La Lettre RVER. Ce que vous devez savoir sur les obligations de l administrateur d un RVER

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1 4 août 2014 Ce que vous devez savoir sur les obligations de l administrateur d un RVER L administrateur d un régime volontaire d épargne-retraite (RVER) administre le régime de retraite et gère l actif de celui-ci en qualité d administrateur du bien d autrui. Comme toute personne qui administre des biens pour les autres, il doit agir avec prudence, diligence et compétence, comme le ferait en pareilles circonstances une personne raisonnable. Il doit aussi agir avec honnêteté et loyauté dans le meilleur intérêt des participants. Ces obligations sont similaires à celles de l administrateur d un régime complémentaire de retraite qui agit en qualité de fiduciaire. L administrateur d un RVER (administrateur) doit, dans l exercice de ses fonctions, respecter les obligations que la loi et le régime lui imposent. Il doit notamment s assurer de la conformité du régime avec les dispositions de la Loi sur les régimes volontaires d épargne-retraite (Loi RVER). Il doit également s assurer que le contrat conclu avec un employeur ou un particulier est conforme au régime enregistré auprès de la Régie des rentes du Québec (Régie). Concrètement, l administrateur doit mettre en place les moyens adéquats pour s assurer du respect des exigences des lois, notamment la Loi RVER et la Loi de l impôt sur le revenu, et voir à l application des dispositions du régime. Ces moyens peuvent être des mesures de gestion de risques et de contrôle permettant, par exemple, de s assurer que les cotisations sont versées au régime dans le délai prescrit ou que le contenu des relevés aux participants est conforme à la Loi RVER. Enfin, pour assumer ses obligations, l administrateur peut demander à l employeur tout document ou renseignement qui lui sont nécessaires pour se conformer aux dispositions de la loi. Par exemple, il pourrait demander le montant du salaire des participants ou la mise à jour de celui-ci.

2 Dans le but de permettre à un plus grand nombre de travailleurs et de particuliers de participer à un RVER, l administrateur ne peut pas refuser l adhésion au régime à un employeur ou à un particulier qui en fait la demande, sauf pour les motifs prévus par le Règlement sur les régimes volontaires d épargne-retraite (Règlement RVER). Par exemple, un employeur ayant été déclaré coupable de fraude au cours des sept dernières années pourrait se voir refuser l adhésion au RVER. L administrateur doit également offrir un RVER à des conditions identiques pour tous les employeurs et les particuliers qui y adhèrent. Par exemple, l administrateur ne peut pas offrir le régime à des coûts plus avantageux pour certains groupes. L administrateur d un RVER a plusieurs obligations : 1. Faire enregistrer le régime et ses modifications auprès de la Régie. 2. Fournir certains documents à l employeur ou au particulier (travailleur autonome ou toute personne qui souscrit un RVER qui n est pas offert par son employeur). 3. Fournir certains documents aux employés inscrits. 4. Traiter des renseignements personnels conformément à la Loi RVER. 5. Veiller au versement des cotisations. 6. Poser des gestes si les cotisations ne sont pas versées à l échéance. 7. Offrir des options de placement conformes à la loi. 8. Respecter les frais prescrits. 9. Fournir des renseignements. 10. Acquitter les droits d un participant. L administrateur doit remplir ces obligations en respectant certaines règles et les délais prévus. Un tableau à la fin de ce document précise les délais à respecter pour remplir certaines de ces obligations. 1. Faire enregistrer le régime et ses modifications auprès de la Régie Le régime doit être enregistré à la Régie. Il entre en vigueur à la date de son enregistrement à la Régie et ne peut pas prendre effet à une date antérieure. Aucun participant ne peut être accepté au régime avant que celui-ci soit enregistré. Toute modification au régime doit être enregistrée auprès de la Régie. L administrateur doit : s assurer, avant d en demander l enregistrement à la Régie, que la modification est conforme aux dispositions de la Loi RVER; fournir un avis écrit de la modification projetée aux participants et aux employeurs. 4 août / 10

3 Toute modification au RVER entre en vigueur à la date de son enregistrement à la Régie. L administrateur ne peut donc pas appliquer une modification tant qu elle n est pas enregistrée à la Régie. De plus, une modification ne peut pas prendre effet à une date antérieure à celle de son enregistrement à la Régie, sauf lorsque la modification : est faite dans le but de se conformer à une exigence légale; vise à refléter un changement de nom de l administrateur; est à l avantage des participants. Toute modification au régime s entend d un changement dans le texte du régime. Par exemple, un changement à une option de placement, aux frais relatifs à une option de placement ou à ceux imposés aux participants. Un changement au taux de cotisation de l employeur ne nécessite pas une modification au texte du régime de retraite enregistré à la Régie. Toutefois, l administrateur doit obtenir un avis écrit de l employeur l informant, ainsi que les employés concernés, de son nouveau taux de cotisation. Si la modification a pour but de réduire la cotisation de l employeur, elle ne peut pas prendre effet avant le 30 e jour qui suit la date d envoi de l avis. L administrateur devrait s en assurer. 2. Fournir certains documents à l employeur ou au particulier (travailleur autonome ou toute personne qui souscrit un RVER qui n est pas offert par son employeur) L administrateur doit fournir, sans frais, à l employeur et au particulier, un exemplaire du contrat conclu entre les parties. À leur demande, il doit fournir la déclaration annuelle et le rapport financier du régime de retraite, prévus à la Loi RVER. L employeur qui offre un RVER doit, sur demande et sans frais, rendre ces documents accessibles à ses employés qui participent au régime. L administrateur doit remettre au particulier un sommaire du régime qui décrit notamment ses droits et ses obligations, les options de placement et les frais liés au régime. 3. Fournir certains documents aux employés inscrits Dans les 30 jours suivant l inscription d un employé au régime, l administrateur doit fournir à chaque employé inscrit au régime : un avis écrit confirmant sa participation au régime; un sommaire du régime, qui décrit notamment les droits et les obligations du participant et de l employeur, les options de placement et les frais liés au régime; un formulaire de désignation de bénéficiaire en cas de décès du participant. 4 août / 10

4 L administrateur doit également, sans délai, informer l employeur de la date à laquelle les avis écrits confirmant la participation des employés leur ont été transmis. 4. Traiter des renseignements personnels conformément à la Loi RVER Pour chaque inscription d un employé à un RVER offert par l employeur, l administrateur doit s assurer que l employeur lui a transmis les renseignements personnels concernant chaque employé, c est-à-dire : nom, adresse et numéro de téléphone; date de naissance, numéro d assurance sociale et langue de communication. L administrateur doit détruire les renseignements personnels fournis par l employeur dans les 60 jours qui suivent la réception de l avis transmis par l employeur concernant un employé qui renonce à participer au RVER. 5. Veiller au versement des cotisations Le suivi du versement au régime des cotisations des participants et, s il y a lieu, de l employeur, est sans doute une des responsabilités les plus importantes de l administrateur, puisque tout manquement à cet égard touche directement les droits des participants. L administrateur doit veiller à ce que les cotisations : des employés et, le cas échéant, celles de l employeur, soient versées au plus tard le dernier jour du mois qui suit celui de la perception des cotisations des participants; soient conformes aux dispositions du contrat; soient attribuées au compte du bon participant et en fonction de la partie immobilisée ou non immobilisée. Par exemple, l administrateur pourrait prendre une entente avec l employeur pour qu il lui fournisse de l information lui permettant de constater toute variation des cotisations afin d effectuer un suivi raisonnable. Lorsque le participant est un employé qui participe à un RVER offert par l employeur, il doit établir sa cotisation dans les 60 jours de la date de l envoi de l avis de l administrateur confirmant sa participation au régime de retraite. À défaut, le taux de cotisation est fixé à : 2 % du salaire brut, du 1 er juillet 2014 au 31 décembre 2017; 3 % du salaire brut, du 1 er janvier 2018 au 31 décembre 2018; 4 % du salaire brut, à compter du 1 er janvier août / 10

5 Voici deux exemples : Si un employé est inscrit au régime en 2014 et qu il n a établi aucun taux de cotisation, son taux de cotisation par défaut sera de 2 % de son salaire brut jusqu au 31 décembre 2017, de 3 % de son salaire brut en 2018 et de 4 % de son salaire brut à compter du 1 er janvier Si un employé est inscrit au régime en 2018 et qu il n a établi aucun taux de cotisation, son taux de cotisation par défaut sera de 3 % de son salaire brut pour 2018 et de 4 % de son salaire brut à compter du 1 er janvier Poser des gestes si les cotisations ne sont pas versées à l échéance L administrateur a l obligation de prendre des mesures pour faire verser les cotisations échues. Il doit exiger des intérêts sur les cotisations dues. Le taux d intérêt qui s applique est celui fixé en vertu de l article 28 de la Loi sur l administration fiscale (chapitre A-6.002). Ce taux est fixé à 6 % en juillet L administrateur devrait aviser par écrit l employeur que des cotisations sont dues au régime et qu il doit les verser, avec les intérêts et sans délai. Dans les 60 jours qui suivent l échéance du versement des cotisations au régime, l administrateur doit aviser la Régie de toute cotisation non versée par l employeur et des mesures prises pour les faire verser. Ces mesures peuvent même consister à entreprendre des procédures judiciaires pour faire verser les cotisations. L administrateur pourrait également informer les participants des mesures qu il a prises pour protéger leurs droits. La Régie ne se substituera pas à l administrateur pour récupérer les cotisations manquantes. Cependant, elle verra si elle doit poser d autres gestes pour protéger les droits des participants. En cas d insolvabilité ou de faillite de l employeur, l administrateur continue d assumer son rôle. Ainsi, il doit faire tout ce qui est nécessaire pour réclamer et faire verser les cotisations dues, avec les intérêts. Il doit notamment présenter la créance au syndic ou au contrôleur et se prononcer sur l arrangement ou la proposition de l employeur. 7. Offrir des options de placement conformes à la loi L administrateur est responsable de s assurer que les options de placement offertes aux participants à un RVER respectent les dispositions de la loi et qu elles sont conformes aux options de placement prévues dans le texte du régime préalablement enregistré à la Régie. L administrateur doit offrir aux participants une option de placement par défaut, basée sur une approche «cycle de vie» où le niveau de risque est établi en fonction de 4 août / 10

6 l âge du participant et est ajusté au fur et à mesure qu il se rapproche de l âge de la retraite. L option par défaut est constituée d un ou plusieurs types de placement parmi les suivants : un produit d assurance ou de rente; un dépôt d argent en devises canadiennes effectué auprès d une institution titulaire d un permis en vertu de la Loi sur l assurance-dépôt (chapitre A-26) ou d une banque figurant aux annexes I et II de la Loi sur les banques (Lois du Canada, 1991, chapitre 46) ou un titre d emprunt émis par cette institution ou cette banque dans la mesure où un document constatant l obligation de remboursement ou de paiement de l institution ou de la banque mentionne expressément le nom de la personne ayant droit, à la date d émission de ce document, au paiement ou au remboursement des fonds reçus; un titre de fonds d investissement; une obligation ou un autre titre d emprunt émis ou garanti par un gouvernement au Canada, par un de ses organismes ou par une municipalité au Canada. L administrateur doit offrir également un minimum de trois et un maximum de cinq autres options de placement diversifiées, qui peuvent être choisies parmi les types de placement précités et qui présentent des degrés de risque et des rendements espérés différents. Les placements offerts doivent permettre de créer des portefeuilles adaptés aux besoins des participants. L option de placement par défaut s applique si le participant ne fait aucun choix. Les mêmes options de placement doivent être offertes à tous les participants. Pour chacune des options de placement qui est offerte dans le cadre du régime et qui n est pas encadrée par les lignes directrices adoptées en vertu de la Loi sur les assurances, ou pour un fonds d investissement qui n est pas un émetteur assujetti en vertu de la législation en valeurs mobilières du Québec, l administrateur doit transmettre à chaque employé ou particulier l information prévue à l article 14 du Règlement RVER. L administrateur peut modifier les choix de placement seulement à la demande du participant ou lorsqu il abandonne une option de placement. Dans ce dernier cas, l administrateur doit en aviser par écrit les participants concernés, et ce, dans les meilleurs délais. L avis transmis doit contenir les renseignements prévus au Règlement RVER. 8. Respecter les frais prescrits Frais pouvant être déduits du rendement de l actif L administrateur doit s assurer que le total des frais, exprimé en pourcentage de l actif moyen, est égal ou inférieur à 1,25 % dans le cas de l option par défaut et à 1,5 % dans le cas de toute autre option de placement. Ce total doit inclure les frais suivants : les frais de gestion et d administration de chacune des options de placement, à titre d exemples : les frais de commercialisation, les frais d honoraires professionnels, les frais de tenue de registre, les frais de garde; 4 août / 10

7 les droits accompagnant la déclaration annuelle; les sommes versées pour les émoluments des représentants par l entremise desquels l administrateur agit (on entend par émolument, toute rémunération, notamment les commissions); les taxes applicables. Autres frais Mis à part les frais déduits du rendement de l actif, seuls les frais suivants peuvent être imposés à un participant par l administrateur : un montant maximal de 50 $ relativement aux frais de transfert de fonds dans un autre régime de retraite; les frais relatifs à un remboursement de fonds; les frais relatifs à un conseil demandé par le participant; le montant attribuable à la part du participant d un montant maximal de 100 $ pour l exécution de la cession de droits entre conjoints et de 150 $ pour la production du relevé de droits, l autre part étant payable par le conjoint du participant; les frais relatifs à la recherche des coordonnées d un participant introuvable; les frais relatifs à la remise par le participant d un chèque sans provision suffisante; les frais relatifs à une annulation de chèque ou de dépôt à la demande du participant; les frais relatifs à l envoi d une copie d un document à la demande du participant. La nature et le montant de ces frais doivent être indiqués dans les dispositions du régime. Ces frais ne peuvent être modifiés qu après avoir avisé par écrit les participants ainsi que tout employeur et avoir obtenu l enregistrement de la modification auprès de la Régie. Toutefois, les frais relatifs à un conseil demandé par le participant et ceux relatifs à la recherche des coordonnées du participant introuvable peuvent ne pas être prévus dans le texte du régime. En outre, l administrateur doit, avant de rendre un service-conseil, informer le participant du coût de ce service. S il s agit de frais pour produire un relevé ou pour procéder au partage à la suite d une rupture entre conjoints, l administrateur doit s assurer du respect des règles suivantes : Les frais ne peuvent être à la charge des conjoints que si le texte du régime le prévoit. Les frais doivent être payés à parts égales par les conjoints sauf s ils décident d une autre répartition. Les frais pour la production d un relevé ne peuvent pas excéder 150 $ et ceux pour le partage ne peuvent pas dépasser 100 $. Dans le cas où ils sont payés à parts égales par les conjoints, chacun d eux assumera 50 % de ces frais. L administrateur devrait d abord proposer aux conjoints de payer ces frais autrement qu en réduisant la valeur de leurs droits. L administrateur peut exiger de l employeur des frais de transfert lors d un changement de RVER. Ces frais doivent être indiqués dans les dispositions du régime. 4 août / 10

8 9. Fournir des renseignements L administrateur a une obligation générale d information. Ainsi, il répond aux questions qui lui sont adressées par les participants, les employeurs ou les autorités de surveillance. De même, en tant que responsable de l administration du régime, il donne suite aux plaintes. Relevés et avis aux participants L administrateur doit fournir, selon la situation, certains relevés et avis aux participants afin de les informer sur le régime et sur leurs droits : relevés annuels; relevés en cas de rupture entre conjoints (avec copie au conjoint); relevés de cessation d emploi; relevés en cas de décès du participant (au conjoint ou aux ayants cause); avis lors d une modification au régime; avis lors de l abandon d une option de placement par l administrateur. Rapport financier et déclaration annuelle Chaque année, l administrateur doit faire préparer un rapport financier audité qui servira à remplir la déclaration annuelle. Cette déclaration doit être accompagnée des droits prescrits et être envoyée à la Régie. De plus, l administrateur devra indiquer dans la déclaration annuelle jusqu en 2025 (la dernière déclaration annuelle visée est celle au 31 décembre 2024), le montant total des remboursements effectués à l égard de la partie non immobilisée du compte des participants âgés de moins de 55 ans. 10. Acquitter les droits d un participant Avant d acquitter les droits d un participant, l administrateur du régime doit s assurer, selon la nature de la demande : d obtenir les documents prévus par la Loi RVER démontrant que le participant a droit à un remboursement ou à un transfert. Par exemple, l administrateur doit obtenir un certificat d un médecin attestant d une invalidité, un avis de l employeur l informant de la cessation d emploi d un participant au régime, etc.; que l acquittement est effectué en conformité avec la Loi RVER, notamment en ce qui concerne le délai et l instrument de transfert qui tient compte de l immobilisation et la non-immobilisation. 4 août / 10

9 Conclusion En tant qu administrateur du bien d autrui, l administrateur doit exercer ses fonctions avec prudence, diligence et compétence. Il doit agir avec honnêteté et loyauté dans le meilleur intérêt des participants. Des mesures doivent être mises en place pour se conformer aux exigences de la Loi RVER et aux dispositions du régime. Ces mesures sont nécessaires pour protéger les droits des participants et pour encadrer l administrateur afin qu il puisse s acquitter convenablement de ses obligations. ANNEXE pour remplir différentes obligations Envois de relevés et avis aux participants Sommaire du régime aux employés inscrits Relevé annuel Relevé de cessation d emploi Relevé dans le cadre d une rupture entre conjoints Relevé en cas de décès du participant (au conjoint ou aux ayants cause) Avis d un abandon d une option de placement par l administrateur Avis de la modification projetée au régime Dans les 30 jours suivant l inscription d un employé Dans les 45 jours suivant la fin de chaque exercice financier Dans les 30 jours suivant la réception de l avis de cessation d emploi Dans les 60 jours suivant la réception de la demande Dans les 30 jours suivant la réception de l avis de décès Dans les meilleurs délais Délai raisonnable Envois d avis à l employeur Indication à l employeur que l avis écrit confirmant l inscription des employés a été transmis Avis de la modification projetée au régime Le plus tôt possible Délai raisonnable Destruction des renseignements personnels Destruction des renseignements personnels Dans les 60 jours suivant la réception de l avis transmis par l employeur concernant un employé qui renonce à participer au RVER 4 août / 10

10 Acquittement des droits Compte (non immobilisé et immobilisé) Partage à la rupture des conjoints Dans les 60 jours suivant la demande Demande conjointe : dans les 60 jours suivant la réception de la demande Demande non conjointe : entre 60 jours et 120 jours après l expédition de l avis à l autre conjoint Versement des cotisations à la caisse de retraite Cotisations des participants et, s il y a lieu, cotisations de l employeur Avis à la Régie du non-versement des cotisations Le dernier jour du mois suivant la perception des cotisations des participants Dans les 60 jours suivant l échéance du versement des cotisations Autres - Documents prescrits Transmission de la déclaration annuelle et paiement des droits à la Régie Préparation du rapport financier Dans les 6 mois suivant la fin de chaque exercice financier* Dans les 6 mois suivant la fin de chaque exercice financier* * Le premier exercice financier d un RVER entré en vigueur avant le 1 er janvier 2015 se termine le 31 décembre Rédactrice : Isabelle Dupont Ce document est disponible sur notre site Web. Pour plus de renseignements : Responsable de l information Direction des régimes de retraite Régie des rentes du Québec Case postale 5200 Québec (Québec) G1K 7S9 Téléphone Région de Québec : Sans frais : Télécopieur : Internet : 4 août / 10