur votre ordinateur de poche ou sur une carte d'extension dans votre ordinateur de poche. Visitez le site Web Palm, pour trouver des liens vers d'autres sites Web à partir desquels vous pouvez télécharger des applications vers votre ordinateur. REMARQUE Par défaut, les applications Palm (fichiers avec extension PRC, PQA, PDB ou SCR) s'installent dans votre ordinateur de poche, mais vous pouvez changer leur destination vers une carte d'extension si votre ordinateur de poche est équipé d'une encoche pour carte d'extension. Tous les autres fichiers doivent être installés sur une carte d'extension. Pour installer des applications et des fichiers sur votre ordinateur de poche ou sur une carte d'extension : 1. Ajoutez l'application ou les fichiers dans votre liste d'installation. 2. Dans le menu contextuel Utilisateur de la barre d'outils, choisissez le nom d'utilisateur de l'ordinateur de poche sur lequel vous voulez installer les applications. 3. Dans le logiciel Palm Desktop, à partir du menu HotSync, sélectionnez Installer les fichiers sur l'ordinateur de poche. Si le fichier que vous voulez installer n'est pas répertorié dans la boîte de dialogue, allez dans le dossier vers lequel vous avez copié le fichier. 4. Sélectionnez les applications ou les fichiers que vous voulez installer sur votre ordinateur de poche et cliquez sur Ajouter à la liste. 5. Fermez la boîte de dialogue Installer les fichiers sur l'ordinateur de poche. Pour installer une application vers une destination autre que celle apparaissant dans la colonne Destination, cliquez sur Modifier la destination et faites les modifications. Le bouton Modifier la destination n'est disponible que si votre ordinateur de poche est équipé d'une encoche de carte d'extension et qu'il ne s'agit pas de la première opération HotSync. 6. Appuyez sur le bouton HotSync de la station de synchronisation ou du câble pour effectuer une opération HotSync. Les applications et les fichiers s'installent dans la destination que vous avez sélectionnée. Les fichiers qui demeurent dans la liste après l'opération HotSync n'ont pas été installés sur l'ordinateur de poche. Si cela se produit, voici quelques raisons probables : Votre ordinateur de poche était à cours de mémoire. Le type de fichier n'a pas été reconnu pendant la HotSync. Les cartes d'extension peuvent contenir des applications qui utilisent des fichiers autres que les fichiers des applications Palm. Pour que votre ordinateur de poche 174

185 Archivage des données que vous supprimez de votre ordinateur de poche reconnaisse un tel fichier, vous devez lancer au moins une fois l'application qui utilise ces fichiers. Archivage des données que vous supprimez de votre ordinateur de poche Quand vous supprimez un élément de votre ordinateur de poche, vous pouvez l'archiver sur votre ordinateur de bureau lors de votre prochaine HotSync. Les archives ne contiennent que les éléments que vous avez supprimés de votre ordinateur de poche ; les éléments supprimés de l'ordinateur de poche par la synchronisation avec le logiciel Palm Desktop ne sont pas archivés. REMARQUE Les enregistrements qui sont supprimés ou purgés de l'ordinateur de poche sont archivés uniquement si l'option Sauvegarder une copie de l'archive sur PC est sélectionnée pour cet enregistrement sur l'ordinateur de poche pendant la purge ou la suppression. Le fichier d'archives appelé «User Data Archive» se trouve dans le dossier Users, dans le sous-dossier correspondant au nom de votre ordinateur de poche. Par exemple, si vous avez entré «Jeannette Garcia» comme nom utilisateur, votre fichier d'archives se trouve dans le dossier appelé Jeannette Garcia, dans le dossier Users. Résolution des conflits de HotSync Une fois la HotSync terminée, il se peut que vous receviez un message indiquant que des erreurs se sont produites. Dans ce cas, sélectionnez Afficher le journal dans le menu HotSync pour afficher une description de ces erreurs. Corrigez les erreurs et effectuez une autre HotSync pour vous assurer que vous avez corrigé toutes les erreurs. Pour plus d'informations, voir dépannage dans l'aide en ligne du HotSync Manager. 175

186 Chapitre 12 Opérations HotSync 176

187 CHAPITRE 13 Utilisation du logiciel Instant Palm Desktop Ce chapitre contient les principes de base de l'utilisation du logiciel Instant Palm Desktop. A propos du logiciel Instant Palm Desktop Le logiciel Instant Palm Desktop vous permet d'accéder rapidement à de nombreuses fonctions fréquemment utilisées du logiciel Palm Desktop et de HotSync Manager. Vous pouvez afficher ou masquer le menu Instant Palm Desktop en choisissant Préférences dans le menu Palm Desktop sous Mac OS X ou dans le menu Edition sous Mac OS 9. Cliquez sur Général, puis cochez la case Afficher le menu Instant Palm Desktop. Sous Mac OS 9, vous devez redémarrer votre ordinateur pour que ce changement prenne effet. Lorsque la case Afficher Instant Palm Desktop est cochée dans Préférences, vous pouvez afficher le menu Instant Palm Desktop. Sous Mac OS X, cliquez et appuyez sur l'icône Palm Desktop dans le Dock lorsque Palm Desktop fonctionne ou qu'il est masqué. Sous Mac OS 9, cliquez sur l'icône du menu Instant Palm Desktop dans le coin supérieur droit de l'écran. REMARQUE Sous Mac OS X, le menu Instant Palm Desktop n'est disponible que lorsque le Palm Desktop fonctionne ou qu'il est masqué. Sous Mac OS 9, le menu Instant Palm Desktop est également disponible lorsque le Palm Desktop ne fonctionne pas. 177

188 Chapitre 13 Utilisation du logiciel Instant Palm Desktop Sous Mac OS X, cliquez et appuyez sur l'icône Palm Desktop dans le Dock Sous Mac OS 9, cliquez sur l'icône du menu Instant Palm Desktop dans le coin supérieur droit de l'écran. Dans le menu Instant Palm Desktop, vous pouvez lancer le logiciel Palm Desktop et HotSync Manager, et effectuer les actions suivantes : afficher les événements du calendrier et les éléments de la liste des tâches prévus pour aujourd'hui afficher des adresses et des numéros de téléphone désignés, et composer des numéros démarrer rapidement le logiciel Palm Desktop ou basculer vers ce dernier à partir d'une autre application rechercher des adresses créer des adresses, des événements, des mémos et des tâches 178

189 Utilisation des adresses Le losange indique les prochains événements de la journée en cours Les tâches figurent dans l'ordre où elles ont été créées Pour afficher toutes les informations relatives à une adresse, sélectionnez le nom Utilisation des adresses Dans le menu Instant Palm Desktop, vous pouvez rechercher et afficher des adresses, et ajouter leurs noms et numéros de téléphone dans le menu Instant Palm Desktop. REMARQUE Pour plus d'informations sur la configuration des compositions de numéro de téléphone, voir «Définition des préférences de numérotation» dans le Chapitre 3. Choisissez Rechercher une adresse dans le menu Instant Palm Desktop pour rechercher une adresse. La boîte de dialogue Rechercher une adresse apparaît. Entrez les initiales ou les premières lettres du nom recherché Cliquez pour ajouter l'élément sélectionné au menu Instant Palm Desktop Cliquez pour afficher une version non modifiable de la carte d'adresse 179

190 Chapitre 13 Utilisation du logiciel Instant Palm Desktop Quand vous cliquez sur Ajouter au menu, une boîte de dialogue apparaît, similaire à celle montrée ci-dessous.. Cliquez pour afficher le nom et le numéro de téléphone dans le menu Instant Palm Desktop Quand vous cliquez sur Afficher dans la boîte de dialogue Rechercher une adresse, vous accédez à une version non modifiable de la carte d'adresse.. Cliquez pour composer le numéro de téléphone Cliquez pour copier tous les champs dans le presse-papiers Cliquez pour copier le ou les champs sélectionnés dans le presse-papiers Pour supprimer une adresse du menu Instant Palm Desktop, affichez la carte d'adresse correspondante et désélectionnez la case à cocher située en regard du numéro de téléphone. Vous pouvez effectuer cette opération à partir de la carte d'adresse du logiciel Instant Palm Desktop ou de celle du logiciel Palm Desktop. Cliquez pour supprimer l'élément du menu Instant Palm Desktop 180

191 Création d'éléments à partir du menu Instant Palm Desktop Création d'éléments à partir du menu Instant Palm Desktop Vous pouvez créer un événement, une tâche, une adresse ou un mémo depuis le menu Instant Palm Desktop. Choisissez Créer dans le menu Instant Palm Desktop, puis sélectionnez le type d'élément à créer dans le sous-menu. Vous pouvez créer un événement, une tâche, une adresse ou un mémo depuis le menu Instant Palm Desktop 181